によると
2023年インテリジェント・オートメーション投資と動向レポート
54％の企業が
RPA
今年は 回答者の42％がすでにRPAに投資していると回答しており、世界中の企業が自動化の大きなメリットに目覚めていると言っていいだろう。 コストを削減し、生産性を向上させ、従業員を幸せにしたいと思わない組織があるだろうか？
しかし、RPAのメリットは明確かもしれないが、自動化への道のりはあまり理解されていないことが多い。 RPAのライフサイクルには多くの落とし穴があるが、慎重な戦略を適用すれば簡単に回避できる。 成功
RPAの導入
RPAの導入は、入念な評価と計画から始まり、テスト、展開、メンテナンスの厳格なプログラムに移行する。
ロボティック・プロセス・オートメーションの導入が可能な限りスムーズに進むよう、以下の10のステップに従ってください。 このガイドでは、RPAのアイデア出しから、最初のRPAプロセスの導入までをご紹介します。
RPAのライフサイクルとは？
ロボティック・プロセス・オートメーションのライフサイクルは、RPAプロセスの設計、構築、実行に必要なさまざまなステップを説明する。 導入を成功させるために必要なRPAライフサイクルのフェーズについては、活発で健全な議論が交わされている。 しかし、この問題に関する最良の考え方には、評価、テスト、測定、メンテナンスといったいくつかの段階が共通している。 そのため、RPAのライフサイクルは、一般的なソフトウェア開発で採用されているベストプラクティスの多くを活用している。
ここでは、プロジェクトを成功に導くために重要な10のRPAステージを紹介する。
#1. 目標を設定する
優れたRPAのライフサイクルは、明確な目標を設定することから始まる。 スタンディッシュ・グループによる、 ITプロジェクトの成功率は30％にも満たない。 このような悲惨な数字には、スケジュール管理の不備、要件の変化、チームメンバー間の連携不足など、さまざまな理由がある。 しかし、具体的な目標の欠如は、ITプロジェクトが失敗する最も悪質な原因のひとつである。
すべてのビジネスプロジェクトやキャンペーンには明確な目標が必要だ。 集中力を維持し、明確で測定可能な目標を設定することができる。 そのため、自動化したいRPAプロセスを具体的に検討する前に、なぜこの道を進むのかを概説する必要がある。
その過程で何を達成したいのかを明確にする。 典型的なRPAの目的には、以下のようなものがあるが、これらに限定されるものではない：
- コスト削減
- 生産性の向上
- 従業員の満足度と定着率の向上
- 競争力を高める
- デジタルトランスフォーメーションの実現
どのような動機であれ、以下のロボティック・プロセス・オートメーションのステップに進む前に、目的を明確に定義してください。
目標を書き出すのに助けが必要な場合は、SMARTの頭文字を使いましょう。 すべての目標はそうあるべきだ：
- S特定
- Mイージー
- A可
- R関連
- T期限付き
SMARTフレームワークをRPAプロジェクトに適用する方法を探ってみよう。
プロジェクト例
あるeコマースサイトは、競合他社の価格比較ツールを構築し、常に最安値を提供できるようにしたいと考えている。
具体的だ：
RPAボットは、1時間間隔で特定のウェブサイトからデータをスクレイピングし、情報をデータベースに構造化し、ライバルと同等の競争力を確保するために企業ウェブサイトの価格を調整する。 この自動化は、4人の人間の作業員を使っている既存のビジネス・プロセスに取って代わるものだ。
測定可能：
このプロジェクトが成功したと判断されるのは、4人の作業員がウェブサイト上で手作業で価格をチェックしたり調整したりしなくなったときだ。
達成可能だ：
自動化は、ページを検査して価格データを抽出し、テーブルにエクスポートできるRPAソリューションを導入することで実現できる。 RPAソリューションはまた、コンテンツ管理システムに統合し、新しいデータを更新して公開する権限を持っていなければならない。
関連性がある：
手作業から自動化されたワークフローに移行することで、4人の従業員の労働時間が削減され、スタッフのオーバーヘッドを削減するという組織の目標が達成される。
時間的制約がある：
このプロジェクトは今後3カ月以内に達成されるはずだ。 導入のスピードは重要であり、これもRPAが最適な候補である理由の1つである。
#2. RPAプロセスの候補を特定する
次に、RPAの最も重要なステージの1つである「自動化したいプロセスの特定」に進む。 前回のRPAライフサイクルのステージでは、目的の概要を説明した。 これらの目標から、RPAの候補となる業務を特定する必要がある。
例えば、給与計算にかかる時間を節約することが目的だとしよう。 RPA開発ライフサイクルのこの段階では、給与計算に関わるすべてのプロセスを分解する。 そして、どの段階がまだ手作業による介入を必要とし、どの段階がRPAプロセスに適しているかを決定する。
同様に、従業員の満足が目標なら、既存のワークフローを監査し、従業員の時間を占めている反復的で平凡なタスクを特定する必要がある。
このような調査を行うことで、RPAの導入によってどれだけの労働時間やその他のリソースを削減できるかを知ることができる。 RPAの価値を高めるには、自動化するタスクやプロセスが十分に大量である必要があることを忘れてはならない。
プロセス例
ある運送会社が従業員の離職で大打撃を受けている。 この問題は、生産性と顧客サービスのレベルを低下させている。 社内調査によると、従業員の満足度が低いのは、出荷に関する問い合わせの追跡や更新など、反復作業が多いためだという。
従業員の満足度を向上させるため、運送会社は運送会社の最新情報を手作業で検索する代わりに、自動化システムの必要性を認識した。 RPAのプロセスには以下のようなものがある：
- ボットが配送業者のウェブサイトを検索し、社内の業務システムに配送の最新情報を提供する。
- ボットがリアルタイムで顧客にEメールやメールを送ることで、カスタマーサポートのチケットや電話、問い合わせを減らすことができる。
#3. フィージビリティ・テストの実施
RPAのフィージビリティ・テストでは、これまでのRPAプロジェクトのライフサイクル・ステージで特定した各RPAプロセスを深く掘り下げ、その実現可能性を真に理解する。 RPAの実現可能性評価を3つのフェーズに分けることができます。
フェーズ1：プロセス評価
RPAプロセスの評価は、可能な限り詳細に行うべきである。 のようなツールがある。 ザップテスト コンピュータ・ビジョン・テクノロジー（CVT）を使って、タスクに含まれる人間とコンピュータのインタラクションをキャプチャし、模倣しても、各ステップをキーストロークまで文書化する必要がある。 今こそ、自動化したいタスクが本当にルールベースのステップ駆動型プロセスかどうかを見極める時だ。
第2段階：技術評価：
次に、より技術的な問題を検討する必要がある。 例えば、ROIを実現したければ、大量のトランザクションが必要だ。 同様に、プロジェクトのスケーラビリティ、RPAツールが対応するプログラムの安定性、新しいワークフローやRPAの導入に対する組織の適合性なども考慮する必要がある。
タスクに必要なデータのインプットとアウトプットのタイプを考える。 入力に構造化データが使われているなら、それは良いことだ。 構造化されていない場合は、問題を解決するために追加のアプリケーションやテンプレートが必要になるかもしれない。
その後、ソフトウェア・スタックについて考える必要がある。 現在の技術環境の中で、RPAソフトウェアをどのように統合できるのか？
第3段階：ROI評価：
プロジェクトには予算があるはずだ。 また、RPAワークフローの導入にどれくらいのコストがかかるのか、一般的な感覚を得るために周囲を聞き回ったこともあるだろう。 さて、RPAツールの導入が費用対効果に優れているだけでなく、ビジネスに利益をもたらすかどうかを数字で検証する必要がある。 マッキンゼーデジタルは、RPAプロジェクトがROI（投資収益率）にもたらす効果を次のように予測しています。 30%および200 最初の1年以内に。 それはかなり広い範囲なので、より狭い範囲で試してみてください。
プロセス例
ある中堅銀行が新しい地域に進出した。 その戦略の一環として、新規消費者にローンを提供している。 しかし、こうしたローンの処理は手作業で行われており、現在の従業員にはかなりの負担となっている。
経営陣はフィージビリティ・テストを実施し、以下を確認する：
- プロセスローン承認は厳格な基準に基づいて行われる。ルールベースであるため、意思決定に人間の介入は必要ない。
- テクニカル： 申請フォームには構造化されたデータが含まれており、RPAボットはこれを処理して承認または拒否を返すことができる。
- ROI： 手作業でローン申請書を処理する場合、新たに5人のチームメンバーを雇用する必要があるため、RPAシステムを導入する方がはるかに費用対効果が高い。 ROIは確実だ。
#4. 適切なRPAソリューションを選ぶ
目的を理解し、自動化したいプロセスを概説し、プロジェクトの実現可能性を評価するために懸命に努力したら、次はベンダー選定の番だ。 ベンダーとそのソリューションについてデューデリジェンスを行うことは不可欠だが、ここに確固としたルールはない。 プロジェクトの規模や範囲、RPAを使用する従業員、予算、その他多くの要因によって大きく異なります。
以下は、考慮すべき主な点である。
プロジェクトの要件
あなたのスペースで実績のあるベンダーを探そう。 RPAツールは柔軟性が高いが、業界経験のあるベンダーを見つけることで、RPA開発のライフサイクルをより迅速に進めることができる。 しかし、おそらくもっと重要なのは、プロジェクトの規模と範囲を考慮し、これらのパラメーターに基づいてベンダーを探すことだ。
例えば、RPAプロジェクトがビジネス全体でどの程度広く利用されるかを検討する良い機会である。 多くのシートを必要とする大規模なプロジェクトであれば、ライセンスコストは不可欠な検討事項だ。 同様に、事業が積極的な成長を追求している場合や、RPA導入の成功によって事業規模を拡大できる場合には、1つのサブスクリプション価格で無制限のライセンスを提供するソリューションが理にかなっている。
技術だ：
あなたのプロジェクトと、目的を実現するために必要な具体的なツールについて考えてみてください。 ここで考慮すべき点は、必要なライセンス数、コンピュータ・ビジョン技術の利用可能性、再利用可能なコード、クロスプラットフォーム・スクリプティング、API統合などである。 ベンダーのUSPをあなたの要件に合わせるようにする。
繰り返しますが、あなたの決断の多くは、プロジェクトの具体的な範囲に影響されます。 例えば、世界中の多くの企業や政府は、いまだにレガシー・システムに依存している。 組織がこうした時代遅れのアプリケーションから移行しない理由は、コスト、過剰な複雑さ、そして、これらのシステムは古いものの、まだ多かれ少なかれ許容できるレベルで仕事をしているという認識など、たくさんある。
RPAツールは、これらのツールを現代に引き込む優れた方法である。 API、統合プラットフォーム、手作業は、これらのシステムからデータを読み書きすることができるすべての方法ですが、RPAツールははるかに費用対効果の高い方法です。 さらに、これらのRPAソフトウェアのモジュール性は、レガシーシステムをより堅牢なワークフローを実現するソリューションに拡張できることを意味する。
RPAワークフロープロセスに優位性をもたらすその他のテクノロジーには、クロスアプリケーションおよびクロスプラットフォームツールがある。 異なるデバイスやアプリケーション間の統合、あるいは遠隔地のチーム間のコラボレーションを伴うビジネス・プロセスがある場合、RPAは求める汎用性を提供することができる。
使いやすさ：
RPAソリューションは、非技術者チームが自動化を最大限に活用できるように構築されている。 ここでは、直感的なインターフェイスを備えたノーコードまたはスクリプトレスツールが最良の選択肢となる。 コーディングには多くの時間がかかり、熟練した開発者へのアクセスも必要だ。 一方、ノーコード・ツールは、ワーカーの創造性と問題解決能力によってのみ制限される。
もちろん、使いやすさは直感的なユーザー・インターフェース（UI）を備えていることにとどまらない。 このコンセプトは、自動化投資を最大限に活用する方法をチームに周知させる効果的なオンボーディングにも及ぶ。 ソフトウェア＋サービスのライセンスモデルと、ソフトウェアのみのライセンスモデルの違いについて、慎重に考えることをお勧めします。
サポートする：
特に初めてRPAプロジェクトに着手するチームにとって、カスタマーサポートは極めて重要である。 さらに、ビジネスクリティカルなワークフローを自動化する場合、迅速なサポートは必須です。
ZAPTESTのように、RPAのライフサイクル全体にわたってソリューションの導入と保守を支援する専任のエキスパートを利用できるツールもある。 認定ZAPエキスパートは、RPA導入のベストプラクティスを含む、自動化に関する多くの分野のトレーニングを受けています。 当社の専門家が、ワークフロープロセスの計画と開発をお手伝いします。 さらに、ソフトウェア・テスト自動化の経験により、このガイドのステップ7で説明する機能テストやパフォーマンス・テストを支援することができる。
専任のサポートはもちろんのこと、活発なユーザーコミュニティが存在するRPAソリューションにも注目してください。
価格だ：
価格は常に考慮すべき要素である。 無制限の予算で運営している人などいない。 最も高価な道具が常に最良とは限らないことを肝に銘じてほしい。 だから、ベンダーを選ぶ際には、その価値に注目してほしい。
ほとんどのRPAソリューションは、月額ライセンスまたは年間ライセンスを使用している。 しかし、購読料で得られるものは、業者によって大きく異なる。 特に無制限ライセンスなど、プロバイダー間の相違点を探す。 RPAの機能を拡張したり、ビジネスの規模を拡大したりする場合でも、無制限ライセンスであればコストが固定され、予測可能になります。
その上で、パッケージの中にファーストクラスのサポートが含まれているベンダーを探すこと。 例えば、エンタープライズ・パッケージでは、ZAPエキスパートがお客様のチームと協力して、結果を出す実装を提供します。 サブスクリプションのコストは、技術スタッフの給与と相殺することができる。
評判はいい：
ベンダーの評判は、信頼性と品質の重要な指標である。 最近では、誰もがオンライン・レビューにアクセスして調べることができる。 また、ベンダーに関連するケーススタディや証言の提出を求めることを恐れないでください。
RPAソリューションと提携したり、ホワイトラベル・サービスを提供したい場合は、ベンダーに相談し、既存のコンサルタントやパートナーに助言を求める。 これらのソリューションは、代理店やビジネス・サービス・プロバイダーにも有効だ。
#5. デザイン
設計は、RPAのライフサイクル管理において不可欠な段階である。 計画やリサーチが形になるときだ。 ここでは、フィージビリティ・テストの段階で得られた情報をもとに、RPAプロセスのマップを作成することができます。
この段階で、プロセス設計文書（PDD）の作成を開始することができる。 コミュニケーション・ツールやクラウド・ホスティングのおかげで、これらの文書は非常にコラボレーティブなものになる。 適切な場合には利害関係者の協力を促し、意見の深まりを確保する。
プロセスのモデルができれば、依存関係をマッピングすることができる。 これらは、プロセスのトリガー、インプット、アウトプットの役割を果たす特定のアプリケーション、データベース、スプレッドシートなど、何でもあり得る。
プロセスAがプロセスBなしでは完了できない場合、依存関係があることになる。 もちろん、それは最も単純なケースだ。 複数のプロセスが相互に依存し合う大規模なプロジェクトは、すぐに依存関係がゴチャゴチャになってしまうので、プロセスマップを作るのは良いアイデアだ。
#6. 開発
開発は、RPA導入において最もエキサイティングな部分の1つです。 ここで、すべてのリサーチが具体的なものに変わる。 どのRPAベンダーを選ぶかによって、この段階は非常に複雑で技術的なスキルが必要な場合もあれば、非常にユーザーフレンドリーで直感的な場合もある。
ZAPTESTでは、RPAのプロセスを開発するために2つの異なる方法を提供しています。 まず、オンスクリーンレコーダーを使用して、RPAワークフローに変換したいタスクを実行する人間の作業者を観察することができます。 私たちの技術はタスクを記録し、編集可能なステップに分解する。 あるいは、ドラッグ・アンド・ドロップ機能を備えたワークフローマッピングソフトウェアを使って、必要なステップをプログラムすることもできる。
#7. テスト
この次のロボティック・プロセス・オートメーションのライフサイクル・ステージが重要である。 プロセス・オートメーションは完成しているかもしれないが、本番稼動する前に、そのペースに乗せる必要がある。 RPAのプロセスには、非常に単純なものもあれば、依存関係やトランザクション量などの要因により複雑なものもある。
この時点で、ステージング環境でプロセスをテストし、期待通りに実行されていることを確認することができる。 ソフトウェア・テスト自動化ツール RPAが直面する可能性のあるさまざまなシナリオを作成することで、あらゆる角度からカバーすることができます。 シナリオの実行と並行して、期待される結果に対するアウトプットを測定する詳細なテストスクリプトを作成する必要がある。
また、パフォーマンステストと負荷テストは、RPAプロセスが日常的な使用による負荷に耐えられる耐久性を確保するためにも不可欠です。 さらに、RPAの導入が適切に機能しているかどうかを検証するためには、テストチームが最も適しているが、ユーザーやその他の利害関係者にも意見を求めることを検討する。
綿密な記録をとり、対処すべき異常があれば記録する。
#8. 測定
自動化の成功とパフォーマンスを測定するために使用できるメトリクスは数多くあります。 これらのメトリクスの多くは、ステップ1で設定した目標や異議申し立てと直接連動します。 しかし、その他にも配備のスピードやROIなどを考慮する必要があるだろう。
RPAは絶え間ないプロセスである。 設定し、実行させるという考え方もあるが、望ましいリターンと最適なパフォーマンスが得られるよう、常にプロセスを監視する必要がある。
以下は、一般的なRPAメトリクスのリストです。
- ベロシティ： プロセスの終了から終了までにかかる平均時間。
- 正確さ： 処理されたデータの正確さをパーセンテージで表す
- 期待されるビジネス価値： RPAプロセスによって削減される時間、費用、その他のリソースの指標。
- ダウンタイム：RPAプロセスが利用できない時間または日数
#9. バックアッププラン
RPAワークフローの導入は、古いやり方を置き去りにすることではあるが、常にバックアップ・プランを持つべきである。 ITプロフェッショナルやビジネス・リーダーなら誰でも知っているように、物事はいつでもうまくいかない可能性があり、最悪のタイミングでそうなることも多い。
RPAプロセスを使って重要なタスクを処理する場合、何か問題が発生した場合に備えて事業継続計画が必要だ。 バックアップ・プランは導入形態によって異なるが、ダウンタイム中に重要なタスクをこなすために手作業で働く労働者を回転させることも含まれる。
#10. 配備とメンテナンス
これらのRPA導入ステップにチェックを入れたら、いよいよRPAソリューションを本番環境に解き放とう。
RPAプロセスには多くの依存関係がある。 プロセスは変わらないかもしれないが、統合されたアプリケーション、スプレッドシート、データベースは変わる可能性がある。 あるいは、セキュリティ認証が変更される可能性もある。 そうなると、RPAプロセスが例外を返す可能性がある。 定期的な監視、テスト、メンテナンスのスケジュールにより、最大限の稼働時間を確保することができます。
最終的な感想
RPAプロセスの導入は、熟慮に熟慮を重ねた計画の結果でなければならない。 この10のステップに従うことで、プロジェクトが成功する可能性が最も高くなる。 ITプロジェクトは許容できないほど失敗率が高い。 統計にならないように。 これらのステップに従えば、価値を提供するRPAプロジェクトのメリットをじっくりと享受できるようになる。
