रिसर्च नेस्टर की एक हालिया रिपोर्ट
सुझाव है कि 2024 तक दो-तिहाई प्रबंधन कार्य स्वचालित होंगे। रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (आरपीए) एक अत्यधिक बहुमुखी सॉफ्टवेयर समाधान है जो व्यापार की दुनिया के इस परिवर्तन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाएगा।
प्रत्येक पट्टी की फर्में मूर्त लाभ ों के साथ प्रक्रियाओं, अनुप्रयोगों और संचालन के विविध मिश्रण को स्वचालित करने के लिए आरपीए का उपयोग कर सकती हैं जिसमें समय और धन की बचत और उत्पादकता और कर्मचारी संतुष्टि को बढ़ावा देना शामिल है।
यह लेख कुछ सर्वोत्तम तरीकों पर प्रकाश डालेगा जो टीमें दक्षता चलाने, लागत को कम करने और उत्पादकता के नए स्तरों को अनलॉक करने के लिए आरपीए
का उपयोग कर सकती हैं।
10 मैनुअल व्यापार प्रक्रियाओं, अनुप्रयोगों,
और आरपीए द्वारा सक्षम संचालन।
रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन बाजार एक अविश्वसनीय गति से विस्तार कर रहा है। आप किस स्रोत पर विश्वास करते हैं, इसके आधार पर, अगले सात वर्षों के लिए उद्योग की चक्रवृद्धि वार्षिक वृद्धि दर (सीएजीआर) का अनुमान लगाया जाता है। 20
% से 40%
यह स्पष्ट है कि व्यापारिक नेता आरपीए निवेश को अपनी डिजिटल परिवर्तन रणनीतियों के एक महत्वपूर्ण हिस्से के रूप में देखते हैं। जैसा कि आगे की सोच वाली कंपनियां गले लगाती हैं
हाइपरऑटोमेशन
, आरपीए लगभग सार्वभौमिक अपनाने को प्राप्त करेगा।
इस सॉफ़्टवेयर को अपनाने वाली टीमों को प्रतिस्पर्धियों पर बढ़त मिलेगी क्योंकि आरपीए डेटा एंट्री, चालान और भुगतान प्रसंस्करण, ग्राहक सेवा कार्यों, कर्मचारी ऑनबोर्डिंग और बहुत कुछ जैसे संचालन को संभालने में सक्षम होगा।
यहां कुछ कार्यों पर एक नज़र डाली गई है जो यह तकनीक स्वचालित कर सकती है, जिससे व्यवसायों को अपने संसाधनों का अधिक बुद्धिमानी से उपयोग करने में सक्षम बनाया जा सकता है।
#1. डेटा प्रविष्टि
डिजिटल युग में डेटा एंट्री एक महत्वपूर्ण व्यावसायिक कार्य है। फिर भी, यह सबसे दोहराए जाने वाले और थकाऊ मैनुअल प्रक्रियाओं में से एक है। यह एक उच्च मानव त्रुटि दर से भी ग्रस्त है। स्वचालन को लागू करना उन कंपनियों के लिए बहुत समझ में आता है जो बहुत सारे डेटा का प्रबंधन करते हैं।
आरपीए इस तरह के संचालन को संभालने में सक्षम होगा:
- तृतीय-पक्ष सॉफ़्टवेयर सहित विभिन्न स्रोतों से डेटा खींचना
- मानव त्रुटि को कम करना और यह सुनिश्चित करना कि डेटा की गुणवत्ता और अखंडता शून्य तक है
- डेटा प्रविष्टि प्रक्रियाओं में तेजी लाना
- केंद्रीकृत डेटाबेस के लिए ठीक से संरचित यह सुनिश्चित करने के लिए डेटा निकालना और साफ करना
2022 से अंतिम digital.gov वार्षिक रिपोर्ट
में, संगठन ने सुझाव दिया कि उसने आरपीए का उपयोग करके संघीय सरकार को लगभग 1.5 मिलियन काम के घंटे कम करने में मदद की है।
रिपोर्ट द्वारा हाइलाइट किए गए एक मामले के अध्ययन से पता चलता है कि नौसेना आपूर्ति प्रणाली कमान (एनएवीएसयूपी) ने अपने समुद्री संचालन से उत्पन्न प्रदूषण और खतरनाक सामग्रियों को कम करने के लिए अपने मिशन के मूल्य और दक्षता को बढ़ाने के लिए आरपीए का उपयोग कैसे किया।
विशेष रूप से, आरपीए ने संगठन को नौसेना के एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग (ईआरपी) टूल में डेटा के मैनुअल प्रवेश को कम करने में सक्षम बनाया। स्वचालित प्रक्रियाओं में वेब-आधारित एप्लिकेशन से डेटा पढ़ना और कैप्चर करना और इसे अपने ईआरपी को भेजना शामिल है। एनएवीएसयूपी टेक लीड से पता चलता है कि आरपीए को अपनाने से प्रशिक्षण दिनों या हफ्तों से घटकर केवल मिनटों तक रह गया है। कुल मिलाकर, इस प्रक्रिया ने प्रति वर्ष 6000 घंटे से अधिक मैनुअल काम बचाया है।
आप यहां परियोजना के बारे में अधिक पढ़ सकते हैं।
#2. वापसी प्रसंस्करण
जैसा कि ईकामर्स व्यवसाय चलाने वाला कोई भी व्यक्ति जानता है, रिटर्न प्रोसेसिंग एक समय लेने वाला कार्य है। ईकामर्स प्लेटफार्मों के लिए औसत रिटर्न दर 18.1% पर बैठती
है, अन्य अनुमानों से पता चलता है कि यह संख्या 30% के करीब है। रिटर्न प्रोसेसिंग उन कार्यों में से एक है जो ऑर्डर बुक में मूल्य नहीं जोड़ता है। हालांकि, इसे कुशलता से करने में विफलता एक व्यवसाय की प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचा सकती है और परिणामस्वरूप ग्राहक खो सकते हैं।
रिटर्न को संसाधित करने में कई मैनुअल चरण होते हैं। आरपीए इस तरह के संचालन को संभालने में सक्षम होगा:
- ग्राहक के संचार से जानकारी पढ़ना और निकालना और इसे रिटर्न ऑर्डर सिस्टम में जोड़ना।
- ग्राहकों को जवाब देकर, शिपिंग लेबल भेजकर और रिटर्न को ट्रैक करके रिटर्न क्यूरेट करना।
- लेन-देन को अधिकृत करके और खातों को अपडेट करके रिटर्न या एक्सचेंजों का समन्वय करना
- यात्रा के प्रत्येक चरण के माध्यम से ग्राहक के साथ संवाद करना, ट्रैकिंग अपडेट और टाइमलाइन प्रदान करना
एक ठोस रिटर्न पॉलिसी मायने रखती है। शिप्पो, एक अमेरिकी शिपिंग सॉफ्टवेयर एकीकरण मंच, ने एक से परिणाम साझा किए हाल के सर्वेक्षण
से पता चलता है कि दस में से आठ से अधिक ग्राहक सामान खरीदने से पहले कंपनी की वापसी नीति पढ़ते हैं, और लगभग आधे वैकल्पिक विक्रेताओं का चयन करेंगे यदि नीति उनकी पसंद के अनुसार नहीं है।
रिटर्न नीति को स्वचालित करना व्यस्त ईकामर्स संचालन के लिए परिवर्तनकारी है क्योंकि यह कर्मचारियों को उन कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मुक्त करता है जो राजस्व और ग्राहक वफादारी उत्पन्न करते हैं।
#3. ज्ञानप्राप्ति
ठोस ऑनबोर्डिंग अनुभवों का मूल्य हाल के वर्षों में बहुत स्पष्ट हो गया है। नीचे की रेखा पर इसके प्रभाव के कारण उपयोगकर्ता ऑनबोर्डिंग अधिकांश ध्यान केंद्रित करता है। हालांकि, कर्मचारी और तृतीय-पक्ष विक्रेता ऑनबोर्डिंग महत्वपूर्ण प्रक्रियाएं हैं जो ध्यान देने योग्य हैं। फर्मों को पहली छाप बनाने का एक मौका मिलता है, और यदि वे इसे सही पाते हैं, तो यह मजबूत और स्थायी संबंधों का एक महत्वपूर्ण भविष्यवक्ता है।
हालांकि, ऑनबोर्डिंग में बहुत सारे मूविंग पार्ट्स शामिल हैं। मैनुअल प्रक्रियाओं में से कुछ में शामिल हैं:
- फॉर्म भरना
- डेटा संग्रह और प्रसंस्करण
- दस्तावेजों और अनुबंधों को पढ़ना और तैयार करना
- पृष्ठभूमि की जाँच
- आगे-पीछे संचार
कार्यों का परिणामी गड़बड़ एक प्रशासनिक बोझ है जो संचालन को धीमा कर सकता है। ऑनबोर्डिंग स्वचालन के कई लाभ हैं, जिनमें शामिल हैं:
- विश्लेषिकी के माध्यम से अधिक पारदर्शिता
- बेहतर अंतर-विभागीय समन्वय
- कम लागत
- जोखिम और देरी का शमन
- अनुपालन में वृद्धि
जबकि ऑनबोर्डिंग के तत्व हैं जिनके लिए अधिक व्यक्तिगत स्पर्श की आवश्यकता होती है, कई चरणों को स्वचालित किया जा सकता है।
कुछ मामलों के अध्ययन
से पता चलता है कि कैसे मानव संसाधन विभागों ने प्रति वर्ष 2000 काम के घंटे बचाए हैं और ऑनबोर्डिंग समय को 80% से अधिक कम कर दिया है।
#4. रिपोर्ट पीढ़ी
अधिकांश कंपनियों के लिए रिपोर्ट तैयार करना महत्वपूर्ण है। यह प्रबंधन को व्यवसाय के भीतर रुझानों के शीर्ष पर रहने और डेटा-संचालित निर्णय लेने में मदद करता है। हालांकि, एक ही स्थान पर उस सभी डेटा को इकट्ठा करना बहुत समय लेने वाला हो सकता है।
रिपोर्टिंग के साथ बड़ी चुनौतियों में से एक आवृत्ति है। संगठन या उद्देश्य के आधार पर, रिपोर्ट दैनिक, साप्ताहिक या मासिक की आवश्यकता हो सकती है। कई परिदृश्यों में, वे मांग पर आवश्यक हैं। विभिन्न स्रोतों से सभी डेटा एकत्र करने के लिए काफी समन्वय की आवश्यकता हो सकती है, अक्सर असमान और असंरचित डेटा स्रोतों से जानकारी खींचना।
आरपीए मानव संसाधन, वित्त, विपणन या कई अन्य विभागों में व्यावसायिक पेशेवरों को स्रोतों की एक विस्तृत श्रृंखला से जानकारी को जल्दी से इकट्ठा करने में सक्षम बनाता है। बॉट्स को ईमेल, स्प्रेडशीट, डेटाबेस और अनुप्रयोगों की एक श्रृंखला से डेटा एकत्र करने के लिए प्रशिक्षित किया जा सकता है। विशिष्ट अंतराल के लिए इन कार्यों को सेट करने से रिपोर्टिंग प्रक्रिया से बहुत सारे लेगवर्क को काटने में मदद मिलती है।
रिपोर्टिंग तथ्यों और आंकड़ों को सूचीबद्ध करने से कहीं अधिक है। जबकि इसमें शामिल आंकड़े स्पष्ट रूप से आवश्यक हैं, उनका वास्तविक मूल्य मूल्यवान अंतर्दृष्टि उत्पन्न करने में निहित है। कई मायनों में, यह उन्हें एक क्लासिक आरपीए उपयोग का मामला बनाता है क्योंकि प्रौद्योगिकी श्रमिकों को बढ़ाती है और उन्हें बेहतर काम करने में मदद करती है।
आरपीए श्रम के एक कुशल विभाजन को सक्षम करता है जो संसाधनों को अधिकतम करता है। बॉट ्स स्रोतों की एक विस्तृत श्रृंखला से डेटा को जल्दी से इकट्ठा कर सकते हैं, जबकि मानव कार्यकर्ता डेटा को प्रासंगिक और समझ सकते हैं। कंपनियां प्रत्येक सप्ताह या महीने में घंटे बचा सकती हैं, जो जल्दी से जमा होती हैं। यह बॉट्स की दक्षता और मानव रचनात्मकता का एक आदर्श विवाह है।
#5. केवाईसी और एएमएल अनुपालन
अपने ग्राहक को जानें (KYC) दायित्व कई अलग-अलग कंपनियों को प्रभावित करते हैं। बैंक और वित्तीय संस्थान, उधारदाता, फिनटेक, सट्टेबाजी फर्म, दलाल, और अधिक, एंटी-मनी लॉन्ड्रिंग (एएमएल) नियमों में मदद करने के लिए ग्राहक डेटा और दस्तावेजों को एकत्र करने और प्रबंधित करने के लिए बाध्य हैं।
फिर, ये दायित्व ऑर्डर बुक में राजस्व नहीं जोड़ते हैं। फिर भी अनुपालन करने में विफलता जुर्माना और प्रतिष्ठा की क्षति के रूप में व्यवसायों को नुकसान पहुंचाती है। सीधे शब्दों में कहें, ये कार्य स्वचालन के लिए आदर्श उम्मीदवार हैं।
आरपीए इस तरह के संचालन को संभालने में सक्षम होगा:
- ग्राहक डेटा और दस्तावेजों को पढ़ना और उनका विश्लेषण करना
- ग्राहक जानकारी को सत्यापित करना
- ग्राहक डेटा संकलित और स्क्रीनिंग
- जोखिम मूल्यांकन चलाना
- ग्राहक संचार
एक प्रमुख दक्षिण भारतीय बैंक, सिटी यूनियन बैंक (सीयूबी) ने केवाईसी और खाता खोलने को संभालने के लिए स्वचालन लागू किया
।
RPA सक्षम किया गया:
- श्रम में 66% की कमी
- खाता खोलने का 7 गुना त्वरण
- त्रुटि दर बहुत कम हो गई
कुल मिलाकर, ये उत्कृष्ट परिणाम हैं जो इस बात पर प्रकाश डालते हैं कि आरपीए व्यवसायों को बढ़ने में कैसे मदद करता है।
#6. पेरोल स्वचालन
पेरोल हर आकार के व्यवसायों के लिए समय लेने वाला है। बड़े उद्यमों के पास भुगतान करने के लिए काफी मात्रा में कर्मचारी होते हैं, जबकि छोटी फर्मों के पास हमेशा समर्पित पेरोल कर्मचारियों के लिए बजट नहीं होता है।
कई कारण हैं कि पेरोल प्रसंस्करण आरपीए के लिए एक महान उम्मीदवार क्यों है। शुरुआत के लिए, इसमें उच्च-मात्रा, नियम-आधारित कार्य शामिल हैं। वास्तव में, इसमें शामिल अधिकांश कार्य डेटा प्रोसेसिंग की श्रेणी में आते हैं। मैनुअल पेरोल प्रोसेसिंग में डेटा संग्रह, व्यय रिपोर्टिंग, कर गणना, लाभ और अन्य जटिलताएं शामिल हैं।
पेरोल स्वचालन के लिए आरपीए के लाभों में अधिक गति, सटीकता, लागत बचत और अनुपालन का सख्त पालन शामिल है। एक एक बड़े आतिथ्य समूह के मामले के अध्ययन से
पेरोल के लिए आरपीए की क्षमता का पता चलता है: उन्होंने अपनी पेरोल प्रसंस्करण लागत में लगभग 90% की कटौती की, प्रति वर्ष $ 200k की बचत की।
#7. विपणन
हाल की कठिन आर्थिक परिस्थितियों ने व्यापारिक नेताओं को बजट में कटौती का पता लगाने के लिए मजबूर किया है। हमेशा की तरह, विपणन विभाग आर्थिक मंदी की ठंड महसूस करने वाले पहले विभागों में से हैं। राजस्व सृजन टीमों को “कम के साथ अधिक करने” के लिए कहा जा रहा है, जो वर्तमान वातावरण में एक चुनौतीपूर्ण कार्य है।
हाल के वर्षों में ग्राहक अधिग्रहण लागत (सीएसी) नियंत्रण से बाहर हो गई है। कुछ फर्मों के लिए नया व्यवसाय ढूंढना इतना प्रतिस्पर्धी हो गया है कि यह समग्र लाभप्रदता में बाधा डालता है। आरपीए राजस्व चलाने में शामिल कई दोहराए जाने वाले और समय-गहन कार्यों को स्वचालित करके विपणन टीमों की मदद कर सकता है।
विपणन संदर्भ में, आरपीए इस तरह के कार्यों को संभालने में सक्षम होगा:
- एसएमएस, ईमेल और सोशल मीडिया पर आउटरीच अभियानों को स्वचालित करना
- गूगल और फेसबुक विज्ञापनों पर पीपीसी विज्ञापन बोली
- विज्ञापनों की अधिकतम प्रभावशीलता सुनिश्चित करने के लिए विज्ञापनों के लिए A/B परीक्षण
- कीवर्ड और अभियान प्रभावशीलता के लिए एसईओ रिपोर्ट चलाना
- स्कोरिंग और क्वालिफाइंग लीड
वास्तव में, स्वचालन विपणन के लिए इतना प्रभावी है कि नौकरी को संभालने के लिए हाल के वर्षों में बहुत सारे समर्पित सॉफ्टवेयर उभरे हैं। एक दोष यह है कि इनमें से कुछ उपकरण महंगे हैं या विज्ञापन बजट में कटौती की आवश्यकता होती है, लेकिन परिणामों की कास्ट-आयरन गारंटी के बिना। आरपीए उपकरण व्यवसायों को इन मशीनों के अपने स्वयं के संस्करण बनाने की अनुमति देते हैं जो उनके उद्देश्यों और सॉफ़्टवेयर स्टैक के अनुरूप हैं।
#8. क्रेडिट चेक
क्रेडिट चेक ड्यू डिलिजेंस का एक अनिवार्य हिस्सा है। जबकि आपके व्यवसाय की रक्षा करना पहली प्राथमिकता होनी चाहिए, कई टीमें काम करने की उपेक्षा करती हैं। नतीजतन, वे लाइन के नीचे इसके लिए भुगतान करते हैं।
ऐसे कई परिदृश्य हैं जहां व्यवसायों को क्रेडिट जांच करने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, नए ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, या कर्मचारियों को स्वीकार करते समय। और भी, नए विक्रेताओं को लेते समय क्रेडिट चेक भी समग्र अनुपालन का हिस्सा हैं।
स्वचालित क्रेडिट चेक व्यवसायों को कई तरीकों से लाभान्वित करते हैं। शुरुआत के लिए, वे त्वरित हैं, जो व्यावसायिक निर्णय लेने के समय में काफी सुधार करता है। लेकिन लाभ वहां नहीं रुकते हैं। समीकरण से मनुष्यों को हटाने के अन्य फायदे हैं, जैसे कि ऋणियों के खिलाफ संभावित पूर्वाग्रह को कम करना और संबंधित श्रम लागत को कम करना।
आरपीए कंपनियों को कार्य प्रणालियों में लॉग इन करने, डेटा एकत्र करने, इसे क्रेडिट रिपोर्टिंग ब्यूरो के खिलाफ चलाने, प्रासंगिक जानकारी निकालने और मिनटों में एक रिपोर्ट देने में सक्षम बनाता है। टीमें इसे अपने वर्कफ़्लो ज़ में भी बना सकती हैं ताकि प्रक्रिया बिना किसी मानवीय हस्तक्षेप के ट्रिगर हो जाए।
#9. मूल्य निगरानी और तुलना
व्यवसाय कई मोर्चों पर एक-दूसरे के साथ प्रतिस्पर्धा कर सकते हैं। वे अपने सामान या सेवाओं की गुणवत्ता के आधार पर या अगले स्तर के समर्थन या सुविधा की पेशकश करके अपने प्रतिद्वंद्वियों के खिलाफ खड़े हो सकते हैं। लेकिन आप इस तथ्य से दूर नहीं जा सकते कि कीमत उपभोक्ताओं के लिए एक बड़ा कारक है।
भीड़ भरे बाजारों में, मूल्य निर्धारण एक प्रतिस्पर्धात्मक लाभ है। विशेष रूप से, गतिशील मूल्य निर्धारण तेजी से चलने वाले और उच्च-मात्रा वाले बाजारों में एक महत्वपूर्ण उपकरण है। हालांकि, प्रतियोगियों की निगरानी यह देखने के लिए कि वे अपने प्रस्तावों को कैसे समायोजित कर रहे हैं, इसमें बहुत सारे मैनुअल काम शामिल हैं। और भी, यह एक ऐसा कार्य है जिस पर काफी ध्यान देने की आवश्यकता है।
आरपीए का उपयोग टीमों को प्रतियोगियों की वेबसाइटों का पता लगाने और बदलती कीमतों को नोट करने में सक्षम बनाता है। यदि व्यावसायिक उद्देश्य प्रतिद्वंद्वियों के प्रस्तावों की एक निश्चित श्रृंखला के साथ या नीचे रहना है, तो टीमें अपने प्रतिस्पर्धियों के साथ बढ़ने और गिरने के लिए अपनी कीमतों को स्वचालित कर सकती हैं। यह वास्तविक समय के परिवर्तनों के बारे में भी नहीं होना चाहिए; यह यह सुनिश्चित करने के बारे में भी हो सकता है कि सीआरएम सिस्टम लगातार अप-टू-डेट हैं ताकि बिक्री टीमों के पास हमेशा सौदों को बंद करने में मदद करने के लिए सबसे अच्छी जानकारी हो।
खरीदार कच्चे माल की कीमत की निगरानी के लिए आरपीए का भी उपयोग कर सकते हैं। विशेष मापदंडों को निर्धारित करके, वे अनुकूल दरों पर माल को सुरक्षित करने के लिए आगे बढ़ सकते हैं, अनकही रकम बचा सकते हैं।
#10. शिपमेंट शेड्यूलिंग और ट्रैकिंग
जबकि शिपिंग और रसद डिजिटलीकरण की ओर एक समग्र प्रवृत्ति के प्रमुख अपनाने वाले रहे हैं, फिर भी इन व्यवसायों के शेड्यूलिंग और ट्रैकिंग तत्वों में मैन्युअल काम की एक आश्चर्यजनक मात्रा है। इतने सारे अलग-अलग आपूर्तिकर्ताओं के साथ, प्रत्येक अपने स्वयं के पोर्टल के साथ, शिपिंग का समन्वय और माल की प्राप्ति की निगरानी में बहुत समय लग सकता है।
आरपीए इस तरह के संचालन को संभाल सकता है:
- सबसे तेज़ या सबसे अधिक लागत प्रभावी शिपिंग लेन ढूंढना
- ऑर्डर और भुगतान संसाधित करना
- गोदाम या इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ संचार
- डिलीवरी को ट्रैक करना और एक पूर्ण ऑडिट प्रदान करना
- संचार प्लेटफार्मों के माध्यम से अपडेट का संचार करना
- चालान उठाना
स्वचालन, चाहे सॉफ्टवेयर परीक्षण, आरपीए, या अन्य, खुदरा विक्रेताओं, ईकामर्स स्टोर, या तीसरे पक्ष की डिलीवरी कंपनियों को रसद के लिए अधिक ग्राहक-केंद्रित दृष्टिकोण को लागू करने में सहायता कर सकता है। शिपिंग पूछताछ पर खर्च किए गए मैनुअल काम के घंटों को कम करने से परिचालन लागत में काफी कमी आ सकती है, जबकि यह सुनिश्चित किया जा सकता है कि ग्राहकों को उनकी मांग के अनुसार सेवा स्तर मिले।
