शायद रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (आरपीए) के सबसे दिलचस्प पहलुओं में से एक सॉफ्टवेयर की उच्च स्तर की बहुमुखी प्रतिभा है। व्यवसाय अधिकांश क्षेत्रों में प्रौद्योगिकी को नियोजित कर सकते हैं जहां मनुष्य कंप्यूटर के साथ बातचीत करते हैं। जैसे-जैसे उद्योग दक्षता की ओर बढ़ते हैं, आरपीए उपयोगके मामले मात्रा और विविधता में बढ़ते हैं।
यह लेख विभिन्न कार्यों का पता लगाएगा जो आरपीए का उपयोग विभिन्न प्रकार के उद्यमों में स्वचालित करने के लिए किया जा सकता है। आरपीए अनुप्रयोगों, उपयोग के मामलों और केस स्टडीज के इस मिश्रण को आगे बढ़ने वाले व्यावसायिक नेताओं को प्रेरित करना चाहिए जो पैसे बचाने और दक्षता और कर्मचारी संतुष्टि को चलाने की तलाश में हैं।
बैंक और वित्तीय संस्थान
रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन उपयोग मामलों का पता लगाने के लिए वित्त सबसे अच्छे उद्योगों में से एक था। यह क्षेत्र बहुत सारे उच्च-मात्रा वाले कार्यों का उपयोग करता है जिनके लिए गति और सटीकता की आवश्यकता होती है। और भी, यह विरासत सॉफ्टवेयर से भरा हुआ है और सख्त नियामक निरीक्षण से निपटना पड़ता है। आरपीए इन परिदृश्यों में से प्रत्येक के लिए तैयार किया गया है।
बैंकों और वित्तीय संस्थानों ने आरपीए के विभिन्न अनुप्रयोगों को अपनाया है। इनमें से कुछ उपयोग के मामलों ने लंबे समय से चली आ रही समस्याओं को हल करने में मदद की है, जबकि अन्य ने उभरते मुद्दों, विशेष रूप से नियामक और अनुपालन नियमों को संबोधित किया है।
वित्तीय प्रशासन मानकों को पूरा करने के लिए बैंकिंग स्पेस की आवश्यकताओं से दो सर्वश्रेष्ठ रोबोटिक स्वचालन उदाहरण यहां दिए गए हैं और त्वरित ऋण प्रसंस्करण के साथ व्यवसाय भी जोड़ते हैं।
#1. नियामक अनुपालन और अपने ग्राहक को जानें (KYC) विनियम
बैंकों पर एंटी-मनी लॉन्ड्रिंग (एएमएल) बाधाओं के माध्यम से केवाईसी से निपटने में मदद करने के लिए बहुत दबाव है। इन मानकों को पूरा करने के परिणामस्वरूप अधिक कर्मचारियों और प्रौद्योगिकी को जोड़ने की आवश्यकता है, रिपोर्टों से पता चलता है कि 2028 तक रेगटेक खर्च लगभग 200 बिलियन डॉलर तक पहुंच जाएगा।
केवाईसी के कारण वित्तीय कंपनियों के सामने दस्तावेज प्रसंस्करण सबसे बड़ी बाधाओं में से एक है। यहां बड़ी समस्या यह है कि खर्च राजस्व नहीं जोड़ता है, फिर भी अनुपालन करने में विफलता भारी जुर्माना लगाती है। यह दुविधा केवाईसी प्रसंस्करण के समाधान की तत्काल आवश्यकता पर प्रकाश डालती है जो बैंक को नहीं तोड़ती है।
केवाईसी के लिए आरपीए केस स्टडी
HDFC भारत में निजी क्षेत्र का सबसे बड़ा बैंक है। उन्हें नए ग्राहकों में वृद्धि का सामना करना पड़ा, जिसने एक महत्वपूर्ण प्रशासनिक बोझ जोड़ा। केवाईसी नियमों को पारित करने के लिए आवश्यक दस्तावेजों को पढ़ने और संसाधित करने में बहुत समय लेने वाले मैनुअल कार्य शामिल हैं।
उन्होंने स्कैन किए गए दस्तावेजों सहित खाता अनुप्रयोगों से डेटा खींचने के लिए एक आरपीए समाधान का उपयोग किया। आरपीए सॉफ्टवेयर ने उन्हें पूरे केवाईसी चक्र का प्रबंधन करने की अनुमति दी। प्रक्रिया को तेज करके, उन्होंने लागत और काम के घंटों को लगभग 50% तक कम कर दिया, समग्र उत्पादकता को 60% तक बढ़ा दिया, और मानव त्रुटि को कम कर दिया।
#2. ऋण प्रसंस्करण
ऋण प्रसंस्करण पारंपरिक रूप से एक बहुत ही अक्षम और समय लेने वाली प्रक्रिया रही है। इसमें काफी मात्रा में डेटा जांच और बहुत सारी कागजी कार्रवाई शामिल है। वित्तीय उद्योग भीड़भाड़ वाला है, और विघटनकारी नव-बैंकों से प्रतिस्पर्धा है। हाल के वर्षों में उपभोक्ता की अपेक्षाओं में काफी वृद्धि हुई है, त्वरित ऋण निर्णय अक्सर बैंकों के बीच प्रतिस्पर्धा का एक बिंदु साबित होते हैं।
ऋण प्रसंस्करण के लिए आरपीए केस स्टडी
यूबीएस एक स्विस बैंक है जिसकी बड़े पैमाने पर वैश्विक उपस्थिति है। कोविड-19 के दौरान स्विस फेडरल काउंसिल ने संकट से जूझ रही कंपनियों के लिए शून्य प्रतिशत ऋण को मंजूरी दी थी। यूबीएस के लिए चुनौती अनुप्रयोगों की ज्वारीय लहर का प्रबंधन करने के लिए बुनियादी ढांचा नहीं था।
10,000 आवेदनों का बैकलॉग तैयार किया गया था। इसलिए, अपने समग्र डिजिटल परिवर्तन प्रयासों के हिस्से के रूप में, यूबीएस ने तर्क दिया कि आरपीए का उपयोग इन ऋणों को संसाधित करने में मदद करने के लिए किया जा सकता है। टीम ने आरपीए का उपयोग केवल छह दिनों में स्वचालन प्रक्रिया को लागू करने के लिए किया। तकनीक ने प्रत्येक ऋण के प्रसंस्करण समय को लगभग 40 मिनट से केवल पांच में बदल दिया, जिससे समय और मानव इनपुट की बचत हुई।
स्वास्थ्य देखभाल
आधुनिक स्वास्थ्य सेवा संगठनों को कई समस्याओं का सामना करना पड़ता है। अनावश्यक नौकरशाही के लिए अक्सर योग्य प्रतिष्ठा के साथ-साथ रोगी की मात्रा, अनुपालन आवश्यकताओं और परिचालन लागत में वृद्धि, उद्योग को स्वचालन के लिए एक उत्कृष्ट उम्मीदवार के रूप में चिह्नित करती है। इन सेवाओं में जनता के विश्वास के लिए त्वरित और अधिक लागत प्रभावी देखभाल महत्वपूर्ण है।
#3. रोगी डेटा तक पहुँचना
इष्टतम देखभाल प्रदान करने के लिए रोगी डेटा तक पहुंच होना आवश्यक है। हालांकि, अक्सर, यह जानकारी डॉक्टरों के कार्यालयों, अस्पतालों और अन्य स्वास्थ्य डेटा रिपॉजिटरी में असंबद्ध डेटाबेस में विभाजित होती है। यह स्थिति डेटा के लिए अक्षम अनुरोधों और बहुत सारे मैनुअल प्रोसेसिंग की ओर ले जाती है।
आरपीए, परीक्षण स्वचालन की तरह, इन प्रक्रियाओं में से कई को स्वचालित करने के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है, जिसका अर्थ है कि डॉक्टरों के पास डेटा तक पहुंच है जो उन्हें अधिक शिक्षित और सूचित निर्णय लेने की आवश्यकता है।
रोगी रिकॉर्ड तक पहुंचने के लिए आरपीए केस स्टडी
राष्ट्रीय स्वास्थ्य सेवा (एनएचएस), ब्रिटेन की सार्वजनिक स्वास्थ्य देखभाल प्रणाली, एक चमत्कार की तरह है। यह देश के 67 मिलियन नागरिकों के लिए मुफ्त स्वास्थ्य सेवा प्रदान करता है। हालांकि, क्योंकि यह विश्वास, बोर्डों और निकायों के समामेलन से बना है, इसलिए इसने अक्षमता, सूजन और निरर्थक प्रक्रियाओं के लिए प्रतिष्ठा प्राप्त की है।
एनएचएस डोरसेट को जनरल प्रैक्टिशनर (जीपी) डॉक्टरों के लिए डोरसेट केयर रिकॉर्ड (डीसीआर) तक पहुंचने का एक तरीका खोजने की आवश्यकता थी, जो रोगी स्वास्थ्य रिकॉर्ड का एक संग्रह है। बेशक, क्योंकि इन रिकॉर्डों में संवेदनशील स्वास्थ्य और सामाजिक जानकारी होती है, सुरक्षा एक बड़ी चिंता का विषय है।
उनके आरपीए समाधान में डोरसेट क्षेत्र में 1,500 जीपी में से प्रत्येक के लिए खाते बनाना शामिल था ताकि सुरक्षित और कुशल रोगी लुकअप प्रदान किया जा सके। यह प्रक्रिया जीपी को बहुत समय बचाती है और उन्हें एक बटन के स्पर्श पर सटीक रोगी इतिहास तक पहुंच प्रदान करती है, जो एक अतिभारित संगठन का सामना करने वाले एक बड़े मुद्दे पर काबू पाती है।
मानव संसाधन
मानव संसाधन (एचआर) विभाग जिम्मेदारियों की एक विस्तृत श्रृंखला को कवर करते हैं। फिर भी, कर्मचारियों के प्रबंधन में अनुपालन मानकों को पूरा करने के लिए बहुत सारे रूप और सांसारिक और दोहराए जाने वाले काम शामिल हैं। इनमें से कुछ कार्यों में कर्मचारी डेटा को संभालना, सीखने और विकास की रिकॉर्डिंग, छुट्टी और अनुपस्थिति रिकॉर्ड और कर्मचारी ऑनबोर्डिंग शामिल हैं।
#4. कर्मचारी ऑनबोर्डिंग
हाल के वर्षों में कर्मचारी भर्ती एक हॉट-बटन मुद्दा बन गया है। कई कंपनियां शीर्ष प्रतिभा को खोजने के लिए संघर्ष करती हैं, और यहां तक कि जब वे ऐसा करते हैं, तो वे अपने नए नियुक्तियों को बनाए रखने के लिए संघर्ष करते हैं।
कर्मचारी ऑनबोर्डिंग में कई छोटे कार्य होते हैं। इनमें पृष्ठभूमि की जांच, प्रस्ताव पत्र भेजना, आंतरिक सॉफ्टवेयर के लिए कर्मचारी खातों को सक्रिय करना और प्रासंगिक दस्तावेजों और हैंडबुक का प्रसार करना शामिल है।
बड़े संगठनों के लिए, ये प्रक्रियाएं बहुत अधिक बर्बाद समय में बदल जाती हैं जो इसके बजाय मानव संसाधन के अधिक मानव-सामना करने वाले तत्वों पर खर्च की जा सकती हैं, जैसे कि कर्मचारियों के बिस्तर को ठीक से सुनिश्चित करना और समर्थित महसूस करना। हाइब्रिड और रिमोट वर्क के युग में, इन कारकों को शायद ही कभी अधिक महत्वपूर्ण महसूस किया गया है।
कर्मचारी ऑनबोर्डिंग के लिए आरपीए केस स्टडी
अमेरिका में एक अग्रणी इस्पात विनिर्माण कंपनी निरंतर विकास की अवधि का सामना कर रही थी। इस स्थिति का मतलब था कि उन्हें नए किराए का बेड़ा बनाना पड़ा। उनके सामने एक बड़ा मुद्दा यह था कि उनके संचालन पूरे अमेरिका में मौजूद थे, जिससे ऑनबोर्डिंग एक श्रम-गहन चुनौती बन गई।
विभिन्न स्थानों पर इस प्रयास के समन्वय के परिणामस्वरूप कई चुनौतियां आईं। इसके लिए अंतर-विभागीय सहयोग की भी आवश्यकता थी। उदाहरण के लिए, आईटी और एचआर विभाग को सिस्टम और लैपटॉप के लिए लॉगिन का प्रावधान करने के लिए एक साथ काम करने की आवश्यकता थी। परिणाम एक गन्दा और अव्यवस्थित प्रयास था जिसने देरी का कारण बना, उत्पादकता को चोट पहुंचाई, और यहां तक कि नए किराया कारोबार में भी परिणाम दिया।
व्यवसाय ने एक अधिक कुशल प्रणाली की आवश्यकता को पहचाना। उन्होंने ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए एक समाधान पर समझौता किया। इस सॉफ्टवेयर ने आरपीए का उपयोग कर्मचारी दस्तावेजों को पढ़ने और समझने और कंपनी डेटाबेस में जानकारी को अपडेट करने के लिए किया। इसमें प्रस्ताव पत्रों को ट्रिगर करने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग करना और अंततः, नई नियुक्तियों के लिए प्रलेखन भी शामिल था। अंत में, आरपीए का उपयोग संगठन के भीतर उनकी भूमिकाओं के आधार पर विभिन्न कर्मचारियों के लिए सॉफ्टवेयर लॉगिन और पहुंच आवंटित करने के लिए भी किया गया था।
कुल मिलाकर, आरपीए प्रक्रियाओं को अपनाने से समय और धन की बचत हुई, कर्मचारी संतुष्टि में वृद्धि हुई, और एक अच्छी तरह से चलने वाली और त्रुटि मुक्त ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया की सुविधा मिली।
लेखांकन
बड़े व्यवसायों के लिए लेखा विभाग मासिक लेनदेन की एक अविश्वसनीय राशि की प्रक्रिया करते हैं। परंपरागत रूप से, यह एक श्रम-गहन प्रक्रिया है जिसमें दस्तावेजों को स्कैन करना, विभिन्न प्रणालियों से डेटा निकालना और काफी मात्रा में डेटा प्रविष्टि शामिल है। जाहिर है, ये प्रक्रियाएं मानव त्रुटि से ग्रस्त हैं।
सॉफ्टवेयर स्वचालन और आरपीए का उपयोग खाता प्राप्तियों, खाता देय, पेरोल, कर अनुपालन, रिपोर्टिंग, पूर्वानुमान और बहुत कुछ को स्वचालित करने के लिए किया जा सकता है।
#5. ऑडिटिंग
ऑडिट लेखांकन का सिर्फ एक क्षेत्र है जिसे आरपीए सुधार सकता है। प्रत्येक ऑडिट में उच्च-मात्रा, मैनुअल, दोहराए जाने वाले कार्यों की एक श्रृंखला होती है। ये कार्य मानव पूंजी पर एक नाली हैं जो मानव श्रमिकों को मूल्य-संचालित नौकरियों से दूर ले जाते हैं।
ऑडिट के लिए आरपीए सटीकता, थ्रूपुट और धोखाधड़ी का पता लगाने में वृद्धि करता है। तकनीक को लागू करने से ग्राहक और कर्मचारी संतुष्टि बढ़ जाती है, साथ ही लागत कम हो जाती है।
ऑडिटिंग के लिए आरपीए केस स्टडी
रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (आरपीए) इम्प्लीमेंटेशन केस स्टडीज इन अकाउंटिंग: ए बिगिनिंग टू एंड पर्सपेक्टिव (झांग, 2022) नामक शोध पत्र में, लेखक विभिन्न प्रकार के आरपीए उपयोग के मामलों को प्रस्तुत करते हैं। यह शोध अमेरिका स्थित एक फर्म से संबंधित है जो रियल एस्टेट उद्योग में निजी फर्मों के ऑडिट में भारी रूप से शामिल है।
RPA को लागू करने से पहले, क्लाइंट के व्यवसाय वर्कफ़्लो में निम्न चरण शामिल थे:
- a) कर सॉफ्टवेयर के लिए दस्तावेज अपलोड करना
- बी) कई गणनाओं को निष्पादित करना
- ग) इन गणनाओं के आधार पर डेटा डाउनलोड करना
- घ) रिपोर्टिंग उद्देश्यों के लिए फ़ाइल को सुधारना
शोधकर्ताओं ने व्यवसायों के लेखा परीक्षकों द्वारा स्वचालन के लिए काफी प्रतिरोध की रिपोर्ट की है। हालांकि, एक बार प्रबंधन ने लाभ ों का प्रदर्शन किया, तो खरीद जल्दी थी। इसके अलावा, कार्यान्वयन के परिणामस्वरूप छंटनी नहीं हुई, जिसने स्पष्ट रूप से अपनाने में मदद की।
कार्यान्वयन की एक दिलचस्प शिकन यह थी कि लेखा फर्म ने अपनी प्रक्रियाओं में आरपीए का उपयोग करना अनिवार्य नहीं किया था। हालांकि, आरपीए को अपनाने वाली टीमें रिपोर्ट तैयार करने में खर्च किए गए समय को कम करने में सक्षम थीं।
अनुसंधान का एक और रसदार पहलू उन बाधाओं से संबंधित है जो कार्यान्वयन को धीमा कर देते हैं। जैसा कि पेपर में विस्तृत है, “लेखा परीक्षक शुरू में बॉट डेवलपर्स को प्रक्रिया के सभी रूपों को स्वचालित दिखाने में विफल रहे। आरपीए को लागू करने वाली टीमों के लिए सीखने के लिए एक बड़ा सबक है: आरपीए के किसी भी आवेदन के लाभों को अनलॉक करने के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं में उचित शोध की आवश्यकता होती है।
निर्माण
वैश्विक आपूर्ति श्रृंखला समाचार चक्र का एक निरंतर स्थिरता है। कोविड-19, बेतहाशा मुद्रास्फीति और यूक्रेन पर आक्रमण ने आपूर्ति श्रृंखला में त्वरित और सटीक सूचना प्रवाह पर हमारी निर्भरता को उजागर किया है। इस प्रक्रिया के एक महत्वपूर्ण पहलू में मास्टर डेटा प्रबंधन (एमडीएम) शामिल है।
#6. मास्टर डेटा प्रबंधन
एमडीएम अच्छी तरह से काम करने वाले विनिर्माण संगठनों के केंद्र में बैठता है। अनुशासन को आईटी और व्यवसाय के बीच बातचीत की आवश्यकता होती है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि डेटा अप-टू-डेट, समान और सटीक है। जानकारी में आपूर्तिकर्ताओं, ग्राहकों, खातों और विभिन्न विनिर्माण साइटों पर डेटा शामिल है।
कुछ समाधान जो आरपीए एमडीएम डोमेन में हल कर सकते हैं, उनमें तेज प्रसंस्करण समय, कम मानव त्रुटि, बेहतर अनुपालन, अधिक सटीक डेटा और कम परिचालन लागत शामिल हैं।
मास्टर डेटा प्रबंधन के लिए आरपीए केस स्टडी
आइटम मास्टर डेटा रखरखाव प्रक्रिया (रैडके, 2020 ) को बढ़ाने के लिए रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन (आरपीए) का उपयोग करने वाले पेपर में, लेखक विभिन्न उद्योगों में आरपीए के उदाहरणों पर प्रकाश डालते हैं।
पहला उदाहरण एबीसी इलेक्ट्रॉनिक्स नामक एक वियतनामी विनिर्माण कंपनी से संबंधित है। एबीसी फोन की मरम्मत से संबंधित है। हालांकि, फर्म विशिष्ट उद्यम संसाधन योजना (ईआरपी) प्रणालियों का उपयोग करके फोन मरम्मत के लिए सामग्री का बिल उत्पन्न नहीं कर सकी।
जैसा कि चीजें खड़ी थीं, अपवाद अनुरोधों को वैश्विक आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन प्रणाली (जीसीएसएम) में खिलाया गया था। ऑपरेटिव्स को तब इस डेटा को डाउनलोड करने और एक्सेल स्प्रेडशीट में पार्स करने की आवश्यकता थी। इसके अतिरिक्त, क्रय टीमों को आंतरिक प्रणालियों तक पहुंचने और उत्पादन योजनाकारों की रिपोर्ट की जांच करने की आवश्यकता थी ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि उन्हें कौन सी सामग्री खरीदने की आवश्यकता है।
कुल मिलाकर, यह एक अक्षम प्रणाली थी जिसमें अनावश्यक मात्रा में मानव हस्तक्षेप शामिल था। लेकिन अधिक परेशान करने वाली बात यह है कि मरम्मत के लिए भागों और सामग्रियों की कमी के कारण प्रक्रिया में महत्वपूर्ण सेवा देरी हो रही थी।
एबीसी ने ऊपर वर्णित प्रासंगिक विभागों को समूहों में विभाजित किया। कुछ ने आरपीए को लागू किया, जबकि अन्य पारंपरिक दृष्टिकोण पर अड़े रहे। परिणाम आश्चर्यजनक थे।
आरपीए समूह:
- अनुरोधों के लिए लगने वाले समय को 80% तक कम किया
- उत्पादकता और नौकरी की संतुष्टि में वृद्धि
- मानवीय त्रुटियों में कमी
- अनुपालन में वृद्धि
- बेहतर डेटा सटीकता
- खराब उत्पादन, मैनुअल श्रम और ग्राहक असंतोष से प्रतिष्ठा की हानि के परिणामस्वरूप कम लागत।
ग्राहक सेवा
संचार उपकरणों के उदय ने संचार चैनलों की विविधता में वृद्धि की है जो ग्राहक व्यवसायों के साथ बातचीत करने के लिए उपयोग करते हैं। इससे ग्राहकों की उम्मीदों में भी तेज वृद्धि हुई है।
आधुनिक उपभोक्ता व्यवसायों के लिए 24-7 पहुंच और स्व-सेवा सहित विभिन्न प्रकार के विकल्प चाहता है। यदि ये सेवाएं अपेक्षाओं को पूरा करने में विफल रहती हैं, तो ग्राहक अनुरोधों को छोड़ देते हैं। कुछ परिणामों में प्रतिद्वंद्वी सेवाओं में जाना या सोशल मीडिया पर कंपनी को खराब करना शामिल है।
ग्राहक सेवा में बहुत सारी मैनुअल प्रक्रियाएं शामिल हैं। कंपनियां अपने सेवा प्रतिनिधियों के समय से सबसे अधिक मूल्य प्राप्त करने के लिए एक निरंतर लड़ाई में हैं। इनमें से कुछ कार्यों को स्वचालित करने में एक स्पष्ट अपील है।
#7. ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों को बढ़ाना
ग्राहक सेवा प्रतिनिधि व्यवसायों के लिए एक महत्वपूर्ण परिव्यय का प्रतिनिधित्व करते हैं। कई उद्योगों में, ये श्रमिक ग्राहक-सामना करने वाले विभागों का एक अनिवार्य पहलू हैं। इन श्रमिकों से अधिक लाभ प्राप्त करना एक व्यावसायिक अनिवार्यता है।
आरपीए कई अलग-अलग तरीकों से मदद करता है। सबसे पहले, ग्राहक चैनलों में स्थिरता चाहते हैं। यदि उन्होंने किसी कंपनी के साथ जानकारी साझा की है, तो वे चाहते हैं कि यह सभी इंटरैक्शन में मौजूद हो। समान रूप से, वे ऑपरेटिव्स से किसी भी वादे या पिछली समस्याओं से अवगत होने की उम्मीद करते हैं।
कुछ मुद्दों को अच्छे ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) सॉफ्टवेयर के साथ हल किया जा सकता है। हालांकि, ये समाधान डेटा की गुणवत्ता से जीते हैं और मर जाते हैं। यह सुनिश्चित करना कि जानकारी मैन्युअल रूप से अपडेट की जाती है, महंगा है, मानव त्रुटि के लिए कमजोर है, और मूल्यवान समय लेता है।
ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों को बढ़ाने के लिए आरपीए केस स्टडी
आरपीए के परिवर्तनकारी गुणों को एक वैश्विक बिक्री केंद्र कोबमैक्स से जुड़े एक केस स्टडी में देखा जा सकता है। जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता गया, बिक्री प्रतिनिधियों को बहुत दबाव में रखा गया। जब प्रबंधन ने एक प्रमुख ब्राज़ीलियाई दूरसंचार कंपनी के लिए एक अनुबंध जीता, तो उनकी मैनुअल प्रशासनिक प्रणाली को पुराना बताया गया।
Cobmax ने एक RPA समाधान लागू किया जिसने उच्च त्रुटि दर वाले मैन्युअल कार्यों की पहचान की।
इन प्रक्रियाओं में से एक में एक सीआरएम सिस्टम से दूसरे में डेटा कॉपी और पेस्ट करना शामिल था। त्रुटियों का मतलब था कि इन अशुद्धियों के कारण रिपोर्ट में लंबा समय लग रहा था।
इन कार्यों को आउटसोर्स करने के लिए आरपीए का उपयोग करके, कोबमैक्स ने बैक-ऑफिस संचालन को आधा कर दिया और रिपोर्ट तैयार करने के समय को 66% तक कम कर दिया।
खुदरा
आरपीए ने खुदरा उद्योग को विभिन्न तरीकों से बदल दिया है। सबसे आकर्षक रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन उपयोग के मामलों में से कुछ में चालान स्वचालन, रिटर्न प्रोसेसिंग और यहां तक कि इन्वेंट्री प्रबंधन जैसी चीजें शामिल हैं।
खुदरा परिचालन भी सीआरएम और ईआरपी सॉफ्टवेयर पर बहुत अधिक निर्भर करता है। जबकि ये सिस्टम केंद्रीकृत डेटा के अविश्वसनीय भंडार हैं, मैन्युअल रूप से क्लाइंट डेटा जोड़ने से महत्वपूर्ण काम के घंटे बढ़ जाते हैं, खासकर व्यस्त खुदरा विक्रेताओं के लिए।
#8. चालान स्वचालन
चालान प्रसंस्करण अधिकांश उद्यमों में एक समस्या है और न केवल खुदरा विक्रेताओं में। देय अनुरोधों की उच्च मात्रा वाला कोई भी व्यवसाय समय लेने वाले मैनुअल काम को समझता है जो विक्रेता चालान अनुरोधों को समय पर और पूर्ण रूप से भुगतान करने का आश्वासन देता है।
लेववेल रिसर्च की एक रिपोर्ट देय खातों (एपी) विभागों के सामने आने वाली कुछ बड़ी समस्याओं पर प्रकाश डालती है। इनमें से कुछ में मैन्युअल डेटा एंट्री, खोए या डुप्लिकेट चालान, गलत तरीके से समेटने वाला डेटा और पूरी कंपनी में एपी डेटा का बेमेल शामिल है।
आरपीए का उपयोग इन प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए किया जा सकता है, जिससे त्वरित भुगतान होता है जो विक्रेता संबंधों, अधिक सटीकता और आसान ऑडिट और रिपोर्ट में सुधार करता है।
चालान स्वचालन के लिए आरपीए केस स्टडी
एक बड़े उत्तरी अमेरिकी सदस्यों-केवल खुदरा विक्रेता को एक समस्या थी। उन्हें दैनिक आधार पर भारी मात्रा में चालान प्राप्त हुए। व्यस्त अवधि के दौरान, यह संख्या प्रति दिन 700 तक थी।
इन चालानों को संसाधित करने में ईमेल खोलना, डेटा निकालना और फिर इसे आंतरिक लेखा प्रणाली सहित केंद्रीकृत डेटा सिस्टम में दर्ज करना शामिल था, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि ग्राहक को भुगतान प्राप्त हो। प्रत्येक चालान को पूरा करने में पांच मिनट तक का समय लगा, जिसने प्रक्रिया की स्थिरता और व्यवसाय की स्केल करने की क्षमता के बारे में महत्वपूर्ण प्रश्न पूछे।
उन्होंने ईमेल से जानकारी पढ़ने और निकालने में मदद करने के लिए ऑप्टिकल चरित्र पहचान को लागू करके इस प्रक्रिया को हल किया। वहां से, उनके बॉट जानकारी को संसाधित करने और इसे संबंधित प्रणालियों को खिलाने में सक्षम थे, जिससे विक्रेताओं के लिए सटीक डेटा और त्वरित भुगतान सुनिश्चित हुआ।
एक बार जब उन्होंने नई आरपीए प्रणाली स्थापित की, तो 93% से अधिक चालान मैन्युअल हस्तक्षेप के बिना संसाधित किए गए, सटीकता 95% तक चली गई, और लगभग 20% एपी कर्मचारियों को अधिक मूल्य-संचालित कार्यों में संलग्न होने के लिए मुक्त कर दिया गया। इस केस स्टडी के बारे में यहां और पढ़ें।
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आईटी विभाग आरपीए को सबसे तेजी से अपनाने वालों में से थे। काफी हद तक, ऐसा इसलिए है क्योंकि प्रबंधन और कर्मचारी नई तकनीक के लिए उत्तरदायी हैं और स्वचालन के संभावित लाभों को देखने के लिए तत्पर हैं।
लगभग सभी शीर्षों में आईटी विभाग हैं। और भी, इनमें से प्रत्येक क्षेत्र विभिन्न तरीकों से आईटी का उपयोग करता है, एक वेबसाइट चलाने और बनाए रखने के रूप में सरल अनुप्रयोगों से लेकर क्लाउड-आधारित काम के लिए कठिन संक्रमण का प्रबंधन करने में सक्षम पूर्ण साइबर सुरक्षा संचालन तक।
आईटी में विशिष्ट आरपीए उदाहरणों में शामिल हैं:
- उपयोगकर्ता प्रबंधन: विभिन्न प्रणालियों में खाते, प्रोफ़ाइल और ईमेल पते बनाना
- पासवर्ड रीसेट: फॉरेस्टर रिसर्च का अनुमान है कि प्रत्येक पासवर्ड रीसेट की लागत लगभग $ 70 है। आरपीए समस्या को स्वचालित करता है, आईटी बजट से अनकही मात्रा को शेव करता है।
- डेटा बैकअप: मैन्युअल डेटाबैक एक टाइम सिंक है। यह एक शेड्यूलिंग दुःस्वप्न भी है। आरपीए फर्मों को डेटा सिंकिंग को स्वचालित करने और रिपोर्ट उत्पन्न करने की अनुमति देता है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि प्रमुख जानकारी पूरे संगठन में अद्यतित है।
- टिकट प्रतिक्रियाओं में सहायता: आईटी स्टाफ महंगा है। हालांकि, बहुत से व्यवसाय अपने विशेषज्ञों को मामूली घटनाओं का जवाब देने के लिए निर्देशित करने में पैसा बर्बाद करते हैं, उन्हें अन्य महत्वपूर्ण कार्यों से दूर खींचते हैं। टीमें आरपीए बॉट्स को सरल नैदानिक जांच और अन्य अनुमानित चरण-दर-चरण कार्य करने के लिए प्रशिक्षित कर सकती हैं।
जबकि ये सभी महान उदाहरण हैं, वे केवल हिमशैल की नोक हैं। आरपीए ने आईटी के लगभग हर क्षेत्र को छुआ है, जो एक ऐसे युग में एक वरदान है जहां प्रौद्योगिकी इतनी तेजी से आगे बढ़ रही है कि यहां तक कि नए स्नातक भी यह सुनिश्चित करने के लिए संघर्ष करते हैं कि उनके कौशल प्रासंगिक हैं।
#10. उपयोगकर्ता प्रबंधन
इलेक्ट्रॉनिक लर्निंग एंड डेवलपमेंट (एल एंड डी) यह सुनिश्चित करने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है कि कर्मचारी उत्पादक और संतुष्ट दोनों हैं। हालांकि, बड़े उद्यमों के लिए, उपयोगकर्ताओं को प्रबंधित करना और यह सुनिश्चित करना एक चुनौती है कि उनके पास विभिन्न प्रकार के पाठ्यक्रमों और कार्यक्रमों तक पहुंचने के लिए क्रेडेंशियल्स हैं।
इसकी जिम्मेदारी अक्सर अधिक काम करने वाले आईटी विभागों पर आती है जो समर्थन टिकट, साइबर सुरक्षा अलर्ट और विभिन्न अन्य कार्यों से निपटते हैं।
उपयोगकर्ता प्रबंधन के लिए आरपीए केस स्टडी
मिड यॉर्कशायर अस्पताल एनएचएस ट्रस्ट के पास कर्मचारी एल एंड डी के लिए एक मजबूत प्रतिबद्धता है। यह जिम्मेदारी नए कर्मचारियों और मौजूदा कर्मचारियों दोनों पर फैली हुई है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रत्येक कर्मचारी देखभाल के अच्छे स्तर की पेशकश करने में सक्षम है, उनके पास एक डिजिटल लर्निंग टीम है जो उनके आईटी विभाग द्वारा समर्थित है।
हालांकि, उपयोगकर्ता प्रबंधन इन विभागों के लिए एक काम है। पंजीकरण मैन्युअल रूप से किया गया था। उनके मामले के अध्ययन के अनुसार, प्रत्येक एप्लिकेशन में लगभग पांच मिनट लगे, जिसका अर्थ है कि तीन की एक टीम को 200 उपयोगकर्ताओं का प्रबंधन करने में डेढ़ दिन लगे। ट्रस्ट 9,000 से अधिक लोगों को रोजगार देता है, जो कार्य की भावना को कुछ पैमाने देता है।
इस मैनुअल प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने से समय और त्रुटियों की बचत होगी और उनकी टीम नीरस और दोहराव वाले कार्यों से मुक्त हो जाएगी।
आईटी विभाग ने पंजीकरण को डेटाबेस में स्थानांतरित करने और प्रत्येक नए उपयोगकर्ता के लिए खाते बनाने के लिए एक आरपीए समाधान का उपयोग किया। वहां से, बॉट्स ने उपयोगकर्ताओं को पाठ्यक्रमों में नामांकित किया और प्रासंगिक ईमेल भेजे। किसी भी त्रुटि या डुप्लिकेट पंजीकरण को मैन्युअल निरीक्षण के लिए टीम को अग्रेषित किया गया था।
परिणाम एक पाठ्यपुस्तक उदाहरण हैं कि आरपीए व्यवसाय संचालन को कैसे बदल सकता है। उनमें निम्नलिखित शामिल हैं:
- प्रसंस्करण समय में 70% से अधिक की कमी
- 24/7 क्षमताएं
- त्रुटियों में कमी
- एल एंड डी कर्मचारियों को अतिरिक्त काम से कम किया जाता है, जिससे उन्हें अधिक आमने-सामने के कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलती है।
संपत्ति प्रबंधन और अचल संपत्ति
आरपीए का उपयोग संपत्ति प्रबंधन आला में कई अलग-अलग कार्यों को स्वचालित करने के लिए किया जा सकता है। कुछ हद तक, ऐसा इसलिए है क्योंकि इस क्षेत्र में बहुत सारी बैक-एंड व्यावसायिक प्रक्रियाएं हैं जो किसी भी व्यवसाय की एक मानक विशेषता हैं। हालांकि, अन्य संपत्ति प्रबंधन-विशिष्ट रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन उदाहरण हैं।
उपयोग के कुछ मामले ऐसी चीजें हैं जिन्हें हमने पहले छुआ है। उदाहरण के लिए, केवाईसी और एएमएल जांच और सामान्य ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया में तेजी लाना। हालांकि, आरपीए का उपयोग देय खातों, निवासी संचार और खाता सुलह की सहायता के लिए भी किया जा सकता है।
#11. ऋणदाता विवरणों को स्वचालित करना
रियल एस्टेट विकास और प्रबंधन में कई मैनुअल कार्य शामिल हैं। इनमें से कई में यह सुनिश्चित करने के लिए जांच शामिल है कि नकदी प्रवाह अप-टू-डेट है। बैंकों के खिलाफ मास्टर लोन फाइलों की जांच की जानी चाहिए, यह सुनिश्चित करते हुए कि किरायेदारों या मालिकों के खाते अच्छी स्थिति में हैं।
इन जांचों को करने में अनुमानित कदम शामिल हैं। हालांकि, इस जानकारी को पुनर्प्राप्त करना समय लेने वाला है और उच्च स्तर की सटीकता की मांग करता है। इसलिए, यह आरपीए के अनुप्रयोगों का एक शानदार उदाहरण है जो कई व्यवसायों में सुधार कर सकता है।
ऋणदाता विवरणों को स्वचालित करने के लिए आरपीए केस स्टडी
ए शिकागो, आईएल। आधारित रियल एस्टेट प्रबंधन और विकास कंपनी मासिक ऋणदाता विवरण और ऋण इतिहास रिपोर्ट प्राप्त करने के लिए संघर्ष किया। अधिकांश कर्तव्य एक ही ऑपरेटिव के दरवाजे पर गिर गए।
कार्य पहले से ही अत्यधिक दोहराया गया था। हालांकि, आगे की जटिलताएं उत्पन्न हुईं क्योंकि ऋणदाता विवरण प्रत्येक महीने के अंतिम सप्ताह के भीतर किसी भी समय दिखाई दे सकते हैं। इस स्थिति का मतलब था कि ऑपरेटिव को प्रत्येक ऋणदाता विवरण के लिए प्रत्येक बैंक की जांच करने की आवश्यकता होगी जब तक कि वे सभी हस्ताक्षरित नहीं हो जाते।
रियल एस्टेट कंपनी ने एक आरपीए समाधान लागू किया जिसने कार्यों को अपने घटक भागों में तोड़ दिया। चरणों में शामिल हैं:
- एक बॉट मास्टर लोन फ़ाइल पढ़ता है और उस महीने के लिए एक प्रति लिखता है
- यह निर्धारित करता है कि उसे किन बैंकों या उधारदाताओं से संपर्क करने की आवश्यकता है।
- फिर बॉट ऋणदाता विवरण की उपलब्धता की जांच करता है।
- यदि विवरण उपलब्ध है, तो यह इसे डाउनलोड करता है और तदनुसार मास्टर लोन फ़ाइल को अपडेट करता है।
इस प्रक्रिया ने निदेशक के लिए प्रति माह 10 घंटे के काम के समय की बचत की।
दूरसंचार
दूरसंचार उद्योग आरपीए का एक महत्वपूर्ण लाभार्थी रहा है। काफी हद तक, ऐसा इसलिए है क्योंकि अंतरिक्ष के भीतर कई मैनुअल प्रक्रियाएं उच्च आवृत्ति, दोहराव और नियम-आधारित हैं। या, इसे दूसरे तरीके से रखने के लिए, ठीक उसी तरह के कार्य जो आरपीए हल करता है।
आरपीए के कुछ कार्यों में इस तरह की चीजें शामिल हैं:
- रिपोर्ट तैयार करना और वितरित करना
- बिक्री आदेश संसाधित करना
- डेटा बैक अप
- ग्राहक सेवा समस्याओं को हल करना
- विपणन स्वचालन
क्योंकि दूरसंचार में आरपीए के अनुप्रयोगों की ऐसी श्रृंखला है, उपयोग के मामले एक संगठन में सही तरीके से विस्तारित हो सकते हैं और संचालन की अधिकता को बेहतर बनाने और सुव्यवस्थित करने में मदद कर सकते हैं।
#12. संचालन को सुव्यवस्थित करना
आरपीए के लिए सबसे शक्तिशाली उपयोग के कई मामले आमतौर पर मानव ऑपरेटरों द्वारा किए गए अनुमानित कार्यों को आउटसोर्स करने में निहित हैं। जैसे-जैसे व्यवसाय ों का विस्तार और विकास होता है, प्रबंधन स्वाभाविक रूप से परिचालन दक्षता में सुधार के लिए प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने के तरीकों की तलाश करता है।
दूरसंचार क्षेत्र में परिचालन को सुव्यवस्थित करना विभिन्न तरीकों से हो सकता है। इसमें हेडकाउंट को कम करना, ऑर्डर डिलीवरी को अधिकतम करना और कई बैक-ऑफिस कार्यों को स्वचालित करना शामिल हो सकता है।
आइए एक केस स्टडी का पता लगाएं जहां आरपीए ने एक बड़ी दूरसंचार कंपनी को लागत में लगभग $ 5 मिलियन बचाने में मदद की।
संचालन को सुव्यवस्थित करने के लिए आरपीए केस स्टडी
एक प्रमुख ऑस्ट्रेलियाई दूरसंचार कंपनी को इंटरनेट एक्सेस की त्वरित मांग का सामना करना पड़ा। इस प्रक्रिया में अपने नेटवर्क के बुनियादी ढांचे को अपग्रेड करना और राष्ट्रीय ब्रॉडबैंड नेटवर्क (एनबीएन) के लिए सरकार की प्रतिबद्धता को पूरा करना शामिल था, एक कार्यक्रम जो लाखों ऑस्ट्रेलियाई लोगों के लिए ब्रॉडबैंड पहुंच सुनिश्चित करेगा।
इस तरह के बड़े पैमाने पर राष्ट्रीय संचालन ने कंपनी के लिए कई मुद्दे पैदा किए। इसे आवश्यक उच्च स्तर की सेवा को ध्यान में रखते हुए जल्दी से पहुंच को रोल आउट करने का एक तरीका खोजने की आवश्यकता थी। इस स्तर तक स्केलिंग ठीक उसी प्रकार का कार्य है जिसके लिए आरपीए का उपयोग किया जा सकता है।
ऑपरेशन में चार स्तंभ थे। वो थे:
- सेवा चक्र के समय में वृद्धि
- शानदार ग्राहक अनुभव ड्राइविंग
- सेवा और परिचालन लागत को कम करना
- कार्यबल के उत्पादन और उत्पादकता का अनुकूलन
फर्म ने दो मुख्य प्रक्रियाओं में दक्षता चलाने के लिए 50 बॉट ्स को नियुक्त किया। ये थे:
- गुणवत्ता आश्वासन (QA)
- आदेश निर्माण प्रक्रिया
आरपीए के इस आवेदन के कुछ लाभों में प्रत्येक ऑर्डर पर 2 घंटे से अधिक की बचत शामिल है। इसके शीर्ष पर, व्यवसाय श्रम लागत को काफी कम करने में सक्षम था, जिससे डिलीवरी परिचालन लागत में लगभग $ 5 मिलियन की बचत हुई।
संभार-तंत्र
रसद एक और क्षेत्र है जिसने अन्य क्षेत्रों से पहले आरपीए को अपनाया। वेयरहाउसिंग और वितरण केंद्रों ने लागत और त्रुटियों को कम करने और 24/7 ग्राहक आवश्यकताओं की मांग को पूरा करने के लिए स्वचालन पर भरोसा किया है।
आपूर्ति श्रृंखलाओं में बहुत सारे चलती भाग होते हैं। डेटा सुचारू संचालन और समयबद्धता का अभिन्न अंग है, वितरण केंद्र सीआरएम और ईआरपी सॉफ्टवेयर के साथ गोदाम प्रबंधन प्रणालियों (डब्ल्यूएमएस) के बीच एक नाजुक अंतःक्रिया पर निर्भर हैं।
ईआरपी सॉफ्टवेयर के मामले में, जैसे कि नेटसुइट, ये सिस्टम केंद्रीकृत हैं। हालांकि, कार्यान्वयन मासिक लाइसेंस का उल्लेख किए बिना अत्यधिक तकनीकी, समय लेने वाला और महंगा है, जो आसानी से हजारों डॉलर में चल सकता है।
#13. शिपमेंट और ऑडिटिंग ऑर्डर ट्रैक करना
रसद व्यवसाय अपने परिचालन प्रदर्शन से जीते और मरते हैं। चूंकि बस-इन-टाइम उत्पादन और इन्वेंट्री प्रबंधन लोकप्रियता में वृद्धि हुई है, देरी के गंभीर परिणाम हो सकते हैं।
तीसरे पक्ष की कंपनियों की सेवा करने की अपनी जटिलताएं हैं। फिर, पिछले कुछ वर्षों में ग्राहकों की उम्मीदें काफी बढ़ गई हैं। उपभोक्ता निरंतर और नियमित अपडेट चाहते हैं क्योंकि डिलीवरी नेटवर्क के माध्यम से चलती है। अस्पष्ट पूर्वानुमान अब बर्दाश्त नहीं किए जाते हैं।
रसद व्यवसाय उपभोक्ताओं और विक्रेताओं के बीच मध्यस्थता करते हैं। ट्रैकिंग लंबे समय से मैनुअल श्रमिकों का डोमेन रहा है। परिणाम विभिन्न संचार प्लेटफार्मों पर बहुत सारे अनुरोध हैं। यह समय लेने वाला काम है जो त्रुटि और गलतफहमी के अधीन है।
शिपमेंट और ऑडिटिंग आदेशों को ट्रैक करने के लिए आरपीए केस स्टडी
एलटीएक्स सॉल्यूशंस अटलांटा स्थित आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन फर्म है। उनकी विशेषता ट्रकलोड (एलटीएल) शिपमेंट से कम है। 2019 में, उन्हें रेडवुड लॉजिस्टिक्स द्वारा अधिग्रहित किया गया था, जो एक सेवा (एलपीएएएस) सॉफ्टवेयर के रूप में लॉजिस्टिक्स प्लेटफॉर्म के लंबे समय से प्रदाता थे।
एलटीएक्स को व्यापार की मात्रा में वृद्धि का प्रबंधन करने के लिए आरपीए की आवश्यकता थी। रेडवुड द्वारा अधिग्रहित किए जाने से पहले, उन्होंने 12 के कर्मचारियों के साथ प्रति माह लगभग 3000 डिलीवरी को संभाला।
हालांकि, जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता गया, कंपनी को जल्द ही एहसास हुआ कि इसकी मैनुअल ट्रैकिंग और ऑडिटिंग प्रक्रिया उनके साथ स्केल नहीं कर सकती है। शुरुआत के लिए, उन्होंने अनुमान लगाया कि पूछताछ की मात्रा को संभालने के लिए 12 नए स्टाफ सदस्यों को जोड़ने की आवश्यकता होगी। श्रम लागत में 40% जोड़ना कुख्यात रूप से ठीक मार्जिन वाले उद्योग में एक चुनौती का प्रतिनिधित्व करेगा।
एलटीएक्स ने इन मुद्दों को हल करने के लिए आरपीए प्रक्रियाओं की शुरुआत की। उनकी कॉल का पहला पोर्ट उनकी ट्रैकिंग प्रक्रिया को स्वचालित करना था। बिजनेस प्रोसेस के उनके वीपी एंड्रयू ग्लीसन के अनुसार, उन्होंने इस समाधान को लगभग एक दिन में लागू किया, जो बिजली-तेजी से परिवर्तनकारी प्रभाव का प्रमाण है जो आरपीए एक व्यवसाय में ला सकता है। विशिष्ट सॉफ़्टवेयर कार्यान्वयन में सप्ताह या महीने लग सकते हैं, जिसके लिए अत्यधिक तकनीकी टीमों और आंखों को पानी देने वाले बजट की आवश्यकता होती है।
वहां से, एलटीएक्स ने बैक-ऑफिस काम के घंटों को कम करने के लिए आरपीए का इस्तेमाल किया। तकनीक ने फर्म को अपनी डिलीवरी ऑडिट प्रक्रिया में क्रांति लाने में मदद की। और भी, टीम इस आगे की सोच वाले दृष्टिकोण को रेडवुड लॉजिस्टिक्स द्वारा उनके अधिग्रहण में एक महत्वपूर्ण योगदानकर्ता होने के रूप में श्रेय देती है।
औषध
दवा उद्योग में आरपीए उपयोग के मामलों में प्रशासन, मानव संसाधन, बिक्री पूर्वानुमान और यहां तक कि आपूर्ति श्रृंखला और इन्वेंट्री प्रबंधन भी शामिल हैं। हालांकि, सख्त रिकॉर्ड-कीपिंग और डेटा प्रबंधन लाइफ साइंसेज में शामिल सबसे अधिक दबाव वाले बैक-ऑफिस लागतों में से हैं।
आरपीए इन प्रशासनिक बोझ ों में से कई के लिए एक महान समाधान है। दवा कंपनियां दस्तावेजों के नियंत्रित वितरण को स्वचालित करने और महत्वपूर्ण डेटा का एक सुरक्षित और सुलभ भंडार सुनिश्चित करने के लिए तकनीक का उपयोग कर सकती हैं। इसके अलावा, आरपीए दस्तावेज़ प्रबंधन के भीतर मानव त्रुटि को खत्म करने और अप्रभावी और अक्षम व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन (बीपीएम) नीतियों को दूर करने में मदद कर सकता है।
हमने लेख में इनमें से कई विषयों को पहले ही छू लिया है, इसलिए इसके बजाय, हम जांच करेंगे कि जीवन विज्ञान कंपनियां नैदानिक परीक्षणों के दौरान दस्तावेजों के प्रबंधन पर एक विशेष झुकाव के साथ आर एंड डी लागत को कम करने के लिए आरपीए को कैसे अपना सकती हैं।
#14. अनुसंधान एवं विकास लागत को कम करना
फार्मास्युटिकल और लाइफ साइंसेज फर्मों को कई तरह के दबावों का सामना करना पड़ता है। पश्चिमी दुनिया भर में उम्र बढ़ने की आबादी का मतलब है कि नए उपचार की आवश्यकताएं हर समय बढ़ रही हैं। हालांकि, अनुसंधान और विकास (आर एंड डी) लागत भी हैं।
विचार करने के लिए एक और महत्वपूर्ण कारक दवा विकास के लिए सख्त नियामक शर्तें हैं। इससे पहले कि कोई उत्पाद बाजार में आ सके, उसे व्यापक शोध, प्रलेखन और नैदानिक की आवश्यकता होती है।
परीक्षण। इन आवश्यक प्रक्रियाओं का मतलब है कि दवा कंपनियों को नियामकों के दाईं ओर रहने के लिए दस्तावेजों और डेटा का सावधानीपूर्वक प्रबंधन करना चाहिए।
आर एंड डी लागत को कम करने के लिए आरपीए केस स्टडी
फार्मा में रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन: थ्री केस स्टडीज (एनाग्नोस्टे, 2018) शीर्षक वाले पेपर में, लेखक ने दवा उद्योग में फर्मों का सामना करने वाले एक सामान्य परिदृश्य को रेखांकित किया है, अर्थात्, अधिक रोगी-केंद्रित व्यवसाय मॉडल में स्थानांतरित करते हुए उचित लागत पर दवाओं को वितरित करने का एक तरीका खोजना।
इसके अलावा, पेपर अनुपालन से जुड़े बोझ पर प्रकाश डालता है जो जीवन विज्ञान अंतरिक्ष में काम करने वाले व्यवसायों को पीड़ित करता है। वे इस बात पर प्रकाश डालते हैं कि कैसे दो प्रमुख फार्मा कंपनियों ने अपनी सेवा में सुधार के लिए लक्ष्यों को परिभाषित किया था, जिनमें शामिल हैं:
- तेजी से प्रसंस्करण समय
- निवेश से बेहतर परिणाम
- कम उत्पादन लागत।
इन फार्मास्युटिकल केस स्टडीज का एक बड़ा फोकस नैदानिक परीक्षण प्रलेखन के आसपास केंद्रित था। नैदानिक परीक्षण अत्यधिक विनियमित हैं। व्यवसायों को ट्रायल मास्टर फ़ाइल के रूप में जाना जाता है के भीतर सही रिकॉर्ड और दस्तावेज रखना चाहिए।
सुरक्षा, परिवर्तन नियंत्रण, ऑडिट और संग्रह इस दृष्टिकोण के चार स्तंभ हैं। और भी, नैदानिक परीक्षणों के लाइव होने से पहले, जांच और संतुलन की एक प्रणाली है जिसमें विभिन्न हितधारकों से साइन-ऑफ और हस्ताक्षर शामिल हैं। दस्तावेजों को ग्रीन लाइट फॉर्म (जीएलएफ) कहा जाता है।
पारंपरिक सेटअप में, GLFs कार्यों को मैन्युअल रूप से प्रबंधित और वितरित किया गया था। कई मानकीकृत चरणों के साथ, ये प्रक्रियाएं स्वचालन के लिए एक मजबूत उम्मीदवार हैं।
मामले के अध्ययन के अनुसार, दो वैश्विक जीवन विज्ञान कंपनियों ने आरपीए को अपने प्रलेखन का प्रबंधन करने और समग्र अनुपालन में सुधार करने के लिए नियोजित किया।
पहली कंपनी ने लागत कम की और लाभ उठाया जैसे:
- अनुपालन में वृद्धि
- दस्तावेज़ प्रबंधन समर्थन की कम आवश्यकता
- एक नई, सुव्यवस्थित प्रक्रिया
- परीक्षणों और दस्तावेजों को ट्रैक करने के लिए बेहतर मैट्रिक्स
दूसरे परीक्षण में, व्यवसाय ने अनुपालन और दस्तावेज़ अनुरोध प्रक्रिया में सुधार पर ध्यान केंद्रित किया। फिर, आरपीए ने निम्नलिखित तरीकों से कंपनी की मदद की:
- एक अनुकूलनीय और चुस्त दृष्टिकोण बनाएं जो नए अनुपालन और विनियमन आवश्यकताओं को समायोजित कर सकता है।
- मजबूत निदान जानकारी एकत्र करें जो व्यवसाय प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने के लिए लाभ उठा सकता है।
- आवश्यक दस्तावेजों के लिए लगातार वृद्धि प्रक्रियाओं को लागू करें
इन व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सरल बनाकर, दोनों फर्म तेजी से जटिल वातावरण में अनुपालन मानकों को पूरा करते हुए लागत बचाने में सक्षम थे।
कानूनी उद्योग
कानूनी उद्योग स्वचालन का एक बड़ा लाभार्थी रहा है। अतीत में, फर्मों के पास विशाल दस्तावेज मुद्रण, प्रसंस्करण और भंडारण सुविधाएं थीं। कागज पर काम करने में लंबे समय तक काम करना, मानव त्रुटि का जोखिम, सुरक्षा चिंताएं और बहुत कुछ शामिल था। आरपीए ने पेशे में मैनुअल भारी उठाने की महामारी को कम करने में मदद की है।
बेशक, यह सिर्फ एक तरीका है जिससे तकनीक मदद कर सकती है। अन्य आरपीए उपयोग मामलों में केस दस्तावेज़ बनाना, डेटाबेस खोज करना, मामले की जानकारी की समीक्षा करना और रिपोर्ट भरना शामिल है।
#15. डेटा माइग्रेशन
डेटा माइग्रेशन एक मानक प्रक्रिया है जो कई क्षेत्रों में कंपनियों द्वारा आवश्यक है, न केवल कानूनी उद्योग। हालांकि, कानूनी प्रथाओं के लिए न केवल पीयरलेस रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होती है, बल्कि कम नोटिस पर डेटा साझा करने और याद करने की क्षमता होती है।
जैसा कि डिजिटल परिवर्तन कानूनी दुनिया में मानक बन गया, कई फर्मों को अपने मौजूदा डेटाबेस लेने और उन्हें क्लाउड पर होस्ट करने के लिए समाधान की आवश्यकता थी। यह दृष्टिकोण उन्हें दूरस्थ रूप से काम करने और चलते-फिरते दस्तावेजों तक पहुंचने की अनुमति देगा। हालांकि, सभी डेटा माइग्रेशन प्रोजेक्ट सरल नहीं हैं।
डेटा माइग्रेशन के लिए आरपीए केस स्टडी
नई डेटाबेस संरचनाओं में माइग्रेट करना काफी जटिल है। हालांकि, कानूनी फर्मों को अक्सर बेस्पोक समाधान की आवश्यकता होती है। एक मामले का अध्ययन जिसमें एक कानूनी अभ्यास शामिल है, जो संदेश देने में विशेषज्ञता रखता है, इस बात पर प्रकाश डालता है कि आरपीए का उपयोग एक बार के मुद्दों के साथ-साथ दीर्घकालिक व्यावसायिक प्रक्रियाओं को हल करने के लिए कैसे किया जा सकता है।
विचाराधीन फर्म को सैकड़ों प्रॉपर्टी लॉट रिकॉर्ड को माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस डेटाबेस से क्लाउड-आधारित प्लेटफॉर्म पर स्थानांतरित करना पड़ा। हालांकि, नए सॉफ्टवेयर में सॉलिसिटर रिकॉर्ड लोड करने और मान्य करने के लिए अनुकूलनशीलता की कमी थी।
आरपीए प्रक्रिया का निर्माण करके, टीम 100% सटीकता दर के साथ डेटा को माइग्रेट करने में कामयाब रही। इस प्रक्रिया में आधा दिन लगा और फर्म ने लगभग 350 काम के घंटे बचाए। एक बार फिर, यह केस स्टडी वर्कफ़्लो ज़ में सहायता करने और अधिक ग्राहक और मूल्य-केंद्रित कार्यों को वितरित करने के लिए कर्मचारियों को मुक्त करने के लिए आरपीए अनुप्रयोगों की संभावनाओं को दर्शाती है।
