Die Automatisierung robotergestützter Prozesse im Personalwesen hat die Abläufe gestrafft, die Effizienz gesteigert und die Kosten im Personalwesen gesenkt. Darüber hinaus hat die Automatisierung des Personalwesens im Zuge der Digitalisierung der Arbeitswelt eine Reihe von Problemen gelöst, die sich aus der Telearbeit ergeben, z. B. die Überbrückung von Altsystemen, die Verbesserung der Datenübertragung und die Erhöhung der Cybersicherheit.
RPA in der Personalabteilung hilft bei der Automatisierung einer Vielzahl von sich wiederholenden Aufgaben und ermöglicht es Personalfachleuten, eine wertorientierte, auf den Menschen ausgerichtete Arbeit zu leisten, die sich auf die Arbeitszufriedenheit und damit auf den Ruf des Arbeitgebers und die Mitarbeiterbindung auswirkt.
Dieser Artikel befasst sich mit RPA-Anwendungsfällen im Personalwesen, Fallstudien, Vorteilen, Herausforderungen und den Trends, die die Zukunft der Personalautomatisierung bestimmen werden.
Marktgröße von RPA für HR
Genaue Zahlen zur Robotic Process Automation im Personalwesen sind schwer zu finden. Der weltweite Markt für HR-Technologien wird im Jahr 2023 auf rund 40 Milliarden US-Dollar geschätzt, mit einer prognostizierten jährlichen Wachstumsrate von 9,2 %.
Die RPA-Implementierung gilt neben KI/ML-Tools als ein wichtiger Treiber im Bereich der HR-Technologie. McKinsey geht davon aus, dass in den nächsten fünf Jahren etwa 25 % der Investitionsausgaben auf Automatisierungstools entfallen werden, was darauf schließen lässt, dass das obere Ende der Ausgaben für RPA-Technologien und -Dienstleistungen in naher Zukunft bis zu 10 Milliarden US-Dollar erreichen könnte.
Vorteile von RPA im HR-Bereich
Es gibt mehrere zwingende Gründe für die Einführung von RPA-Technologien im Personalwesen. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Gründe genannt, warum HR-Teams RPA einsetzen sollten.
#1. Höhere Produktivität
In der Personalabteilung bezieht sich „hire-to-retire“ auf den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters, von der Einstellung über das Onboarding und das Leistungsmanagement bis hin zum Eintritt in den Ruhestand. Mit anderen Worten: alle Interaktionen, die ein Personalverantwortlicher mit einem einzelnen Mitarbeiter hat.
McKinsey geht davon aus, dass sich weit über 50 % dieser Aufgaben für eine Automatisierung mit RPA eignen. Wenn Sie jedoch kognitive KI-Technologien hinzufügen, wächst die Zahl der Aufgaben, die Sie automatisieren können, erheblich.
Jeder Personalverantwortliche wird Ihnen bestätigen, dass seine täglichen Aufgaben viele sich wiederholende, regelbasierte Prozesse umfassen, wie z. B. Hintergrundprüfungen, Gehaltsanpassungen, Urlaubsgenehmigungen, Leistungsmanagement, Lebenslaufscreening, Onboarding und vieles mehr. RPA kann diese Aufgaben übernehmen und HR-Teams entlasten, damit sie den Menschen wieder in die Personalabteilung zurückholen können.
#2. Effizientere Talentakquise
Die Talentakquise (TA) ist in den letzten Jahren ein wichtiges Thema. COVID-19 verursachte erhebliche Störungen, und selbst als sich die Lage wieder normalisierte, war die Erwerbsbeteiligung geringer. Wenn man die veränderten Arbeitsanforderungen aufgrund der zunehmenden Digitalisierung, das allmähliche Ausscheiden der Babyboomer-Generation und den allgegenwärtigen Mangel an MINT-Fachkräften hinzurechnet, ergibt sich eine Situation, in der die Arbeitgeber Schwierigkeiten haben, Stellen zu besetzen.
RPA kann Personalbeschaffungsteams auf verschiedene Weise unterstützen. Diese Tools können die Veröffentlichung von Stellenanzeigen, die Sichtung von Lebensläufen, die Planung von Vorstellungsgesprächen und die Kommunikation mit Bewerbern automatisieren. Durch die Straffung des Akquisitionsprozesses haben die Personalverantwortlichen mehr Zeit, sich auf Vorstellungsgespräche zu konzentrieren, was zu einer effizienteren Pipeline führt.
Ein weiterer Aspekt ist, dass RPA-Tools auch viele der Lücken schließen können, die durch Schwierigkeiten bei der Talentgewinnung entstehen. Diese Tools können einen Teil des Drucks mindern und es den Teams ermöglichen, trotz eines schrumpfenden Pools an verfügbaren Talenten einsatzfähig zu bleiben.
#3. Erhöhte Genauigkeit
Wie die meisten anderen Sektoren und Abteilungen hat auch das Personalwesen in den letzten Jahren eine digitale Entwicklung durchlaufen. Kommunikation, Aufzeichnungen und Mitarbeiterdaten werden digital gespeichert, oft in verschiedenen Anwendungen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken und Mitarbeiterportalen.
Da so viele Daten hin- und hergehen, ist das Risiko menschlicher Fehler gestiegen. Die Folgen dieser Fehler reichen von geringfügigen Unannehmlichkeiten bis hin zu schwerwiegenderen Problemen wie Verzögerungen bei der Arbeitserlaubnis, ungenauen Zahlungen oder verpassten Neueinstellungen. RPA-Tools für Unternehmen helfen, diese Probleme zu lösen, indem sie menschliche Fehler aus automatisierten Prozessen eliminieren.
#4. Verringerung der Mitarbeiterabwanderung
Die Einstellung von Mitarbeitern ist schwierig und kostspielig, daher möchten Sie sicherstellen, dass sie lange genug bleiben, um ihre Spitzenproduktivität zu erreichen und Ihre Investition zu amortisieren. Leider ist die Mitarbeiterbindung für viele Unternehmen ein großes Problem, da der allgemeine Fachkräftemangel den Markt verzerrt und zu einer erhöhten Abwanderung von Mitarbeitern führt.
Ein weiterer Aspekt ist, dass sich nach dem COVID die Vorstellungen der Menschen von der Arbeit verändert haben. Die Mitarbeiter wünschen sich eine bessere Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben, die Möglichkeit der Fernarbeit oder hybride Arbeitsformen sowie Technologien, die ihnen das Leben erleichtern. RPA-Tools können in all diesen Bereichen helfen und die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen. Wenn Sie an Ihrem HR-Team festhalten, können Sie sich besser um die Bindung und Gewinnung von Mitarbeitern kümmern.
#5. Kosten reduzieren
Einer der überzeugendsten Gründe, in RPA zu investieren, sind Kosteneinsparungen. Haushaltskürzungen und unsichere Wirtschaftsaussichten zwingen die Führungsetage dazu, über Möglichkeiten nachzudenken, mit weniger mehr zu erreichen. RPA kann in mehrfacher Hinsicht helfen. So können Sie beispielsweise durch die Automatisierung von HR-Aufgaben den Personalbestand reduzieren.
Zweitens kann RPA Unternehmen bei der Skalierung helfen, indem es ihr bestehendes Personal ergänzt und ihnen hilft, produktiver zu werden, ohne neue Mitarbeiter einzustellen.
Drittens ist RPA in der Lage, die Lücke zwischen Legacy-Software und neuen Tools zu überbrücken, so dass Teams die Kosten für Investitionen in neue Tools reduzieren können, wenn sie über eine perfekt funktionierende, aber veraltete Software verfügen, die die Aufgabe erfüllt.
#6. Skalierbarkeit
Ein weiterer großer Vorteil, den der Einsatz von RPA im Personalwesen mit sich bringt, ist die Skalierbarkeit. Ein plötzlicher Geschäftsaufschwung kann den Personalabteilungen große Kopfschmerzen bereiten, da sie mit der Einstellung neuer Mitarbeiter zu kämpfen haben. Tools zur Automatisierung von Unternehmenssoftwaretests und RPA-Lösungen können jedoch mit Ihnen wachsen, was bedeutet, dass neue Aufträge nicht gleichbedeutend mit einer größeren Belastung für Ihr HR-Team sind.
RPA in HR Anwendungsfälle
RPA-Anwendungsfälle im Personalwesen helfen bei der Rekrutierung, Schulung, dem Onboarding, der Anwesenheitsverwaltung, dem Leistungsmanagement und vielem mehr.
Um einige der besten Anwendungsfälle von RPA in der Personalabteilung hervorzuheben, werfen wir einen Blick auf den Lebenszyklus eines Mitarbeiters von der Einstellung bis zur Pensionierung und sehen, wie RPA in jeder Phase hilft.
#1. Automatisierung der Personalbeschaffung
Personal- und Talentakquisitionsteams haben viel zu tun, um potenzielle Mitarbeiter zu finden, zu bewerten und mit ihnen zu kommunizieren. RPA kann in verschiedenen Bereichen des Einstellungsverfahrens eingesetzt werden.
Anzeigen aufgeben:
Sobald ein Personalverantwortlicher den Bedarf an einem neuen Mitarbeiter darlegt und die Details und Anforderungen der Stelle übermittelt, kann er RPA-Tools einsetzen, um die Stellenausschreibung auf einer Vielzahl von Websites zu automatisieren. Bei der Vielzahl der verfügbaren Websites ist dies eine klassische, zeitaufwändige Aufgabe, die den HR-Teams viel Zeit sparen kann.
Sichtung der Kandidaten:
Die Automatisierung wird in der Branche bereits in Form eines Applicant Tracking Systems (ATS) eingesetzt, das Lebensläufe nach vordefinierten Stichworten durchsucht.
Auswahl der Interviews:
Sobald die Lebensläufe gesichtet sind, können die Personalverantwortlichen die besten Bewerber auswählen und zu einem Vorstellungsgespräch einladen. RPA-Tools können Angebote automatisieren und Bewerbern Zeitfenster für Vorstellungsgespräche senden. Darüber hinaus können Sie abgelehnten Bewerbern automatisch eine Absage schicken.
Versendung von Angebotsschreiben:
Es ist mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden, den richtigen Bewerber und das richtige Angebotsschreiben zu versenden. Diese Schreiben müssen personalisiert sein und sowohl den betrieblichen als auch den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. RPA-Bots sind eine gute Wahl, um diese Vorschriften zu synthetisieren und sicherzustellen, dass Ihre Angebotsschreiben auf dem neuesten Stand sind.
Darüber hinaus kann die Technologie auch so angepasst werden, dass sie die Antworten der Bewerber verfolgt und den Personalverantwortlichen Aktualisierungen per E-Mail übermittelt.
#2. Onboarding-Automatisierung
Sobald Sie neue Mitarbeiter gefunden haben, fängt Ihre Arbeit erst an. Ein erfolgreiches Onboarding ist einer der wichtigsten Prädiktoren für die Mitarbeiterbindung, also müssen Sie es richtig machen.
Da immer mehr Teams auf Remote- und Hybridarbeit setzen, kann es leicht passieren, dass neue Mitarbeiter durch die Maschen fallen. Wenn Sie möchten, dass Ihre neuen Mitarbeiter sofort durchstarten, ist die Automatisierung von Teilen des Einführungsprozesses die Lösung. Hier sind einige Bereiche, in denen RPA den HR-Teams helfen kann.
Hintergrundprüfungen:
Hintergrundprüfungen können automatisiert werden, indem RPA-Bots gezeigt wird, wie sie Informationen von den entsprechenden Portalen senden und sammeln können. RPA-Bots können bei der Überprüfung von Beschäftigungsverläufen, Qualifikationen und strafrechtlichen Hintergrundprüfungen helfen.
Angaben zum Arbeitnehmer:
Neue Mitarbeiter müssen in die HR-Systeme aufgenommen werden. RPA-Systeme können die Dateneingabe ersetzen, indem sie sachdienliche Informationen aus Dokumenten extrahieren und an das entsprechende System weiterleiten.
Dokumentanfragen:
RPA-Tools können die Anforderung und das Hochladen verschiedener Mitarbeiterdokumente automatisieren, z. B. Ausweise, Steuerunterlagen, Abschlüsse, Zeugnisse usw.
Beglaubigung von Konten:
Neue Mitarbeiter benötigen Logins für Unternehmenssoftware, Maschinen und alle relevanten Portale. RPA-Tools können diese Konten sowohl vorbereiten als auch kommunizieren.
Lernen und Entwicklung:
Lern- und Entwicklungsmaterialien sowie Informationen wie Ihr Unternehmenshandbuch sollten Ihren Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, um sie auf den neuesten Stand zu bringen. RPA-Tools können sowohl bei der Bereitstellung als auch bei der Nachverfolgung von Interaktionen mit diesem Material helfen und sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter bereit sind, produktiv zu arbeiten.
#3. Verwaltung von Mitarbeiterdaten
Sobald Ihre neuen Mitarbeiter eingearbeitet sind, gibt es eine Reihe von Aufgaben, die erledigt werden müssen. RPA kann dazu beitragen, viele dieser Aufgaben zu rationalisieren.
Reise- und Spesenabrechnungen:
Reise- und Spesenabrechnungen sind eine weitere manuelle Aufgabe, die häufig zwischen der Personal- und der Finanzabteilung aufgeteilt wird. Die Verfolgung dieser Kosten ist wichtig, damit die Unternehmen über eine aktuelle Buchführung verfügen und den Mitarbeitern alle Ausgaben erstattet werden können.
OCR-Software (Optical Character Recognition ) kann zusammen mit RPA-Tools eingesetzt werden, um Belege zu lesen und zu verarbeiten, sie mit den Reise- und Spesenregeln des Unternehmens abzugleichen und die Informationen entweder zu genehmigen oder zu eskalieren, was zu einer reibungslosen und schnelleren Bearbeitung führt.
Urlaubsverwaltung:
Die Beantragung von Urlaub und freien Tagen per E-Mail kann problemlos mit RPA-Tools abgewickelt werden. Mithilfe von OCR-Software können sie die unstrukturierten Daten in eine Anfrage umwandeln und auch Genehmigungs- oder Ablehnungs-E-Mails bearbeiten.
Leistungsmanagement:
Leistungsmanagement ist ein Bestandteil jeder gesunden Organisation. HR-Teams müssen eine Vielzahl von Daten zusammenstellen, um genaue Beurteilungen abgeben zu können. RPA-Tools eignen sich perfekt für die Aufgabe, Daten aus verschiedenen Datenbanken, Tabellen und anderen Informationsquellen zu sammeln und für die Leistungsbeurteilung zu zentralisieren.
Gehaltsabrechnung:
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird zwar von der Buchhaltung bearbeitet, aber in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung. Es ist viel Dateneingabe und manuelle Informationsverarbeitung erforderlich, z. B. bei der Verwaltung von Urlaubsgeld, Abzügen, Überstunden, Verträgen usw.
RPA kann die Kommunikation zwischen der Personalabteilung und der Lohnbuchhaltung automatisieren und sicherstellen, dass wichtige Details und Dokumente eingespart werden, was zu einer pünktlichen und genauen Lohnabrechnung und zufriedenen Mitarbeitern führt.
Einhaltung der Vorschriften:
Die Vorschriften sind ständig in Bewegung, so dass die Personalabteilungen Mühe haben, auf dem Laufenden zu bleiben. Wenn sich die Arbeitsgesetze ändern, können RPA-Bots implementiert werden, um Unternehmensunterlagen, Mitarbeiterdaten und Berichte schnell und präzise zu aktualisieren.
#4. Ausstiegsmanagement
Das Exit-Management ist im Wesentlichen die andere Seite des Onboarding, bei dem die HR-Teams das reibungslose Ausscheiden eines Mitarbeiters aufgrund von Pensionierung, Kündigung oder Wechsel zu neuen Aufgaben verwalten. Das Verfahren ist mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden, z. B. mit dem Versand von Briefen, der Entfernung von IT-Zugangsdaten und sogar mit der Organisation von Austrittsgesprächen oder Umfragen.
Weitere Bereiche, die mit RPA-Tools automatisiert werden können, sind die Anforderung und Erfassung der Rückgabe von Firmenvermögen, die Ungültigmachung von Firmenzugangskarten, die Benachrichtigung von Vorgesetzten und die Erstellung von Austrittsdokumenten.
Wie Sie sehen, kann RPA HR-Teams dabei helfen, Aufgaben über den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters hinweg zu automatisieren.
Fallstudien zur RPA-HR-Abteilung
Fallstudie Nr. 1. Robotergestützte Prozessautomatisierung für HR und Lohnbuchhaltung
Unsere erste Fallstudie zu RPA in der Personalabteilung zeigt die Vorteile der Automatisierung des Gehaltsabrechnungsprozesses für HR-Teams. Bei dem Kunden handelte es sich um ein im Vereinigten Königreich ansässiges Personalvermittlungsunternehmen, das Schwierigkeiten hatte, den Urlaub und andere Abwesenheiten seiner Mitarbeiter zu verwalten.
Das Personal nutzte ein Webportal, um Urlaub zu beantragen und Krankheitstage zu melden. Das HR-Team nutzte jedoch immer noch ein Offline-HR-Software-System, um Gehaltsberechnungen durchzuführen, die aufgrund von Abwesenheiten angepasst werden mussten. Dieser Prozess war monatlich, zeitaufwendig und fehleranfällig.
Das Unternehmen führte eine Prüfung seines bestehenden IT-Systems und seiner Lohnsoftware durch und ermittelte eine Methode zur Integration dieser Systeme. Die Lösung würde die Kommunikation sowohl für den Mitarbeiter als auch für das HR-Team vorbereiten und automatisieren, um Änderungen aufgrund von Abwesenheit zu bestätigen.
Anschließend wird bis zum Monatsende eine Probeabrechnung durchgeführt, die von einem Personalspezialisten genehmigt werden muss. Nach der Genehmigung erstellt der Bot ein Dokument mit den Gehältern, die um die Tage der Versicherungsbeiträge, Prämien usw. bereinigt sind, und sendet es an das elektronische Banksystem.
Das Ergebnis war, dass der Zeitaufwand für diese Aufgaben um 920 % pro Monat reduziert wurde, weniger Fehler in der Gehaltsabrechnung auftraten und der ROI des Projekts bei über 10 % lag.
Fallstudie Nr. 2: Robotergestützte Prozessautomatisierung für die Personalarbeit
Der Einsatz von RPA in der Personalarbeit ist ein sicherer Weg zu mehr Effizienz. In einer Fallstudie wurde ein großes Offshore-Outsourcing-Unternehmen, das über 200.000 Mitarbeiter beschäftigte, mit einer hohen Personalfluktuation und allen damit verbundenen Problemen konfrontiert. Die Daten der Mitarbeiter waren in verschiedenen Systemen gespeichert, und der Prozess des Eintritts oder Austritts war äußerst ineffizient.
Eines der größten Probleme der Organisation bestand darin, dass verschiedene Abteilungen für unterschiedliche Aufgaben zuständig waren. Die verschiedenen Aufgaben im Zusammenhang mit der An- und Abmeldung von Mitarbeitern wurden zwischen der Personalabteilung, den Einrichtungen und der IT aufgeteilt.
Jedes Team arbeitete unabhängig. Daher mussten die Übergaben koordiniert werden, was oft zu langen Verzögerungen und Frustration bei den Mitarbeitern führte. Eines der ständigen Hindernisse bestand darin, dass die Teams Informationen in Form von unstrukturierten Daten austauschten, die manuell in verschiedene Systeme eingegeben werden mussten, was sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig war.
Das Unternehmen löste diese Ineffizienzen durch die Entwicklung einer End-to-End-Lösung, die in der Lage war, jede Abteilung zu orchestrieren. Sie schufen ein Webportal, das es den Teams ermöglichte, Daten an ein zentrales System zu übermitteln, wodurch die Wartezeiten zwischen den Abteilungen verkürzt wurden, da Eingaben gleichzeitig oder nacheinander erfolgen konnten.
Von dort aus wurden die Geschäftsprozesse Schritt für Schritt abgewickelt, wobei jedes Team per E-Mail darüber informiert wurde, was erforderlich war. Das Ergebnis war ein wesentlich schnelleres Offboarding, das für mehr Sicherheit im Unternehmen sorgte und den Verlust von Unternehmensvermögen verhinderte.
Das Unternehmen reduzierte die Bearbeitungszeit um 90 %, verbesserte die Sicherheit und steigerte die Mitarbeiterzufriedenheit.
Fallstudie #3: Robotische Prozessautomatisierung für die Personalarbeit
Ein multinationales Unternehmen, das Unternehmensberatung, IT- und Outsourcing-Dienstleistungen in 50 Ländern für über 1000 Kunden anbietet, stand vor einer großen Herausforderung. Das Unternehmen war so groß und umfangreich, dass seine Human Resource Outsourcing (HRO)-Dienstleistungen für viele verschiedene Prozesse verantwortlich waren. Zu diesen Aufgaben gehörten u. a. Talentakquisition, Mitarbeiterverwaltung, Lernen und Entwicklung, Sozialleistungen, Arbeitszufriedenheit und vieles mehr.
Das Hauptproblem bestand darin, dass jeder dieser Bereiche ein umfangreiches Management erforderte und es an manuellen Aufgaben und komplexer Koordination nicht mangelte. Erschwerend kam hinzu, dass viele ihrer Kunden schnell wuchsen, so dass das Unternehmen mit ihnen wachsen musste. Andernfalls käme es zu Engpässen, die die Zufriedenheit der Mitarbeiter beeinträchtigen würden.
Ein Audit mit einem RPA-Anbieter ergab mehrere Prozesse, die für eine Automatisierung in Frage kamen, darunter die Synchronisierung von Daten zwischen verschiedenen Anwendungen und dem ERP-System des Unternehmens, die Datenextraktion aus E-Mails und die Datenstandardisierung.
Das Unternehmen automatisierte mehrere Prozesse, darunter die Berechnung von Schichtzulagen, die Erstellung von Angebotsschreiben für neue Mitarbeiter, Hintergrundprüfungen, Schulungsprogramme und verschiedene Offboarding-Prozesse.
Das Ergebnis war eine Verringerung der manuellen Aufgaben um 70 %, eine Verbesserung der Bearbeitungszeit um 55 % und eine Nettoeinsparung von fast 700.000 Dollar.
Robotic Process Automation für HR-Herausforderungen
Die Einführung von RPA für HR-Prozesse spart zwar Zeit, Geld und Mühe, aber es gibt einige Schwierigkeiten, die Unternehmen für eine erfolgreiche Einführung überwinden müssen. Hier sind einige der wichtigsten Themen, die die Implementierung von RPA und HR in der Belegschaft betreffen.
#1. Technische Fähigkeiten
Der Wechsel von traditionellen Arbeitsplätzen zu einer digitalen Umgebung mit RPA erfordert einige Überlegungen. RPA ist viel schneller zu implementieren als viele neue Software-Tools. Das heißt aber nicht, dass es keine Wachstumsschmerzen gibt.
In der Tat muss die Umstellung sorgfältig geplant werden, wobei die Ermittlung von Anforderungen und Prozessen wesentliche Schritte sind. Im besten Fall fühlen sich die HR-Teams sicher, ihre eigene Prozessautomatisierung auf der Grundlage ihrer persönlichen Arbeitsabläufe zu entwickeln.
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#2. Kommunikation auf Abteilungsebene
Die Personalabteilung ist das Herzstück eines Unternehmens und kommuniziert mit einer Vielzahl von Abteilungen und Teams. Daher müssen bei einer RPA-Implementierung Informationen aus verschiedenen Abteilungen wie Finanzen, Rechtsabteilung, IT und anderen einbezogen werden.
Bei jeder Einführung müssen Softwareanwendungen und Systeme miteinander verbunden werden, um die gemeinsame Nutzung von Daten optimal zu nutzen. Außerdem ist eine Koordinierung zwischen den Abteilungen und die Zustimmung der Beteiligten erforderlich.
#3. Widerstand gegen den Wandel
Automatisierungstechnologien und insbesondere die künstliche Intelligenz haben das Potenzial, weitreichende Störungen in der gesamten Belegschaft zu verursachen. Die Personalabteilungen sind gegen diese Veränderungen nicht immun, was bei einigen Mitarbeitern zu Widerstand führen könnte.
Der Umgang mit der Umstellung erfordert eine Mischung aus Transparenz, Aufklärung und Versuch und Irrtum. Einige Aufgaben könnten durch RPA-Tools wegfallen, aber es werden sich auch neue Möglichkeiten ergeben. Die Umschulung von HR-Mitarbeitern wird ihnen helfen, im Zeitalter des digitalen Arbeitsplatzes relevant zu bleiben.
Insgesamt wird der Einsatz von Automatisierung im Personalwesen es den Personalverantwortlichen ermöglichen, weniger Zeit mit Routineaufgaben und mehr Zeit mit menschenbezogenen Aktivitäten zu verbringen. Dies kann in vielerlei Form geschehen, z. B. durch die Unterstützung neuer Mitarbeiter bei der Eingewöhnung, die Verbesserung der Arbeitszufriedenheit durch regelmäßige Kontrollbesuche oder auch die Unterstützung bei der Weiterbildung und Entwicklung.
RPA in HR-Trends
RPA ist ein spannender Bereich mit der Flexibilität, sich weiterzuentwickeln und die Anforderungen der Unternehmen zu erfüllen. Hier sind einige der Trends, die die RPA-Technologie im HR-Sektor prägen.
#1. Zufriedenheit der Mitarbeiter
RPA ist bekannt für seine Fähigkeit, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Ein Großteil der Berichterstattung zu diesem Thema befasst sich mit der Automatisierung alltäglicher Aufgaben, die es dem Personal ermöglichen, sich auf interessantere und spannendere Tätigkeiten zu konzentrieren.
Wie Deloitte betont, kann jedoch auch die Automatisierung der Gehaltsabrechnung, des Onboardings und der Leistungsbeurteilung zu einer höheren Zufriedenheit führen. Sie gehen davon aus, dass die Unternehmen weiterhin in RPA-Tools investieren werden, um die Mitarbeiterkommunikation zu verbessern und den Personalverantwortlichen die Möglichkeit zu geben, bessere Strategien zur Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu entwickeln und umzusetzen.
#2. RPA kann die HR-Produktivitätslücke schließen
Wie eine Studie der Hackett Group zeigt, ist die Arbeitsbelastung im Personalwesen in diesem Jahr um 10 % gestiegen, während die Personalbudgets unverändert blieben. Das Ergebnis ist eine Produktivitätslücke von 10 % und eine Effizienzlücke von 10 %.
Mit weniger mehr zu erreichen ist einer der überzeugendsten Vorteile von RPA. Die Technologie kann viele sich wiederholende Aufgaben automatisieren und die Produktivitäts- und Effizienzlücken schließen, während die Ergänzung durch intelligente Automatisierung den HR-Teams die Automatisierung komplexerer Aufgaben ermöglicht.
#3. Engagement der digitalen Belegschaft
Die digitale Belegschaft – ein ortsunabhängiges, ständig vernetztes Ökosystem aus Geräten, Anwendungen und Daten – ist in den letzten Jahren zur Realität geworden. Die digitale Transformation wurde durch COVID-19 beschleunigt und führte zu einer Zunahme von Hybrid- und Remote-First-Teams. Doch in letzter Zeit rufen die Unternehmen ihre Mitarbeiter zurück ins Büro, sehr zu deren Entsetzen.
Gallup-Umfragen zufolge bevorzugen 9 von 10 Arbeitnehmern Remote- oder Hybridarbeit. Untersuchungen von Microsoft legen jedoch nahe, dass die Arbeit von zu Hause aus zu einer geringeren Zusammenarbeit und Vernetzung führen kann. RPA-Tools können zusammen mit Lösungen für die Workforce-Orchestrierung dafür sorgen, dass die Mitarbeiter miteinander verbunden sind und zusammenarbeiten, wodurch sich der Bedarf an Arbeit im Büro verringert.
RPA im Personalwesen: Wie sieht die Zukunft aus?
Die RPA- und HR-Anwendungen der Zukunft hängen von der Ergänzung der RPA-Tools durch KI ab. Hier sind einige der spannendsten Möglichkeiten für die Zukunft.
1. Automatisierte Rekrutierung
Bei der Automatisierung im Bereich der Personalbeschaffung geht es um weit mehr als Zeitersparnis. Künftig wird es auch dazu dienen, Entscheidungen über die Einstellung der richtigen Mitarbeiter zu treffen. Mit einer ausreichenden Datenmenge könnten Machine Learning-Tools Berufserfahrung, Qualifikationen, psychologische Informationen und Interviewfragen zusammenführen, um die perfekten Kandidaten auszuwählen.
Darüber hinaus könnten diese Instrumente Entscheidungen und Empfehlungen frei von menschlicher Voreingenommenheit treffen. Die künstliche Intelligenz ist noch nicht ganz so weit und hat noch Vorurteile, die es auszubügeln gilt. Mit der richtigen Ausbildung oder den richtigen Schutzmaßnahmen könnte Cognitive RPA jedoch zu einem gerechteren Arbeitsplatz führen.
2. Industrie 4.0
Industrie 4.0 bezieht sich auf den Begriff der vierten industriellen Revolution. Es ist das Zusammentreffen von Analytik, Automatisierung, Mensch-Maschine-Interaktion und fortschrittlicher Fertigung.
In dem Forschungspapier A Structured Approach to Implementing Robotic Process Automation in HR (Balasundaram, 2020) stellen die Autoren fest, dass „die Sicherstellung der Konsistenz von Personalprozessen und die Steigerung der Wertschöpfung durch Talente der Personalabteilung entgangen ist“.
In dem Papier wird argumentiert, dass diese technologische Umwälzung neue Möglichkeiten für HR-Teams schaffen wird, um Kosteneinsparungen, zusätzliche Effizienz und ein höheres Serviceniveau für die Kunden zu erreichen. Die Autoren schlagen vor, dass „Wertsteigerung durch Talent“ durch eine Reihe von Automatisierungstechnologien erreicht werden kann, darunter RPA, KI/ML, intelligente Prozessautomatisierung und mehr.
3. Maßgeschneiderte HR-Software von bürgerlichen Entwicklern
Ein Trend, der sich derzeit abzeichnet, sich aber in Zukunft noch weiter ausbreiten wird, ist der Einsatz von hochgradig individualisierter Software, die von Personalfachleuten entwickelt wird. Dank der zunehmenden Verbreitung von Low-Code- und No-Code-Tools können bürgerliche Entwickler HR-Software erstellen, die ihren individuellen Anforderungen entspricht. Anstatt zu hoffen, dass eine Software von der Stange ihre Anforderungen erfüllt, können HR-Teams RPA-Tools auf der Grundlage ihrer Anforderungen, Arbeitsabläufe und Unternehmenskultur entwickeln.
Da die Fähigkeiten dieser benutzerdefinierten Tools mit KI und ML erweitert werden, wird die Automatisierung von Softwaretests eine Schlüsselrolle spielen, um sicherzustellen, dass diese HR-Tools zuverlässig und funktional sind.
Abschließende Überlegungen
Es gibt unendlich viele Anwendungsmöglichkeiten für die Automatisierung robotergestützter Prozesse im Personalwesen. In diesem Beruf gibt es viele sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben, die sich hervorragend für die Automatisierung eignen. Mit der Einführung von intelligenten Automatisierungswerkzeugen wird der Anwendungsbereich von RPA im Personalwesen nur noch zunehmen.
RPA-Personalverwaltungssoftware wird die Zukunft der Unternehmen prägen, indem sie Teams dabei hilft, das Beste aus ihren Mitarbeitern herauszuholen, die digitale Belegschaft zu nutzen und das Humankapital in einen strategischen Vorteil zu verwandeln.
