Selon le
2023 Intelligent Automation Spend & Trends Report
54 % des entreprises prévoient d’investir dans la
RPA
cette année. Avec 42 % des personnes interrogées suggérant qu’elles ont déjà investi dans la RPA, il est juste de dire que les entreprises du monde entier se rendent compte des avantages significatifs de l’automatisation. Cette adoption généralisée est tout à fait logique : quelle organisation ne voudrait pas réduire ses coûts, augmenter sa productivité et avoir des employés plus heureux ?
Toutefois, si les avantages de la RPA sont clairs comme de l’eau de roche, le chemin vers l’automatisation est souvent moins bien compris. Le cycle de vie de la RPA comporte de nombreux pièges, mais vous pouvez facilement les éviter en appliquant une stratégie prudente. Réussite
La mise en œuvre de la RPA
commence par une évaluation et une planification minutieuses avant de passer à un programme rigoureux de tests, de déploiement et de maintenance.
Suivez ces dix étapes d’automatisation des processus robotiques pour vous assurer que votre mise en œuvre se déroule aussi bien que possible. Ce guide vous accompagnera depuis l’idéation jusqu’à la mise en œuvre de votre premier processus RPA.
Qu’est-ce que le cycle de vie de la RPA ?
Le cycle de vie de l’automatisation des processus robotiques décrit les différentes étapes nécessaires à la conception, à l’élaboration et à l’exécution d’un processus d’APR. La question de savoir quelles phases du cycle de vie de la RPA sont nécessaires pour une mise en œuvre réussie fait l’objet d’un débat animé et sain. Toutefois, les meilleures réflexions en la matière ont en commun quelques étapes, telles que l’évaluation, le test, la mesure et la maintenance. En tant que tel, le cycle de vie de l’APR s’inspire de bon nombre des meilleures pratiques employées dans le développement général de logiciels.
Nous vous présentons ici dix étapes critiques de la RPA qui donneront à votre projet les meilleures chances de réussite.
#1. Fixer vos objectifs
Tout bon cycle de vie de l’APR commence par la définition d’objectifs clairs. Par le groupe Standish, moins de 30 % des projets informatiques sont menés à bien. De nombreuses raisons expliquent ces chiffres désastreux, notamment une mauvaise planification, des exigences changeantes et un manque d’harmonisation entre les membres de l’équipe. Cependant, l’absence d’objectifs concrets est l’une des causes les plus pernicieuses d’échec des projets informatiques.
Tous les projets ou campagnes d’entreprise ont besoin d’objectifs explicites. Ils vous aident à rester concentré et vous permettent de fixer des objectifs bien définis et mesurables à atteindre. Par conséquent, avant d’envisager les processus RPA spécifiques que vous souhaitez automatiser, vous devez définir les raisons pour lesquelles vous vous engagez dans cette voie.
Définissez ce que vous souhaitez obtenir grâce au processus. Les objectifs typiques de l’APR comprennent, sans s’y limiter, certains des éléments suivants :
- Réduire les coûts
- Stimuler la productivité
- Accroître la satisfaction et la fidélisation des employés
- Devenir plus compétitif
- Réussir la transformation numérique
Quelle que soit votre motivation, veillez à définir clairement vos objectifs avant de passer aux étapes d’automatisation des processus robotiques ci-dessous.
Si vous avez besoin d’aide pour rédiger vos objectifs, utilisez l’acronyme SMART. Tous les objectifs devraient l’être :
- Sspécifique
- Measurable
- Achievable
- Rérents
- Time lié
Voyons comment vous pouvez appliquer le cadre SMART à un projet RPA.
Exemple de projet
Un site de commerce électronique souhaite créer un outil de comparaison des prix de ses concurrents afin de toujours proposer les prix les plus bas.
Spécifique :
Un robot RPA récupère les données de certains sites web à intervalles d’une heure, structure les informations dans une base de données et ajuste les prix sur le site web de l’entreprise pour s’assurer qu’elle est aussi compétitive que ses rivaux. Cette automatisation remplacera un processus d’entreprise existant qui fait appel à quatre travailleurs humains pour effectuer le travail.
Mesurable :
Le projet sera considéré comme réussi lorsque les quatre travailleurs humains ne vérifieront et n’ajusteront plus manuellement les prix sur les sites web.
Réalisable :
L’automatisation peut être réalisée en mettant en œuvre une solution RPA qui peut inspecter les pages, extraire les données de tarification et les exporter dans un tableau. Les solutions RPA doivent également s’intégrer dans le système de gestion de contenu et être autorisées à mettre à jour et à publier les nouvelles données.
Pertinent :
Le passage de flux de travail manuels à des flux de travail automatisés permettra à quatre employés d’économiser des heures de travail, ce qui contribuera à la réalisation des objectifs de l’organisation en matière de réduction des frais généraux du personnel.
Limité dans le temps :
Ce projet devrait être réalisé dans les trois prochains mois. La rapidité de mise en œuvre est importante, ce qui constitue un autre facteur expliquant pourquoi la RPA est le meilleur candidat pour ce poste.
#2. Identifier les candidats au processus d’APR
Ensuite, nous passons à l’une des étapes les plus importantes de la RPA : l’identification des processus que vous souhaitez automatiser. Dans l’étape précédente du cycle de vie de la RPA, vous avez défini vos objectifs. Ces objectifs doivent guider les tâches que vous identifiez comme candidates à la RPA.
Supposons que votre objectif soit de gagner du temps sur le traitement des salaires. Au cours de cette étape du cycle de vie du développement RPA, vous décomposez tous les processus impliqués dans la gestion de votre paie. Ensuite, vous décidez des étapes qui nécessitent encore une intervention manuelle et de celles qui se prêtent à un processus de RPA.
De même, si la satisfaction des employés est votre objectif, vous devez vérifier vos flux de travail existants et identifier les tâches répétitives et banales qui occupent le temps de vos employés.
En effectuant cette recherche, vous aurez une idée du nombre d’heures de travail ou d’autres ressources que vous pouvez économiser grâce à la mise en œuvre de la RPA. N’oubliez pas que pour que la RPA soit intéressante, les tâches et les processus que vous automatisez doivent représenter un volume suffisamment important.
Exemple de processus
Une société de transport maritime est durement touchée par la rotation du personnel. Le problème nuit à la productivité et aux niveaux de service aux clients. Une enquête interne révèle que la satisfaction des employés est faible en raison des volumes élevés de travail répétitif, tels que le suivi et la mise à jour des demandes d’expédition.
Afin d’accroître la satisfaction de ses employés, la société de transport maritime identifie le besoin d’un système automatisé qui remplace les recherches manuelles pour les mises à jour des transporteurs maritimes. Les processus d’APR concernés sont les suivants :
- Un robot recherche les sites web des fournisseurs de services d’expédition et fournit des mises à jour sur les livraisons à ses systèmes d’entreprise internes.
- Un bot envoie des courriels ou des SMS aux clients en temps réel, ce qui réduit le nombre de tickets, d’appels et de demandes d’assistance à la clientèle.
#3. Effectuer des tests de faisabilité
Les tests de faisabilité de la RPA impliquent de se plonger dans chaque processus RPA que vous avez identifié dans les étapes précédentes du cycle de vie du projet RPA et de comprendre réellement sa viabilité. Vous pouvez diviser votre évaluation de la faisabilité de l’APR en trois phases distinctes.
Phase 1 : Évaluation du processus
L’évaluation du processus d’APR doit être aussi détaillée que possible. Alors que des outils tels que ZAPTEST utiliser la technologie de vision par ordinateur (CVT) pour capturer et imiter les interactions entre l’homme et l’ordinateur dans le cadre d’une tâche, vous devez toujours documenter chaque étape jusqu’à la frappe du clavier. Il est temps de déterminer si les tâches que vous souhaitez automatiser sont réellement des processus basés sur des règles et des étapes.
Phase 2 : évaluation technique :
Ensuite, vous devez prendre en compte des questions plus techniques. Par exemple, si vous voulez obtenir un retour sur investissement, vous avez besoin de volumes de transactions élevés. De même, vous devez tenir compte d’éléments tels que l’évolutivité de votre projet, la stabilité des programmes avec lesquels vos outils de RPA interagiront et le degré d’ouverture de votre organisation à de nouveaux flux de travail et à la mise en œuvre de la RPA.
Réfléchissez au type d’entrées et de sorties de données nécessaires à la tâche. Si les entrées utilisent des données structurées, c’est une bonne chose. Si elles ne sont pas structurées, vous aurez peut-être besoin d’applications ou de modèles supplémentaires pour résoudre le problème.
Ensuite, vous devez réfléchir à votre pile logicielle. Comment intégrer votre logiciel RPA dans votre environnement technologique actuel ?
Phase 3 : évaluation du retour sur investissement :
Votre projet est probablement assorti d’un budget. Vous avez probablement cherché à vous faire une idée générale du coût de la mise en œuvre d’un flux de travail RPA. Il s’agit maintenant de faire les comptes et de voir si la mise en œuvre d’outils de RPA est non seulement rentable, mais si elle permettra à votre entreprise de gagner de l’argent. Selon McKinsey Digital, les projets de RPA peuvent apporter un retour sur investissement de l’ordre de 30 % et 200 %. au cours de la première année. Il s’agit d’une fourchette assez large, il faut donc essayer de la resserrer.
Exemple de processus
Une banque de taille moyenne s’est développée dans une nouvelle région. Dans le cadre de sa stratégie, elle propose des prêts aux nouveaux consommateurs. Cependant, le traitement de ces prêts est effectué manuellement, ce qui représente une charge considérable pour les employés actuels.
La direction effectue un test de faisabilité pour confirmer ce qui suit :
- Processus : L’approbation du prêt est basée sur des critères stricts ; l’intervention humaine n’est pas nécessaire pour la prise de décision car elle est basée sur des règles.
- Technique : Les formulaires de demande comprennent des données structurées, que le robot RPA peut traiter et renvoyer une approbation ou un refus.
- RCI : Le traitement manuel des demandes de prêt nécessitera l’embauche de cinq nouveaux membres de l’équipe, alors que la mise en œuvre d’un système RPA sera beaucoup plus rentable. Le retour sur investissement est assuré.
#4. Choisir la bonne solution RPA
Une fois que vous avez travaillé dur pour comprendre vos objectifs, décrit les processus que vous souhaitez automatiser et évalué la faisabilité de votre projet, il est temps de passer à la sélection du fournisseur. Il est essentiel de faire preuve de diligence raisonnable à l’égard d’un fournisseur et de sa solution, mais il n’existe pas de règles strictes en la matière. Tout dépend de la taille et de la portée de votre projet, des employés qui utiliseront la RPA, de votre budget et de toute une série d’autres facteurs.
Voici quelques-uns des principaux éléments à prendre en compte.
Exigences du projet :
Explorez les vendeurs qui ont fait leurs preuves dans votre domaine d’activité. Bien que les outils RPA soient flexibles, le fait de trouver des fournisseurs ayant une expérience dans votre secteur d’activité peut vous aider à accélérer le cycle de vie de votre développement RPA. Mais, et c’est peut-être le plus important, vous devez tenir compte de la taille et de l’étendue de votre projet et rechercher des fournisseurs en fonction de ces paramètres.
Par exemple, c’est le moment de réfléchir à l’étendue de l’utilisation de vos projets de RPA dans votre entreprise. S’il s’agit d’un projet de grande envergure nécessitant de nombreux postes de travail, les coûts de licence sont un élément essentiel à prendre en considération. De même, si votre entreprise poursuit une croissance agressive ou si les avantages d’un déploiement réussi de la RPA vous permettent d’évoluer, une solution offrant des licences illimitées à un prix d’abonnement unique sera judicieuse.
Technologie :
Réfléchissez à votre projet et aux outils spécifiques dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs. Parmi les éléments à prendre en compte, citons le nombre de licences nécessaires, la disponibilité de la technologie de vision par ordinateur, le code réutilisable, les scripts multiplateformes, les intégrations d’API, et bien plus encore. Essayez d’aligner l’USP du vendeur sur vos exigences.
Là encore, une grande partie de vos décisions sera influencée par la portée spécifique de votre projet. Par exemple, de nombreuses entreprises et administrations dans le monde entier dépendent encore de systèmes anciens. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les organisations ne migrent pas à partir de ces applications obsolètes, notamment le coût, la complication excessive et même la reconnaissance du fait que, bien que ces systèmes soient anciens, ils font encore plus ou moins le travail à un niveau acceptable.
Les outils RPA sont un excellent moyen de faire entrer ces outils dans la modernité. Si les API, les plateformes d’intégration et les travailleurs manuels sont autant de méthodes qui permettent de lire et d’écrire des données à partir de ces systèmes, les outils de RPA constituent une méthode beaucoup plus rentable. De plus, la nature modulaire de ces logiciels de RPA signifie que vous pouvez étendre les systèmes existants dans des solutions qui offrent des flux de travail plus robustes.
D’autres technologies peuvent donner un avantage à votre processus de flux de travail RPA, notamment les outils multi-applications et multi-plateformes. Si vos processus métier impliquent des intégrations entre différents appareils et applications ou une collaboration entre des équipes distantes, la RPA peut vous offrir la polyvalence dont vous avez besoin.
Facilité d’utilisation :
Les solutions RPA sont conçues pour permettre aux équipes non techniques de tirer le meilleur parti de l’automatisation. Les outils sans code ou sans script dotés d’interfaces intuitives constituent la meilleure option. Le codage prend beaucoup de temps et nécessite l’accès à des développeurs compétents. Les outils sans code, quant à eux, ne sont limités que par la créativité et les capacités de résolution de problèmes de votre travailleur.
Bien entendu, la facilité d’utilisation va au-delà d’une interface utilisateur intuitive. Le concept s’étend également à l’intégration efficace qui garantit que votre équipe sait comment tirer le meilleur parti de votre investissement dans l’automatisation. Nous vous recommandons de bien réfléchir aux différences entre un modèle de licence Logiciel + Services et un modèle de licence Logiciel seul.
Soutien :
Le soutien à la clientèle est crucial, en particulier pour les équipes qui se lancent pour la première fois dans des projets de RPA. De plus, une assistance réactive est indispensable lorsque vous automatisez des flux de travail critiques pour l’entreprise.
Certains outils, comme ZAPTEST, offrent l’accès à un expert dédié qui vous aidera à mettre en œuvre et à maintenir votre solution tout au long du cycle de vie de la RPA. Les experts ZAP certifiés sont formés dans un certain nombre de disciplines liées à l’automatisation, y compris les meilleures pratiques de mise en œuvre de la RPA. Nos experts peuvent vous aider à planifier et à développer des processus de flux de travail. De plus, grâce à leur expérience en matière d’automatisation des tests de logiciels, ils peuvent contribuer aux tests fonctionnels et de performance, que nous explorerons à l’étape 7 de ce guide.
En plus d’une assistance dédiée, recherchez des solutions de RPA avec une communauté d’utilisateurs dynamique ; les forums sont une excellente source d’informations.
Prix :
Le prix est toujours un facteur à prendre en considération. Personne ne dispose d’un budget illimité. N’oubliez pas que l’outil le plus cher n’est pas toujours le meilleur. Il faut donc rechercher la valeur ajoutée lors de la sélection d’un fournisseur.
La plupart des solutions RPA utilisent des licences mensuelles ou annuelles. Cependant, le prix de l’abonnement varie considérablement d’un fournisseur à l’autre. Recherchez les points de différence entre les fournisseurs, en particulier les licences illimitées. Au fur et à mesure que vous développez vos capacités RPA ou que vous faites évoluer votre entreprise, les licences illimitées garantissent que vos coûts sont fixes et prévisibles.
En outre, recherchez des fournisseurs qui incluent une assistance de premier ordre dans leur offre. Par exemple, notre offre Entreprise prévoit la mise à disposition d’un expert ZAP qui travaillera aux côtés de votre équipe pour mettre en place une implémentation qui donne des résultats. Les coûts d’un abonnement peuvent être compensés par le salaire d’un membre du personnel technique, ce qui se traduit par une valeur sérieuse.
Réputation :
La réputation d’un vendeur est un indicateur essentiel de sa fiabilité et de sa qualité. Aujourd’hui, nous pouvons tous consulter des avis en ligne pour le savoir. N’hésitez pas non plus à demander aux vendeurs des études de cas ou des témoignages pertinents.
Si vous souhaitez vous associer à une solution RPA ou proposer des services en marque blanche, parlez-en à votre fournisseur et demandez conseil aux consultants et partenaires existants. Ces solutions conviennent également aux agences et aux prestataires de services aux entreprises.
#5. Conception
La conception est une étape essentielle de la gestion du cycle de vie de la RPA. C’est le moment où toute votre planification et vos recherches prennent forme. Ici, vous pouvez vous appuyer sur les informations produites au cours de l’étape des tests de faisabilité et élaborer des cartes pour votre processus d’APR.
À ce stade, vous pouvez commencer à élaborer un document de conception de processus (PDD). Grâce à la disponibilité d’outils de communication et à l’hébergement en nuage, ces documents peuvent être très collaboratifs. Encouragez la coopération des parties prenantes, le cas échéant, afin de vous assurer que vous disposez d’un large éventail d’opinions.
Une fois que vous disposez d’un modèle du processus, vous pouvez établir une carte des dépendances. Il peut s’agir d’applications spécifiques, de bases de données et de feuilles de calcul qui servent de déclencheur, d’entrée ou de sortie à votre processus.
Si le processus A ne peut être mené à bien sans le processus B, il y a dépendance. Il s’agit bien sûr du cas le plus simple. Les projets de grande envergure comportant de nombreux processus interdépendants peuvent rapidement devenir un fouillis de dépendances.
#6. Développer
Le développement est l’une des parties les plus passionnantes de votre mise en œuvre de la RPA. C’est ici que toutes vos recherches se transforment en quelque chose de tangible. Selon le fournisseur de RPA que vous avez choisi, cette étape peut être très complexe et nécessiter des compétences techniques ou être très conviviale et intuitive.
ZAPTEST propose deux façons différentes de développer des processus RPA. Tout d’abord, vous pouvez utiliser un enregistreur à l’écran pour observer un travailleur humain pendant qu’il effectue la tâche que vous souhaitez transformer en flux de travail RPA. Notre technologie enregistre la tâche et la décompose en étapes modifiables. Vous pouvez également utiliser un logiciel de cartographie du flux de travail doté de fonctions de glisser-déposer pour programmer les étapes requises.
#7. Test
La prochaine étape du cycle de vie de l’automatisation des processus robotiques est cruciale. Même si l’automatisation de vos processus est terminée, vous devez la mettre à l’épreuve avant de la mettre en service. Certains processus RPA sont très simples, tandis que d’autres sont plus complexes en raison de dépendances, de volumes de transactions ou d’autres facteurs.
À ce stade, vous pouvez tester votre processus dans un environnement d’essai pour vous assurer qu’il fonctionne comme vous le souhaitez. Outils d’automatisation des tests de logiciels peut vous aider à vous assurer que vous êtes couvert sous tous les angles en créant une série de scénarios auxquels votre RPA pourrait être confronté. Vous devez élaborer des scripts de test détaillés qui mesurent les résultats obtenus par rapport aux résultats escomptés tout en exécutant des scénarios.
Les tests de performance et de charge sont également essentiels pour s’assurer que vos processus RPA sont suffisamment durables pour résister aux contraintes d’une utilisation quotidienne. En outre, si votre équipe de test est la mieux placée pour vérifier que votre mise en œuvre de la RPA fonctionne correctement, pensez également à demander l’avis des utilisateurs et des autres parties prenantes.
Conservez des dossiers méticuleux et enregistrez toutes les anomalies qui doivent être traitées.
#8. Mesure
Il existe un grand nombre d’indicateurs que vous pouvez utiliser pour mesurer le succès et les performances de vos tentatives d’automatisation. Bon nombre de ces indicateurs seront directement liés aux objectifs et aux objections que vous avez définis à l’étape 1. Toutefois, d’autres seront liées à des considérations telles que la vitesse de déploiement, le retour sur investissement, etc.
L’APR est un processus constant. Bien que l’idée soit de le mettre en place et de le laisser fonctionner, vous devez constamment surveiller vos processus pour vous assurer qu’ils produisent les rendements souhaités et qu’ils offrent des performances optimales.
Voici une liste de quelques mesures populaires de l’APR
- Vélocité : La durée moyenne du processus de bout en bout.
- Précision : Mesure en pourcentage de la précision des données traitées
- Valeur commerciale attendue : Mesure du temps, de l’argent ou d’autres ressources que votre processus RPA permet à votre entreprise d’économiser.
- Temps d’arrêt : Temps en heures ou en jours pendant lequel le processus d’APR est indisponible
#9. Plan de sauvegarde
Si le déploiement du workflow RPA consiste à abandonner les anciennes méthodes, vous devez toujours avoir un plan de secours. Comme le savent tous les professionnels de l’informatique et les chefs d’entreprise, les choses peuvent mal tourner à tout moment, et souvent au pire moment possible.
Si vous utilisez des processus RPA pour gérer des tâches critiques, vous avez besoin d’un plan de continuité des activités en cas de problème. Les plans de sauvegarde varient en fonction de la mise en œuvre, mais ils peuvent inclure le recours à des travailleurs manuels pour effectuer des tâches vitales pendant les périodes d’arrêt.
#10. Déploiement et maintenance
Une fois que vous avez vérifié ces étapes de mise en œuvre de la RPA, il est temps de libérer votre solution RPA dans un environnement de production.
Les processus d’APR sont très dépendants les uns des autres. Si votre processus reste inchangé, les applications intégrées, les feuilles de calcul et les bases de données peuvent changer. Ou, ce qui est tout aussi probable, les informations d’identification de sécurité peuvent changer. Lorsque cela se produit, votre processus RPA peut renvoyer des exceptions. Des programmes de surveillance, de test et de maintenance peuvent contribuer à garantir un temps de fonctionnement maximal.
Dernières réflexions
La mise en œuvre du processus d’APR doit être le résultat d’une planification réfléchie et délibérée. En suivant ces dix étapes, vous donnez à votre projet les meilleures chances de réussite. Les projets informatiques ont un taux d’échec inacceptable. Ne devenez pas une statistique. En suivant ces étapes, vous pourrez vous asseoir et profiter des avantages d’un projet RPA qui apporte de la valeur.
