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によれば、2024年までに管理業務の3分の2が自動化されるという。 ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）は、このビジネス世界の変革に役立つ、汎用性の高いソフトウェア・ソリューションである。
あらゆる企業がRPAを活用し、多様なプロセス、アプリケーション、業務を自動化することで、時間とコストの削減、生産性と従業員満足度の向上など、具体的なメリットを得ることができる。
この記事では、チームがRPAを活用するための最善の方法をいくつか紹介します。
RPA
効率化、コスト削減、そして新たなレベルの生産性を実現するために、チームがRPAを活用する最善の方法を紹介します。
10 マニュアルのビジネスプロセス、アプリケーション、
RPAが可能にする業務
ロボティック・プロセス・オートメーション市場は驚異的なペースで拡大している。 どの情報源を信じるかにもよるが、今後7年間の業界の年平均成長率（CAGR）は、以下のように予測されている。
20%
から
40%
.
ビジネスリーダーがRPA投資をデジタルトランスフォーメーション戦略の重要な一部と考えていることは明らかだ。 先進的な企業は、次のような取り組みを行っている。
ハイパーオートメーション
RPAはほぼ普遍的に普及するだろう。
RPAは、データ入力、請求書、支払処理、顧客サービス業務、従業員のオンボーディングなどの業務を処理できるため、このソフトウェアを採用するチームは、競合他社よりも優位に立つことができる。
ここでは、この技術によって自動化できるタスクのいくつかを紹介し、企業がリソースをより賢く活用できるようにする。
#1. データ入力
データ入力は、デジタル時代に不可欠なビジネス機能です。 しかし、最も反復的で退屈な手作業のひとつでもある。 また、ヒューマンエラー率が高いという問題もある。 自動化を導入することは、多くのデータを管理する企業にとって非常に理にかなっている。
RPAは次のような業務に対応できるようになるだろう：
- サードパーティソフトウェアを含む様々なソースからデータを引き出す
- ヒューマンエラーを最小限に抑え、データの品質と完全性を確保する。
- データ入力プロセスの高速化
- 一元化されたデータベース用に適切に構造化されたデータを抽出し、クリーニングする。
最後の
digital.govの年次報告書（2022年
では、RPAの活用により連邦政府の労働時間を約150万時間削減することに貢献したことを示唆している。
報告書が取り上げたケーススタディのひとつは、海軍補給システム司令部（NAVSUP）がRPAを利用して、海上業務に起因する汚染や危険物を削減する任務の価値と効率を高めたことを示している。
特にRPAは、海軍の統合基幹業務（ERP）ツールへのデータの手入力を削減することを可能にした。 自動化されたプロセスには、ウェブベースのアプリケーションからデータを読み取り、ERPに送信することが含まれる。 NAVSUPの技術責任者は、RPAを採用することで、トレーニングを数日から数週間からわずか数分に短縮できたと示唆している。 全体として、このプロセスは年間6000時間以上の手作業を削減した。
#2. 返品処理
eコマースビジネスを運営している人なら誰でも知っているように、返品処理は時間のかかる作業です。
eコマース・プラットフォームの平均返品率は18.1%である。
であるが、他の推計によると、その数字は驚異的な30％に近いと言われている。 返品処理は、オーダーブックに付加価値を与えない作業のひとつだ。 しかし、それを効率的に行わなければ、ビジネスの評判を落とし、顧客を失うことになりかねない。
返品処理にはいくつかの手作業が含まれる。 RPAは次のような業務に対応できるようになるだろう：
- 顧客からの連絡を読み取り、情報を抽出し、返品オーダーシステムに追加する。
- 顧客への返信、発送ラベルの送付、返品の追跡など、返品のキュレーションを行う。
- 取引を承認し、アカウントを更新することで、返品や交換を調整する。
- 旅の各ステップを通じてお客様とコミュニケーションをとり、最新情報やタイムラインを提供する。
しっかりとした返品ポリシーは重要である。 米国の海運ソフトウェア統合プラットフォームであるShippo社は、以下の調査結果を発表した。
最近の調査
によると、10人に8人以上の顧客が商品を購入する前にその企業の返品規定を読み、その規定が気に入らない場合は半数近くが別の業者を選ぶという。
返品ポリシーを自動化することで、スタッフは収益と顧客ロイヤルティを生み出す業務に集中できるため、多忙なeコマース業務に変革をもたらす。
#3. オンボーディング
しっかりとしたオンボーディング・エクスペリエンスの価値は、近年非常に明白になってきている。 ユーザーのオンボーディングは、収益に影響するため、最も注目されている。 しかし、従業員や第三者ベンダーのオンボーディングも、注目に値する重要なプロセスである。 企業にとって第一印象を与えるチャンスは一度きりであり、それがうまくいけば、強固で長続きする関係を築く大きな要因となる。
しかし、オンボーディングには多くの可動部分がある。 手作業のプロセスには次のようなものがある：
- フォーム記入
- データの収集と処理
- 書類や契約書の閲覧・作成
- バックグラウンド・チェック
- 一進一退のコミュニケーション
その結果、煩雑なタスクが管理負担となり、業務が滞ってしまう。 オンボーディングの自動化には、以下のような利点がある：
- アナリティクスによる透明性の向上
- 部門間調整の改善
- コスト削減
- リスクと遅延の軽減
- コンプライアンスの向上
オンボーディングには個人的なタッチが必要な要素もあるが、多くのステップは自動化できる。
いくつかのケーススタディ
では、人事部門が年間2000時間の労働時間を節約し、オンボーディングにかかる時間を80％以上短縮した事例が紹介されています。
#4. レポート作成
レポートの作成は、ほとんどの企業にとって極めて重要である。 経営陣がビジネス内のトレンドを把握し、データに基づいた意思決定を行うのに役立つ。 しかし、すべてのデータを一箇所に集めるのは非常に時間がかかる。
レポートの大きな課題のひとつは頻度だ。 組織や目的によっては、日次、週次、月次のレポートが必要になることもある。 多くのシナリオでは、オンデマンドで要求される。 さまざまなソースからすべてのデータを収集するには、かなりの量の調整が必要となり、多くの場合、異種の非構造化データソースから情報を引き出す。
RPAは、人事、財務、マーケティング、その他さまざまな部門のビジネスプロフェッショナルが、さまざまなソースから情報を迅速に収集することを可能にする。 ボットは、電子メール、スプレッドシート、データベース、およびさまざまなアプリケーションからデータを収集するように訓練することができる。 これらのタスクを特定の間隔に設定することで、報告プロセスの手間を大幅に省くことができる。
報道とは、事実や数字を列挙するだけではない。 統計が不可欠であることは明らかだが、その真価は価値ある洞察を生み出すことにある。 なぜなら、このテクノロジーは作業員を補強し、より良い仕事を生み出す手助けをするからだ。
RPAは、リソースを最大限に活用する効率的な分業を可能にする。 ボットはさまざまなソースからデータを素早く収集し、人間の作業員はデータを文脈化して理解することができる。 企業は毎週、あるいは毎月、時間を節約することができ、それはすぐに蓄積される。 ボットの効率性と人間の創造性の完璧な融合だ。
#5. KYCおよびAMLコンプライアンス
KYC（Know Your Customer）義務は、さまざまな企業に影響を与える。 銀行や金融機関、貸金業者、FinTech、賭博業者、ブローカーなどは、マネーロンダリング防止（AML）規制に対応するため、顧客データや書類の収集・管理が義務付けられている。
繰り返しになるが、これらの債務は受注高を増やすものではない。 しかし、コンプライアンス違反は、罰金や風評被害という形で企業に打撃を与える。 簡単に言えば、これらのタスクは自動化の理想的な候補なのだ。
RPAは次のような業務に対応できるようになるだろう：
- 顧客データや書類の読み取りと分析
- 顧客情報の検証
- 顧客データの集計と選別
- リスクアセスメントの実施
- 顧客とのコミュニケーション
シティ・ユニオン銀行（CUB）、
は、KYCと口座開設の自動化を導入した。
.
RPAが有効：
- 66％の労働削減
- 口座開設を7倍に加速
- エラー率が大幅に減少
全体として、これはRPAがいかに企業の繁栄を支援するかを浮き彫りにする素晴らしい結果である。
#6. 給与計算の自動化
給与計算は、あらゆる規模の企業にとって時間のかかる作業です。 大企業には給与を支払うスタッフが相当数いるが、中小企業には給与計算専任のスタッフを雇う予算があるとは限らない。
給与計算処理がRPAの最適な候補である理由はいくつかある。 手始めに、この仕事には大量のルールベースのタスクが含まれる。 実際、関係する仕事の多くはデータ処理の範疇に入る。 手作業による給与処理には、データ収集、経費報告、税金計算、福利厚生、その他複雑な作業が含まれる。
給与計算自動化におけるRPAの利点には、スピード、正確性、コスト削減、コンプライアンスの厳格化などがある。 A
大手ホスピタリティ・グループの事例
給与計算処理コストを約90％削減し、年間20万ドルを節約した。
#7. マーケティング
最近の厳しい経済情勢により、ビジネスリーダーは予算削減を検討せざるを得なくなっている。 これまでと同様、マーケティング部門は景気減速の寒さを最初に感じる部門のひとつである。 収益創出チームは、「より少ないものでより多くのことをする」ように言われているが、これは現在の環境では困難な仕事である。
近年、顧客獲得コスト（CAC）は制御不能なほど急騰している。 新規事業の発掘は、一部の企業にとって非常に競争的なものとなっており、全体的な収益性を阻害している。 RPAは、収益促進に関わる多くの反復的で時間のかかる作業を自動化することで、マーケティングチームを支援することができる。
マーケティングの文脈では、RPAは以下のようなタスクを処理できるようになる：
- SMS、Eメール、ソーシャルメディアを使ったアウトリーチキャンペーンの自動化
- GoogleやFacebook広告でのPPC広告入札
- 広告の効果を最大化するための広告のA/Bテスト
- キーワードとキャンペーン効果に関するSEOレポートの作成
- リードのスコアリングと選別
実際、自動化はマーケティングに非常に効果的であるため、近年はこの仕事を処理する専用ソフトウェアが数多く登場している。 欠点としては、これらのツールの中には高価なものや、広告予算の削減が必要なものもあるが、成果が確実に保証されていないものがあることだ。 RPAツールにより、企業は自社の目的やソフトウェア・スタックに合った独自のバージョンのマシンを構築することができる。
#8. 信用調査
信用調査はデューデリジェンスの不可欠な要素である。 ビジネスを守ることは最優先事項であるべきだが、多くのチームはその努力を怠っている。 その結果、彼らはその代償を払うことになる。
企業が信用調査を必要とする場面はいくつかある。 例えば、新しい顧客、サプライヤー、従業員を受け入れる場合などである。 さらに、信用調査も、新しいベンダーを引き受ける際の全体的なコンプライアンスの一部である。
自動化された信用調査は、いくつかの点でビジネスに利益をもたらす。 手始めに、ビジネスの意思決定時間を大幅に改善する素早さがある。 しかし、メリットはそれだけにとどまらない。 方程式から人間を排除することは、斤量者に対する潜在的な偏見を減らし、関連する人件費を削減するなど、他の利点もある。
RPAは、企業が業務システムにログインしてデータを収集し、信用調査機関に照合して適切な情報を抽出し、数分でレポートを提供することを可能にする。 チームはワークフローに組み込むこともできるので、人手を介さずにプロセスが起動する。
#9. 価格のモニタリングと比較
企業はいくつかの面で互いに競争することができる。 商品やサービスの質、あるいはワンランク上のサポートや利便性を提供することで、ライバルに差をつけることができる。 しかし、消費者にとって価格が大きな要素であるという事実から逃れることはできない。
混雑した市場において、価格設定は競争上の優位性である。 特に、ダイナミック・プライシングは、動きの速い大量生産の市場において重要なツールである。 しかし、競合他社がどのようにオファーを調整しているかを監視するには、手作業が多くなる。 しかも、かなりの注意を要する作業だ。
RPAを使用することで、チームは競合他社のウェブサイトを閲覧し、価格の変化に気づくことができる。 ライバルの提示額を下回らない、あるいは一定の範囲にとどめることをビジネス目標とする場合、チームは競合他社に合わせて価格が上下するように自動化することができる。 リアルタイムの変更である必要はなく、CRMシステムを常に最新の状態に保つことで、営業チームが商談を成立させるための最適な情報を常に入手できるようにすることもできる。
バイヤーはRPAを使って原材料の価格を監視することもできる。 特定のパラメーターを設定することで、有利なレートで商品を確保することができ、膨大な金額を節約することができる。
#10. 出荷スケジュールとトラッキング
出荷とロジスティクスは、デジタル化の全体的なトレンドの主要な採用者であるが、これらのビジネスのスケジュールと追跡の要素には、まだ驚くほど多くの手作業がある。 多くの異なるサプライヤーがそれぞれ独自のポータルサイトを持っているため、発送の調整や商品の受領の監視に多くの時間がかかる。
RPAは次のような業務に対応できる：
- 最短または最も費用対効果の高い航路を探す
- 注文と支払いの処理
- 倉庫または在庫管理ソフトウェアとの通信
- 配達の追跡と完全な監査の提供
- コミュニケーション・プラットフォームを通じて最新情報を伝える
- 請求書の発行
自動化は、ソフトウェア・テスト、RPA、その他を問わず、小売業者、eコマース・ストア、またはサードパーティ・デリバリー会社が、より顧客中心のアプローチをロジスティクスに導入するのを支援することができる。 出荷に関する問い合わせに費やす手作業時間を削減することで、顧客が求めるサービスレベルを確保しながら、運営コストを大幅に削減することができる。
