La cuarta revolución industrial representa el período actual de aumento drástico de la tecnología y de un mundo interconectado. Por lo tanto, es esencial entender dónde están las tecnologías específicas ahora y dónde podrían estar dentro de unos años, ya que los avances en la tecnología probablemente nunca terminarán.En particular, la relevancia de la automatización de procesos robóticos a nivel mundial es una disciplina empresarial que cada vez es más difícil de ignorar. En un momento en el que prácticamente todos los sectores buscan la siguiente herramienta para reducir costes y mejorar la eficiencia mediante la automatización de sus procesos, los RPA han cambiado la forma de operar de las organizaciones. Es posible que muchos perciban la automatización de procesos robóticos como un robot físico que recorre una oficina completando tareas en un tiempo récord, pero no es así. En cambio, aunque el RPA es un robot, funciona a partir de un software ya establecido.
¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?
La automatización de procesos robóticos (RPA) es una herramienta de software utilizada para completar tareas estructuradas y repetitivas sin intervención humana. Muchas empresas utilizan la RPA para sustituir la necesidad de que los humanos realicen tareas mundanas y repetitivas como la transferencia de datos. El uso de RPA o «bots» para imitar tareas centradas en el negocio afecta positivamente a la eficiencia, la productividad y el entorno de trabajo de las empresas. Por ejemplo, con una implementación exitosa de RPA, los humanos ya no necesitan cotejar los datos de las nóminas, lo que les permite utilizar sus capacidades para algo más importante.
Un poco de historia sobre la evolución de la RPA
La idea de utilizar la tecnología automatizada para aumentar la eficiencia de los procesos no es nada nuevo, ya que se remonta a la época industrial en la que se intentaba mejorar la productividad de la fabricación. Sin embargo, los intentos de utilizar bots para mejorar los procesos comenzaron, casi de forma sincrónica, con la introducción del mundo en la World Wide Web en 1989, con el screen scraping. El screen scraping es el proceso de encontrar, extraer y copiar datos de Internet para otro propósito. En aquel entonces, si una empresa quería implementar el screen scraping, requería amplios conocimientos de programación, y la tecnología de automatización dependía del ser humano.
La falta de acceso a la tecnología automatizada fomentó el desarrollo de un software de gestión de procesos más innovador y adaptable para mejorar las relaciones con los clientes, los costes operativos y la gestión del flujo de trabajo. La era de la reingeniería del software de automatización de los 90 hizo que las empresas necesitaran tecnologías de gestión de procesos mejores y más rápidas frente a un mercado hipercompetitivo. Con la agitación que supuso para las empresas la implantación de tecnología automatizada en sus procesos, las perspectivas sobre los sistemas de gestión de procesos cambiaron. Al llegar a la década de 2000, las empresas buscaban la máxima eficacia por encima de la eficiencia, es decir, un cálculo preciso y fiabilidad en el manejo de la información.
La aparición de la RPA comienza aquí; la entrada del mundo en el siglo XXI. La automatización robótica de procesos se inspira en sus predecesores, el screen scraping y la automatización del flujo de trabajo para realizar tareas, de principio a fin, sin interferencia humana. La década siguiente, marcada por el inicio del Internet de los objetos (IoT) hacia 2009, representa la proliferación de los avances tecnológicos y un mundo conectado por la tecnología. La drástica transformación tecnológica del mundo nos lleva a la cuarta revolución de la automatización, que supuso un reconocimiento generalizado de la RPA, con un 2016 que marcó un aumento de las ventas de servicios y herramientas de automatización de procesos robóticos y la incorporación de herramientas de Inteligencia Artificial (IA) en los sistemas de RPA.
Beneficios de la RPA
Las ventajas de la automatización de procesos robóticos (RPA) son amplias.
1. Maximizar la eficiencia operativa
La eficiencia operativa se refiere al tiempo, los costes y los recursos humanos utilizados previamente para completar una tarea. Para que una organización compita en su sector, es casi imposible tener éxito sin un software basado en datos que agilice sus procesos. Una de las principales razones del aumento de la competencia en prácticamente todos los sectores es que se han creado bots para realizar tareas tediosas las 24 horas del día. Con la implementación exitosa del software RPA, los empleados que originalmente dedicaban un tiempo valioso a las tareas manuales pueden utilizar su tiempo en actividades más productivas y estimulantes. La RPA no sólo permite a los empleados utilizar su experiencia en tareas más críticas, sino que da lugar a un entorno de trabajo más feliz.
2. Fácil de implementar y configurar
El software de RPA es sorprendentemente rápido y fácil de implementar en el sistema actual de Tecnología de la Información (TI) de los usuarios. El software RPA automatiza interactuando con la interfaz existente, lo que significa que no requiere equipos externos o costosos para funcionar. Además, el proceso de configuración no requiere conocimientos de programación. Por ejemplo, muchos programas de RPA permiten a los usuarios «arrastrar y soltar» el código ya generado para su automatización deseada.
3. Aplicación rápida
El proceso completo de implementación e integración del software RPA depende de la complejidad del flujo de trabajo de los usuarios, y la mayoría de los sistemas tardan entre una y seis semanas en implementarse completamente. Sin embargo, para los usuarios que requieran una automatización compleja, el proceso de implantación podría durar hasta doce semanas.
4. Mantener el cumplimiento de la industria
En muchas industrias con software RPA configurado para completar la tarea deseada, los usuarios informan de un mayor cumplimiento de las normas y reglamentos. Dado que el propósito del software de RPA es completar tareas estructuradas y basadas en reglas que estén libres de errores, se convierte en una herramienta de auditoría potente y precisa.Cuando un usuario implementa el software RPA, configura el bot para que realice una tarea y también puede programar el bot para que complete los trabajos de acuerdo con las normas de cumplimiento de sus industrias.
5. Mejorar la satisfacción del cliente
Del mismo modo, el software RPA puede aumentar el cumplimiento de la industria; también puede mejorar la calidad del servicio de las empresas. La ventaja de eliminar los errores humanos conduce a resultados precisos, lo que puede mejorar drásticamente la continuidad del servicio, las relaciones con los clientes y la duración de la prestación del servicio.
6. Los robots de software no son disruptivos
Los programas de RPA, o robots de software, trabajan de forma independiente sobre el software existente de los usuarios. En otras palabras, esto significa que los bots actúan como un centro de control y gestión, capaz de abordar múltiples tareas sin interferir con el software existente: es más bien un complemento. Como centro de control que opera con la interfaz actual de un usuario, el software RPA puede crear un ecosistema de máquinas conectándose y comunicándose con el software original de un usuario.Esto permite que los ordenadores actuales funcionen como lo han hecho y que el software RPA sirva de línea de comunicación para enlazar varias fuentes independientes; de este modo, se permite un flujo constante de información sin interferir con otros programas.
7. Análisis de datos para detectar los puntos débiles
¿Qué es el software RPA? Puede sacar a la luz fallos en el sistema tecnológico de los usuarios mostrando patrones a través del análisis de datos. Con los datos agregados del software de RPA, las empresas pueden identificar y arreglar las áreas de mejora de su sistema actual y de los recursos humanos.
8. Mayor seguridad de los datos
Los usuarios pueden beneficiarse de una mayor seguridad de los datos gracias a la correcta implementación del software RPA. La RPA puede mejorar la seguridad de los datos al limitar la necesidad de que los humanos interactúen con los datos sensibles. El buen rendimiento está relacionado con la sofisticación del desarrollo de RPA. El grado necesario de sofisticación del software de una empresa depende de sus necesidades. Aun así, las empresas que desean reducir el riesgo al mínimo posible necesitan fondos adecuados y, a menudo, un cuerpo profesional de recursos humanos orientados a la tecnología.
Desafíos de la automatización de procesos robóticos
Los beneficios de los servicios de automatización de procesos robóticos son considerables, por lo que parece casi una tontería que una empresa se mantenga al margen de la automatización RPA. Pero, incluso la tecnología RPA, como toda solución que se presenta como un remedio, tiene sus retos, inconvenientes y limitaciones.
Reto 1: Límites de la automatización
La automatización RPA, en su forma más simple, es un software que un usuario configura para imitar actividades de la misma manera que lo hace un humano. Por muy complejo que sea el software de RPA, sólo puede reproducir tareas estructuradas y basadas en reglas. Este límite de automatización de las herramientas de RPA significa que el software del robot de RPA no puede adaptarse a los cambios ni aprender de sus errores sin la ayuda de los humanos que lo reprograman para actuar en consecuencia.Sin embargo, los enfoques actuales del software de automatización tratan de ofrecer aún más escalabilidad añadiendo herramientas inteligentes a los bots, lo que les permite reconocer los cambios, actuar sobre ellos y aprender de sus errores.
Reto 2: Los beneficios no son tangibles
Aunque existen pruebas concretas de las ventajas de la RPA, como la medición de los costes y los errores, algunos de los beneficios mencionados anteriormente no son tangibles. Por ejemplo, se da a entender que al implementar bots para completar tareas que originalmente eran realizadas por los recursos humanos de una empresa, los empleados tienen más tiempo para concentrarse en otras tareas. Sin embargo, el beneficio declarado de la RPA de aumentar la productividad de la oficina se basa en mediciones de tiempo, coste y errores, en lugar de en métricas globales de productividad.
Reto 3: Sustitución humana
El miedo a que los robots hagan desechables los recursos humanos es realmente el mayor reto para la implantación de RPA y la aceptación de los robots de software por parte de las empresas. Es razonable tener miedo de que los robots de software sustituyan a los trabajos humanos, especialmente con la capacidad del software de automatización para completar las tareas humanas más rápidamente y con más consistencia. Además, los avances en el software de RPA implican un aumento de la tecnología de automatización inteligente, lo que significa que puede aprender de la experiencia, un inconveniente humano que no existía en la automatización simple de RPA.
Reto 4: Aceptación de las TI
Normalmente, la estructura organizativa separa los sectores empresarial y de TI en diferentes departamentos dentro de una organización. Sin embargo, la implementación del software RPA confunde las responsabilidades previamente establecidas de estos departamentos, ya que a menudo es la parte empresarial la que inicia y configura el software RPA sin la ayuda del departamento de TI. El papel de la empresa a la hora de implantar y configurar su software de robot es garantizar que las tareas automatizadas se corresponden con la visión de la empresa. Sin embargo, para mantener las capacidades centradas en la solución del software RPA, el departamento de TI sigue siendo responsable de los aspectos de una tecnología automatizada como la gobernanza, la seguridad, etc.La convergencia de estos departamentos, antes separados, plantea retos a la estructura de una organización, ya que requiere responsabilidades compartidas y comunicación entre ellos.
Desafío 5: Falta de capacidad
La automatización RPA, en su forma más simple, carece de capacidad analítica debido a la falta de capacidad cognitiva de los robots de software. Sin embargo, como ya se ha dicho, los avances en el sector incorporan herramientas inteligentes, como la inteligencia artificial (IA), para mejorar las capacidades cognitivas del software, lo que se traduce en otro valioso recurso para el proceso de toma de decisiones de una empresa.
Reto 6: No apto para todos
El software de RPA no es adecuado para la infraestructura tecnológica actual de todas las organizaciones ni para todos los procesos relacionados con el negocio. Para algunas empresas, la implantación de herramientas de RPA no proporcionará soluciones óptimas; su infraestructura se basa en tecnología antigua. Gartner sugiere una Hoja de ruta de la automatización empresarial (EAR) para ayudar a las organizaciones a evitar perder tiempo y dinero dando prioridad a la RPA cuando hay otra solución más óptima. Es importante conocer los límites del software RPA en los procesos relacionados con la empresa. Por ejemplo, las organizaciones no deberían invertir en software de robots para automatizar los datos no estructurados. Otro aspecto a tener en cuenta, aunque no es necesariamente un límite para la RPA pero sí es esencial para que una organización decida la mejor solución, es si la tarea que se desea automatizar es estructuralmente pobre. Aunque el RPA puede automatizar tareas con un rendimiento subóptimo, puede no ser la respuesta; en su lugar, una organización debería mejorar el proceso de negocio antes de invertir en otros equipos.
Desafío 7: Cambios organizativos
El cambio organizativo que se ha mencionado anteriormente supone un reto para una organización que implanta herramientas de RPA: la relación entre la empresa y las TI. Otra dificultad con la que se encuentran las organizaciones es la de establecer el apoyo general de la empresa. Mientras que los anteriores sistemas de automatización basados en TI operaban sobre toda la estructura organizativa, requiriendo la aceptación de los implicados, la automatización robótica no necesita la aprobación general. En cambio, los departamentos separados pueden implementar herramientas de automatización RPA dentro de su sector sin comunicar este cambio a los demás. Sin embargo, el hecho de no conseguir un apoyo global puede dar lugar a conflictos relacionados con las creencias, las responsabilidades y el control del individuo.
¿Cómo funciona la automatización robótica de procesos (RPA)?
Hay dos posibles respuestas a la pregunta: ¿cómo funciona la automatización robótica de procesos (RPA)? La primera es la preparación para ejecutar un robot de software, y la segunda son los pasos que da el software RPA para completar una tarea.
Pasos para ejecutar la RPA
Hay cuatro etapas principales para ejecutar RPA en la infraestructura de una entidad.
1. Selección y aprobación
La etapa de identificación consiste en seleccionar los procesos adecuados para la automatización. Los procesos RPA adecuados son estructurados, inmutables, basados en reglas y con un elevado número de transacciones. Sin embargo, es posible automatizar las tareas basadas en reglas aunque no requieran un gran número de transacciones cada segundo.
2. Diseño de los desarrolladores
La fase de diseño de RPA significa decidir qué herramientas de software para las actividades identificadas por el usuario son las más óptimas. Por ejemplo, si un usuario quiere utilizar la automatización de RPA para las nóminas, debe tener en cuenta el coste, la calidad, la funcionalidad y el tiempo necesarios para implementar un software robotizado para esta tarea. Teniendo en cuenta estos factores, un usuario puede encontrar que las herramientas de RPA para la nómina no darán un resultado óptimo en comparación con otras soluciones existentes. Otras acciones a tener en cuenta durante esta fase son abordar los retos comunes de la RPA, identificar los resultados a corto y largo plazo, y establecer las funciones y responsabilidades de los implicados.
3. Scripts, Build, Test
La tercera etapa de la ejecución de RPA consiste en construir y reescribir scripts para las herramientas de automatización elegidas en la fase de diseño. Dependiendo de la tarea deseada, la fase de escritura de guiones requiere algunos conocimientos de configuración y programación. Además, suele ser responsabilidad del departamento de TI o de un desarrollador de RPA escribir las configuraciones. La interfaz de cada herramienta es única. Por ejemplo, algunos pueden requerir poco o ningún código, mientras que otros necesitan un nuevo script. Otras acciones necesarias durante esta etapa son crear un área para que las herramientas de RPA construyan, prueben y desplieguen.
4. Ejecutar
Una vez completado cada paso, es el momento de ejecutar las herramientas para la automatización. Es esencial vigilar los robots de software para detectar defectos y contar con un cuerpo profesional de recursos humanos con un conocimiento exhaustivo de esta tecnología.Muchas organizaciones deberían considerar la posibilidad de contratar ayuda externa para su proceso de despliegue de RPA y establecer un equipo capacitado para supervisar el software en la fase de ejecución.
Pasos de RPA en movimiento
Es beneficioso tener una idea general de cómo las herramientas de automatización de procesos robóticos (RPA) completan las tareas e interactúan con otros sistemas. La tecnología de automatización RPA tiene una interfaz para que el usuario pueda ver lo que está haciendo el robot y si está activo.La automatización de procesos RPA completa una tarea en cuatro pasos. Para explicar estos pasos, utilicemos el ejemplo de la automatización del correo electrónico.
1. Colección
El software del robot recoge los archivos adjuntos de la bandeja de entrada del correo electrónico del usuario.
2. Transferencia
El software de automatización RPA toma los datos de la bandeja de entrada y los transfiere a otro documento, como Excel.
3. Generar
El software del robot genera un informe a partir de los datos de la hoja de cálculo que copia en su sistema online designado.
4. Confirmar
La herramienta de automatización RPA notifica a los usuarios que ha completado la tarea.
Mejores prácticas para la automatización de procesos robóticos
En la práctica, la RPA es una poderosa herramienta para que prácticamente todos los sectores reduzcan costes, eliminen errores, cumplan la normativa y ahorren tiempo. Sin embargo, muchas empresas no logran implementar correctamente el software RPA en su sistema porque intenta utilizarlo para manejar asuntos que nunca fue capaz de hacer en primer lugar. Además, a veces las empresas invierten en herramientas de RPA sólo para descubrir que no están produciendo resultados óptimos o descubren que la RPA no es la mejor solución cuando ya es demasiado tarde. Por suerte, hay cinco prácticas que guían a las empresas hacia el éxito de la automatización de procesos robóticos para evitarlo.
1. Establecer un personaje para el promotor
Una persona es un personaje ficticio que puede representar adecuadamente las necesidades y visiones de una empresa para el desarrollador de RPA. Dado que la función de las herramientas de RPA es personalizable, las organizaciones deben evitar depender únicamente de los conocimientos y habilidades de un desarrollador profesional. Cualquier desarrollador puede programar y crear secuencias de comandos para automatizar una tarea, pero la RPA no es de «talla única», así que evite depender exclusivamente de un desarrollador.
2. Establecer todas las áreas de gobierno
Las organizaciones que han implementado con éxito los servicios de automatización de procesos robóticos en su infraestructura establecieron un órgano de gobierno para garantizar un óptimo retorno de la inversión (ROI). Aunque hay muchas maneras de establecer un órgano de gobierno, es decir, crear un Centro de Excelencia (COE), un comité o un individuo, el factor importante es cómo gobiernan los procesos de RPA. Por ejemplo, el comité o la persona debe ser responsable de aprobar la automatización de un proceso y validar el script antes de su ejecución. Además, el órgano de gobierno debe apoyar la visión del proyecto RPA de la organización. A la hora de crear un equipo, Gartner recomienda empezar por el propietario de la empresa y un miembro del departamento de TI. Otros miembros podrían ser un validador de seguridad, alguien de RRHH y un representante de gestión de datos. En general, la composición del equipo de RPA de una empresa debe contar con individuos con diversas habilidades y responsabilidades aplicables al proyecto de RPA de una organización. Además, el establecimiento de un órgano de gobierno abre más posibilidades para la implementación de RPA a gran escala dentro de una organización, al abordar la cuestión de que RPA obligue a fusionar las responsabilidades empresariales y de TI. Las actividades sobre las que debe actuar el comité son:
- La gestión de los scripts, el índice de conectividad dentro de un sistema y la reutilización del código objeto y la protección de cualquier IP útil.
- Gestión de la demanda: «La RPA no debe ser la respuesta por defecto».
- Ver el apoyo adecuado para el proyecto RPA, es decir, habilidades, consultores, servidores y software disponible.
- Trabajar con las BPO y SCC existentes.
- Planificar cómo y cuándo comunicar la implementación de RPA a toda la empresa.
- Esté al tanto de las últimas tendencias en automatización.
3. Hoja de ruta de la automatización de la empresa (EAR)
Como se ha mencionado brevemente, Gartner recomienda crear una hoja de ruta para la implementación de RPA, ya que determinará el éxito del proyecto. La hoja de ruta implica limitar los riesgos mediante la selección de procesos adecuados, la consideración de otro software de automatización, la contratación de ayuda externa, las creencias de la empresa, las acciones a tomar si el RPA se detiene de repente, los objetivos y muchos otros.Por ejemplo, una interfaz de programación de aplicaciones (API) ya establecida podría producir mejores resultados que el uso de RPA para emular una tarea. Otra posibilidad es que una organización quiera modernizar sus sistemas pero no haya instalado una API. En este caso, Gartner sugiere evaluar los costes a largo plazo de RPA en comparación con la adición de APIs. Un EAR puede ayudar a las organizaciones a establecer expectativas realistas sobre las capacidades de RPA para tomar decisiones estratégicas que garanticen resultados óptimos. La importancia de este periodo de pre-discusión es absoluta, ya que las empresas con sistemas más antiguos pueden encontrarse con que su construcción tecnológica no es lo suficientemente madura como para que la RPA sea alcanzable. También desmentirá las ideas erróneas más comunes respecto a la RPA como un remedio para todo o un recurso que las personas con poco o ningún conocimiento tecnológico pueden utilizar para automatizar todo lo que quieran.En general, el criterio para automatizar tareas con RPA son aquellas que:
- Tener un alto número de transacciones
- Tener acceso a la transferencia de información a múltiples sistemas
- Son estables e inmutables
- Son sencillas, es decir, no requieren juicio, creatividad y cosas similares
- Están basados en reglas y estructurados
- A menudo sufren errores humanos
- Ofrecerá un rendimiento óptimo de la inversión
- Son repetitivos
- Se han hecho durante mucho tiempo
- No requieren la intervención humana
- Están estructurados y tratan con datos digitales
4. Probar y validar los scripts
Una organización no debería continuar con el proyecto sin el esfuerzo combinado de los profesionales de TI, los profesionales del negocio y las fuentes externas que validan el marco de RPA. Si bien el proceso de prueba y validación de los scripts de RPA es vital para garantizar el correcto funcionamiento de los bots de software, también es fundamental validar los límites de acceso del bot. Por ejemplo, si la actividad del robot de software es indiscernible de la de un humano, el guión necesita un rediseño. Otro problema que provocará un rediseño es si el bot realiza una actividad que va más allá de su tarea prevista, como acceder a datos sensibles innecesarios para su propósito. El proceso de prueba y validación del RPA es sencillo, ya que sólo implica marcar un proceso una vez que el bot supera con éxito un proceso, que son:
- Validación funcional
¿Funciona el robot de software como se supone que debe hacerlo? ¿Fluye correctamente a través de los otros sistemas?
- Validación arquitectónica
¿Dispone el software de RPA de las aplicaciones, las herramientas de apoyo, las configuraciones, los oyentes y la infraestructura necesarios?
- Validación de la aplicación
¿Está preparada para gestionar las tareas importantes de la organización?
- Validación de la identidad
¿Tiene el robot software una identidad única que lo distinga de un humano?
- Validación del acceso a los datos
¿Puede el robot de software acceder a datos que no son necesarios para su tarea? Por ejemplo, ¿hay un registro de toda la actividad que realiza el bot?
- Validación adicional
Por validación adicional se entiende cualquier otro aspecto crítico necesario para que el bot de software funcione correctamente. Además, cualquier validación adicional debería abordar los posibles riesgos de filtración de datos y fraude, si el comité no lo ha hecho ya.
Probar los scripts de RPA
Gartner recomienda un enfoque de tres niveles para probar los scripts de RPA: pruebas de aceptación del usuario, pruebas de integración del sistema y pruebas unitarias. La primera prueba es una prueba unitaria por parte del desarrollador, y luego una prueba de integración del sistema para garantizar que el bot es interoperable con el sistema actual. Por último, es el momento de que el propietario o usuario pruebe y acepte el script de RPA.En general, el hecho de que un robot de software supere las pruebas de tres niveles significa que se comporta con elegancia siguiendo las excepciones y validando otras unidades computacionales con una mínima interferencia humana. Además, el software de RPA debe ofrecer un ROI lo suficientemente alto como para comparar las ventajas de RPA.
5. Utilización de la RPA con la Inteligencia Artificial (IA)
La cuarta revolución industrial, o industria 4.0, representa el período actual de presencia generalizada de tecnología avanzada y herramientas de automatización en las empresas. Ha quedado claro que a medida que las empresas y organizaciones aplican el aprendizaje automático (ML) y la IA al software de RPA, han experimentado una mayor funcionalidad y mejora en la automatización de sus procesos de negocio, en comparación con el RPA solo. La incorporación de ML y AI para mejorar los beneficios del proceso de automatización robótica ayuda aún más en los desafíos comunes de la industria como la toma de decisiones, la identificación de patrones y el análisis de datos. En otras palabras, al añadir el aprendizaje automático y la inteligencia artificial, la automatización pasó de ser un enfoque basado en datos a un enfoque de toma de decisiones para los procesos empresariales.
A medida que los procesos empresariales utilizan poco a poco el ML y la IA con sus sistemas RPA, esta tendencia hacia la automatización inteligente apunta al actual auge de la hiperautomatización, una disciplina para las empresas que identifica, examina y automatiza todos los procesos susceptibles de ser automatizados.
El objetivo primordial de Hiperutomatización es seguir creciendo sin obstáculos.La hiperautomatización es el siguiente paso de las prácticas mejor automatizadas, definidas por la combinación de RPA, el software inteligente BMP, la IA, el aprendizaje automático y la analítica del IoT. Además, Gartner explica que, dado que la mayoría de las empresas utilizan sistemas basados en datos que están anticuados en cuanto a la tecnología actual disponible, la hiperautomatización es la siguiente fase digital para que las empresas aumenten la resistencia, la escalabilidad y reduzcan los costes. Por ello, Gartner predice que esta disciplina alcanzará un máximo de mercado de 596.600 millones de dólares en 2022.
¿Por qué la automatización de procesos robóticos (RPA) es una tecnología disruptiva?
En el mundo de los negocios, las tecnologías disruptivas son tecnologías innovadoras que empiezan desde abajo, pero se infiltran rápidamente en el mercado y alteran por completo el funcionamiento de una empresa. La RPA es realmente una tecnología disruptiva. Ha cambiado por completo la forma en que las empresas gestionan sus procesos de negocio, hasta el punto de que es casi imposible para una empresa evitar las empresas de RPA si quiere tener una oportunidad de competir con sus competidores.
Fuera de la teoría empresarial, la tecnología disruptiva es una tecnología innovadora que cambia la forma de operar de los individuos y de otras industrias. El RPA como disruptor tuvo un impacto en los tres: individuos, industrias y empresas. El impacto de la RPA en el individuo tuvo resultados tanto positivos como negativos. Por ejemplo, el RPA afectó positivamente a los contables al mejorar la eficiencia y la calidad de la carga de trabajo y los informes de los contables. Además, estos contables también experimentaron un cambio de rutina, ya que RPA hizo que las tareas mundanas, como la recopilación de datos, fueran más rápidas y sencillas.
Sin embargo, al mismo tiempo, la RPA perturbó la comodidad de algunas personas y generó temores en cuanto a la posibilidad de que los robots de software ocupen los puestos de trabajo de las personas. La principal forma en que la RPA perturba a las organizaciones es cambiando las funciones de la dirección, el sector empresarial y la TI. En general, este disruptor influye en el número de trabajadores, en el momento en que trabajan y en la necesidad de emplear trabajadores cualificados del software RPA. El impacto en las organizaciones provoca una mayor demanda de trabajadores cualificados en tecnología y reduce los costes de contratación de los trabajadores actuales.
¿Para qué sectores es ideal la RPA?
Siendo el sector de la banca y las finanzas uno de los primeros en implementar RPA en sus sistemas, otros sectores como el de los seguros, la fabricación, los servicios públicos, la sanidad y las telecomunicaciones han encontrado el éxito en RPA. Aunque prácticamente cualquier industria que busque automatizar o emular las actividades humanas para obtener velocidad y precisión probablemente se beneficiaría del software robótico, los casos muestran que la RPA es la principal fuerza de estas seis industrias.
Industria 1:
Banca y Finanzas
En 2016, un gran banco empleó su primer robot para aumentar la eficiencia con los servicios de quiebra y mitigación de pérdidas. Desde el inicio de la implantación, el banco ha aumentado su programa hasta incluir un total de 22 robots, aunque han limitado su uso a los robots de tareas y a los meta-robots. En última instancia, la empresa ha visto la transformación con RPA en un par de áreas clave: las operaciones de transacciones monetarias en el extranjero, las operaciones de pagos globales, las operaciones de servicio al cliente relacionadas con las disputas de hipotecas y tarjetas, y el servicio de vehículos e hipotecas.Desde la idea hasta la ejecución, la implementación de RPA en los procesos del banco llevó unos dieciocho meses, y desde entonces, la empresa ya ha visto mejoras con la consistencia, la velocidad y la precisión con cada área en la que se implementó RPA. El banco consiguió alcanzar el 95% de los beneficios previstos por debajo del presupuesto original, y redujo el tiempo medio necesario para atender los casos de veinte a cuatro minutos. También han podido reducir el tiempo de atención al cliente hasta en un 15%, lo que también ha supuesto una reducción de las horas extras de los empleados. Dados los beneficios que han visto de la RPA, la empresa financiera ha seguido invirtiendo y desplegando nuevas tecnologías de RPA, incluyendo técnicas más avanzadas.
Industria 2:
Seguros en PZU
Una gran compañía de seguros polaca con millones de clientes fue otra de las primeras en implementar la tecnología RPA. Cuando la compañía de seguros tuvo problemas para personalizar y mejorar su experiencia de cliente, buscó la ayuda de las empresas de RPA. En la situación de esta empresa, la resolución de su problema hizo que los servicios de automatización de procesos robóticos fueran ideales, ya que la empresa contaba con los recursos humanos necesarios para ofrecer un servicio de atención al cliente personalizado, pero no con el tiempo necesario. Por ello, la empresa identificó primero los procesos que debía automatizar: el soporte de back-office y el soporte de front-office. Su primera instalación de RPA resolvió sus problemas de tiempo, lo que permitió a los empleados aumentar su rendimiento y atención, lo que condujo a una mejor satisfacción del cliente.Luego, a medida que el RPA fue teniendo éxito, la empresa vio muchas oportunidades para automatizar otras tareas, precisamente porque es una empresa del sector de los seguros. En general, las entidades del sector de los seguros tienen muchos de los mismos procesos que son perfectos para la automatización. Por ejemplo, la mayoría de las compañías de seguros se dedican a estas tareas: tramitación de siniestros, ventas, suscripción y auditoría.La aseguradora vio oportunidades de automatización en su sistema de reclamaciones, en el procesamiento de accidentes, en todos los datos, en la facturación, en el historial de los clientes y en el análisis preliminar de las reclamaciones por daños en el automóvil, en el pago de daños en el automóvil y en las reclamaciones por parto. A medida que la compañía de seguros ampliaba sus procesos de automatización, eliminaba los errores humanos y propiciaba una precisión del 100% en tareas repetitivas como la introducción de datos. Lamentablemente, un error común que cometen las industrias después de una implementación exitosa de RPA es descuidar el robot de software, creyendo que obtendrá beneficios sostenidos de sus tareas automatizadas. Una de las formas en que la empresa vio el crecimiento y los resultados continuos de la RPA fue centrándose en la expansión. En otras palabras, una vez que estas empresas vieron los beneficios de la automatización, siguieron ampliando el software RPA a otras tareas.
Industria3:
Fabricación en una empresa manufacturera
El uso de RPA para las industrias manufactureras es exhaustivo, ya que la mayoría de las tareas son repetitivas, estructuradas y basadas en reglas. Por ejemplo, a nivel básico, las industrias manufactureras pueden automatizar la lista de materiales y las ventas. El avance del software RPA para automatizar las tareas de fabricación incluye el procesamiento de pedidos, los pagos, el correo electrónico, la selección de proveedores, el estado de los envíos y la oferta y la demanda. Toda la cadena de suministro de una industria manufacturera resulta óptima para la RPA.
3.1 Tramitación de pedidos y pagos
Antes de que una empresa manufacturera automatizara el procesamiento de pedidos y los pagos, dependía de un registro de transacciones en papel y de personas que confirmaban los pedidos y seleccionaban los productos. Con la instalación exitosa de RPA, el robot de software selecciona los productos, registra las transacciones y notifica al usuario de un pedido completado más rápido que un humano.Confirmar a un proveedor implicaba un tedioso trabajo de una empresa de fabricación para adquirir mercancías. La RPA cambia la carga de trabajo y el tiempo utilizado para finalizar una transacción con un proveedor, siendo la única intervención humana necesaria durante las interacciones físicas.
3.2 Gestión de inventarios
Como empresa de fabricación, mantener una lista actualizada y completa de su inventario es la tarea más antigua y sencilla que realiza la empresa. Anteriormente, estos números requerían la introducción manual en un ordenador, papel o algún otro medio. Ahora, no sólo los niveles de inventario de la empresa son precisos y están actualizados, sino que, con el tiempo, el robot de software acumula un registro histórico de inventario. La herramienta de automatización proporciona a la empresa análisis de predicción de su inventario con datos históricos.
3.3 Otras tareas para automatizar
Una empresa de fabricación utiliza seres humanos para responder a las consultas de los clientes sobre su paquete. La automatización de las consultas de los clientes mediante el envío automático de correos electrónicos de confirmación, la comprobación del estado y la respuesta a los clientes libera a los recursos humanos de la comprobación manual del estado de los pedidos y mejora la satisfacción de los clientes. Una vez que una industria automatiza toda su cadena de suministros, la única intervención humana que se requiere es la que requiere juicio y conexión humana. Por ejemplo, las empresas de RPA no pueden mantener relaciones con los clientes a través de interacciones cara a cara. En general, con la instalación exitosa de RPA, las empresas manufactureras obtienen beneficios al reducir los costos de las nóminas y mejorar la eficiencia y precisión operativa general.
Industria 4:
Recursos Humanos
Otro caso práctico procede de una gran empresa que empezó a ver las posibles ventajas de la RPA en su departamento de recursos humanos. La empresa había visto cómo la RPA había beneficiado al sector financiero, y se dio cuenta de que algunas de esas mismas tareas manuales quitaban tiempo y energía a los empleados de RRHH. La tarea manual que la empresa quería automatizar incluía la combinación de datos sobre los empleados procedentes de diferentes sistemas de recursos humanos en una única fuente. Antes, los empleados tenían que combinar esta información ellos mismos, utilizando una hoja de cálculo de Excel para comprobar manualmente la información, y el proceso podía durar hasta 45 minutos. Una vez que el departamento de RRHH implantó el programa piloto de RPA, la nueva tecnología no sólo pudo eliminar la tarea manual, sino que también permitió actualizar con mayor frecuencia la información de los empleados. Por supuesto, la empresa ha seguido evaluando cómo la tecnología RPA podría ayudar a otras áreas de su departamento de RRHH, incluyendo chatbots que puedan interactuar con nuevos candidatos a un puesto de trabajo o revisar currículos y solicitudes. Otras empresas similares han empezado a seguir el ejemplo de esta corporación utilizando sus propios sistemas de RPA para enviar ofertas a los candidatos a un puesto de trabajo, auditar conjuntos de datos e incluso facilitar la inscripción en un plan de salud para las nuevas contrataciones.
Industria 5:
Sanidad
Al igual que las empresas y las compañías de seguros, el sector sanitario se dedica a la facturación, las reclamaciones y las consultas de los pacientes. Una empresa holandesa que opera en el sector de la salud y la nutrición adoptó la RPA para automatizar sus procesos empresariales. La primera fase de implantación de esta empresa sanitaria holandesa consistió en la automatización de las tareas financieras. Pero, en primer lugar, la empresa tuvo que rediseñar el proceso de automatización para garantizar una escasa participación humana, ya que no quería que el robot de software completara un paso y luego lo pasara a un empleado. Tras el éxito de la corporación con su primera fase, la empresa programó más bots RPA para escalar más tareas. Como resultado, de julio a agosto de 2016, la empresa logró automatizar 25 tareas, lo que supone el 89% de sus funciones manuales. Los beneficios de la RPA para la empresa hicieron que el tiempo utilizado para completar las tareas relacionadas con las finanzas disminuyera de un par de semanas a tres días. Además, la empresa aumentó la precisión, el cumplimiento, las horas de trabajo disponibles y el rendimiento de la inversión. Aparte de esta empresa holandesa, las oportunidades de RPA para las industrias que operan en el sector sanitario son actividades como la facturación, la agilización de las reclamaciones y los pagos, la validación precisa del seguro médico de los pacientes y la agilización de los pagos de los pacientes.
Industria 6: Telecomunicaciones
En otro ejemplo, un proveedor de telecomunicaciones británico utilizó RPA para escalar sus procesos de back-office, haciendo las tareas más fiables, eficientes y precisas. En 2004, esta empresa de telecomunicaciones redujo su trabajo de back-office a la India mediante la subcontratación de procesos empresariales (BPO). Sin embargo, el crecimiento de la empresa pronto dio lugar a problemas operativos y de gastos con BPO. Por ello, la empresa decidió abordar esta cuestión con RPA. Sin embargo, el caso de RPA de esta empresa es único, ya que decidió implementar RPA sin la ayuda de una empresa de software RPA externa. La empresa de telecomunicaciones identificó la tarea de back-office que quería automatizar y aplicó con éxito el software de robot para automatizar alrededor del 35% de sus actividades de back-office. Con el éxito de RPA, la empresa se expandió aumentando el número de transacciones automatizadas a unas 400/500 mil al mes. Como resultado, la empresa de telecomunicaciones vio aumentar la precisión, la productividad, la satisfacción del cliente y la disminución de los costes operativos. En general, el sector de las telecomunicaciones puede implementar RPA en procesos como los intercambios de SIM, los pedidos y las comprobaciones de crédito para aumentar el tiempo de respuesta, la flexibilidad y la eficiencia.
¿Qué tipos de procesos son buenos para la automatización robótica de procesos?
Cualquier negocio, empresa u organización interesada en automatizar sus procesos debe entender qué procesos puede y no puede automatizar RPA. Sin embargo, incluso conociendo los procesos potencialmente automatizados, sigue siendo difícil garantizar que los usuarios elijan las estrategias adecuadas. Además, si no se eligen los procesos adecuados para automatizar, se producen pérdidas monetarias, resultados menos que óptimos y la posibilidad de invertir en la solución equivocada. Así pues, hablemos de qué tipos de procesos son óptimos para la automatización robótica de procesos.
1. Procesos basados en reglas
Las tareas basadas en reglas son sencillas; no pueden ser procesos que requieran juicio o interpretación humana. El software de los robots no puede entender las afirmaciones ambiguas, por lo que la tarea debe ser lógica, sin apenas cambios ni excepciones. Por ejemplo, el largo proceso de copiar y pegar datos está muy basado en reglas porque el proceso es muy sencillo, lo que lo hace fácilmente programable.
2. Alto número de transacciones repetitivas
El objetivo de la RPA es automatizar muchas tareas con mayor rapidez y precisión que un humano. Aunque es posible automatizar los procesos que suelen realizarse cada dos meses, centrarse en las transacciones de gran volumen garantiza un rendimiento óptimo con los mayores beneficios. Por ejemplo, el registro de la cadena de suministro y demanda de una empresa manufacturera cambia constantemente, lo que requiere actualizaciones frecuentes de su registro de la cadena de suministro. Una tarea de la cadena de suministro también es repetitiva y suele realizarse muchas veces al día, lo que la convierte en una tarea adecuada que se beneficiaría de la RPA.
3. Maduro
Una tarea madura es un proceso que existe desde hace tiempo, por lo que es un proceso conocido por la mayoría de los trabajadores. Esto también significa que el proceso probablemente se complete de la misma manera cada vez.
4. Coste fácil de identificar
Si una organización puede calcular el coste actual en que se incurre para completar una tarea, es más fácil establecer el coste frente al beneficio potencial de la automatización. En otras palabras, un trabajo que históricamente requiere ocho horas de recursos humanos es fácilmente cuantificable, lo que permite a las empresas comparar el coste de los materiales y la implementación de RPA menos el crecimiento previsto.
5. Estructurado
Los procesos aptos para la automatización están claramente definidos y utilizan datos estructurados. Los datos estructurados son números y valores cuantitativos, como una base de datos que contiene direcciones y números de tarjetas de crédito.
6. Transaccional
Los procesos transaccionales son los que suelen estar sujetos a errores humanos. Por ejemplo, una organización que actualiza sus pedidos de venta es una tarea transaccional perfecta para la automatización. Las tareas transaccionales son jerárquicamente inferiores a otros procesos del mundo empresarial, pero siguen requiriendo el máximo cuidado, lo que las hace perfectas para la automatización.
7. Poca o ninguna excepción
Estas tareas suelen significar que un bot puede completar los procesos con mínimas excepciones. Una excepción es cuando el robot software tiene que responder a algo inesperado. Lamentablemente, aunque la tecnología de automatización puede manejar excepciones, no puede aceptar muchas.
8. No es complejo
El software RPA no puede manejar tareas complejas, como la retroalimentación subjetiva, sin añadir Machine Learning, AI u otras herramientas inteligentes. Sin embargo, dado que los procesos adecuados para la RPA se basan en reglas, son repetitivos y están estructurados, es probable que las tareas que requieren más complejidad no estén en la agenda de una organización.
9. Acceso multisistema
Una de las ventajas del software RPA es que, cuando el bot se acopla al sistema actual de una organización, crea un ecosistema de tecnología interconectada. En otras palabras, los procesos que acceden a muchos sistemas diferentes proporcionan beneficios óptimos porque estas tareas suelen dar lugar a errores humanos y resultados incoherentes.
¿Por qué el enfoque actual en la automatización de procesos robóticos?
Desde la aparición de la World Wide Web, la automatización de los flujos de trabajo ha cobrado relevancia en los negocios, organizaciones y empresas. La introducción en el mundo de la Automatización Robótica de Procesos cambió la forma de operar de las empresas y se convirtió en una herramienta para que éstas superaran a su competencia.
Sin embargo, aunque la RPA se lanzó en la década de 2000, no fue hasta 2017 cuando la popularidad de la RPA aumentó, marcando el punto de la RPA como tecnología disruptiva. A medida que el mundo entraba en la industria 4.0, los nuevos avances en las capacidades de las tecnologías RPA mantuvieron la popularidad del software de automatización en el mercado. Las industrias desean una tecnología de automatización mejor y más rápida para avanzar en sus procesos con cada año que pasa. Por lo tanto, el enfoque actual de las empresas de RPA siempre prevalecerá a menos que un nuevo disruptor sacuda el mercado. Pero, para que muchas industrias tengan éxito, deben saber dónde estaba la RPA, qué es hoy y hacia dónde va. Siguiendo
tendencias tecnológicas de Gartner para 2022
la hiperautomatización es la próxima fase de la automatización debido al enfoque actual del mundo en los datos, la ciberseguridad, la IA, las herramientas de inteligencia, los sistemas autónomos y la IA generativa.
IA vs. RPA – Entender las diferencias y los puntos en común
La IA operaba antes en un sector completamente diferente al de la RPA, pero se está implementando cada vez más en el software de RPA para mejorar las capacidades del robot de software. La inteligencia artificial es una tecnología avanzada capaz de predecir, aprender y comprender los procesos cognitivos humanos. Cuando la RPA se combina con la IA, mejora aún más los beneficios del software de automatización al tiempo que añade otros análisis para aumentar la satisfacción del cliente, la seguridad, la precisión y mucho más.
La RPA por sí misma no es inteligente, lo que significa que no puede entender procesos complejos que requieran juicio o interpretación. Aunque la IA no proporciona necesariamente información que pueda ayudar a la toma de decisiones, porque los procesos adecuados aún deben estar bien definidos y maduros, funciona como un potenciador de beneficios, permitiendo una optimización aún mayor del rendimiento.
RPA vs. Automatización Inteligente – Entienda las diferencias y los puntos en común
Mientras que la automatización robótica de procesos (RPA) es una herramienta de software utilizada para completar tareas repetitivas sin intervención humana, la automatización inteligente (IA) combina la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático con la RPA. Estos recursos combinados ayudan a las empresas a reducir costes, aumentar la productividad y la precisión, reducir el tiempo de entrega y satisfacer las demandas. Requiere múltiples máquinas y herramientas automatizadas para lograr el resultado deseado, añadiendo el aspecto de la «inteligencia» para ayudar a las personas a tomar decisiones correctas sin depender únicamente de la razón, la prudencia y el análisis predictivo.
El futuro de la RPA: la hiperautogestión y la automatización inteligente de procesos
El futuro de la RPA es la hiperautomatización y la automatización inteligente de procesos. Si bien el enfoque orientado a los procesos de RPA soportó errores sistemáticos, sin el componente mecánico de RPA no existirían herramientas más avanzadas y complejas. Gartner acuñó el concepto de hiperautomatización con la disciplina como una de sus «Principales tendencias tecnológicas estratégicas» para 2022. En detalle,
Gartner
El objetivo de Gartner es ayudar a optimizar y acelerar el crecimiento de las organizaciones a través de soluciones digitalizadas.
La automatización inteligente (IA) combina la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático con la RPA para ayudar a las empresas a recortar costes, aumentar la productividad y la precisión, reducir el tiempo de entrega y satisfacer las demandas.
Mientras que la hiperautomatización lleva a la IA un paso más allá como método integral a través del aprendizaje automático, la IA y otros programas informáticos operan todos los procesos de forma más inteligente y eficiente. La principal diferencia es que la hiperautomatización incorpora IA y RPA para crear sistemas complejos y cognitivos para automatizar tareas.
El éxito de una hiperautomatización depende de la IA y el ML para construir montones de datos replicados, también llamados «gemelos digitales». El éxito también depende de la interoperabilidad del hardware, lo que requiere la necesidad de construir un ecosistema de tecnología a través de máquinas que puedan «adaptarse a los cambios de hardware con una mínima intervención del usuario», lo que se conoce como
Plug-and-Play
(PnP).A medida que los datos son más completos, la red conectada y las herramientas inteligentes de un sistema de hiperautomatización aprenden de sí mismas, lo que las hace progresivamente autorregulables y automáticas.
RPA y computación cognitiva
Muchos confunden la computación cognitiva con la Inteligencia Artificial (IA) debido a su diseño; sin embargo, la computación cognitiva es en realidad una subcategoría de la IA. Además, la computación cognitiva puede mejorar la tecnología RPA, ya que puede manejar grandes cantidades de datos, lo que puede ayudar a las organizaciones a tomar decisiones basadas en datos. Si bien la IA mejora los beneficios de la RPA de forma similar, a diferencia de la IA, la computación cognitiva sigue requiriendo la intervención humana. Además, puede adaptarse al cambio, pero no puede ofrecer una solución a los responsables de la toma de decisiones como la IA. La RPA, con el apoyo de la informática cognitiva, puede ayudar a los responsables de la toma de decisiones a entender y ver mejor los patrones de grandes cantidades de información a través de datos estructurados y no estructurados.
El impacto: Presente y futuro de la RPA en el empleo: Dónde la RPA ya sustituye a los humanos y dónde no (todavía)
Como sabemos, el éxito de la implementación de la tecnología RPA requiere un cambio en las funciones y responsabilidades dentro de la estructura de una organización. Pero, ¿cómo sustituyen las capacidades y el rendimiento actuales de los RPA a los humanos?La RPA ya sustituye a los humanos en la realización de tareas mundanas y repetitivas, lo que libera un tiempo valioso para que los empleados se dediquen a un trabajo más creativo, intelectual y esencial. Así, actualmente, la RPA sustituye a trabajos humanos como la entrada de datos y la auditoría.
Los robots de software también pueden limitar la cantidad de trabajo requerido de un empleado configurando el software para que actúe más como un asistente que como un sustituto de un proceso. Pero, de nuevo, esto es cierto con los actuales sistemas de automatización inteligente, concretamente, las tareas que requieren las capacidades altamente técnicas de un trabajador y las habilidades sociales, humanas. Sin embargo, muchas empresas tienen sistemas de automatización incapaces de automatizar procesos complejos, cognitivos y cambiantes, por lo que la RPA como sustitución completa de la mano de obra humana está aún por llegar.
El futuro de la RPA podría automatizar la mayoría de los procesos empresariales, lo que podría acabar sustituyendo muchos puestos de trabajo humanos. En consecuencia, a medida que los robots de software se vuelven cada vez más inteligentes, también lo hacen los niveles de ansiedad de los humanos. Muchos analistas tecnológicos y empresariales predicen que, a medida que el software de automatización avance hasta convertirse en una tecnología inteligente y autónoma con capacidad para tomar decisiones basadas en el juicio, muchos trabajos dejarán de requerir la presencia de humanos. Por ejemplo, el Revista de Sistemas de Información Estratégica 29 señaló que algunos estudiosos predicen que la automatización sustituirá el 47% de los puestos de trabajo en Estados Unidos para 2033. Además, a medida que la RPA se empareje cada vez más con la IA y otras herramientas inteligentes, los humanos no podrán competir con los robots de software, haciendo que la automatización dirigida por la IA sea la opción superior para muchas organizaciones.
Si el futuro de la automatización inteligente probablemente sustituirá a la mayoría de los humanos, ¿a qué trabajos sustituirá? Esencialmente, todos los puestos de trabajo susceptibles de ser automatizados serán completamente sustituidos por programas informáticos de robots. Por ejemplo, muchos procesos completados por Recursos Humanos (RH) son capaces de automatizarse, y la necesidad de que los humanos realicen estas tareas podría quedar obsoleta. Sin embargo, los RRHH requieren habilidades sociales y emociones humanas; un factor que los robots de software podrían ayudar a mejorar, pero no necesariamente a sustituir por completo.
Cómo la RPA desplaza a la subcontratación
El principal sector afectado por la tecnología RPA es el de la externalización de procesos empresariales (BPO). Antes era habitual que las empresas, los negocios y las compañías subcontrataran los procesos administrativos a otros países para aprovechar las ventajas de los costes laborales más baratos y la eficiencia.RPA desplaza por completo a los proveedores de outsourcing y BPO porque los procesos administrativos de gran volumen son precisamente las tareas para las que el software RPA está diseñado. Además, muchas empresas que externalizan sus procesos de back office y de extremo a extremo siguen soportando costes más elevados a medida que aumentan los salarios en otros países.
El uso de software robótico para automatizar estos procesos reduce drásticamente los costes derivados de la subcontratación de recursos humanos, así que ¿por qué no iban a invertir las empresas en RPA? Mientras que los proveedores de BPO están en gran medida obsoletos con el crecimiento del mercado de RPA, los proveedores de servicios pueden implementar RPA en su modelo para garantizar que esto no ocurra.
Impacto global de la RPA en la sociedad
Cuando alguien menciona la automatización de procesos robóticos, muchas personas se imaginan un robot físico programado para hacer algo que sustituya a los procesos realizados por humanos. Pero, como muchos descubren, el RPA no es un robot de verdad, sino un software programable que se utiliza para realizar tareas repetitivas y estructuradas con mayor rapidez y precisión que las humanas.
En general, el impacto de la RPA en la sociedad es principalmente positivo, ya que permite a los empleados disponer de más tiempo para dedicarse a un trabajo valioso en lugar de al mundano trabajo de copiar y pegar. A medida que el mundo entraba en la cuarta revolución industrial, el miedo a que los robots se apoderen del mundo, un argumento representado principalmente en las películas de Hollywood, se hizo común. En particular, con la RPA, muchos empleados temían que los robots de automatización les sustituyeran, pero, para la mayoría, no fue así. En otras palabras, muchas organizaciones que han implantado con éxito la RPA han descubierto que la automatización propicia una plantilla más productiva, ya sea liberando a los empleados de procesos tediosos o permitiendo que los empleados completen los procedimientos más rápidamente con un asistente robótico. Sin embargo, a medida que la RPA se vuelve cada vez más inteligente, el impacto positivo general de la RPA en la sociedad podría cambiar si pone algunos puestos de trabajo en riesgo de quedar obsoletos.
Ejemplo práctico de RPA
Hay muchas historias de éxito de organizaciones que implementan servicios de automatización de procesos robóticos en su sistema actual. Por ejemplo, Sociedad de Construcción de Leeds, un proveedor de servicios financieros en materia de hipotecas, ahorros y planificación de la vida en el Reino Unido, cuenta con quince robots que automatizan miles de tareas en miles de aplicaciones. La empresa atribuye el uso de RPA para procesar las transacciones, actualizar las cuentas de los miembros y automatizar los correos electrónicos como un recurso esencial que les ayudó durante la pandemia. RPA proporcionó una solución a Leeds Building Society para satisfacer y mantener el ritmo de las crecientes solicitudes de los miembros. Según la empresa, el RPA redujo el tiempo perdido en la gestión de consultas complejas de los clientes y redujo los tiempos de espera telefónica, aumentando la satisfacción de los clientes y la entrega de los días festivos de pago de la hipoteca.
Cómo empezar con RPA
El proceso de implantación de un proyecto de RPA conlleva tres pasos: Prueba de concepto (PoC), piloto y prueba.
1. Hacer un PdC
El primer paso en un proyecto de RPA es desarrollar una PoC, o una forma de demostrar que la automatización de los procesos deseados por el usuario es factible. Para asegurarse de que la RPA es la mejor solución que dará lugar a unos beneficios óptimos, los usuarios deben identificar los casos a automatizar y cuantificar las predicciones de beneficios como el retorno de la inversión, los costes, el ahorro y el cumplimiento.Además, una PdC debe contener un plan sobre qué proveedor de software RPA representa mejor los procesos identificados por el usuario. Por ejemplo, algunos proveedores sólo se especializan en software de RPA, mientras que otros pueden ofrecer múltiples productos sobre RPA, y otros son proveedores de servicios de TI o BPO que utilizan plataformas de RPA.Por último, un PdC debe reconsiderar la organización interna, como la creación de un Centro de Excelencia (COE) a partir de los recursos humanos de los departamentos de negocio y de TI para supervisar el proyecto.
2. Piloto
La etapa piloto es la fase de diseño, construcción y prueba de un proyecto de RPA. Esta fase es la etapa de programación, configuración e instalación del proyecto. Por ejemplo, si una empresa registra datos en papel, debe transferirlos a un soporte electrónico. A menos que una entidad no utilice un recurso externo para la instalación, esta fase suele requerir la colaboración del COE y del fabricante o proveedor de servicios de RPA.
3. Prueba
Si el robot software funciona como se ha diseñado, la instalación del RPA está completa. Sin embargo, el usuario debe seguir ampliando y actualizando la tecnología de automatización para garantizar que el robot proporcione resultados óptimos.El PoC es el paso más crucial en cualquier viaje de RPA, ya que no planificar en consecuencia puede resultar en una pérdida de tiempo y dinero. Desgraciadamente, una de las principales razones por las que la mayoría de las implementaciones de RPA fracasan es porque el usuario intenta automatizar un proceso que nunca fue pensado para la automatización de procesos robóticos.
Preguntas frecuentes
La automatización de procesos robóticos es una potente herramienta para automatizar los procesos empresariales reduciendo los costes operativos y los errores humanos.
¿Qué es el RPA (Robotic Process Automation)?
Para definir la RPA, se trata de una herramienta que se centra en el flujo continuo y la eficiencia emulando la actividad humana, como la grabación de pantallas y el raspado. Sin embargo, la RPA va un paso más allá de estos sencillos procesos de negocio al no ser intrusiva cuando se instala en el sistema actual de un usuario, y es programable para completar tareas estructuradas y repetitivas con poca o ninguna intervención humana.
Ventajas de la automatización de procesos robóticos
Las ventajas de la RPA son la máxima eficiencia operativa, una implantación rápida y sencilla, configuraciones para mantener la conformidad de las industrias, mejorar la satisfacción del cliente, liberar a los trabajadores de realizar tareas tediosas y aumentar la seguridad de los datos.
Tecnologías de automatización de procesos robóticos
Los diferentes tipos de tecnologías RPA son:
- Datos – Los robots de software de datos pueden participar en la transferencia de datos, el cifrado y la codificación de archivos.
- Integración – Los robots de software basados en la integración pueden acceder y cambiar elementos en varias aplicaciones
- Proceso – El software basado en procesos puede reconocer cambios, eventos o desencadenantes para entrar en su proceso programado.
¿Dónde se utiliza la automatización de procesos robóticos?
Prácticamente cualquier industria que se beneficie de la automatización de tareas puede utilizar la automatización de procesos robóticos. Pero actualmente, las áreas de las empresas afectadas por el uso de RPA son:
- Servicio de atención al cliente
- Procesamiento de pedidos
- Sectores financieros
- Fabricación de la cadena de suministro
- Ventas
- Tecnología de la información (TI)
- Recursos Humanos (RH)
- Desarrollo de productos
- Normas de cumplimiento del sector
Cómo funciona la automatización de procesos robóticos
El flujo de trabajo de RPA sigue cuatro pasos: recogida, transferencia, generación y confirmación. Por ejemplo, en la entrada y salida de datos, un bot de software toma los datos, los transfiere a otra aplicación, genera un informe y notifica al usuario cuando ha terminado.
Cómo implementar la automatización de procesos robóticos
El proceso de implantación exitosa de un RPA conlleva al menos tres fases: Prueba de concepto (PoC), piloto y prueba. La etapa de PdC implica la selección de procesos para su automatización, su aprobación y la reestructuración organizativa interna. La etapa de pilotaje es la etapa de desarrollo, diseño, guionización y construcción de la implementación del RPA. En esta etapa, todas las herramientas, complementos y recursos para un sistema RPA deben ser cuidadosamente discutidos e implementados. Finalmente, el último paso es probar el software para garantizar que el robot funciona como se desea.
Tamaño del mercado de la automatización de procesos robóticos
Según
Statista
el tamaño actual del mercado de RPA es de 3.700 millones de dólares estadounidenses en 2022.
Cómo aprender la automatización de procesos robóticos
Convertirse en desarrollador de RPA requiere una formación larga y completa para aprender y dominar la programación del software del robot automatizado. Además, el ámbito de la RPA está en constante cambio, por lo que los conocimientos necesarios nunca se detienen.
Los mejores libros sobre automatización de procesos robóticos
Cuando se trata de libros sobre RPA, es importante recordar que el sector experimenta frecuentes cambios y avances, por lo que los recursos impresos pueden tener dificultades para ofrecer a los lectores información actualizada. Sin embargo, todavía hay grandes libros de RPA por ahí, así que aquí hay cinco grandes libros de automatización de procesos robóticos:
- «Automatización robótica de procesos y cognitiva: La próxima fase» de Mary C. Lacity y Leslie P. Wilcocks
- «Automatización del flujo de trabajo con Microsoft Power Automate: Logre la transformación digital a través de la automatización del negocio con una codificación mínima» por Aaron Guilmette
- «El cuidado y la alimentación de los robots: An Owner’s Manual for Robotic Process Automation» de Christopher Surdak
- «Manual de automatización de procesos robóticos: A Guide to Implementing RPA Systems» de Tom Taulli
- «AUTOMATIZACIÓN INTELIGENTE: Aprenda a aprovechar la Inteligencia Artificial para impulsar los negocios y hacer nuestro mundo más humano» por Pascal Bornet
Los mejores cursos en línea de automatización de procesos robóticos
El mejor curso online de automatización de procesos robóticos viene de
EdX
. Para cualquier persona que quiera entender la RPA en su nivel básico, este curso de introducción puede ser un comienzo útil que puede ayudarle a desarrollar nuevas habilidades como el uso de la automatización de procesos robóticos como una forma de resolución de problemas, el diseño de planos de automatización, aprender a crear estimaciones de esfuerzo para la automatización de procesos, y más. Recibirás clases virtuales con instructores que son líderes en el campo de la programación y el aprendizaje automático.
¿Es la automatización de procesos robóticos una buena carrera?
Sí, la automatización de procesos robóticos es una buena carrera. Según GlassDoorUn desarrollador de RPA gana un salario base anual medio de 80.000 dólares en Estados Unidos. Además, el salario más bajo reportado para un desarrollador de RPA es de 57 mil dólares, mientras que el más alto es de 112 mil dólares.
Y, a medida que más y más empresas comienzan a comprender el verdadero potencial de los beneficios de la RPA, los salarios para aquellos con habilidades de RPA sólo están aumentando.
Documentos de investigación sobre automatización de procesos robóticos
Para obtener más información sobre todo lo relacionado con la RPA, he aquí algunos valiosos documentos de investigación:
Mejores prácticas para el éxito de la automatización de procesos robóticos
por Gartner
Más allá de la RPA táctica
por Gartner- Automatización robótica de procesos: el futuro de las organizaciones empresariales: Una revisión por Manishkumar Gami, Parth Jetly, Nidhi Mehta y Sunita R. Patil
- La automatización de procesos robóticos como herramienta de transformación digital para aumentar la resistencia de la organización en las empresas polacas por Andrzej Sobczak
Automatización de procesos robóticos en un entorno de contenedores
por Marko Kauppinen- Los robots están listos. ¿Lo estás? La ventaja desaprovechada de su fuerza de trabajo digital por Deloitte
Mejores certificaciones de automatización de procesos robóticos (RPA)
Las mejores certificaciones de RPA provienen de
Microsoft
que es un certificado de nivel de entrada que puede obtener cualquier persona que desee familiarizarse con el software y las herramientas de RPA. Esto permite a los interesados en RPA empezar a entender y trabajar con una de las mejores herramientas de automatización: el software Power Automate de Microsoft. Para obtener el certificado, los participantes deberán completar y aprobar un examen que abarca temas y conocimientos básicos sobre la automatización de procesos empresariales con el software Power Automate, la creación de chatbots con Power Virtual Agents y la realización de análisis de datos con Power BI. No se requieren requisitos previos para obtener esta certificación, aunque tendrá que pagar una tasa por el examen.
