Η αυτοματοποίηση ρομποτικών διαδικασιών στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού έχει εξορθολογήσει τις λειτουργίες, έχει αυξήσει την αποδοτικότητα και έχει μειώσει το κόστος στις λειτουργίες του ανθρώπινου δυναμικού. Επιπλέον, καθώς οι οργανισμοί έχουν αγκαλιάσει το ψηφιακό εργατικό δυναμικό, η αυτοματοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού έχει δώσει λύσεις σε μια σειρά προβλημάτων που προκύπτουν από την απομακρυσμένη εργασία, όπως η γεφύρωση παλαιών συστημάτων, η βελτίωση της μεταφοράς δεδομένων και η αύξηση της ασφάλειας στον κυβερνοχώρο.
Η RPA στο HR βοηθά στην αυτοματοποίηση ενός ευρέος φάσματος επαναλαμβανόμενων εργασιών και επιτρέπει στους επαγγελματίες του HR να παρέχουν εργασία με γνώμονα την αξία, με επίκεντρο τον άνθρωπο, η οποία έχει αντίκτυπο στην ικανοποίηση από την εργασία και, ως εκ τούτου, στη φήμη του εργοδότη και στη διατήρηση των εργαζομένων.
Αυτό το άρθρο θα διερευνήσει τις περιπτώσεις χρήσης της RPA στους ανθρώπινους πόρους, τις μελέτες περιπτώσεων, τα οφέλη, τις προκλήσεις και τις τάσεις που θα διαμορφώσουν το μέλλον της αυτοματοποίησης των ανθρώπινων πόρων.
Μέγεθος αγοράς RPA για HR
Είναι δύσκολο να βρεθούν ακριβή στοιχεία για την αυτοματοποίηση ρομποτικών διαδικασιών στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού. Το μέγεθος της παγκόσμιας αγοράς τεχνολογίας ανθρώπινου δυναμικού εκτιμάται σε περίπου 40 δισεκατομμύρια δολάρια το 2023, με προβλεπόμενο ετήσιο ρυθμό ανάπτυξης 9,2%.
Η εφαρμογή της RPA, μαζί με τα εργαλεία AI/ML, θεωρείται ως ένας τεράστιος μοχλός στον τομέα της τεχνολογίας ανθρώπινου δυναμικού. Η McKinsey προτείνει ότι περίπου το 25% των κεφαλαιακών δαπανών κατά την επόμενη πενταετία θα αφορά εργαλεία αυτοματοποίησης, γεγονός που υποδηλώνει ότι το ανώτατο όριο των δαπανών για τεχνολογίες και υπηρεσίες RPA θα μπορούσε να φθάσει τα 10 δισεκατομμύρια δολάρια στο εγγύς μέλλον.
Οφέλη της RPA στο HR
Υπάρχουν αρκετοί επιτακτικοί λόγοι για την υιοθέτηση των τεχνολογιών RPA στον τομέα των ανθρώπινων πόρων. Ακολουθούν ορισμένοι από τους βασικούς λόγους για τους οποίους οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να υιοθετήσουν την RPA.
#1. Αυξημένη παραγωγικότητα
Στο πλαίσιο του HR, ο όρος hire-to-retire αναφέρεται σε ολόκληρο τον κύκλο ζωής του εργαζομένου, από την πρόσληψη, την ένταξη, τη διαχείριση της απόδοσης μέχρι και τη συνταξιοδότηση. Με άλλα λόγια, όλες οι αλληλεπιδράσεις που θα έχει ένας επαγγελματίας Ανθρώπινου Δυναμικού με ένα και μόνο μέλος του προσωπικού.
Η McKinsey υποστηρίζει ότι πάνω από το 50% αυτών των εργασιών είναι κατάλληλες για αυτοματοποίηση με RPA. Ωστόσο, όταν προσθέσετε τεχνολογίες γνωστικής τεχνητής νοημοσύνης, ο αριθμός των εργασιών που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυξάνεται σημαντικά.
Όπως θα σας πει οποιοσδήποτε επαγγελματίας του τομέα Ανθρώπινου Δυναμικού, τα καθημερινά του καθήκοντα περιλαμβάνουν πολλές επαναλαμβανόμενες, βασισμένες σε κανόνες διαδικασίες, όπως ελέγχους ιστορικού, προσαρμογές μισθοδοσίας, έγκριση διακοπών, διαχείριση επιδόσεων, έλεγχο βιογραφικών σημειωμάτων, εισαγωγή και πολλά άλλα. Η RPA μπορεί να χειριστεί αυτές τις εργασίες και να απελευθερώσει τις ομάδες ανθρώπινου δυναμικού και να τους επιτρέψει να επαναφέρουν το ανθρώπινο πίσω στο ανθρώπινο δυναμικό.
#2. Αποτελεσματικότερη απόκτηση ταλέντων
Η απόκτηση ταλέντων (ΤΑ) αποτελεί μείζον θέμα τα τελευταία χρόνια. Το COVID-19 προκάλεσε σημαντικές διαταραχές και ακόμη και όταν τα πράγματα επανήλθαν στην κανονικότητα, η συμμετοχή στην εργασία ήταν χαμηλότερη. Όταν προσθέτετε τις αλλαγές στις εργασιακές απαιτήσεις λόγω της αυξημένης ψηφιοποίησης, τη σταδιακή συνταξιοδότηση της γενιάς των baby boomers και την πανταχού παρούσα έλλειψη δεξιοτήτων STEM, έχετε μια κατάσταση όπου οι εργοδότες αγωνίζονται να καλύψουν θέσεις εργασίας.
Η RPA μπορεί να βοηθήσει τις ομάδες προσλήψεων με διάφορους τρόπους. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να αυτοματοποιήσουν την ανάρτηση αγγελιών εργασίας, την εξέταση βιογραφικών σημειωμάτων, τον προγραμματισμό συνεντεύξεων και την επικοινωνία με τους υποψηφίους. Με τον εξορθολογισμό της διαδικασίας απόκτησης, οι επαγγελματίες του τομέα Ανθρώπινου Δυναμικού έχουν περισσότερο χρόνο για να επικεντρωθούν στις συνεντεύξεις, οδηγώντας σε μια πιο αποτελεσματική διαδικασία.
Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να ληφθεί υπόψη είναι ότι τα εργαλεία RPA μπορούν επίσης να καλύψουν πολλά από τα κενά που δημιουργούνται από τις δυσκολίες απόκτησης ταλέντων. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να μειώσουν την πίεση και να επιτρέψουν στις ομάδες να παραμείνουν λειτουργικές παρά τη συρρίκνωση των διαθέσιμων ταλέντων.
#3. Αυξημένη ακρίβεια
Οι ανθρώπινοι πόροι, όπως και οι περισσότεροι άλλοι τομείς και τμήματα τα τελευταία χρόνια, έχουν γίνει ψηφιακοί. Η επικοινωνία, τα αρχεία και τα δεδομένα των εργαζομένων αποθηκεύονται ψηφιακά, αρκετά συχνά σε διαφορετικές εφαρμογές, λογιστικά φύλλα, βάσεις δεδομένων και πύλες εργαζομένων.
Με τόσα πολλά δεδομένα να πηγαινοέρχονται, ο κίνδυνος ανθρώπινου λάθους έχει αυξηθεί. Η συνέπεια αυτών των λαθών μπορεί να είναι από μια μικρή ενόχληση έως πιο σοβαρά ζητήματα, όπως καθυστερήσεις στην άδεια εργασίας, ανακριβείς πληρωμές ή απώλεια νέων προσλήψεων. Τα επιχειρησιακά εργαλεία RPA συμβάλλουν στην επίλυση αυτών των ζητημάτων εξαλείφοντας το ανθρώπινο λάθος από τις αυτοματοποιημένες διαδικασίες.
#4. Μειώστε την απομάκρυνση των εργαζομένων
Η πρόσληψη υπαλλήλων είναι δύσκολη και δαπανηρή, οπότε θέλετε να βεβαιωθείτε ότι θα παραμείνουν αρκετά για να φτάσουν στο μέγιστο της παραγωγικότητας και να αποσβέσουν την επένδυσή σας. Δυστυχώς, η διατήρηση των εργαζομένων αποτελεί μεγάλο αγώνα για πολλές επιχειρήσεις, με τη συνολική έλλειψη επαγγελματιών να στρεβλώνει την αγορά και να οδηγεί σε αυξημένη μετακίνηση εργαζομένων.
Το άλλο πράγμα που πρέπει να ληφθεί υπόψη είναι ότι μετά το Covid, οι ιδέες των ανθρώπων για την εργασία έχουν αλλάξει. Το προσωπικό επιθυμεί καλύτερη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, απομακρυσμένες ή υβριδικές επιλογές και τεχνολογία που διευκολύνει τη ζωή του. Τα εργαλεία RPA μπορούν να βοηθήσουν σε όλους αυτούς τους τομείς και να αυξήσουν την εργασιακή ικανοποίηση των εργαζομένων. Η διατήρηση της ομάδας ανθρώπινου δυναμικού σας σημαίνει ότι μπορείτε να κάνετε καλύτερη δουλειά στη διατήρηση και την απόκτηση εργαζομένων.
#5. Μείωση του κόστους
Ένας από τους πιο επιτακτικούς λόγους για να επενδύσει κανείς στην RPA είναι η εξοικονόμηση κόστους. Οι περικοπές του προϋπολογισμού και οι αβέβαιες οικονομικές προοπτικές έχουν αναγκάσει τη C-Suite να εξετάσει τρόπους για να κάνει περισσότερα με λιγότερα. Η RPA μπορεί να βοηθήσει με διάφορους τρόπους. Για παράδειγμα, μπορεί να σας βοηθήσει να μειώσετε τον αριθμό των εργαζομένων αυτοματοποιώντας τις εργασίες ανθρώπινου δυναμικού.
Δεύτερον, η RPA μπορεί να βοηθήσει τις εταιρείες να επεκταθούν, ενισχύοντας το υπάρχον προσωπικό τους και βοηθώντας το να γίνει πιο παραγωγικό χωρίς να προστεθούν νέοι εργαζόμενοι.
Τρίτον, το RPA είναι ικανό να γεφυρώνει το χάσμα μεταξύ του παλαιού λογισμικού και των νέων εργαλείων, επιτρέποντας στις ομάδες να μειώσουν το κόστος της επένδυσης σε νέα εργαλεία, όταν έχουν ένα πολύ καλό αλλά ξεπερασμένο λογισμικό για να κάνουν τη δουλειά τους.
#6. Επεκτασιμότητα
Ένα άλλο σημαντικό πλεονέκτημα που προσφέρει η χρήση της RPA για το HR είναι η δυνατότητα κλιμάκωσης. Η ξαφνική ανάκαμψη των επιχειρήσεων μπορεί να αποτελέσει τεράστιο πονοκέφαλο για τις ομάδες Ανθρώπινου Δυναμικού, καθώς πασχίζουν να διαχειριστούν τις νέες προσλήψεις. Ωστόσο, τα εργαλεία αυτοματοποίησης δοκιμών επιχειρηματικού λογισμικού και οι λύσεις RPA μπορούν να αναπτυχθούν μαζί σας, πράγμα που σημαίνει ότι οι νέες επιχειρήσεις δεν σημαίνουν μεγαλύτερη επιβάρυνση για την ομάδα ανθρώπινου δυναμικού σας.
Περιπτώσεις χρήσης της RPA στο HR
Οι περιπτώσεις χρήσης RPA στο Ανθρώπινο Δυναμικό βοηθούν στην πρόσληψη, την κατάρτιση, την εισαγωγή, τη διαχείριση παρουσιών, τη διαχείριση επιδόσεων και πολλά άλλα.
Για να αναδείξουμε μερικές από τις καλύτερες περιπτώσεις χρήσης της RPA στο HR, ας ρίξουμε μια ματιά στη διαδικασία του κύκλου ζωής των εργαζομένων από την πρόσληψη έως τη συνταξιοδότηση και ας δούμε πώς η RPA βοηθάει σε κάθε στάδιο.
#1. Αυτοματοποίηση προσλήψεων
Οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού και απόκτησης ταλέντων (ΤΑ) αντιμετωπίζουν πολλή δουλειά με την εξεύρεση, τη βαθμολόγηση και την επικοινωνία με δυνητικούς προσλήπτες. Η RPA μπορεί να εφαρμοστεί σε διάφορους τομείς της διαδικασίας πρόσληψης.
Ανάρτηση αγγελιών:
Μόλις ένας υπεύθυνος προσλήψεων καθορίσει την ανάγκη για έναν νέο υπάλληλο και στείλει λεπτομέρειες και απαιτήσεις της θέσης εργασίας, μπορεί να χρησιμοποιήσει εργαλεία RPA για να αυτοματοποιήσει την ανάρτηση θέσεων εργασίας σε διάφορους ιστότοπους. Με τόσους πολλούς διαφορετικούς διαθέσιμους ιστότοπους, πρόκειται για μια κλασική, χρονοβόρα, βηματική εργασία που μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο στις ομάδες ανθρώπινου δυναμικού.
Διαλογή υποψηφίων:
Η αυτοματοποίηση χρησιμοποιείται ήδη σε ολόκληρο τον κλάδο με τη μορφή ενός συστήματος παρακολούθησης αιτούντων (ATS) που διαλέγει βιογραφικά με βάση την παρουσία προκαθορισμένων λέξεων-κλειδιών.
Επιλογή συνέντευξης:
Αφού κοσκινίσουν τα βιογραφικά, το προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να εξετάσει τους καλύτερους υποψηφίους και να τους επιλέξει για συνέντευξη. Τα εργαλεία RPA μπορούν να αυτοματοποιήσουν τις προσφορές και να στείλουν τις θέσεις συνέντευξης των υποψηφίων. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να στέλνετε αυτοματοποιημένες επιστολές απόρριψης σε ανεπιτυχείς υποψηφίους.
Αποστολή επιστολών προσφοράς:
Η αποστολή του σωστού υποψηφίου και της επιστολής προσφοράς απαιτεί μεγάλη διοικητική προσπάθεια. Οι επιστολές αυτές πρέπει να είναι εξατομικευμένες και να συμμορφώνονται τόσο με τους εταιρικούς όσο και με τους νομικούς κανονισμούς. Τα ρομπότ RPA είναι μια εξαιρετική επιλογή για τη σύνθεση αυτών των κανονισμών και τη διασφάλιση ότι οι επιστολές προσφοράς σας είναι σύμφωνες.
Επιπλέον, η τεχνολογία μπορεί επίσης να προσαρμοστεί για την παρακολούθηση των απαντήσεων των υποψηφίων και την αποστολή ενημερώσεων στους υπεύθυνους προσλήψεων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
#2. Αυτοματοποίηση Onboarding
Μόλις βρείτε νέους υπαλλήλους, το έργο σας μόλις αρχίζει. Η επιτυχημένη εμπειρία εισαγωγής είναι ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες πρόβλεψης της διατήρησης των εργαζομένων, επομένως είναι κάτι που πρέπει να κάνετε σωστά.
Καθώς όλο και περισσότερες ομάδες αγκαλιάζουν την απομακρυσμένη και υβριδική εργασία, είναι εύκολο για τις νέες προσλήψεις να πέσουν μέσα από τις ρωγμές. Αν θέλετε οι νέοι υπάλληλοι να ξεκινήσουν γρήγορα, η αυτοματοποίηση των στοιχείων της διαδικασίας εισαγωγής είναι η λύση. Ακολουθούν μερικοί τομείς στους οποίους η RPA μπορεί να βοηθήσει τις ομάδες ανθρώπινου δυναμικού.
Έλεγχοι ιστορικού:
Οι έλεγχοι ιστορικού μπορούν να αυτοματοποιηθούν δείχνοντας στα ρομπότ RPA πώς να στέλνουν και να συλλέγουν πληροφορίες από τις κατάλληλες πύλες. Τα ρομπότ RPA μπορούν να βοηθήσουν στον έλεγχο του ιστορικού απασχόλησης, των προσόντων και του ποινικού μητρώου.
Λεπτομέρειες υπαλλήλου:
Οι νέοι εργαζόμενοι πρέπει να προστίθενται στα συστήματα HR. Τα συστήματα RPA μπορούν να αντικαταστήσουν την εισαγωγή δεδομένων, εξάγοντας σχετικές πληροφορίες από έγγραφα και μεταφέροντάς τες στο κατάλληλο σύστημα.
Αιτήσεις εγγράφων:
Τα εργαλεία RPA μπορούν να αυτοματοποιήσουν την αίτηση και τη μεταφόρτωση διαφόρων εγγράφων των εργαζομένων, όπως ταυτότητα, φορολογικά έγγραφα, πτυχία, συστάσεις κ.ο.κ.
Πιστοποίηση λογαριασμού:
Οι νέοι υπάλληλοι χρειάζονται συνδέσεις για το λογισμικό της εταιρείας, τα μηχανήματα και τυχόν σχετικές πύλες. Τα εργαλεία RPA μπορούν τόσο να προετοιμάσουν όσο και να κοινοποιήσουν αυτούς τους λογαριασμούς.
Μάθηση και ανάπτυξη:
Το υλικό μάθησης και ανάπτυξης και πληροφορίες όπως το εγχειρίδιο της εταιρείας σας θα πρέπει να αποστέλλονται στους υπαλλήλους σας για να τους βοηθήσουν να ενημερωθούν. Τα εργαλεία RPA μπορούν να βοηθήσουν τόσο στην παράδοση όσο και στην παρακολούθηση των αλληλεπιδράσεων με αυτό το υλικό, διασφαλίζοντας ότι οι υπάλληλοί σας είναι έτοιμοι να γίνουν παραγωγικοί.
#3. Διαχείριση δεδομένων εργαζομένων
Μόλις οι νέοι υπάλληλοί σας εγκατασταθούν, υπάρχουν μια σειρά από εργασίες που πρέπει να γίνουν. Η RPA μπορεί να βοηθήσει στον εξορθολογισμό πολλών από αυτές τις εργασίες.
Αναφορές ταξιδιών και εξόδων:
Οι αναφορές ταξιδιών και εξόδων είναι μια άλλη χειροκίνητη εργασία που συχνά εμπίπτει μεταξύ του ανθρώπινου δυναμικού και των οικονομικών υπηρεσιών. Η παρακολούθηση αυτών των δαπανών είναι σημαντική, ώστε οι εταιρείες να έχουν ενημερωμένους λογαριασμούς και οι εργαζόμενοι να μπορούν να αποζημιώνονται για τυχόν δαπάνες.
Το λογισμικό οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR ) μπορεί να χρησιμοποιηθεί παράλληλα με τα εργαλεία RPA για την ανάγνωση και την επεξεργασία των αποδείξεων, τον έλεγχό τους σε σχέση με τους εταιρικούς κανόνες ταξιδιών και εξόδων και την έγκριση ή την κλιμάκωση των πληροφοριών, οδηγώντας σε ομαλή και ταχύτερη επεξεργασία.
Διαχείριση αδειών:
Η υποβολή αιτήσεων για διακοπές και ρεπό μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί εύκολα να διεκπεραιωθεί από εργαλεία RPA. Χρησιμοποιώντας λογισμικό OCR, μπορούν να μετατρέψουν τα μη δομημένα δεδομένα σε αίτημα και να χειριστούν επίσης τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έγκρισης ή απόρριψης.
Διαχείριση επιδόσεων:
Η διαχείριση της απόδοσης αποτελεί μέρος κάθε υγιούς οργανισμού. Οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να συγκεντρώνουν πολλά δεδομένα για να παρέχουν ακριβείς αξιολογήσεις και τα εργαλεία RPA είναι ιδανικά για τη συλλογή δεδομένων από διάφορες βάσεις δεδομένων, λογιστικά φύλλα και άλλες πηγές πληροφοριών και τη συγκέντρωσή τους για τις αξιολογήσεις διαχείρισης της απόδοσης.
Μισθοδοσία:
Ενώ η μισθοδοσία διεκπεραιώνεται από τη λογιστική ομάδα, γίνεται σε συνεργασία με το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού. Απαιτείται πολλή καταχώρηση δεδομένων και χειροκίνητη επεξεργασία πληροφοριών, όπως η διαχείριση του επιδόματος αδείας, των κρατήσεων, των υπερωριών, των συμβάσεων κ.ο.κ.
Η RPA μπορεί να αυτοματοποιήσει την επικοινωνία μεταξύ HR και μισθοδοσίας και να διασφαλίσει ότι οι κρίσιμες λεπτομέρειες και τα έγγραφα θα εξοικονομηθούν, οδηγώντας σε έγκαιρη και ακριβή μισθοδοσία και ικανοποιημένους εργαζόμενους.
Συμμόρφωση:
Οι κανονισμοί βρίσκονται σε συνεχή εξέλιξη, με αποτέλεσμα οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού να δυσκολεύονται να συμβαδίσουν. Όταν αλλάζει η εργατική νομοθεσία, μπορούν να εφαρμοστούν ρομπότ RPA για την ενημέρωση της εταιρικής τεκμηρίωσης, των δεδομένων των εργαζομένων και των αναφορών με ταχύτητα και ακρίβεια.
#4. Διαχείριση εξόδου
Η διαχείριση της εξόδου είναι ουσιαστικά η άλλη πλευρά του onboarding, όπου οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού διαχειρίζονται την ομαλή αποχώρηση ενός εργαζομένου λόγω συνταξιοδότησης, απόλυσης ή μετακίνησης σε νέους βοσκοτόπους. Η διαδικασία περιλαμβάνει πολλές διοικητικές διαδικασίες, όπως η αποστολή επιστολών, η αφαίρεση των διαπιστευτηρίων πληροφορικής και ακόμη και η οργάνωση συνεντεύξεων ή ερευνών εξόδου.
Άλλοι τομείς που τα εργαλεία RPA μπορούν να αυτοματοποιήσουν είναι τα αιτήματα και η καταγραφή της απόδοσης των περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας, η ακύρωση των εταιρικών καρτών πρόσβασης, η ειδοποίηση των διευθυντών γραμμής και η δημιουργία εγγράφων εξόδου.
Όπως μπορείτε να δείτε, η RPA μπορεί να βοηθήσει τις ομάδες ανθρώπινου δυναμικού να αυτοματοποιήσουν εργασίες σε ολόκληρο τον κύκλο ζωής των εργαζομένων.
Μελέτες περιπτώσεων του τμήματος HR RPA
Μελέτη περίπτωσης #1. Ρομποτική αυτοματοποίηση διαδικασιών για HR & Μισθοδοσία
Η πρώτη μας μελέτη περίπτωσης RPA στο HR δείχνει τα οφέλη της αυτοματοποίησης της διαδικασίας μισθοδοσίας για τις ομάδες ανθρώπινου δυναμικού. Ο πελάτης ήταν μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών προσλήψεων με έδρα το Ηνωμένο Βασίλειο, η οποία αντιμετώπιζε προβλήματα με τη διαχείριση των αδειών και άλλων απουσιών των εργαζομένων.
Το προσωπικό χρησιμοποίησε μια διαδικτυακή πύλη για να υποβάλει αίτηση για άδεια και να αναφέρει τις ημέρες ασθένειας. Ωστόσο, η ομάδα ανθρώπινου δυναμικού εξακολουθούσε να χρησιμοποιεί ένα offline σύστημα λογισμικού ανθρώπινου δυναμικού για να εκτελεί υπολογισμούς μισθοδοσίας που έπρεπε να προσαρμοστούν με βάση τις απουσίες. Η διαδικασία αυτή ήταν μηνιαία, χρονοβόρα και υποκείμενη σε ανθρώπινα λάθη.
Η επιχείρηση διενήργησε έλεγχο του υφιστάμενου συστήματος ΤΠ και του λογισμικού μισθοδοσίας και προσδιόρισε μια μεθοδολογία για την ενσωμάτωση αυτών των συστημάτων. Η λύση θα προετοιμάζει και θα αυτοματοποιεί την επικοινωνία τόσο με τον εργαζόμενο όσο και με την ομάδα ανθρώπινου δυναμικού για την επιβεβαίωση των τροποποιήσεων λόγω απουσίας.
Στη συνέχεια, εκτελείται μια δοκιμαστική μισθοδοσία μέχρι το τέλος του μήνα, με την απαίτηση έγκρισης από έναν ειδικό σε θέματα ανθρώπινου δυναμικού. Εν αναμονή της έγκρισης, το ρομπότ δημιουργεί ένα έγγραφο με τους μισθούς που έχουν προσαρμοστεί για τις ημέρες ασφαλιστικών εισφορών, τα επιδόματα κ.λπ. και το αποστέλλει στο ηλεκτρονικό τραπεζικό σύστημα.
Το αποτέλεσμα ήταν ότι ο χρόνος που δαπανήθηκε για αυτές τις εργασίες μειώθηκε κατά 920% ανά μήνα, τα λάθη στη μισθοδοσία μειώθηκαν και η απόδοση του έργου ήταν πάνω από 10%.
Μελέτη περίπτωσης #2: Ρομποτική αυτοματοποίηση διαδικασιών για λειτουργίες HR
Η χρήση RPA στις λειτουργίες ανθρώπινου δυναμικού είναι ένας σίγουρος τρόπος για τη βελτίωση της αποδοτικότητας. Σε μια μελέτη περίπτωσης, μια τεράστια υπεράκτια εταιρεία εξωτερικής ανάθεσης που απασχολούσε πάνω από 200.000 μέλη του προσωπικού της είχε πληγεί από υψηλή εναλλαγή προσωπικού και όλα τα συνακόλουθα προβλήματα που αυτό συνεπάγεται. Τα δεδομένα των εργαζομένων τηρούνταν σε διαφορετικά συστήματα και η διαδικασία έναρξης ή αποχώρησης ήταν εξαιρετικά αναποτελεσματική.
Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα που αντιμετώπιζε ο οργανισμός ήταν ότι διαφορετικά τμήματα ήταν υπεύθυνα για διαφορετικές εργασίες. Τα διάφορα καθήκοντα που αφορούσαν την ένταξη και την αποχώρηση των υπαλλήλων από το σύστημα ήταν κατανεμημένα μεταξύ των υπηρεσιών ανθρώπινου δυναμικού, των εγκαταστάσεων και της πληροφορικής.
Κάθε ομάδα εργάστηκε ανεξάρτητα. Ως εκ τούτου, οι μεταβιβάσεις έπρεπε να συντονίζονται και συχνά προκαλούσαν μεγάλες καθυστερήσεις και απογοήτευση στους υπαλλήλους. Ένα από τα συνεχή εμπόδια αφορούσε την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των ομάδων με τη μορφή μη δομημένων δεδομένων που απαιτούσαν χειροκίνητη επανεισαγωγή σε διαφορετικά συστήματα, η οποία ήταν χρονοβόρα και επιρρεπής σε σφάλματα.
Η εταιρεία έλυσε αυτές τις αναποτελεσματικότητες δημιουργώντας μια ολοκληρωμένη λύση που ήταν ικανή να ενορχηστρώσει κάθε τμήμα. Δημιούργησαν μια διαδικτυακή πύλη για να επιτρέπουν στις ομάδες να δεσμεύουν δεδομένα σε ένα κεντρικό σύστημα, το οποίο μείωσε τους χρόνους αναμονής μεταξύ των τμημάτων, επιτρέποντας την ταυτόχρονη ή διαδοχική εισαγωγή δεδομένων.
Από εκεί και πέρα, οι επιχειρηματικές διαδικασίες διεκπεραιώθηκαν βήμα προς βήμα, με κάθε ομάδα να ενημερώνεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το τι απαιτείται. Το αποτέλεσμα ήταν μια πολύ ταχύτερη αποχώρηση που παρείχε καλύτερη ασφάλεια στην εταιρεία και γλίτωσε απώλειες περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας.
Η επιχείρηση μείωσε το χρόνο επεξεργασίας κατά 90%, βελτίωσε την ασφάλεια και αύξησε την ικανοποίηση των εργαζομένων.
Μελέτη περίπτωσης #3: Ρομποτική Αυτοματοποίηση Διαδικασιών για λειτουργίες HR
Μια πολυεθνική εταιρεία που παρέχει υπηρεσίες επιχειρηματικής συμβουλευτικής, πληροφορικής και εξωτερικής ανάθεσης σε 50 χώρες για περισσότερους από 1000 πελάτες βρέθηκε αντιμέτωπη με μια μεγάλη πρόκληση. Το μέγεθος και το πεδίο εφαρμογής του οργανισμού ήταν τόσο μεγάλα που οι υπηρεσίες εξωτερικής ανάθεσης ανθρώπινου δυναμικού (HRO) ήταν υπεύθυνες για πολλές διαφορετικές διαδικασίες. Ορισμένα από αυτά τα καθήκοντα περιλάμβαναν την απόκτηση ταλέντων, τη διοίκηση των εργαζομένων, τη μάθηση και την ανάπτυξη, τις παροχές προς τους εργαζομένους, την ικανοποίηση από την εργασία και άλλα.
Το κύριο πρόβλημα ήταν ότι καθένας από αυτούς τους τομείς απαιτούσε εκτεταμένη διαχείριση και δεν έλειπαν οι χειρωνακτικές εργασίες και ο πολύπλοκος συντονισμός. Για να γίνουν τα πράγματα χειρότερα, πολλοί από τους πελάτες τους αυξάνονταν ραγδαία, πράγμα που σήμαινε ότι η εταιρεία έπρεπε να κλιμακωθεί μαζί τους. Η αποτυχία αυτή θα προκαλούσε συμφόρηση που θα μείωνε την ικανοποίηση των εργαζομένων.
Ένας έλεγχος με έναν προμηθευτή RPA αποκάλυψε αρκετές διαδικασίες που ήταν ισχυρές υποψήφιες για αυτοματοποίηση, όπως ο συγχρονισμός δεδομένων μεταξύ διαφόρων εφαρμογών και του συστήματος ERP της επιχείρησης, η εξαγωγή δεδομένων από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η τυποποίηση δεδομένων.
Η επιχείρηση αυτοματοποίησε διάφορες διαδικασίες, συμπεριλαμβανομένου του υπολογισμού του επιδόματος βάρδιας, της δημιουργίας επιστολών προσφοράς για τους νέους υπαλλήλους, των ελέγχων ιστορικού, των προγραμμάτων κατάρτισης και των διαφόρων διεργασιών εξόδου από την υπηρεσία.
Τα αποτελέσματα περιλάμβαναν μείωση κατά 70% των χειροκίνητων εργασιών, βελτίωση κατά 55% του χρόνου επεξεργασίας και καθαρή εξοικονόμηση σχεδόν 700.000 δολαρίων.
Ρομποτική αυτοματοποίηση διαδικασιών για τις προκλήσεις του HR
Ενώ η υιοθέτηση της RPA για τις διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού εξοικονομεί χρόνο, χρήμα και προσπάθεια, υπάρχουν ορισμένες πολυπλοκότητες που πρέπει να ξεπεράσουν οι επιχειρήσεις για την επιτυχή υιοθέτηση. Ακολουθούν ορισμένα από τα κύρια ζητήματα που επηρεάζουν την εφαρμογή της RPA και της HR στο εργατικό δυναμικό.
#1. Τεχνικές δεξιότητες
Η μετάβαση από τις παραδοσιακές ρυθμίσεις του χώρου εργασίας σε ένα ψηφιακό περιβάλλον με RPA απαιτεί κάποια σκέψη. Το RPA είναι πολύ πιο γρήγορο στην εφαρμογή από πολλά νέα εργαλεία λογισμικού. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν υπάρχουν προβλήματα ανάπτυξης.
Πράγματι, ο μετασχηματισμός πρέπει να σχεδιάζεται προσεκτικά με βασικά βήματα την ανακάλυψη απαιτήσεων και διαδικασιών. Στην καλύτερη περίπτωση, οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού θα αισθάνονται σίγουρες ότι μπορούν να δημιουργήσουν τη δική τους αυτοματοποίηση διαδικασιών με βάση τις εξατομικευμένες ροές εργασίας τους.
Οι χρήστες του ZAPTEST Enterprise έχουν το πλεονέκτημα ενός ZAP Expert ως μέρος της ετήσιας συνδρομής τους. Αυτοί οι εκπαιδευμένοι και εξειδικευμένοι εμπειρογνώμονες της ZAP παρέχουν εξειδικευμένη υποστήριξη κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ανακάλυψης και καθ’ όλη τη διάρκεια ζωής του προϊόντος. Η υποστήριξη από ειδικούς μπορεί να βοηθήσει τις ομάδες να αξιοποιήσουν στο έπακρο την ανάπτυξή τους χάρη στις γνώσεις και την εμπειρία τους. Μπορούν επίσης να παρέχουν εκπαίδευση και επίδειξη σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας αυτοματισμών διεργασιών και να προσφέρουν συντήρηση για τη διασφάλιση του μέγιστου δυνατού χρόνου λειτουργίας.
#2. Επικοινωνία του τμήματος
Το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού βρίσκεται στην καρδιά ενός οργανισμού και περιλαμβάνει επικοινωνία με ένα ευρύ φάσμα τμημάτων και ομάδων. Ως εκ τούτου, κάθε εφαρμογή RPA θα πρέπει να αντλεί πληροφορίες από διαφορετικά τμήματα, όπως το οικονομικό, το νομικό, το ΙΤ και άλλα.
Οποιαδήποτε ανάπτυξη θα απαιτήσει τη διασύνδεση εφαρμογών και συστημάτων λογισμικού για να αξιοποιηθεί στο έπακρο η κοινή χρήση δεδομένων. Θα χρειαστεί επίσης συντονισμός μεταξύ των υπηρεσιών και αποδοχή από τους ενδιαφερόμενους φορείς.
#3. Αντίσταση στην αλλαγή
Οι τεχνολογίες αυτοματοποίησης και, ειδικότερα, η τεχνητή νοημοσύνη έχουν τη δυνατότητα να προκαλέσουν εκτεταμένη αναστάτωση στο σύνολο του εργατικού δυναμικού. Τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού δεν είναι απρόσβλητα από αυτές τις αλλαγές, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε αντίσταση από ορισμένους υπαλλήλους.
Η αντιμετώπιση της προσαρμογής θα απαιτήσει ένα μείγμα διαφάνειας, εκπαίδευσης και δοκιμής και λάθους. Ορισμένοι ρόλοι μπορεί να καταργηθούν σταδιακά από τα εργαλεία RPA- ωστόσο, θα προκύψουν και άλλες ευκαιρίες. Η επανεκπαίδευση του προσωπικού ανθρώπινου δυναμικού θα το βοηθήσει να παραμείνει επίκαιρο στην εποχή του ψηφιακού χώρου εργασίας.
Συνολικά, η χρήση της αυτοματοποίησης στον τομέα των ανθρώπινων πόρων θα επιτρέψει στους επαγγελματίες του τομέα των ανθρώπινων πόρων να αφιερώνουν λιγότερο χρόνο σε συνηθισμένες εργασίες και περισσότερο χρόνο σε δραστηριότητες που επικεντρώνονται στον άνθρωπο. Αυτό θα μπορούσε να λάβει πολλές μορφές, όπως η υποστήριξη των νέων υπαλλήλων για την εγκατάστασή τους, η βελτίωση της ικανοποίησης από την εργασία μέσω τακτικών επισκέψεων ή ακόμη και η βοήθεια στην εκμάθηση και την ανάπτυξη.
RPA στις τάσεις του HR
Η RPA είναι ένας συναρπαστικός χώρος με ευελιξία που εξελίσσεται και ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις των επιχειρήσεων. Ακολουθούν ορισμένες από τις τάσεις που διαμορφώνουν την τεχνολογία RPA στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού.
#1. Ικανοποίηση των εργαζομένων
Η RPA είναι γνωστή για την ικανότητά της να αυξάνει την ικανοποίηση των εργαζομένων. Μεγάλο μέρος της κάλυψης γύρω από αυτό το θέμα αφορά την αυτοματοποίηση των καθημερινών εργασιών και τη δυνατότητα στους εργαζόμενους να επικεντρωθούν σε πιο ελκυστικές και ενδιαφέρουσες εργασίες.
Ωστόσο, όπως επισημαίνει η Deloitte, η αυτοματοποίηση της μισθοδοσίας, της εισαγωγής και των αξιολογήσεων απόδοσης μπορεί επίσης να οδηγήσει σε μεγαλύτερη ικανοποίηση. Αναμένουν ότι οι επιχειρήσεις θα συνεχίσουν να επενδύουν σε εργαλεία RPA για να βελτιώσουν την επικοινωνία με τους εργαζομένους και να επιτρέψουν στο προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού να σχεδιάζει και να εφαρμόζει καλύτερες στρατηγικές για την ευτυχία και τη διατήρηση των εργαζομένων.
#2. Η RPA μπορεί να καλύψει το κενό παραγωγικότητας του ανθρώπινου δυναμικού
Όπως επισημαίνεται σε έρευνα της The Hackett Group, ο φόρτος εργασίας του ανθρώπινου δυναμικού αυξήθηκε κατά 10% φέτος, ενώ ο προϋπολογισμός του προσωπικού παρέμεινε αμετάβλητος. Το αποτέλεσμα είναι ένα χάσμα παραγωγικότητας της τάξης του 10% και ένα χάσμα αποδοτικότητας της τάξης του 10%.
Το να κάνεις περισσότερα με λιγότερα είναι ένα από τα πιο συναρπαστικά οφέλη της RPA. Η τεχνολογία μπορεί να αυτοματοποιήσει πολλές επαναλαμβανόμενες εργασίες και να καλύψει τα κενά παραγωγικότητας και αποδοτικότητας, ενώ η επαύξηση με την ευφυή αυτοματοποίηση επιτρέπει στις ομάδες ανθρώπινου δυναμικού να αυτοματοποιήσουν πιο σύνθετες εργασίες.
#3. Δέσμευση ψηφιακού εργατικού δυναμικού
Το ψηφιακό εργατικό δυναμικό – ένα οικοσύστημα συσκευών, εφαρμογών και δεδομένων που δεν έχει σχέση με την τοποθεσία και είναι πάντα συνδεδεμένο – έχει γίνει πραγματικότητα τα τελευταία χρόνια. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός επιταχύνθηκε από το COVID-19, οδηγώντας σε αύξηση των υβριδικών και των απομακρυσμένων ομάδων. Ωστόσο, τον τελευταίο καιρό, οι εταιρείες καλούν τους εργαζόμενους πίσω στο γραφείο, προς μεγάλη τους φρίκη.
Οι δημοσκοπήσεις της Gallup δείχνουν ότι 9 στους 10 εργαζόμενους προτιμούν την απομακρυσμένη ή υβριδική εργασία. Ωστόσο, έρευνα της Microsoft δείχνει ότι η εργασία από το σπίτι μπορεί να οδηγήσει σε μειωμένη συνεργασία και σύνδεση. Τα εργαλεία RPA, μαζί με τις λύσεις ενορχήστρωσης εργατικού δυναμικού, μπορούν να λειτουργήσουν ως η κόλλα που κρατά τους εργαζόμενους συνδεδεμένους και συνεργαζόμενους, μειώνοντας την ανάγκη για εργασία στο γραφείο.
RPA στο HR: Τι επιφυλάσσει το μέλλον;
Οι εφαρμογές RPA και HR του μέλλοντος εξαρτώνται από την ενίσχυση των εργαλείων RPA με τεχνητή νοημοσύνη. Ακολουθούν μερικές από τις πιο συναρπαστικές μελλοντικές δυνατότητες.
1. Αυτοματοποιημένη πρόσληψη
Η αυτοματοποίηση στον τομέα των προσλήψεων είναι κάτι πολύ περισσότερο από την εξοικονόμηση χρόνου. Στο μέλλον, θα χρησιμοποιείται επίσης για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με την πρόσληψη των κατάλληλων ατόμων. Με επαρκή δεδομένα, τα εργαλεία μηχανικής μάθησης θα μπορούσαν να συνθέσουν την επαγγελματική εμπειρία, τα προσόντα, τις ψυχολογικές πληροφορίες και τις ερωτήσεις συνέντευξης για να επιλέξουν τους τέλειους υποψηφίους.
Επιπλέον, τα εργαλεία αυτά θα μπορούσαν επίσης να λαμβάνουν αποφάσεις και συστάσεις χωρίς ανθρώπινη προκατάληψη. Η τεχνητή νοημοσύνη δεν έχει φτάσει ακόμη στο σημείο αυτό και έχει ακόμη ενσωματωμένες προκαταλήψεις που πρέπει να εξαλειφθούν. Ωστόσο, με τη σωστή κατάρτιση ή τις κατάλληλες διασφαλίσεις, η γνωστική RPA θα μπορούσε να οδηγήσει σε έναν πιο δίκαιο χώρο εργασίας.
2. Βιομηχανία 4.0
Η βιομηχανία 4.0 αναφέρεται στην έννοια της τέταρτης βιομηχανικής επανάστασης. Πρόκειται για τη συνάντηση της ανάλυσης, της αυτοματοποίησης, της αλληλεπίδρασης ανθρώπου-μηχανής και της προηγμένης κατασκευής.
Στο ερευνητικό έγγραφο, A Structured Approach to Implementing Robotic Process Automation in HR (Balasundaram, 2020), οι συγγραφείς παρατηρούν ότι “η διασφάλιση της συνέπειας στις ανθρώπινες διαδικασίες και η αύξηση της αξίας μέσω του ταλέντου έχει ξεφύγει από το HR”.
Το έγγραφο υποστηρίζει ότι αυτή η τεχνολογική αναστάτωση θα δημιουργήσει νέες ευκαιρίες για τις ομάδες ανθρώπινου δυναμικού να επιτύχουν εξοικονόμηση κόστους, πρόσθετη αποτελεσματικότητα και μεγαλύτερο επίπεδο υπηρεσιών για τους πελάτες. Οι συγγραφείς προτείνουν ότι η “αύξηση της αξίας μέσω του ταλέντου” μπορεί να επιτευχθεί μέσω μιας σειράς τεχνολογιών αυτοματοποίησης, όπως η RPA, η AI/ML, η ευφυής αυτοματοποίηση διαδικασιών και άλλα.
3. Προσαρμοσμένο λογισμικό ανθρώπινου δυναμικού από προγραμματιστές πολίτες
Μια τάση που απογειώνεται τώρα, αλλά θα γίνει πολύ πιο διαδεδομένη στο μέλλον, είναι η χρήση εξαιρετικά προσαρμοσμένου λογισμικού που κατασκευάζεται από επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού. Χάρη στην άνοδο των εργαλείων χαμηλού κώδικα και χωρίς κώδικα, οι προγραμματιστές πολιτών μπορούν να δημιουργήσουν λογισμικό ανθρώπινου δυναμικού που ανταποκρίνεται στις μοναδικές τους ανάγκες. Αντί να ελπίζουν ότι το έτοιμο λογισμικό θα ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις τους, οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να δημιουργήσουν εργαλεία RPA με βάση τις απαιτήσεις, τις ροές εργασίας και την εταιρική κουλτούρα τους.
Καθώς οι δυνατότητες αυτών των προσαρμοσμένων εργαλείων επεκτείνονται με AI και ML, η αυτοματοποίηση δοκιμών λογισμικού θα διαδραματίσει βασικό ρόλο στη διασφάλιση της αξιοπιστίας και της λειτουργικότητας αυτών των εργαλείων HR.
Τελικές σκέψεις
Υπάρχουν άπειρες εφαρμογές της Ρομποτικής Αυτοματοποίησης Διαδικασιών στο Ανθρώπινο Δυναμικό. Το επάγγελμα κατακλύζεται από επαναλαμβανόμενες, βασισμένες σε κανόνες εργασίες που είναι άριστοι υποψήφιοι για αυτοματοποίηση. Με την προσθήκη εργαλείων ευφυούς αυτοματισμού, το πεδίο εφαρμογής της RPA στο HR θα αυξηθεί.
Το λογισμικό RPA-ανθρώπινου δυναμικού θα διαμορφώσει το μέλλον των επιχειρήσεων βοηθώντας τις ομάδες να αξιοποιήσουν στο έπακρο τους εργαζομένους, να αγκαλιάσουν το ψηφιακό εργατικό δυναμικό και να μετατρέψουν το ανθρώπινο κεφάλαιο σε στρατηγικό πλεονέκτημα.
