Robottiprosessien automatisointi kirjanpidossa on kasvanut voimakkaasti ja johdonmukaisesti viime vuosina. Kirjanpitoohjelmistojen RPA:n avulla tiimit voivat automatisoida maksuliikenteen, vapauttaa henkilöstön manuaalisesta, toistuvasta ja virhealttiista työstä ja varmistaa, että toimittajat maksetaan ajoissa. Yrityksillä on kuitenkin myös useita muita suuria etuja, kuten säännösten noudattaminen, skaalautuvuus ja tehokas kirjanpitoprosessin ymmärtäminen.
Tässä artikkelissa tarkastellaan AP-automaatiota ja tutkitaan tärkeitä tekijöitä, kuten markkinoiden kokoa, kasvupotentiaalia, hyötyjä, haasteita, trendejä, käyttötapauksia ja tapaustutkimuksia.
Maksettavien tilien automatisointi
Markkinoiden koko
RPA for Accounting -markkinoiden koko vuonna 2023 on noin 3 miljardia dollaria. Eräät yritysanalyytikot ennustavat alan vuotuisen kasvuvauhdin olevan hieman alle 40 prosenttia, mikä tarkoittaa, että markkinoiden koko vuonna 2032 on huikeat 66 miljardia dollaria.
Toiset analyytikot arvioivat kuitenkin paljon varovaisemman 10 prosentin vuotuisen kasvuvauhdin ja noin 6,7 miljardin dollarin markkinakoon vuoteen 2032 mennessä. Tämä ero voidaan ymmärtää ohjelmistomyynnin ja yleisten AP-automaatiopalvelujen välisenä erona.
EU ja Pohjois-Amerikka ovat maksuliikenteen automatisointityökalujen suurimmat käyttäjät, eikä Aasian ja Tyynenmeren alue (APAC) ole kaukana kolmantena. APAC-alueen markkinoiden CAGR on tällä hetkellä noin 26 prosenttia, mikä tekee siitä nopeimmin kasvavan kirjanpitoprosessien automatisoinnin alueen.
RPA:han vaikuttavat tekijät
kirjanpidollinen kasvu
Kirjanpidon RPA-ohjelmistot ovat yleistymässä. Tähän on useita syitä, kuten yleinen tarve digitalisointiin koko kirjanpitosektorilla. Tutustutaanpa joihinkin näistä kirjanpitoprosessien automatisointiin liittyvistä tekijöistä.
#1. RPA-ohjelmistojen kehittyminen
Yksi tärkeimmistä syistä, miksi yritykset automatisoivat maksuliikenteen, on se, että teknologia on saavuttanut korkean tason sekä kehittyneisyydessä että käyttäjäystävällisyydessä. Automaattisia botteja on ollut olemassa jo hyvin pitkään. Niiden käyttäminen maksettavien laskujen automatisointiin ja vastaaviin tarkoituksiin vaati kuitenkin aiemmin koodausosaamista ja huomattavan paljon ylläpitoa.
RPA-työkalut, kuten ZAPTEST, yhdistävät eri tekniikoita, kuten vedä ja pudota -käyttöliittymät ja optisen kirjaintunnistuksen (OCR) työkalut. Näiden ominaisuuksien ansiosta kirjanpitotiimit voivat voittaa perinteiset RPA:n rajoitukset, kuten päätöksenteon ja kyvyttömyyden käyttää jäsentymätöntä tietoa.
Lyhyesti sanottuna yksi syy siihen, että nykyään näemme enemmän kirjanpidon prosessiautomaatiota, on se, että RPA:n arvolupaus on erittäin vahva.
#2. Pilvipohjainen integrointi
Pilvipalvelimet olivat toinen suuri teknologinen muutos viime vuosikymmenellä. Siirtyminen tiloissa olevista palvelimista pilvipalvelimiin merkitsi sitä, että ohjelmistot olivat käytettävissä etäsijainnissa. Nämä muutokset edustivat kirjanpidon automatisointiohjelmistojen kulta-aikaa, sillä useat SaaS-kirjanpitotyökalut auttoivat yrityksiä yhdistämään tietolähteet, matkapuhelimet ja jopa ERP-työkalut tosiaikaiseen, aina ajantasaiseen näkymään liiketoiminnasta.
Kun tiimit ottivat käyttöön ohjelmistoja, joilla voitiin automatisoida monia arkipäiväisiä tehtäviä, kuten AP-laskujen automatisointi, ne alkoivat janoaa vapautumista toistuvista tehtävistä. Näiden työkalujen joustavuus, helppokäyttöisyys, skaalautuvuus ja avoimuus integroinnille ovat edistäneet RPA:n käyttöönottoa.
#3. Tekoälyn nousu
Tekoälytyökalujen valmiuksien ja saatavuuden lisääntyminen on hyvä uutinen yrityksille, jotka haluavat automatisoida maksuliikenteen ja muut kirjanpitotoiminnot. RPA helpottaa tehokasta ja tarkkaa prosessien automatisointia jo nyt, mutta kun sitä täydennetään kognitiivisilla tekoälytyökaluilla, kuten älykkäällä asiakirjojen käsittelyllä tai generatiivisella tekoälyllä, teknologian käyttöala kasvaa nopeasti.
RPA-työkalujen edellisellä aikakaudella tiimit pystyivät automatisoimaan suuria määriä toistuvia manuaalisia prosesseja. Tämä nykyinen aikakausi mahdollistaa ML-ohjatun päätöksenteon, kehittyneen tietojenkäsittelyn, älykkään laskutusreitityksen sekä syvälle integroituneet työnkulut ja tehtävien jakamisen.
#4. Toimitusketjun hallinta
Toimitusketjut ovat viime vuosina olleet harvoin poissa uutisista COVID-19:stä, hillittömästä inflaatiosta, Suezin kanavan kriisistä ja energiakriisistä. Toimitusketjujen hallinta ja vahvojen toimittajasuhteiden edistäminen on kasvava teema.
Maksuliikenteen automatisointi tarkoittaa sitä, että yritykset voivat ottaa tavarantoimittajat käyttöön, käsitellä laskut ja lähettää maksut nopeasti ja tarkasti. Varhaisen maksun alennukset ja tiiviimpien suhteiden luominen merkitsevät sitä, että RPA voi tehokkaasti maksaa itsensä takaisin.
AP-automaation edut
Kirjanpidon RPA avaa yrityksille ja talousosastoille valtavasti etuja. Seuraavassa luetellaan joitakin pakottavia syitä, miksi RPA on kirjanpitomaailman tukipilari.
#1. Tarkkuus
AP-laskujen automatisointi on tunnettu korkeasta tarkkuudestaan. Manuaalisesti suoritettuna laskujen maksut voivat olla päällekkäisiä, yli- tai alipalkattuja, jopa unohdettuja tai väärälle tilille lähetettyjä. Vaikka tällaiset tilanteet eivät välttämättä ole kovin yleisiä, ne johtavat ongelmiin, jotka voivat vahingoittaa myyjäsuhteita.
#2. Tehokkuus
Laskujen käsittelyn automatisoinnissa on kyse tuottavuudesta ja tehokkuudesta. Manuaaliset maksut ovat aikaa vieviä ja vaativat paljon tietojen syöttämistä, tietojen tarkistamista ja hyväksymistä. Kirjanpidon RPA-työkalujen avulla tiimit voivat ulkoistaa nämä toistuvat tehtävät digitaaliselle työvoimalle ja vapauttaa työaikaa. Nettotuloksena on, että inhimilliset työntekijät voivat työskennellä strategioiden parissa ja rakentaa asiakassuhteita tai siirtyä muihin tärkeisiin tehtäviin.
#3. Nopeus
Laskujen keskimääräinen käsittelyaika on olennainen mittari kaikille kirjanpito-osastoille. Ardent Partnersin vuonna 2022 julkaiseman State of ePayables -raportin mukaan laskujen keskimääräinen käsittelyaika Yhdysvalloissa oli lähes 11 päivää. Pitkien käsittelyaikojen seurauksia voivat olla toimittajien kassavirtaongelmat ja jopa luottamuksen heikkeneminen.
Robottikirjanpidon avulla tiimit voivat tallentaa laskuja, poimia tietoja ja automatisoida hyväksyntätyönkulkuja. Vahvat toimittajasuhteet ovat olennaisen tärkeitä, ja nopeat laskunmaksut ovat asia, jota kaikki yritykset arvostavat.
#4. Pienemmät kustannukset
Maksuviivästyssakot lisäävät budjettiisi tarpeettomia kustannuksia, jotka voivat haitata kannattavuuttasi. Lisäksi manuaalinen AP-käsittely merkitsee työvoimakustannuksia. Kun automatisoit maksuprosessit, voit varmistaa, että maksat maksut täysimääräisesti ja ajallaan, ja samalla säästät henkilöstökuluissa. Jos sinun on leikattava kustannuksia, se on hyvä paikka aloittaa.
#5. Lainsäädännön noudattaminen
Kirjanpidon pitäminen vaatimustenmukaisena on iso työ. Myyjiltä suoritettaviin maksuihin sovelletaan veroihin ja liiketoimiin liittyviä säännöksiä ja raportointivaatimuksia. Näiden prosessien kirjaaminen on tärkeää tarkastusten, raporttien ja liiketoiminnan yleiskuvan kannalta. RPA-työkalut varmistavat, että taloutesi sujuu moitteettomasti, ja parasta on se, että sinulla on aina tallenteet jokaisesta tapahtumasta.
#6. Tietoon perustuvat oivallukset
RPA-prosessi tuottaa tietoja, jotka voit syöttää liiketoimintatieto- tai analyysityökaluihin. Näiden tietojen murskaaminen voi luoda näkyvyyttä AP-toimintoihisi ja tuoda esiin kulutustottumuksia, toimittajatietoja ja mahdollisia tehottomuuksia. Näiden tietojen ymmärtäminen auttaa tiimejä mukauttamaan strategioita, tekemään ennusteita ja tekemään tietoon perustuvia päätöksiä. ML-työkalut ovat viime vuosina demokratisoituneet, joten myös pk-yritykset voivat saada tehokkaita tietoja, joilla ne voivat optimoida toimintansa.
#7. Skaalautuvuus
Kausiluontoiset yritykset eivät ole ainoita yrityksiä, jotka kokevat liiketoiminnan ylä- ja alamäkiä. Uudet mahdollisuudet, makrotaloudelliset olosuhteet ja muutokset kuluttajien kysynnässä voivat lisätä tai vähentää ostoja. Jos työmäärä kasvaa, AP-prosessiin on investoitava enemmän työtunteja; jos taas työmäärä vähenee, maksat AP-henkilöstöstä, joka istuu toimettomana. RPA tuo AP-prosessiin skaalautuvuutta, joka kasvaa tai supistuu kanssasi ja varmistaa, että pystyt aina vastaamaan liiketoiminnan tarpeisiin.
#8. Vähentää petoksia
Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) 2022 Global Fraud Study -t utkimuksen mukaan keskimääräinen yritys menettää yli 150 000 dollaria vuodessa kirjanpidon petosten vuoksi. Se on itse asiassa AP:n rikosnimikkeessä heti varojen väärinkäytön jälkeen. RPA-automaatio voi leikata näitä kuluja ottamalla käyttöön valvontaa ja poistamalla ihmiset yhtälöstä.
#9. Työtyytyväisyyden lisääminen
Institute of Finance and Managementin (IOFM) vuonna 2022 tekemän tutkimuksen mukaan vain yksi kolmesta kirjanpidon ammattilaisesta on erittäin tyytyväinen asemaansa. Lisäksi tässä tutkimuksessa todettiin, että kirjanpidon RPA:n olemassaolo on merkittävä kirjanpitoalan ammattilaisten työtyytyväisyyttä ennustava tekijä. Manuaalisten tehtävien vähentäminen antaa henkilöstöllesi mahdollisuuden hoitaa tehtäviä, jotka liittyvät mielekkäästi yrityksen tavoitteisiin ja parantavat työtyytyväisyyttä.
#10. Paremmat toimittajasuhteet
Tutkimusasiakirjassa The impact of relationship management on manufacturer resilience in emergencies (Yang, 2022) kirjoittajat toteavat, että COVID-19:n aikana ostajien ja myyjien vahvat suhteet johtivat joustavampiin toimitusketjuihin. Vahvojen toimittajasuhteiden hyödyt eivät rajoitu pelkästään tyytyväisiin toimittajiin, vaan ne voivat vaikuttaa myös oman liiketoimintasi vahvuuteen.
Robottiprosessin käyttötapaukset
Automaatio kirjanpidossa
RPA-ohjelmistoilla on useita tehokkaita käyttötapoja kirjanpitovelkojen alalla. Seuraavassa on joitakin tehtäviä, joita voit automatisoida kustannusten vähentämiseksi ja tuottavuuden lisäämiseksi.
Laskujen käsittely
Laskujen automatisointi on yksi RPA:n houkuttelevimmista käyttötapauksista AP-osastolla. Tiimit voivat automatisoida koko laskujen käsittelyn elinkaaren poimimalla tietoja laskuista (sekä paperisista että digitaalisista), vertaamalla niitä ostotilauksiin, pyytämällä hyväksyntää ja hyväksymällä maksut.
Tietojen syöttö
AP-järjestelmät edellyttävät huomattavan paljon tietojen syöttämistä. Manuaalinen prosessi on työläs ja altis inhimillisille virheille. RPA automatisoi tietojen syöttämisen näihin järjestelmiin, ja älykkään asiakirjojen käsittelyn (IDP) ansiosta tämä automaatioteknologia pystyy lukemaan strukturoimattomia laskuja, kuitteja ja monia muita asiakirjoja.
Myyjien hallinta
Hyvä toimittajahallinta edistää hyvin toimivia toimitusketjuja ja parempia tuotteita. On kuitenkin tehtävä paljon manuaalista työtä, jotta asiat sujuisivat moitteettomasti. RPA:n avulla voidaan automatisoida palveluun tuloa, viestintää, ylläpitoa ja maksuja.
Myyjän vähennykset
Myyjävähennykset ovat osa toimitusketjua. Myöhästyneet toimitukset, laskuvirheet, sopimusrikkomukset, tuotteiden laatuongelmat ja SLA:n laiminlyönnit ovat vain joitakin tilanteita, jotka voivat johtaa maksujen vähentämiseen. RPA-työkalut voivat automatisoida näistä ongelmista tiedottamisen ja vähennysten käsittelyn ja varmistaa, että liiketoiminnan tappiot minimoidaan ja näkyvät.
Kulujen hallinta
Työntekijöiden kuluraportit auttavat seuraamaan matkoja, ruokailua ja muita työhön liittyviä kuluja. RPA-työkalut voivat lukea ja analysoida kuitteja, ladata ne yrityksen järjestelmiin ja jopa tarkistaa ja hyväksyä kuluja yrityksen käytäntöjen mukaisesti. Lisäksi voit käyttää RPA:ta myös henkilöstön korvausten maksamiseen automatisoimalla tapahtumia.
Raportin luominen
RPA-työkalut ovat taitavia tuottamaan raportteja AP-toiminnan suorituskyvystä. Liiketoiminnan älykkyys- tai ML-työkalujen avulla tiimit voivat tehdä erittäin kehittyneitä analyysejä AP:stä sekä parantaa ja optimoida prosessejaan.
Vaatimustenmukaisuus
RPA auttaa sisäisessä valvonnassa ja säädösten noudattamisessa hallinnoimalla toimittajien hakemuksia ja lisenssejä sekä seuraamalla laskujen hyväksyntöjä ja maksuja. Nämä tiedot ovat välttämättömiä yleistä taloudellista raportointia tai tilintarkastusta varten.
Petosten havaitseminen
RPA voi valvoa ja analysoida maksupäätöstietoja ja tunnistaa epäjohdonmukaisuuksia ja poikkeamia, jotka viittaavat petoksiin. ML:n kanssa yhdistettynä tiimit voivat saada syvällistä tietoa myyjistä ja varmistaa, että kaikki on kunnossa. Lisäksi RPA-työkalut voivat lähettää reaaliaikaisia hälytyksiä nopeiden tutkimusten ja ratkaisujen varmistamiseksi.
Hinnan tarkistaminen
Vaikka RPA voi automatisoida maksettavat laskut, tiimit voivat myös käyttää teknologiaa hintojen tarkistamiseen muihin toimittajiin verrattuna varmistaakseen, että ne saavat vastinetta. Näytönraapaisutekniikka voi seurata verkkosivustoja tietyin väliajoin ja antaa tärkeää tietoa, joka voi säästää kustannuksia.
Käyttöönotto
Kuten edellä mainitsimme, RPA auttaa myyjien käyttöönotossa. Se voi kuitenkin myös tukea työntekijöiden perehdyttämistä AP-osastolla. Tähän prosessiin kuuluu asiakirjojen ja koulutusmateriaalin, linkkien lähettäminen digitaalisen käyttöönottofoorumin (DAP) sisältöön tai linkkien lähettäminen yrityksen prosesseihin.
RPA kirjanpidossa – tapaustutkimuksia
RPA tarjoaa monia käyttötapoja, kuten automatisoidut myyntireskontrat ja maksuliikenne. Jotta saisimme todellisen käsityksen siitä, miten kirjanpidon automatisointi vaikuttaa yritykseen, meidän on kuitenkin tutkittava joitakin tapaustutkimuksia. Tässä on kolme parasta.
AP-automaation käyttötapaus #1
Yhdistyneessä kuningaskunnassa toimivalla FTSE 50 -listalla olevalla BPO- ja asiantuntijapalveluyrityksellä, jonka vuositulot ovat yli 2,5 miljardia dollaria, oli erittäin tehoton ostoista maksuun -prosessi. Noin 40 työntekijää eri puolilla maata käsitteli tietojen syöttämistä manuaalisesti. Virheitä sattui usein, ja prosessi oli tuskallisen hidas, mikä johti pitkiin hyväksymissykleihin ja useisiin kyselyihin myyjiltä.
Kustannukset käsiteltyä laskua kohden olivat noin 8 puntaa, ja koska yritys luotti paperilaskuihin, se sai ei-toivotun maineen maksuviivästyksistä. Yritys otti käyttöön toiminnanohjausratkaisun (ERP) ja pyrki automatisoimaan maksettavien tilien käsittelyprosessin.
Yritys keskitti maksujen käsittelytiedot ja otti käyttöön optisen merkintunnistusratkaisun (OCR) paperilaskujen lukemiseen ja tietojen muuntamiseen dataksi. RPA-työkalut voisivat lajitella, luokitella ja reitittää laskuja hyväksyntää varten.
Vaikutus oli merkittävä. Laskujen käsittelyä vähennettiin 75 prosenttia, 2 puntaan laskua kohden. Back-office-henkilöstön määrä vähennettiin puoleen ja siirrettiin muualle, jolloin säästettiin 1 miljoona puntaa vuodessa ja yritys pystyi käsittelemään yli 400 000 laskua vuodessa.
AP-automaation käyttötapaus #2
Tunnettu kulutustavaroita valmistava yritys sai vuosittain noin 10 000 laskua 400 asiakkaalta maailmanlaajuisesti. Kukin asiakas käytti omaa laskumuotoa, mikä merkitsi sitä, että jokaisen laskun käsittely oli aikaa vievää ja altista inhimillisille virheille. Yritys halusi virtaviivaistaa tätä prosessia säästääkseen aikaa ja rahaa ja parantaakseen toimittajasuhteita.
He valitsivat AP-automaatioyrityksen, joka tarjoaa BPM-, RPA- ja tekoälyteknologioiden yhdistelmää auttamaan tehtävässä. Suunnitelmana oli luoda kokonaisvaltainen AP-prosessi, jossa nämä erilaiset laskut voitaisiin ottaa huomioon ja vakioida, jotta maksut, hyväksynnät ja myyjien valvonta sujuisivat nopeasti.
Laskujen lukemiseen käytettiin OCR-tekniikkaa, ja RPA:ta käytettiin tietojen tarkistamiseen liiketoimintasääntöjen perusteella ja niiden siirtämiseen ERP-järjestelmään validointia varten. Lisäksi RPA-robottien avulla rakennettiin runsaasti tietoa sisältäviä kojelautoja, joiden avulla voitiin havaita tilausten ja laskujen poikkeukset ja antaa reaaliaikaisia ilmoituksia.
Tulokset olivat vaikuttavia: työmäärä ja prosessin läpimenoaika vähenivät 90 prosenttia ja kustannussäästöt olivat 50 prosenttia.
AP-automaation käyttötapaus #3
Eräs merkittävä monikansallinen valmistaja käsitteli vuosittain yli 80 000 toimittajan laskua. Manuaalinen tietojen syöttö oli aikaa vievää, monimutkaista ja virhealtista, kun käytössä oli useita näyttöjä ja järjestelmiä.
Yritys etsi kirjanpidon automatisointiyritystä, jolla olisi RPA-ominaisuuksia ja joka voisi automatisoida prosessin. On kuitenkin ollut joitakin vaikeuksia, jotka oli ratkaistava. Aluksi kaikki laskut oli tarkistettava yritysten ERP-ratkaisusta. Laskujen validointi oli tehtävä kolmeen eri järjestelmään, ja tiedot oli kerättävä manuaalisesti.
Organisaatio rakensi RPA-ratkaisun laskujen validoimiseksi yksilöllisiä tunnuksia vastaan. Molemmat latasivat laskut, vahvistivat tiedot ja päivittivät ne pilvipohjaiseen verkkosovellukseen. Laskujen käsittelyaika lyheni 50 prosenttia, ja tapahtumien tarkkuus nousi täydelliseen 100 prosenttiin.
Maksettavien tilien haasteet
Automaation toteuttaminen
Vaikka AP-automaation hyötyjen pitäisi nyt olla selvät, on myös joitakin haasteita, jotka tiimien on kohdattava, jotta ne voivat hyödyntää RPA:n tehoa kirjanpidon maksuliikenteessä. Seuraavassa on joitakin alueita, joita kannattaa pitää silmällä.
#1. Kustannukset
RPA-ratkaisun käyttöönotto kirjanpidon maksuliikenteessä tuo mukanaan joitakin kustannuksia. Kun yritykset ympäri maailmaa pyrkivät vähentämään toimintakustannuksia pysyäkseen kilpailukykyisinä vaikeassa taloudellisessa ympäristössä, budjetteihin kohdistuu paineita.
Sijoitetun pääoman tuotto (ROI) on olennainen osa C-suiten vakuuttamista siitä, että se investoi maksupalveluratkaisuihin. Kuten tämän artikkelin tapaustutkimuksista näet, maksuliikenteen tai saamisten automatisoinnin sisältävän ratkaisun käyttöönotto voi kuitenkin maksaa itsensä nopeasti takaisin.
Yrityksille, joilla ei ole sisäistä asiantuntemusta RPA-ohjelmiston käyttöönottoon ja jotka ovat huolissaan koulutuskustannuksista, ZAPTEST Enterprisen mukana toimitetaan oma ZAP-asiantuntija, joka voi auttaa AP-automaation suunnittelussa ja käyttöönotossa ja auttaa kirjanpitohenkilöstöä pääsemään vauhtiin.
#2. Tietojen integrointi
Kirjanpito-osastot käyttävät monenlaisia ohjelmistoja. Joillakin yrityksillä on ajanmukaiset toiminnanohjausjärjestelmät, kun taas toisilla on vanhoja ohjelmistoja. Järjestelmät voivat olla hyvin yhteensopimattomia erilaisten tietostandardien, formaattien ja rakenteiden vuoksi. Näiden työkalujen keskinäisen kommunikoinnin varmistaminen voi olla monimutkaista ja vaatia paljon mukauttamista.
Onneksi RPA-työkalut ovat enemmän kuin tehtäviensä tasalla IDP:n, OCR:n, näytönkaavinnan ja muun tekniikan ansiosta.
#3. Tietoturva
Tietoturva on toinen tärkeä näkökohta, koska AP-käsittelyssä käsitellään taloudellisia tietoja. Petokset, tietoturvaloukkaukset ja luvaton pääsy ovat ensisijaisen tärkeitä, ja kaikki järjestelmät on suunniteltava siten, että ne on suojattu. Lisäksi GDPR ja jopa KYC- ja AML-säännökset tarkoittavat, että asiakastietojen säilyttäminen ja myyjien laillisuuden varmistaminen ovat muita asioita, jotka on pidettävä mielessä.
#4. Muutosten hallinta
Siirtyminen manuaalisesta AP-käsittelystä automatisoituihin järjestelmiin edellyttää mullistuksia ja työnkulkujen huomattavaa uudelleentarkastelua. Lisäksi siihen voi liittyä myös tiettyjen tehtävien tai henkilöiden irtisanominen yrityksestä.
Onnistunut muutoksenhallinta edellyttää avoimuutta ja selkeää viestintää siitä, miten uusi teknologia toimii ja mitä hyötyjä se tuo mukanaan. Lisäksi työntekijöiden uudelleenkoulutus tai täydennyskoulutus voi auttaa pitkälle ohjelmistoon liittyvien jännitteiden poistamisessa.
#5. Myyjän vastustuskyky
Eivät vain työntekijät voi jämähtää tapoihinsa. Automaattisen AP-järjestelmän käyttöönotto voi myös aiheuttaa hankaluuksia toimittajille, jotka epäröivät muuttaa laskujen lähetysprosessiaan. Parasta on selittää, miten nopeampi laskujen käsittely hyödyttää suoraan myyjää, ja jopa tarjota tukea tai koulutusta myyjän henkilöstölle, jotta he voivat päästä mukaan. Kun pilvipohjaiset RPA-työkalut ovat nykyään arkipäivää, myyjien käytettävissä olevan portaalin luominen ei ole koskaan ollut helpompaa.
RPA:n suuntaukset kirjanpidossa
RPA-työkalut sekä automatisoituja myyntisaatavia että maksuja varten kehittyvät vastauksena muuttuviin vaatimuksiin ja teknologisiin innovaatioihin. Tutustutaanpa muutamiin AP-automaation suurimpiin trendeihin vuodesta 2024 alkaen.
1. Lisää tekoälyä
Tekoäly ja ML ovat olleet vuoden 2023 suuri tarina. Kun näitä työkaluja käytetään RPA-järjestelmien tukena, ne voivat auttaa laskujen käsittelyssä, petosten havaitsemisessa ja jopa poikkeusten käsittelyssä. Ehkä mielenkiintoisin osa on kognitiivisten tekoälytyökalujen käyttö, jotka voivat oppia tiedoista ja jopa tehdä optimaalisia päätöksiä historiatietojen perusteella.
Erityisen vaikuttavaa on AP:n poikkeuskäsittelyn kehittyminen. Vaikka RPA-robotit pystyvät hoitamaan useimmat tehtävät tekoälyllä täydennettynä, nämä prosessit pystyvät mukautumaan laskuihin, joista puuttuu tai joiden tiedot ovat puutteellisia, käsittelemään kiistanalaisia laskuja tai merkitsemään maksut, jotka vaativat manuaalista toimintaa.
2. Toimittajan käyttöönotto
Toimittajien palvelukseenotto on viime vuosina monimutkaistunut. Osittain tämä liittyy riskien vähentämiseen, mutta muita tekijöitä ovat toiminnanohjausjärjestelmien lisääntynyt käyttö ja laajempi suuntaus kohti digitalisaatiota. RPA-työkalut auttavat perehdyttämisessä automatisoimalla prosessin, mikä tekee siitä nopeamman ja helpomman kaikille osapuolille. Vuonna 2023 suuri trendi on ollut toimitusketjun pullonkaulojen poistaminen, ja yksinkertaisempi sisäänkirjautuminen on iso osa tätä.
3. Varhaismaksuohjelmien hyväksyminen
Kaikki yrittävät leikata kustannuksia juuri nyt. Vaikka RPA-työkalut auttavat tässä prosessissa monin eri tavoin, osa parhaista AP-automaation säästöistä saadaan hyödyntämällä täysimääräisesti ennakkomaksuohjelmia. RPA:n avulla AP-tiimit voivat nopeuttaa laskujen validointia, hyväksyntää ja lähettämistä, mikä parantaa myyjien kassavirtaa ja vähentää samalla muutaman prosentin kuluja. Yrityksille, joilla on paljon toimittajia, säästöt voivat olla merkittäviä.
4. Tietoturva
Tietoturva on harvoin poissa uutisista, eikä vuosi 2023 ole ollut poikkeus. Arkaluonteisten taloudellisten tietojen tallentaminen ja siirtäminen on huolenaihe, joka jokaisen yrityksen on otettava vakavasti. Mahdolliset vuodot voivat olla katastrofaalisia maineen kannalta ja johtaa suuriin sakkoihin. RPA-työkaluilla on monia kyberturvallisuuteen liittyviä etuja, kuten AP-tietojen pääsynvalvonta ja suojaus salauksen tai sovellusrajapintojen avulla.
5. Hallittu RPA
Maksu- ja myyntisaamisten automatisointiin suunniteltuja hallinnoituja RPA-palveluja on syntymässä nopeasti. Tähän vaikuttavat useat tekijät, kuten RPA-taitojen rajallinen sisäinen saatavuus sekä RPAaaS-ohjelmistojen edut, jotka nopeuttavat ja kustannustehokkaammat AP RPA -ohjelmistojen suunnittelua, käyttöönottoa ja ylläpitoa.
Lisäksi Managed RPA -palvelut maksuliikenteeseen tarjoavat ennustettavan kuukausi- tai vuosimaksun, mikä sopii monille tiimeille.
AP-automaation tulevaisuus
Tekoälyominaisuuksin varustetun RPA:n ansiosta AP-automaatio vaikuttaa jo melko futuristiselta. Teknologia ei kuitenkaan lopu tähän. Seuraavassa on muutamia näkemyksiä AP-automaatiosta vuosikymmenen edetessä.
1. Hyperautomaatio
Automaatio-ohjelmistot ovat kaikilla toimialoilla siirtymässä kohti hyperautomaatiota. Riittävän laadukkaiden RPA- ja tekoälytyökalujen avulla kokonaisia kirjanpitotiimejä voitaisiin automatisoida, mikä johtaisi ennakoivan analytiikan tukemiin salamannopeisiin maksuihin.
2. Mukautettu kirjanpito-ohjelmisto
Generatiivinen tekoäly, no-code-työkalut ja koodauspilotit ovat kaikki AP-ohjelmistoautomaation tulevaisuutta. Vaikka valmisohjelmistoille on edelleen tilaa, kirjanpitotiimit voivat rakentaa räätälöityjä työkaluja, jotka auttavat automatisoimaan päivittäisiä tehtäviä.
Sovellukset pystyvät vastaamaan kaikkein marginaalisimpiinkin käyttötapauksiin, työnkulkuihin ja liiketoimintakulttuureihin, mikä johtaa yksilöllisiin työkaluihin, jotka pystyvät tarjoamaan vaikuttavan tuottavuuden. ZAPTESTin kaltaiset RPA-työkalut yhdistävät automaation ja testiautomaatio-ohjelmiston, jolloin tiimit voivat rakentaa laadukkaita, vankkoja ja turvallisia mukautettuja työkaluja.
3. Sulautetut maksut
AP-ohjelmistot, joihin on integroitu maksuja, ovat yksi tulevaisuuden mielenkiintoisimmista ohjelmistokehityksistä. Sen sijaan, että maksutapahtumat lähetettäisiin maksuprosessoreille, kirjanpitotiimit (tai botit) käynnistävät sähköisen maksun välittömästi sovelluksen sisällä, yli rajojen ja talousalueiden.
4. Seuraavan tason analytiikka
Kun AP-automaatioprosessin digitalisointi tuottaa edelleen tietoa, analytiikkatyökalut löytävät näistä tiedoista taustalla olevia kuvioita ja tuottavat syvällisiä näkemyksiä kassavirrasta, kulutustottumuksista ja myyjistä. Nämä edistysaskeleet mullistavat AP:n ja johtavat riskien vähentämiseen ja optimointiin.
Lopulliset ajatukset
RPA:sta kirjanpidossa on tulossa olennainen osa tiimejä, jotka haluavat hyötyä hyvistä toimittajasuhteista ja sujuvista toimitusketjuista. Kun on niin paljon manuaalisia ja toistuvia prosesseja, jotka on koneellistettava, tekoälyavusteinen RPA voi auttaa luomaan skaalautuvia, joustavia ja virtaviivaistettuja ratkaisuja kaikenlaisille kirjanpito-osastoille.
Ostovelkojen automatisointi on tyylikäs ratkaisu tiimeille, jotka haluavat automatisoida ostovelat, säästää rahaa, tehostua ja saada loistavaa tietoa taloudellisesta suorituskyvystään. Kun tähän lisätään petosten havaitseminen ja apu säännösten noudattamisessa, on helppo ymmärtää, miksi RPA on valtaamassa kirjanpidon alaa.
