Η αυτοματοποίηση ρομποτικών διαδικασιών στη λογιστική έχει αναπτύξει ισχυρή και συνεπή ανάπτυξη τα τελευταία χρόνια. Το RPA για λογιστικό λογισμικό επιτρέπει στις ομάδες να αυτοματοποιήσουν τις πληρωμές για να απαλλάξουν το προσωπικό από χειροκίνητες, επαναλαμβανόμενες και επιρρεπείς σε λάθη εργασίες και να διασφαλίσουν ότι οι προμηθευτές πληρώνονται εγκαίρως. Ωστόσο, υπάρχουν και πολλά άλλα μεγάλα οφέλη για τις επιχειρήσεις, όπως η κανονιστική συμμόρφωση, η επεκτασιμότητα και οι ισχυρές πληροφορίες για τη λογιστική διαδικασία.
Αυτό το άρθρο θα εξετάσει την αυτοματοποίηση AP και θα διερευνήσει σημαντικά στοιχεία όπως το μέγεθος της αγοράς, το δυναμικό ανάπτυξης, τα οφέλη, τις προκλήσεις, τις τάσεις, τις περιπτώσεις χρήσης και τις μελέτες περιπτώσεων.
Αυτοματοποίηση πληρωτέων λογαριασμών
Μέγεθος αγοράς
Το μέγεθος της αγοράς RPA για τη λογιστική το 2023 ανέρχεται σε περίπου 3 δισεκατομμύρια δολάρια. Ορισμένοι επιχειρηματικοί αναλυτές προβλέπουν ότι ο κλάδος θα έχει σύνθετο ετήσιο ρυθμό ανάπτυξης λίγο κάτω από 40%, γεγονός που υποδηλώνει ότι το μέγεθος της αγοράς το 2032 θα ανέλθει στο εντυπωσιακό ποσό των 66 δισεκατομμυρίων δολαρίων.
Ωστόσο, άλλοι αναλυτές προτείνουν ένα πολύ πιο συντηρητικό CAGR της τάξης του 10% και ένα μελλοντικό μέγεθος της αγοράς της τάξης των 6,7 δισεκατομμυρίων δολαρίων μέχρι το 2032. Αυτή η διαφορά μπορεί να γίνει κατανοητή ως η διαφορά μεταξύ των πωλήσεων λογισμικού και των γενικών υπηρεσιών αυτοματοποίησης AP.
Η ΕΕ και η Βόρεια Αμερική είναι οι χώρες που υιοθετούν περισσότερο τα εργαλεία αυτοματοποίησης των πληρωτέων λογαριασμών, με την Ασία και τον Ειρηνικό (APAC) να μην απέχουν πολύ από την τρίτη θέση. Πράγματι, η αγορά της ΑΡΑΚ έχει σήμερα CAGR περίπου 26%, γεγονός που την καθιστά την ταχύτερα αναπτυσσόμενη περιοχή αυτοματοποίησης λογιστικών διαδικασιών.
Παράγοντες που επηρεάζουν την RPA για
λογιστική ανάπτυξη
Το λογιστικό λογισμικό RPA βρίσκεται σε άνοδο. Υπάρχουν πολυάριθμοι αιτιώδεις παράγοντες, μεταξύ των οποίων η γενική ανάγκη για ψηφιοποίηση σε ολόκληρο τον τομέα της λογιστικής. Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικούς από αυτούς τους παράγοντες αυτοματοποίησης λογιστικών διαδικασιών.
#1. Η αυξανόμενη πολυπλοκότητα του λογισμικού RPA
Ένας από τους σημαντικότερους λόγους για τους οποίους οι επιχειρήσεις αυτοματοποιούν τις πληρωτέες υποχρεώσεις είναι ότι η τεχνολογία έχει φτάσει σε υψηλό επίπεδο τόσο πολυπλοκότητας όσο και φιλικότητας προς τον χρήστη. Τα αυτοματοποιημένα bots υπάρχουν εδώ και πολύ καιρό. Ωστόσο, η χρήση τους για την αυτοματοποίηση τιμολογίων πληρωτέων λογαριασμών και για παρόμοιους σκοπούς απαιτούσε εξειδίκευση στην κωδικοποίηση και σημαντική συντήρηση.
Τα εργαλεία RPA, όπως το ZAPTEST, συνδυάζουν διαφορετικές τεχνολογίες, όπως διεπαφές drag-and-drop και εργαλεία οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR). Αυτά τα χαρακτηριστικά σημαίνουν ότι οι λογιστικές ομάδες μπορούν να ξεπεράσουν τους παραδοσιακούς περιορισμούς της RPA, όπως η λήψη αποφάσεων και η αδυναμία χρήσης μη δομημένων δεδομένων.
Εν ολίγοις, ένας λόγος για τον οποίο βλέπουμε περισσότερη αυτοματοποίηση διαδικασιών πληρωτέων λογαριασμών αυτές τις μέρες είναι ότι η πρόταση αξίας της RPA είναι πολύ ισχυρή.
#2. Ενσωμάτωση με βάση το cloud
Οι διακομιστές νέφους ήταν μια άλλη μεγάλη τεχνολογική αλλαγή την τελευταία δεκαετία. Η μετάβαση από τους τοπικούς διακομιστές στο cloud σήμαινε ότι το λογισμικό ήταν διαθέσιμο από απομακρυσμένες τοποθεσίες. Αυτές οι αλλαγές αποτέλεσαν μια χρυσή εποχή στο λογισμικό αυτοματοποίησης πληρωτέων λογαριασμών, με διάφορα λογιστικά εργαλεία SaaS να βοηθούν τις επιχειρήσεις να συνδέουν πηγές δεδομένων, κινητά, ακόμη και εργαλεία ERP, ώστε να έχουν μια σε πραγματικό χρόνο, πάντα ενημερωμένη εικόνα της επιχείρησης.
Καθώς οι ομάδες υιοθέτησαν λογισμικό που μπορούσε να αυτοματοποιήσει πολλές από τις τετριμμένες εργασίες, όπως η αυτοματοποίηση των τιμολογίων AP, ανέπτυξαν μια δίψα για απελευθέρωση από τις επαναλαμβανόμενες εργασίες. Η ευελιξία, η ευκολία χρήσης, η επεκτασιμότητα και το άνοιγμα στην ενσωμάτωση αυτών των εργαλείων έχουν ενισχύσει την τάση προς την RPA.
#3. Η άνοδος της Τεχνητής Νοημοσύνης
Η αύξηση των δυνατοτήτων και η διαθεσιμότητα των εργαλείων ΤΝ είναι καλά νέα για τις επιχειρήσεις που θέλουν να αυτοματοποιήσουν τις πληρωτέες και άλλες λογιστικές δραστηριότητες. Η RPA διευκολύνει ήδη την αποτελεσματική και ακριβή αυτοματοποίηση διαδικασιών, αλλά όταν συμπληρώνεται με εργαλεία γνωστικής τεχνητής νοημοσύνης, όπως η ευφυής επεξεργασία εγγράφων ή η δημιουργική τεχνητή νοημοσύνη, το πεδίο εφαρμογής της τεχνολογίας αυξάνεται γρήγορα.
Η προηγούμενη εποχή των εργαλείων RPA επέτρεπε στις ομάδες να αυτοματοποιήσουν χειροκίνητες, επαναλαμβανόμενες διαδικασίες μεγάλου όγκου. Αυτή η σημερινή εποχή θα επιτρέψει τη λήψη αποφάσεων βάσει ML, τον εξελιγμένο χειρισμό δεδομένων, την έξυπνη δρομολόγηση τιμολογίων και τις βαθιά ολοκληρωμένες ροές εργασίας και την κατανομή εργασιών.
#4. Διαχείριση της αλυσίδας εφοδιασμού
Από το COVID-19 έως τον ανεξέλεγκτο πληθωρισμό, τη διώρυγα του Σουέζ και τις ενεργειακές κρίσεις, οι αλυσίδες εφοδιασμού σπάνια βγήκαν από τις ειδήσεις τα τελευταία χρόνια. Η διαχείριση των αλυσίδων εφοδιασμού και η καλλιέργεια ισχυρών σχέσεων με τους προμηθευτές είναι ένα ολοένα αυξανόμενο θέμα.
Η αυτοματοποίηση των πληρωτέων λογαριασμών σημαίνει ότι οι επιχειρήσεις μπορούν να εντάξουν τους προμηθευτές, να επεξεργαστούν τα τιμολόγια και να στείλουν τις πληρωμές γρήγορα και με ακρίβεια. Οι εκπτώσεις έγκαιρης πληρωμής και η δημιουργία στενότερων σχέσεων σημαίνουν ότι το RPA μπορεί να αποπληρώσει τον εαυτό του.
Οφέλη από την αυτοματοποίηση AP
Η λογιστική RPA ανοίγει τις επιχειρήσεις και τα οικονομικά τμήματα σε ένα τεράστιο φάσμα πλεονεκτημάτων. Ακολουθούν μερικοί από τους πιο επιτακτικούς λόγους για τους οποίους η RPA αποτελεί βασικό στήριγμα στον κόσμο της λογιστικής.
#1. Ακρίβεια
Η αυτοματοποίηση τιμολογίων AP είναι γνωστή για τα υψηλά επίπεδα ακρίβειας. Όταν οι πληρωμές τιμολογίων γίνονται χειροκίνητα, μπορεί να επαναληφθούν, να υπερπληρωθούν ή να υποπληρωθούν, ακόμη και να ξεχαστούν ή να αποσταλούν σε λάθος λογαριασμό. Αν και οι καταστάσεις αυτές δεν είναι απαραίτητα πολύ συχνές, όταν συμβαίνουν, οδηγούν σε προβλήματα που μπορούν να βλάψουν τις σχέσεις με τους προμηθευτές.
#2. Αποδοτικότητα
Η αυτοματοποίηση της επεξεργασίας τιμολογίων αφορά την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα. Οι χειροκίνητες πληρωμές είναι χρονοβόρες και απαιτούν πολλή καταχώρηση δεδομένων, επαλήθευση πληροφοριών και εγκρίσεις. Τα λογιστικά εργαλεία RPA επιτρέπουν στις ομάδες να αναθέσουν αυτές τις επαναλαμβανόμενες εργασίες σε ένα ψηφιακό εργατικό δυναμικό και να απελευθερώσουν ώρες εργασίας. Το καθαρό αποτέλεσμα είναι ότι οι ανθρώπινοι εργαζόμενοι μπορούν να ασχοληθούν με στρατηγικές και να οικοδομήσουν σχέσεις με πελάτες ή να στραφούν σε άλλες σημαντικές εργασίες.
#3. Ταχύτητα
Ο μέσος χρόνος επεξεργασίας τιμολογίων είναι μια σημαντική μέτρηση για κάθε λογιστήριο. Σύμφωνα με την έκθεση Ardent Partners State of ePayables του 2022, ο μέσος χρόνος επεξεργασίας τιμολογίων στις ΗΠΑ ήταν σχεδόν 11 ημέρες. Οι συνέπειες του μεγάλου χρόνου διεκπεραίωσης μπορεί να είναι προβλήματα ρευστότητας για τους προμηθευτές και ακόμη και διάβρωση της εμπιστοσύνης.
Η ρομποτική λογιστική επιτρέπει στις ομάδες να καταγράφουν τιμολόγια, να εξάγουν δεδομένα και να αυτοματοποιούν τις ροές εργασίας έγκρισης. Οι ισχυρές σχέσεις με τους προμηθευτές είναι απαραίτητες και οι γρήγορες πληρωμές τιμολογίων είναι κάτι που κάθε επιχείρηση εκτιμά.
#4. Χαμηλότερο κόστος
Οι ποινές καθυστέρησης πληρωμών προσθέτουν περιττά έξοδα στον προϋπολογισμό σας, τα οποία μπορούν να εμποδίσουν την κερδοφορία σας. Επιπλέον, η χειροκίνητη επεξεργασία AP σημαίνει κόστος εργασίας. Όταν αυτοματοποιείτε τις πληρωτέες διαδικασίες, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι πληρώνετε πλήρως και εγκαίρως, εξοικονομώντας παράλληλα χρήματα για το προσωπικό. Αν πρέπει να μειώσετε τα έξοδα, αυτό είναι ένα καλό σημείο για να ξεκινήσετε.
#5. Κανονιστική συμμόρφωση
Η τήρηση της συμμόρφωσης των λογαριασμών σας είναι μια μεγάλη δουλειά. Οι πληρωμές των προμηθευτών υπόκεινται σε κανονισμούς και απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων σχετικά με τους φόρους και τις συναλλαγές. Η καταγραφή αυτών των διαδικασιών είναι απαραίτητη για ελέγχους, εκθέσεις και επισκόπηση της επιχείρησής σας. Τα εργαλεία RPA διασφαλίζουν την ομαλή λειτουργία των οικονομικών σας, και το καλύτερο είναι ότι έχετε πάντα ένα αρχείο κάθε συναλλαγής.
#6. Γνωριμίες με γνώμονα τα δεδομένα
Η διαδικασία RPA παράγει δεδομένα που μπορείτε να τροφοδοτήσετε στα εργαλεία επιχειρηματικής ευφυΐας ή ανάλυσης. Η ανάλυση αυτών των πληροφοριών μπορεί να δημιουργήσει ορατότητα στις λειτουργίες AP και να αναδείξει τα πρότυπα δαπανών, τα δεδομένα των προμηθευτών και τυχόν αναποτελεσματικότητες. Η κατανόηση αυτών των δεδομένων βοηθά τις ομάδες να προσαρμόζουν τις στρατηγικές, να κάνουν προβλέψεις και να λαμβάνουν αποφάσεις βάσει δεδομένων. Καθώς τα εργαλεία ML έχουν εκδημοκρατιστεί τα τελευταία χρόνια, ακόμη και οι ΜΜΕ έχουν πρόσβαση σε ισχυρές πληροφορίες που μπορούν να βελτιστοποιήσουν τις δραστηριότητές τους.
#7. Επεκτασιμότητα
Οι εποχικές εταιρείες δεν είναι οι μόνες επιχειρήσεις που βιώνουν τα σκαμπανεβάσματα της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Οι νέες ευκαιρίες, οι μακροοικονομικές συνθήκες και οι μεταβολές στη ζήτηση των καταναλωτών μπορούν να προκαλέσουν αυξημένες ή μειωμένες αγορές. Εάν ο φόρτος εργασίας αυξηθεί, πρέπει να επενδυθούν περισσότερες ώρες εργασίας στη διαδικασία AP- εάν μειωθεί, πληρώνετε για προσωπικό AP που κάθεται αδρανές. Η RPA προσφέρει επεκτασιμότητα στη διαδικασία AP που μεγαλώνει ή συρρικνώνεται μαζί σας και διασφαλίζει ότι ανταποκρίνεστε στις επιχειρηματικές ανάγκες ανά πάσα στιγμή.
#8. Μείωση της απάτης
Σύμφωνα με την Παγκόσμια Μελέτη Απάτης 2022 της Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), η μέση επιχείρηση χάνει πάνω από 150.000 δολάρια ετησίως λόγω απάτης στους πληρωτέους λογαριασμούς. Πράγματι, βρίσκεται ακριβώς πίσω από την υπεξαίρεση περιουσιακών στοιχείων όσον αφορά το έγκλημα ΑΡ. Η αυτοματοποίηση RPA μπορεί να μειώσει αυτά τα έξοδα εφαρμόζοντας ελέγχους και αφαιρώντας τον άνθρωπο από την εξίσωση.
#9. Ενίσχυση της ικανοποίησης από την εργασία
Σύμφωνα με μια έρευνα του 2022 από το Institute of Finance and Management (IOFM), μόνο 1 στους 3 επαγγελματίες πληρωτέων λογαριασμών είναι πολύ ικανοποιημένοι με τη θέση τους. Επιπλέον, σύμφωνα με την εν λόγω μελέτη, η παρουσία της λογιστικής RPA αποτελεί σημαντικό παράγοντα πρόβλεψης της επαγγελματικής ικανοποίησης των επαγγελματιών λογιστών. Η μείωση των χειρωνακτικών εργασιών επιτρέπει στο προσωπικό σας να αναλάβει καθήκοντα που συνδέονται ουσιαστικά με τους στόχους της εταιρείας και συμβάλλουν στη βελτίωση της ικανοποίησης από την εργασία.
#10. Καλύτερες σχέσεις με τους προμηθευτές
Στο ερευνητικό έγγραφο, The impact of relationship management on manufacturer resilience in emergencies (Yang, 2022), οι συγγραφείς σημειώνουν ότι κατά τη διάρκεια του COVID-19, οι ισχυρές σχέσεις μεταξύ αγοραστών και πωλητών οδήγησαν σε πιο ανθεκτικές αλυσίδες εφοδιασμού. Ως εκ τούτου, τα οφέλη των ισχυρών σχέσεων με τους προμηθευτές υπερβαίνουν τους πιο ευτυχισμένους προμηθευτές και μπορούν να επηρεάσουν τη δύναμη των δικών σας επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.
Περιπτώσεις χρήσης της ρομποτικής διαδικασίας
Αυτοματοποίηση στη λογιστική
Το λογισμικό RPA έχει αρκετές ισχυρές περιπτώσεις χρήσης στον τομέα των πληρωτέων λογαριασμών. Ακολουθούν ορισμένες από τις εργασίες που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε για να μειώσετε το κόστος και να αυξήσετε την παραγωγικότητα.
Επεξεργασία τιμολογίων
Η αυτοματοποίηση των τιμολογίων είναι μία από τις πιο ελκυστικές περιπτώσεις χρήσης του RPA στο τμήμα AP. Οι ομάδες μπορούν να εφαρμόσουν αυτοματοποίηση σε ολόκληρο τον κύκλο ζωής της επεξεργασίας τιμολογίων, εξάγοντας δεδομένα από τα τιμολόγια (έντυπα και ψηφιακά), αντιστοιχίζοντάς τα με τις παραγγελίες αγοράς, ζητώντας έγκριση και εγκρίνοντας τις πληρωμές.
Καταχώρηση δεδομένων
Τα συστήματα AP απαιτούν σημαντική ποσότητα εισαγωγής δεδομένων. Μια χειροκίνητη διαδικασία είναι επίπονη και επιρρεπής σε ανθρώπινα λάθη. Η RPA αυτοματοποιεί την εισαγωγή δεδομένων σε αυτά τα συστήματα, και χάρη στην Ευφυή Επεξεργασία Εγγράφων (IDP), αυτή η τεχνολογία αυτοματισμού μπορεί να διαβάσει μη δομημένα τιμολόγια, αποδείξεις και διάφορα άλλα έγγραφα.
Διαχείριση προμηθευτών
Η καλή διαχείριση των προμηθευτών συμβάλλει στην καλή λειτουργία των αλυσίδων εφοδιασμού και στην παραγωγή καλύτερων προϊόντων. Ωστόσο, απαιτείται πολλή χειρωνακτική εργασία για την ομαλή λειτουργία των πραγμάτων. Η RPA μπορεί να βοηθήσει στην αυτοματοποίηση της εισαγωγής, της επικοινωνίας, της συντήρησης και των πληρωμών.
Κρατήσεις προμηθευτών
Οι εκπτώσεις των προμηθευτών αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της αλυσίδας εφοδιασμού. Οι καθυστερημένες παραδόσεις, τα λάθη στα τιμολόγια, οι συμβατικές παραβιάσεις, τα ζητήματα ποιότητας των προϊόντων και οι αποτυχίες SLA είναι μερικές μόνο από τις καταστάσεις που μπορούν να οδηγήσουν σε μειώσεις πληρωμών. Τα εργαλεία RPA μπορούν να αυτοματοποιήσουν την επικοινωνία αυτών των προβλημάτων και την επεξεργασία των εκπτώσεων, διασφαλίζοντας ότι οι απώλειες των επιχειρήσεων θα είναι ελάχιστες και ορατές.
Διαχείριση δαπανών
Οι αναφορές εξόδων των εργαζομένων βοηθούν στην παρακολούθηση των ταξιδιών, του φαγητού και άλλων εξόδων που σχετίζονται με την εργασία. Τα εργαλεία RPA μπορούν να διαβάζουν και να αναλύουν τις αποδείξεις, να τις μεταφορτώνουν στα συστήματα της εταιρείας, ακόμη και να επαληθεύουν και να εγκρίνουν τα έξοδα σύμφωνα με την πολιτική της εταιρείας. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το RPA για την αποζημίωση των μελών του προσωπικού με την αυτοματοποίηση των συναλλαγών.
Δημιουργία έκθεσης
Τα εργαλεία RPA είναι ικανά να δημιουργούν αναφορές σχετικά με την απόδοση των AP. Με την προσθήκη εργαλείων επιχειρηματικής ευφυΐας ή ML, οι ομάδες μπορούν να πραγματοποιούν πολύ εξελιγμένες αναλύσεις σχετικά με το AP και να βελτιώνουν και να βελτιστοποιούν τις διαδικασίες τους.
Συμμόρφωση
Η RPA βοηθά στους εσωτερικούς ελέγχους και στη συμμόρφωση με τις κανονιστικές διατάξεις, διαχειριζόμενη τις αιτήσεις και τις άδειες των προμηθευτών και παρακολουθώντας τις εγκρίσεις και τις πληρωμές των τιμολογίων. Τα δεδομένα αυτά είναι απαραίτητα για τη γενική χρηματοοικονομική πληροφόρηση ή σε περίπτωση ελέγχου.
Ανίχνευση απάτης
Η RPA μπορεί να παρακολουθεί και να αναλύει τα δεδομένα AP και να εντοπίζει ασυνέπειες και ανωμαλίες που υποδηλώνουν απάτη. Σε συνδυασμό με το ML, οι ομάδες μπορούν να αποκτήσουν βαθιά γνώση των προμηθευτών και να διασφαλίσουν ότι όλα είναι εντάξει. Επιπλέον, τα εργαλεία RPA μπορούν να στέλνουν ειδοποιήσεις ανίχνευσης σε πραγματικό χρόνο για να διασφαλίζουν ταχείες έρευνες και λύσεις.
Έλεγχος τιμών
Ενώ η RPA μπορεί να αυτοματοποιήσει τα πληρωτέα τιμολόγια, οι ομάδες μπορούν επίσης να χρησιμοποιούν την τεχνολογία για να ελέγχουν τις τιμές σε σύγκριση με άλλους προμηθευτές, ώστε να διασφαλίζουν ότι λαμβάνουν αξία. Η τεχνολογία απόξεσης οθόνης μπορεί να παρακολουθεί ιστότοπους σε καθορισμένα χρονικά διαστήματα και να παρέχει κρίσιμα δεδομένα που μπορούν να εξοικονομήσουν δαπάνες.
Onboarding
Όπως αναφέραμε παραπάνω, η RPA βοηθάει στην εισαγωγή προμηθευτών. Ωστόσο, μπορεί επίσης να υποστηρίξει την ένταξη των εργαζομένων στο τμήμα AP. Η διαδικασία αυτή περιλαμβάνει την αποστολή τεκμηρίωσης και εκπαιδευτικού υλικού, συνδέσμων προς το περιεχόμενο της πλατφόρμας ψηφιακής υιοθέτησης (DAP) ή συνδέσμων προς τις διαδικασίες της εταιρείας.
Μελέτες περιπτώσεων RPA για τη λογιστική
Η RPA παρέχει πολλές περιπτώσεις χρήσης, συμπεριλαμβανομένων των αυτοματοποιημένων εισπρακτέων και πληρωτέων λογαριασμών. Ωστόσο, για να έχουμε μια πραγματική εκτίμηση του τρόπου με τον οποίο η αυτοματοποίηση των πληρωτέων λογαριασμών επηρεάζει μια επιχείρηση, πρέπει να εξερευνήσουμε ορισμένες μελέτες περιπτώσεων. Ακολουθούν τρία από τα καλύτερα.
Περίπτωση χρήσης αυτοματισμού AP #1
Μια εταιρεία BPO και επαγγελματικών υπηρεσιών FTSE 50 με έδρα το Ηνωμένο Βασίλειο, με ετήσια έσοδα άνω των 2,5 δισεκατομμυρίων δολαρίων, είχε μια εξαιρετικά αναποτελεσματική διαδικασία από την αγορά έως την πληρωμή. Η εισαγωγή των δεδομένων γινόταν χειροκίνητα από περίπου 40 μέλη του προσωπικού σε όλη τη χώρα. Τα λάθη ήταν συχνά και η διαδικασία ήταν εξαιρετικά αργή, με αποτέλεσμα να παρατείνονται οι κύκλοι έγκρισης και να γίνονται συχνά ερωτήματα από τους προμηθευτές.
Το κόστος ανά επεξεργασμένο τιμολόγιο ήταν περίπου 8 λίρες, και χάρη στην εξάρτηση από τα έντυπα τιμολόγια, η επιχείρηση απέκτησε μια ανεπιθύμητη φήμη για καθυστερημένες πληρωμές. Η εταιρεία εφάρμοσε μια λύση διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων (ERP) και επεδίωξε να αυτοματοποιήσει τη διαδικασία πληρωτέων λογαριασμών της.
Η επιχείρηση συγκέντρωσε τα δεδομένα επεξεργασίας πληρωμών και εφάρμοσε μια λύση οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) για την ανάγνωση των χάρτινων τιμολογίων και τη μετατροπή των πληροφοριών σε δεδομένα. Από εκεί και πέρα, τα εργαλεία RPA θα μπορούσαν να ταξινομούν, να ταξινομούν και να δρομολογούν τα τιμολόγια προς έγκριση.
Ο αντίκτυπος ήταν σημαντικός. Η επεξεργασία των τιμολογίων μειώθηκε κατά 75%, σε 2 λίρες ανά τιμολόγιο. Το προσωπικό του back-office μειώθηκε στο μισό και μετακινήθηκε εκτός της επιχείρησης, εξοικονομώντας 1 εκατ. λίρες ετησίως, ενώ η επιχείρηση μπορούσε να επεξεργάζεται πάνω από 400.000 τιμολόγια κάθε χρόνο.
Περίπτωση χρήσης αυτοματισμού AP #2
Μια γνωστή εταιρεία καταναλωτικών αγαθών λάμβανε περίπου 10 χιλιάδες τιμολόγια από 400 πελάτες παγκοσμίως κάθε χρόνο. Κάθε πελάτης χρησιμοποιούσε τη δική του μορφή τιμολογίου, πράγμα που σήμαινε ότι η επεξεργασία κάθε λογαριασμού ήταν χρονοβόρα και υποκείμενη σε ανθρώπινα λάθη. Η επιχείρηση ήθελε να εξορθολογήσει αυτή τη διαδικασία για να εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα και να βελτιώσει τις σχέσεις με τους προμηθευτές.
Επέλεξαν μια εταιρεία αυτοματοποίησης AP που παρέχει ένα μείγμα τεχνολογιών BPM, RPA και AI για να τους βοηθήσει με το έργο αυτό. Το σχέδιο ήταν μια ολοκληρωμένη διαδικασία AP που θα μπορούσε να λάβει αυτά τα διαφορετικά τιμολόγια και να τυποποιήσει τα δεδομένα, επιτρέποντας γρήγορες πληρωμές, εγκρίσεις και εποπτεία των προμηθευτών.
Εφαρμόστηκε OCR για την ανάγνωση των τιμολογίων, ενώ το RPA χρησιμοποιήθηκε για τον έλεγχο των δεδομένων σε σχέση με τους επιχειρηματικούς κανόνες και την προώθησή τους στο σύστημα ERP για επικύρωση. Επιπλέον, τα RPA bots χρησιμοποιήθηκαν για τη δημιουργία πλουσιότατων σε δεδομένα ταμπλό για τον εντοπισμό εξαιρέσεων PO και τιμολογίων και την παροχή ειδοποιήσεων σε πραγματικό χρόνο.
Τα αποτελέσματα ήταν θεαματικά, συμπεριλαμβανομένης της μείωσης κατά 90% της προσπάθειας και του χρόνου διεκπεραίωσης της διαδικασίας, καθώς και της εξοικονόμησης κόστους κατά 50%.
Περίπτωση χρήσης αυτοματισμού AP #3
Ένας διακεκριμένος πολυεθνικός κατασκευαστής επεξεργαζόταν πάνω από 80.000 τιμολόγια προμηθευτών κάθε χρόνο. Με πολλαπλές οθόνες και συστήματα, η χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων ήταν χρονοβόρα, πολύπλοκη και επιρρεπής σε σφάλματα.
Η επιχείρηση αναζήτησε μια εταιρεία αυτοματοποίησης πληρωτέων λογαριασμών με χαρακτηριστικά RPA που θα μπορούσαν να αυτοματοποιήσουν τη διαδικασία. Ωστόσο, έπρεπε να ξεπεραστούν ορισμένες δυσκολίες. Αρχικά, όλα τα τιμολόγια έπρεπε να ελεγχθούν με τη λύση ERP των επιχειρήσεων. Η επικύρωση των τιμολογίων έπρεπε να γίνεται με βάση τρία διαφορετικά συστήματα, με χειρωνακτικά εργαζόμενους που εξάγουν τις πληροφορίες.
Ο οργανισμός δημιούργησε μια λύση RPA για την επικύρωση τιμολογίων με βάση μοναδικά αναγνωριστικά. Και οι δύο κατέβαζαν τιμολόγια, επικύρωναν τις λεπτομέρειες και τα ενημέρωναν με βάση μια διαδικτυακή εφαρμογή που βασίζεται στο σύννεφο. Ο χρόνος επεξεργασίας των τιμολογίων μειώθηκε κατά 50%, ενώ η ακρίβεια των συναλλαγών αυξήθηκε στο 100%.
Προκλήσεις των πληρωτέων λογαριασμών
Εφαρμογή αυτοματισμού
Ενώ τα οφέλη της αυτοματοποίησης του AP θα πρέπει πλέον να είναι ξεκάθαρα, υπάρχουν επίσης ορισμένες προκλήσεις που πρέπει να αντιμετωπίσουν οι ομάδες για να ξεκλειδώσουν τη δύναμη του RPA στους πληρωτέους λογαριασμούς. Ακολουθούν ορισμένοι τομείς που πρέπει να προσέξετε.
#1. Κόστος
Η εφαρμογή μιας λύσης RPA για τους πληρωτέους λογαριασμούς συνεπάγεται κάποιο κόστος. Καθώς οι επιχειρήσεις σε όλο τον κόσμο προσπαθούν να μειώσουν το λειτουργικό κόστος για να παραμείνουν ανταγωνιστικές σε ένα δύσκολο οικονομικό περιβάλλον, οι προϋπολογισμοί βρίσκονται υπό πίεση.
Η απόδοση της επένδυσης (ROI) είναι ένα κρίσιμο μέρος της προσπάθειας να πεισθεί η C-Suite να επενδύσει σε λύσεις RPA για τους πληρωτέους λογαριασμούς. Ωστόσο, όπως μπορείτε να δείτε από τις μελέτες περιπτώσεων που παρουσιάζουμε σε αυτό το άρθρο, η εφαρμογή μιας λύσης με αυτοματοποίηση των πληρωτέων ή των εισπρακτέων μπορεί να αποδώσει γρήγορα.
Για τις επιχειρήσεις που δεν διαθέτουν την εσωτερική τεχνογνωσία για την εφαρμογή του λογισμικού RPA και ανησυχούν για το κόστος εκπαίδευσης, το ZAPTEST Enterprise συνοδεύεται από έναν ειδικό εμπειρογνώμονα ZAP Expert, ο οποίος μπορεί να σας βοηθήσει με το σχεδιασμό και την υλοποίηση της αυτοματοποίησης του AP και να βοηθήσει το προσωπικό του λογιστηρίου να αναπτύξει τις δραστηριότητές του.
#2. Ολοκλήρωση δεδομένων
Τα λογιστικά τμήματα χρησιμοποιούν ένα ευρύ μείγμα λογισμικού. Ορισμένες διαθέτουν σύγχρονα εργαλεία ERP, ενώ άλλες παραμένουν με παλαιό λογισμικό. Τα συστήματα μπορεί να είναι εξαιρετικά ασύμβατα λόγω διαφορετικών προτύπων, μορφοτύπων και δομών δεδομένων. Η εξασφάλιση της επικοινωνίας μεταξύ αυτών των εργαλείων μπορεί να είναι πολύπλοκη και να απαιτεί υψηλό επίπεδο προσαρμογής.
Ευτυχώς, τα εργαλεία RPA ανταποκρίνονται με το παραπάνω στο έργο τους χάρη στην IDP, την OCR, την απόξεση οθόνης και άλλες τεχνολογίες.
#3. Ασφάλεια δεδομένων
Η ασφάλεια είναι μια άλλη σημαντική πτυχή επειδή η επεξεργασία AP ασχολείται με οικονομικές πληροφορίες. Η απάτη, οι παραβιάσεις δεδομένων και η μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση είναι υψίστης σημασίας και κάθε σύστημα πρέπει να σχεδιάζεται με διασφαλίσεις. Επιπλέον, ο GDPR και ακόμη και οι κανονισμοί KYC και AML σημαίνουν ότι η διατήρηση των δεδομένων των πελατών και η διασφάλιση της νομιμότητας των προμηθευτών είναι άλλα πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου.
#4. Διαχείριση αλλαγών
Η μετάβαση από τη χειροκίνητη επεξεργασία των ΑΠ σε αυτοματοποιημένα συστήματα απαιτεί ανατροπές και σημαντική επανεξέταση των ροών εργασίας. Επιπλέον, μπορεί επίσης να συνεπάγεται την απόλυση συγκεκριμένων ρόλων ή ατόμων στην επιχείρηση.
Η επιτυχής διαχείριση της αλλαγής προϋποθέτει διαφάνεια και σαφή επικοινωνία όχι μόνο για το πώς θα λειτουργεί η νέα τεχνολογία αλλά και για τα οφέλη που θα επιφέρει. Επιπλέον, η επανεκπαίδευση ή η αναβάθμιση των δεξιοτήτων των εργαζομένων μπορεί να συμβάλει σημαντικά στην αντιμετώπιση της έντασης σχετικά με το λογισμικό.
#5. Αντίσταση του προμηθευτή
Δεν είναι μόνο οι υπάλληλοί σας που μπορούν να κολλήσουν στους τρόπους τους. Η εφαρμογή ενός αυτοματοποιημένου συστήματος AP μπορεί επίσης να ταλαιπωρήσει τους προμηθευτές που διστάζουν να αλλάξουν τη διαδικασία υποβολής τιμολογίων. Το καλύτερο που έχετε να κάνετε εδώ είναι να εξηγήσετε πώς η ταχύτερη επεξεργασία των τιμολογίων θα ωφελήσει άμεσα τον προμηθευτή και να προσφέρετε υποστήριξη ή εκπαίδευση στο προσωπικό του, ώστε να μπορέσει να ενταχθεί. Με τα εργαλεία RPA που βασίζονται στο σύννεφο να είναι πλέον κοινός τόπος, η δημιουργία μιας πύλης στην οποία θα έχουν πρόσβαση οι πωλητές δεν ήταν ποτέ ευκολότερη.
Τάσεις στην RPA για τη λογιστική
Τα εργαλεία RPA τόσο για την αυτοματοποιημένη διαχείριση των εισπρακτέων όσο και των πληρωτέων λογαριασμών βελτιώνονται ως απάντηση στις μεταβαλλόμενες απαιτήσεις και τις τεχνολογικές καινοτομίες. Ας εξερευνήσουμε μερικές από τις μεγαλύτερες τάσεις για την αυτοματοποίηση AP από το 2024.
1. Περισσότερη τεχνητή νοημοσύνη
Η τεχνητή νοημοσύνη και το ML ήταν η μεγάλη ιστορία του 2023. Αυτά τα εργαλεία, όταν χρησιμοποιούνται για την ενίσχυση των συστημάτων RPA, μπορούν να βοηθήσουν στην επεξεργασία τιμολογίων, στην ανίχνευση απάτης, ακόμη και στη διαχείριση εξαιρέσεων. Ίσως το πιο ενδιαφέρον μέρος είναι η χρήση εργαλείων γνωστικής τεχνητής νοημοσύνης που μπορούν να μαθαίνουν από δεδομένα και ακόμη και να λαμβάνουν βέλτιστες αποφάσεις με βάση ιστορικά δεδομένα.
Η πρόοδος στο χειρισμό των εξαιρέσεων AP είναι ιδιαίτερα εντυπωσιακή. Ενώ τα ρομπότ RPA μπορούν να χειριστούν τις περισσότερες εργασίες όταν ενισχύονται με τεχνητή νοημοσύνη, αυτές οι διαδικασίες μπορούν να προσαρμόζονται και να προσαρμόζονται σε τιμολόγια με ελλιπή ή ελλιπή δεδομένα, να αντιμετωπίζουν αμφισβητούμενα τιμολόγια ή να επισημαίνουν πληρωμές που χρειάζονται χειροκίνητη παρέμβαση.
2. Εισαγωγή προμηθευτών
Η ένταξη των προμηθευτών έχει γίνει πιο πολύπλοκη τα τελευταία χρόνια. Εν μέρει, αυτό έχει να κάνει με τον μετριασμό των κινδύνων, αλλά άλλοι παράγοντες περιλαμβάνουν την αυξημένη χρήση συστημάτων ERP και μια ευρύτερη τάση προς την ψηφιοποίηση. Τα εργαλεία RPA βοηθούν στην εισαγωγή, αυτοματοποιώντας τη διαδικασία, καθιστώντας την ταχύτερη και ευκολότερη για όλα τα μέρη. Μια μεγάλη τάση για το 2023 είναι η εξάλειψη των σημείων συμφόρησης στην αλυσίδα εφοδιασμού, και η απλούστερη εισαγωγή είναι ένα μεγάλο μέρος αυτού.
3. Αγκαλιάζοντας προγράμματα πρόωρης πληρωμής
Όλοι προσπαθούν να μειώσουν το κόστος αυτή τη στιγμή. Ενώ τα εργαλεία RPA βοηθούν σε αυτή τη διαδικασία με διάφορους τρόπους, μερικές από τις καλύτερες εξοικονομήσεις από την αυτοματοποίηση του AP προέρχονται από την πλήρη αξιοποίηση των προγραμμάτων πρόωρης πληρωμής. Η RPA επιτρέπει στις ομάδες AP να επιταχύνουν την επικύρωση, την έγκριση και την έκδοση τιμολογίων, βελτιώνοντας τη ρευστότητα των προμηθευτών και μειώνοντας παράλληλα τα έξοδά τους κατά μερικά τοις εκατό. Για επιχειρήσεις με πολλούς προμηθευτές, η εξοικονόμηση μπορεί να είναι σημαντική.
4. Ασφάλεια δεδομένων
Η ασφάλεια των δεδομένων σπάνια βγαίνει από τις ειδήσεις, και το 2023 δεν ήταν διαφορετικό. Η αποθήκευση και η διαβίβαση ευαίσθητων οικονομικών δεδομένων είναι μια ανησυχία που κάθε επιχείρηση πρέπει να λάβει σοβαρά υπόψη της. Τυχόν διαρροές μπορεί να αποδειχθούν καταστροφικές για τη φήμη και να οδηγήσουν σε μεγάλα πρόστιμα. Τα εργαλεία RPA έχουν πολλά οφέλη για την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο, όπως η παροχή ελέγχων πρόσβασης για τα δεδομένα AP και η ασφάλεια μέσω κρυπτογράφησης ή API.
5. Διαχειριζόμενη RPA
Οι διαχειριζόμενες υπηρεσίες RPA που έχουν σχεδιαστεί για την αυτοματοποίηση των πληρωτέων και των εισπρακτέων απαιτήσεων εμφανίζονται γρήγορα. Υπάρχουν διάφοροι παράγοντες που παίζουν ρόλο εδώ, όπως η περιορισμένη εσωτερική πρόσβαση σε δεξιότητες RPA καθώς και τα πλεονεκτήματα του λογισμικού RPAaaS που καθιστούν τον σχεδιασμό, την υλοποίηση και τη συντήρηση του λογισμικού AP RPA ταχύτερα και πιο οικονομικά αποδοτικά.
Επιπλέον, οι υπηρεσίες Managed RPA για πληρωτέους λογαριασμούς παρέχουν μια προβλέψιμη μηνιαία ή ετήσια χρέωση, η οποία ταιριάζει σε πολλές ομάδες.
Το μέλλον της αυτοματοποίησης AP
Χάρη στο RPA με δυνατότητες τεχνητής νοημοσύνης, η αυτοματοποίηση του AP μοιάζει ήδη αρκετά φουτουριστική. Ωστόσο, η τεχνολογία δεν θα σταματήσει εκεί. Ακολουθούν ορισμένες πληροφορίες σχετικά με την αυτοματοποίηση του AP καθώς προχωρά η δεκαετία.
1. Υπεραυτοματισμός
Το λογισμικό αυτοματισμού σε κάθε κλάδο οδηγεί προς τον υπεραυτοματισμό. Με εργαλεία RPA και Τεχνητής Νοημοσύνης επαρκούς ποιότητας, ολόκληρες λογιστικές ομάδες θα μπορούσαν να αυτοματοποιηθούν, οδηγώντας σε αστραπιαίες πληρωμές που υποστηρίζονται από προγνωστικές αναλύσεις.
2. Προσαρμοσμένο λογιστικό λογισμικό
Η δημιουργική τεχνητή νοημοσύνη, τα εργαλεία χωρίς κώδικα και οι συν-πιλότοι κωδικοποίησης αποτελούν το μέλλον της αυτοματοποίησης λογισμικού AP. Ενώ θα υπάρχει ακόμη χώρος για έτοιμο λογισμικό, οι λογιστικές ομάδες θα είναι σε θέση να δημιουργήσουν προσαρμοσμένα εργαλεία που θα βοηθήσουν στην αυτοματοποίηση των καθημερινών εργασιών τους.
Οι εφαρμογές θα είναι ικανές να ανταποκρίνονται ακόμη και στις πιο οριακές περιπτώσεις χρήσης, ροές εργασίας και επιχειρηματικές κουλτούρες, οδηγώντας σε εξατομικευμένα εργαλεία ικανά για εντυπωσιακή παραγωγικότητα. Τα εργαλεία RPA όπως το ZAPTEST συνδυάζουν την αυτοματοποίηση με το λογισμικό αυτοματοποίησης δοκιμών, επιτρέποντας στις ομάδες να δημιουργήσουν υψηλής ποιότητας, ισχυρά και ασφαλή προσαρμοσμένα εργαλεία.
3. Ενσωματωμένες πληρωμές
Το λογισμικό AP με ενσωματωμένες πληρωμές θα είναι μια από τις πιο ενδιαφέρουσες εξελίξεις λογισμικού στο μέλλον. Αντί να στέλνουν τις συναλλαγές σε επεξεργαστές πληρωμών, οι ομάδες λογιστών (ή τα bots) θα ενεργοποιούν άμεσες ηλεκτρονικές πληρωμές μέσα από την εφαρμογή, πέρα από σύνορα και οικονομικές ζώνες.
4. Αναλυτικά στοιχεία επόμενου επιπέδου
Καθώς η ψηφιοποίηση της αυτοματοποιημένης διαδικασίας AP συνεχίζει να παράγει δεδομένα, τα εργαλεία ανάλυσης θα βρίσκουν υποκείμενα μοτίβα σε αυτές τις πληροφορίες και θα παράγουν βαθιές πληροφορίες σχετικά με τη ροή μετρητών, τα μοτίβα δαπανών και τους προμηθευτές. Αυτές οι εξελίξεις θα φέρουν επανάσταση στο AP και θα οδηγήσουν σε λιγότερο κίνδυνο και περισσότερη βελτιστοποίηση.
Τελικές σκέψεις
Η RPA για τη λογιστική γίνεται απαραίτητη για τις ομάδες που θέλουν να επωφεληθούν από τις άριστες σχέσεις με τους προμηθευτές και τις ομαλές αλυσίδες εφοδιασμού. Με τόσες πολλές χειροκίνητες και επαναλαμβανόμενες διαδικασίες που πρέπει να μηχανοποιηθούν, το RPA με τη βοήθεια της τεχνητής νοημοσύνης μπορεί να βοηθήσει στη δημιουργία επεκτάσιμων, ευέλικτων και εκσυγχρονισμένων λύσεων για λογιστικά τμήματα κάθε είδους.
Η αυτοματοποίηση πληρωτέων λογαριασμών είναι μια κομψή λύση για ομάδες που θέλουν να αυτοματοποιήσουν τις πληρωμές, να εξοικονομήσουν χρήματα, να γίνουν πιο αποτελεσματικές και να αποκτήσουν εξαιρετικές πληροφορίες για τις οικονομικές τους επιδόσεις. Προσθέστε την ανίχνευση της απάτης και τη βοήθεια στη συμμόρφωση με τις κανονιστικές διατάξεις και είναι εύκολο να καταλάβετε γιατί η RPA κατακτά τον χώρο της λογιστικής.
