SegĆŗn el
Informe de tendencias y gasto en automatizaciĆ³n inteligente 2023
el 54 % de las empresas tiene previsto invertir en
RPA
este aƱo. Con un 42% de los encuestados que afirman haber invertido ya en RPA, es justo decir que las empresas de todo el mundo se estĆ”n dando cuenta de las importantes ventajas de la automatizaciĆ³n. Esta adopciĆ³n generalizada tiene mucho sentido: ĀæquĆ© organizaciĆ³n no querrĆa reducir costes, aumentar la productividad y tener empleados mĆ”s felices?
Sin embargo, mientras que los beneficios de la RPA pueden estar muy claros, el camino hacia la automatizaciĆ³n es a menudo menos conocido. El ciclo de vida de la RPA tiene muchos escollos, pero puede evitarlos fĆ”cilmente aplicando una estrategia prudente. Ćxito
La implantaciĆ³n de RPA
comienza con una cuidadosa evaluaciĆ³n y planificaciĆ³n antes de pasar a un riguroso programa de pruebas, implantaciĆ³n y mantenimiento.
Siga estos diez pasos de automatizaciĆ³n de procesos robĆ³ticos para asegurarse de que su implantaciĆ³n se desarrolla de la forma mĆ”s fluida posible. Esta guĆa le llevarĆ” desde la ideaciĆ³n hasta la puesta en marcha de su primer proceso de RPA.
ĀæQuĆ© es el ciclo de vida de RPA?
El ciclo de vida de la automatizaciĆ³n robĆ³tica de procesos describe los distintos pasos necesarios para diseƱar, construir y ejecutar un proceso RPA. Existe un animado y sano debate sobre quĆ© fases del ciclo de vida de RPA se necesitan para una implantaciĆ³n satisfactoria. Sin embargo, las mejores ideas al respecto tienen algunas etapas en comĆŗn, como la evaluaciĆ³n, las pruebas, la mediciĆ³n y el mantenimiento. Como tal, el ciclo de vida de RPA se basa en muchas de las mejores prĆ”cticas empleadas en el desarrollo general de software.
A continuaciĆ³n, presentamos diez etapas crĆticas de RPA que darĆ”n a su proyecto las mĆ”ximas posibilidades de Ć©xito.
#1. Establezca sus objetivos
Todo buen ciclo de vida de un RPA comienza con el establecimiento de unos objetivos claros. Por el Grupo Standish, menos del 30% de los proyectos de TI se realizan con Ć©xito. Hay muchas razones que explican estas pĆ©simas cifras, como la mala programaciĆ³n, los requisitos cambiantes y la falta de alineaciĆ³n entre los miembros del equipo. Sin embargo, la falta de objetivos concretos es una de las causas mĆ”s perniciosas del fracaso de los proyectos informĆ”ticos.
Todos los proyectos o campaƱas empresariales necesitan objetivos explĆcitos. Le ayudarĆ”n a mantener la concentraciĆ³n y le permitirĆ”n fijar objetivos bien definidos y cuantificables. Por lo tanto, antes de considerar los procesos especĆficos de RPA que desea automatizar, debe esbozar por quĆ© estĆ” siguiendo este camino.
Defina lo que quiere conseguir del proceso. Los objetivos tĆpicos de RPA incluyen, entre otros, algunos de los siguientes:
- ReducciĆ³n de costes
- Aumentar la productividad
- Aumentar la satisfacciĆ³n y la retenciĆ³n de los empleados
- Ser mƔs competitivos
- Lograr la transformaciĆ³n digital
Sea cual sea su motivaciĆ³n, asegĆŗrese de definir claramente sus objetivos antes de pasar a los siguientes pasos de la automatizaciĆ³n robĆ³tica de procesos.
Si necesitas ayuda para redactar tus objetivos, utiliza el acrĆ³nimo SMART. Todos los objetivos deberĆan serlo:
- Specificar
- Measurable
- Achievable
- Relevante
- Timado
Exploremos cĆ³mo aplicar el marco SMART a un proyecto RPA.
Ejemplo de proyecto
Un sitio web de comercio electrĆ³nico quiere crear una herramienta de comparaciĆ³n de precios de la competencia para ofrecer siempre los precios mĆ”s bajos.
EspecĆficos:
Un bot de RPA extraerĆ” datos de determinados sitios web en intervalos de una hora, estructurarĆ” la informaciĆ³n en una base de datos y ajustarĆ” los precios en el sitio web de la empresa para asegurarse de que son tan competitivos como sus rivales. Esta automatizaciĆ³n sustituirĆ” a un proceso empresarial existente que utiliza cuatro trabajadores humanos para realizar el trabajo.
Mensurable:
El proyecto se considerarĆ” un Ć©xito cuando los cuatro trabajadores humanos dejen de comprobar y ajustar manualmente los precios en los sitios web.
Alcanzable:
La automatizaciĆ³n puede lograrse implementando una soluciĆ³n RPA que pueda inspeccionar pĆ”ginas, extraer datos de precios y exportarlos a una tabla. Las soluciones de RPA tambiĆ©n deben integrarse en el sistema de gestiĆ³n de contenidos y tener permiso para actualizar y publicar los nuevos datos.
Relevante:
El paso de los flujos de trabajo manuales a los automatizados ahorrarĆ” horas a cuatro empleados, lo que contribuirĆ” a los objetivos de la organizaciĆ³n de reducir los gastos generales de personal.
Con lĆmite de tiempo:
Este proyecto deberĆa realizarse en los prĆ³ximos tres meses. La velocidad de implementaciĆ³n es importante, lo cual es otro factor por el que RPA es el mejor candidato para el trabajo.
#2. Identificar los candidatos al proceso RPA
A continuaciĆ³n, pasamos a una de las etapas mĆ”s importantes de la RPA: identificar los procesos que desea automatizar. En la etapa anterior del ciclo de vida de RPA, esbozĆ³ sus objetivos. Estos objetivos deberĆan informar sobre quĆ© tareas identifica como candidatas para RPA.
Digamos que su objetivo es ahorrar tiempo en el procesamiento de nĆ³minas. Durante esta fase del ciclo de vida de desarrollo de RPA, se desglosan todos los procesos implicados en la gestiĆ³n de la nĆ³mina. A continuaciĆ³n, se decide quĆ© etapas siguen requiriendo intervenciĆ³n manual y cuĆ”les son adecuadas para un proceso RPA.
Del mismo modo, si su objetivo es la satisfacciĆ³n de los empleados, debe auditar los flujos de trabajo existentes e identificar las tareas repetitivas y mundanas que ocupan el tiempo de sus trabajadores.
A medida que realice esta investigaciĆ³n, obtendrĆ” una idea de cuĆ”ntas horas de trabajo u otros recursos puede ahorrar mediante la implantaciĆ³n de RPA. Recuerde que, para que la RPA merezca la pena, las tareas y procesos que automatice deben tener un volumen suficientemente alto.
Ejemplo de proceso
Una empresa naviera se ve muy afectada por la rotaciĆ³n de personal. El problema estĆ” afectando a la productividad y a los niveles de servicio al cliente. Una encuesta interna revela que la satisfacciĆ³n de los empleados es baja debido al elevado volumen de trabajo repetitivo, como perseguir y actualizar las consultas sobre envĆos.
En un intento por aumentar la satisfacciĆ³n de los empleados, la empresa de transporte identifica la necesidad de un sistema automatizado que sustituya las bĆŗsquedas manuales de actualizaciones de transportistas. Los procesos RPA implicados incluyen:
- Un bot busca en los sitios web de los proveedores de transporte y proporciona actualizaciones de las entregas a sus sistemas empresariales internos.
- Un bot envĆa correos electrĆ³nicos o mensajes de texto a los clientes en tiempo real, lo que reduce las consultas, llamadas y tickets de atenciĆ³n al cliente.
#3. Realizar pruebas de viabilidad
Las pruebas de viabilidad de RPA implican profundizar en cada proceso de RPA que haya identificado en las etapas anteriores del ciclo de vida del proyecto de RPA y comprender realmente su viabilidad. Puede dividir su evaluaciĆ³n de viabilidad de RPA en tres fases distintas.
Fase 1: EvaluaciĆ³n del proceso
Su evaluaciĆ³n de procesos RPA debe ser lo mĆ”s detallada posible. Mientras que herramientas como ZAPTEST utilizar la tecnologĆa de visiĆ³n por ordenador (CVT) para capturar e imitar las interacciones persona-ordenador que engloba una tarea, debe documentar cada paso hasta la pulsaciĆ³n de una tecla. Ahora es el momento de averiguar si las tareas que desea automatizar son realmente procesos basados en reglas y en pasos.
Fase 2: EvaluaciĆ³n tĆ©cnica:
A continuaciĆ³n, hay que considerar cuestiones mĆ”s tĆ©cnicas. Por ejemplo, si quiere obtener un retorno de la inversiĆ³n, necesita un gran volumen de transacciones. Del mismo modo, debe tener en cuenta aspectos como la escalabilidad de su proyecto, la estabilidad de los programas con los que interactuarĆ”n sus herramientas de RPA y el grado de disposiciĆ³n de su organizaciĆ³n a los nuevos flujos de trabajo y a la implementaciĆ³n de RPA.
Piensa en el tipo de entradas y salidas de datos que requiere la tarea. Si las entradas utilizan datos estructurados, estƔ bien. Si no estƔn estructurados, es posible que necesite aplicaciones o plantillas adicionales para resolver el problema.
DespuĆ©s, debe pensar en su pila de software. ĀæCĆ³mo puede integrar su software RPA en su entorno tecnolĆ³gico actual?
Fase 3: EvaluaciĆ³n del ROI:
Es probable que su proyecto tenga un presupuesto. Y probablemente haya sondeado a su alrededor para hacerse una idea general de cuĆ”nto podrĆa costar la implantaciĆ³n de flujos de trabajo RPA. Ahora tiene que hacer nĆŗmeros y comprobar si la implantaciĆ³n de herramientas de RPA no sĆ³lo es rentable, sino que harĆ” ganar dinero a su empresa. McKinsey Digital sugiere que los proyectos de RPA pueden aportar un ROI de entre 30% y 200 durante el primer aƱo. Es un rango bastante amplio, asĆ que intenta ajustarlo mĆ”s.
Ejemplo de proceso
Un banco de tamaƱo medio se ha expandido a una nueva regiĆ³n. Como parte de su estrategia, ofrece prĆ©stamos a nuevos consumidores. Sin embargo, la tramitaciĆ³n de estos prĆ©stamos se realiza manualmente, lo que supone una carga considerable para los empleados actuales.
La direcciĆ³n realiza una prueba de viabilidad para confirmar lo siguiente:
- Proceso: La aprobaciĆ³n del prĆ©stamo se basa en criterios estrictos; no es necesaria la intervenciĆ³n humana para la toma de decisiones porque se basa en reglas
- TĆ©cnica: Los formularios de solicitud incluyen datos estructurados, que el bot RPA puede procesar y devolver una aprobaciĆ³n o denegaciĆ³n.
- RETORNO DE LA INVERSIĆN: Tramitar las solicitudes de prĆ©stamo manualmente requerirĆ” la contrataciĆ³n de cinco nuevos miembros del equipo, por lo que implantar un sistema RPA serĆ” mucho mĆ”s rentable. El retorno de la inversiĆ³n estĆ” asegurado.
#4. Elegir la soluciĆ³n RPA adecuada
Una vez que se ha esforzado por comprender sus objetivos, ha esbozado los procesos que desea automatizar y ha evaluado la viabilidad de su proyecto, es hora de pasar a la selecciĆ³n de proveedores. Es esencial hacer la diligencia debida sobre un proveedor y su soluciĆ³n, pero no hay reglas rĆgidas y rĆ”pidas aquĆ. Depende mucho del tamaƱo y el alcance de su proyecto, de quĆ© empleados utilizarĆ”n RPA, de su presupuesto y de muchos otros factores.
He aquĆ algunos de los principales aspectos que hay que tener en cuenta.
Requisitos del proyecto:
Busque proveedores con experiencia en su sector. Aunque las herramientas de RPA son flexibles, encontrar proveedores con experiencia en su sector puede ayudar a que su ciclo de vida de desarrollo de RPA avance mĆ”s rĆ”pidamente. Pero lo mĆ”s importante es que tenga en cuenta el tamaƱo y el alcance de su proyecto y busque proveedores en funciĆ³n de estos parĆ”metros.
Por ejemplo, es un buen momento para considerar la amplitud con la que se utilizarĆ”n sus proyectos de RPA en su empresa. Si se trata de un gran proyecto que requiere muchos puestos, los costes de las licencias son una consideraciĆ³n esencial. Del mismo modo, si su empresa persigue un crecimiento agresivo o las ventajas de un despliegue exitoso de RPA le permitirĆ”n escalar, entonces tendrĆ” sentido una soluciĆ³n que ofrezca licencias ilimitadas bajo un precio de suscripciĆ³n.
TecnologĆa:
Piense en su proyecto y en las herramientas concretas que necesita para alcanzar sus objetivos. Algunos aspectos que hay que tener en cuenta son el nĆŗmero de licencias necesarias, la disponibilidad de tecnologĆa de visiĆ³n por ordenador, el cĆ³digo reutilizable, los scripts multiplataforma, las integraciones de API y mucho mĆ”s. Intente alinear la USP del proveedor con sus requisitos.
Una vez mĆ”s, muchas de sus decisiones dependerĆ”n del alcance especĆfico de su proyecto. Por ejemplo, muchas empresas y gobiernos de todo el mundo siguen dependiendo de sistemas heredados. Hay muchas razones por las que las organizaciones no migran de estas aplicaciones obsoletas, como el coste, la excesiva complicaciĆ³n e incluso el reconocimiento de que, aunque estos sistemas son antiguos, siguen haciendo mĆ”s o menos el trabajo a un nivel aceptable.
Las herramientas de RPA son una forma excelente de acercar estas herramientas a la modernidad. Aunque las API, las plataformas de integraciĆ³n y los trabajadores manuales son mĆ©todos que pueden leer y escribir datos de estos sistemas, las herramientas de RPA son un mĆ©todo mucho mĆ”s rentable. AdemĆ”s, la naturaleza modular de estos programas de RPA permite ampliar los sistemas heredados y convertirlos en soluciones que ofrecen flujos de trabajo mĆ”s sĆ³lidos.
Otras tecnologĆas que pueden dar ventaja a su proceso de flujo de trabajo RPA son las herramientas multiaplicaciĆ³n y multiplataforma. Si tiene procesos empresariales que implican integraciones entre distintos dispositivos y aplicaciones o la colaboraciĆ³n entre equipos remotos, RPA puede ofrecerle la versatilidad que desea.
Facilidad de uso:
Las soluciones RPA estĆ”n diseƱadas para que los equipos no tĆ©cnicos puedan sacar el mĆ”ximo partido de la automatizaciĆ³n. Las herramientas sin cĆ³digo o sin secuencias de comandos con interfaces intuitivas son la mejor opciĆ³n en este caso. La codificaciĆ³n lleva mucho tiempo y requiere acceso a desarrolladores cualificados. En cambio, las herramientas sin cĆ³digo sĆ³lo estĆ”n limitadas por la creatividad y la capacidad de resoluciĆ³n de problemas de los trabajadores.
Por supuesto, la facilidad de uso va mĆ”s allĆ” de tener una interfaz de usuario intuitiva. El concepto tambiĆ©n se extiende a una incorporaciĆ³n eficaz que garantice que su equipo sabe cĆ³mo sacar el mĆ”ximo partido a su inversiĆ³n en automatizaciĆ³n. Le recomendamos que piense detenidamente en las diferencias entre un modelo de licencias de Software + Servicios y un modelo de licencias de sĆ³lo Software.
Apoyo:
La asistencia al cliente es crucial, especialmente para los equipos que se embarcan en proyectos de RPA por primera vez. Y lo que es mĆ”s, una asistencia con capacidad de respuesta es imprescindible cuando se automatizan flujos de trabajo crĆticos para la empresa.
Algunas herramientas, como ZAPTEST, ofrecen acceso a un experto especializado que le ayudarĆ” a implantar y mantener su soluciĆ³n durante todo el ciclo de vida de RPA. Los expertos certificados de ZAP estĆ”n formados en una serie de disciplinas relacionadas con la automatizaciĆ³n, incluidas las mejores prĆ”cticas de implementaciĆ³n de RPA. Nuestros expertos pueden ayudarle a planificar y desarrollar procesos de flujo de trabajo. AdemĆ”s, gracias a su experiencia con la automatizaciĆ³n de pruebas de software, pueden ayudar con las pruebas funcionales y de rendimiento, que exploraremos en el paso 7 de esta guĆa.
AdemĆ”s de un soporte dedicado, busque soluciones de RPA con una comunidad de usuarios dinĆ”mica; los foros son un excelente repositorio de informaciĆ³n.
Precio:
El precio siempre es un factor a tener en cuenta. Nadie dispone de un presupuesto ilimitado. Ten en cuenta que la herramienta mƔs cara no siempre es la mejor. Por tanto, busque el valor a la hora de seleccionar un proveedor.
La mayorĆa de las soluciones de RPA utilizan licencias mensuales o anuales. Sin embargo, lo que se obtiene por la suscripciĆ³n varĆa mucho de un proveedor a otro. Busque puntos de diferencia entre los proveedores, especialmente aspectos como las licencias ilimitadas. A medida que amplĆa sus capacidades de RPA o escala su negocio, las licencias ilimitadas garantizan que sus costes sean fijos y predecibles.
AdemĆ”s, busque proveedores que incluyan asistencia de primera clase en su paquete. Por ejemplo, nuestro paquete Enterprise proporciona un experto en ZAP que trabajarĆ” junto a su equipo para ofrecer una implantaciĆ³n que obtenga resultados. Los costes de una suscripciĆ³n pueden compensarse con el salario de un miembro del personal tĆ©cnico, lo que se traduce en un valor serio.
ReputaciĆ³n:
La reputaciĆ³n de un proveedor es un indicador esencial de fiabilidad y calidad. Hoy en dĆa, todos podemos acceder a reseƱas en lĆnea para averiguarlo. AdemĆ”s, no tenga miedo de pedir a los proveedores estudios de casos o testimonios relevantes.
Si desea asociarse con una soluciĆ³n RPA u ofrecer servicios de marca blanca, hable con su proveedor y pida consejo a los consultores y socios existentes. Estas soluciones tambiĆ©n funcionan bien para agencias y proveedores de servicios empresariales.
#5. DiseƱo
El diseƱo es una etapa esencial de la gestiĆ³n del ciclo de vida de los RPA. Es el momento en que toda su planificaciĆ³n e investigaciĆ³n toman forma. AquĆ, puede aprovechar la informaciĆ³n producida durante la fase de pruebas de viabilidad y construir mapas para su proceso de RPA.
En este punto, puede empezar a elaborar un Documento de DiseƱo de Procesos (DDP). Gracias a la disponibilidad de herramientas de comunicaciĆ³n y alojamiento en la nube, estos documentos pueden ser muy colaborativos. Fomente la cooperaciĆ³n de las partes interesadas cuando proceda para asegurarse de que cuenta con un amplio abanico de opiniones.
Una vez que tenga un modelo del proceso, podrĆ” trazar las dependencias. Puede tratarse de aplicaciones especĆficas, bases de datos y hojas de cĆ”lculo que sirvan de desencadenante, entrada o salida para su proceso.
Si el proceso A no puede completarse sin el proceso B, existe una dependencia. Por supuesto, es el caso mĆ”s sencillo. Los proyectos mĆ”s grandes con mĆŗltiples procesos interdependientes pueden convertirse rĆ”pidamente en un lĆo de dependencias, por lo que es buena idea elaborar un mapa de procesos.
#6. Desarrollar
El desarrollo es una de las partes mĆ”s emocionantes de la implementaciĆ³n de su RPA. AquĆ es donde toda tu investigaciĆ³n se convierte en algo tangible. Dependiendo del proveedor de RPA que haya elegido, esta etapa puede ser muy compleja y requerir algunos conocimientos tĆ©cnicos o muy fĆ”cil de usar e intuitiva.
ZAPTEST ofrece dos formas diferentes de desarrollar procesos RPA. En primer lugar, puede utilizar una grabadora en pantalla para observar a un trabajador humano mientras realiza la tarea que desea transformar en un flujo de trabajo RPA. Nuestra tecnologĆa registra la tarea y la descompone en pasos editables. Como alternativa, puede utilizar un software de asignaciĆ³n de flujos de trabajo con funciones de arrastrar y soltar para programar los pasos necesarios.
#7. Prueba
La siguiente fase del ciclo de vida de la automatizaciĆ³n robĆ³tica de procesos es fundamental. Aunque su automatizaciĆ³n de procesos estĆ© completa, debe ponerla a prueba antes de ponerla en marcha. Algunos procesos RPA son muy sencillos, mientras que otros son mĆ”s complejos debido a dependencias, volĆŗmenes de transacciones u otros factores.
En este punto, puede probar su proceso en un entorno de ensayo para asegurarse de que funciona como espera. Herramientas de automatizaciĆ³n de pruebas de software puede ayudarle a asegurarse de que estĆ” cubierto desde todos los Ć”ngulos creando una serie de escenarios a los que podrĆa enfrentarse su RPA. Debe crear guiones de prueba detallados que comparen los resultados esperados con los resultados obtenidos al ejecutar los escenarios.
Las pruebas de rendimiento y carga tambiĆ©n son vitales para garantizar que sus procesos RPA son lo suficientemente duraderos como para soportar las tensiones del uso diario. AdemĆ”s, aunque su equipo de pruebas es el mĆ”s indicado para verificar si su implementaciĆ³n de RPA funciona correctamente, considere tambiĆ©n la posibilidad de preguntar a los usuarios y a otras partes interesadas.
Lleve un registro meticuloso y anote cualquier anomalĆa que deba tratarse.
#8. Medida
Hay un gran nĆŗmero de mĆ©tricas que puede utilizar para medir el Ć©xito y el rendimiento de sus intentos de automatizaciĆ³n. Muchas de estas mĆ©tricas estarĆ”n directamente relacionadas con las metas y objetivos que ha establecido en el Paso 1. Sin embargo, otros estarĆ”n relacionados con consideraciones como la velocidad de implantaciĆ³n, el retorno de la inversiĆ³n, etc.
La RPA es un proceso constante. Aunque la idea es establecerlo y dejarlo funcionar, debe supervisar constantemente sus procesos para asegurarse de que ofrecen los rendimientos deseados y un rendimiento Ć³ptimo.
He aquĆ una lista de algunas mĆ©tricas RPA populares
- Velocidad: El tiempo medio que tarda el proceso en completarse de extremo a extremo.
- PrecisiĆ³n: Medida porcentual de la precisiĆ³n de los datos procesados.
- Valor de negocio esperado: Una medida de tiempo, dinero u otros recursos que su proceso RPA ahorra a su empresa.
- Tiempo de inactividad: Tiempo en horas o dĆas en el que el proceso RPA no estĆ” disponible.
#9. Plan de seguridad
Aunque el despliegue de flujos de trabajo RPA consiste en dejar atrĆ”s las viejas costumbres, siempre debe tener un plan de respaldo. Como sabe cualquier profesional de TI o lĆder empresarial, las cosas pueden ir mal en cualquier momento, y a menudo lo hacen en el peor momento posible.
Si utiliza procesos RPA para gestionar tareas crĆticas, necesita un plan de continuidad del negocio por si algo sale mal. Los planes de respaldo variarĆ”n en funciĆ³n de la implantaciĆ³n, pero podrĆan incluir el desplazamiento de trabajadores manuales para realizar tareas vitales durante los periodos de inactividad.
#10. Despliegue y mantenimiento
Una vez que haya comprobado estos pasos de implementaciĆ³n de RPA, es hora de dar rienda suelta a su soluciĆ³n RPA en un entorno de producciĆ³n.
Los procesos de RPA tienen muchas dependencias. Aunque su proceso puede seguir siendo el mismo, las aplicaciones integradas, las hojas de cĆ”lculo y las bases de datos pueden cambiar. O, lo que es igual de probable, las credenciales de seguridad pueden cambiar. Cuando esto ocurre, puede provocar que su proceso RPA devuelva excepciones. La supervisiĆ³n programada, las pruebas y los programas de mantenimiento pueden ayudar a garantizar el mĆ”ximo tiempo de actividad.
Reflexiones finales
La implantaciĆ³n de procesos RPA debe ser el resultado de una planificaciĆ³n meditada y deliberada. Siguiendo estos diez pasos, darĆ” a su proyecto las mĆ”ximas posibilidades de Ć©xito. Los proyectos informĆ”ticos tienen una tasa de fracaso inaceptablemente alta. No te conviertas en una estadĆstica. Siga estos pasos y podrĆ” sentarse y disfrutar de las ventajas de un proyecto de RPA que aporte valor.
