A
Un rapport récent de Research Nester
suggère que deux tiers des tâches de gestion seront automatisées d’ici 2024. L’automatisation robotique des processus (RPA) est une solution logicielle très polyvalente qui jouera un rôle déterminant dans la transformation du monde des affaires.
Les entreprises de tous bords peuvent utiliser la RPA pour automatiser un ensemble varié de processus, d’applications et d’opérations, avec des avantages tangibles tels que le gain de temps et d’argent et l’augmentation de la productivité et de la satisfaction des employés.
Cet article met en lumière quelques-unes des meilleures façons dont les équipes peuvent utiliser la
RPA
pour améliorer l’efficacité, réduire les coûts et atteindre de nouveaux niveaux de productivité.
10 processus commerciaux manuels, applications,
et les opérations rendues possibles par la RPA
Le marché de l’automatisation des processus robotiques se développe à un rythme effréné. Selon les sources, le taux de croissance annuel composé (TCAC) de l’industrie pour les sept prochaines années devrait se situer entre
20%
à
40%
.
Il est clair que les chefs d’entreprise considèrent l’investissement dans la RPA comme un élément clé de leurs stratégies de transformation numérique. Alors que les entreprises tournées vers l’avenir adoptent
hyperautomation
L’adoption de la RPA sera quasi universelle.
Les équipes qui adoptent ce logiciel auront une longueur d’avance sur leurs concurrents, car la RPA sera en mesure de gérer des opérations telles que la saisie de données, le traitement des factures et des paiements, les tâches de service à la clientèle, l’intégration des employés, etc.
Voici quelques-unes des tâches que cette technologie peut automatiser, permettant aux entreprises d’utiliser leurs ressources de manière plus judicieuse.
#1. Saisie de données
La saisie de données est une fonction commerciale vitale à l’ère numérique. Pourtant, c’est aussi l’un des processus manuels les plus répétitifs et les plus fastidieux. Elle souffre également d’un taux d’erreur humaine élevé. La mise en œuvre de l’automatisation est très utile pour les entreprises qui gèrent un grand nombre de données.
La RPA sera en mesure de gérer des opérations telles que :
- Extraction de données à partir de diverses sources, y compris des logiciels tiers
- Minimiser les erreurs humaines et garantir la qualité et l’intégrité des données
- Accélérer les processus de saisie des données
- Extraction et nettoyage des données pour s’assurer qu’elles sont correctement structurées pour les bases de données centralisées
Dans le dernier
rapport annuel de digital.gov de 2022
l’organisation a indiqué qu’elle avait aidé le gouvernement fédéral à réduire d’environ 1,5 million le nombre d’heures de travail grâce à la RPA.
L’une des études de cas présentées dans le rapport montre comment le Naval Supply System Command (NAVSUP) a utilisé la RPA pour accroître la valeur et l’efficacité de sa mission de réduction de la pollution et des matières dangereuses résultant de ses opérations maritimes.
La RPA a notamment permis à l’organisation de réduire la saisie manuelle des données dans l’outil de planification des ressources de l’entreprise (ERP) de la marine. Les processus automatisés comprennent la lecture et la capture de données à partir d’une application web et leur envoi vers leur ERP. Le responsable technique de NAVSUP estime que l’adoption de l’APR a permis de réduire le temps de formation de plusieurs jours ou semaines à quelques minutes seulement. Globalement, le processus a permis d’économiser plus de 6 000 heures de travail manuel par an.
Pour en savoir plus sur le projet, cliquez ici.
#2. Traitement des retours
Comme le savent tous ceux qui gèrent une entreprise de commerce électronique, le traitement des retours est une tâche qui prend beaucoup de temps.
Les taux de retour moyens pour les plateformes d’e-commerce s’élèvent à 18,1 %
Selon d’autres estimations, ce chiffre serait plus proche des 30 %. Le traitement des retours est l’une des tâches qui n’ajoutent pas de valeur au carnet de commandes. Cependant, l’absence d’efficacité peut nuire à la réputation d’une entreprise et entraîner la perte de clients.
Le traitement d’une déclaration comporte plusieurs étapes manuelles. La RPA sera en mesure de gérer des opérations telles que :
- Lire et extraire les informations de la communication du client et les ajouter au système d’ordre de retour.
- gérer les retours en répondant aux clients, en envoyant des étiquettes d’expédition et en assurant le suivi du retour
- coordonner les retours ou les échanges en autorisant les transactions et en mettant à jour les comptes
- Communiquer avec le client à chaque étape de son parcours, en lui fournissant des mises à jour de suivi et des calendriers.
Une politique de retour solide est importante. Shippo, une plate-forme américaine d’intégration de logiciels d’expédition, a communiqué les résultats d’une enquête menée par l’Agence européenne pour la sécurité maritime (ESA).
enquête récente
qui suggère que plus de huit clients sur dix lisent la politique de retour d’une entreprise avant d’acheter des marchandises, et que près de la moitié d’entre eux choisiront d’autres vendeurs si la politique n’est pas à leur goût.
L’automatisation de la politique de retour transforme les opérations de commerce électronique, car elle permet au personnel de se concentrer sur les tâches qui génèrent du chiffre d’affaires et fidélisent les clients.
#3. Embarquement
La valeur des expériences d’intégration solides est devenue très évidente ces dernières années. L’intégration des utilisateurs est au centre de l’attention en raison de son impact sur les résultats. Toutefois, l’intégration des employés et des fournisseurs tiers est un processus essentiel qui mérite également une attention particulière. Les entreprises n’ont qu’une seule chance de faire une première impression, et si elles la réussissent, c’est un facteur prédictif important de relations solides et durables.
Cependant, l’accueil des nouveaux arrivants comporte de nombreux éléments mobiles. Parmi les processus manuels, on peut citer
- Remplir des formulaires
- Collecte et traitement des données
- Lecture et préparation de documents et de contrats
- Vérification des antécédents
- Communication en va-et-vient
L’enchevêtrement des tâches qui en résulte constitue une charge administrative qui peut ralentir les opérations. L’automatisation de l’accueil des nouveaux arrivants présente plusieurs avantages, notamment
- Une plus grande transparence grâce à l’analyse
- Amélioration de la coordination interservices
- Réduction des coûts
- Atténuation des risques et des retards
- Amélioration de la conformité
Si certains éléments de l’intégration nécessitent une touche plus personnelle, de nombreuses étapes peuvent être automatisées.
Certaines études de cas
montrent comment les départements RH ont économisé 2000 heures de travail par an et réduit les délais d’intégration de plus de 80%.
#4. Génération de rapports
La production de rapports est cruciale pour la plupart des entreprises. Il aide la direction à rester au fait des tendances au sein de l’entreprise et à prendre des décisions fondées sur des données. Cependant, la collecte de toutes ces données en un seul endroit peut prendre beaucoup de temps.
La fréquence des rapports est l’un des grands défis à relever. En fonction de l’organisation ou de l’objectif, les rapports peuvent être quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Dans de nombreux cas, ils sont nécessaires à la demande. La collecte de toutes les données provenant de différentes sources peut nécessiter un travail de coordination considérable, les informations étant souvent tirées de sources de données disparates et non structurées.
La RPA permet aux professionnels des ressources humaines, de la finance, du marketing ou d’autres départements de rassembler rapidement des informations provenant d’un large éventail de sources. Les robots peuvent être formés pour collecter des données à partir de courriels, de feuilles de calcul, de bases de données et d’une série d’applications. Le fait de fixer ces tâches à des intervalles spécifiques permet d’alléger le processus d’établissement des rapports.
La rédaction d’un rapport va bien au-delà de l’énumération de faits et de chiffres. Si les statistiques sont évidemment essentielles, leur véritable valeur réside dans la production d’informations précieuses. À bien des égards, cela en fait un cas d’utilisation classique de la RPA, car la technologie complète les travailleurs et les aide à produire un meilleur travail.
La RPA permet une division efficace du travail qui maximise les ressources. Les robots peuvent rapidement rassembler des données provenant d’un large éventail de sources, tandis que les travailleurs humains peuvent contextualiser et comprendre les données. Les entreprises peuvent économiser des heures chaque semaine ou chaque mois, ce qui s’accumule rapidement. C’est un mariage parfait entre l’efficacité des robots et la créativité humaine.
#5. Conformité KYC et AML
Les obligations en matière de connaissance du client (KYC) concernent un grand nombre d’entreprises différentes. Les banques et les institutions financières, les prêteurs, les FinTechs, les sociétés de paris, les courtiers, et plus encore, sont obligés de collecter et de gérer les données et les documents des clients pour aider à respecter les réglementations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent (AML).
Là encore, ces obligations n’ajoutent pas de recettes au carnet de commandes. Pourtant, le non-respect de ces règles est préjudiciable aux entreprises sous la forme d’amendes et d’atteintes à la réputation. En d’autres termes, ces tâches sont des candidats idéaux pour l’automatisation.
La RPA sera en mesure de gérer des opérations telles que :
- Lire et analyser les données et les documents relatifs aux clients
- Validation des informations sur les clients
- Compilation et vérification des données relatives aux clients
- Effectuer des évaluations de risques
- Communication avec les clients
City Union Bank (CUB),
une grande banque du sud de l’Inde, a mis en œuvre l’automatisation pour gérer le KYC et l’ouverture de comptes.
.
RPA activé :
- Une réduction de 66% de la main d’œuvre
- Accélération de l’ouverture des comptes (7x)
- Des taux d’erreur fortement réduits
Dans l’ensemble, il s’agit d’excellents résultats qui mettent en évidence la façon dont la RPA aide les entreprises à prospérer.
#6. Automatisation de la paie
La gestion des salaires prend beaucoup de temps aux entreprises de toutes tailles. Les grandes entreprises ont un personnel considérable à rémunérer, tandis que les petites entreprises n’ont pas toujours le budget nécessaire pour recruter du personnel spécialisé dans la gestion des salaires.
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles le traitement de la paie est un excellent candidat pour la RPA. Tout d’abord, il s’agit de tâches à haut volume et basées sur des règles. En effet, une grande partie du travail effectué relève de la catégorie du traitement des données. Le traitement manuel de la paie implique la collecte de données, la déclaration des dépenses, le calcul des impôts, les avantages sociaux et d’autres complexités.
Les avantages de la RPA pour l’automatisation de la paie sont notamment une plus grande rapidité, une plus grande précision, une réduction des coûts et un respect plus strict de la conformité. A
L’étude de cas d’un grand groupe hôtelier
montre le potentiel de la RPA dans le domaine de la paie : le groupe a réduit ses coûts de traitement de la paie d’environ 90 %, ce qui représente une économie de 200 000 dollars par an.
#7. Marketing
Les récentes conditions économiques difficiles ont contraint les chefs d’entreprise à envisager des réductions budgétaires. Comme toujours, les services de marketing sont parmi les premiers à ressentir les effets du ralentissement économique. Les équipes chargées de la génération de revenus sont invitées à « faire plus avec moins », ce qui est une tâche difficile dans l’environnement actuel.
Les coûts d’acquisition des clients (CAC) sont devenus incontrôlables ces dernières années. Pour certaines entreprises, la recherche de nouveaux marchés est devenue si compétitive qu’elle nuit à la rentabilité globale. La RPA peut aider les équipes marketing en automatisant un grand nombre de tâches répétitives et fastidieuses liées à la génération de revenus.
Dans un contexte marketing, la RPA sera en mesure de gérer des tâches telles que :
- Automatiser les campagnes de sensibilisation par SMS, courrier électronique et médias sociaux
- Enchères publicitaires PPC sur Google et Facebook Ads
- Tests A/B pour les annonces afin d’assurer une efficacité maximale des annonces
- Exécution de rapports de référencement pour les mots clés et l’efficacité de la campagne
- Evaluation et qualification des prospects
En fait, l’automatisation est tellement efficace pour le marketing qu’un grand nombre de logiciels spécialisés ont vu le jour ces dernières années pour s’acquitter de cette tâche. L’inconvénient est que certains de ces outils sont coûteux ou nécessitent une réduction du budget publicitaire, mais sans garantie absolue de résultats. Les outils de RPA permettent aux entreprises de construire leurs propres versions de ces machines en fonction de leurs objectifs et de leurs logiciels.
#8. Vérifications de solvabilité
Les vérifications de solvabilité sont un élément essentiel de la diligence raisonnable. Alors que la protection de votre entreprise devrait être une priorité absolue, de nombreuses équipes négligent de s’y atteler. En conséquence, ils en paient le prix au bout du compte.
Il existe plusieurs cas de figure dans lesquels les entreprises doivent procéder à des vérifications de solvabilité. Par exemple, lors de l’acceptation de nouveaux clients, fournisseurs ou employés. De plus, les vérifications de solvabilité font également partie de la conformité globale lors de l’embauche de nouveaux fournisseurs.
Les contrôles de solvabilité automatisés présentent plusieurs avantages pour les entreprises. Tout d’abord, ils sont rapides, ce qui améliore considérablement les délais de prise de décision des entreprises. Mais les avantages ne s’arrêtent pas là. L’élimination des êtres humains de l’équation présente d’autres avantages, tels que la réduction des préjugés potentiels à l’encontre des stagiaires et la réduction des coûts de main-d’œuvre associés.
La RPA permet aux entreprises de se connecter aux systèmes de travail, de collecter des données, de les comparer aux agences d’évaluation du crédit, d’extraire les informations pertinentes et de produire un rapport en quelques minutes. Les équipes peuvent même l’intégrer dans leurs flux de travail afin que le processus soit déclenché sans intervention humaine.
#9. Surveillance et comparaison des prix
Les entreprises peuvent se concurrencer sur plusieurs fronts. Ils peuvent se démarquer de leurs rivaux par la qualité de leurs biens ou services ou en offrant une assistance ou une commodité de niveau supérieur. Mais il ne faut pas oublier que le prix est un facteur important pour les consommateurs.
Sur des marchés encombrés, le prix est un avantage concurrentiel. En particulier, la tarification dynamique est un outil important sur les marchés à évolution rapide et à fort volume. Cependant, surveiller les concurrents pour voir comment ils ajustent leurs offres implique beaucoup de travail manuel. De plus, il s’agit d’une tâche qui demande beaucoup d’attention.
L’utilisation de la RPA permet aux équipes de parcourir les sites web des concurrents et de noter les changements de prix. Si l’objectif de l’entreprise est de rester en dessous ou dans une certaine fourchette des offres de ses rivaux, les équipes peuvent automatiser leurs prix pour qu’ils augmentent et diminuent en même temps que ceux de leurs concurrents. Il ne s’agit pas seulement de changements en temps réel, mais aussi de s’assurer que les systèmes de gestion de la relation client sont constamment mis à jour afin que les équipes de vente disposent toujours des meilleures informations pour les aider à conclure des affaires.
Les acheteurs peuvent également utiliser la RPA pour surveiller le prix des matières premières. En définissant des paramètres particuliers, ils peuvent se déplacer pour sécuriser les marchandises à des taux favorables, ce qui leur permet d’économiser des sommes incalculables.
#10. Planification et suivi des expéditions
Bien que les secteurs de l’expédition et de la logistique aient été les principaux adeptes d’une tendance générale à la numérisation, il existe encore une quantité surprenante de travail manuel dans les éléments de planification et de suivi de ces activités. Avec autant de fournisseurs différents, chacun disposant de son propre portail, la coordination de l’expédition et le suivi de la réception des marchandises peuvent prendre beaucoup de temps.
La RPA peut gérer des opérations telles que :
- Trouver les voies d’expédition les plus rapides ou les plus rentables
- Traitement des commandes et des paiements
- Communiquer avec un logiciel de gestion d’entrepôt ou d’inventaire
- Suivi des livraisons et audit complet
- Communiquer les mises à jour via les plateformes de communication
- L’établissement des factures
L’automatisation, qu’il s’agisse de tests de logiciels, de RPA ou autre, peut aider les détaillants, les boutiques de commerce électronique ou les sociétés de livraison tierces à mettre en œuvre une approche de la logistique plus centrée sur le client. La réduction des heures de travail manuel consacrées aux demandes d’expédition permet de réduire considérablement les coûts d’exploitation tout en garantissant aux clients les niveaux de service qu’ils exigent.
