Samkvæmt 2023 Intelligent Automation Spend & Trends Report

ætla 54% fyrirtækja að fjárfesta í RPA

í ár. Þar sem 42% svarenda benda til þess að þeir hafi þegar fjárfest í RPA er sanngjarnt að segja að fyrirtæki um allan heim séu að vakna til verulegs ávinnings af sjálfvirkni. Þessi útbreidda ættleiðing er mjög skynsamleg; Hvaða stofnun myndi ekki vilja draga úr kostnaði, auka framleiðni og hafa ánægðari starfsmenn?

Hins vegar, þó að ávinningurinn af RPA gæti verið kristaltær, er leiðin til sjálfvirkni oft minna skilin. RPA líftími hefur margar gildrur, en þú getur auðveldlega forðast þær með því að beita skynsamlegri stefnu. Árangursríkur
RPA innleiðing
hefst með nákvæmu mati og skipulagningu áður en haldið er áfram í stranga áætlun um prófanir, dreifingu og viðhald.

Fylgdu þessum tíu sjálfvirkni vélfæraferla skrefum til að tryggja að framkvæmd þín gangi eins vel og mögulegt er. Þessi handbók mun taka þig alla leið frá hugmyndum til að gefa lausan tauminn fyrsta RPA ferlið þitt.

 

Hver er líftími RPA?

 

Sjálfvirkni líftíma vélfæraferla lýsir hinum ýmsu skrefum sem þarf til að hanna, smíða, og framkvæma RPA ferli. Það er nóg af líflegum og heilbrigðum umræðum um hvaða RPA lífsferilsstig þú þarft fyrir árangursríka innleiðingu. Besta hugsunin um málið á þó nokkur stig sameiginleg, svo sem mat, prófanir, mælingar og viðhald. Sem slíkur byggir RPA líftími á mörgum af bestu starfsvenjum sem notaðar eru við almenna hugbúnaðarþróun.

 

Hér kynnum við tíu mikilvæg RPA stig sem gefa verkefninu þínu bestu möguleika á árangri.

 

#1. Settu þér markmið

 

Allur góður RPA lífsferill hefst á því að setja skýr markmið. Samkvæmt Standish hópnum, minna en 30% upplýsingatækniverkefna eru afhent með góðum árangri. Það eru margar ástæður fyrir þessum dapurlegu tölum, þar á meðal léleg tímasetning, breyttar kröfur og skortur á samræmingu meðal liðsmanna. Hins vegar er skortur á áþreifanlegum markmiðum ein skaðlegasta orsök bilunar í upplýsingatækniverkefnum.

Öll viðskiptaverkefni eða herferðir þurfa skýr markmið. Þeir hjálpa þér að halda einbeitingu og gera þér kleift að setja þér vel skilgreind og mælanleg markmið til að vinna að. Svo áður en þú skoðar tiltekna RPA ferla sem þú vilt gera sjálfvirkan verður þú að gera grein fyrir hvers vegna þú ert að fara þessa leið.

Skilgreindu hverju þú vilt ná úr ferlinu. Dæmigerð RPA-markmið fela í sér, en takmarkast ekki við, sum af eftirfarandi:

• Að keyra niður kostnað
• Auka framleiðni
• Auka ánægju og varðveislu starfsmanna
• Að verða samkeppnishæfari
• Stafræn umbreyting

Hver sem hvatning þín er, vertu viss um að skilgreina markmið þín skýrt áður en þú ferð yfir í sjálfvirkni vélfærafræði ferlisins hér að neðan.

 

Ef þú þarft hjálp við að skrifa út markmið þín skaltu nota SMART skammstöfunina. Öll markmið ættu að vera:

• Specific
• Measurable
• Achievable
• Rlyfta
• Time-bundið

 

Við skulum kanna hvernig þú getur beitt SMART ramma á RPA verkefni.

 

Dæmi um verk

Vefsíða eCommerce vill smíða samanburðartæki fyrir verðlagningu samkeppnisaðila svo þeir bjóða alltaf lægsta verð.

 

Tiltekinn:

RPA láni mun skafa gögn frá tilteknum vefsíðum með 1 klukkustundar millibili, skipuleggja upplýsingarnar í gagnagrunni og stilla verð á vefsíðu fyrirtækisins til að tryggja að þau séu eins samkeppnishæf og keppinautar þeirra. Þessi sjálfvirkni mun koma í stað núverandi viðskiptaferlis sem notar fjóra starfsmenn til að vinna verkið.

 

Mælanlegur:

Verkefnið mun teljast vel heppnað þegar starfsmennirnir fjórir eru ekki lengur handvirkt að athuga og leiðrétta verð á vefsíðunum.

 

Mögulegt:

Sjálfvirkni er hægt að ná með því að innleiða RPA lausn sem getur skoðað síður, dregið út verðlagsgögn og flutt þau út í töflu. RPA lausnirnar þurfa einnig að vera samþættar efnisstjórnunarkerfinu og hafa heimild til að uppfæra og birta nýju gögnin.

 

Viðeigandi:

Flutningur úr handvirkum yfir í sjálfvirk verkflæði mun spara tíma fjögurra starfsmanna og styðja þannig við markmið stofnunarinnar um að draga úr rekstrarkostnaði starfsmanna.

 

Tímabundið:

Þessu verkefni ætti að vera náð á næstu þremur mánuðum. Hraði innleiðingar er mikilvægur, sem er annar þáttur í því hvers vegna RPA er besti umsækjandinn í starfið.

 

#2. Auðkenna umsækjendur um RPA-ferli

 

Næst förum við yfir í eitt mikilvægasta RPA stigið: að bera kennsl á ferlana sem þú vilt gera sjálfvirkan. Á fyrra RPA líftímastigi útlistaðir þú markmið þín. Þessi markmið ættu að upplýsa hvaða verkefni þú tilgreinir sem umsækjendur fyrir RPA.

Segjum að markmið þitt sé að spara tíma við launavinnslu. Á þessu stigi þróunarferils RPA brýtur þú niður alla ferla sem tengjast því að keyra launaskrána þína. Síðan, þú ákveður hvaða stig þurfa enn handvirkt inngrip og hver henta fyrir RPA ferli.

Á sama hátt, ef ánægja starfsmanna er markmið þitt, þarftu að endurskoða núverandi verkflæði og bera kennsl á endurtekin og hversdagsleg verkefni sem taka tíma starfsmanns þíns.

Þegar þú framkvæmir þessar rannsóknir færðu tilfinningu fyrir því hversu margar vinnustundir eða önnur úrræði þú getur sparað með innleiðingu RPA. Mundu að til að RPA sé þess virði þurfa verkefnin og ferlarnir sem þú gerir sjálfvirkan að vera nógu stórir.

 

Dæmi um ferli

Skipafélag verður fyrir miklu höggi vegna starfsmannaveltu. Vandamálið er að skaða framleiðni og þjónustustig viðskiptavina. Innri könnun leiðir í ljós að ánægja starfsmanna er lítil vegna mikillar endurtekinnar vinnu, svo sem að elta og uppfæra sendingarfyrirspurnir.

Í tilboði til að auka ánægju starfsmanna bendir skipafélagið á þörfina fyrir sjálfvirkt kerfi sem kemur í stað handvirkrar leitar að uppfærslum flutningsaðila. RPA ferlarnir sem um ræðir eru:

 

• Láni leitar á vefsíðum flutningsaðila og veitir afhendingaruppfærslur á innri viðskiptakerfum sínum

 

• Láni sendir tölvupóst eða sendir viðskiptavinum sms í rauntíma og dregur úr miðum við þjónustuver, símtöl og fyrirspurnir.

 

#3. Keyra hagkvæmnipróf

 

RPA hagkvæmniprófanir fela í sér að kafa djúpt í hvert RPA ferli sem þú hefur greint á fyrri lífsferilsstigum RPA verkefnisins og skilja sannarlega hagkvæmni þess. Þú getur skipt RPA hagkvæmnimatinu þínu í þrjá aðskilda áfanga.

 

1. áfangi: Mat á ferli

 

RPA ferli mat þitt ætti að vera eins ítarlegt og mögulegt er. Þó verkfæri eins og ZAPTEST nota tölvusjóntækni (CVT) til að fanga og líkja eftir samskiptum manns og tölvu sem fela í sér verkefni, ættir þú samt að skrá hvert skref niður í áslátt. Nú er kominn tími til að komast að því hvort verkefnin sem þú vilt gera sjálfvirkan séu sannarlega reglubundin, skrefdrifin ferli.

 

2. áfangi: Tæknilegt mat:

 

Næst þarftu að huga að fleiri tæknilegum vandamálum. Til dæmis, ef þú vilt átta þig á arðsemi, þarftu mikið viðskiptamagn. Að sama skapi þarftu að huga að hlutum eins og sveigjanleika verkefnis þíns, stöðugleika forritanna sem RPA verkfærin þín munu hafa samskipti við og hversu móttækileg fyrirtæki þitt er fyrir nýjum verkferlum og RPA innleiðingu.

Hugsaðu um tegund gagnainntaks og úttaks sem þarf til verkefnisins. Ef inntakin nota skipulögð gögn er það gott. Ef þau eru óskipulögð gætirðu þurft viðbótarforrit eða sniðmát til að leysa málið.

Eftir það ættir þú að hugsa um hugbúnaðarstafla þinn. Hvernig getur þú samþætt RPA hugbúnaðinn þinn í núverandi tækniumhverfi þínu?

 

3. áfangi: Mat á arðsemi:

 

Verkefnið þitt hefur líklega fjárhagsáætlun. Og þú hefur sennilega skoðað til að fá almenna tilfinningu fyrir því hversu mikið RPA verkflæðisinnleiðing gæti kostað. Nú þarftu að troða tölunum saman og sjá hvort innleiðing RPA verkfæra sé ekki bara hagkvæm heldur að það muni græða fyrirtæki þitt peninga. McKinsey Digital bendir til þess að RPA verkefni geti skilað arðsemi á milli 30% og 200% á fyrsta ári. Það er ansi breitt svið, svo reyndu að þétta boltavöllinn.

 

Dæmi um ferli

Meðalstór banki hefur stækkað í nýtt svæði. Sem hluti af stefnu sinni býður það lán til nýrra neytenda. Afgreiðsla þessara lána fer hins vegar fram handvirkt og setur töluvert álag á núverandi starfsmenn.

Stjórnendur framkvæma hagkvæmnipróf til að staðfesta eftirfarandi:

• Ferli: Samþykki lána byggir á ströngum skilyrðum; mannleg íhlutun er ekki nauðsynleg við ákvarðanatöku vegna þess að hún byggir á reglum
• Tæknilegt: Umsóknareyðublöð innihalda skipulögð gögn, sem RPA láni getur unnið úr og skilað samþykki eða synjun
• ROI: Að takast á við lánsumsóknir handvirkt mun krefjast ráðningar fimm nýrra liðsmanna, þannig að innleiðing RPA kerfis verður mun hagkvæmari. Arðsemi er tryggð.

 

#4. Veldu réttu RPA lausnina

 

Þegar þú hefur lagt í erfiðu metrana til að skilja markmið þín, lýst þeim ferlum sem þú vilt gera sjálfvirkan og metið hagkvæmni verkefnisins er kominn tími til að fara í val söluaðila. Það er nauðsynlegt að gera áreiðanleikakönnun þína á söluaðila og lausn þeirra, en það eru engar harðar og hraðvirkar reglur hér. Mikið veltur á stærð og umfangi verkefnis þíns, hvaða starfsmenn munu nota RPA, fjárhagsáætlun þína og fjölda annarra þátta.

 

Hér eru nokkur helstu atriði sem þarf að hafa í huga.

 

Kröfur verkefnisins:

 

Skoðaðu söluaðila með afrekaskrá innan eignarinnar þinnar. Þó að RPA verkfæri séu sveigjanleg, getur það að finna söluaðila með reynslu í þínum iðnaði hjálpað RPA þróunarferlinum þínum að hreyfast hraðar. Samt, kannski mikilvægara, ættir þú að íhuga stærð og umfang verkefnisins og leita að söluaðilum út frá þessum breytum.

Til dæmis er þetta góður tími til að íhuga hversu víða RPA verkefnin þín verða notuð í fyrirtækinu þínu. Ef það er stórt verkefni sem krefst margra sæta er leyfiskostnaður nauðsynlegt atriði. Á sama hátt, ef fyrirtæki þitt er að sækjast eftir árásargjarnum vexti eða ávinningurinn af farsælli RPA útfærslu gerir þér kleift að stækka, þá er lausn sem býður upp á ótakmarkað leyfi undir einu áskriftarverði skynsamleg.

 

Tækni:

 

Hugsaðu um verkefnið þitt og þau sérstöku verkfæri sem þú þarft til að átta þig á markmiðum þínum. Nokkur atriði sem þarf að hafa í huga hér eru fjöldi leyfa sem þarf, framboð á tölvusjóntækni, endurnýtanlegur kóða, forskriftir yfir vettvang, API samþættingar og margt fleira. Reyndu að samræma USP lánardrottins við kröfur þínar.

Aftur, margar ákvarðanir þínar verða fyrir áhrifum af sérstöku umfangi verkefnisins. Til dæmis eru mörg fyrirtæki og stjórnvöld um allan heim enn háð eldri kerfum. Það eru margar ástæður fyrir því að stofnanir flytja ekki frá þessum úreltu forritum, þar á meðal kostnaði, óhóflegum fylgikvillum og jafnvel viðurkenningu á því að þó að þessi kerfi séu gömul, vinna þau samt verkið meira og minna á viðunandi stigi.

RPA verkfæri eru frábær leið til að draga þessi verkfæri inn í nútímann. Þó að API, samþættingarpallar og verkamenn séu allar aðferðir sem geta lesið og skrifað gögn úr þessum kerfum, eru RPA verkfæri mun hagkvæmari aðferð. Það sem meira er, mát eðli þessara RPA hugbúnaðar þýðir að þú getur útvíkkað eldri kerfi í lausnir sem skila öflugri verkflæði.

Önnur tækni sem getur veitt RPA verkflæðisferlinu þínu forskot eru verkfæri yfir forrit og verkfæri yfir vettvang. Ef þú ert með viðskiptaferla sem fela í sér samþættingu milli mismunandi tækja og forrita eða samvinnu milli fjarteyma getur RPA boðið upp á þá fjölhæfni sem þú vilt.

 

Auðvelt í notkun:

 

RPA lausnir eru smíðaðar til að gera teymum sem ekki eru tæknilegir kleift að fá sem mest út úr sjálfvirkni. Engin kóða eða forskriftarlaus verkfæri með leiðandi viðmóti eru besti kosturinn hér. Kóðun tekur mikinn tíma og krefst aðgangs að hæfum forriturum. Verkfæri án kóða takmarkast aftur á móti aðeins af sköpunargáfu starfsmanns þíns og hæfileika til að leysa vandamál.

Auðvitað gengur auðveld notkun lengra en að hafa leiðandi notendaviðmót (HÍ). Hugmyndin nær einnig til árangursríkrar inngöngu um borð sem tryggir að teymið þitt veit hvernig á að fá sem mest út úr sjálfvirkni fjárfestingu þinni. Við mælum með að hugsa vandlega um muninn á hugbúnaðar- + þjónustuleyfislíkani og leyfislíkani eingöngu fyrir hugbúnað.

 

Styðja:

 

Þjónustudeild skiptir sköpum, sérstaklega fyrir teymi sem eru að ráðast í RPA verkefni í fyrsta skipti. Það sem meira er, móttækilegur stuðningur er nauðsyn þegar þú ert að gera sjálfvirkan verkflæði sem eru mikilvæg fyrir viðskipti.

Sum verkfæri, eins og ZAPTEST, bjóða upp á aðgang að sérstökum sérfræðingi til að hjálpa til við að innleiða og viðhalda lausninni þinni yfir allan RPA líftíma. Löggiltir ZAP sérfræðingar eru þjálfaðir í fjölda greina sem tengjast sjálfvirkni, þar á meðal bestu starfsvenjum RPA við innleiðingu. Sérfræðingar okkar geta hjálpað þér að skipuleggja og þróa verkflæðisferli. Þar að auki, þökk sé reynslu sinni af sjálfvirkni hugbúnaðarprófunar, geta þeir aðstoðað við virkni- og frammistöðuprófanir, sem við munum kanna í skrefi 7 í þessari handbók.

Fyrir utan sérstakan stuðning skaltu leita að RPA lausnum með lifandi notendasamfélagi; Forums eru frábær geymsla upplýsinga.

 

Verð:

 

Verð er alltaf þáttur sem þarf að hafa í huga. Enginn starfar með ótakmarkað fjárhagsáætlun. Hafðu í huga að dýrasta tólið er ekki alltaf það besta. Svo skaltu líta út fyrir gildi þegar þú velur lánardrottin.

Flestar RPA lausnir nota mánaðarleg eða árleg leyfi. Hins vegar er það sem þú færð fyrir áskriftina þína mjög mismunandi eftir hverjum söluaðila. Leitaðu að muninum á veitendum, sérstaklega hlutum eins og ótakmörkuðum leyfum. Þegar þú eykur RPA getu þína eða stækkar viðskipti þín, tryggja ótakmörkuð leyfi að kostnaður þinn sé fastur og fyrirsjáanlegur.

Ofan á það skaltu leita að söluaðilum sem innihalda fyrsta flokks stuðning í pakkanum þínum. Til dæmis veitir Enterprise pakkinn okkar ZAP sérfræðing til að vinna með teyminu þínu til að skila útfærslu sem skilar árangri. Hægt er að vega upp á móti kostnaði við áskrift á móti launum tæknimenntaðs starfsmanns, sem þýðir alvarlegt verðmæti.

 

Mannorð:

 

Orðspor söluaðila er nauðsynleg vísbending um áreiðanleika og gæði. Þessa dagana getum við öll nálgast umsagnir á netinu til að komast að því. Ekki vera hræddur við að biðja söluaðila um viðeigandi dæmisögur eða sögur.

Ef þú vilt eiga samstarf við RPA lausn eða bjóða upp á hvítmerkisþjónustu skaltu tala við söluaðilann þinn og leita ráða hjá núverandi ráðgjöfum og samstarfsaðilum. Þessar lausnir virka einnig vel fyrir umboðsskrifstofur og viðskiptaþjónustuaðila.

 

#5. Hönnun

 

Hönnun er mikilvægur þáttur í lífsferilsstjórnun RPA. Það er sá punktur þegar öll áætlanagerð þín og rannsóknir taka á sig mynd. Hér getur þú dregið úr upplýsingunum sem verða til á hagkvæmniprófunarstiginu og smíðað kort fyrir RPA ferlið þitt.

Á þessum tímamótum getur þú byrjað að búa til Process Design Document (PDD). Þökk sé framboði á samskiptatækjum og skýhýsingu geta þessi skjöl verið mjög samvinnuþýð. Hvetja til samstarfs hagsmunaaðila þar sem við á til að tryggja að þú hafir dýpt skoðana.

Þegar þú hefur líkan af ferlinu geturðu síðan kortlagt ósjálfstæði. Þetta getur verið allt frá sérstökum forritum, gagnagrunnum og töflureiknum sem þjóna sem kveikja, inntak eða framleiðsla fyrir ferlið þitt.

Ef ekki er hægt að ljúka ferli A án ferlis B ertu háð því. Það er auðvitað einfaldasta málið. Stærri verkefni með mörgum innbyrðis háðum ferlum geta fljótt orðið óreiðu af ósjálfstæði, svo það er góð hugmynd að byggja upp ferli kort.

 

#6. Þróa

 

Þróun er einn mest spennandi hluti RPA innleiðingar þinnar. Þetta er þar sem allar rannsóknir þínar breytast í eitthvað áþreifanlegt. Það fer eftir því hvaða RPA söluaðila þú hefur valið, þetta stig getur verið mjög flókið og krafist tæknikunnáttu eða mjög notendavænt og leiðandi.

ZAPTEST býður upp á tvær mismunandi leiðir til að þróa RPA ferla. Í fyrsta lagi er hægt að nota upptökutæki á skjánum til að fylgjast með mannlegum starfsmanni þegar þeir framkvæma verkefnið sem þú vilt umbreyta í RPA vinnuflæði. Tæknin okkar skráir verkefnið og brýtur það niður í breytanleg skref. Einnig er hægt að nota verkflæðiskortlagningarhugbúnað með draga-og-sleppa getu til að forrita skrefin sem þarf.

 

#7. Próf

 

Þetta næsta stig sjálfvirkni sjálfvirkni vélfærafræði er mikilvægt. Þó að sjálfvirkni ferlisins gæti verið lokið verður þú að setja það í gegnum skrefin áður en þú ferð í beinni útsendingu. Sumir RPA ferlar eru mjög einfaldir en aðrir eru flóknari vegna ósjálfstæðis, viðskiptamagns eða annarra þátta.

Á þessum tímapunkti geturðu prófað ferlið þitt í sviðsetningarumhverfi til að tryggja að það gangi eins og þú bjóst við. Hugbúnaður prófa sjálfvirkni verkfæri getur hjálpað til við að tryggja að þú sért tryggður frá öllum sjónarhornum með því að búa til ýmsar aðstæður sem RPA gæti staðið frammi fyrir. Þú ættir að búa til nákvæmar prófunarforskriftir sem mæla frálag miðað við væntanlegar niðurstöður samhliða keyrslu aðstæðna.

Afköst og álagsprófanir eru einnig nauðsynlegar til að tryggja að RPA ferlarnir þínir séu nógu endingargóðir til að standast álagið við daglega notkun. Þar að auki, þó að prófunarteymið þitt sé best í stakk búið til að staðfesta hvort RPA innleiðing þín virki rétt, skaltu íhuga að spyrja notendur og aðra hagsmunaaðila um hugsanir sínar líka.

Haltu nákvæmar skrár og skráðu öll frávik sem þarf að taka á.

 

#8. Mæla

 

Það er mikill fjöldi mælikvarða sem þú getur notað til að mæla árangur og árangur sjálfvirknitilrauna þinna. Margar af þessum mælikvörðum verða verðtryggðar beint að markmiðum og andmælum sem þú hefur komið á fót í skrefi 1. Hins vegar munu aðrir tengjast sjónarmiðum eins og dreifingarhraða, arðsemi og svo framvegis.

RPA er stöðugt ferli. Þó að hugmyndin sé að stilla það og láta það ganga, ættir þú stöðugt að fylgjast með ferlum þínum til að tryggja að þeir skili tilætlaðri ávöxtun og hámarks árangri.

Hér er listi yfir nokkrar vinsælar RPA tölur

• Hraði: Meðaltíminn sem það tekur ferlið að ljúka frá enda til enda
• Nákvæmni: Prósentumælikvarði á nákvæmni unninna gagna
• Væntanlegt viðskiptavirði: Mælikvarði á tíma, peninga eða önnur úrræði sem RPA ferlið þitt bjargar fyrirtækinu þínu
• Niður í miðbæ: Tími í klukkustundum eða dögum þar sem RPA ferlið er ekki tiltækt

 

#9. Afritun áætlun

 

Þó að uppsetning RPA verkflæðis snúist um að skilja gömlu leiðirnar eftir, ættir þú alltaf að hafa öryggisafritunaráætlun. Eins og allir upplýsingatæknifræðingar eða leiðtogar fyrirtækja vita geta hlutirnir farið úrskeiðis hvenær sem er og þeir gera það oft á versta tíma sem mögulegt er.

Ef þú notar RPA-ferli til að vinna með mikilvæg verk þarftu áætlun um samfelldan rekstur ef eitthvað fer úrskeiðis. Afritunaráætlanir eru mismunandi eftir framkvæmd, en þær gætu falið í sér að snúa verkamönnum til að ljúka mikilvægum verkefnum í miðbæ.

 

#10. Uppsetning og viðhald

 

Þegar þú hefur hakað við þessi RPA innleiðingarskref er kominn tími til að gefa RPA lausninni þinni lausan tauminn í framleiðsluumhverfi.

RPA ferlar hafa mikið af ósjálfstæði. Þó að ferlið þitt geti verið það sama geta samþætt forrit, töflureiknir og gagnagrunnar breyst. Eða, alveg eins líklegt, öryggisskilríki geta breyst. Þegar þetta gerist getur það valdið því að RPA ferlið þitt skili undantekningum. Áætlað eftirlit, prófanir og viðhaldsáætlanir geta hjálpað til við að tryggja hámarks spenntur.

 

Lokahugsanir

 

Innleiðing RPA ferlisins ætti að vera niðurstaða ígrundaðrar og vísvitandi áætlanagerðar. Með því að fylgja þessum tíu skrefum gefur þú verkefninu þínu bestu möguleika á árangri. Upplýsingatækniverkefni hafa óviðunandi háa bilanatíðni. Ekki verða tölfræði. Fylgdu þessum skrefum og þú munt geta hallað þér aftur og notið ávinningsins af RPA verkefni sem skilar verðmætum.

Download post as PDF