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jüngsten Bericht von Research Nester
geht davon aus, dass bis 2024 zwei Drittel der Managementaufgaben automatisiert sein werden. Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) ist eine äußerst vielseitige Softwarelösung, die bei dieser Transformation der Geschäftswelt eine wichtige Rolle spielen wird.
Unternehmen jeder Couleur können RPA nutzen, um eine Vielzahl von Prozessen, Anwendungen und Abläufen zu automatisieren – mit greifbaren Vorteilen wie Zeit- und Geldersparnis, höherer Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit.
Dieser Artikel beleuchtet einige der besten Möglichkeiten für Teams, die
RPA
nutzen können, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und neue Produktivitätsniveaus zu erschließen.
10 manuelle Geschäftsprozesse, Anwendungen,
und Operationen, die durch RPA ermöglicht werden
Der Markt für Robotic Process Automation wächst mit unglaublicher Geschwindigkeit. Je nachdem, welcher Quelle Sie Glauben schenken, wird die durchschnittliche jährliche Wachstumsrate (CAGR) der Branche für die nächsten sieben Jahre auf einen Wert zwischen
20%
an
40%
.
Es ist klar, dass Unternehmensleiter RPA-Investitionen als wichtigen Teil ihrer Strategien zur digitalen Transformation betrachten. Vorausschauende Unternehmen setzen auf
Hyperautomatisierung
RPA wird sich nahezu flächendeckend durchsetzen.
Teams, die diese Software einsetzen, gewinnen einen Vorsprung gegenüber ihren Mitbewerbern, da RPA in der Lage ist, Vorgänge wie Dateneingabe, Rechnungs- und Zahlungsverarbeitung, Kundendienstaufgaben, Mitarbeiter-Onboarding und vieles mehr zu übernehmen.
Im Folgenden werden einige der Aufgaben vorgestellt, die durch diese Technologie automatisiert werden können und die es Unternehmen ermöglichen, ihre Ressourcen sinnvoller zu nutzen.
#1. Dateneingabe
Die Dateneingabe ist im digitalen Zeitalter eine wichtige Unternehmensfunktion. Es ist jedoch auch einer der sich am meisten wiederholenden und mühsamen manuellen Prozesse. Außerdem leidet sie unter einer hohen menschlichen Fehlerquote. Die Einführung der Automatisierung ist für Unternehmen, die viele Daten verwalten, sehr sinnvoll.
RPA wird in der Lage sein, Vorgänge wie diese zu erledigen:
- Abrufen von Daten aus verschiedenen Quellen, einschließlich Software von Drittanbietern
- Minimierung menschlicher Fehler und Gewährleistung einer einwandfreien Datenqualität und -integrität
- Beschleunigung der Dateneingabeprozesse
- Extrahieren und Bereinigen von Daten, um sicherzustellen, dass sie für zentralisierte Datenbanken richtig strukturiert sind
Im letzten
digital.gov-Jahresbericht von 2022
gab die Organisation an, dass sie der Bundesregierung geholfen hat, durch den Einsatz von RPA etwa 1,5 Millionen Arbeitsstunden einzusparen.
Eine Fallstudie, die in dem Bericht hervorgehoben wird, zeigt, wie das Naval Supply System Command (NAVSUP) RPA eingesetzt hat, um den Wert und die Effizienz seiner Mission zur Verringerung von Umweltverschmutzung und gefährlichen Stoffen, die aus seinen maritimen Operationen resultieren, zu erhöhen.
RPA ermöglichte es der Organisation insbesondere, die manuelle Eingabe von Daten in das Enterprise Resource Planning (ERP)-Tool der Marine zu reduzieren. Zu den automatisierten Prozessen gehören das Lesen und Erfassen von Daten aus einer webbasierten Anwendung und das Senden dieser Daten an das ERP-System. Der technische Leiter von NAVSUP weist darauf hin, dass durch die Einführung von RPA die Schulung von Tagen oder Wochen auf wenige Minuten reduziert werden konnte. Insgesamt hat das Verfahren über 6000 Stunden manuelle Arbeit pro Jahr eingespart.
Mehr über das Projekt können Sie hier lesen.
#2. Bearbeitung der Rücksendung
Jeder, der ein eCommerce-Geschäft betreibt, weiß, dass die Bearbeitung von Rücksendungen eine zeitaufwändige Aufgabe ist.
Die durchschnittliche Rückgabequote für eCommerce-Plattformen liegt bei 18,1 %.
Andere Schätzungen gehen davon aus, dass die Zahl eher bei schwindelerregenden 30 % liegt. Die Bearbeitung von Retouren gehört zu den Aufgaben, die keinen Mehrwert für das Auftragsbuch bringen. Wenn dies jedoch nicht effizient geschieht, kann dies den Ruf eines Unternehmens schädigen und zu Kundenverlusten führen.
Die Bearbeitung einer Steuererklärung umfasst mehrere manuelle Schritte. RPA wird in der Lage sein, Vorgänge wie diese zu erledigen:
- Lesen und Extrahieren von Informationen aus der Kommunikation mit dem Kunden und Einfügen in das System für Rücksendeaufträge.
- Bearbeitung von Rücksendungen durch Beantwortung von Kundenanfragen, Versenden von Versandetiketten und Nachverfolgung der Rücksendung
- Koordinierung von Rückgaben oder Umtausch durch Genehmigung von Transaktionen und Aktualisierung von Konten
- Kommunikation mit dem Kunden bei jedem Schritt der Reise, Bereitstellung von Aktualisierungen und Zeitplänen
Eine solide Rückgabepolitik ist wichtig. Shippo, eine amerikanische Software-Integrationsplattform für den Versand, hat die Ergebnisse einer
jüngste Umfrage
die besagt, dass mehr als acht von zehn Kunden die Rückgabebedingungen eines Unternehmens lesen, bevor sie Waren kaufen, und fast die Hälfte wählt einen anderen Anbieter, wenn ihnen die Bedingungen nicht zusagen.
Die Automatisierung der Rückgabepolitik ist für vielbeschäftigte eCommerce-Betriebe von großer Bedeutung, da sich die Mitarbeiter auf Aufgaben konzentrieren können, die den Umsatz und die Kundentreue fördern.
#3. Onboarding
In den letzten Jahren hat sich der Wert einer soliden Einführungserfahrung deutlich gezeigt. Das Onboarding der Benutzer steht wegen seiner Auswirkungen auf das Endergebnis im Mittelpunkt. Aber auch das Onboarding von Mitarbeitern und Drittanbietern ist ein wichtiger Prozess, der Aufmerksamkeit verdient. Unternehmen haben nur eine Chance, einen ersten Eindruck zu hinterlassen, und wenn sie ihn richtig machen, ist dies ein wichtiger Faktor für starke und dauerhafte Beziehungen.
Das Onboarding umfasst jedoch eine Menge beweglicher Teile. Einige der manuellen Prozesse sind:
- Ausfüllen von Formularen
- Datenerhebung und -verarbeitung
- Lesen und Vorbereiten von Dokumenten und Verträgen
- Hintergrundkontrollen
- Hin- und Her-Kommunikation
Das daraus resultierende Durcheinander von Aufgaben ist eine administrative Belastung, die den Betrieb verlangsamen kann. Die Automatisierung des Onboarding hat mehrere Vorteile, unter anderem:
- Größere Transparenz durch Analysen
- Verbesserte abteilungsübergreifende Koordination
- Niedrigere Kosten
- Minderung von Risiken und Verzögerungen
- Verbesserte Einhaltung der Vorschriften
Es gibt zwar Elemente des Onboarding, die eine persönlichere Note erfordern, aber viele Schritte können automatisiert werden.
Einige Fallstudien
zeigen, wie Personalabteilungen 2000 Arbeitsstunden pro Jahr einsparen und die Einarbeitungszeit um über 80 % verkürzen konnten.
#4. Erstellung von Berichten
Die Erstellung von Berichten ist für die meisten Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Es hilft dem Management, die Trends im Unternehmen zu verfolgen und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Die Erfassung all dieser Daten an einem Ort kann jedoch sehr zeitaufwändig sein.
Eine der großen Herausforderungen bei der Berichterstattung ist die Häufigkeit. Je nach Organisation oder Zweck werden die Berichte täglich, wöchentlich oder monatlich benötigt. In vielen Szenarien werden sie bei Bedarf benötigt. Das Zusammentragen aller Daten aus verschiedenen Quellen kann einen erheblichen Koordinationsaufwand erfordern, wobei häufig Informationen aus unterschiedlichen und unstrukturierten Datenquellen herangezogen werden.
RPA ermöglicht es Fachleuten aus den Bereichen Personalwesen, Finanzen, Marketing und anderen Abteilungen, Informationen aus einer Vielzahl von Quellen schnell zusammenzustellen. Bots können darauf trainiert werden, Daten aus E-Mails, Tabellenkalkulationen, Datenbanken und einer Reihe von Anwendungen zu sammeln. Durch die Festlegung dieser Aufgaben auf bestimmte Zeitabstände lässt sich ein Großteil der Arbeit bei der Berichterstattung einsparen.
Bei der Berichterstattung geht es um viel mehr als um die Auflistung von Fakten und Zahlen. Die Statistiken sind zwar von wesentlicher Bedeutung, aber ihr wirklicher Wert liegt in der Gewinnung wertvoller Erkenntnisse. Das macht sie in vielerlei Hinsicht zu einem klassischen RPA-Anwendungsfall, denn die Technologie ergänzt die Mitarbeiter und hilft ihnen, bessere Arbeit zu leisten.
RPA ermöglicht eine effiziente Arbeitsteilung, die die Ressourcen maximiert. Bots können schnell Daten aus einer Vielzahl von Quellen zusammenstellen, während menschliche Mitarbeiter die Daten kontextualisieren und verstehen können. Unternehmen können jede Woche oder jeden Monat Stunden einsparen, die sich schnell summieren. Es ist eine perfekte Kombination aus der Effizienz von Bots und menschlicher Kreativität.
#5. KYC- und AML-Einhaltung
Die Verpflichtung, seine Kunden zu kennen (KYC), betrifft viele verschiedene Unternehmen. Banken und Finanzinstitute, Kreditgeber, FinTechs, Wettbüros, Makler und viele mehr sind verpflichtet, Kundendaten und Dokumente zu sammeln und zu verwalten, um die Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche (AML) zu erfüllen.
Auch diese Verpflichtungen tragen nicht zu den Einnahmen im Auftragsbuch bei. Doch die Nichteinhaltung der Vorschriften schadet den Unternehmen in Form von Geldstrafen und Rufschädigung. Einfach ausgedrückt: Diese Aufgaben sind ideale Kandidaten für die Automatisierung.
RPA wird in der Lage sein, Vorgänge wie diese zu erledigen:
- Lesen und Analysieren von Kundendaten und Dokumenten
- Validierung von Kundeninformationen
- Zusammenstellung und Prüfung von Kundendaten
- Durchführung von Risikobewertungen
- Kundenkommunikation
Die City Union Bank (CUB),
eine führende südindische Bank, hat die Automatisierung der KYC- und Kontoeröffnungsprozesse eingeführt
.
RPA aktiviert:
- 66 % weniger Arbeitsaufwand
- Eine 7-fache Beschleunigung der Kontoeröffnung
- Deutlich reduzierte Fehlerquoten
Insgesamt sind dies hervorragende Ergebnisse, die verdeutlichen, wie RPA Unternehmen zum Erfolg verhilft.
#6. Automatisierung der Gehaltsabrechnung
Die Gehaltsabrechnung ist für Unternehmen jeder Größe zeitaufwändig. Große Unternehmen haben eine beträchtliche Anzahl von Mitarbeitern zu bezahlen, während kleinere Firmen nicht immer das Budget für spezielle Lohnbuchhalter haben.
Es gibt mehrere Gründe, warum die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein idealer Kandidat für RPA ist. Zunächst einmal handelt es sich um umfangreiche, regelbasierte Aufgaben. Ein Großteil der Arbeit fällt unter die Kategorie der Datenverarbeitung. Die manuelle Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst Datenerfassung, Spesenabrechnung, Steuerberechnungen, Sozialleistungen und andere komplexe Vorgänge.
Zu den Vorteilen von RPA für die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung gehören höhere Geschwindigkeit, Genauigkeit, Kosteneinsparungen und eine striktere Einhaltung der Compliance. A
Fallstudie einer großen Hospitality-Gruppe
zeigt das Potenzial von RPA für die Lohn- und Gehaltsabrechnung: Die Kosten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung konnten um rund 90 % gesenkt werden, was eine Einsparung von 200 000 US-Dollar pro Jahr bedeutet.
#7. Marketing
Die schwierigen wirtschaftlichen Bedingungen der letzten Zeit haben die Wirtschaftsführer gezwungen, Haushaltskürzungen zu erwägen. Wie immer gehören die Marketingabteilungen zu den ersten Abteilungen, die die Abkühlung der Konjunktur zu spüren bekommen. Die Teams für die Umsatzgenerierung sollen „mit weniger mehr erreichen“, was unter den derzeitigen Bedingungen eine große Herausforderung darstellt.
Die Kundengewinnungskosten (CAC) sind in den letzten Jahren außer Kontrolle geraten. Die Suche nach neuen Aufträgen ist für einige Unternehmen so wettbewerbsintensiv geworden, dass sie die Gesamtrentabilität beeinträchtigt. RPA kann Marketingteams helfen, indem es viele sich wiederholende und zeitintensive Aufgaben automatisiert, die mit der Umsatzsteigerung verbunden sind.
In einem Marketingkontext wird RPA in der Lage sein, Aufgaben wie diese zu erledigen:
- Automatisierung von Kampagnen über SMS, E-Mail und soziale Medien
- PPC-Anzeigengebote auf Google und Facebook Ads
- A/B-Tests für Anzeigen, um eine maximale Wirksamkeit der Anzeigen zu gewährleisten
- Erstellung von SEO-Berichten für Schlüsselwörter und Kampagneneffektivität
- Scoring und Qualifizierung von Leads
Tatsächlich ist die Automatisierung für das Marketing so effektiv, dass in den letzten Jahren eine Menge spezieller Software entstanden ist, die diese Aufgabe übernimmt. Ein Nachteil ist, dass einige dieser Instrumente teuer sind oder einen Teil des Werbebudgets erfordern, aber keine hundertprozentige Garantie für Ergebnisse bieten. Mit RPA-Tools können Unternehmen ihre eigenen Versionen dieser Maschinen erstellen, die ihren Zielen und Software-Stacks entsprechen.
#8. Bonitätsprüfung
Bonitätsprüfungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Sorgfaltspflicht. Obwohl der Schutz Ihres Unternehmens oberste Priorität haben sollte, vernachlässigen viele Teams die Arbeit, die sie dafür aufwenden müssen. Infolgedessen zahlen sie am Ende dafür.
Es gibt verschiedene Szenarien, in denen Unternehmen Bonitätsprüfungen durchführen müssen. Zum Beispiel bei der Aufnahme von neuen Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern. Darüber hinaus sind Bonitätsprüfungen auch Teil der allgemeinen Compliance bei der Aufnahme neuer Lieferanten.
Automatisierte Kreditprüfungen sind für Unternehmen in mehrfacher Hinsicht von Vorteil. Zunächst einmal sind sie schnell, was die Entscheidungsfindung in Unternehmen erheblich beschleunigt. Aber das sind noch nicht alle Vorteile. Der Ausschluss von Menschen aus der Gleichung hat weitere Vorteile, z. B. die Verringerung möglicher Voreingenommenheit gegenüber Loanees und die Senkung der damit verbundenen Arbeitskosten.
RPA ermöglicht es Unternehmen, sich in Arbeitssysteme einzuloggen, Daten zu sammeln, sie mit Kreditauskunfteien abzugleichen, relevante Informationen zu extrahieren und innerhalb von Minuten einen Bericht zu erstellen. Teams können es sogar in ihre Arbeitsabläufe integrieren, so dass der Prozess ohne menschliches Zutun ausgelöst wird.
#9. Preisüberwachung und -vergleiche
Unternehmen können an mehreren Fronten miteinander konkurrieren. Sie können sich von ihren Konkurrenten durch die Qualität ihrer Waren oder Dienstleistungen oder durch das Angebot von Support oder Komfort auf höchstem Niveau abheben. Aber man kommt nicht um die Tatsache herum, dass der Preis für die Verbraucher ein wichtiger Faktor ist.
Auf überfüllten Märkten ist der Preis ein Wettbewerbsvorteil. Insbesondere die dynamische Preisgestaltung ist ein wichtiges Instrument auf schnelllebigen Märkten mit hohem Volumen. Die Überwachung der Wettbewerber, um zu sehen, wie sie ihre Angebote anpassen, ist jedoch mit viel manueller Arbeit verbunden. Darüber hinaus ist dies eine Aufgabe, die viel Aufmerksamkeit erfordert.
Der Einsatz von RPA ermöglicht es den Teams, die Websites der Wettbewerber zu durchforsten und Preisänderungen festzustellen. Wenn das Unternehmensziel darin besteht, unter den Angeboten der Konkurrenten zu bleiben oder mit ihnen gleichzuziehen, können die Teams ihre Preise so automatisieren, dass sie mit den Angeboten der Konkurrenten steigen und fallen. Dabei muss es nicht einmal um Änderungen in Echtzeit gehen; es kann auch darum gehen, sicherzustellen, dass die CRM-Systeme ständig auf dem neuesten Stand sind, damit die Vertriebsteams immer über die besten Informationen verfügen, die ihnen beim Abschluss von Geschäften helfen.
Einkäufer können RPA auch nutzen, um die Rohstoffpreise zu überwachen. Indem sie bestimmte Parameter festlegen, können sie sich Waren zu günstigen Tarifen sichern und so Unsummen sparen.
#10. Planung und Verfolgung von Sendungen
Obwohl Versand und Logistik zu den Hauptakteuren des allgemeinen Trends zur Digitalisierung gehören, gibt es immer noch erstaunlich viel manuelle Arbeit bei der Planung und Verfolgung von Geschäftsvorgängen in diesen Bereichen. Bei so vielen verschiedenen Lieferanten mit jeweils eigenen Portalen kann die Koordination des Versands und die Überwachung des Wareneingangs viel Zeit in Anspruch nehmen.
RPA kann Vorgänge wie diese erledigen:
- Suche nach den schnellsten oder kostengünstigsten Transportrouten
- Bearbeitung von Aufträgen und Zahlungen
- Kommunikation mit Lager- oder Bestandsverwaltungssoftware
- Nachverfolgung der Lieferungen und vollständige Prüfung
- Übermittlung von Aktualisierungen über Kommunikationsplattformen
- Erstellung von Rechnungen
Automatisierung, ob Softwaretests, RPA oder andere, kann Einzelhändlern, E-Commerce-Shops oder Drittanbietern dabei helfen, einen kundenorientierten Ansatz in der Logistik zu implementieren. Durch die Verringerung der für Versandanfragen aufgewendeten manuellen Arbeitsstunden können die Betriebskosten erheblich gesenkt und gleichzeitig sichergestellt werden, dass die Kunden den von ihnen geforderten Service erhalten.
