Effektivitet, omkostningsbesparelser og medarbejdertilfredshed står højt på dagsordenen for moderne virksomhedsledere. Robotic Process Automation (RPA) tilbyder en overbevisende løsning på alle tre problemer sammen med flere andre stærke forretningsfordele.
Denne artikel vil undersøge, hvad RPA betyder, hvordan det fungerer, og hvilke spændende fordele teknologien giver moderne virksomheder.
Hvad er RPA? Et overblik
RPA er en forkortelse for Robotic Process Automation. Før vi går i dybden med, hvad RPA betyder, er det værd at tage et overblik over teknologien ved at dele begrebet op i dets bestanddele.
1. Robot:
Softwarebots, der udfører forretningsprocesser via instruktioner i computerscript.
2. Proces:
Den specifikke forretningsopgave, som virksomheden ønsker at automatisere. For eksempel upload af en fil, udtræk af oplysninger fra en e-mail, finansielle transaktioner osv.
3. Automatisering:
Processer, der er mekaniserede eller udføres uden manuel/menneskelig indgriben.
At sætte disse tre begreber sammen kan hjælpe brugerne med at definere RPA. Det er en teknologi, der bruger software Robotteknologi at automatisere forretnings processer som mennesker normalt udfører.
Denne definition af robotprocesautomatisering er en fornuftig start. Det kræver dog et dybere dyk at forstå RPA og dets betydelige potentiale fuldt ud. Det giver vi dig nedenfor.
Hvad er robotic process automation (RPA)?
RPA står for Robotic Process Automation. Begrebet er en paraplybetegnelse for en række nye teknologier, der erstatter traditionelle interaktioner mellem mennesker og computere med automatiserede processer.
For at sige det på en anden måde, så udfører mennesker mange gentagne computerassisterede opgaver i traditionelle arbejdsmiljøer. Men når RPA-softwaren er bevæbnet med tydeligt kortlagte instruktioner, kan den efterligne disse opgaver. Denne automatiseringsproces reducerer byrden for de menneskelige operatører.
Robotic Process Automation bruger robotter, men ikke den slags, man finder i en Philip K. Dick-roman. I stedet anvender teknologien software-“bots”. Disse softwarerobotter kan lære at replikere en række strukturerede og gentagne manuelle computeropgaver, som at udfylde formularer, overføre filer og manipulere data.
I artiklen med titlen
Robotic Process Automation
(van der Aalst, 2018) taler forfatteren om “inside-out” og “outside-in” tilgange til forbedring af informationssystemer. I typiske scenarier (inside-out) kræver det omskrivning eller opgradering af software at gøre systemer mere effektive. RPA, derimod, forbedrer systemer og arbejdsgange uden at ændre softwarestakken. Det er omkostningseffektivt, nemt at implementere og kræver ikke meget tekniske teams for at opnå fremragende forretningsresultater.
RPA befinder sig et sted mellem et manuelt og et fuldautomatisk system. Ved at bruge regelbaserede workflows kan bots efterligne mange interaktioner mellem mennesker og computere. Men i modsætning til et fuldautomatisk system erstatter softwaren ikke helt de menneskelige input. Afhængigt af den pågældende virksomhed udgør RPA måske kun en lille, men vigtig del af de overordnede forretningsprocesser.
Computer vision-teknologi gør det muligt for RPA-bots at interagere med software-GUI’er på samme måde som mennesker. RPA gør det muligt for robotter at “se” specifikke opgaver og lære at gentage dem. Denne proces udvides til at omfatte opgaver mellem forskellige applikationer takket være brugen af API’er (Application Processing Interfaces).
Bots er ikke begrænset af arbejdstid eller træthed. De er heller ikke udsat for menneskelige fejl. Derfor kan de køre 24/7 med utrolig nøjagtighed til en brøkdel af prisen for manuelle medarbejdere.
Ud over fordelene ved effektivitet og produktivitet er RPA med til at ændre arbejdets natur. Frigjort fra trivielle og gentagne opgaver kan menneskelige medarbejdere slippe deres kreativitet løs og engagere sig i mere meningsfuldt, værdidrevet arbejde.
1. Hvad er procesautomatisering?
Procesautomatisering, også kendt som business process automation (BPA), henviser til enhver situation, hvor teknologi strømliner komplekse forretningsfunktioner eller arbejdsgange på tværs af afdelinger. I den forstand er BPA et bredt begreb, der omfatter workflow-orkestrering, intelligent dokumentbehandling og brugen af AI og ML til at gøre forretningsprocesser mere effektive, hurtigere og i stand til højere gennemstrømning og beslutningstagning.
RPA kan være en del af en mere omfattende BPA-strategi. Men selvom der er en masse crossover, beskriver de to termer forskellige ting.
1. Automatisering af forretningsprocesser:
BPA handler om end-to-end-effektivitet på tværs af en virksomhed. Det kræver, at virksomhederne investerer i omfattende planlægning, IT og teknisk support samt komplekse systemintegrationer eller -revisioner.
2. Automatisering af robotprocesser:
I modsætning hertil fokuserer RPA på at automatisere diskrete og strukturerede opgaver. Implementeringen af disse systemer er billig og hurtig. Softwaren er typisk no-code eller low-code, hvilket betyder, at ikke-tekniske teams kan sætte teknologien op.
2. Hvad er robotprocesautomatisering (RPA) i enkle vendinger?
CTO’er, CIO’er og teknisk personale vil intuitivt forstå RPA. Men når det kommer til bestyrelseslokalet, skal de kunne svare på spørgsmål som “Hvad står RPA for?” eller “Hvad betyder RPA?” på en enkel og letforståelig måde.
Bare det at fortælle et rum fuld af ikke-tekniske mennesker, at RPA betyder Robotic Process Automation, kan resultere i et hav af forvirrede ansigter. At lære at kommunikere disse ideer i lægmandssprog bør resultere i bedre resultater. Her er en definition af robotic process automation, som alle kan forstå.
Enkel definition af robotprocesautomatisering
Traditionelle kontorarbejdsgange involverer en række backoffice-opgaver. For eksempel kan medarbejderne være nødt til at opdatere regneark manuelt, udtrække data fra e-mails eller forbinde oplysninger mellem forskellige softwareapplikationer og databaser.
Disse arbejdsgange kan involvere gentagne og arbejdskrævende opgaver. Hver for sig er hver af disse opgaver små. Men i løbet af en uge, en måned eller et år bliver det til en masse tid og kræfter. Det store spørgsmål, som arbejdsgivere skal stille, er, om disse opgaver bedst udnytter deres arbejdsstyrkes færdigheder og evner.
Outsourcing af disse opgaver er den mest optimale fremgangsmåde af flere årsager: omkostninger, sikkerhed, overholdelse af lovgivningen og endda medarbejdernes jobtilfredshed. Softwarerobotter er perfekte til disse opgaver. Ved at følge regelbaserede instruktioner kan de udføre mange af disse manuelle opgaver med større hastighed, effektivitet og nøjagtighed.
I sin enkelthed betyder RPA, at man instruerer en maskine i at udføre logiske, trinbaserede opgaver, som mennesker traditionelt udfører.
Udsigter for RPA-markedet
Robotic process automation er et hurtigt voksende marked. Eksperter vurderer, at branchen i dag er på over 3 mia. dollars. Men prognoser tyder på, at RPA-området vil være værd omkring 11,3% i 2028. Disse tal antyder en svimlende sammensat årlig vækstrate på næsten 30%, hvilket kan sammenlignes med brandvarme industrier som AI.
Efterhånden som branchen modnes, og flere virksomheder rapporterer, at RPA sparer dem for omkring
75% i omkostninger
kan vi forvente, at brugen af RPA vil stige. I løbet af de næste par år vil automatisering gå fra at være en forretningsfordel til en direkte nødvendighed.
Hvad RPA betyder for moderne arbejdere
Automatisering af arbejdsgange er ikke et nyt koncept. Men den digitale transformation har i de sidste par år berørt selv de mest traditionelle “pen og papir”-industrier. Software giver virksomheder i alle størrelser mulighed for at maksimere deres output. RPA-værktøjer kommer til at spille en stor rolle i disse digitale initiativer.
De seneste overskrifter om transformativ eller disruptiv automatiseringsteknologi som AI og RPA fokuserer i høj grad på, at teknologien erstatter jobs. Selvom denne frygt er forståelig, misforstår de RPA’s rolle.
Den virkelige værdi af RPA ligger i dens potentiale til at hjælpe og supplere menneskelig arbejdskraft. I stedet for at gå i stå i trivielle opgaver, kan mennesker tage deres produktivitet til det næste niveau. RPA supplerer menneskelige medarbejdere og giver dem mulighed for at innovere og yde mere værdifulde bidrag.
Hvem hjælper RPA?
RPA er en disruptiv teknologi. Men forstyrrelserne er stort set positive for alle aktører i erhvervslivet.
1. Arbejdsgivere:
Arbejdsgivere kan drage fordel af RPA ved at spare omkostninger, øge produktiviteten og få mest muligt ud af deres eksisterende arbejdsstyrke.
2. Medarbejdere:
RPA frigør medarbejderne fra dagligdags opgaver og giver dem mulighed for at udføre arbejde, der kræver generel intelligens, kreativitet, problemløsning og meget mere.
3. Kunder:
Kunderne vinder med RPA takket være hurtigere service, større nøjagtighed og i nogle tilfælde mere konkurrencedygtige priser, da arbejdsgiverne videregiver omkostningsbesparelser.
Hvordan fungerer RPA?
Det er nyttigt at læse definitioner af, hvad RPA betyder, men for at forstå teknologien fuldt ud er man nødt til at tage et kig under motorhjelmen. RPA bruger en blanding af forskellige teknologier til at mekanisere forskellige opgaver. Nogle af disse værktøjer omfatter:
1. Computersyn:
En teknologi, der fortolker grafiske brugergrænseflader (GUI’er) til at handle på forskellige elementer på skærmen, databaser, regneark, kommunikationsplatforme og applikationer. Disse værktøjer kan også se mennesker interagere med applikationer, så de kan lære opgaver.
2. API’er:
Application programming interface (API) er software, der gør det muligt for to eller flere computerprogrammer at interagere og dele data. RPA-software bruger disse grænseflader til at udføre opgaver, der involverer datadeling mellem programmer.
3. Automatisering:
RPA anvender pr. definition automatisering til at udføre trinvise opgaver. Disse regelbaserede instruktioner bruger if/then/else-kommandoer, så robotterne ved, hvordan de skal udføre deres opgaver.
4. Træk og slip komponenter:
Mange RPA-værktøjer bruger træk-og-slip-komponenter, der er målrettet GUI-elementer og fortæller robotterne, hvilke trin de skal bruge til hver opgave. Hver RPA-løsning fungerer på sin egen måde. Men teknologien fungerer generelt ved at forstå front-end-applikationer på et skrivebord, ligesom en menneskelig medarbejder. To populære tilgange involverer:
4. 1 Procesoptagelse:
RPA-softwaren overvåger en menneskelig grænseflade med computeren og registrerer de trin, der kræves for at udføre en bestemt opgave.
4.2 Kontrollerede brugergrænseflader:
Mennesker kan bruge RPA-software til at bygge if/then/else-kort ved hjælp af træk-og-slip-elementer eller enkle kommandoer. Denne tilgang giver brugerne mulighed for at kommandere deres RPA-bots til at interagere med back-end-applikationer.
Er RPA-software uden kode?
No-code- og low-code-værktøjer er blandt de mest spændende udviklinger i softwareverdenen i de senere år. Denne teknologi har åbnet op for softwareudvikling for teams uden tekniske kodningsevner, så de kan implementere hurtige og nemme arbejdsgange.
Mens mange RPA-værktøjer på markedet er low-code,
ZAPTESTs
kodeløse funktioner gør det muligt for alle at drage fordel af workflow-automatisering, uanset deres tekniske kompetencer.
Fordele ved RPA
Ingen artikel, der besvarer spørgsmålet “Hvad er RPA?”, ville være komplet uden en liste over de fordele, der venter virksomheder, der anvender denne fleksible software. Her er nogle af fordelene ved RPA.
1. Produktivitet:
Softwarebots arbejder døgnet rundt og udfører processer lynhurtigt sammenlignet med manuel arbejdskraft.
2. Tilgængelighed:
RPA-værktøjer er low code eller no code. Disse funktioner gør automatisering
tilgængelig for alle.
3. Lave omkostninger:
Sammenlignet med andre automatiseringsmuligheder giver RPA utrolig meget værdi for pengene.
4. Højt investeringsafkast:
RPA er billigt at implementere og sparer virksomheder penge. Som følge heraf har de et højt investeringsafkast.
5. Nem implementering:
RPA-værktøjer er ikke-invasive. Implementeringen kræver ikke væsentlige ændringer af softwareinfrastrukturen.
6. Overensstemmelse:
Bots kan håndtere følsomme eller fortrolige data, hvilket reducerer risikoen for svindel eller datalækager.
7. Høj nøjagtighed:
Menneskelige fejl koster virksomheder penge og skader deres omdømme. RPA udfører dataoverførsler og rapporter med maksimal præcision.
8. Medarbejdernes engagement:
Investering i RPA betyder, at medarbejderne bliver fritaget for gentaget manuelt arbejde, hvilket fører til større engagement og arbejdsglæde.
9. Skalerbarhed:
RPA kan tilpasse sig øget efterspørgsel. Virksomheder sparer omkostninger ved at outsource eller ansætte vikarer og øger samtidig kundetilfredsheden.
Hvad er robotic process automation bedst til?
Fleksibilitet er en af RPA’s mest tiltalende fordele. Mange brancher, fra finans til folkesundhed, bruger teknologien. En væsentlig faktor for dens udbredelse på tværs af flere forskellige hjørner er, at teams kan bruge den til de fleste software-brugergrænsefladeopgaver.
RPA er en fremragende løsning til en bred vifte af forretningsprocesser. At forstå, hvilke manuelle opgaver den kan håndtere, er afgørende for teams, der ønsker at udnytte fordelene ved automatisering.
Men bare fordi du kan automatisere en opgave, betyder det ikke altid, at du bør gøre det. Her er en nyttig tjekliste, som virksomheder kan bruge til at afgøre, om en opgave passer godt til robotprocesautomatisering.
Tjekliste for RPA-egnethed
1. Udløser
RPA-opgaver er regelbaserede. Derfor har de brug for noget, der kan sparke den i gang. RPA bruger if/then/else-handlinger, så opfyldelsen af en bestemt betingelse bør være udløseren.
Eksempel:
HVIS en faktura ankommer via e-mail, SKRABER du dataene og opdaterer dem til din database.
2. Ryd indgange og udgange
Enhver RPA-opgave bør have et klart input og output. De kræver en aktiv datakilde og et sted at sende information hen, når de har udført den ønskede handling.
Eksempel:
En medarbejder gennemfører et onlinekursus (input), så disse data registreres (output) i virksomhedens HR-værktøj.
3. Regelbaseret
Computerscripts har brug for veldefinerede instruktioner for at kunne udføres. Så enhver opgave, en virksomhed ønsker at automatisere, bør bestå af en række enkle trin.
Eksempel:
Et rekrutteringsteam modtager en masse CV’er. RPA’en scanner disse PDF’er for bestemte kvalifikationer eller nøgleord og videresender CV’er, der opfylder de specificerede betingelser, og kasserer dem, der ikke gør.
4. Høj volumen
En af de mest overbevisende fordele ved RPA er nøjagtighed og effektivitet. Men du kan kun begynde at udnytte disse fordele med hyppigt forekommende opgaver.
Eksempel:
Et travlt e-handelssite skal behandle hundredvis af ordrer i timen. RPA-værktøjer kan behandle disse ordrer og videresende plukkeoplysninger til lagermedarbejderne og faktureringsoplysninger til økonomiafdelingen.
Hvis en manuel opgave opfylder disse fire betingelser, er den en god kandidat til RPA. Hvilke brancher kan drage fordel af RPA? Alle brancher med backoffice-aktiviteter, der involverer gentagne UI-opgaver, kan drage stor fordel af RPA. Selvom CEO’er og beslutningstagere måske stiller spørgsmål som “Hvad er RPA?”, vil de i virkeligheden gerne vide, hvilken værdi det kan tilføre deres virksomhed.
Her er nogle af de brancher, der kan drage fordel af at indføre RPA.
1. Økonomi
Banker og finansielle institutioner behandler utroligt mange transaktioner hver dag. De har brug for sikker, hurtig og præcis behandling, og det er netop, hvad RPA giver dem. Nogle af de opgaver, som RPA kan automatisere inden for bankverdenen, omfatter:
- Leverandørgæld og tilgodehavender
- Åbning og lukning af konti
- Henvendelser til kundeservice
- Overholdelse og revision
- Kreditvurdering
- Opsporing af svindel
- Hovedbog
- Behandling af lån
2. Forsikring
Forsikringsbranchen er et andet eksempel på en branche, der er kørt fast i manuelle opgaver. Med hård konkurrence er det en stor prioritet at finde måder at automatisere processer og reducere omkostninger på. Nogle af de forsikringsprocesser, som RPA løser, er:
- Behandling af klager
- Behandling af erstatningskrav
- Overholdelse
- Henvendelser til kundeservice
- Onboarding af kunder
- Indsamling af data
- Generering af rapporter
- Forsikring
3. Regnskab
Regnskabs- og revisionsfirmaer håndterer dagligt enorme mængder af data. Mens nogle af disse oplysninger kræver menneskeligt tilsyn, er størstedelen en perfekt kandidat til automatisering. Nogle af de regnskabs- og revisionsopgaver, som RPA kan udføre, omfatter:
- Indsamling af data
- Rensning af data
- Projektrevisioner
- Forsoning
- Generering af rapporter
- Risikovurderinger
4. Detailhandel
Detailbranchen er blevet mere og mere digital i løbet af de sidste par år. Men stramme marginer og stigende omkostninger betyder, at yderligere effektiviseringer er afgørende for sunde fortjenstmargener. Her er, hvordan RPA kan hjælpe detailvirksomheder:
- Bogføring (tilgodehavender, gæld, afstemning osv.)
- Kundesupport til ordresporing eller forespørgsler
- Fremskrivning af efterspørgsel
- Kategorisering af produkter
- Prissammenligninger fra konkurrenter
- Overvågning af lagerbeholdning og forsyningskæde
- Marketing- og reklameanalyse
5. Fremstilling
Produktions- og produktudviklingsvirksomheder kan også drage fordel af RPA. Disse industrier er i konstant søgen efter at levere kvalitetsprodukter til lavere omkostninger og med hurtige turnarounds. RPA kan hjælpe på følgende måder:
- Kundeservice
- Overholdelse
- Dataanalyse og migrering
- Produktionsanalyse
- Forsyningskæder og logistikanalyse
Det er selvfølgelig kun nogle få af de førende brancher, der drager fordel af RPA. For en mere omfattende liste, se vores Komplet guide til Robotic Process Automation.
Moderne problemer, som RPA løser
Erhvervslivet efter COVID står over for flere unikke udfordringer. Inflation, skyhøje renter, reduceret kapital og arbejdets skiftende karakter har ført til unikke udfordringer. RPA hjælper virksomheder med at løse nogle af disse problemer.
1. Fastholdelse af medarbejdere
Fastholdelse af medarbejdere er et varmt emne. Der er flere faktorer, der spiller ind, når virksomheder vil holde på deres bedste talenter, men jobtilfredshed er en af de vigtigste. Præcis som i softwaretest, RPA-værktøjer kan overtage gentagne og trivielle opgaver. Denne proces giver medarbejderne mulighed for at engagere sig i mere kreativt, tilfredsstillende og værdidrevet arbejde.
2. Erhvervelse af medarbejdere
Det er vigtigt for moderne virksomheder at kunne tiltrække og fastholde medarbejdere. At finde og konkurrere om de bedste talenter er en stor hovedpine for rekrutteringsteams.
Ved at indføre RPA-værktøjer kan man lette presset ved at automatisere arbejdsgange og reducere afhængigheden af menneskelig kapital. At tage disse værktøjer i brug kan også gøre jobs mere attraktive.
3. Reduceret økonomisk aktivitet
Krisen i leveomkostningerne og inflationen har gjort ondt på erhvervslivet. Rentestigninger har reduceret mængden af tilgængelig kapital. Virksomheder er under pres for at gøre “mere med mindre”.
RPA-værktøjer er en perfekt løsning til hårde økonomiske tider. De gør det muligt for teams at opnå maksimal produktivitet fra deres medarbejdere og et større afkast af deres samlede investeringer.
4. Skalerbarhed
Mange mennesker forveksler skala med vækst. Men disse udtryk henviser til forskellige stadier. Vækst betyder at tilføje ny forretning mens tilføje ressourcer. Skalering, på den anden side, henviser til at tilføje forretning, men uden at tilføje ressourcer.
RPA-værktøjer kan hjælpe teams med at skalere ved at få mere værdi ud af hver medarbejder. Ved at automatisere bestemte opgaver kan medarbejdernes produktivitet øges, så virksomhederne kan skalere og øge rentabiliteten.
Fremtiden for automatisering af robotprocesser
Fremtiden for RPA er lys. Selvom det i øjeblikket bedst kan bruges til simple, trinvise opgaver, vil dets kompatibilitet med maskinlæring og værktøjer til kunstig intelligens åbne op for nye grænser.
Efterhånden som dybe neurale netværk forbedres, kan virksomheder bruge dem sammen med RPA-værktøjer til at skabe mere komplekse workflows og automatiseringsprocesser. Desuden kan teams parre RPA-værktøjer med flere andre nye teknologier i en proces, som Gartner kalder hyperautomatisering .
Hvor placerer RPA sig i forhold til hyperautomatisering?
Hyperautomatisering beskriver et sæt af processer, der søger at maksimere automatiseringen på tværs af hele virksomheden. Det involverer en blanding af forskellige teknologier, såsom kunstig intelligens (AI), maskinlæring (ML), værktøjer til styring af forretningsprocesser (BPM), integrationsplatform som en service (iPaaS) og selvfølgelig RPA.
Men selvom RPA er en komponent i den overordnede hyperautomatiseringstilgang, er det vigtigt at forstå teknologiens begrænsninger. RPA er bedst til mere enkle opgaver, mens hyperautomation søger at automatisere så mange processer som muligt.
De sidste tanker: Hvad er RPA (Robotic Process Automation)?
RPA er en stærk og disruptiv teknologi. Men CIO’er og CTO’er skal kunne svare på spørgsmålet: “Hvad er robotic process automation (RPA)?” for at få buy-in på bestyrelsesniveau.
Som beskrevet ovenfor giver RPA-software virksomheder mulighed for at automatisere computerprocesser, der typisk håndteres af manuelle arbejdere. Softwaren bruger if/then/else-instruktioner til at udføre disse hverdagsopgaver, men med utrolig hastighed og præcision.
Anvendelsesmulighederne og fordelene ved denne teknologi er enorme. Det kan øge produktiviteten, spare penge, opfylde strenge lovgivningsmæssige krav og øge medarbejdernes engagement.
Den måske mest overbevisende fordel ved RPA-værktøjer er, at de er nemme at tage i brug. I stedet for at udskifte ældre software eller engagere sig i dyre implementerings- eller integrationsprojekter, fungerer RPA-software ud af boksen. Takket være deres kodefri natur er de også perfekte til ikke-tekniske teams.
