Einer der vielleicht faszinierendsten Aspekte der Robotic Process Automation (RPA ) ist die große Vielseitigkeit der Software. Unternehmen können die Technologie in den meisten Bereichen einsetzen, in denen Menschen mit Computern interagieren. In dem Maße, in dem die Industrie Fortschritte in Richtung Effizienz macht, werden dieAnwendungsfälle für RPA immer umfangreicher und vielfältiger.
In diesem Artikel werden die verschiedenen Aufgaben untersucht, die mit RPA in einer Vielzahl von Unternehmen automatisiert werden können. Diese Mischung aus RPA-Anwendungen, Anwendungsfällen und Fallstudien sollte zukunftsorientierte Unternehmensleiter inspirieren, die Geld sparen und die Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit steigern wollen.
Banken und Finanzinstitute
Das Finanzwesen war eine der besten Branchen, um Anwendungsfälle der robotergestützten Prozessautomatisierung zu untersuchen. In diesem Sektor gibt es viele Aufgaben mit hohem Volumen, die Schnelligkeit und Genauigkeit erfordern. Hinzu kommt, dass sie mit veralteter Software überschwemmt wird und mit strengen gesetzlichen Auflagen zu kämpfen hat. RPA ist für jedes dieser Szenarien maßgeschneidert.
Banken und Finanzinstitute haben sich eine Vielzahl von RPA-Anwendungen zu eigen gemacht. Einige dieser Anwendungsfälle haben dazu beigetragen, seit langem bestehende Probleme zu lösen, während andere sich mit neu aufkommenden Problemen befassen, insbesondere mit gesetzlichen Vorschriften und deren Einhaltung.
Hier sind zwei der besten Beispiele für die Automatisierung mit Robotern aus dem Bankensektor, um die Anforderungen der Finanzaufsicht zu erfüllen und das Geschäft durch eine schnellere Kreditbearbeitung zu steigern.
#1. Einhaltung von Vorschriften und KYC-Vorschriften (Know Your Customer)
Die Banken stehen unter großem Druck, die KYC-Bestimmungen durch Auflagen zur Bekämpfung der Geldwäsche (AML) zu unterstützen. Die Erfüllung dieser Standards hat dazu geführt, dass mehr Personal und mehr Technologie benötigt werden. Berichten zufolge werden die RegTech-Ausgaben bis 2028 rund 200 Milliarden US-Dollar erreichen.
Die Bearbeitung von Dokumenten ist einer der größten Engpässe, mit denen Finanzunternehmen aufgrund von KYC konfrontiert sind. Das große Problem dabei ist, dass die Ausgaben keine zusätzlichen Einnahmen bringen, die Nichteinhaltung jedoch mit hohen Geldstrafen geahndet wird. Dieses Dilemma unterstreicht den dringenden Bedarf an Lösungen für die KYC-Bearbeitung, die die Bank nicht sprengen.
RPA-Fallstudie für KYC
Die HDFC ist die größte Privatbank in Indien. Die Zahl der Neukunden stieg sprunghaft an, was einen erheblichen Verwaltungsaufwand mit sich brachte. Das Lesen und Verarbeiten der Dokumente, die für die Einhaltung der KYC-Vorschriften erforderlich sind, ist mit einer Menge zeitaufwändiger manueller Aufgaben verbunden.
Sie setzten eine RPA-Lösung ein, um Daten aus Kontoanträgen, einschließlich eingescannter Dokumente, abzurufen. Die RPA-Software ermöglichte es ihnen, den gesamten KYC-Zyklus zu verwalten. Durch die Beschleunigung des Prozesses konnten sie die Kosten und die Arbeitszeit um etwa 50 % senken, die Gesamtproduktivität um 60 % steigern und menschliche Fehler reduzieren.
#2. Bearbeitung von Krediten
Die Kreditbearbeitung ist traditionell ein sehr ineffizienter und zeitaufwändiger Prozess. Sie ist mit einer beträchtlichen Anzahl von Datenüberprüfungen und einer Menge Papierkram verbunden. Die Finanzbranche ist überfüllt, und die Konkurrenz durch disruptive Neo-Banken ist groß. Die Erwartungen der Verbraucher sind in den letzten Jahren erheblich gestiegen, wobei sich schnelle Kreditentscheidungen oft als ein Punkt des Wettbewerbs zwischen den Banken erweisen.
RPA-Fallstudie für die Kreditbearbeitung
UBS ist eine Schweizer Bank mit einer massiven globalen Präsenz. Während der COVID-19 genehmigte der Schweizer Bundesrat Null-Prozent-Kredite für Unternehmen, die mit der Krise zu kämpfen haben. Die Herausforderung für UBS bestand darin, dass sie nicht über die Infrastruktur verfügte, um die Flut von Anwendungen zu verwalten.
Es hatte sich ein Rückstand von 10.000 Anträgen angesammelt. Im Rahmen ihrer allgemeinen Bemühungen um die digitale Transformation kam UBS daher zu dem Schluss, dass RPA bei der Bearbeitung dieser Kredite helfen könnte. Das Team nutzte RPA, um einen Automatisierungsprozess in nur sechs Tagen zu implementieren. Dank der Technologie konnte die Bearbeitungszeit für jeden Kredit von etwa 40 Minuten auf nur fünf Minuten verkürzt werden, was Zeit und menschlichen Einsatz spart.
Gesundheitswesen
Moderne Organisationen im Gesundheitswesen stehen vor zahlreichen Problemen. Das steigende Patientenaufkommen, die Einhaltung von Vorschriften und die Betriebskosten sowie der oft verdiente Ruf der unnötigen Bürokratie machen die Branche zu einem hervorragenden Kandidaten für die Automatisierung. Eine schnellere und kosteneffizientere Versorgung ist entscheidend für das Vertrauen der Öffentlichkeit in diese Dienste.
#3. Zugang zu Patientendaten
Der Zugang zu Patientendaten ist für eine optimale Versorgung unerlässlich. Häufig sind diese Informationen jedoch in unverbundenen Datenbanken in Arztpraxen, Krankenhäusern und anderen Gesundheitsdatenspeichern untergebracht. Diese Situation führt zu ineffizienten Datenanfragen und viel manueller Bearbeitung.
RPA kann, genau wie die Testautomatisierung, dazu verwendet werden, viele dieser Prozesse zu automatisieren, was bedeutet, dass Ärzte Zugang zu den Daten haben, die sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
RPA-Fallstudie für den Zugriff auf Patientenakten
Der Nationale Gesundheitsdienst (NHS), das öffentliche Gesundheitssystem des Vereinigten Königreichs, ist eine Art Wunderwerk. Sie bietet den 67 Millionen Bürgern des Landes eine kostenlose Gesundheitsversorgung. Da sie jedoch aus einem Zusammenschluss von Treuhandgesellschaften, Ausschüssen und Gremien besteht, hat sie sich den Ruf von Ineffizienz, Aufblähung und redundanten Prozessen erworben.
Der NHS Dorset musste eine Möglichkeit finden, wie Ärzte für Allgemeinmedizin auf den Dorset Care Record (DCR), eine Sammlung von Gesundheitsdaten von Patienten, zugreifen können. Da diese Unterlagen sensible gesundheitliche und soziale Informationen enthalten, ist die Sicherheit natürlich ein großes Anliegen.
Die RPA-Lösung umfasste die Einrichtung von Konten für jeden der 1 500 Allgemeinmediziner in der Region Dorset, um eine sichere und effiziente Patientensuche zu ermöglichen. Das Verfahren spart den Hausärzten viel Zeit und gibt ihnen auf Knopfdruck Zugang zu genauen Patientenakten, womit ein großes Problem einer überlasteten Organisation gelöst wird.
Personalwesen
Personalabteilungen (HR) decken ein breites Spektrum an Aufgaben ab. Die Verwaltung von Mitarbeitern ist jedoch mit einer Vielzahl von Formularen und banalen, sich wiederholenden Arbeiten verbunden, um die Einhaltung von Normen zu gewährleisten. Zu diesen Aufgaben gehören die Bearbeitung von Mitarbeiterdaten, die Erfassung von Lern- und Entwicklungsmaßnahmen, die Erfassung von Urlaub und Abwesenheit sowie das Onboarding von Mitarbeitern.
#4. Mitarbeiter-Onboarding
Die Einstellung von Mitarbeitern hat sich in den letzten Jahren zu einem wichtigen Thema entwickelt. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, Spitzenkräfte zu finden, und selbst wenn sie sie finden, haben sie Probleme, ihre neuen Mitarbeiter zu halten.
Das Onboarding von Mitarbeitern umfasst mehrere kleinere Aufgaben. Dazu gehören Hintergrundüberprüfungen, das Versenden von Angebotsschreiben, die Aktivierung von Mitarbeiterkonten für interne Software und die Verbreitung relevanter Dokumente und Handbücher.
Für größere Unternehmen bedeuten diese Prozesse eine Menge verschwendete Zeit, die stattdessen für die menschlicheren Elemente der Personalarbeit verwendet werden könnte, z. B. um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter richtig einleben und unterstützt fühlen. Im Zeitalter von Hybrid- und Fernarbeit waren diese Faktoren selten so wichtig wie heute.
RPA-Fallstudie zum Onboarding von Mitarbeitern
Ein führendes Stahlunternehmen in den USA befand sich in einer Phase anhaltenden Wachstums. Diese Situation bedeutete, dass sie eine ganze Reihe von Neueinstellungen vornehmen mussten. Ein großes Problem bestand darin, dass das Unternehmen in den gesamten USA tätig war, was das Onboarding zu einer arbeitsintensiven Herausforderung machte.
Die Koordinierung dieser Bemühungen über verschiedene Standorte hinweg brachte einige Herausforderungen mit sich. Sie erforderte auch eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. So mussten beispielsweise die IT- und die Personalabteilung bei der Bereitstellung von Logins für Systeme und Laptops zusammenarbeiten. Das Ergebnis war ein chaotisches und unorganisiertes Unterfangen, das zu Verzögerungen, Produktivitätseinbußen und sogar zur Fluktuation neuer Mitarbeiter führte.
Das Unternehmen erkannte den Bedarf an einem effizienteren System. Sie entschieden sich für eine Lösung zur Automatisierung des Onboarding-Prozesses. Diese Software nutzte RPA, um Mitarbeiterdokumente zu lesen und zu verstehen und die Informationen in den Unternehmensdatenbanken zu aktualisieren. Außerdem wurde die Technologie eingesetzt, um Angebotsschreiben und schließlich die Dokumentation für neue Mitarbeiter zu erstellen. Schließlich wurde RPA auch verwendet, um Software-Logins und -Zugang für verschiedene Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Rollen innerhalb des Unternehmens zuzuweisen.
Insgesamt hat die Einführung von RPA-Prozessen Zeit und Geld gespart, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht und einen gut funktionierenden und fehlerfreien Onboarding-Prozess ermöglicht.
Buchhaltung
Die Buchhaltungsabteilungen großer Unternehmen verarbeiten monatlich eine unglaubliche Menge von Transaktionen. Traditionell ist dies ein arbeitsintensiver Prozess, der das Scannen von Dokumenten, das Extrahieren von Daten aus verschiedenen Systemen und eine beträchtliche Menge an Dateneingabe beinhaltet. Verständlicherweise sind diese Prozesse anfällig für menschliche Fehler.
Software-Automatisierung und RPA können zur Automatisierung von Forderungen, Verbindlichkeiten, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuereinhaltung, Berichterstattung, Prognosen und vielem mehr eingesetzt werden.
#5. Rechnungsprüfung
Prüfungen sind nur ein Bereich der Buchhaltung, den RPA verbessern kann. Jede Prüfung besteht aus einer Reihe umfangreicher, manueller und sich wiederholender Aufgaben. Diese Aufgaben sind eine Belastung für das Humankapital und lenken die Arbeitskräfte von wertorientierten Tätigkeiten ab.
RPA für Audits erhöht die Genauigkeit, den Durchsatz und die Betrugserkennung. Die Einführung dieser Technologie erhöht die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern und senkt die Kosten.
RPA-Fallstudie für die Rechnungsprüfung
In dem Forschungspapier mit dem Titel Robotic Process Automation (RPA) Implementation Case Studies in Accounting: A Beginning to End Perspective (Zhang, 2022) stellen die Autoren eine Vielzahl von RPA-Anwendungsfällen vor. Die Untersuchung befasst sich mit einer in den USA ansässigen Firma, die sich intensiv mit der Prüfung von Privatunternehmen in der Immobilienbranche befasst.
Vor der Implementierung von RPA bestand der Geschäftsablauf des Kunden aus den folgenden Schritten:
- a) Hochladen von Dokumenten in die Steuersoftware
- b) Ausführen mehrerer Berechnungen
- c) Herunterladen der auf diesen Berechnungen basierenden Daten
- d) Umformatierung der Datei zu Berichtszwecken
Die Forscher berichten von erheblichem Widerstand gegen die Automatisierung seitens der Rechnungsprüfer der Unternehmen. Als die Geschäftsleitung jedoch die Vorteile aufzeigte, war die Akzeptanz schnell gegeben. Außerdem hatte die Umsetzung keine Entlassungen zur Folge, was eindeutig zur Akzeptanz beitrug.
Ein interessanter Aspekt der Implementierung war, dass die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft den Einsatz von RPA in ihren Prozessen nicht vorgeschrieben hat. Die Teams, die RPA einsetzten, konnten jedoch den Zeitaufwand für die Erstellung der Berichte verringern.
Ein weiterer interessanter Aspekt der Untersuchung betrifft die Engpässe, die die Umsetzung verlangsamten. Wie in dem Papier beschrieben, versäumten es die „Prüfer zunächst, den Bot-Entwicklern alle Varianten des zu automatisierenden Prozesses zu zeigen.“ Für Teams, die RPA implementieren, gibt es eine wichtige Lektion zu lernen: Eine gründliche Untersuchung der Geschäftsprozesse ist erforderlich, um die Vorteile jeder RPA-Anwendung zu erschließen.
Herstellung
Globale Lieferketten sind ein fester Bestandteil des Nachrichtenzyklus. COVID-19, die grassierende Inflation und die Invasion in der Ukraine haben deutlich gemacht, dass wir auf einen schnellen und präzisen Informationsfluss in der gesamten Lieferkette angewiesen sind. Ein wichtiger Aspekt dieses Prozesses ist die Stammdatenverwaltung (MDM).
#6. Verwaltung von Stammdaten
MDM ist das Herzstück eines gut funktionierenden Fertigungsunternehmens. Diese Disziplin erfordert die Interaktion zwischen der IT und dem Unternehmen, um sicherzustellen, dass die Daten aktuell, einheitlich und genau sind. Die Informationen umfassen Daten über Lieferanten, Kunden, Konten und verschiedene Produktionsstandorte.
Einige der Lösungen, die RPA im MDM-Bereich bieten kann, sind schnellere Verarbeitungszeiten, weniger menschliche Fehler, bessere Compliance, genauere Daten und geringere Betriebskosten.
RPA-Fallstudie für die Stammdatenverwaltung
In dem Artikel Using robotic process automation (RPA) to enhance the Item master data maintenance process (Radke, 2020) zeigen die Autoren Beispiele für RPA in verschiedenen Branchen auf.
Das erste Beispiel betrifft ein vietnamesisches Produktionsunternehmen namens ABC Electronics. ABC beschäftigt sich mit Telefonreparaturen. Allerdings konnte das Unternehmen mit den üblichen ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) keine Stückliste für die Telefonreparatur erstellen.
Bisher wurden die Ausnahmeanträge in ein globales Lieferkettenmanagementsystem (GCSM) eingegeben. Die Mitarbeiter mussten diese Daten dann herunterladen und in Excel-Tabellen auswerten. Außerdem mussten die Einkaufsteams auf interne Systeme zugreifen und die Berichte der Produktionsplaner prüfen, um festzustellen, welche Materialien sie kaufen mussten.
Alles in allem war es ein ineffizientes System, das unnötig viele menschliche Eingriffe erforderte. Noch beunruhigender ist jedoch, dass dieses Verfahren zu erheblichen Verzögerungen im Service führte, da es an Teilen und Materialien für die Reparatur mangelte.
ABC hat die oben beschriebenen relevanten Abteilungen in Gruppen aufgeteilt. Einige setzten RPA ein, andere blieben bei ihrem traditionellen Ansatz. Die Ergebnisse waren verblüffend.
Die RPA-Gruppe:
- Verkürzung der Bearbeitungszeit von Anfragen um 80 %.
- Höhere Produktivität und Arbeitszufriedenheit
- Geringere menschliche Fehler
- Verbesserte Einhaltung der Vorschriften
- Verbesserte Datengenauigkeit
- Verringerung der Kosten, die durch schlechte Produktion, manuelle Arbeit und Rufschädigung durch unzufriedene Kunden entstehen
Kundenbetreuung
Mit dem Aufkommen von Kommunikationsmitteln hat sich die Vielfalt der Kommunikationskanäle erhöht, über die Kunden mit Unternehmen in Kontakt treten. Sie hat auch zu einem starken Anstieg der Kundenerwartungen geführt.
Der moderne Verbraucher möchte rund um die Uhr Zugang zu Unternehmen und eine Vielzahl von Optionen, einschließlich Selbstbedienung. Wenn diese Dienste die Erwartungen nicht erfüllen, brechen die Kunden ihre Anfragen ab. Einige der Folgen sind der Wechsel zu konkurrierenden Diensten oder die Verunglimpfung des Unternehmens in den sozialen Medien.
Die Kundenbetreuung umfasst viele manuelle Prozesse. Die Unternehmen stehen in einem ständigen Kampf um die bestmögliche Nutzung der Zeit ihrer Kundendienstmitarbeiter. Die Automatisierung einiger dieser Aufgaben hat einen offensichtlichen Reiz.
#7. Verstärkung der Kundenbetreuer
Kundendienstmitarbeiter stellen für Unternehmen einen erheblichen Kostenfaktor dar. In vielen Branchen sind diese Mitarbeiter ein wesentlicher Bestandteil der Abteilungen mit Kundenkontakt. Das Beste aus diesen Arbeitnehmern herauszuholen, ist ein wirtschaftliches Gebot.
RPA hilft in mehrfacher Hinsicht. Erstens wollen die Kunden Konsistenz über alle Kanäle hinweg. Wenn sie Informationen mit einem Unternehmen geteilt haben, möchten sie, dass diese bei allen Interaktionen präsent sind. Ebenso erwarten sie, dass die Mitarbeiter über Versprechungen oder frühere Probleme informiert sind.
Einige der Probleme können mit einer guten CRM-Software (Customer Relationship Management) gelöst werden. Diese Lösungen leben und sterben jedoch von der Datenqualität. Die manuelle Aktualisierung von Informationen ist kostspielig, anfällig für menschliche Fehler und nimmt wertvolle Zeit in Anspruch.
RPA-Fallstudie zur Verstärkung von Kundendienstmitarbeitern
Die transformativen Qualitäten von RPA lassen sich anhand einer Fallstudie über Cobmax, ein globales Vertriebszentrum, veranschaulichen. Als das Unternehmen wuchs, standen die Handelsvertreter unter großem Druck. Als das Management einen Auftrag für ein führendes brasilianisches Telekommunikationsunternehmen gewann, wurde das manuelle Verwaltungssystem als veraltet entlarvt.
Cobmax implementierte eine RPA-Lösung, die manuelle Aufgaben mit hohen Fehlerquoten identifizierte.
Einer dieser Prozesse war das Kopieren und Einfügen von Daten aus einem CRM-System in ein anderes. Die Fehler führten dazu, dass die Berichte aufgrund dieser Ungenauigkeiten sehr lange dauerten.
Durch den Einsatz von RPA zur Auslagerung dieser Aufgaben konnte Cobmax die Back-Office-Aktivitäten halbieren und die Zeit zur Erstellung von Berichten um bis zu 66 % reduzieren.
Einzelhandel
RPA hat die Einzelhandelsbranche auf vielfältige Weise verändert. Zu den auffälligsten Anwendungsfällen der robotergestützten Prozessautomatisierung gehören die Rechnungsautomatisierung, die Retourenbearbeitung und sogar Dinge wie die Bestandsverwaltung.
Auch der Einzelhandel stützt sich in hohem Maße auf CRM- und ERP-Software. Diese Systeme sind zwar unglaubliche Speicher für zentralisierte Daten, aber das manuelle Hinzufügen von Kundendaten bedeutet einen erheblichen Arbeitsaufwand, insbesondere für Einzelhändler mit hohem Geschäftsaufkommen.
#8. Automatisierung von Rechnungen
Die Bearbeitung von Rechnungen ist in den meisten Unternehmen ein Problem, nicht nur im Einzelhandel. Jedes Unternehmen, das ein hohes Volumen an Kreditorenanfragen hat, kennt die zeitaufwändige manuelle Arbeit, die notwendig ist, um sicherzustellen, dass die Rechnungen der Lieferanten rechtzeitig und vollständig bezahlt werden.
Ein Bericht von Levvel Research hebt einige der großen Probleme hervor, mit denen Kreditorenbuchhaltungsabteilungen konfrontiert sind. Dazu gehören die manuelle Dateneingabe, verlorene oder doppelte Rechnungen, ungenau abgeglichene Daten und die Nichtübereinstimmung von Rechnungsdaten im gesamten Unternehmen.
RPA kann zur Automatisierung dieser Prozesse eingesetzt werden, was zu schnelleren Zahlungen, besseren Lieferantenbeziehungen, höherer Genauigkeit und einfacheren Prüfungen und Berichten führt.
RPA-Fallstudie zur Rechnungsautomatisierung
Ein großer nordamerikanischer Einzelhändler, der nur Mitglieder hat, hatte ein Problem. Sie erhielten täglich eine große Menge an Rechnungen. In Stoßzeiten waren es bis zu 700 pro Tag.
Die Bearbeitung dieser Rechnungen umfasste das Öffnen von E-Mails, das Extrahieren von Daten und die anschließende Eingabe in zentrale Datensysteme, einschließlich des internen Buchhaltungssystems, um sicherzustellen, dass der Kunde die Zahlungen erhielt. Das Ausfüllen jeder Rechnung dauerte bis zu fünf Minuten. Dabei wurden wichtige Fragen zur Nachhaltigkeit des Prozesses und zur Skalierbarkeit des Unternehmens gestellt.
Sie lösten dieses Problem, indem sie eine optische Zeichenerkennung implementierten, die das Lesen und Extrahieren der Informationen aus den E-Mails erleichtert. Von dort aus waren die Bots in der Lage, die Informationen zu verarbeiten und an die entsprechenden Systeme weiterzuleiten, so dass genaue Daten und schnelle Zahlungen für die Verkäufer gewährleistet waren.
Nach der Einführung des neuen RPA-Systems wurden über 93 % der Rechnungen ohne manuelle Eingriffe bearbeitet, die Genauigkeit stieg auf 95 %, und etwa 20 % der Mitarbeiter in der Buchhaltung wurden für wertorientiertere Aufgaben freigestellt. Lesen Sie hier mehr über diese Fallstudie.
IT
IT-Abteilungen gehörten zu denjenigen, die RPA am schnellsten eingeführt haben. Das liegt zum großen Teil daran, dass Management und Mitarbeiter neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen sind und die potenziellen Vorteile der Automatisierung schnell erkennen.
Fast alle Knotenpunkte haben IT-Abteilungen. Darüber hinaus nutzt jeder dieser Sektoren die IT auf unterschiedliche Art und Weise, von einfachen Anwendungen wie dem Betrieb und der Wartung einer Website bis hin zu umfassenden Cybersicherheitsmaßnahmen, die den mühsamen Übergang zur Cloud-basierten Arbeit bewältigen können.
Konkrete Beispiele für RPA in der IT sind:
- Benutzerverwaltung: Erstellen von Konten, Profilen und E-Mail-Adressen in verschiedenen Systemen
- Passwort zurücksetzen: Forrester Research schätzt, dass jedes Zurücksetzen eines Passworts etwa 70 Dollar kostet. RPA automatisiert das Problem und spart ungeahnte Summen aus den IT-Budgets.
- Datensicherung: Die manuelle Datensicherung ist ein Zeitfresser. Außerdem ist es ein Alptraum in der Terminplanung. RPA ermöglicht es Unternehmen, den Datenabgleich zu automatisieren und Berichte zu erstellen, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen im gesamten Unternehmen aktuell sind.
- Antworten auf Help-Tickets: IT-Personal ist teuer. Zu viele Unternehmen verschwenden jedoch Geld, indem sie ihre Spezialisten auf kleinere Zwischenfälle ansetzen und sie so von anderen wichtigen Aufgaben abhalten. Teams können RPA-Bots trainieren, um einfache Diagnoseprüfungen und andere vorhersehbare Schritt-für-Schritt-Aufgaben durchzuführen.
Dies sind zwar alles großartige Beispiele, aber sie sind nur die Spitze des Eisbergs. RPA hat fast alle IT-Bereiche erfasst, was in einer Zeit, in der die Technologie so schnell voranschreitet, dass selbst Hochschulabsolventen Schwierigkeiten haben, ihre Fähigkeiten auf dem neuesten Stand zu halten, ein Glücksfall ist.
#10. Benutzerverwaltung
Elektronisches Lernen und Entwicklung (L&D) ist ein entscheidender Faktor, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sowohl produktiv als auch zufrieden sind. Für große Unternehmen ist es jedoch eine Herausforderung, die Benutzer zu verwalten und sicherzustellen, dass sie über die erforderlichen Anmeldeinformationen verfügen, um auf die Vielzahl der angebotenen Kurse und Programme zugreifen zu können.
Die Verantwortung dafür liegt bei den häufig überlasteten IT-Abteilungen, die sich mit Support-Tickets, Cybersecurity-Warnungen und verschiedenen anderen Aufgaben beschäftigen.
RPA-Fallstudie zur Benutzerverwaltung
Der Mid Yorkshire Hospital NHS Trust setzt sich stark für die Weiterbildung der Mitarbeiter ein. Diese Verantwortung erstreckt sich sowohl auf neu eingestellte als auch auf bestehende Mitarbeiter. Um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter in der Lage ist, ein gutes Betreuungsniveau zu bieten, verfügt das Unternehmen über ein Digital Learning Team, das von der IT-Abteilung unterstützt wird.
Für diese Abteilungen ist die Benutzerverwaltung jedoch eine lästige Pflicht. Die Registrierung wurde manuell durchgeführt. Laut ihrer Fallstudie dauerte jede Anwendung etwa fünf Minuten, was bedeutet, dass ein dreiköpfiges Team eineinhalb Tage brauchte, um 200 Benutzer zu verwalten. Der Trust beschäftigt über 9.000 Mitarbeiter, was die Bedeutung der Aufgabe verdeutlicht.
Die Rationalisierung dieses manuellen Prozesses würde Zeit und Fehler sparen und das Team von monotonen und sich wiederholenden Aufgaben befreien.
Die IT-Abteilung nutzte eine RPA-Lösung, um Registrierungen in eine Datenbank zu übertragen und Konten für jeden neuen Benutzer anzulegen. Von dort aus meldeten die Bots die Nutzer zu Kursen an und verschickten entsprechende E-Mails. Alle Fehler oder doppelten Registrierungen wurden an das Team zur manuellen Überprüfung weitergeleitet.
Die Ergebnisse sind ein Paradebeispiel dafür, wie RPA die Geschäftsabläufe verändern kann. Dazu gehören die folgenden:
- Über 70 % weniger Bearbeitungszeit
- 24/7-Fähigkeiten
- Verringerung von Fehlern
- Die L&D-Mitarbeiter werden von zusätzlicher Arbeit entlastet, so dass sie sich auf mehr persönliche Aufgaben konzentrieren können.
Hausverwaltung und Immobilien
RPA kann zur Automatisierung verschiedener Aufgaben im Bereich der Immobilienverwaltung eingesetzt werden. Das liegt zum Teil daran, dass der Sektor viele Back-End-Geschäftsprozesse aufweist, die zu den Standardfunktionen eines jeden Unternehmens gehören. Es gibt jedoch auch andere Beispiele für die Automatisierung von Roboterprozessen in der Immobilienverwaltung, auf die man zurückgreifen kann.
Einige der Anwendungsfälle haben wir bereits angesprochen. Zum Beispiel die Beschleunigung der KYC- und AML-Prüfungen und des allgemeinen Onboarding-Prozesses. RPA kann aber auch zur Unterstützung der Kreditorenbuchhaltung, der Kommunikation mit den Bewohnern und der Kontenabstimmung eingesetzt werden.
#11. Automatisierung der Kreditgeberauszüge
Die Entwicklung und Verwaltung von Immobilien umfasst mehrere manuelle Aufgaben. In vielen Fällen wird auch geprüft, ob die Mittelzuflüsse aktuell sind. Die Darlehensstammdaten müssen mit den Banken abgeglichen werden, um sicherzustellen, dass die Konten der Mieter oder Eigentümer in Ordnung sind.
Die Durchführung dieser Kontrollen umfasst vorhersehbare Schritte. Das Abrufen dieser Informationen ist jedoch zeitaufwändig und erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit. Daher ist es ein leuchtendes Beispiel für die Anwendungen von RPA, die viele Unternehmen verbessern können.
RPA-Fallstudie zur Automatisierung von Kreditgeberauszügen
A Chicago, IL. Immobilienmanagement- und Entwicklungsgesellschaft kämpfte, um monatliche Kreditgeberauszüge und Kreditverlaufsberichte abzurufen. Ein Großteil der Aufgaben fiel in die Zuständigkeit eines einzigen Mitarbeiters.
Die Aufgabe war bereits sehr repetitiv. Weitere Komplikationen ergaben sich jedoch dadurch, dass die Abrechnungen des Kreditgebers jederzeit, etwa in der letzten Woche eines jeden Monats, erscheinen konnten. Dies bedeutete, dass der Sachbearbeiter jede Bank für jeden Auszug des Kreditgebers überprüfen musste, bis sie alle abgezeichnet waren.
Das Immobilienunternehmen implementierte eine RPA-Lösung, die die Aufgaben in ihre Bestandteile zerlegte. Die Schritte umfassen:
- Ein Bot liest die Darlehensstammdatei und schreibt eine Kopie für diesen Monat
- Sie bestimmt, mit welchen Banken oder Kreditgebern sie Kontakt aufnehmen muss.
- Dann prüft der Bot die Verfügbarkeit der Kreditgebererklärung
- Wenn die Bescheinigung verfügbar ist, wird sie heruntergeladen und die Darlehensstammdatei entsprechend aktualisiert.
Durch dieses Verfahren sparte der Direktor 10 Stunden Arbeitszeit pro Monat.
Telekommunikation
Die Telekommunikationsbranche ist ein bedeutender Nutznießer von RPA. Dies liegt zum großen Teil daran, dass viele der manuellen Prozesse in diesem Bereich sehr häufig vorkommen, sich wiederholen und auf Regeln basieren. Oder, anders ausgedrückt, genau die Art von Aufgaben, die RPA lösen kann.
Zu den Aufgaben, bei denen RPA helfen kann, gehören u. a.:
- Erstellen und Verteilen von Berichten
- Bearbeitung von Kundenaufträgen
- Datensicherungen
- Klärung von Kundendienstfragen
- Marketing-Automatisierung
Da es in der Telekommunikation so viele Anwendungsmöglichkeiten für RPA gibt, können sich die Anwendungsfälle über das gesamte Unternehmen erstrecken und zur Verbesserung und Rationalisierung einer Vielzahl von Vorgängen beitragen.
#12. Straffung der Abläufe
Viele der leistungsstärksten Anwendungsfälle für RPA liegen in der Auslagerung vorhersehbarer Aufgaben, die normalerweise von Menschen ausgeführt werden. Wenn Unternehmen expandieren und wachsen, sucht das Management natürlich nach Möglichkeiten, Prozesse zu rationalisieren, um die betriebliche Effizienz zu verbessern.
Die Rationalisierung von Abläufen kann in der Telekommunikationsbranche auf unterschiedliche Weise erfolgen. Dies kann eine Reduzierung des Personalbestands, eine Maximierung der Auftragsauslieferung und die Automatisierung verschiedener Back-Office-Aufgaben beinhalten.
Schauen wir uns eine Fallstudie an, in der RPA einem großen Telekommunikationsunternehmen geholfen hat, fast 5 Millionen Dollar an Kosten einzusparen.
RPA-Fallstudie zur Rationalisierung von Abläufen
Ein bekanntes australisches Telekommunikationsunternehmen sah sich mit einer steigenden Nachfrage nach Internetzugängen konfrontiert. Dabei ging es um die Aufrüstung der Netzinfrastruktur und die Erfüllung der Regierungsverpflichtung zum National Broadband Network (NBN), einem Programm, das den Breitbandzugang für Millionen von Australiern sicherstellen sollte.
Eine solche groß angelegte nationale Operation stellte das Unternehmen vor mehrere Probleme. Es musste ein Weg gefunden werden, um den Zugang schnell zu ermöglichen und gleichzeitig das erforderliche hohe Serviceniveau zu gewährleisten. Die Skalierung auf diese Ebene ist genau die Art von Aufgabe, für die RPA eingesetzt werden kann.
Die Operation bestand aus vier Säulen. Sie waren:
- Verbesserung der Service-Zykluszeiten
- Großartige Kundenerlebnisse fördern
- Senkung der Dienstleistungs- und Betriebskosten
- Optimierung der Leistung und der Produktivität der Arbeitskräfte
Das Unternehmen setzte 50 Bots ein, um die Effizienz in zwei Hauptprozessen zu steigern. Diese waren:
- Qualitätssicherung (QA)
- Prozess der Auftragserstellung
Zu den Vorteilen dieser RPA-Anwendung gehört eine Zeitersparnis von über 2 Stunden pro Auftrag. Darüber hinaus konnte das Unternehmen die Arbeitskosten erheblich senken und so rund 5 Millionen Dollar an Betriebskosten für die Zustellung einsparen.
Logistik
Die Logistik ist ein weiterer Bereich, in dem RPA vor anderen Sektoren eingeführt wurde. Lager- und Distributionszentren haben sich auf die Automatisierung verlassen, um Kosten und Fehler zu reduzieren und die anspruchsvollen Kundenanforderungen rund um die Uhr zu erfüllen.
Lieferketten bestehen aus einer Vielzahl beweglicher Teile. Daten sind für reibungslose Abläufe und Pünktlichkeit unabdingbar. Vertriebszentren sind auf ein sensibles Zusammenspiel zwischen Lagerverwaltungssystemen (WMS) sowie CRM- und ERP-Software angewiesen.
Im Falle von ERP-Software wie NetSuite sind diese Systeme zentralisiert. Die Implementierung ist jedoch hochtechnisch, zeitaufwändig und kostspielig, ganz zu schweigen von den monatlichen Lizenzen, die sich leicht auf mehrere Tausend Dollar belaufen können.
#13. Verfolgung von Sendungen und Prüfung von Aufträgen
Logistikunternehmen leben und sterben durch ihre operative Leistung. Da die Just-in-Time-Produktion und das Bestandsmanagement immer beliebter werden, können Verzögerungen schwerwiegende Folgen haben.
Die Betreuung von Drittunternehmen hat ihre eigene Komplexität. Auch hier sind die Erwartungen der Kunden im Laufe der Jahre erheblich gestiegen. Die Verbraucher wünschen ständige und regelmäßige Aktualisierungen, während die Lieferungen durch die Netze laufen. Vage Prognosen werden nicht mehr toleriert.
Logistikunternehmen vermitteln zwischen Verbrauchern und Verkäufern. Tracking war lange Zeit eine Domäne der Arbeiter. Das Ergebnis sind viele Anfragen über verschiedene Kommunikationsplattformen. Es ist eine zeitaufwändige Arbeit, die mit Fehlern und Missverständnissen behaftet ist.
RPA-Fallstudie zur Sendungsverfolgung und Auftragsprüfung
LTX Solutions ist ein in Atlanta ansässiges Unternehmen für Lieferkettenmanagement. Ihr Spezialgebiet sind Sendungen, die weniger als eine Lkw-Ladung (LTL) umfassen. Im Jahr 2019 wurden sie von Redwood Logistics übernommen, einem langjährigen Anbieter von Logistics Platform as a Service (LPaaS) Software.
LTX benötigte RPA, um einen Anstieg des Geschäftsvolumens zu bewältigen. Vor der Übernahme durch Redwood wickelte das Unternehmen mit 12 Mitarbeitern rund 3000 Lieferungen pro Monat ab.
Als das Geschäft jedoch zunahm, stellte das Unternehmen bald fest, dass der manuelle Verfolgungs- und Prüfungsprozess nicht mitwachsen konnte. Zunächst schätzte man, dass die Bearbeitung der vielen Anfragen die Einstellung von 12 neuen Mitarbeitern erfordern würde. Ein Aufschlag von 40 % auf die Arbeitskosten wäre eine Herausforderung in einer Branche mit notorisch geringen Gewinnspannen.
LTX führte RPA-Prozesse ein, um diese Probleme zu lösen. Die erste Anlaufstelle war die Automatisierung des Tracking-Prozesses. Laut Andrew Gleeson, VP of Business Processes, wurde diese Lösung in etwa einem Tag implementiert, was ein Beweis für die blitzschnelle transformative Wirkung ist, die RPA einem Unternehmen bringen kann. Typische Software-Implementierungen können Wochen oder Monate dauern und erfordern hochtechnische Teams und horrende Budgets.
Von dort aus nutzte LTX RPA, um die Arbeitszeiten im Back-Office zu reduzieren. Die Technologie half dem Unternehmen, den Prozess der Lieferungsprüfung zu revolutionieren. Darüber hinaus schreibt das Team diesem vorausschauenden Ansatz eine Schlüsselrolle bei der Übernahme durch Redwood Logistics zu.
Pharmazeutische
RPA-Anwendungsfälle in der pharmazeutischen Industrie umfassen Verwaltung, Personalwesen, Verkaufsprognosen und sogar Lieferketten- und Bestandsmanagement. Eine strenge Buchführung und Datenverwaltung gehören jedoch zu den drängendsten Back-Office-Kosten im Bereich der Biowissenschaften.
RPA ist eine großartige Lösung für viele dieser Verwaltungslasten. Pharmaunternehmen können die Technologie nutzen, um die kontrollierte Verteilung von Dokumenten zu automatisieren und ein sicheres und zugängliches Repository für wichtige Daten zu gewährleisten. Darüber hinaus kann RPA dazu beitragen, menschliche Fehler in der Dokumentenverwaltung zu beseitigen und ineffektive und ineffiziente Geschäftsprozessmanagement-Richtlinien (BPM) auszubügeln.
Viele dieser Themen haben wir in diesem Artikel bereits angesprochen. Stattdessen werden wir untersuchen, wie Life-Sciences-Unternehmen RPA einsetzen können, um ihre F&E-Kosten zu senken, wobei wir einen besonderen Schwerpunkt auf die Verwaltung von Dokumenten während klinischer Studien legen.
#14. Senkung der F&E-Kosten
Pharmazeutische und biowissenschaftliche Unternehmen sind einer Vielzahl von Belastungen ausgesetzt. Die alternde Bevölkerung in der westlichen Welt bedeutet, dass der Bedarf an neuen Behandlungen ständig steigt. Dies gilt jedoch auch für die Kosten für Forschung und Entwicklung (F&E).
Ein weiterer wichtiger Faktor sind die strengen gesetzlichen Auflagen für die Arzneimittelentwicklung. Bevor ein Produkt auf den Markt kommen kann, muss es umfassend erforscht, dokumentiert und klinisch getestet werden.
Versuche. Diese notwendigen Prozesse bedeuten, dass Pharmaunternehmen Dokumente und Daten sorgfältig verwalten müssen, um auf der richtigen Seite der Aufsichtsbehörden zu stehen.
RPA-Fallstudie zur Senkung der F&E-Kosten
In dem Papier mit dem Titel Robotic Process Automation in Pharma: three case studies (Anagnoste, 2018) skizziert der Autor ein allzu häufiges Szenario, mit dem Unternehmen in der pharmazeutischen Industrie konfrontiert sind, nämlich einen Weg zu finden, Medikamente zu angemessenen Kosten zu liefern und gleichzeitig zu einem stärker auf den Patienten ausgerichteten Geschäftsmodell überzugehen.
Darüber hinaus wird in dem Papier auf die Belastungen hingewiesen, die mit der Einhaltung von Vorschriften verbunden sind und die Unternehmen im Bereich der Biowissenschaften zu schaffen machen. Sie heben hervor, wie zwei führende Pharmaunternehmen Ziele für die Verbesserung ihrer Dienstleistungen definiert hatten, darunter:
- Schnellere Bearbeitungszeiten
- Bessere Ergebnisse von Investitionen
- Niedrigere Produktionskosten.
Ein großer Schwerpunkt dieser pharmazeutischen Fallstudien lag auf der Dokumentation klinischer Studien. Klinische Prüfungen sind streng geregelt. Die Unternehmen müssen perfekte Aufzeichnungen und Unterlagen in der so genannten Trial Master File führen.
Sicherheit, Änderungskontrolle, Audits und Archivierung sind die vier Säulen dieses Ansatzes. Bevor klinische Tests in Betrieb genommen werden, gibt es außerdem ein System von Kontrollen und Abgleichungen, das Abnahmen und Unterschriften von verschiedenen Beteiligten umfasst. Die Dokumente werden als Green Light Forms (GLFs) bezeichnet.
In traditionellen Einrichtungen wurden die Aufgaben der GLFs manuell verwaltet und verteilt. Da es sich um mehrere standardisierte Schritte handelt, eignen sich diese Prozesse hervorragend für eine Automatisierung.
In den Fallstudien setzten zwei globale Biowissenschaftsunternehmen RPA ein, um ihre Dokumentation zu verwalten und die Einhaltung der Vorschriften insgesamt zu verbessern.
Das erste Unternehmen senkte die Kosten und profitierte von Vorteilen wie:
- Verbesserte Einhaltung der Vorschriften
- Geringerer Bedarf an Unterstützung bei der Dokumentenverwaltung
- Ein neues, gestrafftes Verfahren
- Überlegene Metriken für die Verfolgung von Versuchen und Dokumenten
In der zweiten Studie konzentrierte sich das Unternehmen auf die Verbesserung der Einhaltung der Vorschriften und des Verfahrens zur Anforderung von Dokumenten. Auch hier hat RPA dem Unternehmen auf folgende Weise geholfen:
- Aufbau eines anpassungsfähigen und flexiblen Konzepts, das sich an neue Compliance- und Regulierungsanforderungen anpassen lässt
- Sammlung robuster Diagnoseinformationen, die das Unternehmen zur Verbesserung der Prozesse nutzen kann
- Einführung einheitlicher Eskalationsverfahren für erforderliche Dokumente
Durch die Vereinfachung dieser Geschäftsprozesse konnten beide Unternehmen Kosten einsparen und gleichzeitig die Compliance-Standards in einem zunehmend komplexen Umfeld erfüllen.
Rechtsindustrie
Die Rechtsbranche ist ein großer Nutznießer der Automatisierung. In der Vergangenheit verfügten die Unternehmen über riesige Einrichtungen für den Druck, die Verarbeitung und die Speicherung von Dokumenten. Die Arbeit auf Papier war mit langen Arbeitszeiten, dem Risiko menschlicher Fehler, Sicherheitsbedenken und vielem mehr verbunden. RPA hat dazu beigetragen, einen Großteil der in diesem Beruf anfallenden schweren manuellen Arbeiten zu reduzieren.
Natürlich ist das nur eine Möglichkeit, wie die Technik helfen kann. Weitere Anwendungsfälle für RPA sind die Erstellung von Falldokumenten, die Durchführung von Datenbankabfragen, die Überprüfung von Fallinformationen und die Erstellung von Berichten.
#15. Migration von Daten
Die Datenmigration ist ein Standardprozess, der von Unternehmen in vielen Bereichen, nicht nur in der Rechtsbranche, verlangt wird. In der Rechtspraxis ist jedoch nicht nur eine einwandfreie Aufzeichnung erforderlich, sondern auch die Fähigkeit, Daten innerhalb kürzester Zeit weiterzugeben und abzurufen.
Als die digitale Transformation zum Standard in der Rechtswelt wurde, benötigten viele Kanzleien Lösungen, um ihre bestehenden Datenbanken in der Cloud zu hosten. Auf diese Weise könnten sie aus der Ferne arbeiten und von unterwegs auf Dokumente zugreifen. Doch nicht alle Datenmigrationsprojekte sind einfach.
RPA-Fallstudie zur Datenmigration
Die Umstellung auf neue Datenbankstrukturen ist schon komplex genug. Anwaltskanzleien benötigen jedoch häufig maßgeschneiderte Lösungen. Eine Fallstudie, an der eine auf Grundstücksübertragungen spezialisierte Anwaltskanzlei beteiligt war, zeigt, wie RPA sowohl zur Lösung einmaliger Probleme als auch für langfristige Geschäftsprozesse eingesetzt werden kann.
Das betreffende Unternehmen musste Hunderte von Grundstücksdatensätzen von einer Microsoft Access-Datenbank auf eine Cloud-basierte Plattform übertragen. Der neuen Software fehlte jedoch die Anpassungsfähigkeit, um Datensätze von Anwälten zu laden und zu validieren.
Durch den Aufbau eines RPA-Prozesses gelang es dem Team, die Daten mit einer 100-prozentigen Genauigkeitsrate zu migrieren. Das Verfahren dauerte einen halben Tag und ersparte dem Unternehmen rund 350 Arbeitsstunden. Diese Fallstudie veranschaulicht einmal mehr die Möglichkeiten von RPA-Anwendungen zur Unterstützung von Arbeitsabläufen und zur Freisetzung von Mitarbeitern für kunden- und wertorientiertere Aufgaben.
