Måske er et af de mest spændende aspekter ved Robotic Process Automation (RPA ) softwarens høje grad af alsidighed. Virksomheder kan anvende teknologien på de fleste områder, hvor mennesker interagerer med computere. I takt med at industrierne bliver mere effektive, vokser antallet og mangfoldigheden afRPA-anvendelser.
Denne artikel vil udforske de forskellige opgaver, som RPA kan bruges til at automatisere på tværs af en lang række virksomheder. Denne blanding af RPA-applikationer, use cases og casestudier bør inspirere fremsynede virksomhedsledere, der ønsker at spare penge og øge effektiviteten og medarbejdertilfredsheden.
Banker og finansielle institutioner
Finanssektoren var en af de bedste brancher til at udforske anvendelsesmuligheder for robotprocesautomatisering. Sektoren bruger mange opgaver med stort volumen, der kræver hurtighed og præcision. Dertil kommer, at den er oversvømmet med ældre software og skal leve op til strenge lovkrav. RPA er skræddersyet til hvert af disse scenarier.
Banker og finansielle institutioner har taget en række forskellige anvendelser af RPA til sig. Nogle af disse use cases har hjulpet med at løse langvarige problemer, mens andre har adresseret nye problemer, især lovgivningsmæssige og compliance-regler.
Her er to af de bedste eksempler på robotautomatisering fra bankverdenens krav om at opfylde standarder for finansiel styring og også tilføje forretning med hurtigere lånebehandling.
#1. Overholdelse af lovgivning og KYC-regler (kend din kunde)
Bankerne er under et stort pres for at hjælpe med at tackle KYC gennem anti-hvidvaskningsbegrænsninger (AML). At opfylde disse standarder har resulteret i et behov for at tilføje mere personale og teknologi, og rapporter tyder på, at RegTech-udgifterne vil nå op på omkring 200 mia. dollars i 2028.
Dokumentbehandling er en af de største flaskehalse, som finansielle virksomheder står over for på grund af KYC. Det store problem her er, at udgifter ikke øger indtægterne, men manglende overholdelse medfører store bøder. Dette dilemma understreger det presserende behov for løsninger til KYC-processering, der ikke sprænger banken.
RPA-casestudie for KYC
HDFC er den største bank i den private sektor i Indien. De oplevede en stigning i antallet af nye kunder, hvilket medførte en betydelig administrativ byrde. Læsning og behandling af de dokumenter, der er nødvendige for at bestå KYC-reglerne, involverer en masse tidskrævende manuelle opgaver.
De brugte en RPA-løsning til at hente data fra kontoansøgninger, herunder scannede dokumenter. RPA-softwaren gjorde det muligt for dem at styre hele KYC-cyklussen. Ved at fremskynde processen reducerede de omkostningerne og arbejdstiden med omkring 50 %, øgede den samlede produktivitet med 60 % og reducerede antallet af menneskelige fejl.
#2. Behandling af lån
Lånebehandling har traditionelt været en meget ineffektiv og tidskrævende proces. Det indebærer en betydelig mængde datatjek og en masse papirarbejde. Finanssektoren er overfyldt, og der er konkurrence fra disruptive neo-banker. Forbrugernes forventninger er steget betydeligt i løbet af de seneste år, og hurtige lånebeslutninger er ofte et konkurrenceparameter mellem bankerne.
RPA-casestudie til behandling af lån
UBS er en schweizisk bank med en massiv global tilstedeværelse. Under COVID-19 godkendte det schweiziske forbundsråd nulprocentslån til virksomheder, der kæmper med krisen. Udfordringen for UBS var, at de ikke havde infrastrukturen til at håndtere flodbølgen af applikationer.
Der var opbygget et efterslæb på 10.000 ansøgninger. Så som en del af deres overordnede digitale transformationsindsats tænkte UBS, at RPA kunne bruges til at hjælpe med at behandle disse lån. Teamet brugte RPA til at implementere en automatiseringsproces på bare seks dage. Teknologien forvandlede behandlingstiden for hvert lån fra omkring 40 minutter til kun fem, hvilket sparede tid og menneskelig indsats.
Sundhedsvæsen
Moderne sundhedsorganisationer står over for mange problemer. Stigende patientmængder, compliance-krav og driftsomkostninger samt et ofte velfortjent ry for unødvendigt bureaukrati gør branchen til en fremragende kandidat til automatisering. Hurtigere og mere omkostningseffektiv behandling er afgørende for offentlighedens tillid til disse tjenester.
#3. Adgang til patientdata
Adgang til patientdata er afgørende for at kunne yde optimal pleje. Men ofte ligger disse oplysninger i siloer i databaser, der ikke er forbundet med hinanden, på lægekontorer, hospitaler og andre sundhedsdatalagre. Denne situation fører til ineffektive anmodninger om data og en masse manuel behandling.
RPA kan, ligesom testautomatisering, bruges til at automatisere mange af disse processer, hvilket betyder, at lægerne har adgang til de data, de har brug for til at træffe mere kvalificerede og informerede beslutninger.
RPA-casestudie om adgang til patientjournaler
National Health Service (NHS), det offentlige sundhedssystem i Storbritannien, er noget af et mirakel. Det giver gratis sundhedspleje til landets 67 millioner indbyggere. Men fordi den består af en sammenblanding af tillid, bestyrelser og organer, har den fået ry for at være ineffektiv, oppustet og med overflødige processer.
NHS Dorset havde brug for at finde en måde, hvorpå praktiserende læger kunne få adgang til Dorset Care Record (DCR), en samling af patientjournaler. Da disse journaler indeholder følsomme sundheds- og socialoplysninger, er sikkerhed naturligvis et stort problem.
Deres RPA-løsning involverede oprettelse af konti for hver af de 1.500 praktiserende læger i Dorset-området for at give et sikkert og effektivt patientopslag. Processen sparer de praktiserende læger en masse tid og giver dem adgang til nøjagtige patienthistorier med et tryk på en knap, hvilket løser et stort problem for en overbelastet organisation.
Menneskelige ressourcer
Human Resources (HR)-afdelinger dækker en bred vifte af ansvarsområder. Alligevel indebærer ledelse af medarbejdere en masse formularer og trivielt og gentaget arbejde for at opfylde compliance-standarder. Nogle af disse opgaver omfatter håndtering af medarbejderdata, registrering af læring og udvikling, registrering af orlov og fravær samt onboarding af medarbejdere.
#4. Onboarding af medarbejdere
Medarbejderrekruttering er blevet et varmt emne i de senere år. Mange virksomheder kæmper med at finde de bedste talenter, og selv når de gør, kæmper de med at fastholde deres nye medarbejdere.
Onboarding af medarbejdere indeholder flere mindre opgaver. Det omfatter baggrundstjek, udsendelse af tilbudsbreve, aktivering af medarbejderkonti til intern software og formidling af relevante dokumenter og håndbøger.
For større organisationer betyder disse processer en masse spildtid, som i stedet kunne bruges på de mere menneskelige elementer af HR, som f.eks. at sikre, at medarbejderne kommer ordentligt i gang og føler sig støttet. I en tid med hybrid- og fjernarbejde har disse faktorer sjældent føltes vigtigere.
RPA-casestudie til onboarding af medarbejdere
En førende stålproduktionsvirksomhed i USA oplevede en periode med vedvarende vækst. Denne situation betød, at de var nødt til at foretage en række nyansættelser. Et af de store problemer var, at de havde aktiviteter på tværs af USA, hvilket gjorde onboarding til en arbejdskrævende udfordring.
At koordinere denne indsats på tværs af forskellige lokationer resulterede i flere udfordringer. Det krævede også samarbejde på tværs af afdelingerne. For eksempel skulle IT- og HR-afdelingen arbejde sammen om at skaffe logins til systemer og bærbare computere. Resultatet var en rodet og uorganiseret indsats, der forårsagede forsinkelser, skadede produktiviteten og endda resulterede i udskiftning af nye medarbejdere.
Virksomheden erkendte, at der var behov for et mere effektivt system. De besluttede sig for en løsning til at automatisere onboarding-processen. Denne software brugte RPA til at læse og forstå medarbejdernes dokumenter og opdatere oplysningerne i virksomhedens databaser. Det indebar også at bruge teknologien til at udløse tilbudsbreve og i sidste ende dokumentation for nye ansættelser. Endelig blev RPA også brugt til at tildele softwarelogins og adgang til forskellige medarbejdere baseret på deres roller i organisationen.
Samlet set sparede indførelsen af RPA-processer tid og penge, øgede medarbejdertilfredsheden og muliggjorde en velkørende og fejlfri onboardingproces.
Regnskab
Regnskabsafdelinger i store virksomheder behandler en utrolig mængde månedlige transaktioner. Traditionelt er dette en arbejdskrævende proces, der involverer scanning af dokumenter, udtrækning af data fra forskellige systemer og en betydelig mængde dataindtastning. Det er forståeligt, at disse processer er udsat for menneskelige fejl.
Software Automation og RPA kan bruges til at automatisere debitorer, kreditorer, lønninger, overholdelse af skatteregler, rapportering, prognoser og meget mere.
#5. Revision
Revision er blot et af de regnskabsområder, som RPA kan forbedre. Hver audit består af en række manuelle, gentagne opgaver med stort volumen. Disse opgaver tærer på den menneskelige kapital og afleder arbejdskraften fra værdidrevne job.
RPA til revision øger nøjagtigheden, gennemstrømningen og afsløringen af svindel. Implementering af teknologien øger kunde- og medarbejdertilfredsheden og reducerer omkostningerne.
RPA-casestudie til revision
I forskningsartiklen med titlen Robotic Process Automation (RPA) Implementation Case Studies in Accounting: A Beginning to End Perspective (Zhang, 2022) præsenterer forfatterne en række RPA-brugscases. Undersøgelsen handler om et amerikansk firma, der er stærkt involveret i revision af private firmaer i ejendomsbranchen.
Før implementeringen af RPA bestod kundens forretningsworkflow af følgende trin:
- a) Upload af dokumenter til skattesoftware
- b) Udførelse af flere beregninger
- c) Download af data baseret på disse beregninger
- d) Omformatering af filen til rapporteringsformål
Forskerne rapporterer om betydelig modstand mod automatisering fra virksomhedernes revisorer. Men da ledelsen først havde demonstreret fordelene, var der hurtigt opbakning. Desuden resulterede implementeringen ikke i afskedigelser, hvilket helt klart hjalp på indførelsen.
En interessant detalje ved implementeringen var, at revisionsfirmaet ikke havde mandat til at bruge RPA i sine processer. Men de teams, der brugte RPA, var i stand til at reducere den tid, der blev brugt på at generere rapporterne.
Et andet saftigt aspekt af forskningen handler om flaskehalse, der bremsede implementeringen. Som det fremgår af artiklen, undlod “revisorerne oprindeligt at vise bot-udviklerne alle varianterne af den proces, der skulle automatiseres.” Der er en stor lektie at lære for teams, der implementerer RPA: ordentlig research af forretningsprocesser er nødvendig for at udnytte fordelene ved enhver anvendelse af RPA.
Produktion
Globale forsyningskæder er en fast bestanddel af nyhedscyklussen. COVID-19, voldsom inflation og invasionen af Ukraine har understreget vores afhængighed af hurtig og præcis informationsstrøm på tværs af forsyningskæden. Et vigtigt aspekt af denne proces involverer master data management (MDM).
#6. Håndtering af masterdata
MDM er kernen i velfungerende produktionsorganisationer. Disciplinen kræver interaktion mellem IT og forretningen for at sikre, at data er opdaterede, ensartede og nøjagtige. Oplysningerne omfatter data om leverandører, kunder, konti og forskellige produktionssteder.
Nogle af de løsninger, som RPA kan løse inden for MDM-domænet, omfatter hurtigere behandlingstider, færre menneskelige fejl, bedre compliance, mere nøjagtige data og reducerede driftsomkostninger.
RPA-casestudie til håndtering af masterdata
I artiklen Using robotic process automation (RPA) to enhance the Item master data maintenance process (Radke, 2020) fremhæver forfatterne eksempler på RPA i forskellige brancher.
Det første eksempel handler om en vietnamesisk produktionsvirksomhed ved navn ABC Electronics. ABC beskæftiger sig med telefonreparationer. Men firmaet kunne ikke generere en materialeliste til telefonreparation ved hjælp af typiske ERP-systemer (Enterprise Resource Planning).
Som det var nu, blev anmodninger om undtagelser ført ind i et globalt supply chain management-system (GCSM). Operatørerne skulle så downloade disse data og analysere dem i Excel-regneark. Derudover skulle indkøbsteamene have adgang til interne systemer og tjekke produktionsplanlæggernes rapporter for at finde ud af, hvilke materialer de havde brug for at købe.
Alt i alt var det et ineffektivt system, der involverede en unødvendig mængde menneskelig indgriben. Men hvad der er mere bekymrende er, at processen forårsagede betydelige serviceforsinkelser på grund af mangel på dele og materialer til reparation.
ABC opdelte de relevante afdelinger beskrevet ovenfor i grupper. Nogle implementerede RPA, mens andre holdt fast i den traditionelle tilgang. Resultaterne var forbløffende.
RPA-gruppen:
- Reduceret den tid, det tager at behandle anmodninger, med 80
- Øget produktivitet og arbejdsglæde
- Færre menneskelige fejl
- Øget overholdelse
- Forbedret datanøjagtighed
- Reducerede omkostninger som følge af dårlig produktion, manuelt arbejde og tab af omdømme på grund af utilfredse kunder.
Kundepleje
Fremkomsten af kommunikationsværktøjer har øget antallet af kommunikationskanaler, som kunderne bruger til at interagere med virksomheder. Det har også ført til en kraftig stigning i kundernes forventninger.
Den moderne forbruger ønsker 24-7 adgang til virksomheder og en række muligheder, herunder selvbetjening. Hvis disse tjenester ikke lever op til forventningerne, opgiver kunderne deres forespørgsler. Nogle af konsekvenserne er, at man skifter til konkurrerende tjenester eller taler dårligt om virksomheden på de sociale medier.
Kundepleje involverer en masse manuelle processer. Virksomheder kæmper konstant for at få mest muligt ud af deres servicemedarbejderes tid. At automatisere nogle af disse opgaver har en indlysende appel.
#7. Udvidelse af kundeservicemedarbejdere
Kundeservicemedarbejdere repræsenterer en betydelig udgift for virksomheder. I mange brancher er disse medarbejdere en vigtig del af de kundevendte afdelinger. At få mest muligt ud af disse medarbejdere er en nødvendighed for virksomheden.
RPA hjælper på flere forskellige måder. For det første ønsker kunderne konsistens på tværs af kanaler. Hvis de har delt oplysninger med en virksomhed, vil de gerne have, at de er til stede på tværs af alle interaktioner. På samme måde forventer de, at medarbejderne er opmærksomme på eventuelle løfter eller tidligere problemer.
Nogle af problemerne kan løses med god CRM-software (Customer Relationship Management). Men disse løsninger lever og dør af datakvalitet. Det er dyrt at sikre, at oplysninger opdateres manuelt, og det er sårbart over for menneskelige fejl og tager værdifuld tid.
RPA-casestudie til forstærkning af kundeservicemedarbejdere
De transformative kvaliteter ved RPA kan ses i et casestudie, der involverer Cobmax, et globalt salgscenter. Efterhånden som virksomheden voksede, blev salgsrepræsentanterne udsat for et stort pres. Da ledelsen vandt en kontrakt for et førende brasiliansk teleselskab, blev deres manuelle administrative system afsløret som forældet.
Cobmax implementerede en RPA-løsning, der identificerede manuelle opgaver med høj fejlrate.
En af disse processer involverede kopiering og indsættelse af data fra et CRM-system til et andet. Fejlene betød, at rapporterne tog lang tid på grund af disse unøjagtigheder.
Ved at bruge RPA til at outsource disse opgaver halverede Cobmax backoffice-driften og reducerede tiden til at producere rapporter med op til 66%.
Detailhandel
RPA har forandret detailbranchen på mange forskellige måder. Nogle af de mest iøjnefaldende anvendelsesmuligheder for robotprocesautomatisering omfatter fakturering, returbehandling og endda ting som lagerstyring.
Detailhandlen er også meget afhængig af CRM- og ERP-software. Selvom disse systemer er utroligt gode til at opbevare centraliserede data, kan manuel tilføjelse af kundedata betyde mange arbejdstimer, især for travle detailhandlere.
#8. Automatisering af fakturaer
Fakturabehandling er et problem i de fleste virksomheder og ikke kun i detailhandlen. Enhver virksomhed med en stor mængde kreditoranmodninger forstår det tidskrævende manuelle arbejde, der ligger i at sikre, at leverandørfakturaer bliver betalt til tiden og fuldt ud.
En rapport fra Levvel Research fremhæver nogle af de store problemer, som kreditorafdelinger (AP) står over for. Nogle af disse omfatter manuel dataindtastning, mistede eller duplikerede fakturaer, unøjagtigt afstemte data og et mismatch af AP-data i hele virksomheden.
RPA kan bruges til at automatisere disse processer, hvilket fører til hurtigere betalinger, der forbedrer leverandørforholdene, mere nøjagtighed og lettere revisioner og rapporter.
RPA-casestudie til automatisering af fakturaer
En stor nordamerikansk forhandler, der kun havde medlemmer, havde et problem. De modtog en enorm mængde fakturaer hver dag. I travle perioder var tallet op til 700 om dagen.
Behandlingen af disse fakturaer involverede at åbne e-mails, udtrække data og derefter indtaste dem i centraliserede datasystemer, herunder det interne regnskabssystem, for at sikre, at kunden modtog betalinger. Hver faktura tog op til fem minutter at udfylde, og der blev stillet vigtige spørgsmål om processens bæredygtighed og virksomhedens evne til at skalere.
De løste denne proces ved at implementere optisk tegngenkendelse til at hjælpe med at læse og udtrække information fra e-mails. Derfra kunne deres bots behandle oplysningerne og sende dem til de relevante systemer, hvilket sikrede nøjagtige data og hurtig betaling for leverandørerne.
Da de etablerede det nye RPA-system, blev over 93% af fakturaerne behandlet uden manuel indgriben, nøjagtigheden steg til 95%, og omkring 20% af AP-medarbejderne blev frigjort til at engagere sig i mere værdidrevne opgaver. Læs mere om dette casestudie her.
IT
IT-afdelingerne var blandt de hurtigste til at indføre RPA. Det skyldes i høj grad, at ledelse og medarbejdere er åbne over for ny teknologi og er hurtige til at se de potentielle fordele ved automatisering.
Næsten alle hjørner har IT-afdelinger. Desuden bruger hver af disse sektorer IT på en række forskellige måder, fra applikationer, der er så enkle som at drive og vedligeholde en hjemmeside, til komplette cybersikkerhedsoperationer, der er i stand til at håndtere den vanskelige overgang til cloud-baseret arbejde.
Specifikke RPA-eksempler inden for IT omfatter:
- Brugeradministration: Oprettelse af konti, profiler og e-mailadresser på tværs af forskellige systemer
- Nulstilling af adgangskode: Forrester Research anslår, at hver nulstilling af password koster omkring 70 dollars. RPA automatiserer problemet og skærer uanede beløb af IT-budgetterne.
- Sikkerhedskopiering af data: Manuel databackup er en tidsrøver. Det er også et planlægningsmæssigt mareridt. RPA gør det muligt for virksomheder at automatisere datasynkronisering og generere rapporter for at sikre, at vigtige oplysninger er opdaterede i hele organisationen.
- Svar på help tickets: IT-personale er dyrt. Men alt for mange virksomheder spilder penge på at få deres specialister til at reagere på mindre hændelser, hvilket trækker dem væk fra andet vigtigt arbejde. Teams kan træne RPA-bots til at udføre simple diagnostiske tjek og andre forudsigelige trin-for-trin-opgaver.
Selvom det er gode eksempler, er de kun toppen af isbjerget. RPA har berørt næsten alle områder af IT, hvilket er en gave i en tid, hvor teknologien udvikler sig så hurtigt, at selv nyuddannede kæmper for at sikre, at deres færdigheder er relevante.
#10. Brugeradministration
Elektronisk læring og udvikling (L&D) er en vigtig del af at sikre, at medarbejderne er både produktive og tilfredse. Men for store virksomheder er det en udfordring at administrere brugere og sikre, at de har de nødvendige legitimationsoplysninger til at få adgang til de mange forskellige kurser og programmer, der tilbydes.
Ansvaret for dette falder på de ofte overbebyrdede IT-afdelinger, der håndterer supporthenvendelser, cybersikkerhedsalarmer og forskellige andre opgaver.
RPA-casestudie til brugeradministration
Mid Yorkshire Hospital NHS Trust har et stærkt engagement i medarbejdernes læring og udvikling. Dette ansvar omfatter både nyansatte og eksisterende medarbejdere. For at sikre, at hver medarbejder er i stand til at tilbyde et godt omsorgsniveau, har de et digitalt læringsteam, der understøttes af deres IT-afdeling.
Men brugeradministration er en stor opgave for disse afdelinger. Registreringen blev udført manuelt. Ifølge deres casestudie tog hver ansøgning omkring fem minutter, hvilket betød, at et team på tre brugte halvanden dag på at administrere 200 brugere. Trust beskæftiger over 9.000 mennesker, hvilket giver opgaven et vist omfang.
En strømlining af denne manuelle proces ville spare tid og fejl og frigøre deres team fra monotone og gentagne opgaver.
IT-afdelingen brugte en RPA-løsning til at flytte registreringer ind i en database og oprette konti til hver ny bruger. Derfra tilmeldte bots brugerne til kurser og sendte relevante e-mails ud. Eventuelle fejl eller dobbeltregistreringer blev sendt videre til teamet til manuelt tilsyn.
Resultaterne er et skoleeksempel på, hvordan RPA kan transformere forretningsdrift. De omfatter følgende:
- Et fald i behandlingstiden på over 70
- 24/7-funktioner
- Reduktion af fejl
- L&D-medarbejdere slipper for ekstra arbejde, så de kan fokusere på flere ansigt-til-ansigt-opgaver.
Ejendomsadministration og fast ejendom
RPA kan bruges til at automatisere flere forskellige opgaver inden for ejendomsadministration. Det skyldes til dels, at sektoren har mange back-end-forretningsprocesser, som er en standardfunktion i enhver virksomhed. Men der er også andre eksempler på robotic process automation, der er specifikke for ejendomsadministration.
Nogle af anvendelsesmulighederne er ting, som vi har været inde på tidligere. For eksempel ved at fremskynde KYC- og AML-tjek og den generelle onboarding-proces. Men RPA kan også bruges til at hjælpe med kreditorer, beboerkommunikation og kontoafstemning.
#11. Automatisering af udlånsopgørelser
Udvikling og forvaltning af fast ejendom involverer flere manuelle opgaver. Mange af disse omfatter kontroller for at sikre, at pengestrømmene er opdaterede. Hovedlånsfiler skal tjekkes mod banker for at sikre, at lejernes eller ejernes konti er i orden.
Udførelsen af disse kontroller involverer forudsigelige trin. Men det er tidskrævende at hente disse oplysninger, og det kræver en høj grad af nøjagtighed. Derfor er det et strålende eksempel på, hvordan RPA kan forbedre mange virksomheder.
RPA-casestudie til automatisering af udlånsopgørelser
A Chicago, IL. baseret ejendomsforvaltnings- og udviklingsselskab kæmpede for at hente månedlige udlånsopgørelser og lånehistorikrapporter. En stor del af opgaverne lå hos en enkelt medarbejder.
Opgaven var allerede meget gentagende. Men der opstod yderligere komplikationer, fordi udlånsopgørelserne kunne dukke op når som helst inden for den sidste uge af hver måned. Denne situation betød, at medarbejderen skulle tjekke hver bank for hver udlånerudskrift, indtil de alle var blevet underskrevet.
Ejendomsselskabet implementerede en RPA-løsning, der brød opgaverne ned i deres bestanddele. Trinene omfattede:
- En bot læser masterlånefilen og skriver en kopi for den pågældende måned.
- Den bestemmer, hvilke banker eller långivere den skal kontakte.
- Derefter tjekker botten, om udlånserklæringen er tilgængelig.
- Hvis opgørelsen er tilgængelig, downloader den den og opdaterer masterlånefilen i overensstemmelse hermed.
Processen sparede 10 timers arbejdstid om måneden for direktøren.
Telekommunikation
Telekommunikationsindustrien har haft stor gavn af RPA. Det skyldes i høj grad, at mange af de manuelle processer inden for området er højfrekvente, gentagne og regelbaserede. Eller, for at sige det på en anden måde, netop den slags opgaver, som RPA løser.
Nogle af de opgaver, som RPA kan hjælpe med, omfatter ting som:
- Udarbejdelse og distribution af rapporter
- Behandling af salgsordrer
- Sikkerhedskopiering af data
- Løsning af problemer med kundeservice
- Automatisering af markedsføring
Fordi telekommunikation har så mange anvendelsesmuligheder for RPA, kan use cases strække sig på tværs af en organisation og hjælpe med at forbedre og strømline et væld af operationer.
#12. Effektivisering af driften
Mange af de mest effektive anvendelsesmuligheder for RPA ligger i outsourcing af forudsigelige opgaver, der typisk udføres af menneskelige operatører. Når virksomheder ekspanderer og vokser, leder ledelsen naturligvis efter måder at strømline processer på for at forbedre driftseffektiviteten.
Strømlining af driften kan ske på mange forskellige måder i telebranchen. Det kan indebære at reducere antallet af medarbejdere, maksimere ordreleveringen og automatisere flere backoffice-opgaver.
Lad os se på en case, hvor RPA hjalp et stort teleselskab med at spare næsten 5 mio. dollars i omkostninger.
RPA-casestudie til strømlining af driften
Et fremtrædende australsk teleselskab stod over for en accelereret efterspørgsel på internetadgang. Processen involverede opgradering af netværksinfrastrukturen og opfyldelse af regeringens forpligtelse til et nationalt bredbåndsnetværk (NBN), et program, der ville sikre bredbåndsadgang for millioner af australiere.
En så storstilet national operation skabte flere problemer for virksomheden. Det var nødvendigt at finde en måde at udrulle adgangen hurtigt på, samtidig med at de krævede høje serviceniveauer blev holdt for øje. At skalere op til dette niveau er netop den slags opgaver, som RPA kan bruges til.
Operationen havde fire søjler. Det var de:
- Forbedring af servicecyklustiderne
- At skabe gode kundeoplevelser
- Reduktion af service- og driftsomkostninger
- Optimering af arbejdsstyrkens output og produktivitet
Firmaet brugte 50 bots til at øge effektiviteten på tværs af to hovedprocesser. Disse var:
- Kvalitetssikring (QA)
- Ordreopbygningsproces
Nogle af fordelene ved denne anvendelse af RPA er, at man sparer over 2 timer på hver ordre. Derudover var virksomheden i stand til at reducere lønomkostningerne betydeligt og spare omkring 5 mio. dollars i driftsomkostninger til levering.
Logistik
Logistik er et andet område, der omfavnede RPA før andre sektorer. Lager- og distributionscentre har været afhængige af automatisering for at reducere omkostninger og fejl og imødekomme krævende kundekrav døgnet rundt.
Forsyningskæder indeholder mange bevægelige dele. Data er en integreret del af problemfri drift og rettidighed, og distributionscentrene er afhængige af et delikat samspil mellem lagerstyringssystemer (WMS) og CRM- og ERP-software.
I tilfælde af ERP-software som NetSuite er disse systemer centraliserede. Men implementeringen er meget teknisk, tidskrævende og dyr, for slet ikke at tale om de månedlige licenser, som nemt kan løbe op i tusindvis af kroner.
#13. Sporing af forsendelser og revision af ordrer
Logistikvirksomheder lever og dør af deres operationelle præstationer. Just-in-time-produktion og lagerstyring er blevet mere og mere populært, og forsinkelser kan have alvorlige konsekvenser.
At betjene tredjepartsvirksomheder har sine egne kompleksiteter. Igen er kundernes forventninger vokset betydeligt i årenes løb. Forbrugerne ønsker konstante og regelmæssige opdateringer, når leverancerne bevæger sig gennem netværkene. Vage prognoser tolereres ikke længere.
Logistikvirksomheder formidler mellem forbrugere og leverandører. Sporing har længe været håndværkernes domæne. Resultatet er en masse forespørgsler på tværs af forskellige kommunikationsplatforme. Det er et tidskrævende arbejde, der er udsat for fejl og misforståelser.
RPA-casestudie til sporing af forsendelser og revision af ordrer
LTX Solutions er et Atlanta-baseret supply chain management-firma. Deres speciale er LTL-forsendelser (less than truckload). I 2019 blev de opkøbt af Redwood Logistics, en mangeårig udbyder af Logistics Platform as a Service (LPaaS) software.
LTX havde brug for RPA til at håndtere en stigning i forretningsvolumen. Før de blev opkøbt af Redwood, håndterede de omkring 3000 leverancer om måneden med en stab på 12.
Men da forretningen voksede, indså virksomheden hurtigt, at den manuelle sporings- og revisionsproces ikke kunne skaleres med dem. Til at begynde med vurderede de, at håndteringen af mængden af henvendelser ville kræve 12 nye medarbejdere. At lægge 40% til lønomkostningerne vil være en udfordring i en branche med notorisk små marginer.
LTX introducerede RPA-processer for at løse disse problemer. Det første, de gjorde, var at automatisere deres sporingsproces. Ifølge deres VP of Business Processes, Andrew Gleeson, implementerede de denne løsning på omkring en dag, hvilket er et bevis på den lynhurtige transformative effekt, som RPA kan have på en virksomhed. Typiske softwareimplementeringer kan tage uger eller måneder og kræver meget tekniske teams og tårnhøje budgetter.
Derfra brugte LTX RPA til at reducere arbejdstiden i back-office. Teknologien har hjulpet firmaet med at revolutionere deres leverancerevisionsproces. Teamet mener desuden, at denne fremsynede tilgang var en afgørende faktor for Redwood Logistics’ overtagelse af dem.
Farmaceutisk
RPA-anvendelser i medicinalindustrien omfatter administration, HR, salgsprognoser og endda forsyningskæde- og lagerstyring. Men streng registrering og datahåndtering er blandt de mest presserende backoffice-omkostninger inden for biovidenskab.
RPA er en fantastisk løsning på mange af disse administrative byrder. Medicinalvirksomheder kan bruge teknologien til at automatisere den kontrollerede distribution af dokumenter og sikre en sikker og tilgængelig opbevaring af vigtige data. Derudover kan RPA hjælpe med at eliminere menneskelige fejl inden for dokumenthåndtering og udjævne ineffektive og ineffektive politikker for styring af forretningsprocesser (BPM).
Vi har allerede berørt mange af disse emner i artiklen, så i stedet vil vi undersøge, hvordan biovidenskabelige virksomheder kan anvende RPA til at nedbringe F&U-omkostningerne, med en særlig vinkel på håndtering af dokumenter under kliniske forsøg.
#14. Reduktion af F&U-omkostninger
Farmaceutiske og biovidenskabelige virksomheder står over for en række forskellige pres. Den aldrende befolkning i hele den vestlige verden betyder, at behovet for nye behandlinger stiger hele tiden. Men det er forsknings- og udviklingsomkostningerne (R&D) også.
En anden vigtig faktor at tage i betragtning er de strenge regulatoriske betingelser for lægemiddeludvikling. Før et produkt kan komme på markedet, kræver det omfattende forskning, dokumentation og klinisk
forsøg. Disse nødvendige processer betyder, at medicinalvirksomheder skal håndtere dokumenter og data omhyggeligt for at holde sig på den rigtige side af myndighederne.
RPA-casestudie til reduktion af R&D-omkostninger
I artiklen Robotic Process Automation in Pharma: three case studies (Anagnoste, 2018) skitserer forfatteren et alt for almindeligt scenarie, som virksomheder i medicinalindustrien står over for, nemlig at finde en måde at levere lægemidler på til rimelige omkostninger og samtidig skifte til en mere patientcentreret forretningsmodel.
Derudover fremhæver artiklen de byrder, der er forbundet med compliance, og som plager virksomheder, der opererer inden for Life Science-området. De fremhæver, hvordan to førende medicinalvirksomheder havde defineret mål for at forbedre deres service, herunder:
- Hurtigere behandlingstider
- Bedre resultater af investeringer
- Lavere produktionsomkostninger.
Et stort fokus i disse farmaceutiske casestudier var centreret omkring dokumentation af kliniske forsøg. Kliniske forsøg er stærkt regulerede. Virksomheder skal føre perfekte optegnelser og dokumentation i det, der kaldes Trial Master File.
Sikkerhed, ændringskontrol, revision og arkivering er de fire søjler i denne tilgang. Før kliniske tests går i luften, er der desuden et system af kontroller og afbalanceringer, der involverer godkendelser og underskrifter fra forskellige interessenter. Dokumenterne kaldes Green Light Forms (GLF’er).
I traditionelle opsætninger blev GLF’ernes opgaver styret og fordelt manuelt. Da der er flere standardiserede trin involveret, er disse processer en stærk kandidat til automatisering.
I casestudierne anvendte to globale life science-virksomheder RPA til at håndtere deres dokumentation og forbedre den overordnede compliance.
Den første virksomhed reducerede omkostningerne og høstede fordele som f.eks:
- Øget overholdelse
- Reduceret behov for support til dokumenthåndtering
- En ny, strømlinet proces
- Overlegen metrik til sporing af forsøg og dokumenter
I det andet forsøg fokuserede virksomheden på at forbedre compliance og processen for dokumentanmodninger. Igen hjalp RPA virksomheden på følgende måder:
- Opbygge en tilpasningsdygtig og agil tilgang, der kan tilpasses nye krav til compliance og regulering
- Indsamle robuste diagnostiske oplysninger, som virksomheden kan bruge til at forbedre processer.
- Implementer konsekvente eskaleringsprocedurer for påkrævede dokumenter
Ved at forenkle disse forretningsprocesser var begge virksomheder i stand til at spare omkostninger og samtidig opfylde compliance-standarder i et stadig mere komplekst miljø.
Juridisk industri
Den juridiske branche har haft stor gavn af automatiseringen. Tidligere havde virksomheder enorme faciliteter til udskrivning, behandling og opbevaring af dokumenter. At arbejde på papir medførte lange arbejdstider, risiko for menneskelige fejl, sikkerhedsproblemer og meget mere. RPA har hjulpet med at reducere mange af de manuelle tunge løft, der er endemiske i branchen.
Det er selvfølgelig kun én måde, teknologien kan hjælpe på. Andre RPA-brugsscenarier involverer oprettelse af sagsdokumenter, udførelse af databasesøgninger, gennemgang af sagsoplysninger og udfyldelse af rapporter.
#15. Migrering af data
Datamigrering er en standardproces, der kræves af virksomheder i mange sektorer, ikke kun den juridiske industri. Men juridisk praksis kræver ikke bare uovertruffen registrering, men også evnen til at dele og genkalde data med kort varsel.
Da digital transformation blev standard i hele den juridiske verden, havde mange firmaer brug for løsninger til at tage deres eksisterende databaser og hoste dem i skyen. På den måde kan de arbejde på afstand og få adgang til dokumenter, mens de er på farten. Men ikke alle datamigreringsprojekter er enkle.
RPA-casestudie til datamigrering
Det er komplekst nok at migrere til nye databasestrukturer. Men advokatfirmaer har ofte brug for skræddersyede løsninger. Et casestudie med en advokatpraksis, der specialiserer sig i ejendomsformidling , viser, hvordan RPA kan bruges til at løse både enkeltstående problemer og langsigtede forretningsprocesser.
Det pågældende firma skulle flytte hundredvis af ejendomsregistre fra en Microsoft Access-database til en cloud-baseret platform. Men den nye software manglede tilpasningsevnen til at indlæse og validere advokatjournaler.
Ved at opbygge en RPA-proces lykkedes det teamet at migrere dataene med en nøjagtighed på 100 %. Processen tog en halv dag og sparede firmaet for omkring 350 arbejdstimer. Endnu en gang illustrerer dette casestudie mulighederne i RPA-applikationer til at hjælpe med arbejdsgange og frigøre personale til at levere mere kunde- og værdifokuserede opgaver.
