Možda je jedan od najintrigantnijih aspekata robotske automatizacije procesa (RPA) visoka razina svestranosti softvera. Tvrtke mogu koristiti tehnologiju u većini područja u kojima ljudi komuniciraju s računalima. Kako industrije napreduju prema učinkovitosti, slučajevi upotrebe RPA rastu u obujmu i raznolikosti.
Ovaj će članak istražiti različite zadatke koje RPA može koristiti za automatizaciju u širokom rasponu poduzeća. Ova kombinacija RPA aplikacija, slučajeva upotrebe i studija slučaja trebala bi nadahnuti poslovne lidere usmjerene na budućnost koji žele uštedjeti novac i potaknuti učinkovitost i zadovoljstvo zaposlenika.
Banke i financijske institucije
Financije su bile jedna od najboljih industrija za istraživanje slučajeva upotrebe robotske automatizacije procesa. Sektor koristi mnogo zadataka velikog volumena koji zahtijevaju brzinu i točnost. Štoviše, preplavljen je naslijeđenim softverom i mora se nositi sa strogim regulatornim nadzorima. RPA je prilagođen svakom od ovih scenarija.
Banke i financijske institucije prihvatile su različite primjene RPA-a. Neki od tih slučajeva upotrebe pomogli su u rješavanju dugotrajnih problema, dok su drugi riješili nova pitanja, posebno regulatorne propise i propise o usklađenosti.
Evo dva najbolja primjera robotske automatizacije iz zahtjeva bankarskog prostora za ispunjavanje standarda financijskog upravljanja i dodavanje poslovanja bržom obradom kredita.
#1. Usklađenost s propisima o propisima i poznavanje vaših kupaca (KYC)
Banke su pod velikim pritiskom da pomognu u borbi protiv KYC-a putem ograničenja protiv pranja novca (AML). Ispunjavanje ovih standarda rezultiralo je potrebom za dodavanjem više osoblja i tehnologije, a izvješća sugeriraju da će potrošnja RegTecha do 2028. doseći oko 200 milijardi dolara.
Obrada dokumenata jedno je od najznačajnijih uskih grla s kojima se financijske tvrtke suočavaju zbog KYC-a. Veliki problem ovdje je što potrošnja ne dodaje prihode, ali nepoštivanje nosi velike novčane kazne. Ova dilema naglašava hitnu potrebu za rješenjima za KYC obradu koja ne razbijaju banku.
Studija slučaja RPA za KYC
HDFC je najveća banka privatnog sektora u Indiji. Suočili su se sa skokom broja novih kupaca, što je dodalo znatno administrativno opterećenje. Čitanje i obrada dokumenata potrebnih za donošenje KYC propisa uključuje mnogo dugotrajnih ručnih zadataka.
Koristili su RPA rješenje za izvlačenje podataka iz aplikacija računa, uključujući skenirane dokumente. RPA softver omogućio im je upravljanje cijelim KYC ciklusom. Ubrzavanjem procesa smanjili su troškove i radno vrijeme za oko 50%, povećali ukupnu produktivnost za 60% i smanjili ljudsku pogrešku.
#2. Obrada kredita
Obrada kredita tradicionalno je vrlo neučinkovit i dugotrajan proces. To uključuje znatnu količinu provjera podataka i puno papirologije. Financijska industrija je prenapučena, a konkurencija disruptivnih neo-banaka. Očekivanja potrošača znatno su se povećala posljednjih godina, a brze odluke o kreditima često se pokazuju kao konkurencija među bankama.
Studija slučaja RPA za obradu kredita
UBS je švicarska banka s ogromnom globalnom prisutnošću. Tijekom COVID-19 švicarsko Savezno vijeće odobrilo je zajmove od nula posto za tvrtke koje se bore s krizom. Izazov za UBS nije bio imati infrastrukturu za upravljanje plimnim valom aplikacija.
Došlo je do zaostataka od 10.000 zahtjeva. Dakle, kao dio njihovih ukupnih napora u digitalnoj transformaciji, UBS je zaključio da bi se RPA mogao koristiti za pomoć u obradi tih zajmova. Tim je koristio RPA za implementaciju procesa automatizacije u samo šest dana. Tehnologija je transformirala vrijeme obrade svakog zajma s oko 40 minuta na samo pet, štedeći vrijeme i ljudski doprinos.
zdravstvo
Moderne zdravstvene organizacije suočavaju se s brojnim problemima. Povećanje obujma pacijenata, zahtjevi za usklađenost i operativni troškovi, uz često zasluženu reputaciju nepotrebne birokracije, ističu industriju kao izvrsnog kandidata za automatizaciju. Brža i isplativija skrb ključna je za povjerenje javnosti u te usluge.
#3. Pristup podacima o pacijentima
Pristup podacima o pacijentima ključan je za pružanje optimalne skrbi. Međutim, vrlo često se te informacije prenose u nepovezane baze podataka u liječničkim ordinacijama, bolnicama i drugim repozitorijima zdravstvenih podataka. Ova situacija dovodi do neučinkovitih zahtjeva za podacima i puno ručne obrade.
RPA, baš kao i automatizacija testova, može se koristiti za automatizaciju mnogih od ovih procesa što znači da liječnici imaju pristup podacima koji su im potrebni za donošenje obrazovanijih i informiranijih odluka.
RPA studija slučaja za pristup evidenciji pacijenata
Nacionalna zdravstvena služba (NHS), britanski sustav javne zdravstvene zaštite, nešto je čudo. Pruža besplatnu zdravstvenu skrb za 67 milijuna građana zemlje. Međutim, budući da se sastoji od spajanja povjerenja, ploča i tijela, stekao je reputaciju neučinkovitosti, nadutosti i suvišnih procesa.
NHS Dorset morao je pronaći način da liječnici opće prakse (GP) pristupe Dorsetovoj evidenciji skrbi (DCR), zbirci zdravstvenih kartona pacijenata. Naravno, budući da ti zapisi sadrže osjetljive zdravstvene i društvene informacije, sigurnost je velika briga.
Njihovo RPA rješenje uključivalo je stvaranje računa za svakog od 1500 liječnika opće prakse u području Dorseta kako bi se osiguralo sigurno i učinkovito traženje pacijenata. Proces štedi liječnicima opće prakse puno vremena i daje im pristup točnim povijestima pacijenata pritiskom na gumb, prevladavajući veliki problem s kojim se suočava preopterećena organizacija.
Ljudski resursi
Odjeli za ljudske resurse (HR) pokrivaju širok raspon odgovornosti. Ipak, upravljanje zaposlenicima uključuje mnogo obrazaca i svakodnevni i ponavljajući rad kako bi se zadovoljili standardi usklađenosti. Neki od tih zadataka uključuju rukovanje podacima o zaposlenicima, bilježenje učenja i razvoja, evidenciju o dopustu i izostanku te uključivanje zaposlenika.
#4. Uključivanje zaposlenika
Zapošljavanje zaposlenika posljednjih je godina postalo vruće pitanje. Mnoge se tvrtke bore da pronađu vrhunske talente, a čak i kada to učine, bore se da zadrže svoje nove zaposlenike.
Uključivanje zaposlenika sadrži nekoliko manjih zadataka. To uključuje pozadinske provjere, slanje pisama s ponudama, aktiviranje računa zaposlenika za interni softver i širenje relevantnih dokumenata i priručnika.
Za veće organizacije ti se procesi pretvaraju u puno izgubljenog vremena koje bi se umjesto toga moglo potrošiti na elemente HR-a koji su više okrenuti prema ljudima, poput osiguravanja pravilnog kreveta osoblja i osjećaja podrške. U doba hibridnog i daljinskog rada, ti su se čimbenici rijetko osjećali važnijima.
Studija slučaja RPA za uključivanje zaposlenika
Vodeća tvrtka za proizvodnju čelika u SAD-u doživljavala je razdoblje kontinuiranog rasta. Ova situacija značila je da su morali napraviti splav novih zaposlenika. Jedan veliki problem s kojim su se suočili bio je taj što su njihove operacije postojale diljem SAD-a, što je uvođenje učinilo radno intenzivnim izazovom.
Koordinacija tih napora na različitim lokacijama dovela je do nekoliko izazova. Također je bila potrebna međuresorna suradnja. Na primjer, IT i HR odjel trebali su surađivati kako bi osigurali prijave za sustave i prijenosna računala. Rezultat je bio neuredan i neorganiziran napor koji je uzrokovao kašnjenja, naštetio produktivnosti, pa čak i rezultirao novim prometom zaposlenika.
Poslovanje je prepoznalo potrebu za učinkovitijim sustavom. Odlučili su se za rješenje za automatizaciju procesa uključivanja. Ovaj je softver koristio RPA za čitanje i razumijevanje dokumenata zaposlenika i ažuriranje informacija u bazama podataka tvrtke. Također je uključivala korištenje tehnologije za pokretanje pisama ponude i, na kraju, dokumentacije za nove zaposlenike. Konačno, RPA je također korišten za dodjelu softverskih prijava i pristupa različitim zaposlenicima na temelju njihovih uloga unutar organizacije.
Sve u svemu, usvajanje RPA procesa uštedjelo je vrijeme i novac, povećalo zadovoljstvo zaposlenika i olakšalo dobro vođen proces uvođenja bez pogrešaka.
Računovodstvo
Računovodstveni odjeli za velike tvrtke obrađuju nevjerojatnu količinu mjesečnih transakcija. Tradicionalno, ovo je radno intenzivan proces koji uključuje skeniranje dokumenata, izdvajanje podataka iz različitih sustava i znatnu količinu unosa podataka. Razumljivo, ti su procesi skloni ljudskoj pogrešci.
Automatizacija softvera i RPA mogu se koristiti za automatizaciju potraživanja od kupaca, obveza prema računu, obračuna plaća, porezne usklađenosti, izvješćivanja, predviđanja i još mnogo toga.
#5. Revizorski
Revizije su samo jedno područje računovodstva koje RPA može poboljšati. Svaka revizija sastoji se od niza zadataka velikog volumena, ručnog i ponavljajućeg zadatka. Ti su zadaci odljev ljudskog kapitala koji odvraća ljudske radnike od poslova vođenih vrijednošću.
RPA za revizije povećava točnost, propusnost i otkrivanje prijevara. Implementacija tehnologije povećava zadovoljstvo klijenata i zaposlenika, kao i smanjenje troškova.
Studija slučaja RPA za reviziju
U istraživačkom radu pod naslovom Robotic Process Automation (RPA) Implementation Case Studies in Accounting: A Beginning to End Perspective (Zhang, 2022), autori predstavljaju različite slučajeve korištenja RPA. Istraživanje se bavi američkom tvrtkom koja je snažno uključena u reviziju privatnih tvrtki u industriji nekretnina.
Prije implementacije RPA-a, poslovni tijek rada klijenta sastojao se od sljedećih koraka:
- a) Učitavanje dokumenata u porezni softver
- b) Izvršavanje nekoliko izračuna
- c) Preuzimanje podataka na temelju tih izračuna
- d) Ponovno formatiranje datoteke u svrhu izvješćivanja
Istraživači izvještavaju o značajnoj otpornosti revizora tvrtki na automatizaciju. Međutim, nakon što je uprava pokazala prednosti, buy-in je bio brz. Štoviše, provedba nije dovela do otpuštanja, što je očito pomoglo u usvajanju.
Jedna zanimljiva bora provedbe bila je ta što računovodstvena tvrtka nije naložila korištenje RPA u svojim procesima. Međutim, timovi koji su usvojili RPA uspjeli su smanjiti vrijeme utrošeno na generiranje izvješća.
Još jedan sočan aspekt istraživanja bavi se uskim grlima koja su usporila provedbu. Kao što je detaljno opisano u radu, “revizori u početku nisu uspjeli pokazati programerima botova sve varijante procesa koje treba automatizirati”. Postoji velika lekcija koju treba naučiti za timove koji provode RPA: potrebno je pravilno istraživanje poslovnih procesa kako bi se otključale prednosti bilo koje primjene RPA.
Proizvodnja
Globalni lanci opskrbe stalni su dio ciklusa vijesti. Covid-19, neobuzdana inflacija i invazija na Ukrajinu istaknuli su naše oslanjanje na brz i točan protok informacija u cijelom lancu opskrbe. Značajan aspekt ovog procesa uključuje upravljanje glavnim podacima (MDM).
#6. Upravljanje glavnim podacima
MDM je u središtu dobro funkcionirajućih proizvodnih organizacija. Disciplina zahtijeva interakciju između IT-a i tvrtke kako bi se osiguralo da su podaci ažurni, ujednačeni i točni. Informacije uključuju podatke o dobavljačima, kupcima, računima i raznim proizvodnim mjestima.
Neka od rješenja koja RPA može riješiti u MDM domeni uključuju brže vrijeme obrade, smanjenu ljudsku pogrešku, bolju usklađenost, točnije podatke i smanjene operativne troškove.
RPA studija slučaja za upravljanje matičnim podacima
U radu Korištenje robotske automatizacije procesa (RPA) za poboljšanje procesa održavanja glavnih podataka stavke ( Radke, 2020), autori ističu primjere RPA u različitim industrijama.
Prvi primjer bavi se vijetnamskom proizvodnom tvrtkom ABC Electronics. ABC se bavi popravcima telefona. Međutim, tvrtka nije mogla generirati sastavnicu za popravak telefona pomoću tipičnih sustava za planiranje resursa poduzeća (ERP).
Kako stvari stoje, zahtjevi za iznimke uneseni su u globalni sustav upravljanja lancem opskrbe (GCSM). Operativci su zatim trebali preuzeti te podatke i raščlaniti ih u Excelove proračunske tablice. Osim toga, od timova za nabavu zahtijevalo se da pristupe internim sustavima i provjere izvješća planera proizvodnje kako bi utvrdili koje materijale trebaju kupiti.
Sve u svemu, to je bio neučinkovit sustav koji je uključivao nepotrebnu količinu ljudske intervencije. No, ono što je još više zabrinjavajuće je da je proces uzrokovao značajna kašnjenja u servisu zbog nedostatka dijelova i materijala za popravak.
ABC je podijelio gore opisane relevantne odjele u skupine. Neki su implementirali RPA, dok su se drugi držali tradicionalnog pristupa. Rezultati su bili zapanjujući.
RPA grupa:
- Skraćeno vrijeme potrebno za zahtjeve za 80%
- Povećana produktivnost i zadovoljstvo poslom
- Smanjene ljudske pogreške
- Povećana usklađenost
- Poboljšana točnost podataka
- Smanjeni troškovi koji proizlaze iz loše proizvodnje, ručnog rada i gubitka ugleda zbog nezadovoljstva kupaca
Briga o kupcima
Porast komunikacijskih alata povećao je raznolikost komunikacijskih kanala koje korisnici koriste za interakciju s tvrtkama. To je također dovelo do naglog povećanja očekivanja kupaca.
Suvremeni potrošač želi 24-7 pristupa tvrtkama i razne mogućnosti, uključujući samoposluživanje. Ako te usluge ne ispune očekivanja, kupci napuštaju zahtjeve. Neke od posljedica uključuju prelazak na konkurentske usluge ili loše izgovaranje tvrtke na društvenim mrežama.
Briga o kupcima uključuje mnogo ručnih procesa. Tvrtke su u stalnoj borbi da dobiju najveću vrijednost iz vremena svojih predstavnika usluga. Automatizacija nekih od ovih zadataka ima očitu privlačnost.
#7. Povećanje predstavnika korisničke službe
Predstavnici korisničke službe predstavljaju značajan izdatak za tvrtke. U mnogim industrijama ti su radnici bitan aspekt odjela usmjerenih prema kupcima. Izvući maksimum iz tih radnika je poslovni imperativ.
RPA pomaže na nekoliko različitih načina. Prvo, kupci žele dosljednost na svim kanalima. Ako su podijelili informacije s tvrtkom, žele da budu prisutne u svim interakcijama. Jednako tako, očekuju da operativci budu svjesni bilo kakvih obećanja ili prošlih problema.
Neki od problema mogu se riješiti dobrim softverom za upravljanje odnosima s kupcima (CRM). Međutim, ta rješenja žive i umiru kvalitetom podataka. Osiguravanje ručnog ažuriranja informacija skupo je, podložno ljudskim pogreškama i oduzima dragocjeno vrijeme.
Studija slučaja RPA za povećanje predstavnika korisničke službe
Transformacijske kvalitete RPA mogu se vidjeti u studiji slučaja koja uključuje Cobmax, globalni prodajni centar. Kako je posao rastao, prodajni predstavnici bili su pod velikim pritiskom. Kada je uprava dobila ugovor za vodeću brazilsku telekomunikacijsku tvrtku, njihov ručni administrativni sustav bio je izložen kao zastario.
Jedan od tih procesa uključivao je kopiranje i lijepljenje podataka iz jednog CRM sustava u drugi. Pogreške su značile da su izvješća dugo trajala zbog tih netočnosti.
Korištenjem RPA za outsourcing ovih zadataka, Cobmax je prepolovio pozadinske operacije i smanjio vrijeme za izradu izvješća do 66%.
Maloprodaja
RPA je transformirao maloprodajnu industriju na različite načine. Neki od najprivlačnijih slučajeva upotrebe robotske automatizacije procesa uključuju automatizaciju računa, obradu povrata, pa čak i stvari poput upravljanja zalihama.
Maloprodajne operacije također se uvelike oslanjaju na CRM i ERP softver. Iako su ti sustavi nevjerojatni repozitoriji centraliziranih podataka, ručno dodavanje podataka o klijentima dodaje značajno radno vrijeme, posebno za zaposlenije trgovce.
#8. Automatizacija faktura
Obrada računa problem je u većini poduzeća, a ne samo kod trgovaca. Svaka tvrtka s velikom količinom obveza prema dobavljačima razumije dugotrajan ručni rad koji ide u osiguravanje da se zahtjevi za fakturu dobavljača plaćaju na vrijeme i u cijelosti.
Izvješće tvrtke Levvel Research ističe neke od velikih problema s kojima se suočavaju odjeli obveza prema dobavljačima (AP). Neki od njih uključuju ručni unos podataka, izgubljene ili duplicirane fakture, netočno usklađene podatke i neusklađenost AP podataka u cijeloj tvrtki.
RPA se može koristiti za automatizaciju tih procesa, što dovodi do bržih plaćanja koja poboljšavaju odnose s dobavljačima, više točnosti i lakših revizija i izvješća.
RPA studija slučaja za automatizaciju računa
Veliki sjevernoamerički trgovac samo za članove imao je problem. Svakodnevno su dobivali ogromnu količinu računa. Tijekom zauzetih razdoblja broj je bio do 700 dnevno.
Obrada tih računa uključivala je otvaranje e-pošte, izdvajanje podataka, a zatim njihovo unošenje u centralizirane podatkovne sustave, uključujući interni računovodstveni sustav, kako bi se osiguralo da klijent prima uplate. Svaki račun trajao je do pet minuta, što je postavilo značajna pitanja o održivosti procesa i sposobnosti poslovanja da se proširi.
Taj su postupak riješili implementacijom optičkog prepoznavanja znakova kako bi pomogli u čitanju i izvlačenju informacija iz e-pošte. Odatle su njihovi botovi mogli obraditi informacije i prenijeti ih relevantnim sustavima, osiguravajući točne podatke i brzo plaćanje za dobavljače.
Nakon što su uspostavili novi RPA sustav, više od 93% računa obrađeno je bez ručne intervencije, točnost je porasla na 95%, a oko 20% osoblja AP-a oslobođeno je za sudjelovanje u zadacima koji se temelje na vrijednosti. Više o ovoj studiji slučaja pročitajte ovdje.
TO
IT odjeli bili su među najbržim usvojiteljima RPA. To je u velikoj mjeri zato što su uprava i zaposlenici podložni novoj tehnologiji i brzo uočavaju potencijalne prednosti automatizacije.
Gotovo svi vrhovi imaju IT odjele. Štoviše, svaki od ovih sektora koristi IT na različite načine, od aplikacija jednostavnih poput pokretanja i održavanja web stranice do potpunih operacija kibernetičke sigurnosti koje mogu upravljati mukotrpnim prijelazom na rad u oblaku.
Specifični primjeri RPA u IT-u uključuju:
- Upravljanje korisnicima: Stvaranje računa, profila i adresa e-pošte u različitim sustavima
- Ponovno postavljanje lozinke: Forrester Research procjenjuje da svako resetiranje lozinke košta oko 70 USD. RPA automatizira problem, brijući neslućene iznose iz IT proračuna.
- Sigurnosno kopiranje podataka: Ručni podaci su vremenski sudoper. To je također noćna mora u rasporedu. RPA omogućuje tvrtkama automatizaciju sinkronizacije podataka i generiranje izvješća kako bi se osiguralo ažuriranje ključnih informacija u cijeloj organizaciji.
- Odgovori na ulaznice za pomoć: IT osoblje je skupo. Međutim, previše tvrtki troši novac usmjeravajući svoje stručnjake da odgovore na manje incidente, odvlačeći ih od drugih vitalnih poslova. Timovi mogu osposobiti RPA botove za obavljanje jednostavnih dijagnostičkih provjera i drugih predvidljivih zadataka korak po korak.
Iako su sve to sjajni primjeri, oni su samo vrh ledenog brijega. RPA je dotaknuo gotovo svako područje IT-a, što je božji dar u eri u kojoj se tehnologija kreće tako brzo da se čak i svježi diplomanti bore da osiguraju da su njihove vještine relevantne.
#10. Upravljanje korisnicima
Elektroničko učenje i razvoj (L&D) ključan je dio osiguravanja produktivnosti i zadovoljstva zaposlenika. Međutim, za velika poduzeća izazov je upravljati korisnicima i osigurati im vjerodajnice za pristup raznim tečajevima i programima koji se nude.
Odgovornost za to leži na često preopterećenim IT odjelima koji se bave ulaznicama za podršku, upozorenjima o kibernetičkoj sigurnosti i raznim drugim zadacima.
Studija slučaja RPA za upravljanje korisnicima
Mid Yorkshire Hospital NHS Trust ima snažnu predanost zaposlenicima L&D. Ta se odgovornost odnosi i na nova zapošljavanja i na postojeće osoblje. Kako bi se osiguralo da je svaki zaposlenik sposoban ponuditi dobru razinu skrbi, ima tim za digitalno učenje koji podržava njihov IT odjel.
Međutim, upravljanje korisnicima je posao za te odjele. Registracija je izvršena ručno. Prema njihovoj studiji slučaja, svaka je prijava trajala oko pet minuta, što znači da je timu od tri i pol trebalo jedan i pol dana da upravlja s 200 korisnika. Zaklada zapošljava preko 9.000 ljudi, što daje određenu veličinu smislu zadatka.
Pojednostavljenje ovog ručnog postupka uštedjelo bi vrijeme i pogreške i oslobodilo njihov tim od monotonih i ponavljajućih zadataka.
IT odjel koristio je RPA rješenje za premještanje registracija u bazu podataka i stvaranje računa za svakog novog korisnika. Odatle su botovi upisali korisnike na tečajeve i slali relevantne e-poruke. Sve pogreške ili duplicirane registracije proslijeđene su timu radi ručnog nadzora.
Rezultati su školski primjer kako RPA može transformirati poslovanje. Oni uključuju sljedeće:
- Smanjenje vremena obrade za više od 70%
- 24/7 mogućnosti
- Smanjenje pogrešaka
- Osoblje L&D-a ublaženo je dodatnim radom, što im omogućuje da se usredotoče na više zadataka licem u lice.
Upravljanje nekretninama i nekretnine
RPA se može koristiti za automatizaciju nekoliko različitih zadataka u niši upravljanja imovinom. Djelomično, to je zato što sektor sadrži mnogo pozadinskih poslovnih procesa koji su standardna značajka svakog poslovanja. Međutim, postoje i drugi primjeri automatizacije robotskih procesa specifičnih za upravljanje imovinom iz kojih možete crpiti.
Neki od slučajeva upotrebe su stvari kojih smo se prethodno dotakli. Na primjer, ubrzavanje KYC i AML provjera i općeg postupka uključivanja. Međutim, RPA se također može koristiti za pomoć obvezama prema dobavljačima, komunikaciji rezidenta i usklađivanju računa.
#11. Automatizacija izjava zajmodavaca
Razvoj i upravljanje nekretninama uključuje nekoliko ručnih zadataka. Mnogi od njih uključuju provjere kako bi se osiguralo da su priljevi gotovine ažurirani. Glavne kreditne datoteke moraju se provjeriti u bankama, osiguravajući da su računi stanara ili vlasnika u dobrom stanju.
Provođenje tih provjera uključuje predvidljive korake. Međutim, dohvaćanje tih informacija je dugotrajno i zahtijeva visoku razinu točnosti. Stoga je to svijetli primjer primjene RPA koje mogu poboljšati mnoga poduzeća.
Studija slučaja RPA za automatizaciju izjava zajmodavaca
A Chicago, IL. Osnovano društvo za upravljanje i razvoj nekretnina Borio se s dohvaćanjem mjesečnih izvješća zajmodavaca i izvješća o povijesti kredita. Većina dužnosti pala je na vrata jednog operativca.
Zadatak je već bio vrlo ponavljajući. Međutim, pojavile su se daljnje komplikacije jer su se izjave zajmodavca mogle pojaviti bilo kada u otprilike posljednjem tjednu svakog mjeseca. Ova situacija značila je da će operativac morati provjeriti svaku banku za svaku izjavu zajmodavca dok svi ne budu potpisani.
Tvrtka za nekretnine implementirala je RPA rješenje koje je zadatke raščlanilo na njegove sastavne dijelove. Koraci su uključivali:
- Bot čita datoteku glavnog zajma i piše kopiju za taj mjesec
- Određuje koje banke ili zajmodavce treba kontaktirati
- Tada bot provjerava dostupnost izjave zajmodavca
- Ako je izjava dostupna, preuzima je i u skladu s tim ažurira datoteku glavnog zajma.
Proces je uštedio 10 sati radnog vremena mjesečno za direktora.
Telekomunikacije
Telekomunikacijska industrija značajan je korisnik RPA. To je u velikoj mjeri zato što su mnogi ručni procesi unutar prostora visokofrekventni, ponavljajući i temeljeni na pravilima. Ili, drugim riječima, upravo takve zadatke rješava RPA.
Neki od zadataka u kojima RPA može pomoći uključuju stvari kao što su:
- Priprema i distribucija izvješća
- Obrada naloga za prodaju
- Sigurnosne kopije podataka
- Rješavanje problema s korisničkom službom
- Automatizacija marketinga
Budući da telekomi imaju takav raspon primjena RPA-e, slučajevi upotrebe mogu se proširiti na cijelu organizaciju i pomoći u poboljšanju i racionalizaciji mnoštva operacija.
#12. Racionalizacija operacija
Mnogi od najmoćnijih slučajeva upotrebe RPA leže u outsourcingu predvidljivih zadataka koje obično obavljaju ljudski operateri. Kako se tvrtke šire i rastu, uprava prirodno traži načine za pojednostavljenje procesa za poboljšanje operativne učinkovitosti.
Racionalizacija operacija može se odvijati na različite načine u telekomunikacijskom prostoru. To može uključivati smanjenje broja zaposlenih, maksimiziranje isporuke narudžbi i automatizaciju nekoliko pozadinskih zadataka.
Istražimo studiju slučaja u kojoj je RPA pomogla velikoj telekomunikacijskoj tvrtki uštedjeti gotovo 5 milijuna dolara troškova.
Studija slučaja RPA za racionalizaciju operacija
Ugledna australska telekomunikacijska tvrtka suočila se s ubrzanom potražnjom za pristupom internetu. Proces je uključivao nadogradnju mrežne infrastrukture i ispunjavanje vladine predanosti Nacionalnoj širokopojasnoj mreži (NBN), programu koji bi milijunima Australaca osigurao širokopojasni pristup.
Takva velika nacionalna operacija postavila je nekoliko pitanja za tvrtku. Trebalo je pronaći način za brzo uvođenje pristupa, imajući na umu potrebne visoke razine usluge. Skaliranje do ove razine upravo je vrsta zadatka za koji se RPA može koristiti.
Operacija je imala četiri stupa. Bili su:
- Poboljšanje vremena ciklusa usluga
- Poticanje sjajnih korisničkih iskustava
- Smanjenje troškova usluga i operativnih troškova
- Optimiziranje proizvodnje i produktivnosti radne snage
Tvrtka je zaposlila 50 botova kako bi potaknula učinkovitost u dva glavna procesa. To su bili:
- Osiguranje kvalitete (QA)
- Postupak međuverzije naloga
Neke od prednosti ove primjene RPA uključuju uštedu više od 2 sata po svakoj narudžbi. Povrh toga, poslovanje je uspjelo značajno smanjiti troškove rada, štedeći oko 5 milijuna dolara operativnih troškova isporuke.
Logistika
Logistika je još jedno područje koje je prihvatilo RPA prije drugih sektora. Skladišna i distribucijska čvorišta oslanjala su se na automatizaciju kako bi smanjila troškove i pogreške i zadovoljila zahtjevne 24/7 zahtjeve kupaca.
Lanci opskrbe sadrže mnogo pokretnih dijelova. Podaci su sastavni dio nesmetanog poslovanja i pravovremenosti, a distribucijski centri oslanjaju se na osjetljivu interakciju između sustava upravljanja skladištem (WMS) zajedno s CRM i ERP softverom.
U slučaju ERP softvera, kao što je NetSuite, ti su sustavi centralizirani. Međutim, implementacija je visokotehnološka, dugotrajna i skupa, bez spominjanja mjesečnih licenci, koje se lako mogu kretati u tisućama dolara.
#13. Praćenje otpremnica i naloga za nadzor
Logističke tvrtke žive i umiru svojim operativnim učinkom. Kako je pravovremeno upravljanje proizvodnjom i zalihama poraslo u popularnosti, kašnjenja mogu imati ozbiljne posljedice.
Služenje tvrtkama trećih strana ima svoje složenosti. Opet, očekivanja kupaca znatno su porasla tijekom godina. Potrošači žele stalna i redovita ažuriranja dok se isporuke kreću mrežama. Nejasne prognoze se više ne toleriraju.
Logističke tvrtke posreduju između potrošača i dobavljača. Praćenje je dugo bila domena fizičkih radnika. Rezultat je puno zahtjeva na različitim komunikacijskim platformama. To je dugotrajan posao koji je podložan pogreškama i pogrešnoj komunikaciji.
Studija slučaja RPA za praćenje pošiljaka i naloga za reviziju
LTX Solutions je tvrtka za upravljanje lancem opskrbe sa sjedištem u Atlanti. Njihova specijalnost je manja od pošiljki kamiona (LTL). U 2019. godini kupio ih je Redwood Logistics, dugogodišnji pružatelj softvera Logistics Platform as a Service (LPaaS).
LTX je trebao RPA za upravljanje povećanjem obujma poslovanja. Prije nego što ih je kupio Redwood, obradili su oko 3000 isporuka mjesečno s osobljem od 12 ljudi.
Međutim, kako se poslovanje povećavalo, tvrtka je ubrzo shvatila da se postupak ručnog praćenja i revizije ne može skalirati s njima. Za početak, procijenili su da će za rješavanje obujma istraga biti potrebno dodati 12 novih članova osoblja. Dodavanje 40% troškovima rada predstavljalo bi izazov u industriji s notorno finim maržama.
LTX je uveo RPA procese za rješavanje ovih problema. Njihova prva luka poziva bila je automatizacija procesa praćenja. Prema svom potpredsjedniku poslovnih procesa, Andrewu Gleesonu, implementirali su ovo rješenje za otprilike jedan dan, što svjedoči o munjevitom transformativnom učinku koji RPA može donijeti poslu. Tipične implementacije softvera mogu potrajati tjednima ili mjesecima, što zahtijeva visoko tehničke timove i proračune za zalijevanje očiju.
Odatle je LTX koristio RPA za smanjenje radnog vremena u uredu. Tehnologija je pomogla tvrtki da revolucionira proces revizije isporuke. Štoviše, tim pripisuje ovaj pristup razmišljanju unaprijed kao ključni doprinos njihovom stjecanju od strane Redwood Logisticsa.
Farmaceutskoj
Slučajevi upotrebe RPA u farmaceutskoj industriji uključuju administraciju, HR, predviđanje prodaje, pa čak i upravljanje lancem opskrbe i zalihama. Međutim, strogo vođenje evidencije i upravljanje podacima među najhitnijim su pozadinskim troškovima uključenim u znanosti o životu.
RPA je izvrsno rješenje za mnoga od tih administrativnih opterećenja. Farmaceutske tvrtke mogu koristiti tehnologiju za automatizaciju kontrolirane distribucije dokumenata i osiguravanje sigurnog i dostupnog repozitorija ključnih podataka. Osim toga, RPA može pomoći u uklanjanju ljudskih pogrešaka u upravljanju dokumentima i izglađivanju neučinkovitih i neučinkovitih politika upravljanja poslovnim procesima (BPM).
Već smo se dotakli mnogih od ovih tema unutar članka, pa ćemo umjesto toga ispitati kako tvrtke Life Sciences mogu usvojiti RPA kako bi smanjile troškove istraživanja i razvoja, s posebnim nagibom upravljanja dokumentima tijekom kliničkih ispitivanja.
#14. Smanjenje troškova istraživanja i razvoja
Farmaceutske tvrtke i tvrtke za znanost o životu suočavaju se s različitim pritiscima. Starenje stanovništva diljem zapadnog svijeta znači da zahtjevi za novim tretmanima stalno rastu. Međutim, tako su i troškovi istraživanja i razvoja.
Drugi važan čimbenik koji treba uzeti u obzir su strogi regulatorni uvjeti za razvoj lijekova. Prije nego što proizvod može doći na tržište, potrebno mu je opsežno istraživanje, dokumentacija i klinički
Suđenja. Ovi potrebni procesi znače da farmaceutske tvrtke moraju pažljivo upravljati dokumentima i podacima kako bi ostale na pravoj strani regulatora.
Studija slučaja RPA za smanjenje troškova istraživanja i razvoja
U radu pod naslovom Robotska automatizacija procesa u farmaciji: tri studije slučaja (Anagnoste, 2018), autor iznosi prečest scenarij s kojim se suočavaju tvrtke u farmaceutskoj industriji, naime, pronalaženje načina za isporuku lijekova uz razumne troškove, a prelazak na poslovni model usmjereniji na pacijenta.
Osim toga, u radu se ističu opterećenja povezana s usklađenošću koja muče tvrtke koje posluju u prostoru Znanosti o životu. Ističu kako su dvije vodeće farmaceutske tvrtke definirale ciljeve za poboljšanje svoje usluge, uključujući:
- Brže vrijeme obrade
- Bolji ishodi ulaganja
- Niži troškovi proizvodnje.
Veliki fokus ovih farmaceutskih studija slučaja usredotočen je na dokumentaciju kliničkih ispitivanja. Klinička ispitivanja su visoko regulirana. Tvrtke moraju voditi savršenu evidenciju i dokumentaciju unutar takozvane datoteke Trial Master.
Sigurnost, kontrola promjena, revizije i arhiviranje četiri su stupa ovog pristupa. Štoviše, prije nego što klinički testovi počnu s radom, postoji sustav provjera i ravnoteža koji uključuju odjave i potpise različitih dionika. Dokumenti se nazivaju Obrasci zelenog svjetla (GLF).
U tradicionalnim postavkama zadacima GLF-ova upravljalo se i distribuiralo ručno. Uz nekoliko uključenih standardiziranih koraka, ti su procesi snažan kandidat za automatizaciju.
Prema studijama slučaja, dvije globalne tvrtke za znanost o životu koristile su RPA za upravljanje svojom dokumentacijom i poboljšanje ukupne usklađenosti.
Prva tvrtka smanjila je troškove i iskoristila koristi kao što su:
- Povećana usklađenost
- Smanjena potreba za podrškom za upravljanje dokumentima
- Novi, pojednostavljeni postupak
- Vrhunski mjerni podaci za praćenje probnih verzija i dokumenata
U drugom suđenju tvrtka se usredotočila na poboljšanje usklađenosti i procesa zahtjeva za dokument. Opet, RPA je pomogao tvrtki na sljedeće načine:
- Izgraditi prilagodljiv i agilan pristup koji bi se mogao prilagoditi novim zahtjevima usklađenosti i propisa
- Prikupiti pouzdane dijagnostičke informacije koje bi poduzeće moglo iskoristiti za poboljšanje procesa
- Provesti dosljedne postupke eskalacije potrebnih dokumenata
Pojednostavljivanjem tih poslovnih procesa obje su tvrtke uspjele uštedjeti troškove uz ispunjavanje standarda usklađenosti u sve složenijem okruženju.
Pravna industrija
Pravna industrija bila je ogroman korisnik automatizacije. U prošlosti su tvrtke imale ogromne prostore za ispis, obradu i skladištenje dokumenata. Rad na papiru uključivao je dugo radno vrijeme, rizik od ljudske pogreške, sigurnosne probleme i još mnogo toga. RPA je pomogla smanjiti velik dio ručnog endema za dizanje teških tereta u struci.
Naravno, to je samo jedan od načina na koji tehnologija može pomoći. Ostali slučajevi korištenja RPA uključuju stvaranje dokumenata slučaja, pretraživanje baze podataka, pregled informacija o slučajevima i popunjavanje izvješća.
#15. Migracija podataka
Migracija podataka standardni je proces koji zahtijevaju tvrtke u mnogim sektorima, a ne samo u pravnoj industriji. Međutim, pravna praksa ne zahtijeva samo vođenje evidencije bez premca, već i mogućnost dijeljenja i opoziva podataka u maloj obavijesti.
Kako je digitalna transformacija postala standardna u cijelom pravnom svijetu, mnoge su tvrtke zahtijevale rješenja za uzimanje postojećih baza podataka i njihovo hostiranje u oblaku. Tim bi im se pristupom omogućio rad na daljinu i pristup dokumentima u pokretu. Međutim, nisu svi projekti migracije podataka jednostavni.
Studija slučaja RPA za migraciju podataka
Migracija na nove strukture baze podataka dovoljno je složena. Međutim, pravne tvrtke često zahtijevaju prilagođena rješenja. Jedna studija slučaja koja uključuje pravnu praksu specijaliziranu za prijenos naglašava kako se RPA može koristiti za rješavanje jednokratnih pitanja, kao i dugoročnih poslovnih procesa.
Dotična tvrtka morala je premjestiti stotine zapisa o nekretninama iz baze podataka Microsoft Access na platformu u oblaku. Međutim, novi softver nije imao prilagodljivost za učitavanje i provjeru evidencije odvjetnika.
Izgradnjom RPA procesa tim je uspio migrirati podatke sa stopostotnom točnošću. Proces je trajao pola dana i uštedio je tvrtki oko 350 radnih sati. Još jednom, ova studija slučaja ilustrira mogućnosti RPA aplikacija da pomognu u tijekovima rada i oslobode osoblje za isporuku više zadataka usmjerenih na kupca i vrijednost.
