मानव संसाधन में रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन ने संचालन को सुव्यवस्थित किया है, दक्षता को बढ़ाया है और मानव संसाधन संचालन में लागत कम की है। इसके अतिरिक्त, जैसे-जैसे संगठनों ने डिजिटल कार्यबल को अपनाया है, एचआर ऑटोमेशन ने दूरस्थ कार्य से उत्पन्न होने वाली कई समस्याओं का समाधान प्रदान किया है, जैसे विरासत प्रणालियों को पाटना, डेटा ट्रांसफर में सुधार और साइबर सुरक्षा बढ़ाना।
एचआर में आरपीए दोहराए जाने वाले कार्यों की एक विस्तृत श्रृंखला को स्वचालित करने में मदद करता है और एचआर पेशेवरों को मूल्य-संचालित, मानव-केंद्रित कार्य प्रदान करने की अनुमति देता है जो नौकरी की संतुष्टि पर प्रभाव डालता है और परिणामस्वरूप, नियोक्ता की प्रतिष्ठा और कर्मचारी प्रतिधारण पर प्रभाव डालता है।
यह लेख आरपीए मानव संसाधन उपयोग के मामलों, केस अध्ययन, लाभ, चुनौतियों और उन रुझानों का पता लगाएगा जो एचआर स्वचालन के भविष्य को आकार देंगे।
मानव संसाधन बाज़ार के आकार के लिए आरपीए
मानव संसाधन क्षेत्र में रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन के सटीक आंकड़े खोजना मुश्किल है। वैश्विक मानव संसाधन प्रौद्योगिकी बाजार का आकार 2023 में लगभग $40 बिलियन का है, जिसकी अनुमानित वार्षिक वृद्धि दर 9.2% है।
एआई/एमएल टूल्स के साथ-साथ आरपीए कार्यान्वयन को एचआर प्रौद्योगिकी क्षेत्र में एक विशाल चालक के रूप में देखा जाता है। मैकिन्से का सुझाव है कि अगले पांच वर्षों में पूंजीगत व्यय का लगभग 25% स्वचालन उपकरणों पर होगा , जो मोटे तौर पर सुझाव देता है कि निकट भविष्य में आरपीए प्रौद्योगिकियों और सेवाओं पर खर्च की ऊपरी सीमा 10 अरब डॉलर तक पहुंच सकती है।
एचआर में आरपीए के लाभ
मानव संसाधन क्षेत्र में आरपीए प्रौद्योगिकियों को अपनाने के कई अनिवार्य कारण हैं। यहां कुछ प्रमुख कारण दिए गए हैं कि क्यों एचआर टीमों को आरपीए अपनाना चाहिए।
#1. उत्पादकता में वृद्धि
एचआर के भीतर, हायर-टू-रिटायरमेंट से तात्पर्य संपूर्ण कर्मचारी जीवनचक्र से है, भर्ती से लेकर ऑनबोर्डिंग से लेकर प्रदर्शन प्रबंधन तक सेवानिवृत्ति के बिंदु तक। दूसरे शब्दों में, एक एचआर पेशेवर की एक ही स्टाफ सदस्य के साथ होने वाली सभी बातचीत।
मैकिन्से का सुझाव है कि इनमें से 50% से अधिक कार्य आरपीए के साथ स्वचालन के लिए उपयुक्त हैं । हालाँकि, एक बार जब आप संज्ञानात्मक एआई तकनीक जोड़ लेते हैं, तो आपके द्वारा स्वचालित किए जा सकने वाले कार्यों की संख्या काफी बढ़ जाती है।
जैसा कि कोई भी मानव संसाधन पेशेवर आपको बताएगा, उनके दैनिक कार्यों में बहुत सारी दोहरावदार, नियम-आधारित प्रक्रियाएं शामिल होती हैं, जैसे पृष्ठभूमि जांच, पेरोल समायोजन, अवकाश प्राधिकरण, प्रदर्शन प्रबंधन, फिर से शुरू स्क्रीनिंग, ऑनबोर्डिंग और बहुत कुछ। आरपीए इन कार्यों को संभाल सकता है और एचआर टीमों को मुक्त कर सकता है और उन्हें मानव को मानव संसाधन में वापस लाने की अनुमति दे सकता है।
#2. अधिक कुशल प्रतिभा अधिग्रहण
पिछले कुछ वर्षों में प्रतिभा अधिग्रहण (टीए) एक प्रमुख विषय रहा है। कोविड-19 ने बड़े व्यवधान पैदा किए, और जब चीजें सामान्य हो गईं, तब भी श्रम भागीदारी कम थी। जब आप बढ़ते डिजिटलीकरण, बेबी बूमर पीढ़ी की क्रमिक सेवानिवृत्ति और हमेशा मौजूद एसटीईएम कौशल की कमी के कारण नौकरी की मांगों में बदलाव जोड़ते हैं, तो आपके पास एक ऐसी स्थिति होती है जहां नियोक्ता नौकरियां भरने के लिए संघर्ष कर रहे होते हैं।
आरपीए भर्ती टीमों को कई अलग-अलग तरीकों से मदद कर सकता है। ये उपकरण नौकरी के विज्ञापन पोस्ट करने, बायोडाटा छांटने, साक्षात्कार शेड्यूल करने और उम्मीदवारों के साथ संवाद करने को स्वचालित कर सकते हैं। अधिग्रहण प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने से, मानव संसाधन पेशेवरों के पास साक्षात्कार पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय होता है, जिससे अधिक कुशल पाइपलाइन बनती है।
विचार करने योग्य एक और बात यह है कि आरपीए उपकरण प्रतिभा अधिग्रहण कठिनाइयों से उत्पन्न कई कमियों को भी दूर कर सकते हैं। ये उपकरण कुछ दबाव को कम कर सकते हैं और उपलब्ध प्रतिभा के घटते पूल के बावजूद टीमों को परिचालन में बने रहने की अनुमति दे सकते हैं।
#3. बढ़ी हुई सटीकता
पिछले कुछ वर्षों में अधिकांश अन्य क्षेत्रों और विभागों की तरह मानव संसाधन भी डिजिटल हो गए हैं। संचार, रिकॉर्ड और कर्मचारी डेटा को अक्सर विभिन्न अनुप्रयोगों, स्प्रेडशीट, डेटाबेस और कर्मचारी पोर्टल पर डिजिटल रूप से संग्रहीत किया जाता है।
इतने सारे डेटा के आगे-पीछे होने से मानवीय त्रुटि का खतरा बढ़ गया है। इन त्रुटियों का परिणाम मामूली असुविधा से लेकर वर्क परमिट में देरी, गलत भुगतान, या नई नियुक्तियों का न मिलना जैसे गंभीर मामले तक कुछ भी हो सकता है। एंटरप्राइज़ आरपीए उपकरण स्वचालित प्रक्रियाओं से मानवीय त्रुटि को समाप्त करके इन मुद्दों को हल करने में मदद करते हैं।
#4. कर्मचारी मंथन कम करें
कर्मचारियों को काम पर रखना कठिन और महंगा है, इसलिए आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वे चरम उत्पादकता तक पहुंचने और आपके निवेश का भुगतान करने के लिए पर्याप्त समय तक टिके रहें। दुर्भाग्य से, कर्मचारी प्रतिधारण कई कंपनियों के लिए एक बड़ा संघर्ष है, पेशेवरों की कुल कमी से बाजार विकृत हो रहा है और कर्मचारी मंथन बढ़ रहा है।
विचार करने वाली दूसरी बात यह है कि कोविड के बाद काम के बारे में लोगों के विचार बदल गए हैं। कर्मचारी बेहतर कार्य-जीवन संतुलन, दूरस्थ या हाइब्रिड विकल्प और ऐसी तकनीक चाहते हैं जो उनके जीवन को आसान बना दे। आरपीए उपकरण इन सभी क्षेत्रों में सहायता कर सकते हैं और कर्मचारियों के लिए नौकरी की संतुष्टि बढ़ा सकते हैं। अपनी एचआर टीम को बनाए रखने का मतलब है कि आप कर्मचारियों को बनाए रखने और हासिल करने का बेहतर काम कर सकते हैं।
#5. लागत कम करें
आरपीए में निवेश करने का सबसे आकर्षक कारण लागत बचत है। बजट में कटौती और अनिश्चित आर्थिक दृष्टिकोण ने सी-सूट को कम में अधिक करने के तरीकों पर विचार करने के लिए मजबूर किया है। आरपीए कई तरीकों से मदद कर सकता है। उदाहरण के लिए, यह HR कार्यों को स्वचालित करके कर्मचारियों की संख्या कम करने में आपकी सहायता कर सकता है।
दूसरे, आरपीए कंपनियों को अपने मौजूदा कर्मचारियों को बढ़ाकर और नए कर्मचारियों को शामिल किए बिना अधिक उत्पादक बनने में मदद कर सकता है।
तीसरा, आरपीए पुराने सॉफ़्टवेयर और नए टूल के बीच अंतर को पाटने में माहिर है, जिससे टीमों को नए टूल में निवेश की लागत कम करने की अनुमति मिलती है, जब उनके पास काम करने के लिए पूरी तरह से अच्छा लेकिन पुराना सॉफ़्टवेयर होता है।
#6. स्केलेबिलिटी
एचआर अनलॉक के लिए आरपीए का उपयोग करने का एक और प्रमुख लाभ स्केल करने की क्षमता है। व्यवसाय में अचानक उछाल मानव संसाधन टीमों के लिए एक बड़ा सिरदर्द हो सकता है क्योंकि उन्हें नई नियुक्तियों का प्रबंधन करने में कठिनाई होती है। हालाँकि, एंटरप्राइज़ सॉफ़्टवेयर परीक्षण स्वचालन उपकरण और RPA समाधान आपके साथ बढ़ सकते हैं, जिसका अर्थ है कि नए व्यवसाय का मतलब आपकी HR टीम पर अधिक दबाव नहीं है।
एचआर उपयोग के मामलों में आरपीए
मानव संसाधन में आरपीए उपयोग के मामले भर्ती, प्रशिक्षण, ऑनबोर्डिंग, उपस्थिति प्रबंधन, प्रदर्शन प्रबंधन और बहुत कुछ में मदद करते हैं।
एचआर में आरपीए के कुछ सर्वोत्तम उपयोग के मामलों को उजागर करने के लिए, आइए कर्मचारी जीवन चक्र की प्रक्रिया को काम पर रखने से लेकर सेवानिवृत्ति तक देखें और देखें कि आरपीए प्रत्येक चरण में कैसे मदद करता है।
#1. भर्ती स्वचालन
एचआर और प्रतिभा अधिग्रहण (टीए) टीमों को संभावित नियुक्तियों के साथ सोर्सिंग, स्कोरिंग और संचार करने में बहुत काम का सामना करना पड़ता है। आरपीए भर्ती प्रक्रिया के विभिन्न क्षेत्रों में आयोजित किया जा सकता है।
विज्ञापन पोस्ट करना:
एक बार जब एक भर्ती प्रबंधक एक नए कर्मचारी की आवश्यकता निर्धारित करता है और नौकरी का विवरण और आवश्यकताएं भेजता है, तो वे विभिन्न वेबसाइटों पर नौकरी पोस्टिंग को स्वचालित करने के लिए आरपीए टूल का उपयोग कर सकते हैं। इतनी सारी अलग-अलग साइटें उपलब्ध होने के साथ, यह एक क्लासिक, समय लेने वाला, चरण-संचालित कार्य है जो एचआर टीमों का बहुत समय बचा सकता है।
उम्मीदवारों का चयन:
उद्योग भर में आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम (एटीएस) के रूप में स्वचालन पहले से ही उपयोग में है जो पूर्वनिर्धारित कीवर्ड की उपस्थिति के आधार पर बायोडाटा को छांटता है।
साक्षात्कार चयन:
एक बार बायोडाटा छानने के बाद, एचआर कर्मचारी सर्वश्रेष्ठ उम्मीदवारों को देख सकते हैं और साक्षात्कार के लिए उनका चयन कर सकते हैं। आरपीए उपकरण ऑफ़र को स्वचालित कर सकते हैं और उम्मीदवार साक्षात्कार स्लॉट भेज सकते हैं। इसके अलावा, आप असफल उम्मीदवारों को स्वचालित अस्वीकृति पत्र भी भेज सकते हैं।
प्रस्ताव पत्र भेजना:
सही उम्मीदवार और प्रस्ताव पत्र भेजने में प्रशासन को काफी मेहनत करनी पड़ती है। ये पत्र वैयक्तिकृत होने चाहिए और कंपनी और कानूनी नियमों दोनों के अनुपालन में होने चाहिए। आरपीए बॉट इन विनियमों को संश्लेषित करने और यह सुनिश्चित करने के लिए एक बढ़िया विकल्प हैं कि आपके प्रस्ताव पत्र मानक स्तर के हों।
इसके अलावा, प्रौद्योगिकी को आवेदक के उत्तरों को ट्रैक करने और भर्ती प्रबंधकों को ईमेल द्वारा अपडेट भेजने के लिए भी अनुकूलित किया जा सकता है।
#2. ऑनबोर्डिंग स्वचालन
एक बार जब आपको नए कर्मचारी मिल गए, तो आपका काम अभी शुरू हो रहा है। एक सफल ऑनबोर्डिंग अनुभव कर्मचारी प्रतिधारण के सबसे बड़े भविष्यवक्ताओं में से एक है, इसलिए यह कुछ ऐसा है जिसे आपको सही करने की आवश्यकता है।
जैसे-जैसे अधिक टीमें रिमोट और हाइब्रिड काम को अपनाती हैं, नए कर्मचारियों के लिए नौकरी पाना आसान हो जाता है। यदि आप चाहते हैं कि नए लोगों को काम पर लगाया जाए, तो ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के तत्वों को स्वचालित करना ही इसका समाधान है। यहां कुछ क्षेत्र हैं जहां आरपीए एचआर टीमों की मदद कर सकता है।
पृष्ठभूमि की जांच – पड़ताल:
आरपीए बॉट्स को उचित पोर्टल से जानकारी भेजने और एकत्र करने का तरीका दिखाकर पृष्ठभूमि जांच को स्वचालित किया जा सकता है। आरपीए बॉट रोजगार इतिहास, योग्यता और आपराधिक पृष्ठभूमि की जांच में मदद कर सकते हैं।
कर्मचारी विवरण:
नए कर्मचारियों को एचआर सिस्टम में जोड़ा जाना चाहिए। आरपीए सिस्टम दस्तावेजों से प्रासंगिक जानकारी निकालकर और उन्हें उचित सिस्टम में स्थानांतरित करके डेटा प्रविष्टि को प्रतिस्थापित कर सकता है।
दस्तावेज़ अनुरोध:
आरपीए उपकरण विभिन्न कर्मचारी दस्तावेजों, जैसे पहचान, कर दस्तावेज, डिग्री, संदर्भ इत्यादि के अनुरोध और अपलोडिंग को स्वचालित कर सकते हैं।
खाता क्रेडेंशियल:
नए कर्मचारियों को कंपनी के सॉफ़्टवेयर, मशीनों और किसी भी प्रासंगिक पोर्टल के लिए लॉगिन की आवश्यकता होती है। आरपीए उपकरण इन खातों को तैयार और संचार दोनों कर सकते हैं।
अभ्यास और विकास:
शिक्षण और विकास सामग्री, और आपकी कंपनी हैंडबुक जैसी जानकारी, आपके कर्मचारियों को भेजी जानी चाहिए ताकि उन्हें गति प्राप्त करने में मदद मिल सके। आरपीए उपकरण इस सामग्री को वितरित करने और उसके साथ बातचीत को ट्रैक करने में मदद कर सकते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि आपके कर्मचारी उत्पादक बनने के लिए तैयार हैं।
#3. कर्मचारी डेटा प्रबंधन
एक बार जब आपके नए कर्मचारी काम पर लग जाते हैं, तो कई प्रकार के कार्य करने होते हैं। आरपीए इनमें से कई नौकरियों को सुव्यवस्थित करने में मदद कर सकता है।
यात्रा और व्यय रिपोर्ट:
यात्रा और व्यय रिपोर्ट एक अन्य मैन्युअल कार्य है जो अक्सर मानव संसाधन और वित्त के बीच आता है। इन लागतों पर नज़र रखना महत्वपूर्ण है ताकि कंपनियों के पास अद्यतन खाते हो सकें और कर्मचारियों को किसी भी खर्च की प्रतिपूर्ति की जा सके।
ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन (ओसीआर) सॉफ्टवेयर को आरपीए टूल के साथ-साथ रसीदों को पढ़ने और संसाधित करने, कंपनी यात्रा और व्यय नियमों के खिलाफ जांचने और जानकारी को अधिकृत या बढ़ाने के लिए नियोजित किया जा सकता है, जिससे सुचारू, त्वरित प्रसंस्करण हो सकता है।
अवकाश प्रबंधन:
ईमेल के माध्यम से छुट्टियों और छुट्टी के दिनों का अनुरोध आरपीए टूल द्वारा आसानी से किया जा सकता है। ओसीआर सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके, वे असंरचित डेटा को अनुरोध में बदल सकते हैं और अनुमोदन या अस्वीकृति ईमेल भी संभाल सकते हैं।
निष्पादन प्रबंधन:
प्रदर्शन प्रबंधन किसी भी स्वस्थ संगठन का एक हिस्सा है। सटीक मूल्यांकन प्रदान करने के लिए एचआर टीमों को बहुत सारे डेटा संकलित करने की आवश्यकता होती है, और आरपीए उपकरण विभिन्न डेटाबेस, स्प्रेडशीट और अन्य सूचना स्रोतों से डेटा एकत्र करने और प्रदर्शन प्रबंधन समीक्षाओं के लिए इसे केंद्रीकृत करने के काम के लिए बिल्कुल सही हैं।
पेरोल:
जबकि पेरोल की प्रक्रिया लेखांकन टीम द्वारा की जाती है, यह एचआर के सहयोग से होती है। इसमें बहुत सारी डेटा प्रविष्टि और मैन्युअल सूचना प्रसंस्करण शामिल है, जैसे अवकाश वेतन, कटौती, ओवरटाइम, अनुबंध इत्यादि का प्रबंधन करना।
आरपीए एचआर और पेरोल के बीच संचार को स्वचालित कर सकता है और यह सुनिश्चित कर सकता है कि महत्वपूर्ण विवरण और दस्तावेज सुरक्षित हैं, जिससे समय पर और सटीक पेरोल मिलेगा और कर्मचारी संतुष्ट होंगे।
अनुपालन:
विनियम निरंतर परिवर्तन की स्थिति में हैं, जिससे मानव संसाधन टीमों को इसे बनाए रखने के लिए संघर्ष करना पड़ रहा है। जब श्रम कानून बदलते हैं, तो कंपनी के दस्तावेज़, कर्मचारी डेटा और रिपोर्ट को गति और सटीकता के साथ अपडेट करने के लिए आरपीए बॉट लागू किए जा सकते हैं।
#4. निकास प्रबंधन
निकास प्रबंधन अनिवार्य रूप से ऑनबोर्डिंग का दूसरा पक्ष है, जहां एचआर टीमें सेवानिवृत्ति, समाप्ति, या नए चरागाहों पर जाने के कारण किसी कर्मचारी की सुचारू आउटगोइंग का प्रबंधन करती हैं। इस प्रक्रिया में बहुत सारा प्रशासन शामिल है, जिसमें पत्र भेजना, आईटी क्रेडेंशियल निकालना और यहां तक कि निकास साक्षात्कार या सर्वेक्षण आयोजित करना भी शामिल है।
अन्य क्षेत्र जिन्हें आरपीए उपकरण स्वचालित कर सकते हैं, वे हैं कंपनी की संपत्तियों पर रिटर्न के अनुरोध और रिकॉर्डिंग, कंपनी एक्सेस कार्ड को अमान्य करना, लाइन प्रबंधकों को सूचित करना और निकास दस्तावेज़ तैयार करना।
जैसा कि आप देख सकते हैं, आरपीए एचआर टीमों को पूरे कर्मचारी जीवनचक्र में कार्यों को स्वचालित करने में मदद कर सकता है।
आरपीए मानव संसाधन विभाग मामले का अध्ययन
केस स्टडी #1. मानव संसाधन और पेरोल के लिए रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन
एचआर केस स्टडी में हमारा पहला आरपीए एचआर टीमों के लिए पेरोल प्रक्रिया को स्वचालित करने के लाभों को दर्शाता है। ग्राहक यूके-आधारित भर्ती सेवा व्यवसाय था जो कर्मचारियों की छुट्टी और अन्य अनुपस्थिति का प्रबंधन करने के लिए संघर्ष कर रहा था।
कर्मचारियों ने छुट्टी के लिए आवेदन करने और बीमार दिनों की रिपोर्ट करने के लिए एक वेब पोर्टल का उपयोग किया। हालाँकि, एचआर टीम अभी भी पेरोल गणना करने के लिए एक ऑफ़लाइन एचआर सॉफ्टवेयर सिस्टम का उपयोग कर रही थी जिसे अनुपस्थिति के आधार पर समायोजित करने की आवश्यकता थी। यह प्रक्रिया मासिक, समय लेने वाली और मानवीय त्रुटि के अधीन थी।
व्यवसाय ने अपने मौजूदा आईटी सिस्टम और पेरोल सॉफ़्टवेयर का ऑडिट किया और इन प्रणालियों को एकीकृत करने के लिए एक पद्धति की पहचान की। समाधान अनुपस्थिति के कारण संशोधनों की पुष्टि करने के लिए कर्मचारी और मानव संसाधन टीम दोनों के लिए संचार तैयार और स्वचालित करेगा।
इसके बाद, महीने के अंत तक एक परीक्षण पेरोल चलाया जाता है, जिसमें मानव संसाधन विशेषज्ञ से अनुमोदन की आवश्यकता होती है। अनुमोदन लंबित होने पर, बॉट वेतन के साथ एक दस्तावेज़ तैयार करता है जिसे बीमा योगदान, बोनस आदि के दिनों के लिए समायोजित किया जाता है, और इसे इलेक्ट्रॉनिक बैंकिंग प्रणाली में भेजता है।
परिणाम यह हुआ कि इन कार्यों पर खर्च होने वाला समय प्रति माह 920% कम हो गया, पेरोल त्रुटियाँ कम हो गईं, और परियोजना का आरओआई 10% से अधिक हो गया।
केस स्टडी #2: मानव संसाधन संचालन के लिए रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन
एचआर संचालन में आरपीए का उपयोग अधिक दक्षता में सुधार करने का एक निश्चित तरीका है। एक मामले के अध्ययन में, एक विशाल अपतटीय आउटसोर्सिंग फर्म जिसने 200,000 से अधिक स्टाफ सदस्यों को रोजगार दिया था, उच्च स्टाफ टर्नओवर और सभी सहायक समस्याओं से प्रभावित थी। कर्मचारी डेटा विभिन्न प्रणालियों में रखा गया था, और शुरू करने या छोड़ने की प्रक्रिया बेहद अक्षम थी।
संगठन के सामने सबसे बड़ी समस्याओं में से एक यह थी कि अलग-अलग विभागों के पास अलग-अलग कार्य थे या वे अलग-अलग कार्यों के लिए जिम्मेदार थे। ऑन और ऑफबोर्डिंग कर्मचारियों के विभिन्न कर्तव्यों को एचआर, सुविधाएं और आईटी के बीच विभाजित किया गया था।
प्रत्येक टीम ने स्वतंत्र रूप से काम किया। इसलिए, हैंडऑफ़ को समन्वित करने की आवश्यकता होती है और अक्सर कर्मचारियों के लिए लंबी देरी और निराशा होती है। लगातार होल्ड-अप में से एक में असंरचित डेटा के रूप में जानकारी साझा करने वाली टीमें शामिल थीं, जिसके लिए विभिन्न प्रणालियों में मैन्युअल पुन: प्रवेश की आवश्यकता होती थी, जो समय लेने वाली और त्रुटि की संभावना दोनों थी।
कंपनी ने एक एंड-टू-एंड समाधान बनाकर इन अक्षमताओं को हल किया जो प्रत्येक विभाग को व्यवस्थित करने में सक्षम था। उन्होंने टीमों को एक केंद्रीकृत प्रणाली में डेटा भेजने की अनुमति देने के लिए एक वेब पोर्टल बनाया, जिसने एक साथ या अनुक्रम में इनपुट की अनुमति देकर विभागों के बीच प्रतीक्षा समय को कम कर दिया।
वहां से, व्यावसायिक प्रक्रियाओं को चरण-दर-चरण संभाला गया, प्रत्येक टीम को ईमेल द्वारा बताया गया कि क्या आवश्यक है। नतीजा यह हुआ कि बहुत तेजी से ऑफबोर्डिंग की गई, जिससे कंपनी को बेहतर सुरक्षा मिली और कंपनी की संपत्तियों के नुकसान से बचा जा सका।
व्यवसाय ने प्रसंस्करण समय को 90% तक कम कर दिया, सुरक्षा में सुधार किया और कर्मचारियों की संतुष्टि को बढ़ाया।
केस स्टडी #3: मानव संसाधन संचालन के लिए रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन
एक बहुराष्ट्रीय कंपनी जो 50 देशों में 1000 से अधिक ग्राहकों के लिए व्यावसायिक परामर्श, आईटी और आउटसोर्सिंग सेवाएं प्रदान करती है, उसे एक बड़ी चुनौती का सामना करना पड़ा। संगठन का आकार और दायरा इतना बड़ा था कि इसकी मानव संसाधन आउटसोर्सिंग (एचआरओ) सेवाएं कई अलग-अलग प्रक्रियाओं के लिए जिम्मेदार थीं। इनमें से कुछ कार्यों में प्रतिभा अधिग्रहण, कर्मचारी प्रशासन, सीखना और विकास, कर्मचारी लाभ, नौकरी से संतुष्टि और बहुत कुछ शामिल हैं।
मुख्य मुद्दा यह था कि इनमें से प्रत्येक क्षेत्र में व्यापक प्रबंधन की आवश्यकता थी और मैन्युअल कार्यों और जटिल समन्वय की कोई कमी नहीं थी। हालात को बदतर बनाने के लिए, उनके कई ग्राहक तेजी से बढ़ रहे थे, जिसका मतलब था कि कंपनी को उनके साथ विस्तार करने की जरूरत थी। ऐसा करने में विफलता से बाधाएँ उत्पन्न होंगी जिससे कर्मचारी संतुष्टि कम हो जाएगी।
एक आरपीए विक्रेता के साथ एक ऑडिट में कई प्रक्रियाओं का पता चला जो स्वचालन के लिए मजबूत उम्मीदवार थे, जिसमें विभिन्न अनुप्रयोगों और व्यापार ईआरपी प्रणाली के बीच डेटा को सिंक्रनाइज़ करना, ईमेल से डेटा निष्कर्षण और डेटा मानकीकरण शामिल था।
व्यवसाय ने कई प्रक्रियाओं को स्वचालित किया, जिसमें शिफ्ट भत्ता गणना, नए कर्मचारियों के लिए प्रस्ताव पत्र तैयार करना, पृष्ठभूमि की जांच, प्रशिक्षण कार्यक्रम कार्यक्रम और विभिन्न ऑफ-बोर्डिंग प्रक्रियाएं शामिल हैं।
परिणामों में मैन्युअल कार्यों में 70% की कमी, प्रसंस्करण समय में 55% सुधार और लगभग $700,000 डॉलर की शुद्ध बचत शामिल थी।
मानव संसाधन चुनौतियों के लिए रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन
जबकि मानव संसाधन प्रक्रियाओं के लिए आरपीए अपनाने से समय, धन और प्रयास की बचत होती है, कुछ जटिलताएँ हैं जिन्हें सफल अपनाने के लिए व्यवसायों को दूर करना होगा। यहां कुछ मुख्य मुद्दे हैं जो कार्यबल के भीतर आरपीए और एचआर कार्यान्वयन को प्रभावित करते हैं।
#1. तकनीकी कौशल
पारंपरिक कार्यस्थल सेटअप से आरपीए के साथ डिजिटल वातावरण में जाने के लिए कुछ विचार की आवश्यकता है। कई नए सॉफ़्टवेयर टूल की तुलना में RPA को लागू करना कहीं अधिक तेज़ है। हालाँकि, इसका मतलब यह नहीं है कि दर्द बढ़ नहीं रहा है।
वास्तव में, परिवर्तन की योजना आवश्यकताओं और प्रक्रिया खोज के आवश्यक चरणों के साथ सावधानीपूर्वक बनाई जानी चाहिए। सर्वोत्तम स्थिति में, एचआर टीमें अपने वैयक्तिकृत वर्कफ़्लो के आधार पर अपनी स्वयं की प्रक्रिया स्वचालन बनाने में आत्मविश्वास महसूस करेंगी।
ZAPTEST एंटरप्राइज़ उपयोगकर्ताओं को उनकी वार्षिक सदस्यता के हिस्से के रूप में ZAP विशेषज्ञ का लाभ मिलता है। ये प्रशिक्षित और योग्य ZAP विशेषज्ञ प्रक्रिया खोज के दौरान और उत्पाद के पूरे जीवनकाल में समर्पित सहायता प्रदान करते हैं। विशेषज्ञ सहायता टीमों को उनके ज्ञान और अनुभव की बदौलत उनकी तैनाती से सबसे अधिक राहत पाने में मदद कर सकती है। वे प्रक्रिया स्वचालन कैसे बनाएं और अधिकतम अपटाइम सुनिश्चित करने के लिए रखरखाव की पेशकश कैसे करें, इस पर प्रशिक्षण और प्रदर्शन भी प्रदान कर सकते हैं।
#2. विभागीय संचार
एचआर एक संगठन के केंद्र में बैठता है और इसमें कई विभागों और टीमों के साथ संचार शामिल होता है। इस प्रकार, किसी भी आरपीए कार्यान्वयन के लिए वित्त, कानूनी, आईटी और अन्य जैसे विभिन्न विभागों से जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता होगी।
किसी भी तैनाती के लिए डेटा साझाकरण का अधिकतम लाभ उठाने के लिए सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन और सिस्टम को इंटरकनेक्ट करने की आवश्यकता होगी। इसमें विभागों के बीच समन्वय और हितधारकों से खरीद-फरोख्त की भी आवश्यकता होगी।
#3. परिवर्तन का विरोध
स्वचालन प्रौद्योगिकियों और, विशेष रूप से, एआई में कार्यबल में व्यापक व्यवधान पैदा करने की क्षमता है। मानव संसाधन विभाग इन परिवर्तनों से अछूते नहीं हैं, जिससे कुछ कर्मचारियों को विरोध का सामना करना पड़ सकता है।
समायोजन से निपटने के लिए पारदर्शिता, शिक्षा और परीक्षण एवं त्रुटि के मिश्रण की आवश्यकता होगी। कुछ भूमिकाएँ आरपीए टूल द्वारा चरणबद्ध तरीके से ख़त्म की जा सकती हैं; हालाँकि, अन्य अवसर सामने आएंगे। मानव संसाधन कर्मचारियों को पुनः कुशल बनाने से उन्हें डिजिटल कार्यस्थल के युग में प्रासंगिक बने रहने में मदद मिलेगी।
कुल मिलाकर, मानव संसाधन क्षेत्र में स्वचालन का उपयोग मानव संसाधन पेशेवरों को रटे-रटाए कार्यों पर कम समय और मानव-केंद्रित गतिविधियों पर अधिक समय बिताने की अनुमति देगा। यह कई रूपों में आ सकता है, जैसे नई नियुक्तियों को बसने में सहायता करना, नियमित चेक-इन के माध्यम से नौकरी की संतुष्टि में सुधार करना, या यहां तक कि सीखने और विकास में मदद करना।
एचआर रुझानों में आरपीए
आरपीए व्यवसायों को विकसित करने और उनकी मांगों को पूरा करने के लचीलेपन के साथ एक रोमांचक स्थान है। यहां कुछ रुझान दिए गए हैं जो मानव संसाधन क्षेत्र में आरपीए प्रौद्योगिकी को आकार दे रहे हैं।
#1. कर्मचारी संतोष
आरपीए कर्मचारी संतुष्टि बढ़ाने की अपनी क्षमता के लिए प्रसिद्ध है। इस मुद्दे से संबंधित अधिकांश कवरेज में सांसारिक कार्यों को स्वचालित करना और कार्यकर्ताओं को अधिक आकर्षक और दिलचस्प कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देना शामिल है।
हालाँकि, जैसा कि डेलॉइट ने बताया है, पेरोल, ऑनबोर्डिंग और प्रदर्शन समीक्षाओं को स्वचालित करने से भी अधिक संतुष्टि मिल सकती है। उन्हें उम्मीद है कि कंपनियां कर्मचारी संचार में सुधार के लिए आरपीए टूल में निवेश करना जारी रखेंगी और एचआर कर्मचारियों को कर्मचारियों की खुशी और प्रतिधारण के लिए बेहतर रणनीति तैयार करने और वितरित करने की अनुमति देंगी।
#2. आरपीए एचआर उत्पादकता अंतर को भर सकता है
जैसा कि द हैकेट ग्रुप के शोध से पता चला है, इस वर्ष मानव संसाधन कार्यभार में 10% की वृद्धि हुई जबकि कर्मचारियों की संख्या का बजट स्थिर रहा। परिणाम स्वरूप 10% की उत्पादकता अंतर और 10% की दक्षता अंतर है।
कम में अधिक करना आरपीए के सबसे आकर्षक लाभों में से एक है। प्रौद्योगिकी कई दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित कर सकती है और उत्पादकता और दक्षता के अंतर को पूरा कर सकती है, जबकि इंटेलिजेंट ऑटोमेशन के साथ वृद्धि एचआर टीमों को अधिक जटिल कार्यों को स्वचालित करने की अनुमति देती है।
#3. डिजिटल कार्यबल सहभागिता
डिजिटल कार्यबल – उपकरणों, अनुप्रयोगों और डेटा का एक स्थान-अज्ञेयवादी, हमेशा जुड़ा हुआ पारिस्थितिकी तंत्र – हाल के वर्षों में एक वास्तविकता बन गया है। कोविड-19 के कारण डिजिटल परिवर्तन में तेजी आई, जिससे हाइब्रिड और रिमोट-फर्स्ट टीमों में वृद्धि हुई। हालाँकि, हाल के दिनों में, कंपनियाँ कर्मचारियों को कार्यालय में वापस बुला रही हैं, जिससे वे काफी भयभीत हैं।
गैलप सर्वेक्षणों से पता चलता है कि 10 में से 9 कर्मचारी दूरस्थ या हाइब्रिड कार्य पसंद करते हैं। हालाँकि, माइक्रोसॉफ्ट के शोध से पता चलता है कि घर से काम करने से सहयोग और जुड़ाव कम हो सकता है। आरपीए उपकरण, कार्यबल ऑर्केस्ट्रेशन समाधानों के साथ, उस गोंद के रूप में कार्य कर सकते हैं जो कर्मचारियों को जोड़े रखता है और सहयोग करता है, जिससे कार्यालय में काम की आवश्यकता कम हो जाती है।
एचआर में आरपीए: भविष्य क्या है?
भविष्य के आरपीए और एचआर अनुप्रयोग एआई के साथ आरपीए टूल के संवर्द्धन पर निर्भर हैं। यहां भविष्य की कुछ अधिक रोमांचक संभावनाएं दी गई हैं।
1. स्वचालित भर्ती
भर्ती क्षेत्र में स्वचालन समय बचाने से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है। भविष्य में, इसका उपयोग सही लोगों को काम पर रखने पर निर्णय लेने के लिए भी किया जाएगा। पर्याप्त डेटा के साथ, मशीन लर्निंग टूल सही उम्मीदवारों को चुनने के लिए नौकरी के अनुभव, योग्यता, मनोवैज्ञानिक जानकारी और साक्षात्कार प्रश्नों को संश्लेषित कर सकते हैं।
इसके अलावा, ये उपकरण मानवीय पूर्वाग्रह से मुक्त होकर निर्णय और सिफारिशें भी कर सकते हैं। एआई अभी तक इस बिंदु पर नहीं है और इसमें अभी भी अंतर्निहित पूर्वाग्रह हैं जिन्हें दूर किया जाना चाहिए। हालाँकि, सही प्रशिक्षण या सुरक्षा उपायों के साथ, संज्ञानात्मक आरपीए के परिणामस्वरूप एक निष्पक्ष कार्यस्थल हो सकता है।
2. उद्योग 4.0
उद्योग 4.0 चौथी औद्योगिक क्रांति की धारणा को संदर्भित करता है। यह एनालिटिक्स, ऑटोमेशन, मानव-मशीन इंटरैक्शन और उन्नत विनिर्माण का एक साथ आना है।
शोध पत्र, एचआर में रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन को लागू करने के लिए एक संरचित दृष्टिकोण (बालासुंदरम, 2020) में, लेखकों का मानना है कि “लोगों की प्रक्रियाओं में स्थिरता सुनिश्चित करना और प्रतिभा के माध्यम से मूल्य बढ़ाना एचआर से दूर है।”
पेपर का तर्क है कि यह तकनीकी व्यवधान मानव संसाधन टीमों के लिए लागत बचत, अतिरिक्त दक्षता और ग्राहकों के लिए उच्च स्तर की सेवा प्राप्त करने के नए अवसर पैदा करेगा। लेखकों का सुझाव है कि “प्रतिभा के माध्यम से मूल्य बढ़ाना” आरपीए, एआई/एमएल, बुद्धिमान प्रक्रिया स्वचालन और बहुत कुछ सहित स्वचालन प्रौद्योगिकियों की एक श्रृंखला के माध्यम से प्राप्त किया जा सकता है।
3. नागरिक डेवलपर्स द्वारा अनुकूलित एचआर सॉफ्टवेयर
एक प्रवृत्ति जो अभी चल रही है लेकिन भविष्य में और अधिक व्यापक हो जाएगी वह है उच्च अनुकूलित सॉफ़्टवेयर का उपयोग जो मानव संसाधन पेशेवरों द्वारा बनाया गया है। लो-कोड और नो-कोड टूल के उदय के कारण, नागरिक डेवलपर्स एचआर सॉफ्टवेयर बना सकते हैं जो उनकी विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करता है। यह उम्मीद करने के बजाय कि ऑफ-द-शेल्फ सॉफ़्टवेयर उनकी आवश्यकताओं को पूरा करता है, एचआर टीमें अपनी आवश्यकताओं, वर्कफ़्लो और कंपनी संस्कृति के आधार पर आरपीए टूल बना सकती हैं।
चूंकि इन कस्टम टूल की क्षमताओं को एआई और एमएल के साथ बढ़ाया गया है, इसलिए सॉफ्टवेयर टेस्ट ऑटोमेशन यह सुनिश्चित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाएगा कि ये एचआर टूल विश्वसनीय और कार्यात्मक हैं।
अंतिम विचार
मानव संसाधन में रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन के अनगिनत अनुप्रयोग हैं। यह पेशा दोहराए जाने वाले, नियम-आधारित कार्यों से भरा पड़ा है जो स्वचालन के लिए उत्कृष्ट उम्मीदवार हैं। इंटेलिजेंट ऑटोमेशन टूल्स के जुड़ने से एचआर में आरपीए का दायरा और बढ़ेगा।
आरपीए-मानव संसाधन सॉफ्टवेयर टीमों को श्रमिकों से अधिकतम लाभ प्राप्त करने, डिजिटल कार्यबल को अपनाने और मानव पूंजी को रणनीतिक लाभ में बदलने में मदद करके व्यवसाय के भविष्य को आकार देगा।
