人事業務におけるロボティック・プロセス・オートメーションは、人事業務の合理化、効率化、コスト削減を実現した。 さらに、組織がデジタルワークフォースを採用するにつれて、人事オートメーションは、レガシーシステムの橋渡し、データ転送の改善、サイバーセキュリティの強化など、リモートワークによって生じるさまざまな問題の解決策を提供してきた。
HRにおけるRPAは、幅広い反復作業を自動化するのに役立ち、HRの専門家は、仕事の満足度、結果として雇用者の評判や従業員の定着率に影響を与える、価値主導型の人間重視の仕事を提供できるようになる。
本記事では、RPAによる人事のユースケース、ケーススタディ、メリット、課題、そして人事の自動化の未来を形作るトレンドについて探っていく。
人事向けRPAの市場規模
人事部門におけるロボティック・プロセス・オートメーションの正確な数字を見つけるのは難しい。 世界のHRテクノロジー市場規模は、 2023年には約400億ドルと評価され、年間成長率は9.2%と予測されている。
RPAの導入は、AI/MLツールと並んで、HRテクノロジー領域における大きな推進力となっている。 マッキンゼーは、今後5年間の資本支出の約25％が自動化ツールに投じられると示唆しており、RPAテクノロジーとサービスへの支出の上限が近い将来100億ドルに達する可能性をおおよそ示唆している。
人事におけるRPAのメリット
人事部門がRPA技術を採用するには、いくつかの説得力のある理由がある。 人事部門がRPAを導入すべき主な理由は以下の通りだ。
#1. 生産性の向上
人事部では、採用から入社、パフォーマンス管理、退職に至るまで、従業員のライフサイクル全体を指す。 言い換えれば、人事担当者が一人のスタッフと接するすべてのやりとりである。
マッキンゼーは、 これらの作業の50％以上がRPAによる 自動化に適していると指摘している。 しかし、コグニティブAI技術が加われば、自動化できるタスクの数は大幅に増える。
人事担当者であれば誰もが言うように、彼らの日常業務には、身元調査、給与調整、休暇承認、業績管理、履歴書審査、入社手続きなど、ルールに基づいた反復的なプロセスが多く含まれる。 RPAはこれらのタスクを処理することができ、人事チームを解放し、人事部に人間を戻すことを可能にする。
#2. より効率的な人材獲得
ここ数年、人材獲得（TA）が大きな話題になっている。 COVID-19は大きな混乱を引き起こし、正常な状態に戻っても労働参加率は低下した。 デジタル化の進展による雇用需要の変化、ベビーブーマー世代の段階的な退職、そして常に存在するSTEMスキルの不足が加わると、雇用主は雇用の充足に苦慮することになる。
RPAはいくつかの異なる方法で採用チームを支援することができる。 これらのツールは、求人広告の掲載、履歴書の選別、面接の日程調整、候補者とのコミュニケーションを自動化することができる。 獲得プロセスを効率化することで、人事担当者は面接に集中できる時間が増え、パイプラインの効率化につながる。
もう1つ考慮すべきことは、RPAツールは人材獲得が困難な場合に生じるギャップの多くを埋めることもできるということだ。 これらのツールはプレッシャーの一部を軽減し、利用可能な人材のプールが縮小しているにもかかわらず、チームが運営を維持することを可能にする。
#3. 精度の向上
ここ数年、他のほとんどの部門や部署と同様、人事もデジタル化が進んでいる。 コミュニケーション、記録、従業員データはデジタルで保存され、多くの場合、異なるアプリケーション、スプレッドシート、データベース、従業員ポータルにまたがっている。
これだけ多くのデータが行き交うようになると、ヒューマンエラーのリスクも高まる。 このようなエラーの結果は、些細な不都合から、労働許可証の遅延、不正確な支払い、新規採用の取りこぼしなど、より深刻な問題にまで及ぶ可能性がある。エンタープライズRPAツールは、自動化されたプロセスからヒューマンエラーを排除することで、これらの問題を解決するのに役立ちます。
#4. 従業員の離職を減らす
従業員を雇用するのは難しく、費用もかかる。だからこそ、従業員がピーク時の生産性を達成し、投資に見合うだけの期間、長く働いてくれるようにしたい。 残念なことに、従業員の定着は多くの企業にとって大きな課題であり、専門職の全体的な不足が市場を歪め、従業員の離職率の上昇につながっている。
もうひとつ考えなければならないのは、『COVID』以降、人々の仕事に対する考え方が変わったということだ。 スタッフは、より良いワークライフバランス、リモートやハイブリッドの選択肢、生活を楽にするテクノロジーを求めている。 RPAツールはこれらすべての分野を支援し、従業員の仕事満足度を高めることができる。 人事チームを維持することは、従業員の維持と獲得により良い仕事ができることを意味する。
#5. コスト削減
RPAに投資する最も説得力のある理由の一つは、コスト削減である。 予算削減と不透明な経済見通しにより、経営幹部はより少ない予算でより多くのことを行う方法を検討する必要に迫られている。 RPAはいくつかの点で役立つ。 例えば、人事業務を自動化することで、人員を削減することができる。
第二に、RPAは既存のスタッフを増強し、新たな従業員を増やすことなく生産性を向上させることで、企業の規模拡大を支援することができる。
第三に、RPAはレガシーソフトウェアと新しいツールの間のギャップを埋めることに長けているため、チームは、仕事はできるが古くなったソフトウェアがある場合に、新しいツールに投資するコストを削減することができる。
#6. スケーラビリティ
RPAを人事に活用することで得られるもう一つの大きなメリットは、拡張性である。 ビジネスの急な好転は、人事チームにとって新入社員の管理に苦慮する大きな頭痛の種となる。 しかし、エンタープライズ・ソフトウェア・テスト自動化ツールや RPAソリューションは、企業と共に成長することが可能である。
人事におけるRPAの活用事例
人事におけるRPAのユースケースは、採用、研修、入社、勤怠管理、業績管理などに役立つ。
人事部門におけるRPAの最適な活用事例をいくつか紹介するため、採用から退職までの従業員ライフサイクルプロセスを取り上げ、各段階でRPAがどのように役立っているかを見てみよう。
#1. 採用の自動化
人事と人材獲得（TA）チームは、採用候補者の発掘、スコアリング、コミュニケーションに多くの労力を費やしている。 RPAは採用プロセスのさまざまな分野で実施することができる。
ポスティング広告
採用担当者が新入社員の必要性を打ち出し、仕事の詳細や要件を送ると、RPAツールを使ってさまざまなウェブサイトに求人情報を自動掲載することができる。 様々なサイトがある中で、これは典型的な、時間のかかる、段階的な作業であり、人事チームは多くの時間を節約することができる。
候補者の選別
自動化は、事前に定義されたキーワードの有無に基づいて履歴書を選別する応募者追跡システム（ATS）という形で、すでに業界全体で利用されている。
面接選考：
履歴書がふるいにかけられたら、人事担当者は優秀な候補者に目を通し、面接の対象に選ぶことができる。 RPAツールはオファーを自動化し、候補者の面接枠を送ることができる。 さらに、不合格者には自動的に不採用通知を送ることもできる。
オファーレターを送る
適切な候補者とオファーレターを送るには、多くの管理が必要だ。 これらの手紙は、会社および法的規制の両方を遵守し、パーソナライズされたものでなければなりません。 RPAボットは、このような規制を合成し、オファーレターが適切であることを保証するのに最適な選択肢です。
さらに、このテクノロジーは、応募者の返信を追跡したり、採用担当者にメールで最新情報を送ったりすることもできる。
#2. オンボーディングの自動化
新しい従業員が見つかったら、仕事は始まったばかりだ。 オンボーディングの成功は、従業員の定着率を予測する最大の要因の1つである。
リモートワークやハイブリッドワークを採用するチームが増えるにつれ、新入社員がその隙間に入り込むのは簡単なことだ。 新入社員がすぐに活躍できるようにしたいのであれば、オンボーディング・プロセスの要素を自動化することが解決策となる。 RPAが人事チームに役立つ分野をいくつか紹介しよう。
身元調査：
RPAボットに適切なポータルから情報を送信・収集する方法を示すことで、身元調査を自動化できる。 RPAボットは、職歴、資格、犯罪歴のチェックに役立つ。
従業員の詳細
新しい従業員を人事システムに追加しなければならない。 RPAシステムは、文書から適切な情報を抽出し、適切なシステムに転送することで、データ入力に取って代わることができる。
文書要求：
RPAツールは、身分証明書、税務書類、学位、推薦状など、さまざまな従業員書類の要求とアップロードを自動化できる。
アカウント・クレデンシャル：
新入社員は、会社のソフトウェア、マシン、関連ポータルのログインが必要だ。 RPAツールは、これらの勘定科目の準備と伝達の両方を行うことができる。
学習と能力開発
学習や能力開発のための資料や、会社ハンドブックなどの情報は、従業員がスピードアップできるように送付されるべきである。 RPAツールは、このような資料の配布とインタラクションの追跡の両方を支援し、従業員が生産性を高める準備を整えられるようにする。
#3. 従業員データ管理
新入社員が馴染んできたら、さまざまな仕事をこなさなければならない。 RPAはこうした仕事の多くを効率化するのに役立つ。
旅費と経費報告書
出張報告書や経費報告書もまた、人事と財務の間でしばしば発生する手作業である。 これらの費用を追跡することは、企業が最新の会計を把握し、従業員が支出した費用を精算できるようにするために重要である。
光学式文字認識（OCR）ソフトウェアをRPAツールと併用することで、領収書の読み取りと処理、会社の出張・経費ルールとの照合、情報の承認またはエスカレーションを行い、スムーズで迅速な処理につなげることができる。
休暇管理：
電子メールによる休日や休暇の申請は、RPAツールで簡単に処理できる。 OCRソフトを使えば、構造化されていないデータをリクエストに変え、承認や拒否のメールも処理できる。
業績管理：
業績管理は健全な組織の一部である。 人事チームは正確な評価を行うために多くのデータをまとめる必要があるが、RPAツールは、さまざまなデータベースやスプレッドシートなどの情報源からデータを収集し、パフォーマンス管理レビューのために一元化する作業に最適である。
ペイロール
給与計算は経理チームによって処理されるが、人事部との共同作業である。 休日手当、控除、残業、契約などの管理など、データ入力や手作業による情報処理が多い。
RPAは人事と給与計算の間のコミュニケーションを自動化し、重要な詳細や書類を確実に省くことができるため、タイムリーで正確な給与計算と従業員の満足度につながる。
コンプライアンス：
規制は常に流動的であり、人事チームは対応に苦慮している。 労働法が変更された場合、RPAボットを導入することで、会社の文書、従業員データ、レポートを迅速かつ正確に更新することができる。
#4. 出口管理
エグジット・マネジメントは、基本的にオンボーディングの反対側であり、人事チームは、退職、解雇、または新しい土地への移動による従業員の円滑な退社を管理する。 このプロセスには、手紙の送付、IT資格情報の削除、さらには退社面接やアンケートの実施など、多くの管理業務が含まれる。
RPAツールが自動化できる他の分野は、会社資産の返却要求と記録、会社のアクセスカードの無効化、ライン管理者への通知、退社書類の作成などである。
このように、RPAは人事チームが従業員のライフサイクル全般にわたる業務を自動化するのに役立つ。
RPA人事部門のケーススタディ
ケーススタディその1。 人事・給与のロボット・プロセス・オートメーション
人事部門における最初のRPA事例は、人事チームの給与計算プロセスを自動化するメリットを示しています。 クライアントは英国を拠点とする人材紹介サービス企業で、従業員の休暇や欠勤の管理に苦慮していた。
スタッフは、休暇の申請や病欠の報告にウェブポータルを利用した。 しかし、人事チームはまだオフラインの人事ソフトウェア・システムを使用しており、欠勤に基づいて調整する必要がある給与計算を行っていた。 このプロセスは毎月のことであり、時間がかかり、人為的なミスの可能性もあった。
この企業は、既存のITシステムと給与計算ソフトの監査を行い、これらのシステムを統合するための方法を特定した。 このソリューションは、従業員と人事チームの双方に対して、欠勤による修正を確認するためのコミュニケーションを準備し、自動化する。
次に、月末までに給与計算の試行が行われ、人事スペシャリストの承認が必要となる。 承認が下りると、ボットは保険料や賞与などの日数を調整した給与を記載した書類を作成し、電子銀行システムに送信する。
その結果、これらの作業に費やす時間が月あたり920％削減され、給与計算ミスが減り、プロジェクトのROIは10％を超えた。
ケーススタディ#2: 人事業務のロボティック・プロセス・オートメーション
人事業務にRPAを活用することは、効率性を向上させる確実な方法である。 ある事例では、20万人以上のスタッフを抱える巨大なオフショア・アウトソーシング企業が、スタッフの離職率の高さと、それに伴うあらゆる問題に見舞われていた。 従業員のデータは異なるシステムで管理されており、入社や退社のプロセスは非常に非効率的だった。
この組織が直面した最大の問題のひとつは、部門によって所有する業務や担当する業務が異なることだった。 従業員の入退社に関するさまざまな業務は、人事、施設、ITに分担されていた。
各チームはそれぞれ独立して仕事をしていた。 そのため、ハンドオフを調整する必要があり、しばしば長時間の遅延と従業員のフラストレーションを引き起こしていた。 チームが情報を共有する際、構造化されていないデータを別のシステムに手動で再入力する必要があり、時間がかかるうえにエラーも発生しやすいという問題があった。
同社は、各部門をオーケストレーションできるエンド・ツー・エンドのソリューションを構築することで、こうした非効率を解決した。 チームが集中システムにデータをコミットできるようにウェブポータルを作成し、同時または順番に入力できるようにすることで、部門間の待ち時間を短縮した。
そこからは、各チームに必要なことをメールで促しながら、ビジネスプロセスを段階的に処理していった。 その結果、オフボーディングがはるかに迅速になり、会社のセキュリティが向上し、会社資産の損失がなくなった。
この企業は処理時間を90％短縮し、セキュリティを向上させ、従業員の満足度を高めた。
ケーススタディ#3：人事業務のロボティック・プロセス・オートメーション
ビジネス・コンサルティング、IT、アウトソーシング・サービスを世界50カ国で展開し、1000社以上のクライアントにサービスを提供しているある多国籍企業は、大きな課題に直面していた。 その組織の規模と範囲は非常に大きく、人的資源アウトソーシング（HRO）サービスは多くの異なるプロセスを担当していた。 これらの業務には、人材獲得、従業員管理、学習・能力開発、福利厚生、仕事満足度などが含まれる。
主な問題は、これらの各分野が広範な管理を必要とし、手作業や複雑な調整に事欠かないことだった。 さらに悪いことに、彼らのクライアントの多くは急速に成長していた。 そうしないとボトルネックが生じ、従業員の満足度が低下する。
RPAベンダーの監査により、各種アプリケーションと業務ERPシステム間のデータ同期、電子メールからのデータ抽出、データ標準化など、自動化の有力候補となるプロセスがいくつか明らかになった。
この企業では、シフト手当の計算、新入社員の内定通知書の作成、身元調査、研修プログラムのスケジュール、さまざまな離職処理など、いくつかのプロセスを自動化した。
その結果、手作業が70％削減され、処理時間が55％改善され、正味で70万ドル近くが節約された。
人事の課題を解決するロボティック・プロセス・オートメーション
人事プロセスにRPAを採用することで、時間、コスト、労力を節約できる一方で、企業が採用を成功させるために克服しなければならない複雑な問題もある。 RPAとHRの導入に影響を与える主な問題をいくつか紹介しよう。
#1. テクニカル・スキル
従来の職場環境からRPAを導入したデジタル環境へ移行するには、ある程度の検討が必要だ。 RPAは、多くの新しいソフトウェアツールよりもはるかに迅速に導入できる。 しかし、成長痛がないわけではない。
実際、トランスフォーメーションは、要件とプロセス・ディスカバリーを重要なステップとして、慎重に計画されなければならない。 最良のシナリオでは、人事チームは自信を持って、各自のワークフローに基づいた独自のプロセス自動化を構築することができる。
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#2. 部門別コミュニケーション
人事は組織の中心に位置し、さまざまな部門やチームとのコミュニケーションを伴います。 そのため、RPAの導入には、財務、法務、ITなど、さまざまな部門から情報を引き出す必要がある。
どのような展開においても、データ共有を最大限に活用するためには、ソフトウェア・アプリケーションとシステムを相互接続する必要がある。 また、部門間の調整や利害関係者の賛同も必要となる。
#3. 変化への抵抗
自動化技術、特にAIは、労働力全体に広範な混乱を引き起こす可能性を秘めている。 人事部門もこうした変化と無縁ではないため、一部の従業員の抵抗につながる可能性がある。
調整への対処には、透明性、教育、試行錯誤が必要だ。 一部の職務はRPAツールによって廃止されるかもしれないが、他の機会も生まれるだろう。 人事スタッフを再教育することは、デジタルワークプレイスの時代において適切な人材であり続けることにつながる。
全体として、人事領域における自動化の活用により、人事担当者は暗記作業に費やす時間を減らし、人間中心の活動に多くの時間を費やすことができるようになる。 それは、新入社員が馴染めるようにサポートしたり、定期的なチェックインを通じて仕事の満足度を高めたり、あるいは学習や能力開発を支援したりと、さまざまな形が考えられる。
人事におけるRPAの動向
RPAは、進化し、企業の要求に応える柔軟性を備えたエキサイティングなスペースだ。 ここでは、人事分野におけるRPAテクノロジーを形成するトレンドのいくつかを紹介する。
#1. 従業員満足度
RPAは従業員の満足度を向上させる能力でよく知られている。 この問題に関する報道の多くは、平凡な作業を自動化し、作業員がより魅力的で興味深い仕事に集中できるようにすることを扱っている。
しかし、デロイトが指摘するように、給与計算、入社手続き、人事考課を自動化することは、満足度の向上にもつながる。 企業は、従業員とのコミュニケーションを改善し、人事担当者が従業員の幸福と定着のためのより良い戦略を考案し提供できるようにするために、RPAツールへの投資を継続すると予想している。
#2. RPAは人事の生産性ギャップを埋められる
ハケット・グループの調査でも指摘されているように、今年、人事の仕事量は10％増加したが、人員予算は横ばいだった。 その結果、生産性のギャップは10％、効率のギャップは10％となった。
より少ない労力でより多くのことを行うことは、RPAの最も魅力的なメリットの1つである。 インテリジェント・オートメーションによる補強により、人事チームはより複雑なタスクを自動化することができる。
#3. デジタル・ワークフォース・エンゲージメント
デジタル・ワークフォース（場所を選ばず、常に接続されたデバイス、アプリケーション、データのエコシステム）は、近年、現実のものとなった。 COVID-19によってデジタルトランスフォーメーションが加速し、ハイブリッドチームやリモートファーストチームが増加した。 しかし最近では、企業が従業員をオフィスに呼び戻し、従業員が恐れているほどである。
ギャラップ社の世論調査によると、労働者の10人に9人がリモートワークやハイブリッドワークを好むという。 しかし、マイクロソフトの調査によると、在宅勤務はコラボレーションやコネクティビティの低下につながる可能性があるという。 RPAツールは、ワークフォース・オーケストレーション・ソリューションと並んで、従業員のつながりを維持し、コラボレーションを促進する接着剤の役割を果たし、オフィス内での作業の必要性を減らすことができる。
人事におけるRPA：未来はどうなる？
将来のRPAと人事アプリケーションは、RPAツールのAIによる拡張にかかっている。 よりエキサイティングな未来の可能性をいくつか紹介しよう。
1.リクルートの自動化
採用活動における自動化は、時間を節約する以上のものだ。 将来的には、適切な人材を採用するかどうかの判断にも使われるだろう。 十分なデータがあれば、機械学習ツールは職務経験、資格、心理学的情報、面接での質問を総合して、完璧な候補者を選ぶことができる。
さらに、これらのツールは人間のバイアスを排除した判断や推奨を行うこともできる。 AIはまだその域には達しておらず、まだ焼き付いたバイアスがある。 しかし、適切な訓練や保護措置があれば、コグニティブRPAはより公平な職場になる可能性がある。
2.インダストリー4.0
インダストリー4.0とは、第4次産業革命の概念である。 アナリティクス、オートメーション、ヒューマンマシンインタラクション、そして先進的な製造業が融合するのだ。
研究論文「A Structured Approach to Implementing Robotic Process Automation in HR 」（Balasundaram, 2020）の中で、著者らは「人材プロセスの一貫性を確保し、人材による価値を推進することは、HRには困難であった」と述べている。
本稿では、このような技術的混乱が、人事チームにとって、コスト削減、効率化、顧客に対するより高いレベルのサービスを実現する新たな機会を生み出すと論じている。 著者らは、RPA、AI/ML、インテリジェント・プロセス・オートメーションなど、さまざまな自動化技術によって「人材による価値の推進」を実現できることを示唆している。
3.市民開発者によるカスタマイズされた人事ソフトウェア
現在、急速に普及しつつあるが、将来的にはもっと普及すると思われるトレンドのひとつが、人事の専門家によって構築された高度にカスタマイズされたソフトウェアの使用である。 ローコード・ツールやノーコード・ツールの台頭のおかげで、市民開発者は独自のニーズを満たすHRソフトウェアを作ることができる。 人事チームは、既製のソフトウェアが要件を満たすことを期待する代わりに、要件、ワークフロー、企業文化に基づいてRPAツールを構築することができる。
これらのカスタムツールの機能がAIやMLによって拡張されるにつれて、ソフトウェアテストの自動化は、これらのHRツールの信頼性と機能性を確保する上で重要な役割を果たすことになる。
最終的な感想
人事におけるロボティック・プロセス・オートメーションの用途は無限にある。 この業界には、自動化の格好の候補となるような、ルールに基づいた反復作業があふれている。 インテリジェント・オートメーション・ツールの追加により、人事部門におけるRPAの活用範囲はさらに広がるだろう。
RPA-人事ソフトウェアは、チームが労働者を最大限に活用し、デジタルワークフォースを受け入れ、人的資本を戦略的優位性に変えることを支援することで、ビジネスの未来を形作るだろう。
