A számviteli robotizált folyamatautomatizálás az elmúlt években erős és következetes növekedést mutatott. Az RPA a könyvelési szoftverek számára lehetővé teszi a csapatok számára a kifizetések automatizálását, hogy mentesítsék a személyzetet a kézi, ismétlődő és hibakényszeres munkától, és biztosítsák a beszállítók időben történő kifizetését. A vállalkozások számára azonban számos más nagy előny is kínálkozik, többek között a jogszabályi megfelelés, a skálázhatóság és a számviteli folyamatok hatékony áttekintése.
Ez a cikk az AP automatizálással foglalkozik, és olyan fontos elemeket vizsgál meg, mint a piac mérete, növekedési potenciál, előnyök, kihívások, trendek, felhasználási esetek és esettanulmányok.
Fizetendő számlák automatizálása
Piaci méret
Az RPA a számviteli piac mérete 2023-ban körülbelül 3 milliárd dollár. Egyes üzleti elemzők szerint az iparág éves növekedési üteme alig kevesebb, mint 40%, ami arra enged következtetni, hogy a piac mérete 2032-ben elképesztő, 66 milliárd dollár lesz.
Más elemzők azonban sokkal konzervatívabb, 10%-os CAGR-t és 2032-re 6,7 milliárd dollár körüli jövőbeli piaci méretet valószínűsítenek. Ez az eltérés a szoftverértékesítés és az általános AP automatizálási szolgáltatások közötti különbségként értelmezhető.
Az EU és Észak-Amerika a legnagyobb alkalmazói a fizetendő számlák automatizálására szolgáló eszközöknek, a harmadik helyen pedig az ázsiai és csendes-óceáni térség (APAC) áll, nem sokkal lemaradva. Az APAC-piac jelenlegi CAGR-je 26% körüli, ami a leggyorsabban növekvő számviteli folyamatautomatizálási régióvá teszi.
Az RPA-t befolyásoló tényezők a következők esetében
számviteli növekedés
A számviteli RPA-szoftverek egyre népszerűbbek. Számos ok-okozati tényező játszik szerepet, többek között a digitalizáció általános igénye a számviteli ágazatban. Vessünk egy pillantást a számviteli folyamatok automatizálásának néhány ilyen mozgatórugójára.
#1. Az RPA-szoftverek egyre kifinomultabbá válása
Az egyik legnagyobb oka annak, hogy a cégek automatizálják a szállítói kötelezettségeket, az, hogy a technológia mind a kifinomultság, mind a felhasználóbarátság tekintetében magas szintet ért el. Automatizált botok már nagyon régóta léteznek. A számlakövetelések automatizálására és hasonló célokra történő használatuk azonban korábban kódolási szakértelmet és jelentős karbantartási munkát igényelt.
Az RPA-eszközök, mint például a ZAPTEST, különböző technológiákat egyesítenek, például a drag-and-drop interfészeket és az optikai karakterfelismerő (OCR) eszközöket. Ezek a funkciók azt jelentik, hogy a számviteli csapatok leküzdhetik a hagyományos RPA korlátait, például a döntéshozatalt és a strukturálatlan adatok felhasználásának képtelenségét.
Röviden, az egyik ok, amiért manapság egyre több számlafizetési folyamat automatizálását látjuk, az az, hogy az RPA értékjavaslata nagyon erős.
#2. Felhőalapú integráció
A felhőszerverek egy másik nagy technológiai változást jelentettek az elmúlt évtizedben. A helyben lévő szerverekről a felhőre való áttérés azt jelentette, hogy a szoftverek távoli helyekről is elérhetővé váltak. Ezek a változások aranykort jelentettek a könyvelésautomatizálási szoftverek terén, mivel számos SaaS könyvelési eszköz segít a vállalkozásoknak összekapcsolni az adatforrásokat, a mobilokat és még az ERP-eszközöket is, hogy valós idejű, mindig naprakész képet kapjanak az üzletről.
Ahogy a csapatok olyan szoftvereket fogadtak el, amelyek számos hétköznapi feladatot automatizálnak, például az AP-számla automatizálását, úgy nőtt meg bennük a vágy, hogy megszabaduljanak az ismétlődő feladatoktól. Ezen eszközök rugalmassága, könnyű használhatósága, skálázhatósága és az integrációra való nyitottsága tovább ösztönözte az RPA irányába történő elmozdulást.
#3. A mesterséges intelligencia felemelkedése
A mesterséges intelligencia-eszközök képességeinek és elérhetőségének növekedése jó hír azon cégek számára, amelyek automatizálni szeretnék a kötelezettségek és egyéb számviteli tevékenységeket. Az RPA már most is megkönnyíti a hatékony és pontos folyamatautomatizálást, de ha kognitív AI-eszközökkel – például intelligens dokumentumfeldolgozással vagy generatív AI-vel – egészítik ki, a technológia alkalmazási köre gyorsan növekszik.
Az RPA-eszközök korábbi korszaka lehetővé tette a csapatok számára a nagy volumenű, ismétlődő, kézi folyamatok automatizálását. Ez a jelenlegi korszak lehetővé teszi az ML-alapú döntéshozatalt, a kifinomult adatkezelést, az intelligens számla útválasztást, valamint a mélyen integrált munkafolyamatokat és feladatkiosztást.
#4. Ellátási lánc menedzsment
A COVID-19-től kezdve az elszabadult infláción át a Szuezi-csatorna és az energiaválságokig az ellátási láncok ritkán kerültek ki a hírekből az elmúlt években. Az ellátási láncok kezelése és az erős beszállítói kapcsolatok ápolása egyre nagyobb hangsúlyt kap.
A kötelezettségek automatizálása azt jelenti, hogy a vállalkozások gyorsan és pontosan tudják felvenni a beszállítókat, feldolgozni a számlákat és elküldeni a kifizetéseket. A korai fizetési kedvezmények és a szorosabb kapcsolatok kialakítása azt jelenti, hogy az RPA ténylegesen megtérülhet.
Az AP automatizálás előnyei
A számviteli RPA a vállalkozások és a pénzügyi osztályok számára rengeteg előnyt kínál. Íme néhány a legmeggyőzőbb okok közül, amiért az RPA a könyvelés világának egyik fő támasza.
#1. Pontosság
Az AP számlaautomatizálás a nagyfokú pontosságáról ismert. Manuálisan történő fizetés esetén a számlák kifizetése megismétlődhet, túl- vagy alulfizetésre kerülhet, sőt, elfelejtődhet, vagy rossz számlára küldhetik. Bár ezek a helyzetek nem feltétlenül gyakoriak, de ha mégis előfordulnak, olyan problémákhoz vezetnek, amelyek károsíthatják a szállítói kapcsolatokat.
#2. Hatékonyság
A számlafeldolgozás automatizálása a termelékenységről és a hatékonyságról szól. A kézi kifizetések időigényesek, és sok adatbevitelt, információellenőrzést és jóváhagyást igényelnek. A számviteli RPA-eszközök lehetővé teszik a csapatok számára, hogy ezeket az ismétlődő feladatokat kiszervezzék a digitális munkaerőnek, és munkaidőt szabadítsanak fel. A végeredmény az, hogy az emberi dolgozók stratégiákon dolgozhatnak, ügyfélkapcsolatokat építhetnek, vagy más fontos feladatokra koncentrálhatnak.
#3. Sebesség
A számlák átlagos feldolgozási ideje alapvető mérőszám minden könyvelési osztály számára. Az Ardent Partners 2022-es State of ePayables jelentése szerint az USA-ban az átlagos számlafeldolgozási idő közel 11 nap volt. A hosszú feldolgozási idő következményei a szállítók számára pénzforgalmi problémákat okozhatnak, és akár a bizalom megingását is okozhatják.
A robotizált könyvelés lehetővé teszi a csapatok számára a számlák rögzítését, az adatok kinyerését és a jóváhagyási munkafolyamatok automatizálását. Az erős beszállítói kapcsolatok elengedhetetlenek, és a gyors számlafizetést minden vállalkozás értékeli.
#4. Alacsonyabb költségek
A késedelmi kötbérek feleslegesen növelik a költségvetését, ami hátráltathatja a jövedelmezőségét. Ráadásul a kézi AP-feldolgozás munkaerőköltséget jelent. A fizetendő folyamatok automatizálásával biztosíthatja, hogy a fizetések teljes mértékben és időben történjenek, miközben pénzt takaríthat meg a személyzetre. Ha csökkenteni kell a költségeket, ez egy jó kiindulópont.
#5. Szabályozási megfelelés
A könyvelés megfelelőségének fenntartása nagy feladat. A szállítói kifizetések az adókkal és tranzakciókkal kapcsolatos szabályozások és jelentéstételi követelmények hatálya alá tartoznak. E folyamatok nyilvántartása elengedhetetlen az ellenőrzésekhez, a jelentésekhez és a vállalkozás áttekintéséhez. Az RPA-eszközök biztosítják a pénzügyek zökkenőmentes működését, és a legjobb dolog az, hogy mindig van nyilvántartás minden egyes tranzakcióról.
#6. Adatvezérelt meglátások
Az RPA-folyamat olyan adatokat állít elő, amelyeket betáplálhat az üzleti intelligencia- vagy elemzőeszközökbe. Ezen információk összegyűjtésével átláthatóvá teheti az AP műveleteket, és rávilágíthat a kiadási mintákra, a szállítói adatokra és az esetleges hatékonysági hiányosságokra. Ezen adatok megértése segít a csapatoknak a stratégiák kiigazításában, az előrejelzések elkészítésében és az adatvezérelt döntések meghozatalában. Mivel az ML-eszközök az elmúlt években demokratizálódtak, még a kkv-k is hozzáférhetnek a működésük optimalizálását lehetővé tevő, hatékony meglátásokhoz.
#7. Skálázhatóság
A szezonális vállalkozások nem az egyetlen olyan vállalkozások, amelyek az üzleti élet hullámvölgyeit tapasztalják. Az új lehetőségek, a makrogazdasági feltételek és a fogyasztói kereslet változása a vásárlások növekedését vagy csökkenését okozhatja. Ha a munkaterhelés növekszik, több munkaórát kell befektetni az AP-folyamatba; ha csökken, akkor a tétlenül ülő AP-alkalmazottakért kell fizetni. Az RPA skálázhatóságot biztosít az AP-folyamatok számára, amely Önnel együtt nő vagy zsugorodik, és biztosítja, hogy mindig reagálni tudjon az üzleti igényekre.
#8. Csökkentse a csalást
Az Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) 2022-es globális csalási tanulmánya szerint egy átlagos vállalkozás évente több mint 150 000 dollárt veszít a fizetendő számlákkal kapcsolatos csalások miatt. Valóban, ez csak a vagyon eltulajdonítása mögött van az AP-bűncselekmények tekintetében. Az RPA-automatizálás csökkentheti ezeket a kiadásokat azáltal, hogy ellenőrzéseket hajt végre, és kiveszi az embert az egyenletből.
#9. Növeli a munkahelyi elégedettséget
Az Institute of Finance and Management (IOFM) 2022-es felmérése szerint a fizetendő számlákkal foglalkozó szakemberek közül csak minden harmadik nagyon elégedett a pozíciójával. Mi több, e tanulmány szerint a számviteli RPA jelenléte a számviteli szakemberek körében a munkával való elégedettség egyik fő előrejelzője. A manuális feladatok csökkentése lehetővé teszi, hogy munkatársai olyan feladatokat vállaljanak, amelyek érdemben kapcsolódnak a vállalati célokhoz, és hozzájárulnak a munkahelyi elégedettség növeléséhez.
#10. Jobb beszállítói kapcsolatok
A The impact of relationship management on manufacturer resilience in emergencies (Yang, 2022) című kutatási dokumentumban a szerzők megjegyzik, hogy a COVID-19 során a vevők és az eladók közötti erős kapcsolatok rugalmasabb ellátási láncokat eredményeztek. Az erős beszállítói kapcsolatok előnyei túlmutatnak a boldogabb beszállítókon, és hatással lehetnek saját üzleti tevékenységének erejére is.
A robotizált folyamatok felhasználási esetei
Automatizálás a számvitelben
Az RPA-szoftverek számos hatékony felhasználási lehetőséget kínálnak a fizetendő számlák területén. Íme néhány olyan feladat, amelyet automatizálhat a költségek csökkentése és a termelékenység növelése érdekében.
Számlafeldolgozás
A számlaautomatizálás az RPA egyik legvonzóbb felhasználási területe az AP osztályon. A csapatok a számlák (papíralapú és digitális) adatainak kinyerésével, a számlák és a beszerzési rendelések összevetésével, a jóváhagyás kérésével és a kifizetések engedélyezésével automatizálhatják a teljes számlafeldolgozási életciklust.
Adatbevitel
Az AP-rendszerek jelentős mennyiségű adatbevitelt igényelnek. A manuális folyamat fáradságos és emberi hibára hajlamos. Az RPA automatizálja az adatbevitelt ezekbe a rendszerekbe, és az intelligens dokumentumfeldolgozásnak (IDP) köszönhetően ez az automatizálási technológia képes a strukturálatlan számlák, nyugták és számos más dokumentum beolvasására.
Forgalmazói menedzsment
A jó beszállítói menedzsment hozzájárul a jól működő ellátási láncokhoz és a jobb termékekhez. Azonban sok kézi munkára van szükség ahhoz, hogy a dolgok zökkenőmentesen működjenek. Az RPA segíthet a beszállás, a kommunikáció, a karbantartás és a kifizetések automatizálásában.
Szállítói levonások
A szállítói levonások az ellátási lánc szerves részét képezik. Késedelmes szállítások, számlahibák, szerződésszegések, termékminőségi problémák és SLA-k nem teljesítése csak néhány olyan helyzet, amely fizetési levonásokhoz vezethet. Az RPA-eszközök automatizálhatják e problémák kommunikációját és a levonások feldolgozását, így biztosítva az üzleti veszteségek minimalizálását és láthatóvá tételét.
Költségek kezelése
A munkavállalói költségjelentések segítenek nyomon követni az utazási, étkezési és egyéb, munkával kapcsolatos kiadásokat. Az RPA-eszközök képesek elolvasni és elemezni a bizonylatokat, feltölteni azokat a vállalati rendszerekbe, sőt ellenőrizni és jóváhagyni a kiadásokat a vállalati irányelvek alapján. Mi több, az RPA-t a tranzakciók automatizálásával a munkatársak visszatérítésére is használhatja.
Jelentés generálása
Az RPA-eszközök alkalmasak az AP-teljesítményről szóló jelentések készítésére. Az üzleti intelligencia vagy az ML-eszközök segítségével a csapatok rendkívül kifinomult elemzéseket végezhetnek az AP-ről, valamint javíthatják és optimalizálhatják folyamataikat.
Megfelelés
Az RPA segít a belső ellenőrzésben és a jogszabályi megfelelésben a szállítói kérelmek és engedélyek kezelésével, valamint a számlák jóváhagyásának és kifizetésének nyomon követésével. Ezek az adatok elengedhetetlenek az általános pénzügyi beszámoláshoz vagy könyvvizsgálat esetén.
Csalások felderítése
Az RPA képes az AP-adatok nyomon követésére és elemzésére, valamint a csalásra utaló következetlenségek és anomáliák azonosítására. Az ML-lel párosítva a csapatok mély betekintést nyerhetnek az eladókba, és biztosíthatják, hogy minden rendben van. Az RPA-eszközök emellett valós idejű riasztásérzékelést is küldhetnek a gyors vizsgálatok és megoldások biztosítása érdekében.
Árellenőrzés
Miközben az RPA automatizálhatja a fizetendő számlákat, a csapatok arra is használhatják a technológiát, hogy ellenőrizzék az árakat más szállítókkal szemben, hogy biztosítsák, hogy értéket kapnak. A képernyőkaparó technológia meghatározott időközönként figyelemmel kísérheti a weboldalakat, és olyan fontos adatokat szolgáltathat, amelyekkel költségmegtakarítást érhet el.
Beépítés
Amint fentebb említettük, az RPA segít a beszállítók beilleszkedésében. Ugyanakkor az AP osztályon belül is támogathatja az alkalmazottak beilleszkedését. Ez a folyamat magában foglalja a dokumentáció és a képzési anyagok, a digitális adoptációs platform (DAP) tartalmára mutató linkek vagy a vállalati folyamatokra mutató linkek küldését.
RPA a számvitel számára esettanulmányok
Az RPA számos felhasználási esetet kínál, beleértve az automatizált követeléskezelés és a fizetési kötelezettségek automatizálását is. Ahhoz azonban, hogy valóban megértsük, hogyan hat a könyvelési kötelezettségek automatizálása egy vállalkozásra, meg kell vizsgálnunk néhány esettanulmányt. Íme három a legjobbak közül.
AP automatizálás felhasználási eset #1
Az Egyesült Királyságban működő, FTSE 50 BPO és szakmai szolgáltatásokat nyújtó, 2,5 milliárd dollárt meghaladó éves bevétellel rendelkező vállalatnak rendkívül ineffektív volt a beszerzéstől a kifizetésig tartó folyamata. Az adatok bevitelét országszerte mintegy 40 munkatárs végezte kézzel. Gyakoriak voltak a hibák, és a folyamat fáradságosan lassú volt, ami meghosszabbodott jóváhagyási ciklusokhoz és a szállítók gyakori kérdéseihez vezetett.
Az egy feldolgozott számlára jutó költség körülbelül 8 font volt, és a papíralapú számlákra való támaszkodásnak köszönhetően a vállalkozás nem kívánt hírnevet szerzett a késedelmes fizetések miatt. A vállalat vállalatirányítási (ERP) megoldást vezetett be, és a fizetendő számlák folyamatának automatizálására törekedett.
A vállalkozás központosította a fizetési folyamat adatait, és optikai karakterfelismerő (OCR) megoldást vezetett be a papírszámlák beolvasására és az információk adatokká történő átalakítására. Innen az RPA-eszközök a számlákat kiválogathatják, osztályozhatják és továbbíthatják jóváhagyásra.
A hatás jelentős volt. A számlafeldolgozás 75%-kal csökkent, számlatípusonként 2 fontra. A back-office személyzet létszámát felére csökkentették és áthelyezték a telephelyről, ami évi 1 millió font megtakarítást eredményezett, miközben lehetővé tette a vállalkozás számára, hogy évente több mint 400 000 számlát dolgozzon fel.
AP automatizálás felhasználási eset #2
Egy jól ismert fogyasztási cikkeket gyártó vállalat évente mintegy 10 ezer számlát kapott 400 globális ügyféltől. Minden ügyfél saját számlaformátumot használt, ami azt jelentette, hogy az egyes számlák feldolgozása időigényes volt és emberi hibáknak volt kitéve. A vállalkozás racionalizálni akarta ezt a folyamatot, hogy időt és pénzt takarítson meg, és javítsa a beszállítói kapcsolatokat.
Egy olyan AP automatizálással foglalkozó vállalatot választottak, amely a BPM, az RPA és a mesterséges intelligencia technológiák keverékét kínálja a feladat megoldásához. A terv egy olyan végponttól végpontig tartó AP-folyamat volt, amely képes ezeket a különböző számlákat fogadni és az adatokat szabványosítani, lehetővé téve a gyors kifizetéseket, jóváhagyásokat és a szállítói felügyeletet.
A számlák beolvasására OCR-t alkalmaztak, az RPA pedig az adatok üzleti szabályok szerinti ellenőrzésére és az ERP-rendszerbe való továbbítására validálás céljából. Ráadásul az RPA-robotok segítségével adatgazdag műszerfalakat hoztak létre a PO és számla kivételek észlelésére és valós idejű értesítések küldésére.
Az eredmények látványosak voltak, többek között 90%-kal csökkent az erőfeszítés és a folyamatok átfutási ideje, valamint 50%-os költségmegtakarítással.
AP automatizálás felhasználási eset #3
Egy neves multinacionális gyártó évente több mint 80 000 szállítói számlát dolgozott fel. A több képernyő és rendszer miatt a kézi adatbevitel időigényes, bonyolult és hibaforrásigényes volt.
A vállalkozás egy olyan RPA funkciókkal rendelkező, számviteli kötelezettségek automatizálását végző vállalatot keresett, amely automatizálni tudja a folyamatot. Volt azonban néhány megoldandó probléma. Először is, minden számlát ellenőrizni kellett a vállalkozások ERP-megoldásával. A számlák érvényesítését három különböző rendszerrel kellett elvégezni, és az információkat kézzel kellett kinyerni.
A szervezet egy RPA-megoldást épített a számlák egyedi azonosítókkal való érvényesítésére. Mindketten letöltötték a számlákat, hitelesítették a részleteket, és egy felhőalapú webes alkalmazással szemben frissítették azokat. A számlák feldolgozási ideje 50%-kal csökkent, míg a tranzakciók pontossága 100%-ra nőtt.
A fizetendő számlák kihívásai
Automatizálás végrehajtása
Míg az AP automatizálás előnyei most már egyértelműek, vannak olyan kihívások is, amelyekkel a csapatoknak meg kell küzdeniük, hogy az RPA erejét a fizetendő számlákon belül kiaknázzák. Íme néhány terület, amelyet érdemes szemmel tartani.
#1. Költségek
Az RPA-megoldás bevezetése a fizetendő számlák esetében bizonyos költségekkel jár. Mivel a vállalkozások világszerte igyekeznek csökkenteni a működési költségeket, hogy a nehéz pénzügyi környezetben versenyképesek maradjanak, a költségvetések nyomás alatt vannak.
A befektetés megtérülése (ROI) döntő szerepet játszik abban, hogy a C-szintet meggyőzzük a számlafizetési RPA-megoldásokba való befektetésről. Amint azonban a cikkünkben található esettanulmányokból láthatja, egy fizetési vagy követelésautomatizálási megoldás bevezetése gyorsan megtérülhet.
Azon vállalkozások számára, amelyeknek nincs belső szakértelme az RPA-szoftver bevezetéséhez, és aggódnak a képzési költségek miatt, a ZAPTEST Enterprise egy dedikált ZAP-szakértővel rendelkezik, aki segíthet az AP-automatizálás megtervezésében és bevezetésében, és segíthet a könyvelő személyzetnek, hogy felgyorsuljon.
#2. Adatintegráció
A számviteli osztályok a szoftverek széles skáláját használják. Egyesek rendelkeznek a legmodernebb ERP-eszközökkel, míg mások a régi szoftverekkel sínylődnek. Az eltérő adatszabványok, formátumok és struktúrák miatt a rendszerek nagymértékben inkompatibilisek lehetnek. Ezen eszközök egymással való kommunikációjának biztosítása összetett lehet, és nagyfokú testreszabást igényel.
Szerencsére az RPA-eszközök az IDP, az OCR, a képernyőkaparás és más technológiáknak köszönhetően több mint alkalmasak a feladatra.
#3. Adatbiztonság
A biztonság egy másik fontos szempont, mivel az AP-feldolgozás pénzügyi információkkal foglalkozik. A csalás, az adatszegés és a jogosulatlan hozzáférés kiemelten fontos, és minden rendszert úgy kell megtervezni, hogy biztosítékokat tartalmazzon. Emellett a GDPR, sőt a KYC és AML előírások is azt jelentik, hogy az ügyféladatok tárolása és az eladók jogszerűségének biztosítása további olyan dolgok, amelyeket szem előtt kell tartani.
#4. Változásmenedzsment
A manuális AP-feldolgozásról az automatizált rendszerekre való áttérés felfordulást és a munkafolyamatok jelentős újragondolását igényli. Sőt, az is előfordulhat, hogy bizonyos szerepkörök vagy személyek válnak feleslegessé a vállalkozásban.
A sikeres változásmenedzsment magában foglalja az átláthatóságot és a világos kommunikációt, nem csak arról, hogy az új technológia hogyan fog működni, hanem arról is, hogy milyen előnyökkel jár. Emellett az alkalmazottak átképzése vagy továbbképzése nagyban hozzájárulhat a szoftverrel kapcsolatos feszültségek leküzdéséhez.
#5. Forgalmazói ellenállás
Nem csak az alkalmazottai ragadhatnak meg a szokásaikban. Egy automatizált AP rendszer bevezetése kellemetlenségeket is okozhat a szállítóknak, akik nem szívesen változtatnak a számla benyújtási folyamatukon. A legjobb, ha elmagyarázza, hogy a gyorsabb számlafeldolgozás milyen közvetlen előnyökkel jár a szállító számára, és akár támogatást vagy képzést is felajánlhat a munkatársainak, hogy ők is csatlakozhassanak. Mivel a felhőalapú RPA-eszközök ma már mindennaposak, soha nem volt még ilyen egyszerű egy olyan portál létrehozása, amelyhez az eladók hozzáférhetnek.
A számviteli RPA trendjei
Az RPA-eszközök mind a kintlévőségek, mind a kötelezettségek automatizálására javulnak a változó követelmények és a technológiai újítások hatására. Vizsgáljuk meg az AP automatizálás néhány legnagyobb trendjét 2024-től.
1. Több AI
Az AI és az ML volt a 2023-as év nagy sztorija. Ezek az eszközök, ha az RPA-rendszerek kiegészítéseként használják őket, segíthetnek a számlafeldolgozásban, a csalás felderítésében és még a kivételek kezelésében is. A legérdekesebb talán a kognitív AI-eszközök használata, amelyek képesek adatokból tanulni, és akár a múltbeli adatok alapján optimális döntéseket hozni.
Az AP kivételkezelés terén elért előrelépések különösen lenyűgözőek. Míg az RPA-robotok a legtöbb feladatot el tudják látni, ha AI-val egészítik ki őket, ezek a folyamatok képesek alkalmazkodni a hiányzó vagy hiányos adatokkal rendelkező számlákhoz, kezelni a vitatott számlákat, vagy megjelölni a kézi beavatkozást igénylő kifizetéseket.
2. Beszállítói beszállás
A beszállítói beszállás az elmúlt években egyre összetettebbé vált. Ez részben a kockázatcsökkentéssel függ össze, de más tényezők közé tartozik az ERP-rendszerek fokozott használata és a digitalizáció szélesebb körű tendenciája is. Az RPA-eszközök a folyamat automatizálásával segítik a beszállítást, ami minden fél számára gyorsabbá és könnyebbé teszi azt. A 2023-as év nagy trendje az ellátási lánc szűk keresztmetszeteinek megszüntetése, és ennek nagy része az egyszerűbb beszállás.
3. Korai fizetési programok elfogadása
Most mindenki próbálja csökkenteni a költségeket. Bár az RPA-eszközök többféle módon is segítik ezt a folyamatot, a legjobb AP-automatizálási megtakarítások közé tartozik, ha teljes mértékben kihasználjuk a korai fizetési programok előnyeit. Az RPA segítségével az AP-csapatok felgyorsíthatják a számlák érvényesítését, jóváhagyását és kiállítását, javítva a szállítók pénzforgalmát, miközben néhány százalékkal csökkenthetik kiadásaikat. A sok beszállítóval rendelkező vállalkozások számára a megtakarítás jelentős lehet.
4. Adatbiztonság
Az adatbiztonság ritkán kerül ki a hírekből, és ez 2023-ban sem volt másképp. Az érzékeny pénzügyi adatok tárolása és továbbítása olyan probléma, amelyet minden vállalkozásnak komolyan kell vennie. Bármilyen szivárgás katasztrofális hatással lehet a hírnévre, és nagy bírságokat vonhat maga után. Az RPA-eszközök számos kiberbiztonsági előnnyel rendelkeznek, többek között az AP-adatokhoz való hozzáférés ellenőrzését és a titkosításon vagy API-kon keresztül történő biztonságot biztosítják.
5. Irányított RPA
Gyorsan megjelennek a fizetendő és követelések automatizálására tervezett menedzselt RPA-szolgáltatások. Itt több tényező is szerepet játszik, többek között az RPA-ismeretekhez való korlátozott házon belüli hozzáférés, valamint az RPAaaS szoftverek előnyei, amelyek gyorsabbá és költséghatékonyabbá teszik az AP RPA szoftverek tervezését, bevezetését és karbantartását.
Ráadásul a Managed RPA-szolgáltatások a számlafizetési kötelezettségekhez kiszámítható havi vagy éves díjat biztosítanak, ami sok csapatnak megfelel.
Az AP automatizálás jövője
A mesterséges intelligenciával rendelkező RPA-nak köszönhetően az AP-automatizálás már most is elég futurisztikusnak tűnik. A technológia azonban nem áll meg itt. Íme néhány betekintés az AP automatizálásába az évtized előrehaladtával.
1. Hiperautomatizálás
Az automatizálási szoftverek minden iparágban a hiperautomatizálás felé haladnak. Megfelelő minőségű RPA- és AI-eszközökkel egész könyvelőcsapatok automatizálhatók, ami előrejelző elemzésekkel támogatott villámgyors kifizetésekhez vezethet.
2. Egyedi számviteli szoftver
A generatív mesterséges intelligencia, a kódolás nélküli eszközök és a kódolási társpilóták mind az AP szoftverautomatizálás jövőjét jelentik. Bár továbbra is lesz hely a kész szoftvereknek, a könyvelőcsapatoknak lehetőségük lesz arra, hogy testreszabott eszközöket készítsenek a napi feladataik automatizálására.
Az alkalmazások még a legkülönlegesebb felhasználási eseteknek, munkafolyamatoknak és üzleti kultúráknak is képesek lesznek megfelelni, ami olyan személyre szabott eszközöket eredményez, amelyek lenyűgöző termelékenységre képesek. Az olyan RPA-eszközök, mint a ZAPTEST, az automatizálást teszt-automatizálási szoftverrel párosítják, lehetővé téve a csapatok számára, hogy kiváló minőségű, robusztus és biztonságos egyedi eszközöket hozzanak létre.
3. Beágyazott kifizetések
A beágyazott fizetőeszközöket tartalmazó AP-szoftverek a jövő egyik legérdekesebb szoftverfejlesztései lesznek. Ahelyett, hogy tranzakciókat küldenének a fizetési processzoroknak, a könyvelőcsapatok (vagy botok) azonnali elektronikus fizetést indítanak el az alkalmazáson belül, határokon és pénzügyi zónákon keresztül.
4. Következő szintű analitika
Ahogy az AP automatizálási folyamat digitalizálása továbbra is adatokat termel, az analitikai eszközök megtalálják a mögöttes mintákat ezekben az információkban, és mély betekintést nyújtanak a pénzforgalomba, a kiadási mintákba és a szállítókba. Ezek az előrelépések forradalmasítják az AP-t, és kevesebb kockázatot és több optimalizálást eredményeznek.
Végső gondolatok
Az RPA a könyvelés számára egyre fontosabbá válik azon csapatok számára, amelyek a nagyszerű beszállítói kapcsolatok és a zökkenőmentes ellátási láncok előnyeit szeretnék kihasználni. A sok manuális és ismétlődő folyamat gépesítésével az AI-alapú RPA segíthet skálázható, rugalmas és ésszerűsített megoldásokat létrehozni mindenféle könyvelési részleg számára.
A kötelezettségek automatizálása elegáns megoldás azon csapatok számára, amelyek automatizálni szeretnék a fizetendő számlákat, pénzt szeretnének megtakarítani, hatékonyabbá válni, és nagyszerű betekintést szeretnének nyerni pénzügyi teljesítményükbe. Ha ehhez hozzávesszük a csalások felderítését és a jogszabályi megfeleléshez nyújtott segítséget, könnyen belátható, hogy az RPA miért veszi át a könyvelési területet.
