Robottiprosessien automatisointi henkilöstöhallinnossa on tehostanut toimintoja, lisännyt tehokkuutta ja vähentänyt henkilöstöhallinnon kustannuksia. Kun organisaatiot ovat omaksuneet digitaalisen työvoiman, HR-automaatio on lisäksi tarjonnut ratkaisuja useisiin etätyön aiheuttamiin ongelmiin, kuten vanhojen järjestelmien yhdistämiseen, tiedonsiirron parantamiseen ja kyberturvallisuuden lisäämiseen.
RPA:n avulla henkilöstöhallinnossa voidaan automatisoida monenlaisia toistuvia tehtäviä, ja HR-ammattilaiset voivat tarjota arvolähtöistä, ihmisläheistä työtä, joka vaikuttaa työtyytyväisyyteen ja sitä kautta työnantajan maineeseen ja työntekijöiden pysyvyyteen.
Tässä artikkelissa tarkastellaan RPA-henkilöstöhallinnon käyttötapauksia, tapaustutkimuksia, hyötyjä, haasteita ja trendejä, jotka muokkaavat HR-automaation tulevaisuutta.
RPA for HR -markkinoiden koko
Tarkkoja lukuja robottiprosessien automatisoinnista henkilöstöhallinnon alalla on vaikea löytää. Henkilöstöteknologian maailmanlaajuisten markkinoiden koko on noin 40 miljardia dollaria vuonna 2023, ja niiden ennustettu vuotuinen kasvuvauhti on 9,2 prosenttia.
RPA:n käyttöönottoa pidetään tekoäly- ja ML-työkalujen ohella valtavana ajurina HR-teknologian alalla. McKinsey arvioi, että noin 25 prosenttia seuraavien viiden vuoden pääomamenoista käytetään automatisointityökaluihin, mikä viittaa siihen, että RPA-teknologioihin ja -palveluihin käytettävien varojen yläraja voi nousta lähitulevaisuudessa jopa 10 miljardiin dollariin.
RPA:n hyödyt HR:ssä
RPA-teknologian käyttöönotolle henkilöstöhallinnon alalla on useita pakottavia syitä. Seuraavassa on joitakin keskeisiä syitä, miksi HR-tiimien tulisi ottaa RPA käyttöön.
#1. Lisääntynyt tuottavuus
Henkilöstöhallinnossa palkkaamisesta eläkkeelle siirtymiseen tarkoittaa koko työntekijän elinkaarta rekrytoinnista palvelukseen ottamiseen ja suoritusten hallintaan aina eläkkeelle siirtymiseen asti. Toisin sanoen kaikki vuorovaikutustilanteet, joita henkilöstöammattilainen on yksittäisen työntekijän kanssa.
McKinseyn mukaan reilusti yli 50 prosenttia näistä tehtävistä soveltuu automatisoitavaksi RPA:n avulla. Kun kognitiiviset tekoälyteknologiat kuitenkin lisätään, automatisoitavien tehtävien määrä kasvaa merkittävästi.
Kuten kuka tahansa HR-ammattilainen voi kertoa, heidän päivittäisiin tehtäviinsä kuuluu paljon toistuvia, sääntöihin perustuvia prosesseja, kuten taustatarkistuksia, palkanlaskennan mukautuksia, lomien hyväksymistä, suoritusten hallintaa, ansioluetteloiden seulontaa, työhönottoa ja paljon muuta. RPA voi hoitaa nämä tehtävät ja vapauttaa henkilöstöhallinnon tiimejä, jotta ne voivat palauttaa inhimillisyyden takaisin henkilöstöhallintoon.
#2. Tehokkaampi kykyjen hankinta
Talenttien hankinta (TA) on ollut tärkeä aihe viime vuosina. COVID-19 aiheutti suuria häiriöitä, ja vaikka asiat palasivat normaaliksi, työvoimaosuus oli alhaisempi. Kun tähän lisätään digitalisaation lisääntymisestä johtuvat muutokset työn vaatimuksissa, suurten ikäluokkien asteittainen eläkkeelle siirtyminen ja jatkuvasti esiintyvä STEM-taitojen puute, syntyy tilanne, jossa työnantajat kamppailevat työpaikkojen täyttämisestä.
RPA voi auttaa rekrytointitiimejä monin eri tavoin. Näillä työkaluilla voidaan automatisoida työpaikkailmoitusten julkaiseminen, ansioluetteloiden seulominen, haastattelujen aikatauluttaminen ja yhteydenpito hakijoiden kanssa. Kun hankintaprosessia virtaviivaistetaan, HR-ammattilaisilla on enemmän aikaa keskittyä haastatteluihin, mikä johtaa tehokkaampaan hakuprosessiin.
Toinen huomioon otettava asia on se, että RPA-työkalut voivat myös paikata monia aukkoja, joita osaajien hankintaan liittyvät vaikeudet aiheuttavat. Nämä työkalut voivat lievittää paineita ja antaa tiimeille mahdollisuuden pysyä toiminnassa, vaikka käytettävissä olevien osaajien määrä vähenee.
#3. Lisääntynyt tarkkuus
Henkilöstöhallinto, kuten useimmat muutkin alat ja osastot viime vuosina, on siirtynyt digitaaliseen järjestelmään. Viestintä, arkistot ja työntekijätiedot tallennetaan digitaalisesti, usein eri sovelluksiin, taulukkolaskentataulukoihin, tietokantoihin ja työntekijäportaaleihin.
Kun tietoja liikkuu niin paljon edestakaisin, inhimillisten virheiden riski on kasvanut. Näiden virheiden seuraukset voivat olla mitä tahansa pienestä haitasta vakavampiin asioihin, kuten työluvan viivästymiseen, epätarkkoihin maksuihin tai uusien työntekijöiden menettämiseen. Yritysten RPA-työkalut auttavat ratkaisemaan nämä ongelmat poistamalla inhimilliset virheet automatisoiduista prosesseista.
#4. Vähennä työntekijöiden vaihtuvuutta
Työntekijöiden palkkaaminen on vaikeaa ja kallista, joten haluat varmistaa, että työntekijät pysyvät yrityksessäsi tarpeeksi kauan, jotta tuottavuus nousee huippuunsa ja investointi maksaa itsensä takaisin. Valitettavasti työntekijöiden sitouttaminen on monien yritysten suuri ongelma, sillä ammattilaisten yleinen puute vääristää markkinoita ja johtaa työntekijöiden vaihtuvuuden lisääntymiseen.
Toinen asia, joka on otettava huomioon, on se, että COVIDin jälkeen ihmisten käsitykset työstä ovat muuttuneet. Henkilöstö haluaa parempaa työ- ja yksityiselämän tasapainoa, etä- tai hybridivaihtoehtoja ja teknologiaa, joka helpottaa heidän elämäänsä. RPA-työkalut voivat auttaa kaikilla näillä aloilla ja lisätä työntekijöiden työtyytyväisyyttä. Henkilöstöryhmästä kiinni pitäminen tarkoittaa, että voit paremmin pitää ja hankkia työntekijöitä.
#5. Kustannusten vähentäminen
Yksi pakottavimmista syistä investoida RPA:han ovat kustannussäästöt. Budjettileikkaukset ja epävarmat talousnäkymät ovat pakottaneet C-suiten pohtimaan, miten vähemmälläkin rahalla saa enemmän aikaan. RPA voi auttaa monin tavoin. Se voi esimerkiksi auttaa vähentämään henkilöstömäärää automatisoimalla HR-tehtäviä.
Toiseksi RPA voi auttaa yrityksiä kasvattamaan toimintaansa lisäämällä nykyistä henkilöstöä ja auttamalla niitä kasvattamaan tuottavuuttaan ilman uusien työntekijöiden lisäämistä.
Kolmanneksi, RPA on taitava kuromaan umpeen vanhan ohjelmiston ja uusien työkalujen välistä kuilua, jolloin tiimit voivat vähentää uusiin työkaluihin investoimisesta aiheutuvia kustannuksia, kun heillä on täysin hyvä, mutta vanhentunut ohjelmisto, joka tekee työnsä.
#6. Skaalautuvuus
Toinen merkittävä hyöty, jonka RPA:n käyttö HR:ssä tuo mukanaan, on skaalautuvuus. Liiketoiminnan äkilliset noususuhdanteet voivat aiheuttaa henkilöstöhallinnolle valtavaa päänvaivaa, kun he kamppailevat uusien työntekijöiden hallinnasta. Yritysten ohjelmistotestauksen automatisointityökalut ja RPA-ratkaisut voivat kuitenkin kasvaa kanssasi, joten uusi liiketoiminta ei tarkoita, että henkilöstöryhmäsi joutuisi entistä enemmän rasitukseen.
RPA:n käyttötapaukset HR:ssä
RPA:n käyttötapaukset henkilöstöhallinnossa auttavat muun muassa rekrytoinnissa, koulutuksessa, työhönotossa, läsnäolojen hallinnassa ja suoritusten hallinnassa.
Otetaanpa esiin muutamia parhaita RPA:n käyttötapoja HR-alalla ja tarkastellaan työntekijän elinkaariprosessia palkkaamisesta eläkkeelle siirtymiseen ja katsotaan, miten RPA auttaa kussakin vaiheessa.
#1. Rekrytoinnin automatisointi
Henkilöstöhallinnon ja kykyjen hankinnan tiimit joutuvat tekemään paljon työtä potentiaalisten työntekijöiden hankkimiseksi, pisteyttämiseksi ja heidän kanssaan viestimiseksi. RPA:ta voidaan käyttää rekrytointiprosessin eri osa-alueilla.
Mainosten lähettäminen:
Kun rekrytoiva johtaja on ilmoittanut uuden työntekijän tarpeesta ja lähettänyt työn yksityiskohdat ja vaatimukset, hän voi käyttää RPA-työkaluja automatisoidakseen työpaikkailmoituksen useilla eri verkkosivustoilla. Koska tarjolla on niin paljon erilaisia sivustoja, tämä on klassinen, aikaa vievä ja vaiheittainen tehtävä, joka voi säästää henkilöstöhallinnon tiimeiltä paljon aikaa.
Ehdokkaiden seulominen:
Automaatio on jo käytössä koko alalla hakijaseurantajärjestelmän (ATS) muodossa, joka seuloo ansioluettelot ennalta määriteltyjen avainsanojen perusteella.
Haastattelun valinta:
Kun ansioluettelot on seulottu, henkilöstöhallinto voi tarkastella parhaita ehdokkaita ja valita heidät haastatteluun. RPA-työkalut voivat automatisoida tarjoukset ja lähettää ehdokkaiden haastatteluja. Lisäksi voit lähettää hylätyille hakijoille automaattisia hylkäyskirjeitä.
Tarjouskirjeiden lähettäminen:
Oikean ehdokkaan ja tarjouskirjeen lähettäminen vaatii paljon hallintoa. Näiden kirjeiden on oltava henkilökohtaisia ja sekä yrityksen että lakisääteisten määräysten mukaisia. RPA-robotit ovat loistava valinta näiden säännösten syntetisointiin ja sen varmistamiseen, että tarjouskirjeesi ovat ajan tasalla.
Lisäksi teknologiaa voidaan mukauttaa myös hakijoiden vastausten seurantaan ja rekrytoivien johtajien päivitysten lähettämiseen sähköpostitse.
#2. Onboarding-automaatio
Kun olet löytänyt uudet työntekijät, työsi on vasta alussa. Onnistunut perehdytys on yksi suurimmista tekijöistä, jotka ennustavat työntekijöiden pysyvyyttä, joten se on saatava kuntoon.
Kun yhä useammat tiimit omaksuvat etätyön ja hybridityön, uudet työntekijät jäävät helposti huomaamatta. Jos haluat, että uudet työntekijät pääsevät heti vauhtiin, ratkaisu on perehdyttämisprosessin osien automatisointi. Seuraavassa on muutamia aloja, joilla RPA voi auttaa HR-tiimejä.
Taustatarkastukset:
Taustatarkastukset voidaan automatisoida näyttämällä RPA-roboteille, miten tietoja lähetetään ja kerätään asianmukaisista portaaleista. RPA-robotit voivat auttaa työhistorian, pätevyyden ja rikostaustan tarkistamisessa.
Työntekijän tiedot:
Uudet työntekijät on lisättävä HR-järjestelmiin. RPA-järjestelmät voivat korvata tietojen syöttämisen poimimalla asiaankuuluvat tiedot asiakirjoista ja siirtämällä ne asianmukaiseen järjestelmään.
Asiakirjapyynnöt:
RPA-työkalut voivat automatisoida erilaisten työntekijäasiakirjojen, kuten henkilöllisyystodistusten, veroasiakirjojen, tutkintojen, suositusten ja niin edelleen, pyytämisen ja lataamisen.
Tilin valtuuttaminen:
Uudet työntekijät tarvitsevat kirjautumistunnukset yrityksen ohjelmistoihin, koneisiin ja kaikkiin asiaankuuluviin portaaleihin. RPA-työkalut voivat sekä valmistella että välittää näitä tilejä.
Oppiminen ja kehittäminen:
Oppimis- ja kehittämismateriaalit ja tiedot, kuten yrityksen käsikirja, olisi lähetettävä työntekijöille, jotta he pääsevät vauhtiin. RPA-työkalut voivat auttaa sekä toimittamaan että seuraamaan vuorovaikutusta tämän materiaalin kanssa ja varmistaa, että työntekijäsi ovat valmiita tuottavuuteen.
#3. Työntekijöiden tietojen hallinta
Kun uudet työntekijät ovat päässeet työhön, on tehtävä monia tehtäviä. RPA voi auttaa virtaviivaistamaan monia näistä töistä.
Matka- ja kuluraportit:
Matka- ja kuluraportit ovat toinen manuaalinen tehtävä, joka jää usein henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon vastuulle. Näiden kustannusten seuranta on tärkeää, jotta yrityksillä on ajantasainen kirjanpito ja jotta työntekijät voivat saada korvauksen kuluista.
Optista merkintunnistusohjelmistoa (OCR) voidaan käyttää RPA-työkalujen rinnalla kuittien lukemiseen ja käsittelyyn, niiden tarkistamiseen yrityksen matka- ja kulusääntöjen perusteella ja tietojen hyväksymiseen tai eskalointiin, mikä johtaa sujuvaan ja nopeampaan käsittelyyn.
Lomanhallinta:
Lomien ja vapaapäivien pyytäminen sähköpostitse voidaan helposti hoitaa RPA-työkaluilla. OCR-ohjelmiston avulla he voivat muuttaa jäsentymättömän tiedon pyynnöksi ja käsitellä myös hyväksymis- tai hylkäämisilmoituksia.
Suorituskyvyn hallinta:
Suorituksen johtaminen on osa mitä tahansa tervettä organisaatiota. Henkilöstöhallinnon tiimien on koottava paljon tietoja voidakseen antaa tarkkoja arviointeja, ja RPA-työkalut sopivat erinomaisesti tietojen keräämiseen erilaisista tietokannoista, taulukoista ja muista tietolähteistä ja niiden keskittämiseen suorituksenhallinnan arviointeja varten.
Palkanlaskenta:
Kirjanpitoryhmä käsittelee palkanlaskennan yhteistyössä henkilöstöhallinnon kanssa. Työhön liittyy paljon tietojen syöttämistä ja manuaalista tietojenkäsittelyä, kuten lomapalkkojen, vähennysten, ylityökorvausten, sopimusten ja niin edelleen hallinnointia.
RPA voi automatisoida HR:n ja palkanlaskennan välisen viestinnän ja varmistaa, että ratkaisevia yksityiskohtia ja asiakirjoja säästetään, mikä johtaa oikea-aikaiseen ja täsmälliseen palkanlaskentaan ja tyytyväisiin työntekijöihin.
Vaatimustenmukaisuus:
Säädökset muuttuvat jatkuvasti, ja henkilöstöhallinnon tiimit joutuvat kamppailemaan niiden perässä. Kun työlainsäädäntö muuttuu, RPA-robotit voidaan ottaa käyttöön yrityksen asiakirjojen, työntekijätietojen ja raporttien päivittämiseksi nopeasti ja tarkasti.
#4. Poistumisen hallinta
Poistumisen hallinta on olennaisesti perehdytyksen toinen puoli, jossa henkilöstöhallinto huolehtii työntekijän sujuvasta poistumisesta eläkkeelle siirtymisen, irtisanomisen tai uusille laitumille siirtymisen vuoksi. Prosessiin liittyy paljon hallinnollista työtä, kuten kirjeiden lähettäminen, IT-valtuuksien poistaminen ja jopa poistumishaastattelujen tai -kyselyjen järjestäminen.
Muita alueita, joita RPA-työkalut voivat automatisoida, ovat yrityksen omaisuuden tuottoa koskevat pyynnöt ja kirjaaminen, yrityksen kulkukorttien mitätöinti, esimiesten ilmoittaminen ja poistumisasiakirjojen luominen.
Kuten näet, RPA voi auttaa henkilöstöhallintotiimejä automatisoimaan tehtäviä koko työntekijän elinkaaren ajan.
RPA:n HR-osaston tapaustutkimukset
Tapaustutkimus #1. Robottiprosessien automatisointi HR:lle ja palkanlaskennalle
Ensimmäinen RPA in HR -tapaustutkimuksemme osoittaa, mitä hyötyä palkanlaskentaprosessin automatisoinnista on HR-tiimeille. Asiakas oli Yhdistyneessä kuningaskunnassa toimiva rekrytointipalveluyritys, jolla oli vaikeuksia hallita työntekijöiden lomia ja muita poissaoloja.
Henkilöstö käytti verkkoportaalia vapaiden hakemiseen ja sairauspoissaolojen ilmoittamiseen. Henkilöstötiimi käytti kuitenkin edelleen offline-henkilöstöohjelmistojärjestelmää palkanlaskentaan, jota oli mukautettava poissaolojen perusteella. Tämä prosessi oli kuukausittainen, aikaa vievä ja inhimillisten virheiden altis.
Yritys teki tarkastuksen nykyisestä tietotekniikkajärjestelmästään ja palkanlaskentaohjelmistostaan ja määritteli menetelmän näiden järjestelmien integroimiseksi. Ratkaisu sekä valmistelee että automatisoi viestinnän sekä työntekijälle että henkilöstöhallinnon tiimille poissaolosta johtuvien muutosten vahvistamiseksi.
Seuraavaksi kuukauden loppuun mennessä suoritetaan koepalkkalaskelma, joka edellyttää HR-asiantuntijan hyväksyntää. Hyväksyntää odotettaessa robotti laatii asiakirjan, joka sisältää palkat, jotka on mukautettu vakuutuspäivien, bonusten jne. mukaan, ja lähettää sen sähköiseen pankkijärjestelmään.
Tuloksena näihin tehtäviin käytetty aika väheni 920 prosenttia kuukaudessa, palkkavirheet vähenivät ja hankkeen tuotto oli yli 10 prosenttia.
Tapaustutkimus #2: Robottiprosessien automatisointi HR-toiminnoissa
RPA:n käyttö HR-toiminnoissa on varma tapa lisätä tehokkuutta. Eräässä tapaustutkimuksessa valtava offshore-ulkoistamisyritys, joka työllisti yli 200 000 työntekijää, kärsi suuresta henkilöstön vaihtuvuudesta ja kaikista siihen liittyvistä ongelmista. Työntekijöiden tietoja säilytettiin eri järjestelmissä, ja aloittamis- tai lopettamisprosessi oli erittäin tehoton.
Yksi organisaation suurimmista ongelmista oli se, että eri osastot omistivat tai vastasivat eri tehtävistä. Työntekijöiden palvelukseen ottamiseen ja palveluksesta poistamiseen liittyvät tehtävät oli jaettu henkilöstöhallinnon, tilojen ja tietotekniikan kesken.
Kukin ryhmä työskenteli itsenäisesti. Siksi luovutukset oli koordinoitava, ja ne aiheuttivat usein pitkiä viiveitä ja turhautumista työntekijöille. Yksi jatkuvista ongelmista oli se, että tiimit jakoivat tietoja jäsentymättömänä datana, joka piti syöttää manuaalisesti eri järjestelmiin, mikä oli sekä aikaa vievää että virhealtista.
Yritys ratkaisi nämä tehottomuudet luomalla kokonaisvaltaisen ratkaisun, joka kykeni organisoimaan jokaisen osaston toimintaa. He loivat verkkoportaalin, jonka avulla tiimit voivat siirtää tietoja keskitettyyn järjestelmään, mikä lyhensi osastojen välisiä odotusaikoja sallimalla syötteet samanaikaisesti tai peräkkäin.
Tämän jälkeen liiketoimintaprosesseja käsiteltiin vaiheittain, ja kukin tiimi sai sähköpostitse tiedon siitä, mitä tarvittiin. Lopputuloksena oli paljon nopeampi palveluksesta poistuminen, joka paransi yrityksen turvallisuutta ja säästi yrityksen omaisuuden menetyksiä.
Yritys lyhensi käsittelyaikaa 90 prosenttia, paransi turvallisuutta ja lisäsi työntekijöiden tyytyväisyyttä.
Tapaustutkimus #3: Robottiprosessien automatisointi HR-toiminnoissa
Monikansallinen yritys, joka tarjoaa liiketoimintakonsultointia, IT- ja ulkoistuspalveluja 50 maassa yli 1000 asiakkaalle, oli suuren haasteen edessä. Organisaation koko ja laajuus olivat niin suuret, että sen henkilöstöresurssien ulkoistamispalvelut (HRO) vastasivat monista eri prosesseista. Näihin tehtäviin kuuluivat muun muassa lahjakkuuksien hankkiminen, työntekijöiden hallinnointi, oppiminen ja kehittäminen, henkilöstöedut ja työtyytyväisyys.
Suurin ongelma oli, että kukin näistä aloista vaati laajaa hallinnointia, manuaalisia tehtäviä ja monimutkaista koordinointia. Kaiken kukkuraksi monet heidän asiakkaistaan kasvoivat nopeasti, mikä tarkoitti, että yrityksen oli skaalautuva heidän mukanaan. Jos näin ei tehdä, syntyy pullonkauloja, jotka vähentävät työntekijöiden tyytyväisyyttä.
RPA-toimittajan kanssa tehdyssä tarkastuksessa paljastui useita prosesseja, jotka olivat vahvoja ehdokkaita automatisoitaviksi, kuten tietojen synkronointi eri sovellusten ja yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän välillä, tietojen poimiminen sähköposteista ja tietojen standardointi.
Yritys automatisoi useita prosesseja, kuten työvuorokorvausten laskemisen, tarjouskirjeiden luomisen uusille työntekijöille, taustatarkastukset, koulutusohjelmien aikataulut ja erilaiset palvelukseen astumisen jälkeiset prosessit.
Tuloksiin sisältyi 70 prosentin vähennys manuaalisissa tehtävissä, 55 prosentin parannus käsittelyaikaan ja lähes 700 000 dollarin nettosäästö.
Robottiprosessien automatisointi HR-haasteisiin
Vaikka RPA:n käyttöönotto HR-prosesseissa säästää aikaa, rahaa ja vaivaa, on olemassa joitakin ongelmia, jotka yritysten on ratkaistava, jotta käyttöönotto onnistuisi. Seuraavassa on lueteltu joitakin tärkeimpiä kysymyksiä, jotka vaikuttavat RPA:n ja HR:n käyttöönottoon työvoimassa.
#1. Tekniset taidot
Siirtyminen perinteisistä työpaikoista digitaaliseen ympäristöön RPA:n avulla edellyttää jonkin verran harkintaa. RPA on paljon nopeampi ottaa käyttöön kuin monet uudet ohjelmistotyökalut. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö kasvukipuja olisi.
Muutos on todellakin suunniteltava huolellisesti, ja sen keskeisiä vaiheita ovat vaatimusten ja prosessien selvittäminen. Parhaassa tapauksessa HR-tiimit uskaltavat rakentaa oman prosessiautomaationsa henkilökohtaisten työnkulkujensa pohjalta.
ZAPTEST Enterprise -käyttäjät saavat ZAP Expert -palvelun osana vuositilaustaan. Nämä koulutetut ja pätevät ZAP-asiantuntijat tarjoavat erityistä tukea prosessin löytämisen aikana ja koko tuotteen elinkaaren ajan. Asiantuntijatuki voi auttaa tiimejä saamaan käyttöönotosta kaiken irti tietämyksensä ja kokemuksensa ansiosta. Ne voivat myös tarjota koulutusta ja esittelyjä prosessiautomaation rakentamisesta ja tarjota huoltopalveluja maksimaalisen käytettävyyden varmistamiseksi.
#2. Osaston viestintä
Henkilöstöhallinto on organisaation ytimessä, ja se on yhteydessä moniin eri osastoihin ja tiimeihin. RPA-toteutuksessa on näin ollen hyödynnettävä eri osastojen, kuten talous-, laki- ja IT-osastojen, tietoja.
Käyttöönotto edellyttää ohjelmistosovellusten ja järjestelmien yhdistämistä toisiinsa, jotta tietojen jakamisesta saadaan kaikki hyöty irti. Se edellyttää myös osastojen välistä koordinointia ja sidosryhmien hyväksyntää.
#3. Muutosvastarinta
Automatisointiteknologiat ja erityisesti tekoäly voivat aiheuttaa laajoja häiriöitä koko työyhteisössä. Henkilöstöosastot eivät ole immuuneja näille muutoksille, mikä voi johtaa joidenkin työntekijöiden vastustukseen.
Sopeutuminen edellyttää avoimuutta, koulutusta sekä kokeiluja ja erehdyksiä. RPA-työkalut saattavat poistaa joitakin tehtäviä, mutta uusia mahdollisuuksia syntyy. Henkilöstöhallinnon henkilöstön uudelleenkoulutus auttaa heitä pysymään ajan tasalla digitaalisen työpaikan aikakaudella.
Kaiken kaikkiaan automaation käyttö henkilöstöhallinnossa antaa HR-ammattilaisille mahdollisuuden käyttää vähemmän aikaa rutiinitehtäviin ja enemmän aikaa ihmisläheisiin toimintoihin. Tämä voi tapahtua monissa eri muodoissa, kuten tukemalla uusien työntekijöiden sopeutumista, parantamalla työtyytyväisyyttä säännöllisillä tarkastuksilla tai jopa auttamalla oppimisessa ja kehittämisessä.
RPA:n trendit HR:ssä
RPA on jännittävä alue, joka pystyy joustavasti kehittymään ja vastaamaan yritysten vaatimuksiin. Seuraavassa on lueteltu joitakin trendejä, jotka muokkaavat RPA-teknologiaa HR-alalla.
#1. Työntekijöiden tyytyväisyys
RPA on tunnettu kyvystään lisätä työntekijöiden tyytyväisyyttä. Suuri osa tätä asiaa koskevasta uutisoinnista liittyy arkipäiväisten tehtävien automatisointiin, jolloin työntekijät voivat keskittyä kiinnostavampiin ja mielenkiintoisempiin tehtäviin.
Kuten Deloitte huomauttaa, myös palkanlaskennan, työhönoton ja suoritusarviointien automatisointi voi kuitenkin lisätä tyytyväisyyttä. He odottavat, että yritykset investoivat jatkossakin RPA-työkaluihin, joilla parannetaan työntekijäviestintää ja annetaan henkilöstöhallinnon henkilöstölle mahdollisuus suunnitella ja toteuttaa parempia strategioita työntekijöiden onnellisuuden ja sitouttamisen edistämiseksi.
#2. RPA voi täyttää HR:n tuottavuusvajeen
Kuten The Hackett Groupin tutkimuksessa todetaan, HR-työmäärä kasvoi tänä vuonna 10 prosenttia, kun taas henkilöstömäärärahat pysyivät ennallaan. Tuloksena on 10 prosentin tuottavuusvaje ja 10 prosentin tehokkuusvaje.
Enemmän tekeminen vähemmällä on yksi RPA:n vakuuttavimmista eduista. Teknologia voi automatisoida monia toistuvia tehtäviä ja korjata tuottavuus- ja tehokkuusvajeita, kun taas älykkään automaation avulla henkilöstöhallintotiimit voivat automatisoida monimutkaisempia tehtäviä.
#3. Digitaalisen työvoiman sitoutuminen
Digitaalisesta työvoimasta – laitteista, sovelluksista ja tiedoista koostuvasta, sijainnista riippumattomasta ja aina yhteydessä olevasta ekosysteemistä – on tullut todellisuutta viime vuosina. COVID-19 nopeutti digitaalista muutosta, mikä johti hybridi- ja etäyhteyksiä käyttävien tiimien määrän kasvuun. Viime aikoina yritykset ovat kuitenkin kutsuneet työntekijöitä takaisin toimistoon, mikä on ollut heidän kauhukseen.
Gallupin kyselytutkimusten mukaan 9 työntekijää kymmenestä suosii etätyötä tai hybridityötä. Microsoftin tutkimus kuitenkin osoittaa, että kotona työskentely voi vähentää yhteistyötä ja yhteyksiä. RPA-työkalut voivat yhdessä työvoiman organisointiratkaisujen kanssa toimia liimana, joka pitää työntekijät yhteydessä toisiinsa ja tekee yhteistyötä, mikä vähentää toimistotyön tarvetta.
RPA HR:ssä: Mitä tulevaisuus tuo tullessaan?
Tulevaisuuden RPA- ja HR-sovellukset riippuvat RPA-työkalujen täydentämisestä tekoälyllä. Seuraavassa on joitakin jännittävimpiä tulevaisuuden mahdollisuuksia.
1. Automaattinen rekrytointi
Rekrytoinnin automatisointi on paljon muutakin kuin ajan säästämistä. Tulevaisuudessa sitä käytetään myös oikeiden työntekijöiden palkkaamista koskevien päätösten tekemiseen. Riittävien tietojen avulla koneoppimisen työkalut voisivat yhdistää työkokemuksen, pätevyyden, psykologiset tiedot ja haastattelukysymykset ja valita täydelliset hakijat.
Lisäksi nämä työkalut voisivat myös tehdä päätöksiä ja suosituksia ilman ihmisen puolueellisuutta. Tekoäly ei ole vielä aivan siinä pisteessä, ja siinä on vielä sisäänrakennettuja ennakkoluuloja, jotka on korjattava. Oikeanlaisen koulutuksen tai suojatoimien avulla kognitiivinen RPA voi kuitenkin johtaa oikeudenmukaisempaan työpaikkaan.
2. Teollisuus 4.0
Teollisuus 4.0 viittaa neljännen teollisen vallankumouksen käsitteeseen. Se on analytiikan, automaation, ihmisen ja koneen välisen vuorovaikutuksen ja kehittyneen valmistuksen yhdistyminen.
Tutkimusjulkaisussa A Structured Approach to Implementing Robotic Process Automation in HR (Balasundaram, 2020) kirjoittajat toteavat, että ”johdonmukaisuuden varmistaminen henkilöstöprosesseissa ja arvon tuottaminen lahjakkuuden avulla on jäänyt henkilöstöhallinnolta saavuttamatta”.
Kirjoituksessa väitetään, että tämä teknologinen häiriö luo henkilöstöhallinnon tiimeille uusia mahdollisuuksia saavuttaa kustannussäästöjä, lisätä tehokkuutta ja parantaa asiakkaiden palvelutasoa. Kirjoittajat ehdottavat, että ”arvon tuottaminen lahjakkuuden avulla” voidaan saavuttaa erilaisilla automaatiotekniikoilla, kuten RPA:lla, tekoälyllä/ML:llä, älykkäällä prosessiautomaatiolla ja muilla tekniikoilla.
3. Kansalaiskehittäjien räätälöimät HR-ohjelmistot
Yksi suuntaus, joka on nyt alkamassa, mutta yleistyy tulevaisuudessa huomattavasti, on henkilöstöammattilaisten rakentamien, pitkälle räätälöityjen ohjelmistojen käyttö. Low-code- ja no-code-työkalujen yleistymisen ansiosta kansalaiskehittäjät voivat tehdä HR-ohjelmistoja, jotka vastaavat heidän yksilöllisiä tarpeitaan. Sen sijaan, että HR-tiimit toivoisivat, että valmisohjelmisto täyttää heidän vaatimuksensa, ne voivat rakentaa RPA-työkaluja omien vaatimustensa, työnkulkujensa ja yrityskulttuurinsa pohjalta.
Kun näiden räätälöityjen työkalujen ominaisuuksia laajennetaan tekoälyllä ja ML:llä, ohjelmistotestauksen automatisointi on avainasemassa varmistettaessa, että nämä HR-työkalut ovat luotettavia ja toimivia.
Lopulliset ajatukset
Robottiprosessien automatisoinnilla on loputtomasti sovellusmahdollisuuksia henkilöstöhallinnossa. Ammatissa on paljon toistuvia, sääntöihin perustuvia tehtäviä, jotka ovat erinomaisia ehdokkaita automatisointiin. Älykkäiden automaatiotyökalujen myötä RPA:n käyttöala HR:ssä vain kasvaa.
RPA-henkilöstöohjelmistot muokkaavat liiketoiminnan tulevaisuutta auttamalla tiimejä saamaan kaiken irti työntekijöistään, omaksumaan digitaalisen työvoiman ja muuttamaan inhimillisen pääoman strategiseksi eduksi.
