Vastavalt
2023 Intelligentse automatiseerimise kulutuste ja suundumuste aruanne
plaanib 54% ettevõtetest investeerida
RPASSE
sel aastal. Kuna 42% vastanutest on juba investeerinud RPAsse, võib öelda, et ettevõtted kogu maailmas on ärganud automatiseerimise märkimisväärsetest eelistest. Selline laialdane kasutuselevõtt on väga mõistlik; milline organisatsioon ei tahaks vähendada kulusid, suurendada tootlikkust ja saada õnnelikumaid töötajaid?

Kuigi RPA eelised võivad olla kristallselged, on automatiseerimise tee sageli vähem arusaadav. RPA elutsüklis on palju lõkse, kuid neid on lihtne vältida, kui rakendate ettevaatlikku strateegiat. Edukas
RPA rakendamine
algab hoolika hindamise ja planeerimisega, enne kui liigutakse edasi range testimise, kasutuselevõtu ja hoolduse programmi juurde.

Järgige neid kümmet robotiseeritud protsesside automatiseerimise sammu, et tagada võimalikult sujuv rakendamine. See juhend viib teid ideestamisest kuni esimese RPA-protsessi käivitamiseni.

 

Mis on RPA elutsükkel?

 

Robootiliste protsesside automatiseerimise elutsükkel kirjeldab erinevaid samme, mis on vajalikud RPA-protsessi kavandamiseks, loomiseks ja teostamiseks. Selle üle, milliseid RPA elutsükli etappe on edukaks rakendamiseks vaja, on palju elavat ja tervislikku arutelu. Parimatel mõtteviisidel on siiski mõned ühised etapid, nagu hindamine, testimine, mõõtmine ja hooldus. Seega tugineb RPA elutsükkel paljudele üldises tarkvaraarenduses kasutatavatele parimatele tavadele.

 

Siinkohal tutvustame kümme kriitilist RPA etappi, mis annavad teie projektile parimad võimalused edu saavutamiseks.

 

#1. Seadke oma eesmärgid

 

Iga hea RPA elutsükkel algab selgete eesmärkide püstitamisega. Standish Groupi sõnul, vähem kui 30% IT-projektidest viiakse edukalt ellu. Selliste masendavate näitajate taga on palju põhjusi, sealhulgas kehv ajakava, muutuvad nõuded ja meeskonnaliikmete vahelise kooskõlastatuse puudumine. Konkreetsete eesmärkide puudumine on siiski üks kõige kahjulikumaid IT-projektide ebaõnnestumise põhjusi.

Kõik äriprojektid või kampaaniad vajavad selgeid eesmärke. Need aitavad teil keskenduda ja võimaldavad teil seada täpselt määratletud ja mõõdetavad eesmärgid, mille nimel töötada. Seega, enne kui kaalute konkreetseid RPA protsesse, mida soovite automatiseerida, peate kirjeldama, miks te seda teed valima hakkate.

Määratlege, mida soovite protsessiga saavutada. Tüüpilised RPA eesmärgid on muu hulgas järgmised:

• Kulude vähendamine
• Tootlikkuse suurendamine
• Töötajate rahulolu suurendamine ja töötajate hoidmine
• Konkurentsivõimelisemaks muutumine
• Digitaalse ümberkujundamise saavutamine

Mis iganes on teie motivatsioon, veenduge, et määratlete oma eesmärgid selgelt, enne kui liigute allpool toodud robotiseeritud protsesside automatiseerimise sammude juurde.

 

Kui vajate abi oma eesmärkide sõnastamisel, kasutage akronüümi SMART. Kõik eesmärgid peaksid olema:

• Secific
• Measurable
• Achievable
• Relevant
• Time seotud

 

Uurime, kuidas saab SMART-raamistikku RPA-projektile rakendada.

 

Näidisprojekt

E-kaubanduse veebisait soovib luua konkurentide hinnavõrdlusvahendi, et nad pakuksid alati kõige madalamaid hindu.

 

Konkreetsed:

RPA-bot kraapib andmeid konkreetsetelt veebisaitidelt 1-tunniste intervallidega, struktureerib teabe andmebaasis ja kohandab ettevõtte veebisaidi hindu, et tagada, et nad oleksid sama konkurentsivõimelised kui nende konkurendid. See automatiseerimine asendab olemasoleva äriprotsessi, mis kasutab töö tegemiseks nelja inimest.

 

Mõõdetav:

Projekt loetakse edukaks, kui neli inimest ei kontrolli ja korrigeeri enam käsitsi hindu veebisaitidel.

 

Saavutatav:

Automatiseerimine on võimalik saavutada, rakendades RPA-lahenduse, mis suudab lehekülgi kontrollida, hinnakujunduse andmeid välja võtta ja neid tabelisse eksportida. RPA-lahendused peavad samuti integreeruma sisuhaldussüsteemiga ning neil peab olema luba uute andmete uuendamiseks ja avaldamiseks.

 

Asjakohane:

Üleminek käsitsi tehtavatelt töövoogudelt automatiseeritud töövoogudele säästab nelja töötaja töötunde, toetades seega organisatsiooni eesmärke vähendada personali üldkulusid.

 

Ajaliselt piiratud:

See projekt peaks valmima järgmise kolme kuu jooksul. Rakendamise kiirus on oluline, mis on veel üks tegur, miks RPA on parim kandidaat.

 

#2. RPA protsessi kandidaatide tuvastamine

 

Järgmisena liigume edasi ühe kõige olulisema RPA etapi juurde: protsesside kindlaksmääramine, mida soovite automatiseerida. Eelmises RPA elutsükli etapis visandasite oma eesmärgid. Need eesmärgid peaksid andma teavet selle kohta, millised ülesanded on kandidaadid RPA jaoks.

Oletame, et teie eesmärk on säästa aega palgaarvestuse töötlemisel. RPA arenduse elutsükli selles etapis jaotate kõik protsessid, mis on seotud teie palgaarvestusega. Seejärel otsustate, millised etapid vajavad veel käsitsi sekkumist ja millised sobivad RPA-protsessi jaoks.

Samuti, kui teie eesmärk on töötajate rahulolu, peate auditeerima oma olemasolevaid töövooge ja tuvastama korduvad ja igapäevased ülesanded, mis hõivavad teie töötajate aega.

Selle uuringu käigus saate aimu, kui palju töötunde või muid ressursse saate RPA rakendamise abil kokku hoida. Pidage meeles, et RPA tasub ära, kui automatiseeritavad ülesanded ja protsessid peavad olema piisavalt mahukad.

 

Näidisprotsess

Laevandusettevõtet tabab rängalt töötajate voolavus. Probleem kahjustab tootlikkust ja klienditeeninduse taset. Siseküsitlusest selgus, et töötajate rahulolu on madal, sest korduv töö, näiteks laevanduspäringute menetlemine ja ajakohastamine, on väga mahukas.

Püüdes suurendada töötajate rahulolu, tuvastab laevandusettevõte vajaduse automatiseeritud süsteemi järele, mis asendaks laevandusettevõtete uuenduste käsitsi otsimise. RPA protsesside hulka kuuluvad:

 

• Bot otsib laevandusettevõtete veebisaite ja edastab tarneuuendused oma sisemistele ärisüsteemidele.

 

• Robot saadab klientidele reaalajas e-kirju või tekstsõnumeid, vähendades klienditoe pileteid, kõnesid ja päringuid.

 

#3. Teha teostatavustestid

 

RPA teostatavuse testimine hõlmab iga RPA protsessi, mille olete tuvastanud RPA projekti eelnevates elutsükli etappides, põhjalikku uurimist ja selle elujõulisuse tõelist mõistmist. Võite jagada RPA teostatavuse hindamise kolmeks eri etapiks.

 

etapp: Protsessi hindamine

 

Teie RPA protsessi hindamine peaks olema võimalikult üksikasjalik. Kuigi sellised vahendid nagu ZAPTEST kasutada arvutinägemistehnoloogiat (CVT), et jäädvustada ja jäljendada inimese ja arvuti vahelist suhtlemist, mis hõlmab ülesannet, siis peaksite siiski dokumenteerima iga sammu kuni klahvivajutuseni. Nüüd on aeg välja selgitada, kas ülesanded, mida soovite automatiseerida, on tõesti reeglipõhised, sammupõhised protsessid.

 

2. etapp: tehniline hindamine:

 

Järgmisena peate kaaluma rohkem tehnilisi küsimusi. Näiteks kui soovite saavutada tasuvust, on vaja suuri tehingumahte. Samamoodi peate arvestama selliseid asju nagu teie projekti skaleeritavus, programmide stabiilsus, millega teie RPA tööriistad hakkavad suhtlema, ning see, kui vastuvõtlik on teie organisatsioon uutele töövoogudele ja RPA rakendamisele.

Mõelge läbi, millist tüüpi andmesisestused ja -väljundid on ülesande täitmiseks vajalikud. Kui sisendid kasutavad struktureeritud andmeid, on see hea. Kui need on struktureerimata, võib probleemi lahendamiseks olla vaja täiendavaid rakendusi või malle.

Pärast seda peaksite mõtlema oma tarkvarapaketi peale. Kuidas integreerida RPA tarkvara oma praegusesse tehnoloogilisse keskkonda?

 

3. etapp: investeeringutasuvuse hindamine:

 

Teie projektil on tõenäoliselt eelarve. Tõenäoliselt olete ka ringi käinud, et saada aimu, kui palju RPA töövoogude rakendamine võib maksma minna. Nüüd tuleb teil arvud kokku võtta ja näha, kas RPA-vahendite rakendamine on mitte ainult kulutõhus, vaid kas see toob teie ettevõttele ka raha. McKinsey Digital soovitab, et RPA-projektid võivad tuua investeeringu tasuvust vahemikus 30% ja 200% esimese aasta jooksul. See on üsna lai vahemik, seega proovige kitsamat vahemikku.

 

Näidisprotsess

Keskmise suurusega pank on laiendanud oma tegevust uude piirkonda. Osana oma strateegiast pakub ta laene uutele tarbijatele. Nende laenude töötlemine toimub siiski käsitsi, mis koormab praeguseid töötajaid märkimisväärselt.

Juhtkond viib läbi teostatavusuuringu, et kinnitada järgmist:

• Protsess: Laenu heakskiitmine põhineb rangetel kriteeriumidel; inimese sekkumine ei ole otsuste tegemiseks vajalik, sest see on reeglipõhine.
• Tehniline: Taotlusvormid sisaldavad struktureeritud andmeid, mida RPA-bot saab töödelda ja tagastada heakskiidu või tagasilükkamise.
• ROI: Laenutaotluste käsitsi menetlemine nõuab viie uue meeskonnaliikme töölevõtmist, seega on RPA-süsteemi rakendamine palju kuluefektiivsem. ROI on tagatud.

 

#4. Valige õige RPA lahendus

 

Kui olete teinud kõvasti tööd, et mõista oma eesmärke, visandanud protsessid, mida soovite automatiseerida, ja hinnanud oma projekti teostatavust, on aeg liikuda edasi müüja valimise juurde. Müüja ja tema lahenduse kohta on oluline teha oma hoolsuskohustus, kuid siinkohal ei ole kindlaid ja kindlaid reegleid. Palju sõltub teie projekti suurusest ja ulatusest, sellest, millised töötajad kasutavad RPA-d, teie eelarvest ja paljudest muudest teguritest.

 

Siin on mõned peamised asjad, mida tuleks arvesse võtta.

 

Projekti nõuded:

 

Uurige müüjaid, kellel on teie valdkonnas kogemusi. Kuigi RPA tööriistad on paindlikud, võib teie tööstusharus kogemustega müüjate leidmine aidata RPA arenduse elutsükkel kiiremini edasi liikuda. Veelgi olulisem on ehk, et te peaksite arvestama oma projekti suurust ja ulatust ning otsima müüjaid nende parameetrite alusel.

Näiteks on hea aeg kaaluda, kui laialdaselt teie RPA-projekte kasutatakse kogu teie ettevõttes. Kui tegemist on suure projektiga, mis nõuab palju kohti, on litsentsikulud oluline kaalutlus. Samamoodi, kui teie ettevõte taotleb agressiivset kasvu või kui eduka RPA kasutuselevõtu eelised võimaldavad teil laieneda, siis on mõistlik kasutada lahendust, mis pakub piiramatuid litsentse ühe tellimuse hinnaga.

 

Tehnoloogia:

 

Mõelge oma projektile ja konkreetsetele vahenditele, mida vajate oma eesmärkide saavutamiseks. Mõned asjad, mida siinkohal arvesse võtta, on vajalike litsentside arv, arvutinägemistehnoloogia kättesaadavus, korduvkasutatav kood, platvormideülene skriptimine, API-integratsioonid ja palju muud. Proovige viia müüja USP vastavusse teie nõuetega.

Jällegi mõjutab paljusid teie otsuseid teie projekti konkreetne ulatus. Näiteks sõltuvad paljud ettevõtted ja valitsused kogu maailmas endiselt vanadest süsteemidest. On palju põhjusi, miks organisatsioonid ei lähe neist vananenud rakendustest üle, sealhulgas kulud, liigne keerukus ja isegi äratundmine, et kuigi need süsteemid on vanad, teevad nad tööd siiski enam-vähem vastuvõetaval tasemel.

RPA-vahendid on suurepärane võimalus nende vahendite kaasajastamiseks. Kuigi API-d, integratsiooniplatvormid ja käsitsi töötavad töötajad on kõik meetodid, millega saab neist süsteemidest andmeid lugeda ja kirjutada, on RPA-vahendid palju kuluefektiivsem meetod. Veelgi enam, nende RPA-tarkvarade modulaarne olemus tähendab, et saate laiendada olemasolevaid süsteeme lahendusteks, mis pakuvad jõulisemaid töövooge.

Muud tehnoloogiad, mis võivad anda teie RPA tööprotsessile eelise, hõlmavad rakenduste ja platvormide vahelisi vahendeid. Kui teie äriprotsessid hõlmavad integratsiooni erinevate seadmete ja rakenduste vahel või koostööd kaugtöötajate vahel, võib RPA pakkuda soovitud mitmekülgsust.

 

Kasutamise lihtsus:

 

RPA-lahendused on loodud selleks, et mitte-tehnilised meeskonnad saaksid automatiseerimisest kõige rohkem kasu. Parimaks valikuks on siinkohal koodivabad või intuitiivse kasutajaliidesega skriptivabad tööriistad. Kodeerimine võtab palju aega ja nõuab juurdepääsu kvalifitseeritud arendajatele. Seevastu koodita tööriistad on piiratud ainult töötaja loovuse ja probleemilahendamise oskustega.

Loomulikult ei piisa kasutusmugavusest ainult intuitiivse kasutajaliidese (UI) olemasolust. Kontseptsioon hõlmab ka tõhusat sisseelamist, mis tagab, et teie meeskond teab, kuidas automaatika investeeringust kõige rohkem kasu saada. Soovitame hoolikalt läbi mõelda erinevused tarkvara + teenuste litsentsimudeli ja ainult tarkvara litsentsimudeli vahel.

 

Toetus:

 

Klienditugi on ülioluline, eriti meeskondade jaoks, kes alustavad RPA-projekte esimest korda. Lisaks sellele on ärikriitiliste töövoogude automatiseerimisel hädavajalik reageeriv tugi.

Mõned tööriistad, nagu ZAPTEST, pakuvad juurdepääsu spetsiaalsele eksperdile, kes aitab teie lahendust rakendada ja hooldada kogu RPA elutsükli jooksul. Sertifitseeritud ZAPi eksperdid on koolitatud mitmetes automatiseerimisega seotud valdkondades, sealhulgas RPA rakendamise parimates tavades. Meie eksperdid aitavad teil kavandada ja arendada tööprotsesse. Lisaks sellele saavad nad tänu oma kogemustele tarkvara testimise automatiseerimise alal aidata funktsionaalse ja tulemuslikkuse testimisega, mida me uurime käesoleva juhendi 7. etapis.

Lisaks spetsiaalsele toele otsige RPA-lahendusi, millel on elav kasutajaskond; foorumid on suurepärane teabeallikas.

 

Hind:

 

Hind on alati arvestatav tegur. Keegi ei tegutse piiramatu eelarvega. Pidage meeles, et kõige kallim tööriist ei ole alati parim. Nii et müüja valimisel pöörake tähelepanu väärtusele.

Enamik RPA-lahendusi kasutab igakuiseid või aastaseid litsentse. Kuid see, mida sa oma tellimuse eest saad, on iga müüja puhul väga erinev. Otsige pakkujate vahelisi erinevusi, eriti sellistes küsimustes nagu piiramatute litsentside kasutamine. Kui laiendate oma RPA võimalusi või laiendate oma äri, tagavad piiramatud litsentsid, et teie kulud on fikseeritud ja prognoositavad.

Lisaks sellele otsige müüjaid, kes pakuvad oma paketi raames esmaklassilist tuge. Näiteks meie pakett Enterprise pakub ZAPi eksperti, kes töötab koos teie meeskonnaga, et saavutada tulemusi. Tellimuse kulud saab tasaarvestada tehnilise töötaja palgaga, mis tähendab tõsist väärtust.

 

Maine:

 

Müüja maine on usaldusväärsuse ja kvaliteedi oluline näitaja. Tänapäeval on meil kõigil võimalik tutvuda veebiülevaadetega, et seda teada saada. Samuti ärge kartke küsida müüjatelt asjakohaseid juhtumiuuringuid või iseloomustusi.

Kui soovite teha koostööd RPA-lahendusega või pakkuda valget teenust, rääkige oma tarnijaga ja küsige nõu olemasolevatelt konsultantidelt ja partneritelt. Need lahendused sobivad hästi ka agentuuridele ja äriteenuste pakkujatele.

 

#5. Disain

 

Projekteerimine on RPA elutsükli juhtimise oluline etapp. See on punkt, kus kogu teie planeerimine ja uurimistöö võtab kuju. Siin saate kasutada teostatavusuuringute etapis saadud teavet ja koostada oma RPA protsessi kaardid.

Sel hetkel võite alustada protsessi kavandamise dokumendi (PDD) koostamist. Tänu kommunikatsioonivahendite ja pilvehostingu kättesaadavusele võivad need dokumendid olla väga koostöövõimelised. Julgustage vajaduse korral sidusrühmade koostööd, et tagada põhjalik arvamus.

Kui teil on olemas protsessi mudel, saate seejärel kaardistada sõltuvused. Need võivad olla mis tahes konkreetsed rakendused, andmebaasid ja tabelid, mis on teie protsessi käivitajaks, sisendiks või väljundiks.

Kui protsessi A ei saa lõpule viia ilma protsessita B, siis on tegemist sõltuvusega. Loomulikult on see kõige lihtsam juhtum. Suuremad projektid, kus on mitu üksteisest sõltuvat protsessi, võivad kiiresti muutuda sõltuvuste segaduseks, seega on hea mõte koostada protsessikaart.

 

#6. Arendada

 

Arendus on RPA rakendamise üks põnevamaid osi. See on koht, kus kõik teie uuringud muutuvad millekski käegakatsutavaks. Sõltuvalt sellest, millise RPA-müüja olete valinud, võib see etapp olla väga keeruline ja nõuda mõningaid tehnilisi oskusi või väga kasutajasõbralik ja intuitiivne.

ZAPTEST pakub kahte erinevat võimalust RPA protsesside arendamiseks. Esiteks saate kasutada ekraanilindistit, et jälgida inimtöötajat, kes täidab ülesannet, mille soovite muuta RPA töövoogudeks. Meie tehnoloogia salvestab ülesande ja jaotab selle redigeeritavateks etappideks. Alternatiivina võite kasutada töövoogude kaardistamise tarkvara, millel on drag-and-drop-funktsioon, et programmeerida vajalikud sammud.

 

#7. Test

 

See järgmine robotiseeritud protsesside automatiseerimise elutsükli etapp on kriitilise tähtsusega. Kuigi teie protsesside automatiseerimine võib olla valmis, peate selle enne käivitamist proovile panema. Mõned RPA-protsessid on väga lihtsad, samas kui teised on sõltuvuste, tehingumahu või muude tegurite tõttu keerulisemad.

Siinkohal võite testida oma protsessi staging-keskkonnas, et veenduda, et see töötab ootuspäraselt. Tarkvara testimise automatiseerimise vahendid aitab tagada, et olete igast küljest kaetud, luues erinevaid stsenaariume, millega teie RPA võib kokku puutuda. Te peaksite koostama üksikasjalikud testiskriptid, mis mõõdavad väljundid võrreldes oodatavate tulemustega koos käimasolevate stsenaariumidega.

Tulemuslikkuse ja koormuse testimine on samuti oluline, et tagada teie RPA protsesside vastupidavus igapäevase kasutamise pingetele. Lisaks, kuigi teie testimismeeskond on parimas olukorras, et kontrollida, kas teie RPA rakendamine toimib korralikult, kaaluge ka kasutajate ja teiste sidusrühmade arvamuste küsimist.

Pidage täpset arvestust ja registreerige kõik kõrvalekalded, millega tuleb tegeleda.

 

#8. Meede

 

On olemas suur hulk mõõdikuid, mida saate kasutada oma automatiseerimiskatsete edukuse ja tulemuslikkuse mõõtmiseks. Paljud neist näitajatest on otseselt seotud eesmärkide ja vastuväidetega, mille olete kehtestanud etapis 1. Teised on aga seotud selliste kaalutlustega nagu kasutuselevõtu kiirus, tasuvus ja nii edasi.

RPA on pidev protsess. Kuigi mõte on panna see paika ja lasta tal töötada, peaksite oma protsesse pidevalt jälgima, et tagada soovitud tulu ja optimaalne jõudlus.

Siin on nimekiri mõnest populaarsest RPA mõõdikutest

• Kiirus: Keskmine aeg, mis kulub protsessi lõpuleviimiseks otsast lõpuni.
• Täpsus: Töödeldud andmete täpsuse protsentuaalne näitaja.
• Oodatav äriline väärtus: Aja, raha või muude ressursside mõõtmine, mida teie RPA protsess säästab teie ettevõttele.
• Seisakuaeg: Aeg tundides või päevades, mil RPA protsess ei ole kättesaadav.

 

#9. Tagavaraplaan

 

Kuigi RPA töövoo kasutuselevõtt tähendab vanade tavade maha jätmist, peaks teil alati olema varuplaan. Nagu iga IT-spetsialist või ärijuht teab, võivad asjad igal hetkel valesti minna ja sageli lähevad nad seda ka kõige halvemal võimalikul ajal.

Kui kasutate RPA-protsesse kriitiliste ülesannete täitmiseks, vajate talitluspidevuse plaani juhuks, kui midagi läheb valesti. Reservplaanid varieeruvad sõltuvalt rakendamisest, kuid need võivad hõlmata ka manuaalsete töötajate suunamist, et täita olulisi ülesandeid seisakute ajal.

 

#10. Kasutuselevõtmine ja hooldus

 

Kui olete need RPA rakendamise sammud ära kontrollinud, on aeg oma RPA lahendus tootmiskeskkonda viia.

RPA protsessidel on palju sõltuvusi. Kuigi teie protsess võib jääda samaks, võivad integreeritud rakendused, tabelid ja andmebaasid muutuda. Või, mis on sama tõenäoline, võivad turvamandaadid muutuda. Kui see juhtub, võib teie RPA protsess tagastada erandeid. Plaaniline järelevalve, testimine ja hoolduskavad aitavad tagada maksimaalse tööaja.

 

Lõplikud mõtted

 

RPA protsessi rakendamine peaks olema läbimõeldud ja kaalutletud planeerimise tulemus. Järgides neid kümmet sammu, annate oma projektile parimad võimalused edu saavutamiseks. IT-projektidel on lubamatult suur ebaõnnestumiste määr. Ärge muutuge statistikaks. Kui järgite neid samme, saate istuda ja nautida väärtust loovast RPA-projektist saadavat kasu.

Download post as PDF