L’un des aspects les plus fascinants de l’automatisation robotique des processus (RPA) est sans doute le haut niveau de polyvalence du logiciel. Les entreprises peuvent utiliser cette technologie dans la plupart des domaines où les humains interagissent avec les ordinateurs. À mesure que les industries progressent vers l’efficacité, les cas d’utilisation de la RPA augmentent en volume et en diversité.

Cet article explore les différentes tâches que la RPA peut être utilisée pour automatiser dans une grande variété d’entreprises. Ce mélange d’applications RPA, de cas d’utilisation et d’études de cas devrait inspirer les chefs d’entreprise tournés vers l’avenir et désireux d’économiser de l’argent et d’améliorer l’efficacité et la satisfaction des employés.

 

Banques et institutions financières

La finance est l’un des secteurs les plus propices à l’étude des cas d’utilisation de l’automatisation des processus robotiques. Le secteur utilise beaucoup de tâches à haut volume qui requièrent rapidité et précision. De plus, elle est encombrée de logiciels anciens et doit faire face à des contrôles réglementaires stricts. La RPA est taillée sur mesure pour chacun de ces scénarios.

Les banques et les institutions financières ont adopté une variété d’applications de la RPA. Certains de ces cas d’utilisation ont contribué à résoudre des problèmes de longue date, tandis que d’autres ont abordé des questions émergentes, en particulier les réglementations et les règles de conformité.

Voici deux des meilleurs exemples d’automatisation robotisée dans le secteur bancaire, qui doit répondre aux normes de gouvernance financière et augmenter son chiffre d’affaires grâce à un traitement plus rapide des prêts.

#1. Conformité réglementaire et règles de connaissance du client (KYC)

 

Les banques sont soumises à une forte pression pour contribuer à la lutte contre le KYC par le biais des contraintes liées à la lutte contre le blanchiment d’argent (AML). Le respect de ces normes a entraîné la nécessité d’augmenter le personnel et la technologie, et des rapports suggèrent que les dépenses liées à la RegTech atteindront environ 200 milliards de dollars d’ici 2028.

Le traitement des documents est l’un des goulets d’étranglement les plus importants auxquels les entreprises financières sont confrontées en matière de connaissance du client. Le problème majeur est que les dépenses n’augmentent pas les recettes, mais que le non-respect de cette règle entraîne de lourdes amendes. Ce dilemme met en évidence le besoin urgent de solutions pour le traitement KYC qui ne soient pas onéreuses.

Étude de cas RPA pour KYC

HDFC est la plus grande banque du secteur privé en Inde. Ils ont dû faire face à un pic de nouveaux clients, ce qui a ajouté une charge administrative importante. La lecture et le traitement des documents nécessaires pour satisfaire aux règles KYC impliquent de nombreuses tâches manuelles qui prennent du temps.

Ils ont utilisé une solution RPA pour extraire des données des applications de compte, y compris des documents scannés. Le logiciel RPA leur a permis de gérer l’ensemble du cycle KYC. En accélérant le processus, ils ont réduit les coûts et les heures de travail d’environ 50 %, augmenté la productivité globale de 60 % et réduit les erreurs humaines.

#2. Traitement des prêts

 

Le traitement des prêts est traditionnellement un processus très inefficace qui prend beaucoup de temps. Elle implique un nombre considérable de vérifications de données et beaucoup de paperasserie. Le secteur financier est surpeuplé et subit la concurrence de néo-banques perturbatrices. Les attentes des consommateurs se sont considérablement accrues ces dernières années, et la rapidité des décisions de prêt est souvent un facteur de concurrence entre les banques.

Étude de cas RPA pour le traitement des prêts

 

UBS est une banque suisse très présente dans le monde. Au cours de la conférence COVID-19, le Conseil fédéral suisse a approuvé des prêts à taux zéro pour les entreprises qui luttent contre la crise. Le défi pour UBS était de ne pas disposer de l’infrastructure nécessaire pour gérer le raz-de-marée d’applications.

Un arriéré de 10 000 demandes a été accumulé. Ainsi, dans le cadre de ses efforts globaux de transformation numérique, UBS a raisonné que la RPA pourrait être utilisée pour aider à traiter ces prêts. L’équipe a utilisé la RPA pour mettre en œuvre un processus d’automatisation en seulement six jours. La technologie a permis de faire passer le temps de traitement de chaque prêt d’environ 40 minutes à seulement cinq minutes, ce qui a permis d’économiser du temps et de la main-d’œuvre.

 

Soins de santé

Les organismes de soins de santé modernes sont confrontés à de nombreux problèmes. L’augmentation du nombre de patients, des exigences de conformité et des coûts d’exploitation, ainsi qu’une réputation souvent méritée de bureaucratie inutile, font de ce secteur un excellent candidat à l’automatisation. Des soins plus rapides et plus rentables sont essentiels à la confiance du public dans ces services.

#3. Accès aux données des patients

 

L’accès aux données des patients est essentiel pour fournir des soins optimaux. Cependant, bien souvent, ces informations sont dispersées dans des bases de données non connectées dans les cabinets médicaux, les hôpitaux et d’autres dépôts de données sur la santé. Cette situation conduit à des demandes de données inefficaces et à un traitement manuel important.

La RPA, tout comme l’automatisation des tests, peut être utilisée pour automatiser un grand nombre de ces processus, ce qui signifie que les médecins ont accès aux données dont ils ont besoin pour prendre des décisions plus éclairées.

Étude de cas de RPA pour l’accès aux dossiers des patients

Le National Health Service (NHS), le système de santé publique du Royaume-Uni, tient du miracle. Elle fournit des soins de santé gratuits aux 67 millions de citoyens du pays. Cependant, comme elle est constituée d’un amalgame de fiducies, de conseils et d’organes, elle a acquis une réputation d’inefficacité, de gonflement et de processus redondants.

Le NHS Dorset devait trouver un moyen pour les médecins généralistes d’accéder au Dorset Care Record (DCR), un ensemble de dossiers médicaux de patients. Bien entendu, comme ces dossiers contiennent des informations sanitaires et sociales sensibles, la sécurité est une préoccupation majeure.

La solution RPA consistait à créer des comptes pour chacun des 1 500 médecins généralistes de la région du Dorset afin de permettre une recherche sécurisée et efficace des patients. Ce processus permet aux médecins généralistes de gagner beaucoup de temps et d’avoir accès à l’historique précis des patients en appuyant sur un bouton, ce qui permet de résoudre un problème important auquel est confrontée une organisation surchargée.

Ressources humaines

Les départements des ressources humaines (RH) couvrent un large éventail de responsabilités. Pourtant, la gestion des employés implique de nombreux formulaires et un travail banal et répétitif pour répondre aux normes de conformité. Parmi ces tâches figurent le traitement des données relatives aux salariés, l’enregistrement de la formation et du développement, l’enregistrement des congés et des absences, ainsi que l’intégration des salariés.

#4. Embarquement des employés

 

Ces dernières années, le recrutement des employés est devenu une question brûlante. De nombreuses entreprises peinent à trouver les meilleurs talents, et même lorsqu’elles y parviennent, elles ont du mal à retenir leurs nouveaux employés.

L’intégration des employés comprend plusieurs petites tâches. Il s’agit notamment de vérifier les antécédents, d’envoyer des lettres d’offre, d’activer les comptes des employés pour les logiciels internes et de diffuser les documents et manuels pertinents.

Pour les grandes organisations, ces processus se traduisent par une perte de temps considérable qui pourrait être consacrée à des éléments plus humains des RH, comme le fait de s’assurer que le personnel s’intègre correctement et se sente soutenu. À l’ère du travail hybride et à distance, ces facteurs ont rarement été aussi importants.

Etude de cas RPA pour l’intégration des employés

 

Une grande entreprise sidérurgique américaine connaissait une période de croissance soutenue. Cette situation les a obligés à procéder à un grand nombre d’embauches. L’un des problèmes majeurs auxquels ils étaient confrontés était que leurs activités étaient réparties sur l’ensemble du territoire américain, ce qui faisait de l’intégration un défi à forte intensité de main-d’œuvre.

La coordination de cet effort entre différents sites a posé plusieurs problèmes. Elle a également nécessité une collaboration interdépartementale. Par exemple, le service informatique et le service des ressources humaines devaient travailler ensemble pour fournir des identifiants pour les systèmes et les ordinateurs portables. Il en est résulté un effort désordonné et désorganisé qui a entraîné des retards, nui à la productivité et même provoqué une rotation des nouveaux employés.

L’entreprise a reconnu la nécessité d’un système plus efficace. Ils ont opté pour une solution permettant d’automatiser le processus d’intégration. Ce logiciel utilise la RPA pour lire et comprendre les documents des employés et mettre à jour les informations dans les bases de données de l’entreprise. Il s’agissait également d’utiliser la technologie pour déclencher des lettres d’offre et, éventuellement, des documents pour les nouveaux employés. Enfin, la RPA a également été utilisée pour attribuer des logins et des accès aux logiciels à différents employés en fonction de leur rôle au sein de l’organisation.

Dans l’ensemble, l’adoption de processus RPA a permis d’économiser du temps et de l’argent, d’accroître la satisfaction des employés et de faciliter un processus d’intégration bien géré et exempt d’erreurs.

Comptabilité

Les services comptables des grandes entreprises traitent un nombre incroyable de transactions mensuelles. Traditionnellement, il s’agit d’un processus à forte intensité de main-d’œuvre qui implique la numérisation de documents, l’extraction de données de divers systèmes et une quantité considérable de saisie de données. Il est compréhensible que ces processus soient sujets à l’erreur humaine.

L’automatisation des logiciels et la RPA peuvent être utilisées pour automatiser les comptes clients, les comptes fournisseurs, la paie, la conformité fiscale, les rapports, les prévisions, etc.

#5. Audit

 

Les audits ne sont qu’un des domaines de la comptabilité que la RPA peut améliorer. Chaque audit consiste en une série de tâches manuelles et répétitives à fort volume. Ces tâches constituent une ponction sur le capital humain et détournent les travailleurs humains des emplois à forte valeur ajoutée.

La RPA pour les audits augmente la précision, le débit et la détection des fraudes. La mise en œuvre de cette technologie permet d’accroître la satisfaction des clients et des employés, tout en réduisant les coûts.

Étude de cas RPA pour l’audit

Dans le document de recherche intitulé Robotic Process Automation (RPA) Implementation Case Studies in Accounting : A Beginning to End Perspective (Zhang, 2022), les auteurs présentent divers cas d’utilisation de la RPA. L’étude porte sur une société basée aux États-Unis qui est fortement impliquée dans l’audit d’entreprises privées du secteur immobilier.

 

Avant la mise en œuvre de la RPA, le flux de travail du client se composait des étapes suivantes :

 

1. a) Téléchargement des documents dans le logiciel fiscal
2. b) Exécution de plusieurs calculs
3. c) Téléchargement des données basées sur ces calculs
4. d) Reformatage du fichier à des fins de reporting

 

Les chercheurs font état d’une résistance considérable à l’automatisation de la part des auditeurs des entreprises. Cependant, une fois que la direction a démontré les avantages, l’adhésion a été rapide. En outre, la mise en œuvre n’a pas entraîné de licenciements, ce qui a clairement favorisé l’adoption.

L’un des aspects intéressants de la mise en œuvre est que le cabinet comptable n’a pas imposé l’utilisation de la RPA dans ses processus. Cependant, les équipes qui ont adopté la RPA ont pu réduire le temps consacré à la génération des rapports.

Un autre aspect intéressant de la recherche concerne les goulets d’étranglement qui ont ralenti la mise en œuvre. Comme l’indique le document, les « auditeurs n’ont pas montré aux développeurs du robot toutes les variantes du processus à automatiser ». Il y a une grande leçon à tirer pour les équipes qui mettent en œuvre la RPA : une recherche appropriée sur les processus d’entreprise est nécessaire pour libérer les avantages de toute application de la RPA.

Fabrication

Les chaînes d’approvisionnement mondiales font l’objet d’une attention constante de la part des médias. COVID-19, l’inflation galopante et l’invasion de l’Ukraine ont mis en évidence notre dépendance à l’égard d’un flux d’informations rapide et précis tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Un aspect important de ce processus est la gestion des données de référence (MDM).

#6. Gestion des données de référence

 

Le MDM est au cœur du bon fonctionnement des entreprises manufacturières. Cette discipline nécessite une interaction entre les services informatiques et les entreprises afin de garantir l’actualisation, l’uniformité et l’exactitude des données. Les informations comprennent des données sur les fournisseurs, les clients, les comptes et les différents sites de production.

Parmi les solutions que la RPA peut apporter dans le domaine du MDM, citons des temps de traitement plus rapides, une réduction des erreurs humaines, une meilleure conformité, des données plus précises et une réduction des coûts d’exploitation.

Étude de cas RPA pour la gestion des données de référence

 

Dans l’article Using robotic process automation (RPA) to enhance the Item master data maintenance process (Radke, 2020), les auteurs présentent des exemples de RPA dans différents secteurs.

Le premier exemple concerne une entreprise manufacturière vietnamienne appelée ABC Electronics. ABC s’occupe des réparations de téléphones. Cependant, l’entreprise ne pouvait pas générer de nomenclature pour la réparation des téléphones à l’aide des systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) habituels.

En l’état actuel des choses, les demandes d’exception étaient introduites dans un système global de gestion de la chaîne d’approvisionnement (GCSM). Les opérateurs devaient ensuite télécharger ces données et les analyser dans des feuilles de calcul Excel. En outre, les équipes chargées des achats devaient accéder aux systèmes internes et vérifier les rapports des planificateurs de production pour déterminer les matériaux à acheter.

Dans l’ensemble, il s’agissait d’un système inefficace qui impliquait une quantité inutile d’interventions humaines. Mais ce qui est plus inquiétant, c’est que ce processus entraînait d’importants retards dans les services en raison du manque de pièces et de matériaux pour les réparations.

L’ABC a divisé les départements concernés décrits ci-dessus en groupes. Certains ont mis en œuvre la RPA, tandis que d’autres s’en sont tenus à l’approche traditionnelle. Les résultats ont été étonnants.

 

Le groupe RPA :

 

• Réduction de 80 % des délais de traitement des demandes
• Augmentation de la productivité et de la satisfaction au travail
• Réduction des erreurs humaines
• Amélioration de la conformité
• Amélioration de la précision des données
• Réduction des coûts résultant d’une mauvaise production, du travail manuel et de la perte de réputation due à l’insatisfaction des clients

Service à la clientèle

L’essor des outils de communication a augmenté la variété des canaux de communication que les clients utilisent pour interagir avec les entreprises. Elle a également entraîné une forte augmentation des attentes des clients.

Le consommateur moderne souhaite avoir accès aux entreprises 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et disposer d’un large éventail d’options, y compris le libre-service. Si ces services ne répondent pas aux attentes, les clients abandonnent leurs demandes. Parmi les conséquences, on peut citer le passage à des services concurrents ou la dénonciation de l’entreprise sur les médias sociaux.

Le service à la clientèle implique de nombreux processus manuels. Les entreprises se battent en permanence pour tirer le meilleur parti du temps de travail de leurs représentants. L’automatisation de certaines de ces tâches présente un intérêt évident.

#7. Renforcement des représentants du service clientèle

 

Les représentants du service clientèle représentent une dépense importante pour les entreprises. Dans de nombreux secteurs, ces travailleurs constituent un aspect essentiel des services en contact avec la clientèle. Tirer le meilleur parti de ces travailleurs est un impératif pour les entreprises.

La RPA est utile à plusieurs égards. Tout d’abord, les clients souhaitent une cohérence entre les différents canaux. S’ils ont partagé des informations avec une entreprise, ils veulent qu’elles soient présentes dans toutes les interactions. De même, ils s’attendent à ce que les agents soient au courant de toute promesse ou de tout problème antérieur.

Certains de ces problèmes peuvent être résolus grâce à un bon logiciel de gestion de la relation client (CRM). Cependant, ces solutions vivent et meurent de la qualité des données. Veiller à ce que les informations soient mises à jour manuellement est coûteux, expose à des erreurs humaines et prend un temps précieux.

Étude de cas de RPA pour l’augmentation du nombre de représentants du service clientèle

Les qualités transformationnelles de la RPA peuvent être observées dans une étude de cas concernant Cobmax, un centre de vente mondial. Au fur et à mesure que l’entreprise se développait, les représentants commerciaux étaient soumis à une forte pression. Lorsque la direction a remporté un contrat pour une grande entreprise brésilienne de télécommunications, son système administratif manuel s’est révélé obsolète.

Cobmax a mis en place une solution RPA qui a permis d’identifier les tâches manuelles présentant un taux d’erreur élevé.

L’un de ces processus consistait à copier et coller des données d’un système de gestion de la relation client à un autre. En raison de ces erreurs, les rapports prenaient beaucoup de temps.

En utilisant la RPA pour externaliser ces tâches, Cobmax a divisé par deux les opérations de back-office et a réduit le temps de production des rapports de 66 %.

Vente au détail

La RPA a transformé le secteur de la vente au détail de diverses manières. Parmi les cas d’utilisation de l’automatisation des processus robotiques les plus accrocheurs, on trouve l’automatisation des factures, le traitement des retours et même des éléments tels que la gestion des stocks.

Les opérations de vente au détail dépendent aussi fortement des logiciels de gestion de la relation client (CRM) et d’ERP. Bien que ces systèmes soient d’incroyables réservoirs de données centralisées, l’ajout manuel de données sur les clients représente des heures de travail considérables, en particulier pour les détaillants les plus occupés.

#8. Automatisation des factures

 

Le traitement des factures est un problème pour la plupart des entreprises, et pas seulement pour les détaillants. Toute entreprise ayant un volume important de demandes de comptes fournisseurs comprend le travail manuel fastidieux qui consiste à s’assurer que les factures des fournisseurs sont payées à temps et dans leur intégralité.

Un rapport de Levvel Research met en évidence certains des principaux problèmes auxquels sont confrontés les services de comptabilité fournisseurs (AP). Il s’agit notamment de la saisie manuelle des données, de la perte ou de la duplication de factures, de l’inexactitude des données rapprochées et de la non-concordance des données AP dans l’ensemble de l’entreprise.

La RPA peut être utilisée pour automatiser ces processus, ce qui se traduit par des paiements plus rapides qui améliorent les relations avec les fournisseurs, une plus grande précision et des audits et rapports plus faciles.

Etude de cas RPA pour l’automatisation des factures

Un grand détaillant nord-américain qui ne compte que des membres a rencontré un problème. Ils recevaient quotidiennement un grand nombre de factures. En période d’affluence, ce nombre pouvait atteindre 700 par jour.

Le traitement de ces factures impliquait l’ouverture des courriels, l’extraction des données, puis leur saisie dans des systèmes de données centralisés, y compris le système comptable interne, afin de s’assurer que le client recevait bien ses paiements. Chaque facture prenait jusqu’à cinq minutes, ce qui posait des questions importantes sur la durabilité du processus et la capacité de l’entreprise à s’adapter.

Ils ont résolu ce problème en mettant en œuvre la reconnaissance optique des caractères pour aider à lire et à extraire les informations des courriers électroniques. À partir de là, leurs robots ont pu traiter les informations et les transmettre aux systèmes concernés, garantissant ainsi des données exactes et un paiement rapide pour les vendeurs.

Une fois le nouveau système RPA mis en place, plus de 93 % des factures ont été traitées sans intervention manuelle, la précision est passée à 95 % et environ 20 % du personnel AP a été libéré pour s’engager dans des tâches à plus forte valeur ajoutée. Pour en savoir plus sur cette étude de cas, cliquez ici.

IT

Les services informatiques ont été parmi les premiers à adopter la RPA. Dans une large mesure, cela s’explique par le fait que la direction et les employés sont réceptifs aux nouvelles technologies et perçoivent rapidement les avantages potentiels de l’automatisation.

Presque tous les sommets disposent d’un service informatique. De plus, chacun de ces secteurs utilise les technologies de l’information de différentes manières, qu’il s’agisse d’applications aussi simples que la gestion et la maintenance d’un site web ou d’opérations de cybersécurité à part entière capables de gérer la transition ardue vers le travail en nuage.

 

Voici quelques exemples de RPA dans le domaine de l’informatique :

 

• Gestion des utilisateurs : Création de comptes, de profils et d’adresses électroniques dans différents systèmes

 

• Réinitialisation du mot de passe : Forrester Research estime que chaque réinitialisation de mot de passe coûte environ 70 dollars. La RPA automatise le problème, ce qui permet d’économiser des sommes considérables sur les budgets informatiques.

 

• Sauvegarde des données : La sauvegarde manuelle des données est une perte de temps. C’est aussi un cauchemar en matière de programmation. La RPA permet aux entreprises d’automatiser la synchronisation des données et de générer des rapports pour s’assurer que les informations clés sont à jour dans l’ensemble de l’organisation.

 

• Réponses aux tickets d’aide : Le personnel informatique coûte cher. Cependant, trop d’entreprises gaspillent de l’argent en demandant à leurs spécialistes de réagir à des incidents mineurs, ce qui les détourne d’autres tâches essentielles. Les équipes peuvent former des robots RPA pour qu’ils effectuent des contrôles de diagnostic simples et d’autres tâches prévisibles étape par étape.

 

Bien que ces exemples soient tous excellents, ils ne représentent que la partie émergée de l’iceberg. La RPA a touché presque tous les domaines de l’informatique, ce qui est une aubaine à une époque où la technologie évolue si rapidement que même les jeunes diplômés ont du mal à s’assurer que leurs compétences sont pertinentes.

#10. Gestion des utilisateurs

 

L’apprentissage et le développement électroniques (L&D) sont des éléments essentiels pour garantir la productivité et la satisfaction des employés. Cependant, pour les grandes entreprises, il est difficile de gérer les utilisateurs et de s’assurer qu’ils disposent des informations d’identification nécessaires pour accéder à la variété des cours et des programmes proposés.

La responsabilité en incombe aux services informatiques, souvent surchargés de travail, qui traitent les tickets d’assistance, les alertes de cybersécurité et diverses autres tâches.

Étude de cas RPA pour la gestion des utilisateurs

Le Mid Yorkshire Hospital NHS Trust s’est fortement engagé en faveur de la formation et du développement des employés. Cette responsabilité s’étend à la fois aux nouvelles recrues et au personnel en place. Pour s’assurer que chaque employé est en mesure d’offrir un bon niveau de soins, ils disposent d’une équipe d’apprentissage numérique qui est soutenue par leur département informatique.

Cependant, la gestion des utilisateurs est une corvée pour ces services. L’enregistrement a été effectué manuellement. Selon leur étude de cas, chaque demande prenait environ cinq minutes, ce qui signifie qu’une équipe de trois personnes avait besoin d’un jour et demi pour gérer 200 utilisateurs. Le Trust emploie plus de 9 000 personnes, ce qui donne une certaine ampleur à la tâche.

La rationalisation de ce processus manuel permettrait d’économiser du temps et des erreurs et de libérer l’équipe des tâches monotones et répétitives.

Le service informatique a utilisé une solution RPA pour transférer les inscriptions dans une base de données et créer des comptes pour chaque nouvel utilisateur. À partir de là, des robots inscrivent les utilisateurs à des cours et leur envoient des courriels pertinents. Toute erreur ou double enregistrement a été transmis à l’équipe pour un contrôle manuel.

 

Les résultats sont un exemple typique de la façon dont la RPA peut transformer les opérations commerciales. Il s’agit notamment des éléments suivants :

 

• Une réduction de plus de 70 % du temps de traitement
• Capacités 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
• Réduction des erreurs
• Le personnel de L&D est déchargé du travail supplémentaire, ce qui lui permet de se concentrer sur des tâches plus directes.

 

Gestion des biens et immobilier

La RPA peut être utilisée pour automatiser différentes tâches dans le domaine de la gestion immobilière. Cela s’explique en partie par le fait que le secteur comporte un grand nombre de processus commerciaux de base qui constituent une caractéristique standard de toute entreprise. Cependant, il existe d’autres exemples d’automatisation de processus robotisés spécifiques à la gestion immobilière.

Certains des cas d’utilisation sont des choses que nous avons abordées précédemment. Par exemple, accélérer les contrôles KYC et AML et le processus général d’intégration. Cependant, la RPA peut également être utilisée pour faciliter les comptes fournisseurs, les communications avec les résidents et la réconciliation des comptes.

#11. Automatiser les relevés des prêteurs

 

La promotion et la gestion immobilières impliquent plusieurs tâches manuelles. Nombre d’entre eux comprennent des contrôles visant à s’assurer que les entrées de trésorerie sont à jour. Les dossiers de prêt principal doivent être vérifiés auprès des banques, afin de s’assurer que les comptes des locataires ou des propriétaires sont en règle.

L’exécution de ces contrôles comporte des étapes prévisibles. Cependant, la recherche de ces informations prend du temps et exige un haut niveau de précision. Il s’agit donc d’un exemple frappant des applications de la RPA qui peuvent améliorer de nombreuses entreprises.

Etude de cas RPA pour l’automatisation des déclarations des prêteurs

A Chicago, IL. société de gestion et de développement immobilier s’est efforcé de récupérer les relevés mensuels des prêteurs et les rapports sur l’historique des prêts. La plupart des tâches incombaient à un seul agent.

La tâche était déjà très répétitive. Cependant, d’autres complications sont apparues parce que les relevés des prêteurs pouvaient apparaître à n’importe quel moment au cours de la dernière semaine de chaque mois. Dans cette situation, l’agent devait vérifier chaque banque pour chaque déclaration de prêteur jusqu’à ce qu’elles aient toutes été signées.

 

La société immobilière a mis en œuvre une solution de RPA qui a décomposé les tâches en leurs éléments constitutifs. Les étapes sont les suivantes :

 

• Un robot lit le fichier principal des prêts et écrit une copie pour le mois en question.
• Il détermine les banques ou les prêteurs qu’il doit contacter
• Le robot vérifie ensuite la disponibilité de la déclaration du prêteur.
• Si le relevé est disponible, il le télécharge et met à jour le fichier principal des prêts en conséquence.

 

Le processus a permis au directeur d’économiser 10 heures de travail par mois.

Télécommunications

Le secteur des télécommunications a été l’un des principaux bénéficiaires de la RPA. Dans une large mesure, cela s’explique par le fait que de nombreux processus manuels au sein de l’espace sont très fréquents, répétitifs et fondés sur des règles. Ou, pour le dire autrement, précisément le type de tâches que la RPA résout.

 

Parmi les tâches que la RPA peut aider à accomplir, on peut citer les suivantes

 

• Préparer et distribuer des rapports
• Traitement des commandes de vente
• Sauvegarde des données
• Résoudre les problèmes liés au service à la clientèle
• Automatisation du marketing

 

Parce que les télécommunications ont un tel éventail d’applications de la RPA, les cas d’utilisation peuvent s’étendre à l’ensemble d’une organisation et aider à améliorer et à rationaliser une pléthore d’opérations.

#12. Rationalisation des opérations

 

La plupart des cas d’utilisation les plus puissants de la RPA résident dans l’externalisation de tâches prévisibles généralement effectuées par des opérateurs humains. Au fur et à mesure que les entreprises se développent, la direction cherche naturellement à rationaliser les processus afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle.

La rationalisation des opérations peut se faire de différentes manières dans le secteur des télécommunications. Il peut s’agir de réduire les effectifs, de maximiser la livraison des commandes et d’automatiser plusieurs tâches administratives.

Examinons une étude de cas dans laquelle la RPA a permis à une grande entreprise de télécommunications d’économiser près de 5 millions de dollars.

Étude de cas de RPA pour la rationalisation des opérations

Une grande entreprise australienne de télécommunications a dû faire face à une accélération de la demande d’accès à l’internet. Il s’agissait de moderniser l’infrastructure de son réseau et de respecter l’engagement du gouvernement en faveur d’un réseau national à large bande (NBN), un programme qui garantirait l’accès à la large bande à des millions d’Australiens.

Une opération nationale d’une telle envergure a posé plusieurs problèmes à l’entreprise. Elle devait trouver un moyen de déployer l’accès rapidement tout en gardant à l’esprit les hauts niveaux de service requis. La mise à l’échelle à ce niveau est précisément le type de tâche pour laquelle la RPA peut être utilisée.

 

L’opération repose sur quatre piliers. Il s’agit de

 

• Améliorer les temps de cycle des services
• Favoriser l’expérience client
• Réduction des coûts de service et des coûts opérationnels
• Optimiser le rendement et la productivité de la main-d’œuvre

 

L’entreprise a utilisé 50 robots pour améliorer l’efficacité de deux processus principaux. Il s’agit de

• Assurance qualité (AQ)
• Processus d’élaboration des commandes

 

Parmi les avantages de cette application de la RPA, citons l’économie de plus de deux heures sur chaque commande. En outre, l’entreprise a pu réduire considérablement les coûts de main-d’œuvre, économisant ainsi environ 5 millions de dollars sur les coûts d’exploitation des livraisons.

 

Logistique

La logistique est un autre domaine qui a adopté la RPA avant les autres secteurs. Les centres d’entreposage et de distribution se sont appuyés sur l’automatisation pour réduire les coûts et les erreurs et répondre aux exigences des clients 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Les chaînes d’approvisionnement comportent de nombreux éléments mobiles. Les données font partie intégrante du bon déroulement des opérations et du respect des délais, les centres de distribution s’appuyant sur une interaction délicate entre les systèmes de gestion des entrepôts (WMS) et les logiciels de CRM et d’ERP.

Dans le cas d’un logiciel ERP tel que NetSuite, ces systèmes sont centralisés. Cependant, la mise en œuvre est hautement technique, longue et coûteuse, sans parler des licences mensuelles, qui peuvent facilement atteindre des milliers de dollars.

#13. Suivi des expéditions et vérification des commandes

 

Les entreprises de logistique vivent et meurent de leurs performances opérationnelles. La production en flux tendu et la gestion des stocks étant de plus en plus populaires, les retards peuvent avoir de graves conséquences.

Servir des entreprises tierces présente ses propres complexités. Là encore, les attentes des clients se sont considérablement accrues au fil des ans. Les consommateurs veulent des mises à jour constantes et régulières au fur et à mesure que les livraisons transitent par les réseaux. Les prévisions vagues ne sont plus tolérées.

Les entreprises de logistique assurent la médiation entre les consommateurs et les vendeurs. Le suivi a longtemps été le domaine des travailleurs manuels. Il en résulte un grand nombre de demandes sur différentes plates-formes de communication. C’est un travail qui prend du temps et qui est sujet à des erreurs et à une mauvaise communication.

Étude de cas RPA pour le suivi des expéditions et l’audit des commandes

LTX Solutions est une entreprise de gestion de la chaîne d’approvisionnement basée à Atlanta. Leur spécialité est le transport de charges partielles (LTL). En 2019, ils ont été rachetés par Redwood Logistics, un fournisseur de longue date de logiciels de plateforme logistique en tant que service (LPaaS).

LTX avait besoin de la RPA pour gérer une augmentation du volume d’affaires. Avant d’être rachetée par Redwood, l’entreprise effectuait environ 3 000 livraisons par mois avec un effectif de 12 personnes.

Cependant, face à la montée en puissance de l’activité, l’entreprise s’est rapidement rendu compte que son processus manuel de suivi et d’audit ne pouvait pas s’adapter à l’évolution de ses activités. Pour commencer, ils ont estimé que le traitement du volume de demandes nécessiterait l’embauche de 12 nouveaux membres du personnel. Ajouter 40 % aux coûts de main-d’œuvre représenterait un défi dans un secteur où les marges sont notoirement fines.

LTX a introduit des processus de RPA pour résoudre ces problèmes. Leur premier réflexe a été d’automatiser leur processus de suivi. Selon Andrew Gleeson, vice-président chargé des processus opérationnels, cette solution a été mise en œuvre en une journée environ, ce qui témoigne de l’effet de transformation rapide que la RPA peut apporter à une entreprise. La mise en œuvre d’un logiciel classique peut prendre des semaines, voire des mois, et nécessite des équipes hautement techniques et des budgets exorbitants.

À partir de là, LTX a utilisé la RPA pour réduire les heures de travail du back-office. Cette technologie a permis à l’entreprise de révolutionner son processus d’audit des livraisons. De plus, l’équipe reconnaît que cette approche avant-gardiste a joué un rôle clé dans l’acquisition de l’entreprise par Redwood Logistics.

Pharmaceutique

Les cas d’utilisation de la RPA dans l’industrie pharmaceutique concernent l’administration, les ressources humaines, les prévisions de vente et même la chaîne d’approvisionnement et la gestion des stocks. Cependant, la tenue stricte des registres et la gestion des données font partie des coûts administratifs les plus urgents dans le domaine des sciences de la vie.

La RPA est une excellente solution pour un grand nombre de ces charges administratives. Les entreprises pharmaceutiques peuvent utiliser la technologie pour automatiser la distribution contrôlée des documents et garantir un dépôt sécurisé et accessible de données cruciales. En outre, la RPA peut contribuer à éliminer les erreurs humaines dans la gestion des documents et à remédier aux politiques de gestion des processus d’entreprise (BPM) inefficaces et inefficientes.

Nous avons déjà abordé bon nombre de ces sujets dans cet article. Nous allons donc examiner comment les entreprises du secteur des sciences de la vie peuvent adopter la RPA pour réduire les coûts de R&D, avec un accent particulier sur la gestion des documents pendant les essais cliniques.

#14. Réduire les coûts de R&D

 

Les entreprises du secteur pharmaceutique et des sciences de la vie sont confrontées à diverses pressions. Le vieillissement de la population dans le monde occidental signifie que les besoins en nouveaux traitements ne cessent d’augmenter. Cependant, les coûts de recherche et de développement (R&D) le sont également.

Un autre facteur important à prendre en compte est la réglementation stricte en matière de développement de médicaments. Avant de pouvoir être commercialisé, un produit doit faire l’objet d’une recherche approfondie, d’une documentation et d’une évaluation clinique.

essais. Ces processus nécessaires signifient que les entreprises pharmaceutiques doivent gérer soigneusement les documents et les données pour rester dans le droit chemin des régulateurs.

Étude de cas de RPA pour la réduction des coûts de R&D

 

Dans l’article intitulé Robotic Process Automation in Pharma : three case studies (Anagnoste, 2018), l’auteur décrit un scénario bien trop courant auquel sont confrontées les entreprises de l’industrie pharmaceutique, à savoir trouver un moyen de fournir des médicaments à des coûts raisonnables tout en passant à un modèle d’entreprise davantage centré sur le patient.

En outre, le document met en évidence les charges liées à la mise en conformité qui pèsent sur les entreprises opérant dans le domaine des sciences de la vie. Ils expliquent comment deux grandes entreprises pharmaceutiques ont défini des objectifs pour améliorer leur service, notamment

• Des délais de traitement plus courts
• De meilleurs résultats pour les investissements
• Réduction des coûts de production.

 

Ces études de cas pharmaceutiques portent essentiellement sur la documentation des essais cliniques. Les essais cliniques sont très réglementés. Les entreprises doivent conserver des enregistrements et des documents parfaits dans ce que l’on appelle le dossier principal.

La sécurité, le contrôle des modifications, les audits et l’archivage sont les quatre piliers de cette approche. De plus, avant que les tests cliniques ne soient mis en œuvre, il existe un système de contrôle et d’équilibre qui implique des signatures et des approbations de la part des différentes parties prenantes. Ces documents sont appelés formulaires de feu vert (GLF).

Dans les structures traditionnelles, les tâches des FGL étaient gérées et réparties manuellement. Ces processus, qui comportent plusieurs étapes standardisées, se prêtent particulièrement bien à l’automatisation.

Selon les études de cas, deux entreprises mondiales du secteur des sciences de la vie ont utilisé la RPA pour gérer leur documentation et améliorer la conformité globale.

 

La première entreprise a réduit ses coûts et a récolté des avantages tels que

 

• Amélioration de la conformité
• Réduction des besoins en matière de gestion documentaire
• Une nouvelle procédure simplifiée
• Des mesures supérieures pour le suivi des essais et des documents

 

Lors du deuxième essai, l’entreprise s’est concentrée sur l’amélioration de la conformité et du processus de demande de documents. Là encore, la RPA a aidé l’entreprise de la manière suivante :

 

• Construire une approche adaptable et agile qui puisse s’ajuster aux nouvelles exigences en matière de conformité et de réglementation.

 

• Collecte d’informations de diagnostic solides que l’entreprise peut exploiter pour améliorer les processus.

 

• Mettre en œuvre des procédures d’escalade cohérentes pour les documents requis

 

En simplifiant ces processus, les deux entreprises ont pu réaliser des économies tout en respectant les normes de conformité dans un environnement de plus en plus complexe.

Industrie juridique

Le secteur juridique a largement bénéficié de l’automatisation. Dans le passé, les entreprises disposaient de vastes installations d’impression, de traitement et de stockage de documents. Le travail sur papier impliquait de longues heures de travail, un risque d’erreur humaine, des problèmes de sécurité, etc. La RPA a permis de réduire une grande partie des tâches manuelles lourdes qui sont endémiques dans la profession.

Bien entendu, ce n’est qu’une des façons dont la technologie peut aider. D’autres cas d’utilisation de la RPA concernent la création de documents, la recherche dans les bases de données, l’examen des informations relatives aux dossiers et la rédaction de rapports.

#15. Migration des données

 

La migration des données est un processus standard requis par les entreprises dans de nombreux secteurs, et pas seulement dans le secteur juridique. Cependant, les pratiques juridiques exigent non seulement une tenue de dossiers irréprochable, mais aussi la capacité de partager et de rappeler des données dans un délai très court.

Alors que la transformation numérique est devenue la norme dans le monde juridique, de nombreux cabinets ont eu besoin de solutions pour prendre leurs bases de données existantes et les héberger sur le cloud. Cette approche leur permettrait de travailler à distance et d’accéder aux documents en déplacement. Cependant, tous les projets de migration de données ne sont pas simples.

 

Étude de cas RPA pour la migration des données

La migration vers de nouvelles structures de base de données est déjà assez complexe. Cependant, les cabinets juridiques ont souvent besoin de solutions sur mesure. Une étude de cas portant sur un cabinet d’avocats spécialisé dans le transfert de propriété montre comment la RPA peut être utilisée pour résoudre des problèmes ponctuels ainsi que des processus d’entreprise à long terme.

L’entreprise en question devait transférer des centaines d’enregistrements de lots de propriété d’une base de données Microsoft Access vers une plateforme basée sur le cloud. Cependant, le nouveau logiciel n’avait pas la capacité de charger et de valider les dossiers des avocats.

En créant un processus RPA, l’équipe a réussi à migrer les données avec un taux de précision de 100 %. Le processus a duré une demi-journée et a permis à l’entreprise d’économiser environ 350 heures de travail. Une fois de plus, cette étude de cas illustre les possibilités offertes par les applications RPA pour faciliter les flux de travail et libérer le personnel afin qu’il puisse accomplir des tâches plus axées sur le client et la valeur ajoutée.

 

Download post as PDF