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informe reciente de Research Nester
sugiere que dos tercios de las tareas de gestión estarán automatizadas en 2024. La automatización robótica de procesos (RPA) es una solución de software muy versátil que será decisiva en esta transformación del mundo empresarial.
Empresas de todo tipo pueden utilizar la RPA para automatizar una combinación diversa de procesos, aplicaciones y operaciones con beneficios tangibles que incluyen el ahorro de tiempo y dinero y el aumento de la productividad y la satisfacción de los empleados.
Este artículo destacará algunas de las mejores formas en que los equipos pueden utilizar
RPA
para impulsar la eficiencia, reducir costes y desbloquear nuevos niveles de productividad.
10 procesos empresariales manuales, aplicaciones,
y operaciones habilitadas por RPA
El mercado de la automatización robótica de procesos se está expandiendo a un ritmo increíble. Dependiendo de la fuente a la que se recurra, la tasa de crecimiento anual compuesto (TCAC) del sector para los próximos siete años se pronostica entre 1.000 y 1.000 millones de euros.
20%
a
40%
.
Está claro que los líderes empresariales ven la inversión en RPA como una parte clave de sus estrategias de transformación digital. A medida que las empresas con visión de futuro
hiperautomatización
la RPA alcanzará una adopción casi universal.
Los equipos que adopten este software obtendrán una ventaja sobre sus competidores porque RPA podrá gestionar operaciones como la introducción de datos, el procesamiento de facturas y pagos, las tareas de atención al cliente, la incorporación de empleados, etc.
He aquí algunas de las tareas que esta tecnología puede automatizar, permitiendo a las empresas utilizar sus recursos de forma más inteligente.
#1. Entrada de datos
La entrada de datos es una función empresarial vital en la era digital. Sin embargo, también es uno de los procesos manuales más repetitivos y tediosos. También adolece de una elevada tasa de errores humanos. Implantar la automatización tiene mucho sentido para las empresas que gestionan muchos datos.
RPA podrá gestionar operaciones como:
- Obtención de datos de diversas fuentes, incluido software de terceros
- Minimizar los errores humanos y garantizar la calidad e integridad de los datos
- Aceleración de los procesos de introducción de datos
- Extracción y limpieza de datos para garantizar que estén correctamente estructurados para las bases de datos centralizadas.
En el último
informe anual de digital.gov de 2022
la organización sugirió que había ayudado al gobierno federal a reducir alrededor de 1,5 millones de horas de trabajo mediante el uso de RPA.
Un estudio de caso destacado por el informe muestra cómo el Mando del Sistema de Suministro Naval (NAVSUP) utilizó RPA para aumentar el valor y la eficiencia de su misión de reducir la contaminación y los materiales peligrosos resultantes de sus operaciones marítimas.
En concreto, el RPA permitió a la organización reducir la introducción manual de datos en la herramienta de planificación de recursos empresariales (ERP) de la Armada. Los procesos automatizados incluyen la lectura y captura de datos desde una aplicación web y su envío a su ERP. El responsable técnico de NAVSUP sugiere que la adopción de RPA ha reducido la formación de días o semanas a meros minutos. En total, el proceso ha ahorrado más de 6000 horas de trabajo manual al año.
Puede leer más sobre el proyecto aquí.
#2. Tratamiento de devoluciones
Como sabe cualquiera que dirija una empresa de comercio electrónico, la tramitación de devoluciones es una tarea que lleva mucho tiempo.
Las tasas medias de devolución de las plataformas de comercio electrónico se sitúan en el 18,1%.
mientras que otras estimaciones sugieren que la cifra se acerca a un asombroso 30%. El tratamiento de las devoluciones es una de esas tareas que no añaden valor a la cartera de pedidos. Sin embargo, no hacerlo con eficacia puede dañar la reputación de una empresa y provocar la pérdida de clientes.
La tramitación de una devolución contiene varios pasos manuales. RPA podrá gestionar operaciones como:
- Leer y extraer información de la comunicación del cliente y añadirla al sistema de órdenes de devolución.
- Gestionar las devoluciones respondiendo a los clientes, enviando etiquetas de envío y realizando el seguimiento de la devolución.
- Coordinar las devoluciones o cambios autorizando las transacciones y actualizando las cuentas.
- Comunicarse con el cliente a lo largo de cada etapa del proceso, proporcionando actualizaciones de seguimiento y plazos.
Una política de devoluciones sólida es importante. Shippo, una plataforma estadounidense de integración de software de envíos, compartió los resultados de un
encuesta reciente
que sugiere que más de ocho de cada diez clientes leen la política de devoluciones de una empresa antes de comprar productos, y casi la mitad elegirán vendedores alternativos si la política no es de su agrado.
La automatización de la política de devoluciones es transformadora para las ajetreadas operaciones de comercio electrónico, ya que libera al personal para que se centre en tareas que generan ingresos y fidelizan a los clientes.
#3. Embarque
En los últimos años se ha puesto de manifiesto el valor de las experiencias de incorporación sólidas. La incorporación de usuarios acapara la mayor parte de la atención por su efecto en el balance final. Sin embargo, la incorporación de empleados y proveedores externos son procesos críticos que también merecen atención. Las empresas tienen una sola oportunidad de causar una primera impresión, y si lo hacen bien, es un importante factor de predicción de relaciones sólidas y duraderas.
Sin embargo, la incorporación implica muchas partes móviles. Algunos de los procesos manuales son:
- Rellenar formularios
- Recogida y tratamiento de datos
- Lectura y preparación de documentos y contratos
- Verificación de antecedentes
- Comunicación de ida y vuelta
La maraña de tareas resultante es una carga administrativa que puede ralentizar las operaciones. La automatización de la incorporación tiene varias ventajas, entre ellas:
- Mayor transparencia gracias a los análisis
- Mejora de la coordinación interdepartamental
- Costes más bajos
- Mitigación de riesgos y retrasos
- Mayor cumplimiento
Aunque hay elementos de la incorporación que requieren un toque más personal, muchos pasos pueden automatizarse.
Algunos casos prácticos
muestran cómo los departamentos de RRHH han ahorrado 2.000 horas de trabajo al año y han reducido el tiempo de incorporación en más de un 80%.
#4. Generación de informes
La generación de informes es crucial para la mayoría de las empresas. Ayuda a la dirección a estar al tanto de las tendencias de la empresa y a tomar decisiones basadas en datos. Sin embargo, recopilar todos esos datos en un solo lugar puede llevar mucho tiempo.
Uno de los grandes retos de los informes es la frecuencia. En función de la organización o el objetivo, los informes pueden ser diarios, semanales o mensuales. En muchos casos, se necesitan bajo demanda. Recopilar todos los datos de distintas fuentes puede requerir una coordinación considerable, a menudo extrayendo información de fuentes de datos dispares y no estructuradas.
La RPA permite a los profesionales de RR.HH., finanzas, marketing u otros departamentos recopilar rápidamente información de una amplia gama de fuentes. Los robots pueden entrenarse para recopilar datos de correos electrónicos, hojas de cálculo, bases de datos y toda una serie de aplicaciones. Establecer estas tareas para intervalos específicos ayuda a reducir mucho el trabajo preliminar del proceso de elaboración de informes.
Informar es mucho más que enumerar hechos y cifras. Si bien es cierto que las estadísticas son esenciales, su verdadero valor reside en la generación de información valiosa. En muchos sentidos, esto los convierte en un caso clásico de uso de RPA, ya que la tecnología aumenta el número de trabajadores y les ayuda a producir un trabajo mejor.
RPA permite una división eficiente del trabajo que maximiza los recursos. Los robots pueden recopilar rápidamente datos de una amplia gama de fuentes, mientras que los trabajadores humanos pueden contextualizar y comprender los datos. Las empresas pueden ahorrar horas cada semana o cada mes, que se acumulan rápidamente. Es la unión perfecta entre la eficacia de los robots y la creatividad humana.
#5. Cumplimiento de las normas CSC y ALD
Las obligaciones de «Conozca a su cliente» (KYC) afectan a muchas empresas diferentes. Bancos e instituciones financieras, prestamistas, FinTechs, empresas de apuestas, corredores de bolsa y más, están obligados a recopilar y gestionar datos y documentos de clientes para ayudar con las regulaciones contra el blanqueo de capitales (AML).
Una vez más, estas obligaciones no añaden ingresos a la cartera de pedidos. Sin embargo, el incumplimiento perjudica a las empresas en forma de multas y daños a su reputación. En pocas palabras, estas tareas son candidatas ideales para la automatización.
RPA podrá gestionar operaciones como:
- Lectura y análisis de datos y documentos de clientes
- Validación de la información del cliente
- Recopilación y selección de datos de clientes
- Realización de evaluaciones de riesgos
- Comunicación con los clientes
City Union Bank (CUB),
uno de los principales bancos del sur de la India, implantó la automatización para gestionar el KYC y la apertura de cuentas.
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RPA habilitado:
- Una reducción del 66% de la mano de obra
- Una aceleración de 7 veces en la apertura de cuentas
- Tasas de error muy reducidas
En general, se trata de resultados excelentes que ponen de relieve cómo la RPA ayuda a las empresas a prosperar.
#6. Automatización de nóminas
Las nóminas consumen mucho tiempo a las empresas de todos los tamaños. Las grandes empresas tienen que pagar a un número considerable de empleados, mientras que las más pequeñas no siempre disponen del presupuesto necesario para contratar personal especializado en nóminas.
Hay varias razones por las que el procesamiento de nóminas es un gran candidato para la RPA. Para empezar, implica tareas de gran volumen basadas en reglas. De hecho, gran parte del trabajo implicado entra en la categoría de procesamiento de datos. El procesamiento manual de las nóminas implica recopilación de datos, informes de gastos, cálculos de impuestos, prestaciones y otras complejidades.
Las ventajas de la RPA para la automatización de nóminas incluyen mayor velocidad, precisión, ahorro de costes y cumplimiento más estricto de la normativa. A
estudio de caso de un gran grupo hotelero
muestra el potencial de la RPA para el cálculo de nóminas: redujeron sus costes de procesamiento de nóminas en torno al 90%, ahorrando 200.000 dólares al año.
#7. Marketing
Las difíciles condiciones económicas recientes han obligado a los dirigentes empresariales a estudiar recortes presupuestarios. Como siempre, los departamentos de marketing son de los primeros en sentir el frío de la desaceleración económica. A los equipos de generación de ingresos se les pide que «hagan más con menos», lo que supone todo un reto en el entorno actual.
Los costes de adquisición de clientes (CAC) se han descontrolado en los últimos años. Encontrar nuevos negocios se ha vuelto tan competitivo para algunas empresas que dificulta la rentabilidad global. La RPA puede ayudar a los equipos de marketing automatizando muchas tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo para generar ingresos.
En un contexto de marketing, RPA podrá encargarse de tareas como:
- Automatización de campañas de difusión por SMS, correo electrónico y redes sociales
- Licitación de anuncios PPC en Google y Facebook Ads
- Pruebas A/B de anuncios para garantizar la máxima eficacia de los anuncios
- Elaboración de informes SEO sobre palabras clave y eficacia de las campañas
- Puntuación y cualificación de clientes potenciales
De hecho, la automatización es tan eficaz para el marketing que en los últimos años ha surgido una gran cantidad de software dedicado a esta tarea. Uno de los inconvenientes es que algunas de estas herramientas son caras o requieren un recorte del presupuesto publicitario, pero sin una garantía absoluta de resultados. Las herramientas de RPA permiten a las empresas crear sus propias versiones de estas máquinas que se adapten a sus objetivos y pilas de software.
#8. Comprobaciones de crédito
Las comprobaciones de crédito son una parte esencial de la diligencia debida. Aunque proteger su empresa debería ser una prioridad, muchos equipos descuidan el trabajo. Como resultado, lo pagan a la larga.
Hay varias situaciones en las que las empresas necesitan realizar comprobaciones de crédito. Por ejemplo, al aceptar nuevos clientes, proveedores o empleados. Es más, las comprobaciones de crédito también forman parte del cumplimiento general a la hora de contratar nuevos proveedores.
Las comprobaciones de crédito automatizadas benefician a las empresas de varias maneras. Para empezar, son rápidas, lo que mejora enormemente los tiempos de toma de decisiones empresariales. Pero las ventajas no acaban ahí. Eliminar a los humanos de la ecuación tiene otras ventajas, como la reducción de posibles prejuicios contra los loanees y la reducción de los costes laborales asociados.
La RPA permite a las empresas acceder a los sistemas de trabajo, recopilar datos, cotejarlos con las agencias de información crediticia, extraer la información pertinente y presentar un informe en cuestión de minutos. Los equipos pueden incluso integrarlo en sus flujos de trabajo para que el proceso se active sin intervención humana.
#9. Seguimiento y comparación de precios
Las empresas pueden competir entre sí en varios frentes. Pueden destacar frente a sus rivales por la calidad de sus productos o servicios o por ofrecer un nivel superior de asistencia o comodidad. Pero no se puede obviar que el precio es un factor muy importante para los consumidores.
En mercados saturados, los precios son una ventaja competitiva. En particular, la fijación dinámica de precios es una herramienta importante en los mercados de gran volumen y rápida evolución. Sin embargo, supervisar a los competidores para ver cómo ajustan sus ofertas implica mucho trabajo manual. Además, es una tarea que requiere mucha atención.
El uso de RPA permite a los equipos rastrear los sitios web de los competidores y tomar nota de los cambios de precios. Si el objetivo empresarial es mantenerse por debajo o con un determinado rango de ofertas de los rivales, los equipos pueden automatizar sus precios para que suban y bajen con sus competidores. Ni siquiera tiene por qué tratarse de cambios en tiempo real; también puede tratarse de garantizar que los sistemas CRM estén constantemente actualizados para que los equipos de ventas dispongan siempre de la mejor información que les ayude a cerrar acuerdos.
Los compradores también pueden utilizar RPA para controlar el precio de las materias primas. Estableciendo parámetros concretos, pueden pasar a asegurar mercancías a tarifas favorables, ahorrando sumas incalculables.
#10. Programación y seguimiento de envíos
Aunque el transporte y la logística han sido los principales impulsores de una tendencia general hacia la digitalización, sigue habiendo una sorprendente cantidad de trabajo manual en los elementos de programación y seguimiento de estas empresas. Con tantos proveedores diferentes, cada uno con sus propios portales, coordinar el envío y controlar la recepción de las mercancías puede llevar mucho tiempo.
RPA puede gestionar operaciones como:
- Encontrar las vías de transporte más rápidas o rentables
- Tramitación de pedidos y pagos
- Comunicación con software de gestión de almacenes o inventarios
- Seguimiento de las entregas y auditoría completa
- Comunicación de actualizaciones a través de plataformas de comunicación
- Emisión de facturas
La automatización, ya sea mediante pruebas de software, RPA u otros métodos, puede ayudar a los minoristas, las tiendas de comercio electrónico o las empresas de entrega a terceros a aplicar un enfoque de la logística más centrado en el cliente. Reducir las horas de trabajo manual dedicadas a las consultas sobre envíos puede reducir significativamente los costes operativos y garantizar al mismo tiempo que los clientes obtengan los niveles de servicio que exigen.
