会計におけるロボティック・プロセス・オートメーションは、近年、力強く一貫した成長を遂げている。 会計ソフトウェア向けRPAは、支払債務を自動化することで、スタッフを手作業や反復作業、ミスの多い作業から解放し、取引先への支払を期限内に確実に行うことを可能にします。 しかし、企業にとっては、規制遵守、拡張性、会計プロセスに対する強力な洞察など、他にも大きなメリットがいくつかある。
この記事では、APオートメーションに注目し、市場規模、成長性、メリット、課題、トレンド、ユースケース、ケーススタディなどの重要な要素を探る。
買掛金の自動化
市場規模
2023年の会計用RPAの市場規模は約30億ドルである。 この業界の年平均成長率は40％を下回ると予測するビジネス・アナリストもおり、2032年の市場規模は660億ドルという驚異的な数字になることを示唆している。
しかし、他のアナリストによれば、年平均成長率は10％とはるかに保守的で、将来の市場規模は2032年までに約67億ドルになるという。 この食い違いは、ソフトウェア販売と一般的なAP自動化サービスの違いとして理解できる。
買掛金自動化ツールを最も多く導入しているのはEUと北米で、アジア太平洋（APAC）は3位とそれほど離れていない。 実際、APAC市場の現在の年平均成長率は約26％で、会計プロセス自動化地域で最も急成長している。
RPAに影響を与える要因
会計成長
会計RPAソフトは増加傾向にある。 これには、会計部門全体のデジタル化の必要性など、多くの因果関係がある。 会計プロセス自動化の推進要因のいくつかを見てみよう。
#1. 高度化するRPAソフトウェア
企業が買掛金を自動化する最大の理由のひとつは、テクノロジーが高度で使い勝手の良いレベルに達したからである。 自動ボットはかなり以前から存在していた。 しかし、買掛金請求書の自動化や同様の目的で使用するには、以前はコーディングの専門知識とかなりのメンテナンスが必要だった。
ZAPTESTのようなRPAツールは、ドラッグ・アンド・ドロップ・インターフェースや光学式文字認識（OCR）ツールなど、異なるテクノロジーを融合している。 これらの機能は、経理チームが意思決定や非構造化データの使用不能といった従来のRPAの限界を克服できることを意味する。
要するに、最近、買掛金プロセスの自動化が増えている理由の1つは、RPAの価値提案が非常に強力だからである。
#2. クラウドベースの統合
クラウドサーバーもまた、過去10年間の大きな技術的変化だった。 オンプレミスのサーバーからクラウドへの移行は、ソフトウェアが遠隔地から利用可能になることを意味した。 こうした変化は、買掛金自動化ソフトウェアの黄金時代を象徴している。いくつかのSaaS型会計ツールは、企業がデータソース、携帯電話、さらにはERPツールに接続し、リアルタイムで常に最新のビジネスビューを得られるよう支援している。
APインボイスの自動化など、平凡なタスクの多くを自動化できるソフトウェアを採用するにつれ、チームは反復的な仕事から解放されたいという渇望を抱くようになった。 これらのツールの柔軟性、使いやすさ、拡張性、統合へのオープン性は、RPAへの取り組みをさらに加速させている。
#3. AIの台頭
AIツールの能力と可用性の向上は、買掛金やその他の経理業務の自動化を望む企業にとって朗報である。 RPAはすでに効率的で正確なプロセスの自動化を促進しているが、インテリジェント・ドキュメント・プロセッシングやジェネレーティブAIなどのコグニティブAIツールで補強すれば、テクノロジーの範囲は一気に広がる。
以前のRPAツールは、大量かつ反復的な手作業プロセスを自動化することを可能にしていた。 この時代は、ML主導の意思決定、高度なデータ処理、インテリジェントな請求書ルーティング、深く統合されたワークフローとタスク割り当てを可能にする。
#4. サプライチェーンマネジメント
COVID-19から猛烈なインフレ、スエズ運河やエネルギー危機まで、近年サプライチェーンがニュースから消えることはほとんどなかった。 サプライチェーンを管理し、ベンダーとの強固な関係を育むことは、成長中のテーマである。
買掛金の自動化とは、企業がサプライヤーを取り込み、請求書を処理し、迅速かつ正確に支払いを行うことを意味する。 早期支払割引とより緊密な関係の構築により、RPAは効果的に採算を取ることができる。
AP自動化のメリット
会計RPAは、企業や財務部門に大きなメリットをもたらす。 RPAが会計の世界で主力となる最も説得力のある理由をいくつか紹介しよう。
#1. アキュラシー
APインボイス・オートメーションは、その精度の高さで知られている。 手作業で行うと、請求書の支払いが重複したり、過不足が生じたり、さらには忘れたり、間違った口座に送られたりする可能性がある。 このような状況は必ずしも多くはないが、発生するとベンダーとの関係を損なう問題に発展する。
#2. 効率性
請求書処理の自動化は、生産性と効率性を追求するものである。 手作業での支払いは時間がかかり、多くのデータ入力、情報の確認、承認が必要となる。 会計RPAツールにより、チームはこれらの反復作業をデジタルワークフォースにアウトソーシングし、労働時間を解放することができる。 その結果、人間の労働者は戦略を練り、顧客との関係を築き、あるいは他の重要な仕事に集中することができる。
#3. スピード
平均請求書処理時間は、経理部門にとって不可欠な指標である。 2022 Ardent Partners State of ePayables reportによると、米国における平均請求書処理期間は約11日であった。 処理に時間がかかると、取引先の資金繰りに支障をきたし、信用を失うことにもなりかねない。
ロボット会計により、チームは請求書を取り込み、データを抽出し、承認ワークフローを自動化できる。 ベンダーとの強固な関係は不可欠であり、迅速な請求書支払いは、どのようなビジネスでも高く評価されるものである。
#4. コスト削減
支払い遅延のペナルティは、予算に不必要なコストを追加し、収益性を妨げる可能性があります。 さらに、手作業によるAP処理は人件費を意味する。 支払プロセスを自動化することで、スタッフの人件費を節約しながら、期限内に全額を確実に支払うことができます。 コスト削減が必要なら、そこから始めるのがいいだろう。
#5. 規制遵守
会計のコンプライアンスを維持することは大きな仕事だ。 業者への支払いは、税金や取引に関する規制や報告義務の対象となる。 これらのプロセスを記録しておくことは、監査や報告書、ビジネスの概要を把握するために不可欠である。 RPAツールは、財務の円滑な運営を保証し、最も良いことは、各取引の記録が常に残ることである。
#6. データに基づく洞察
RPAプロセスは、ビジネスインテリジェンスや分析ツールに入力できるデータを生成します。 この情報を分析することで、AP業務を可視化し、支出パターン、ベンダーのデータ、非効率性を浮き彫りにすることができる。 このデータを理解することで、チームは戦略を調整し、予測を立て、データに基づいた意思決定を行うことができる。 近年、MLツールが民主化され、中小企業でさえ、業務を最適化できる強力な洞察を利用できるようになった。
#7. スケーラビリティ
ビジネスの浮き沈みを経験するのは、季節限定企業だけではない。 新たな機会、マクロ経済状況、消費者需要のシフトは、購買の増加や減少を引き起こす可能性がある。 仕事量が増えれば、より多くの労働時間をAPプロセスに投資しなければならない。仕事量が減れば、休んでいるAPスタッフの人件費を支払うことになる。 RPAは、APプロセスにスケーラビリティをもたらし、成長にも縮小にも対応し、常にビジネス・ニーズに対応できるようにする。
#8. 不正行為の削減
公認不正検査士協会（ACFE）の2022年世界不正調査によると、平均的な企業は買掛金不正によって年間15万ドル以上の損失を被っている。 実際、AP犯罪の中では資産横領の後塵を拝している。 RPAによる自動化は、統制を実施し、方程式から人間を排除することで、これらの費用を削減することができる。
#9. 仕事の満足度を高める
Institute of Finance and Management (IOFM)が2022年に行った調査によると、買掛金担当者の3人に1人しか自分の立場に満足していない。 さらに、この研究によれば、会計RPAの存在は、会計プロフェッショナルの仕事満足度の主要な予測因子である。 手作業を減らすことで、スタッフは会社の目標に有意義につながる仕事を引き受け、仕事の満足度を向上させることができる。
#10. サプライヤーとの関係改善
研究論文「緊急事態における製造業者の回復力に対する関係管理の影響」（Yang, 2022）では、COVID-19の際、バイヤーとベンダーの間の強い関係が、より回復力のあるサプライチェーンをもたらしたと著者らは指摘している。 このように、サプライヤーとの強固な関係がもたらすメリットは、ベンダーを幸せにするだけにとどまらず、自社の事業運営にも影響を及ぼす可能性がある。
ロボットプロセスの使用例
会計の自動化
RPAソフトウェアには、買掛金業務におけるいくつかの強力な活用事例がある。 生産性を向上させながらコストを削減するために自動化できるタスクをいくつか紹介しよう。
インボイス処理
請求書の自動化は、AP部門におけるRPAの最も魅力的なユースケースの1つである。 チームは、請求書（紙とデジタルの両方）からデータを抽出し、発注書と照合し、承認を要求し、支払いを承認することで、請求書処理のライフサイクル全体にわたって自動化を導入することができます。
データ入力
APシステムはかなりの量のデータ入力を必要とする。 手作業は手間がかかり、人為的なミスが起こりやすい。 RPAはこれらのシステムへのデータ入力を自動化し、インテリジェント・ドキュメント・プロセッシング（IDP）のおかげで、この自動化技術は構造化されていない請求書や領収書、その他さまざまな文書を読み取ることができる。
ベンダー管理
優れたベンダー・マネジメントは、サプライ・チェーンがうまく機能し、より良い製品を生み出すことに貢献する。 しかし、物事を円滑に進めるためには多くの手作業が必要だ。 RPAはオンボーディング、コミュニケーション、メンテナンス、支払いの自動化に役立つ。
ベンダー控除
ベンダーの控除は、サプライチェーンの一部であり一部分である。 納期の遅れ、請求書の間違い、契約違反、製品の品質問題、SLAの不履行などは、支払の差し引きにつながる可能性のある状況のほんの一部にすぎない。 RPAツールは、このような問題の伝達や控除処理を自動化し、事業損失を最小限に抑え、可視化することができる。
経費管理
従業員経費報告書は、出張費、食費、その他仕事に関連する経費を記録するのに役立つ。 RPAツールは領収書を読み取り、分析し、会社のシステムにアップロードし、さらに会社のポリシーに照らし合わせて経費を検証し、承認することができる。 さらに、トランザクションを自動化することで、スタッフの経費精算にRPAを利用することもできる。
レポート作成
RPAツールは、APのパフォーマンスに関するレポートを作成するのに長けている。 ビジネス・インテリジェンスやMLツールを加えることで、チームはAPに対して高度な分析を行い、プロセスを改善・最適化することができる。
コンプライアンス
RPAは、ベンダーの申請とライセンスを管理し、請求書の承認と支払いを追跡することで、内部統制と規制遵守を支援する。 このデータは、一般的な財務報告や監査の際に不可欠である。
不正行為の検出
RPAはAPデータを監視・分析し、不正を示唆する矛盾や異常を特定することができる。 MLと組み合わせることで、チームはベンダーに対する深い洞察を得ることができ、すべてが適正であることを確認することができる。 さらに、RPAツールはリアルタイムでアラートを検知し、迅速な調査と解決を可能にする。
価格チェック
RPAは支払請求書を自動化することができるが、チームはこのテクノロジーを使って他のベンダーと価格を比較し、確実に価値を得ることができる。 スクリーン・スクレイピング技術は、設定した間隔でウェブサイトを監視し、経費を節約できる重要なデータを提供することができる。
オンボーディング
前述したように、RPAはベンダーのオンボーディングに役立つ。 しかし、AP部門内の従業員のオンボーディングをサポートすることもできる。 このプロセスには、文書やトレーニング資料、デジタル採用プラットフォーム（DAP）コンテンツへのリンク、または企業プロセスへのリンクの送信が含まれます。
会計のためのRPAケーススタディ
RPAは、自動化された売掛金と買掛金の両方を含む多くのユースケースを提供する。 しかし、買掛金の自動化がビジネスにどのような影響を与えるかを理解するためには、いくつかのケーススタディを検討する必要がある。 その中からベスト3を紹介しよう。
AP自動化のユースケース#1
英国を拠点とし、年間売上高25億ドルを超えるFTSE50にランクインするBPOおよびプロフェッショナル・サービス企業は、非常に非効率な購買から支払いまでのプロセスを抱えていた。 データの入力は、全国で約40人のスタッフが手作業で行っていた。 エラーは頻発し、プロセスは骨の折れるほど時間がかかり、承認サイクルの長期化やベンダーからの頻繁な問い合わせにつながっていた。
請求書1枚あたりの処理コストは約8ポンドで、紙の請求書に頼っていたため、支払いが遅れているという好ましくない評判が立っていた。 同社は統合基幹業務（ERP）ソリューションを導入し、買掛金処理の自動化を図った。
この企業は支払処理データを一元化し、紙の請求書を読み取って情報をデータ化する光学式文字認識（OCR）ソリューションを導入した。 そこから、RPAツールは請求書を仕分け、分類し、承認のためにルーティングすることができる。
その影響は大きかった。 請求書処理は75％削減され、1件あたり2ポンドになった。 バックオフィスのスタッフが半減し、オフサイトに移行したことで、毎年100万ポンドの経費削減が可能になった。
AP自動化のユースケース#2
ある有名な消費財メーカーは、毎年400のグローバル顧客から約1万件の請求書を受け取っていた。 各顧客は独自の請求書フォーマットを使用していたため、各請求書の処理には時間がかかり、人為的ミスが発生する可能性があった。 この企業は、時間とコストを節約し、ベンダーとの関係を改善するために、このプロセスを合理化したいと考えていた。
同社は、BPM、RPA、AI技術をミックスして提供するAP自動化企業を選んだ。 計画は、これらの多様な請求書を取り込み、データを標準化し、迅速な支払い、承認、ベンダーの監視を可能にするエンドツーエンドのAPプロセスであった。
請求書を読み取るためにOCRが導入され、RPAはビジネスルールと照らし合わせてデータをチェックし、検証のためにERPシステムにプッシュするために使用された。 さらに、RPAボットを使ってデータリッチなダッシュボードを構築し、POや請求書の例外を検出してリアルタイムで通知を提供した。
その結果、労力とプロセスの所要時間が90％削減され、コストも50％削減された。
AP自動化のユースケース#3
ある著名な多国籍メーカーは、毎年80,000件以上のベンダーの請求書を処理していた。 複数の画面とシステムがあるため、手作業によるデータ入力は時間がかかり、複雑で、ミスが起こりやすいものでした。
この企業は、プロセスを自動化できるRPA機能を備えた買掛金自動化企業を探した。 しかし、克服しなければならない複雑な問題もあった。 手始めに、すべての請求書を企業のERPソリューションと照合する必要があった。 請求書の検証は3つの異なるシステムに照らし合わせて行わなければならず、手作業で情報を抽出していた。
この組織は、請求書と一意のIDを照合するRPAソリューションを構築した。 2人とも請求書をダウンロードし、詳細を確認し、クラウドベースのウェブアプリケーションと照合して更新した。 請求書の処理時間は50％短縮され、トランザクションの精度は完璧な100％に向上した。
買掛金の課題
オートメーションの導入
AP自動化のメリットはもはや明らかであろうが、買掛金業務においてRPAの力を引き出すためにチームが取り組まなければならない課題もある。 以下が注目すべき点である。
#1. 費用
買掛金のRPAソリューションを導入するには、それなりのコストがかかる。 世界中の企業が厳しい財務環境の中で競争力を維持するために営業コストの削減を模索しており、予算は逼迫している。
投資収益率（ROI）は、C-Suiteに買掛金RPAソリューションへの投資を納得させる上で極めて重要な要素である。 しかし、この記事のケーススタディからわかるように、買掛金や売掛金の自動化ソリューションを導入すれば、すぐに元が取れます。
RPA ソフトウェアを導入するための専門知識が社内になく、トレーニング費用が心配な企業のために、ZAPTEST Enterprise には専任の ZAP エキスパートが付属しており、AP 自動化の設計と導入を支援し、経理担当者がスピードアップできるようサポートします。
#2. データ統合
経理部門は、幅広い種類のソフトウェアを使用している。 最新のERPツールを導入している企業もあれば、レガシー・ソフトウェアに手を焼いている企業もある。 データ標準、フォーマット、構造が異なるため、システムの互換性が非常に低い場合がある。 これらのツールが相互に通信できるようにするのは複雑で、高度なカスタマイズが必要になる。
ありがたいことに、RPAツールは、IDP、OCR、スクリーンスクレイピング、その他の技術により、タスクに十二分に対応している。
#3. データ・セキュリティ
AP処理は財務情報を扱うため、セキュリティも重要な検討事項である。 詐欺、データ漏洩、不正アクセスは最重要事項であり、どのようなシステムも安全策を講じて設計されなければならない。 加えて、GDPR、さらにはKYCやAMLの規制により、顧客データの保持やベンダーの合法性の確保も念頭に置く必要がある。
#4. 変更管理
手作業のAP処理から自動化システムに移行するには、激変とワークフローの大幅な見直しが必要である。 さらに、事業の中で特定の役割や個人が余剰となることもある。
チェンジ・マネジメントを成功させるには、新しい技術がどのように機能するかだけでなく、それがどのような利益をもたらすかについて、透明性を保ち、明確に伝えることが必要である。 さらに、従業員の再教育やスキルアップは、ソフトウェアに対する緊張を克服する上で大いに役立つ。
#5. ベンダーの抵抗
自分のやり方に固執してしまうのは従業員だけではない。 自動APシステムの導入は、請求書提出プロセスの変更をためらうベンダーにも迷惑をかける可能性がある。 ここでの最善策は、請求書処理の高速化がベンダーに直接どのような利益をもたらすかを説明し、さらに、彼らが乗り込めるように、彼らのスタッフに対するサポートやトレーニングを提供することだ。 クラウドベースのRPAツールが一般的になった今、ベンダーがアクセスできるポータルの作成はかつてないほど容易になっている。
会計向けRPAの動向
自動化された売掛金と買掛金の両方のRPAツールは、変化する要件と技術革新に対応して改善されている。 2024年からのAP自動化の最大のトレンドを探ってみよう。
1.より多くのAI
AIとMLは2023年の大きな話題である。 これらのツールは、RPAシステムを補強するために使用される場合、請求書処理、不正検出、さらには例外処理にも役立つ。 おそらく最も興味深いのは、データから学習し、過去のデータに基づいて最適な判断を下すこともできるコグニティブAIツールの使用だろう。
APの例外処理の進歩は特に印象的だ。 RPAボットはAIで補強すればほとんどのタスクに対応できるが、これらのプロセスは、データの欠落や不完全な請求書への調整や適応、係争中の請求書への対応、手作業による介入が必要な支払いへのフラグ付けなどが可能だ。
2.サプライヤーのオンボーディング
近年、サプライヤーのオンボーディングはより複雑になっている。 その一因として、リスクの軽減が挙げられるが、その他の要因としては、ERPシステムの利用増加や、より広範なデジタル化の流れが挙げられる。 RPAツールは、プロセスを自動化することでオンボーディングを支援し、すべての関係者にとって迅速かつ容易になる。 2023年の大きなトレンドは、サプライチェーンのボトルネックを取り除くことであり、オンボーディングの簡素化はその大きな部分を占めている。
3.早期支払いプログラムの導入
今は誰もがコストを削減しようとしている。 RPAツールは様々な方法でこのプロセスを支援するが、AP自動化で最も節約できるのは、早期支払いプログラムを最大限に活用することである。 RPAにより、APチームは請求書の検証、承認、発行をスピードアップし、ベンダーのキャッシュフローを改善するとともに、経費を数％削減することができる。 多くのサプライヤーを抱える企業にとって、その節約効果は大きい。
4.データセキュリティ
データ・セキュリティがニュースから消えることはめったにないが、2023年も同様だった。 機密性の高い財務データの保存と送信は、すべてのビジネスが真剣に取り組む必要のある懸念事項である。 漏れがあれば、評判は壊滅的なものとなり、大きな罰金につながる可能性がある。 RPAツールには、APデータのアクセス制御や暗号化またはAPIによるセキュリティの提供など、多くのサイバーセキュリティ上のメリットがある。
5.マネージドRPA
買掛金と売掛金の自動化を目的としたマネージドRPAサービスが急速に登場している。 社内でのRPAスキルの利用が限られていることに加え、AP RPAソフトウェアの計画、導入、保守をより迅速かつ費用対効果の高いものにするRPAaaSソフトウェアのメリットなど、いくつかの要因が絡んでいる。
さらに、勘定奉行向けのマネージドRPAサービスは、予測可能な月次または年次課金であるため、多くのチームに適している。
APオートメーションの未来
AI機能を備えたRPAのおかげで、APの自動化はすでにかなり未来的なものとなっている。 しかし、この技術はそれだけにとどまらない。 ここでは、10年の進歩に伴うAP自動化に関するいくつかの洞察を紹介する。
1.ハイパーオートメーション
あらゆる産業における自動化ソフトウェアは、ハイパーオートメーションへと向かっている。 十分な品質のRPAとAIツールがあれば、経理チーム全体を自動化し、予測分析に支えられた電光石火の迅速な支払いにつなげることができる。
2.カスタム会計ソフト
ジェネレーティブAI、ノーコード・ツール、コーディング・コパイロットはすべて、APソフトウェア自動化の未来を象徴している。 既製のソフトウェアが使われる余地はまだあるだろうが、経理チームは日常業務を自動化するためにカスタマイズしたツールを構築できるようになるだろう。
アプリケーションは、非常に限定的なユースケース、ワークフロー、ビジネス文化でさえも満たすことができるようになり、驚くほどの生産性を実現するパーソナライズされたツールにつながる。 ZAPTEST のような RPA ツールは、自動化をテスト自動化ソフトウェアとペアリングすることで、チームは高品質で堅牢かつ安全なカスタムツールを構築できる。
3.エンベディッドペイメント
決済を組み込んだAPソフトウェアは、今後最も興味深いソフトウェア開発のひとつとなるだろう。 会計チーム（またはボット）は、決済処理機関にトランザクションを送信する代わりに、国境や金融圏を越えて、アプリ内から即座に電子決済を開始する。
4.次のレベルの分析
AP自動化プロセスのデジタル化によってデータが生成され続けるにつれて、分析ツールはこの情報の根本的なパターンを見つけ出し、キャッシュフロー、支出パターン、ベンダーに関する深い洞察を生み出すだろう。 これらの進歩はAPに革命をもたらし、リスクの軽減と最適化につながるだろう。
最終的な感想
会計のためのRPAは、優れたベンダーとの関係や円滑なサプライチェーンから利益を得たいチームにとって不可欠なものになりつつある。 機械化すべき手作業や反復的なプロセスが多い中、AI支援RPAは、あらゆる種類の経理部門にとって、スケーラブルで柔軟かつ合理的なソリューションの構築に役立つ。
買掛金の自動化は、買掛金の自動化、コスト削減、効率化、財務パフォーマンスに関する優れた洞察の獲得を望むチームのためのエレガントなソリューションです。 不正検知や法令順守の支援も加われば、RPAが会計分野を席巻する理由は簡単だ。
