A
nylig rapport fra Research Nester
tyder på, at to tredjedele af ledelsesopgaverne vil være automatiserede i 2024. Robotic Process Automation (RPA) er en meget alsidig softwareløsning, der vil være medvirkende til denne transformation af erhvervslivet.
Virksomheder af enhver art kan bruge RPA til at automatisere en mangfoldig blanding af processer, applikationer og operationer med håndgribelige fordele, der inkluderer besparelse af tid og penge og øget produktivitet og medarbejdertilfredshed.
Denne artikel vil fremhæve nogle af de bedste måder, hvorpå teams kan bruge
RPA
til at øge effektiviteten, reducere omkostningerne og frigøre nye niveauer af produktivitet.
10 manuelle forretningsprocesser, applikationer,
og operationer muliggjort af RPA
Markedet for Robotic Process Automation vokser i et utroligt tempo. Afhængigt af hvilken kilde du tror på, forventes branchens sammensatte årlige vækstrate (CAGR) for de næste syv år at ligge mellem
20%
til
40%
.
Det er tydeligt, at virksomhedsledere ser RPA-investeringer som en vigtig del af deres digitale transformationsstrategier. Når fremsynede virksomheder omfavner
hyperautomatisering
vil RPA opnå næsten universel udbredelse.
Teams, der anvender denne software, vil få en fordel i forhold til konkurrenterne, fordi RPA vil være i stand til at håndtere operationer som dataindtastning, faktura- og betalingsbehandling, kundeserviceopgaver, onboarding af medarbejdere og meget mere.
Her er et kig på nogle af de opgaver, denne teknologi kan automatisere, så virksomheder kan bruge deres ressourcer mere fornuftigt.
#1. Indtastning af data
Data Entry er en vigtig forretningsfunktion i den digitale tidsalder. Men det er også en af de mest gentagne og kedelige manuelle processer. Det lider også under en høj menneskelig fejlrate. Implementering af automatisering giver god mening for virksomheder, der håndterer mange data.
RPA vil være i stand til at håndtere operationer som f.eks:
- Hente data fra forskellige kilder, herunder tredjepartssoftware
- Minimering af menneskelige fejl og sikring af, at datakvalitet og -integritet er i top.
- Fremskyndelse af dataindtastningsprocesser
- Udtrækning og rensning af data for at sikre, at de er korrekt struktureret til centraliserede databaser
I den sidste
digital.gov-årsrapport fra 2022
foreslog organisationen, at den havde hjulpet den føderale regering med at reducere omkring 1,5 millioner arbejdstimer ved at bruge RPA.
Et casestudie, der fremhæves i rapporten, viser, hvordan Naval Supply System Command (NAVSUP) brugte RPA til at øge værdien og effektiviteten af sin mission om at reducere forurening og farlige materialer fra sine maritime operationer.
RPA gjorde det især muligt for organisationen at reducere den manuelle indtastning af data i flådens ERP-værktøj (Enterprise Resource Planning). De automatiserede processer omfatter læsning og indhentning af data fra en webbaseret applikation, som sendes til deres ERP. NAVSUP’s tekniske leder antyder, at indførelsen af RPA har reduceret træningen fra dage eller uger til blot minutter. Samlet set har processen sparet over 6000 timers manuelt arbejde om året.
Du kan læse mere om projektet her.
#2. Behandling af returvarer
Som alle, der driver en e-handelsvirksomhed, ved, er returbehandling en tidskrævende opgave.
Den gennemsnitlige returrate for e-handelsplatforme ligger på 18,1%.
mens andre estimater antyder, at tallet er tættere på svimlende 30%. Behandling af returvarer er en af de opgaver, der ikke tilfører værdi til ordrebogen. Men hvis man ikke gør det effektivt, kan det skade virksomhedens omdømme og resultere i tabte kunder.
Behandlingen af en returnering indeholder flere manuelle trin. RPA vil være i stand til at håndtere operationer som f.eks:
- Læse og udtrække oplysninger fra kundens kommunikation og tilføje dem til returordresystemet.
- Kuratering af returneringer ved at svare kunderne, sende forsendelseslabels og spore returneringen
- Koordinering af returnering eller ombytning ved at godkende transaktioner og opdatere konti
- Kommunikere med kunden gennem hvert trin af rejsen og levere sporingsopdateringer og tidslinjer
En solid returpolitik er vigtig. Shippo, en amerikansk integrationsplatform for forsendelsessoftware, delte resultater fra en
nylig undersøgelse
der viser, at over otte ud af ti kunder læser en virksomheds returpolitik, før de køber varer, og næsten halvdelen vil vælge alternative leverandører, hvis politikken ikke falder i deres smag.
Automatisering af returpolitikken er en stor omvæltning for travle e-handelsvirksomheder, fordi det frigør personale til at fokusere på opgaver, der skaber omsætning og kundeloyalitet.
#3. Onboarding
Værdien af solide onboarding-oplevelser er blevet meget tydelig i de senere år. Bruger-onboarding tager det meste af fokus på grund af dets effekt på bundlinjen. Men onboarding af medarbejdere og tredjepartsleverandører er kritiske processer, som også fortjener opmærksomhed. Virksomheder får én chance for at gøre et godt førstehåndsindtryk, og hvis de gør det rigtigt, er det en vigtig forudsætning for stærke og varige relationer.
Men onboarding involverer mange bevægelige dele. Nogle af de manuelle processer omfatter:
- Udfyldelse af formularer
- Dataindsamling og -behandling
- Læsning og forberedelse af dokumenter og kontrakter
- Baggrundstjek
- Kommunikation frem og tilbage
Det resulterende virvar af opgaver er en administrativ byrde, der kan bremse driften. Automatisering af onboarding har flere fordele, bl.a:
- Større gennemsigtighed via analyser
- Forbedret koordinering mellem afdelingerne
- Lavere omkostninger
- Afhjælpning af risici og forsinkelser
- Øget overholdelse
Selvom der er elementer i onboarding, der kræver et mere personligt præg, kan mange trin automatiseres.
Nogle casestudier
viser, hvordan HR-afdelinger har sparet 2000 arbejdstimer om året og reduceret onboarding-tiden med over 80%.
#4. Generering af rapporter
Rapportgenerering er afgørende for de fleste virksomheder. Det hjælper ledelsen med at holde øje med tendenser i virksomheden og træffe datadrevne beslutninger. Men det kan være meget tidskrævende at samle alle disse data på ét sted.
En af de store udfordringer ved rapportering er hyppigheden. Afhængigt af organisationen eller formålet kan der være behov for daglige, ugentlige eller månedlige rapporter. I mange scenarier er de påkrævet efter behov. At indsamle alle data fra forskellige kilder kan kræve en betydelig mængde koordinering, hvor man ofte trækker oplysninger fra forskellige og ustrukturerede datakilder.
RPA gør det muligt for forretningsfolk i HR, økonomi, marketing eller flere andre afdelinger hurtigt at samle information fra en lang række kilder. Bots kan trænes til at indsamle data fra e-mails, regneark, databaser og en række andre programmer. Ved at indstille disse opgaver til bestemte intervaller kan man skære meget af benarbejdet ud af rapporteringsprocessen.
Rapportering handler om meget mere end at opremse fakta og tal. Selv om de involverede statistikker helt klart er vigtige, ligger deres virkelige værdi i at generere værdifuld indsigt. På mange måder gør det dem til en klassisk RPA use case, fordi teknologien supplerer medarbejderne og hjælper dem med at producere bedre arbejde.
RPA muliggør en effektiv arbejdsdeling, der maksimerer ressourcerne. Bots kan hurtigt samle data fra en bred vifte af kilder, mens menneskelige medarbejdere kan kontekstualisere og forstå dataene. Virksomheder kan spare timer hver uge eller måned, hvilket hurtigt akkumuleres. Det er en perfekt kombination af bots’ effektivitet og menneskelig kreativitet.
#5. Overholdelse af KYC og AML
Know Your Customer (KYC)-forpligtelser påvirker mange forskellige virksomheder. Banker og finansielle institutioner, långivere, FinTechs, væddemålsfirmaer, mæglere og mange flere er forpligtet til at indsamle og administrere kundedata og dokumenter for at hjælpe med at overholde reglerne om hvidvaskning af penge (AML).
Igen tilføjer disse forpligtelser ikke omsætning til ordrebogen. Men manglende overholdelse skader virksomhederne i form af bøder og skade på omdømmet. Kort sagt er disse opgaver ideelle kandidater til automatisering.
RPA vil være i stand til at håndtere operationer som f.eks:
- Læsning og analyse af kundedata og -dokumenter
- Validering af kundeoplysninger
- Indsamling og screening af kundedata
- Løbende risikovurderinger
- Kundekommunikation
City Union Bank (CUB),
en førende sydindisk bank, har implementeret automatisering til at håndtere KYC og kontoåbning.
.
RPA aktiveret:
- En 66% reduktion i arbejdskraft
- En 7x acceleration af kontoåbning
- Stærkt reducerede fejlrater
Alt i alt er det fremragende resultater, der understreger, hvordan RPA hjælper virksomheder med at trives.
#6. Automatisering af lønninger
Lønudbetaling er tidskrævende for virksomheder af alle størrelser. Store virksomheder har et betydeligt antal medarbejdere, der skal aflønnes, mens mindre virksomheder ikke altid har budget til dedikerede lønmedarbejdere.
Der er flere grunde til, at lønbehandling er en god kandidat til RPA. For det første involverer det regelbaserede opgaver med stor volumen. Faktisk falder meget af det arbejde, der er involveret, ind under kategorien databehandling. Manuel lønbehandling involverer dataindsamling, udgiftsrapportering, skatteberegninger, fordele og andre kompleksiteter.
Fordelene ved RPA til automatisering af lønninger omfatter større hastighed, nøjagtighed, omkostningsbesparelser og strengere overholdelse af reglerne. A
casestudie fra en stor hotelgruppe
viser potentialet i RPA til lønbehandling: De reducerede deres lønbehandlingsomkostninger med omkring 90% og sparede 200.000 dollars om året.
#7. Markedsføring
Den seneste tids hårde økonomiske vilkår har tvunget virksomhedsledere til at overveje budgetnedskæringer. Som altid er marketingafdelingerne blandt de første til at mærke den økonomiske afmatning. Omsætningsskabende teams bliver bedt om at “gøre mere med mindre”, hvilket er en udfordrende opgave i det nuværende miljø.
Omkostningerne til kundeakkvisition (CAC) er kommet ud af kontrol i de senere år. At finde nye kunder er blevet så konkurrencepræget for nogle virksomheder, at det hæmmer den overordnede rentabilitet. RPA kan hjælpe marketingteams ved at automatisere en masse gentagne og tidskrævende opgaver, der er involveret i at skabe omsætning.
I en marketingkontekst vil RPA kunne håndtere opgaver som f.eks:
- Automatisering af opsøgende kampagner via SMS, e-mail og sociale medier
- Budgivning på PPC-annoncer på Google og Facebook Ads
- A/B-test af annoncer for at sikre maksimal effektivitet af annoncer
- Kører SEO-rapporter for søgeord og kampagneeffektivitet
- Scoring og kvalificering af leads
Faktisk er automatisering så effektiv til markedsføring, at der i de senere år er kommet en masse dedikeret software til at håndtere jobbet. En ulempe er, at nogle af disse værktøjer er dyre eller kræver en del af reklamebudgettet, men uden en sikker garanti for resultater. RPA-værktøjer giver virksomheder mulighed for at bygge deres egne versioner af disse maskiner, der passer til deres mål og softwarestakke.
#8. Kreditkontrol
Kreditvurdering er en vigtig del af due diligence. Selvom det bør være en topprioritet at beskytte sin virksomhed, er der mange teams, der forsømmer at gøre en indsats. Resultatet er, at de betaler for det i sidste ende.
Der er flere scenarier, hvor virksomheder har brug for at foretage kreditkontrol. For eksempel når man accepterer nye kunder, leverandører eller medarbejdere. Desuden er kredittjek også en del af den overordnede compliance, når man tager nye leverandører ind.
Automatiserede kredittjek gavner virksomheder på flere måder. For det første er de hurtige, hvilket i høj grad forbedrer virksomhedernes beslutningsprocesser. Men fordelene stopper ikke der. At fjerne mennesker fra ligningen har andre fordele, såsom at reducere potentielle fordomme mod lejesvende og reducere de tilknyttede arbejdsomkostninger.
RPA gør det muligt for virksomheder at logge ind i arbejdssystemer, indsamle data, køre dem mod kreditoplysningsbureauer, udtrække relevante oplysninger og levere en rapport på få minutter. Teams kan endda indbygge det i deres workflows, så processen udløses uden menneskelig indgriben.
#9. Prisovervågning og -sammenligninger
Virksomheder kan konkurrere med hinanden på flere fronter. De kan skille sig ud fra deres konkurrenter på grund af kvaliteten af deres varer eller tjenester eller ved at tilbyde support eller bekvemmelighed på næste niveau. Men man kan ikke komme uden om, at prisen er en kæmpe faktor for forbrugerne.
På et overfyldt marked er prisen en konkurrencefordel. Dynamisk prissætning er især et vigtigt værktøj på markedspladser med hurtige bevægelser og store volumener. Men at overvåge konkurrenterne for at se, hvordan de justerer deres tilbud, indebærer en masse manuelt arbejde. Desuden er det en opgave, der kræver stor opmærksomhed.
Ved hjælp af RPA kan teams gennemtrawle konkurrenternes hjemmesider og notere ændrede priser. Hvis forretningens mål er at holde sig under eller inden for et bestemt interval af konkurrenternes tilbud, kan teams automatisere deres priser, så de stiger og falder i takt med konkurrenterne. Det behøver ikke engang at handle om ændringer i realtid; det kan også handle om at sikre, at CRM-systemerne hele tiden er opdaterede, så salgsteams altid har de bedste oplysninger til at hjælpe dem med at lukke aftaler.
Indkøbere kan også bruge RPA til at overvåge prisen på råmaterialer. Ved at indstille bestemte parametre kan de sikre sig varer til favorable priser og spare uanede summer.
#10. Planlægning og sporing af forsendelser
Selv om shipping og logistik har været de største brugere af den generelle tendens til digitalisering, er der stadig overraskende meget manuelt arbejde i planlægnings- og sporingselementerne i disse virksomheder. Med så mange forskellige leverandører, der hver især har deres egne portaler, kan det tage meget tid at koordinere forsendelser og overvåge modtagelsen af varer.
RPA kan håndtere opgaver som:
- At finde de hurtigste eller mest omkostningseffektive transportveje
- Behandling af ordrer og betalinger
- Kommunikation med lager- eller lagerstyringssoftware
- Sporing af leverancer og fuld revision
- Kommunikation af opdateringer via kommunikationsplatforme
- Udstedelse af fakturaer
Automatisering, hvad enten det er softwaretest, RPA eller andet, kan hjælpe detailhandlere, e-handelsbutikker eller tredjepartsleverandører med at implementere en mere kundeorienteret tilgang til logistik. Ved at reducere den manuelle arbejdstid, der bruges på forsendelsesforespørgsler, kan man reducere driftsomkostningerne betydeligt og samtidig sikre, at kunderne får det serviceniveau, de kræver.
