Հաշվապահական հաշվառման մեջ ռոբոտային գործընթացների ավտոմատացումը վերջին տարիներին զարգացել է ուժեղ և հետևողական աճ: Հաշվապահական ծրագրային ապահովման ՀՀԿ-ն թիմերին թույլ է տալիս ավտոմատացնել կրեդիտորական պարտքերը՝ անձնակազմին ձեռքով, կրկնվող և սխալների հակված աշխատանքից ազատելու և մատակարարներին ժամանակին վարձատրելու համար: Այնուամենայնիվ, կան մի քանի այլ մեծ առավելություններ նաև բիզնեսների համար, ներառյալ կանոնակարգման համապատասխանությունը, մասշտաբայնությունը և հաշվապահական գործընթացի վերաբերյալ հզոր պատկերացումները:
Այս հոդվածը կանդրադառնա AP ավտոմատացմանը և կուսումնասիրի կարևոր տարրեր, ինչպիսիք են շուկայի չափը, աճի ներուժը, առավելությունները, մարտահրավերները, միտումները, օգտագործման դեպքերը և դեպքերի ուսումնասիրությունները:
Կրեդիտորական պարտքերի ավտոմատացում
Շուկայի չափը
2023 թվականին հաշվապահական հաշվառման շուկայի ՀՀԿ-ն կազմում է շուրջ 3 միլիարդ դոլար : Որոշ բիզնես վերլուծաբաններ կանխատեսում են, որ արդյունաբերությունը կունենա 40%-ից ցածր տարեկան աճի տեմպեր, ինչը ցույց է տալիս, որ 2032 թվականին շուկայի չափը կկազմի ապշեցուցիչ 66 մլրդ դոլար:
Այնուամենայնիվ, այլ վերլուծաբաններ առաջարկում են շատ ավելի պահպանողական CAGR 10% և ապագա շուկայի չափը մոտ $6,7 միլիարդ մինչև 2032 թվականը: Այս անհամապատասխանությունը կարելի է հասկանալ որպես տարբերություն ծրագրային ապահովման վաճառքի և ընդհանուր AP ավտոմատացման ծառայությունների միջև:
ԵՄ-ն և Հյուսիսային Ամերիկան վճարովի հաշիվների ավտոմատացման գործիքների ամենամեծ ընդունողներն են, իսկ Ասիայի Խաղաղօվկիանոսյան տարածաշրջանը (APAC) շատ հետ չի մնում երրորդ տեղում: Իրոք, APAC շուկան ունի ընթացիկ CAGR մոտ 26% , ինչը այն դարձնում է ամենաարագ աճող հաշվապահական գործընթացների ավտոմատացման շրջանը:
ՀՀԿ-ի վրա ազդող գործոնները
հաշվապահական հաշվառման աճ
Հաշվապահական ՀՀԿ ծրագրային ապահովումը վերելք է ապրում. Այստեղ առկա են բազմաթիվ պատճառահետևանքային գործոններ, ներառյալ հաշվապահական հաշվառման ոլորտում թվայնացման ընդհանուր անհրաժեշտությունը: Եկեք նայենք հաշվապահական գործընթացների ավտոմատացման այս վարորդներից մի քանիսին:
#1. ՀՀԿ ծրագրային ապահովման աճող բարդությունը
Ընկերությունների վճարումների ավտոմատացման ամենամեծ պատճառներից մեկն այն է, որ տեխնոլոգիան հասել է ինչպես բարդության, այնպես էլ օգտագործողի համար հարմարության բարձր մակարդակի: Ավտոմատացված բոտերը գոյություն ունեն շատ երկար ժամանակ: Այնուամենայնիվ, դրանք օգտագործելը վճարման ենթակա հաշիվ-ապրանքագրերի ավտոմատացման և նմանատիպ նպատակների համար, որոնք օգտագործվում են կոդավորման փորձաքննություն և զգալի սպասարկում պահանջելու համար:
RPA գործիքները, ինչպես ZAPTEST-ը , միավորում են տարբեր տեխնոլոգիաներ, ինչպիսիք են՝ քաշել և թողնել ինտերֆեյսները և Օպտիկական Նիշերի ճանաչման (OCR) գործիքները: Այս հատկանիշները նշանակում են, որ հաշվապահական թիմերը կարող են հաղթահարել ՀՀԿ-ի ավանդական սահմանափակումները, ինչպիսիք են որոշումների կայացումը և չկառուցված տվյալների օգտագործման անկարողությունը:
Կարճ ասած, պատճառներից մեկը, որ մենք տեսնում ենք ավելի շատ վճարումների գործընթացի ավտոմատացում այս օրերին, այն է, որ ՀՀԿ-ի արժեքային առաջարկը շատ ուժեղ է:
#2. Ամպի վրա հիմնված ինտեգրում
Ամպային սերվերները ևս մեկ մեծ տեխնոլոգիական տեղաշարժ էին վերջին տասնամյակի ընթացքում: Ներքին սերվերներից դեպի ամպ տեղափոխումը նշանակում էր, որ ծրագրակազմը հասանելի էր հեռավոր վայրերից: Այս փոփոխությունները ոսկե դար էին հաշիվների վճարման ավտոմատացման ծրագրային ապահովման մեջ, քանի որ SaaS-ի մի քանի հաշվապահական գործիքներ օգնում էին բիզնեսներին միացնել տվյալների աղբյուրները, բջջային հեռախոսները և նույնիսկ ERP գործիքները՝ բիզնեսի մասին իրական ժամանակում, միշտ արդի տեսք ունենալու համար:
Երբ թիմերը ընդունեցին ծրագրակազմ, որը կարող էր ավտոմատացնել շատ առօրյա առաջադրանքներ, ինչպիսիք են AP-ի հաշիվ-ապրանքագրերի ավտոմատացումը, նրանք զարգացրին կրկնվող աշխատանքից ազատվելու ծարավը: Այս գործիքների ճկունությունը, օգտագործման դյուրինությունը, մասշտաբայնությունը և ինտեգրման համար բաց լինելն ավելի են մեծացրել ՀՀԿ-ի նկատմամբ մեղադրանքը:
#3. AI-ի վերելքը
AI գործիքների կարողությունների և հասանելիության աճը լավ նորություն է այն ընկերությունների համար, ովքեր ցանկանում են ավտոմատացնել կրեդիտորական պարտքերը և այլ հաշվապահական գործունեությունը: ՀՀԿ-ն արդեն իսկ հեշտացնում է գործընթացների արդյունավետ և ճշգրիտ ավտոմատացումը, բայց երբ լրացվում է ճանաչողական AI գործիքներով, ինչպիսիք են խելացի փաստաթղթերի մշակումը կամ գեներատիվ AI-ն, տեխնոլոգիայի շրջանակը արագ աճում է:
ՀՀԿ-ի գործիքների նախորդ դարաշրջանը թիմերին թույլ էր տալիս ավտոմատացնել մեծածավալ, կրկնվող, ձեռքով գործընթացները: Այս ներկայիս դարաշրջանը թույլ կտա ML-ի վրա հիմնված որոշումներ կայացնել, տվյալների բարդ մշակում, հաշիվ-ապրանքագրերի խելացի երթուղում և խորապես ինտեգրված աշխատանքային հոսքեր և առաջադրանքների բաշխում:
#4. Մատակարարման շղթայի կառավարում
Սկսած COVID-19-ից մինչև մոլեգնող գնաճը մինչև Սուեզի ջրանցքի և էներգետիկ ճգնաժամերը, վերջին տարիներին մատակարարման շղթաները հազվադեպ են եղել նորություններից: Մատակարարման շղթաների կառավարումը և վաճառողների ամուր հարաբերությունների խթանումը աճող թեմա է:
Կրեդիտորական պարտքերի ավտոմատացումը նշանակում է, որ ձեռնարկությունները կարող են մուտք գործել մատակարարներ, մշակել հաշիվ-ապրանքագրեր և արագ և ճշգրիտ ուղարկել վճարումները: Վաղաժամկետ վճարումների զեղչերը և ավելի սերտ հարաբերությունների հաստատումը նշանակում են, որ ՀՀԿ-ն կարող է արդյունավետորեն վճարել իր համար:
AP ավտոմատացման առավելությունները
Հաշվապահական հաշվառման ՀՀԿ-ն բիզնեսներին և ֆինանսական բաժիններին բացում է առավելությունների հսկայական շրջանակ: Ահա մի քանի առավել համոզիչ պատճառներ, թե ինչու ՀՀԿ-ն հենարան է հաշվապահական աշխարհում:
#1. Ճշգրտություն
AP-ի հաշիվ-ապրանքագրերի ավտոմատացումը հայտնի է իր բարձր ճշգրտությամբ: Երբ կատարվում են ձեռքով, հաշիվ-ապրանքագրերի վճարումները կարող են կրկնօրինակվել, ավելի կամ պակաս վճարվել, և նույնիսկ մոռացվել կամ ուղարկել սխալ հաշվին: Թեև այս իրավիճակները պարտադիր չէ, որ շատ տարածված լինեն, երբ դրանք տեղի են ունենում, դրանք հանգեցնում են խնդիրների, որոնք կարող են վնասել վաճառողների հարաբերություններին:
#2. Արդյունավետություն
Հաշիվների մշակման ավտոմատացումը վերաբերում է արտադրողականությանը և արդյունավետությանը: Ձեռքով վճարումները ժամանակատար են և պահանջում են շատ տվյալների մուտքագրում, տեղեկատվության ստուգում և հաստատում: Հաշվապահական ՀՀԿ գործիքները թիմերին թույլ են տալիս այս կրկնվող առաջադրանքները թվային աշխատուժին փոխանցել և ազատել աշխատանքային ժամերը: Զուտ արդյունքն այն է, որ մարդկային աշխատողները կարող են աշխատել ռազմավարությունների վրա և կառուցել հաճախորդների հետ հարաբերություններ կամ կենտրոնանալ այլ կարևոր խնդիրների վրա:
#3. Արագություն
Հաշիվների մշակման միջին ժամանակը կարևոր չափանիշ է ցանկացած հաշվապահական բաժնի համար: Համաձայն 2022 թվականի Ardent Partners State of ePayables հաշվետվության ՝ ԱՄՆ-ում հաշիվ-ապրանքագրերի մշակման միջին ժամանակը գրեթե 11 օր էր: Մշակման երկար ժամանակի հետևանքները կարող են լինել մատակարարների համար դրամական միջոցների հոսքի հետ կապված խնդիրներ և նույնիսկ վստահության քայքայումը:
Ռոբոտային հաշվառումը թիմերին թույլ է տալիս հավաքել հաշիվ-ապրանքագրեր, արդյունահանել տվյալներ և ավտոմատացնել հաստատման աշխատանքային հոսքերը: Վաճառողների ամուր հարաբերությունները կարևոր են, և ապրանքագրերի արագ վճարումները մի բան են, որ ցանկացած բիզնես գնահատում է:
#4. Ավելի ցածր ծախսեր
Ուշ վճարման տույժերը ավելացնում են ձեր բյուջեին ավելորդ ծախսեր, որոնք կարող են խանգարել ձեր շահութաբերությանը: Ավելին, ձեռքով AP մշակումը նշանակում է աշխատուժի ծախսեր: Երբ դուք ավտոմատացնում եք վճարման ենթակա գործընթացները, կարող եք համոզվել, որ վճարում եք ամբողջությամբ և ժամանակին` միաժամանակ անձնակազմի վրա գումար խնայելով: Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է կրճատել ծախսերը, դա լավ տեղ է սկսելու համար:
#5. Կանոնակարգող համապատասխանություն
Ձեր հաշիվները համապատասխանեցնելը մեծ աշխատանք է: Վաճառողի վճարումները ենթակա են հարկերի և գործարքների հետ կապված կանոնակարգերի և հաշվետվությունների պահանջների: Այս գործընթացների հաշվառումը կարևոր է աուդիտի, հաշվետվությունների և ձեր բիզնեսի ակնարկի համար: ՀՀԿ գործիքներն ապահովում են ձեր ֆինանսների անխափան ընթացքը, իսկ ամենալավն այն է, որ դուք միշտ ունեք յուրաքանչյուր գործարքի արձանագրություն։
#6. Տվյալների վրա հիմնված պատկերացումներ
ՀՀԿ գործընթացը արտադրում է տվյալներ, որոնք դուք կարող եք սնուցել ձեր բիզնես հետախուզության կամ վերլուծական գործիքների մեջ: Այս տեղեկատվության սեղմումը կարող է տեսանելիություն ստեղծել ձեր AP գործառնությունների մեջ և ընդգծել ծախսերի ձևերը, վաճառողի տվյալները և ցանկացած անարդյունավետություն: Այս տվյալների ըմբռնումն օգնում է թիմերին հարմարեցնել ռազմավարությունները, կանխատեսումներ անել և տվյալների վրա հիմնված որոշումներ կայացնել: Քանի որ ՓԼ գործիքները ժողովրդավարացվել են վերջին տարիներին, նույնիսկ ՓՄՁ-ներին հասանելի են հզոր պատկերացումները, որոնք կարող են օպտիմալացնել իրենց գործունեությունը:
#7. Սքալելիում
Սեզոնային ընկերությունները միակ ձեռնարկությունները չեն, որոնք զգում են բիզնեսի վերելքներն ու վայրէջքները: Նոր հնարավորությունները, մակրոտնտեսական պայմանները և սպառողների պահանջարկի փոփոխությունները կարող են առաջացնել գնումների ավելացում կամ նվազում: Եթե ծանրաբեռնվածությունը մեծանա, ավելի շատ աշխատանքային ժամեր պետք է ներդրվեն ԱԵԱ գործընթացում. եթե նրանք իջնեն, դուք վճարում եք AP անձնակազմի համար, որը պարապ նստած է: ՀՀԿ-ն ապահովում է ընդլայնելիություն ԳԾ գործընթացին, որը աճում կամ փոքրանում է ձեզ հետ և երաշխավորում է, որ դուք միշտ արձագանքում եք բիզնեսի կարիքներին:
#8. Նվազեցնել խարդախությունը
Հավաստագրված խարդախության քննողների ասոցիացիան (ACFE) 2022 Համաշխարհային խարդախության ուսումնասիրությունը ցույց է տալիս, որ միջին բիզնեսը տարեկան կորցնում է ավելի քան 150,000 ԱՄՆ դոլար՝ կրեդիտորական պարտքերի խարդախության պատճառով: Իրոք, դա ուղղակի հետ է մնում ակտիվների յուրացումից՝ ԱԵԱ հանցագործության առումով: ՀՀԿ-ի ավտոմատացումը կարող է կրճատել այդ ծախսերը՝ վերահսկողություն իրականացնելով և մարդկանց հեռացնելով հավասարումից:
#9. Բարձրացնել աշխատանքից բավարարվածությունը
Ֆինանսների և կառավարման ինստիտուտի (IOFM) 2022 թվականի հետազոտության համաձայն՝ 3-ից միայն 1-ն է շատ գոհ իր դիրքից: Ավելին, այս ուսումնասիրության համաձայն, հաշվապահական ՀՀԿ-ի առկայությունը հաշվապահների շրջանում աշխատանքից բավարարվածության հիմնական կանխատեսումն է: Ձեռքով առաջադրանքների կրճատումը թույլ է տալիս ձեր անձնակազմին կատարել այնպիսի առաջադրանքներ, որոնք իմաստալից կերպով կապված են ընկերության նպատակների հետ և օգնում են բարելավել աշխատանքից բավարարվածությունը:
#10. Մատակարարների ավելի լավ հարաբերություններ
Հետազոտական հոդվածում, «Հարաբերությունների կառավարման ազդեցությունը արտակարգ իրավիճակներում արտադրողի ճկունության վրա» (Yang, 2022), հեղինակները նշում են, որ COVID-19-ի ժամանակ գնորդների և վաճառողների միջև ամուր հարաբերությունները հանգեցրել են ավելի ճկուն մատակարարման շղթաների: Որպես այդպիսին, մատակարարների ամուր հարաբերությունների առավելությունները գերազանցում են ավելի երջանիկ վաճառողներին և կարող են ազդել ձեր սեփական բիզնես գործառնությունների հզորության վրա:
Օգտագործեք Robotic Process-ի դեպքեր
Ավտոմատացում հաշվապահության մեջ
ՀՀԿ ծրագրային ապահովումն ունի մի քանի հզոր օգտագործման դեպքեր կրեդիտորական պարտքերի տարածքում: Ահա որոշ առաջադրանքներ, որոնք կարող եք ավտոմատացնել՝ արտադրողականությունը վարելիս ծախսերը նվազեցնելու համար:
Invoice-ի մշակում
Հաշիվ-ապրանքագրերի ավտոմատացումը AP բաժնում ՀՀԿ-ի օգտագործման ամենագրավիչ դեպքերից է: Թիմերը կարող են ավտոմատացում իրականացնել հաշիվ-ապրանքագրերի մշակման ողջ ցիկլի ընթացքում՝ հաշիվ-ապրանքագրերից տվյալներ հանելով (ինչպես թղթային, այնպես էլ թվային), դրանք համապատասխանեցնելով գնման պատվերներին, պահանջելով հաստատում և թույլատրելով վճարումներ:
Տվյալների մուտքագրում
AP համակարգերը պահանջում են զգալի քանակությամբ տվյալների մուտքագրում: Ձեռնարկի գործընթացը աշխատատար է և հակված է մարդկային սխալի: ՀՀԿ-ն ավտոմատացնում է տվյալների մուտքագրումն այս համակարգեր, և խելացի փաստաթղթերի մշակման (IDP) շնորհիվ այս ավտոմատացման տեխնոլոգիան կարող է կարդալ չկառուցված հաշիվ-ապրանքագրեր, անդորրագրեր և մի շարք այլ փաստաթղթեր:
Վաճառողի կառավարում
Վաճառողների լավ կառավարումը նպաստում է մատակարարման շղթաների լավ գործողությանը և ավելի լավ արտադրանքներին: Այնուամենայնիվ, շատ ձեռքի աշխատանք է պահանջվում, որպեսզի ամեն ինչ սահուն աշխատի: ՀՀԿ-ն կարող է օգնել ավտոմատացման, կապի, պահպանման և վճարումների հարցում:
Վաճառողի նվազեցումներ
Վաճառողի նվազեցումները մատակարարման շղթայի մի մասն են: Ուշ առաքումները, հաշիվ-ապրանքագրերի սխալները, պայմանագրային խախտումները, արտադրանքի որակի հետ կապված խնդիրները և SLA-ի խափանումները միայն այն իրավիճակներից են, որոնք կարող են հանգեցնել վճարումների նվազեցման: ՀՀԿ-ի գործիքները կարող են ավտոմատացնել այս խնդիրների հաղորդակցումը և պահումների մշակումը` ապահովելով բիզնեսի կորուստների նվազագույնի և տեսանելի:
Ծախսերի կառավարում
Աշխատակիցների ծախսերի հաշվետվությունները օգնում են հետևել ճանապարհորդության, սննդի և աշխատանքի հետ կապված այլ ծախսերին: ՀՀԿ գործիքները կարող են կարդալ և վերլուծել անդորրագրերը, վերբեռնել դրանք ընկերության համակարգերում և նույնիսկ ստուգել և հաստատել ծախսերը՝ հակառակ ընկերության քաղաքականությանը: Ավելին, դուք կարող եք նաև օգտագործել ՀՀԿ-ն անձնակազմի անդամներին փոխհատուցելու համար՝ ավտոմատացնելով գործարքները:
Հաշվետվությունների ստեղծում
ՀՀԿ գործիքները հմուտ են ԳԾ կատարողականի վերաբերյալ հաշվետվություններ ստեղծելու գործում: Բիզնես ինտելեկտի կամ ML գործիքների ավելացմամբ թիմերը կարող են կատարել բարձր բարդ վերլուծություն AP-ի վրա և բարելավել և օպտիմալացնել իրենց գործընթացները:
Համապատասխանություն
ՀՀԿ-ն օգնում է ներքին վերահսկման և կանոնակարգային համապատասխանության հարցում՝ կառավարելով մատակարարների դիմումները և լիցենզավորելով և հետևելով հաշիվ-ապրանքագրերի հաստատումներին և վճարումներին: Այս տվյալները կարևոր են ընդհանուր ֆինանսական հաշվետվությունների կամ աուդիտի դեպքում:
Խարդախության հայտնաբերում
ՀՀԿ-ն կարող է վերահսկել և վերլուծել AP-ի տվյալները և բացահայտել անհամապատասխանություններն ու անոմալիաները, որոնք հուշում են խարդախության մասին: Երբ զուգակցվում են ML-ի հետ, թիմերը կարող են խորը պատկերացում կազմել վաճառողների մասին և ապահովել, որ ամեն ինչ վերևում է: Բացի այդ, ՀՀԿ գործիքները կարող են իրական ժամանակում ահազանգերի հայտնաբերում ուղարկել՝ արագ հետաքննություններ և լուծումներ ապահովելու համար:
Գների ստուգում
Մինչ ՀՀԿ-ն կարող է ավտոմատացնել վճարման ենթակա հաշիվ-ապրանքագրերը, թիմերը կարող են նաև օգտագործել տեխնոլոգիան՝ ստուգելու գները այլ վաճառողների նկատմամբ՝ համոզվելու համար, որ դրանք արժեք են ստանում: Էկրանի քերծման տեխնոլոգիան կարող է վերահսկել կայքերը սահմանված ընդմիջումներով և տրամադրել կարևոր տվյալներ, որոնք կարող են խնայել ծախսերը:
Նավարկություն
Ինչպես վերը նշեցինք, ՀՀԿ-ն օգնում է վաճառողներին ներբեռնելու հարցում: Այնուամենայնիվ, այն կարող է նաև աջակցել աշխատակիցների մուտքագրմանը AP բաժնում: Այս գործընթացը ներառում է փաստաթղթերի և ուսումնական նյութերի ուղարկում, հղումներ դեպի թվային որդեգրման հարթակի (DAP) բովանդակության կամ ընկերության գործընթացների հղումներ:
ՀՀԿ հաշվապահական հաշվառման դեպքերի ուսումնասիրության համար
ՀՀԿ-ն տրամադրում է բազմաթիվ օգտագործման դեպքեր, ներառյալ և՛ ավտոմատացված դեբիտորական, և՛ կրեդիտորական պարտքերը: Այնուամենայնիվ, իրական գնահատական ստանալու համար, թե ինչպես է կրեդիտորական պարտքերի ավտոմատացումը ազդում բիզնեսի վրա, մենք պետք է ուսումնասիրենք որոշ դեպքերի ուսումնասիրություններ: Ահա լավագույններից երեքը:
AP ավտոմատացման օգտագործման դեպք #1
Միացյալ Թագավորությունում գործող FTSE 50 BPO և մասնագիտական ծառայություններ մատուցող ընկերությունն, որի տարեկան եկամուտը գերազանցում է 2,5 միլիարդ դոլարը, ունեցել է գնումների դիմաց վճարման խիստ անարդյունավետ գործընթաց: Տվյալների մուտքագրումն իրականացվել է ձեռքով երկրի շուրջ 40 աշխատակիցների կողմից: Սխալները հաճախակի էին, և գործընթացը տքնաջան դանդաղ էր, ինչը հանգեցնում էր հաստատման երկարացված ցիկլերի և վաճառողների կողմից հաճախակի հարցումների:
Մեկ մշակված հաշիվ-ապրանքագրի արժեքը կազմում էր մոտ 8 ֆունտ, և թղթային հաշիվ-ապրանքագրերի վրա վստահության շնորհիվ բիզնեսը վաստակեց անցանկալի համբավ ուշ վճարումների համար: Ընկերությունն իրականացրել է Ձեռնարկությունների ռեսուրսների պլանավորման (ERP) լուծում և ձգտել է ավտոմատացնել իր կրեդիտորական պարտքերի գործընթացը:
Բիզնեսը կենտրոնացրեց իր վճարումների մշակման տվյալները և ներդրեց օպտիկական նիշերի ճանաչման (OCR) լուծում՝ թղթային հաշիվ-ապրանքագրերը կարդալու և տեղեկատվությունը տվյալների վերածելու համար: Այդտեղից ՀՀԿ գործիքները կարող էին տեսակավորել, դասակարգել և ուղղորդել հաշիվ-ապրանքագրերը հաստատման համար:
Ազդեցությունը զգալի էր. Հաշիվների մշակումը կրճատվել է 75%-ով՝ մինչև 2 ֆունտ ստերլինգ մեկ հաշիվ-ապրանքագրի համար: Back-office-ի աշխատակիցները կրկնակի կրճատվեցին և տեղափոխվեցին տարածքից դուրս՝ ամեն տարի խնայելով 1 միլիոն ֆունտ ստեռլինգ՝ միաժամանակ թույլ տալով բիզնեսին մշակել ավելի քան 400,000 հաշիվ-ապրանքագրեր ամեն տարի:
AP ավտոմատացման օգտագործման դեպք #2
Սպառողական ապրանքների հայտնի ընկերությունն ամեն տարի ստանում էր շուրջ 10 հազար ապրանքագիր աշխարհի 400 հաճախորդներից: Յուրաքանչյուր հաճախորդ օգտագործում էր իր հաշիվ-ապրանքագրի ձևաչափը, ինչը նշանակում էր, որ յուրաքանչյուր հաշիվ մշակելը ժամանակատար էր և ենթակա էր մարդկային սխալի: Բիզնեսը ցանկանում էր պարզեցնել այս գործընթացը՝ ժամանակ և գումար խնայելու և վաճառողների հետ հարաբերությունները բարելավելու համար:
Նրանք ընտրեցին AP ավտոմատացման ընկերություն, որն ապահովում է BPM, RPA և AI տեխնոլոգիաների խառնուրդ՝ առաջադրանքին օգնելու համար: Պլանը AP-ի ավարտից մինչև վերջ գործընթաց էր, որը կարող էր վերցնել այս բազմազան հաշիվ-ապրանքագրերը և ստանդարտացնել տվյալները՝ թույլ տալով արագ վճարումներ, հաստատումներ և վաճառողի վերահսկողություն:
OCR-ն իրականացվել է հաշիվ-ապրանքագրերը կարդալու համար, ընդ որում ՀՀԿ-ն օգտագործվել է տվյալների բիզնեսի կանոններին համապատասխան ստուգելու և դրանք ERP համակարգ հաստատելու համար: Ավելին, ՀՀԿ բոտերն օգտագործվել են տվյալների հարուստ վահանակներ ստեղծելու համար՝ PO և հաշիվ-ապրանքագրերի բացառությունները հայտնաբերելու և իրական ժամանակում ծանուցումներ տրամադրելու համար:
Արդյունքները տպավորիչ էին, ներառյալ ջանքերի 90% կրճատում և գործընթացի շրջադարձային ժամանակի կրճատում, գումարած ծախսերի 50% խնայողություն:
AP ավտոմատացման օգտագործման դեպք #3
Հայտնի բազմազգ արտադրողը ամեն տարի մշակել է ավելի քան 80,000 վաճառողի հաշիվ-ապրանքագրեր: Բազմաթիվ էկրանների և համակարգերի առկայության դեպքում տվյալների ձեռքով մուտքագրումը ժամանակատար էր, բարդ և հակված սխալների:
Բիզնեսը փնտրել է վճարման ենթակա հաշիվների ավտոմատացման ընկերություն ՀՀԿ-ի հատկանիշներով, որը կարող է ավտոմատացնել գործընթացը: Այնուամենայնիվ, կային որոշ բարդություններ, որոնք պետք է հաղթահարել: Սկզբի համար բոլոր հաշիվ-ապրանքագրերը պետք է ստուգվեն բիզնեսի ERP լուծումների հետ: Հաշիվ-ապրանքագրերի վավերացումը պետք է կատարվեր երեք տարբեր համակարգերի դեմ, որտեղ ձեռքի աշխատողները հայտնաբերում էին տեղեկատվությունը:
Կազմակերպությունը ստեղծել է ՀՀԿ-ի լուծում՝ եզակի ID-ների հետ հաշիվ-ապրանքագրերը վավերացնելու համար: Նրանք երկուսն էլ ներբեռնեցին հաշիվ-ապրանքագրեր, վավերացրին մանրամասները և թարմացրին դրանք ամպի վրա հիմնված վեբ հավելվածի հետ: Հաշիվների մշակման ժամանակը կրճատվել է 50%-ով, մինչդեռ գործարքի ճշգրտությունը հասել է կատարյալ 100%-ի:
Կրեդիտորական պարտքերի մարտահրավերները
Ավտոմատացման իրականացում
Թեև AP-ի ավտոմատացման առավելություններն այժմ պետք է պարզ լինեն, կան նաև որոշ մարտահրավերներ, որոնց հետ թիմերը պետք է դիմագրավեն՝ բացելու ՀՀԿ-ի իշխանությունը կրեդիտորական պարտքերում: Ահա մի քանի ոլորտներ, որոնց վրա պետք է հետևել:
#1. Ծախսեր
Վճարման ենթակա հաշիվների համար ՀՀԿ-ի լուծումների ներդրումը որոշակի ծախսեր ունի: Քանի որ ամբողջ աշխարհում բիզնեսները ձգտում են նվազեցնել գործառնական ծախսերը՝ դժվար ֆինանսական միջավայրում մրցունակ մնալու համար, բյուջեները ճնշման տակ են:
Ներդրումների վերադարձը (ROI) C-Suite-ին համոզելու կարևոր մասն է ներդրումներ կատարել վճարման ենթակա ՀՀԿ-ի լուծումներում: Այնուամենայնիվ, ինչպես դուք կարող եք տեսնել այս հոդվածի մեր դեպքերի ուսումնասիրությունից, կրեդիտորական պարտքերի կամ դեբիտորական պարտքերի ավտոմատացման հետ կապված լուծումների ներդրումը կարող է արագ վճարել:
ZAPTEST Enterprise-ը ներկայացնում է հատուկ ZAP փորձագետ, ով կարող է օգնել ձեր AP-ի ավտոմատացման նախագծմանն ու իրականացմանը և օգնել հաշվապահական անձնակազմին արագության հասնելու համար այն ձեռնարկությունների համար, որոնք չունեն ներքին փորձառություն՝ ներդրելու ՀՀԿ ծրագրակազմը և մտահոգված են վերապատրաստման ծախսերով:
#2. Տվյալների ինտեգրում
Հաշվապահական հաշվառման բաժինները օգտագործում են ծրագրային ապահովման լայն խառնուրդ: Ոմանք ունեն արդիական ERP գործիքներ, մինչդեռ մյուսներն անհետանում են հին ծրագրային ապահովման շնորհիվ: Համակարգերը կարող են խիստ անհամատեղելի լինել տվյալների տարբեր ստանդարտների, ձևաչափերի և կառուցվածքների պատճառով: Ապահովել, որ այս գործիքները կարող են միմյանց հետ հաղորդակցվել, կարող է բարդ լինել և պահանջել անհատականացման բարձր մակարդակ:
Բարեբախտաբար, ՀՀԿ-ի գործիքներն ավելին են, քան կատարելագործված՝ շնորհիվ IDP-ի, OCR-ի, էկրանի քերծվածքի և այլ տեխնոլոգիաների:
#3. Տվյալների անվտանգություն
Անվտանգությունը ևս մեկ կարևոր նկատառում է, քանի որ AP մշակումը վերաբերում է ֆինանսական տեղեկատվությանը: Խարդախությունը, տվյալների խախտումը և չարտոնված մուտքը առաջնահերթ են, և ցանկացած համակարգ պետք է նախագծված լինի անվտանգության երաշխիքներով: Բացի այդ, GDPR և նույնիսկ KYC և AML կանոնակարգերը նշանակում են, որ հաճախորդների տվյալների պահպանումը և վաճառողների օրինականության ապահովումը այլ բաներ են, որոնք պետք է հիշել:
#4. Փոփոխություն կառավարման
Ձեռքով AP մշակումից դեպի ավտոմատ համակարգեր անցնելը պահանջում է ցնցումներ և աշխատանքային հոսքերի զգալի վերանայում: Ավելին, այն կարող է ներառել նաև կոնկրետ դերեր կամ անհատներ, որոնք ավելորդ են դառնում բիզնեսում:
Փոփոխությունների հաջող կառավարումը ներառում է թափանցիկություն և հստակ հաղորդակցություն ոչ միայն այն մասին, թե ինչպես է աշխատելու նոր տեխնոլոգիան, այլ այն, թե ինչ օգուտներ կբերի այն: Բացի այդ, աշխատակիցների վերապատրաստումը կամ հմտությունների բարձրացումը կարող է երկար ճանապարհ անցնել ծրագրային ապահովման շուրջ լարվածությունը հաղթահարելու համար:
#5. Վաճառողի դիմադրություն
Միայն ձեր աշխատակիցները չեն, որ կարող են խրվել իրենց ճանապարհին: Ավտոմատացված AP համակարգի ներդրումը կարող է նաև անհարմարություն պատճառել վաճառողներին, ովքեր տատանվում են փոխել իրենց հաշիվ-ապրանքագրերի ներկայացման գործընթացը: Լավագույն բանը, որ կարելի է անել այստեղ, բացատրելն է, թե որքան արագ հաշիվների մշակումն ուղղակիորեն կշահի վաճառողին և նույնիսկ աջակցություն կամ ուսուցում կառաջարկի նրանց անձնակազմին, որպեսզի նրանք կարողանան մուտք գործել: Ամպային վրա հիմնված ՀՀԿ գործիքներով, որոնք այժմ սովորական են, պորտալի ստեղծումը, որին հասանելի կլինեն վաճառողները, երբեք ավելի հեշտ չի եղել:
Միտումները ՀՀԿ-ում հաշվապահական հաշվառման համար
ՀՀԿ գործիքները ինչպես ավտոմատացված դեբիտորական, այնպես էլ կրեդիտորական պարտքերի համար բարելավվում են՝ ի պատասխան փոփոխվող պահանջների և տեխնոլոգիական նորարարությունների: Եկեք ուսումնասիրենք AP ավտոմատացման ամենամեծ միտումները 2024 թվականից:
1. Ավելի շատ AI
AI-ն և ML-ն եղել են 2023 թվականի մեծ պատմությունը: Այս գործիքները, երբ օգտագործվում են ՀՀԿ համակարգերն ընդլայնելու համար, կարող են օգնել հաշիվ-ապրանքագրերի մշակման, խարդախության հայտնաբերման և նույնիսկ բացառությունների մշակման հարցում: Թերևս ամենահետաքրքիրը Ճանաչողական AI գործիքների օգտագործումն է, որը կարող է սովորել տվյալներից և նույնիսկ օպտիմալ որոշումներ կայացնել՝ հիմնվելով պատմական տվյալների վրա:
Հատկապես տպավորիչ են AP բացառությունների մշակման առաջընթացը: Թեև ՀՀԿ-ի բոտերը կարող են կատարել առաջադրանքների մեծ մասը, երբ լրացվում են AI-ով, այս գործընթացները կարող են հարմարվել և հարմարվել բացակայող կամ թերի տվյալներով հաշիվ-ապրանքագրերին, զբաղվել վիճելի հաշիվ-ապրանքագրերով կամ նշել վճարումները, որոնք պահանջում են ձեռքով միջամտություն:
2. Մատակարարի միացում
Վերջին տարիներին մատակարարների մուտքն ավելի բարդ է դարձել: Մասամբ դա կապված է ռիսկի նվազեցման հետ, սակայն այլ գործոններ ներառում են ERP համակարգերի օգտագործման ավելացումը և թվայնացման ավելի լայն միտումը: ՀՀԿ-ի գործիքներն օգնում են ներբեռնմանը՝ ավտոմատացնելով գործընթացը՝ դարձնելով այն ավելի արագ և հեշտ բոլոր կողմերի համար: 2023-ի մեծ միտումը մատակարարման շղթայի խցանումների վերացումն էր, և ավելի պարզ ներբեռնումը դրա մեծ մասն է:
3. Վաղաժամկետ վճարման ծրագրերի ընդունում
Բոլորը հենց հիմա փորձում են կրճատել ծախսերը: Թեև ՀՀԿ գործիքներն օգնում են այս գործընթացին մի քանի տարբեր ձևերով, AP ավտոմատացման լավագույն խնայողությունները գալիս են վաղաժամկետ վճարման ծրագրերից լիարժեք օգտվելուց: ՀՀԿ-ն թույլ է տալիս AP թիմերին արագացնել հաշիվ-ապրանքագրերի վավերացումը, հաստատումը և թողարկումը՝ բարելավելով վաճառողների դրամական հոսքերը՝ միաժամանակ մի քանի տոկոսով նվազեցնելով իրենց ծախսերը: Շատ մատակարարներ ունեցող ձեռնարկությունների համար խնայողությունները կարող են զգալի լինել:
4. Տվյալների անվտանգություն
Տվյալների անվտանգությունը հազվադեպ է նորություններից դուրս, և 2023 թվականը ոչնչով չի տարբերվել: Ֆինանսական զգայուն տվյալների պահպանումն ու փոխանցումը մտահոգություն է, որը յուրաքանչյուր բիզնես պետք է լրջորեն վերաբերվի: Ցանկացած արտահոսք կարող է աղետալի լինել հեղինակության համար և հանգեցնել մեծ տուգանքների: RPA գործիքներն ունեն կիբերանվտանգության բազմաթիվ առավելություններ, ներառյալ AP տվյալների և անվտանգության վերահսկման ապահովումը գաղտնագրման կամ API-ների միջոցով:
5. Կառավարվող ՀՀԿ
Կառավարվող ՀՀԿ ծառայությունները, որոնք նախատեսված են կրեդիտորական և դեբիտորական պարտքերի ավտոմատացման համար, արագորեն ի հայտ են գալիս: Այստեղ գործում են մի քանի գործոններ, այդ թվում՝ ՀՀԿ-ի հմտությունների սահմանափակ հասանելիությունը, գումարած RPAaaS ծրագրաշարի առավելությունները, որոնք ավելի արագ և ծախսարդյունավետ են դարձնում AP RPA ծրագրաշարի պլանավորումը, իրականացումը և սպասարկումը:
Ավելին, Կառավարվող ՀՀԿ ծառայությունները կրեդիտորական պարտքերի համար ապահովում են կանխատեսելի ամսական կամ տարեկան վճար, որը հարմար է շատ թիմերի:
AP ավտոմատացման ապագան
AI-ի հնարավորություններով ՀՀԿ-ի շնորհիվ AP ավտոմատացումն արդեն բավականին ֆուտուրիստական է թվում: Այնուամենայնիվ, տեխնոլոգիան այսքանով կանգ չի առնի։ Ահա մի քանի պատկերացումներ AP-ի ավտոմատացման վերաբերյալ, քանի որ տասնամյակը զարգանում է:
1. Հիպերաուտոմիա
Ավտոմատացման ծրագրերը յուրաքանչյուր ոլորտում տանում են դեպի հիպերավտոմատացում : ՀՀԿ-ի և AI-ի բավարար որակի գործիքների շնորհիվ հաշվապահական հաշվառման ամբողջ թիմերը կարող են ավտոմատացվել՝ հանգեցնելով կայծակնային արագ վճարումների, որոնք աջակցում են կանխատեսող վերլուծություններին:
2. Պատվերով հաշվապահական ծրագրեր
Գեներատիվ AI, առանց ծածկագրի գործիքները և կոդավորման երկրորդ օդաչուները բոլորն էլ ներկայացնում են AP ծրագրային ապահովման ավտոմատացման ապագան: Թեև դեռևս տեղ կգտնվի ծրագրային ապահովման համար, հաշվապահական թիմերը կկարողանան ստեղծել հարմարեցված գործիքներ, որոնք կօգնեն ավտոմատացնել իրենց ամենօրյա խնդիրները:
Հավելվածները կկարողանան հանդիպել նույնիսկ առավել մարգինալ օգտագործման դեպքերին, աշխատանքային հոսքերին և բիզնես մշակույթներին՝ հանգեցնելով անհատականացված գործիքների, որոնք կարող են տպավորիչ արտադրողականություն ունենալ: RPA գործիքները, ինչպիսիք են ZAPTEST-ը, զուգակցում են ավտոմատացումը թեստային ավտոմատացման ծրագրաշարի հետ՝ թիմերին թույլ տալով ստեղծել բարձրորակ, ամուր և անվտանգ հատուկ գործիքներ:
3. Ներկառուցված վճարումներ
Ներկառուցված վճարումներով AP ծրագրակազմը կլինի ապագայի ամենահետաքրքիր ծրագրային մշակումներից մեկը: Վճարային պրոցեսորներին գործարքներ ուղարկելու փոխարեն հաշվապահական թիմերը (կամ բոտերը) կգործարկեն ակնթարթային էլեկտրոնային վճարումներ հավելվածի ներսում, սահմաններից և ֆինանսական գոտիներից:
4. Հաջորդ մակարդակի վերլուծություն
Քանի որ AP-ի ավտոմատացման գործընթացի թվայնացումը շարունակում է տվյալներ արտադրել, վերլուծական գործիքները կգտնեն այս տեղեկատվության հիմքում ընկած օրինաչափությունները և խորը պատկերացումներ կստեղծեն դրամական հոսքերի, ծախսերի ձևերի և վաճառողների վերաբերյալ: Այս առաջընթացները կհեղափոխեն AP-ն և կհանգեցնեն ավելի քիչ ռիսկերի և ավելի շատ օպտիմալացման:
Վերջնական մտքեր
Հաշվապահական հաշվառման ՀՀԿ-ն էական է դառնում այն թիմերի համար, ովքեր ցանկանում են օգուտ քաղել վաճառողների հիանալի հարաբերություններից և հարթ մատակարարման շղթայից: Մեխանիզացման համար ձեռքով և կրկնվող շատ գործընթացներով, AI-ի օգնությամբ ՀՀԿ-ն կարող է օգնել ստեղծել լայնածավալ, ճկուն և պարզեցված լուծումներ ամեն տեսակի հաշվապահական ստորաբաժանումների համար:
Կրեդիտորական պարտքերի ավտոմատացումը նրբագեղ լուծում է այն թիմերի համար, ովքեր ցանկանում են ավտոմատացնել կրեդիտորական պարտքերը, խնայել գումար, դառնալ ավելի արդյունավետ և ստանալ հիանալի պատկերացումներ իրենց ֆինանսական կատարողականի վերաբերյալ: Ավելացրե՛ք խարդախության հայտնաբերումը և կարգավորող պահանջներին համապատասխանող օգնությունը, և հեշտ կլինի հասկանալ, թե ինչու է ՀՀԿ-ն տիրում հաշվապահական հաշվառմանը:
