Robotizuotas procesų automatizavimas apskaitos srityje pastaraisiais metais sparčiai ir nuosekliai auga. Apskaitos programinės įrangos RPA leidžia komandoms automatizuoti mokėtinas sumas, kad išlaisvintų darbuotojus nuo rankinio, pasikartojančio ir klaidų reikalaujančio darbo ir užtikrintų, kad su tiekėjais būtų atsiskaitoma laiku. Tačiau įmonės gali pasinaudoti ir kitais svarbiais privalumais, įskaitant atitiktį teisės aktų reikalavimams, mastelio keitimą ir galingas įžvalgas apie apskaitos procesą.
Šiame straipsnyje apžvelgsime AP automatizavimą ir išnagrinėsime tokius svarbius aspektus kaip rinkos dydis, augimo potencialas, nauda, iššūkiai, tendencijos, naudojimo atvejai ir atvejų analizė.
Mokėtinų sąskaitų automatizavimas
Rinkos dydis
2023 m. apskaitos RPA rinkos dydis sieks apie 3 mlrd. dolerių. Kai kurie verslo analitikai prognozuoja, kad šios pramonės šakos metinis augimo tempas bus šiek tiek mažesnis nei 40 %, o tai reiškia, kad 2032 m. rinkos dydis sieks 66 mlrd. dolerių.
Tačiau kiti analitikai mano, kad konservatyvesnis 10 % augimo tempas ir būsimas rinkos dydis iki 2032 m. bus apie 6,7 mlrd. dolerių. Šį skirtumą galima suprasti kaip skirtumą tarp programinės įrangos pardavimo ir bendrųjų AP automatizavimo paslaugų.
ES ir Šiaurės Amerikoje yra daugiausiai sąskaitų mokėtinų sumų automatizavimo priemonių, o Azijos ir Ramiojo vandenyno regionas (APAC) neatsilieka ir užima trečiąją vietą. Iš tiesų, šiuo metu APAC rinkos CAGR yra apie 26 %, todėl ji yra sparčiausiai augantis apskaitos procesų automatizavimo regionas.
Veiksniai, darantys įtaką RPA
apskaitos augimas
Apskaitos RPA programinė įranga populiarėja. Tai lemia daugybė veiksnių, įskaitant bendrą apskaitos sektoriaus skaitmeninimo poreikį. Apžvelkime kai kuriuos iš šių apskaitos procesų automatizavimo veiksnių.
#1. Vis sudėtingesnė RPA programinė įranga
Viena iš svarbiausių priežasčių, kodėl įmonės automatizuoja mokėtinas sumas, yra ta, kad technologijos yra labai sudėtingos ir patogios naudoti. Automatiniai robotai egzistuoja jau labai seniai. Tačiau norint jas naudoti mokėtinoms sąskaitoms automatizuoti ir panašiems tikslams, anksčiau reikėjo turėti programavimo žinių ir nemažai priežiūros.
RPA įrankiai, tokie kaip ZAPTEST, sujungia įvairias technologijas, pavyzdžiui, vilkimo ir nuleidimo sąsajas ir optinio ženklų atpažinimo (OCR) įrankius. Šios funkcijos reiškia, kad apskaitos komandos gali įveikti tradicinius RPA apribojimus, tokius kaip sprendimų priėmimas ir nesugebėjimas naudoti nestruktūrizuotus duomenis.
Trumpai tariant, viena iš priežasčių, kodėl šiuo metu daugiau automatizuojame mokėtinų sumų procesus, yra ta, kad RPA vertės pasiūlymas yra labai stiprus.
#2. Debesų integracija
Debesų serveriai – dar vienas didelis technologinis pokytis per pastarąjį dešimtmetį. Perėjimas nuo vietinių serverių prie debesijos reiškė, kad programinė įranga buvo pasiekiama iš nutolusių vietovių. Šie pokyčiai tapo aukso amžiumi mokėtinų sumų automatizavimo programinėje įrangoje – kelios SaaS apskaitos priemonės padėjo įmonėms sujungti duomenų šaltinius, mobiliuosius telefonus ir net ERP įrankius, kad būtų galima gauti realiuoju laiku ir visada naujausią verslo vaizdą.
Komandos, pradėjusios naudoti programinę įrangą, kuria galima automatizuoti daugelį kasdienių užduočių, pvz., AP sąskaitų faktūrų automatizavimą, panoro išsilaisvinti nuo pasikartojančių darbų. Šių įrankių lankstumas, paprastas naudojimas, mastelio keitimas ir atvirumas integracijai dar labiau paskatino RPA plėtrą.
#3. Dirbtinio intelekto iškilimas
Didėjančios dirbtinio intelekto įrankių galimybės ir prieinamumas yra gera žinia įmonėms, norinčioms automatizuoti mokėtinas sumas ir kitą apskaitos veiklą. RPA jau dabar padeda efektyviai ir tiksliai automatizuoti procesus, tačiau, papildžius ją kognityvinio dirbtinio intelekto priemonėmis, pavyzdžiui, intelektualiuoju dokumentų apdorojimu arba generatyviuoju dirbtiniu intelektu, šios technologijos taikymo sritis sparčiai plečiasi.
Ankstesnėje RPA įrankių eroje komandos galėjo automatizuoti didelės apimties, pasikartojančius rankinius procesus. Dabartinis laikmetis leis priimti ML valdomus sprendimus, sudėtingai tvarkyti duomenis, išmaniai nukreipti sąskaitas faktūras ir giliai integruotas darbo eigas bei užduočių paskirstymą.
#4. Tiekimo grandinės valdymas
Pastaraisiais metais apie tiekimo grandines retai kada buvo pranešama – nuo COVID-19, siautėjančios infliacijos iki Sueco kanalo ir energetikos krizių. Vis dažniau kalbama apie tiekimo grandinių valdymą ir glaudžių santykių su tiekėjais palaikymą.
Mokėtinų sumų automatizavimas reiškia, kad įmonės gali greitai ir tiksliai įtraukti tiekėjus, tvarkyti sąskaitas faktūras ir siųsti mokėjimus. Ankstyvo mokėjimo nuolaidos ir glaudesnių santykių užmezgimas reiškia, kad RPA gali veiksmingai atsipirkti.
AP automatizavimo privalumai
Apskaitos RPA suteikia įmonėms ir finansų skyriams daugybę privalumų. Štai kelios svarbiausios priežastys, kodėl RPA yra apskaitos pasaulio pagrindas.
#1. Tikslumas
AP sąskaitų faktūrų automatizavimas pasižymi dideliu tikslumu. Atliekant mokėjimus rankiniu būdu, sąskaitos faktūros gali būti dubliuojamos, apmokamos per daug arba per mažai, net pamirštamos arba siunčiamos į neteisingą sąskaitą. Nors tokios situacijos nebūtinai yra labai dažnos, kai jos pasitaiko, kyla problemų, kurios gali pakenkti pardavėjų santykiams.
#2. Efektyvumas
Sąskaitų faktūrų apdorojimo automatizavimas – tai produktyvumas ir efektyvumas. Mokėjimai rankiniu būdu užima daug laiko, reikia įvesti daug duomenų, patikrinti informaciją ir patvirtinti. Buhalterinės apskaitos RPA įrankiai leidžia komandoms perduoti šias pasikartojančias užduotis skaitmeninei darbo jėgai ir atlaisvinti darbo valandas. Galutinis rezultatas – darbuotojai gali dirbti su strategijomis ir kurti santykius su klientais arba imtis kitų svarbių užduočių.
#3. Greitis
Vidutinė sąskaitų faktūrų tvarkymo trukmė yra labai svarbus apskaitos skyriaus rodiklis. Remiantis 2022 m.” Ardent Partners” e. mokėjimų ataskaitos „State of ePayables” duomenimis, vidutinė sąskaitų faktūrų tvarkymo trukmė JAV buvo beveik 11 dienų. Ilgo apdorojimo laiko pasekmės gali būti pinigų srautų problemos tiekėjams ir net pasitikėjimo praradimas.
Robotizuota apskaita leidžia komandoms fiksuoti sąskaitas faktūras, išgauti duomenis ir automatizuoti patvirtinimo darbo eigą. Tvirti santykiai su tiekėjais yra labai svarbūs, o greitas sąskaitų faktūrų apmokėjimas – tai, ką vertina kiekviena įmonė.
#4. Mažesnės išlaidos
Dėl baudų už pavėluotus mokėjimus jūsų biudžetą papildys nereikalingos išlaidos, kurios gali sumažinti jūsų pelningumą. Be to, rankinis AP apdorojimas reiškia darbo sąnaudas. Automatizuodami mokėtinų sumų procesus galite užtikrinti, kad atsiskaitysite laiku ir visiškai, ir kartu sutaupyti lėšų darbuotojams. Jei reikia mažinti išlaidas, tai gera pradžia.
#5. Atitiktis teisės aktams
Užtikrinti, kad jūsų sąskaitos atitiktų reikalavimus, yra didelis darbas. Pardavėjų mokėjimams taikomi su mokesčiais ir sandoriais susiję reglamentai ir ataskaitų teikimo reikalavimai. Šių procesų registravimas yra būtinas auditui, ataskaitoms ir verslo apžvalgai. RPA įrankiai užtikrina sklandų jūsų finansų tvarkymą, o geriausia tai, kad visada turite kiekvieno sandorio įrašą.
#6. Duomenimis pagrįstos įžvalgos
RPA proceso metu gaunami duomenys, kuriuos galite įtraukti į verslo žvalgybos ar analizės įrankius. Sukaupus šią informaciją, galima matyti savo AP operacijas ir išryškinti išlaidų modelius, pardavėjų duomenis ir bet kokius neefektyvumo atvejus. Šių duomenų supratimas padeda komandoms koreguoti strategijas, rengti prognozes ir priimti duomenimis pagrįstus sprendimus. Kadangi pastaraisiais metais ML įrankiai tapo demokratiški, net MVĮ gali naudotis galingomis įžvalgomis, kurios gali optimizuoti jų veiklą.
#7. Mastelio keitimas
Sezoninės įmonės nėra vienintelės įmonės, kurios patiria verslo pakilimus ir nuosmukius. Naujos galimybės, makroekonominės sąlygos ir vartotojų paklausos pokyčiai gali padidinti arba sumažinti pirkimą. Jei darbo krūvis didėja, į AP procesą reikia investuoti daugiau darbo valandų; jei jis mažėja, mokate už AP darbuotojus, kurie nedirba. RPA suteikia AP procesui mastelį, kuris auga arba mažėja kartu su jumis ir užtikrina, kad visada reaguosite į verslo poreikius.
#8. Sumažinti sukčiavimą
Sertifikuotų sukčiavimo tyrėjų asociacijos (ACFE) 2022 m. pasaulinio sukčiavimo tyrimo duomenimis, vidutinė įmonė per metus dėl sukčiavimo mokėtinų sumų srityje praranda daugiau nei 150 000 JAV dolerių. Iš tiesų, pagal AP nusikaltimų skaičių jis nusileidžia tik turto pasisavinimui. RPA automatizavimas gali sumažinti šias išlaidas, nes įgyvendina kontrolės priemones ir pašalina žmones iš lygties.
#9. Padidinkite pasitenkinimą darbu
Finansų ir vadybos instituto (IOFM) 2022 m. apklausos duomenimis, tik 1 iš 3 mokėtinų sumų specialistų yra labai patenkintas savo pareigomis. Be to, pagal šį tyrimą apskaitos RPA buvimas yra pagrindinis apskaitos specialistų pasitenkinimą darbu prognozuojantis veiksnys. Sumažinus rankinių užduočių skaičių, darbuotojai gali imtis užduočių, kurios prasmingai siejasi su įmonės tikslais ir padeda didinti pasitenkinimą darbu.
#10. Geresni santykiai su tiekėjais
Moksliniame straipsnyje ” Santykių valdymo poveikis gamintojų atsparumui ekstremaliose situacijose ” (Yang, 2022) autoriai pažymi, kad COVID-19 metu tvirti pirkėjų ir pardavėjų santykiai lėmė didesnį tiekimo grandinių atsparumą. Tvirti santykiai su tiekėjais duoda naudos ne tik laimingesniems pardavėjams, bet ir gali turėti įtakos jūsų pačių verslo veiklai.
Robotizuotų procesų naudojimo atvejai
Apskaitos automatizavimas
RPA programinė įranga turi keletą galingų panaudojimo atvejų mokėtinų sumų srityje. Štai keletas užduočių, kurias galite automatizuoti, kad sumažintumėte išlaidas ir padidintumėte našumą.
Sąskaitų faktūrų tvarkymas
Sąskaitų faktūrų automatizavimas yra vienas iš patraukliausių RPA naudojimo atvejų AP skyriuje. Komandos gali automatizuoti visą sąskaitų faktūrų tvarkymo ciklą, išgaudamos duomenis iš sąskaitų faktūrų (tiek popierinių, tiek skaitmeninių), sulygindamos jas su pirkimo užsakymais, prašydamos patvirtinimo ir autorizuodamos mokėjimus.
Duomenų įvedimas
AP sistemose reikia įvesti nemažai duomenų. Rankinis procesas yra sunkus ir linkęs į žmogiškąsias klaidas. RPA automatizuoja duomenų įvedimą į šias sistemas, o dėl išmaniojo dokumentų apdorojimo (IDP) ši automatizavimo technologija gali skaityti nestruktūrizuotas sąskaitas faktūras, kvitus ir įvairius kitus dokumentus.
Pardavėjų valdymas
Geras tiekėjų valdymas padeda užtikrinti gerai veikiančias tiekimo grandines ir geresnius produktus. Tačiau norint užtikrinti sklandų darbą, reikia atlikti daug rankinio darbo. RPA gali padėti automatizuoti įdarbinimą, bendravimą, priežiūrą ir mokėjimus.
Pardavėjo atskaitymai
Pardavėjų atskaitymai yra neatsiejama tiekimo grandinės dalis. Vėluojantys pristatymai, sąskaitų faktūrų klaidos, sutarčių pažeidimai, produktų kokybės problemos ir SLA nesilaikymas – tai tik keletas situacijų, dėl kurių gali būti išskaičiuoti mokėjimai. RPA įrankiai gali automatizuoti pranešimą apie šias problemas ir atskaitymų apdorojimą, užtikrindami, kad verslo nuostoliai būtų kuo mažesni ir matomi.
Išlaidų valdymas
Darbuotojų išlaidų ataskaitos padeda stebėti kelionių, maisto ir kitas su darbu susijusias išlaidas. RPA įrankiai gali skaityti ir analizuoti kvitus, įkelti juos į įmonės sistemas ir net patikrinti bei patvirtinti išlaidas pagal įmonės politiką. Be to, RPA taip pat galite naudoti darbuotojų išlaidoms kompensuoti automatizuojant operacijas.
Ataskaitų generavimas
RPA įrankiai geba kurti AP veiklos ataskaitas. Naudodamos verslo žvalgybos arba ML įrankius, komandos gali atlikti labai sudėtingą AP analizę ir tobulinti bei optimizuoti savo procesus.
Atitiktis
RPA padeda užtikrinti vidaus kontrolę ir atitiktį teisės aktų reikalavimams, nes tvarko tiekėjų paraiškas ir licencijas, stebi sąskaitų faktūrų patvirtinimus ir mokėjimus. Šie duomenys yra būtini bendrai finansinei atskaitomybei arba audito atveju.
Sukčiavimo aptikimas
RPA gali stebėti ir analizuoti AP duomenis ir nustatyti neatitikimus bei anomalijas, leidžiančias įtarti sukčiavimą. Sujungus su ML, komandos gali gauti išsamią įžvalgą apie pardavėjus ir užtikrinti, kad viskas būtų teisinga. Be to, RPA įrankiai gali realiuoju laiku siųsti įspėjimus, kad būtų užtikrintas greitas tyrimas ir sprendimas.
Kainos tikrinimas
Nors RPA gali automatizuoti mokėtinų sąskaitų faktūrų išrašymą, komandos taip pat gali naudoti šią technologiją, kad patikrintų kainas su kitais pardavėjais ir įsitikintų, kad gauna vertę. Ekrano nuskaitymo technika gali nustatytais intervalais stebėti svetaines ir pateikti svarbių duomenų, kurie gali padėti sutaupyti išlaidų.
Įdarbinimas
Kaip jau minėjome, RPA padeda įdarbinti pardavėjus. Tačiau ji taip pat gali padėti AP skyriaus darbuotojams įsidarbinti. Šis procesas apima dokumentų ir mokymo medžiagos, nuorodų į skaitmeninės diegimo platformos (DAP) turinį arba nuorodų į įmonės procesus siuntimą.
Apskaitos RPA atvejų analizė
RPA galima naudoti daugeliu atvejų, įskaitant automatizuotą gautinų ir mokėtinų sumų apskaitą. Tačiau, norėdami iš tikrųjų suprasti, kaip mokėtinų sumų automatizavimas veikia verslą, turime išnagrinėti keletą atvejų. Pateikiame tris geriausius.
AP automatizavimo naudojimo atvejis Nr. 1
Jungtinėje Karalystėje įsikūrusi FTSE 50 BPO ir profesionalių paslaugų bendrovė, kurios metinės pajamos viršija 2,5 mlrd. dolerių, vykdė labai neefektyvų pirkimo ir apmokėjimo procesą. Duomenis rankiniu būdu įvedinėjo apie 40 darbuotojų visoje šalyje. Dažnai pasitaikydavo klaidų, o procesas buvo labai lėtas, todėl užsitęsdavo tvirtinimo ciklai ir pardavėjai dažnai teikdavo užklausas.
Vienos apdorotos sąskaitos faktūros kaina siekė apie 8 svarus sterlingų, o dėl to, kad buvo naudojamasi popierinėmis sąskaitomis faktūromis, įmonė užsitarnavo nepageidaujamą reputaciją dėl vėluojančių mokėjimų. Įmonė įdiegė įmonės išteklių planavimo (ERP) sprendimą ir siekė automatizuoti mokėtinų sumų procesą.
Įmonė centralizavo mokėjimų apdorojimo duomenis ir įdiegė optinio ženklų atpažinimo (OCR) sprendimą, skirtą popierinėms sąskaitoms faktūroms skaityti ir informacijai paversti duomenimis. Tada RPA įrankiai galėtų rūšiuoti, klasifikuoti ir nukreipti sąskaitas faktūras patvirtinimui.
Poveikis buvo didelis. Sąskaitų faktūrų tvarkymas sumažėjo 75 % – iki 2 svarų sterlingų už sąskaitą faktūrą. Perpus sumažinus užpakalinio biuro darbuotojų skaičių ir perkėlus juos į kitą vietą, buvo sutaupyta 1 mln. svarų sterlingų per metus, o įmonė galėjo apdoroti daugiau kaip 400 000 sąskaitų faktūrų per metus.
AP automatizavimo naudojimo atvejis Nr. 2
Gerai žinoma plataus vartojimo prekių bendrovė kasmet gaudavo apie 10 tūkst. sąskaitų faktūrų iš 400 pasaulinių klientų. Kiekvienas klientas naudojo savo sąskaitos faktūros formatą, todėl kiekvienos sąskaitos apdorojimas užimdavo daug laiko ir buvo susijęs su žmogiškosiomis klaidomis. Įmonė norėjo supaprastinti šį procesą, kad sutaupytų laiko ir pinigų bei pagerintų santykius su tiekėjais.
Jie pasirinko AP automatizavimo įmonę, kuri teikia BPM, RPA ir dirbtinio intelekto technologijų derinį, kad padėtų atlikti šią užduotį. Buvo planuojama sukurti kompleksinį AP procesą, kuris galėtų priimti šias įvairias sąskaitas faktūras ir standartizuoti duomenis, kad būtų galima greitai atlikti mokėjimus, patvirtinti ir prižiūrėti pardavėjus.
Sąskaitoms faktūroms nuskaityti buvo įdiegta OCR, o RPA buvo naudojama duomenims patikrinti pagal verslo taisykles ir perduoti į ERP sistemą, kad jie būtų patvirtinti. Be to, RPA robotai buvo naudojami duomenų turtingoms informacinėms lentelėms kurti, kad būtų galima aptikti PO ir sąskaitų faktūrų išimtis ir teikti pranešimus realiuoju laiku.
Rezultatai buvo stulbinantys: 90 proc. sutrumpėjo pastangos ir proceso apyvartos laikas, be to, 50 proc. sumažėjo sąnaudos.
AP automatizavimo naudojimo atvejis Nr. 3
Žymus tarptautinis gamintojas kasmet apdorodavo daugiau kaip 80 000 pardavėjų sąskaitų faktūrų. Naudojant kelis ekranus ir sistemas, rankinis duomenų įvedimas užimdavo daug laiko, buvo sudėtingas ir susijęs su klaidomis.
Įmonė ieškojo sąskaitų mokėtinų sumų automatizavimo įmonės su RPA funkcijomis, kuri galėtų automatizuoti procesą. Tačiau reikėjo įveikti tam tikrus sunkumus. Pirmiausia visas sąskaitas faktūras reikėjo patikrinti pagal įmonės ERP sprendimą. Sąskaitas faktūras reikėjo tikrinti trijose skirtingose sistemose, o informaciją surinkti rankiniu būdu.
Organizacija sukūrė RPA sprendimą, skirtą sąskaitoms faktūroms patvirtinti pagal unikalius ID. Jie abu atsisiųsdavo sąskaitas faktūras, patvirtindavo jų duomenis ir atnaujindavo juos debesijos žiniatinklio programoje. Sąskaitų faktūrų apdorojimo laikas sutrumpėjo 50 %, o operacijų tikslumas išaugo iki 100 %.
Mokėtinų sąskaitų iššūkiai
Automatikos diegimas
Nors AP automatizavimo privalumai turėtų būti akivaizdūs, yra ir tam tikrų iššūkių, su kuriais komandos turi susidoroti, norėdamos išnaudoti RPA galimybes mokėtinų sumų srityje. Štai kelios sritys, į kurias reikėtų atkreipti dėmesį.
#1. Išlaidos
Įdiegus RPA sprendimą mokėtinoms sumoms, patiriama tam tikrų išlaidų. Kadangi įmonės visame pasaulyje siekia sumažinti veiklos sąnaudas, kad išliktų konkurencingos sunkiomis finansinėmis sąlygomis, biudžetai patiria spaudimą.
Investicijų grąža (ROI) yra labai svarbi dalis įtikinant vadovybę investuoti į sąskaitų apmokėjimo RPA sprendimus. Tačiau, kaip matote iš šiame straipsnyje pateiktų atvejų tyrimų, įdiegus mokėtinų arba gautinų sumų automatizavimo sprendimą, jis gali greitai atsipirkti.
Įmonėms, kurioms trūksta vidinės patirties diegiant RPA programinę įrangą ir kurios nerimauja dėl mokymų išlaidų, ZAPTEST Enterprise turi specialų ZAP ekspertą, kuris gali padėti kurti ir diegti jūsų AP automatizavimo sistemą ir padėti apskaitos darbuotojams įsisavinti programinę įrangą.
#2. Duomenų integracija
Apskaitos skyriai naudoja įvairią programinę įrangą. Kai kuriose įmonėse įdiegtos naujausios ERP priemonės, o kitos vargsta naudodamos senesnę programinę įrangą. Sistemos gali būti labai nesuderinamos dėl skirtingų duomenų standartų, formatų ir struktūrų. Užtikrinti šių įrankių tarpusavio ryšį gali būti sudėtinga ir reikalauti aukšto lygio pritaikymo.
Laimei, RPA įrankiai yra daugiau nei tinkami šiai užduočiai dėl IDP, OCR, ekrano nuskaitymo ir kitų technologijų.
#3. Duomenų saugumas
Saugumas yra dar vienas svarbus aspektas, nes AP apdorojimas susijęs su finansine informacija. Sukčiavimas, duomenų saugumo pažeidimai ir neteisėta prieiga yra svarbiausi dalykai, todėl bet kuri sistema turi būti sukurta taikant apsaugos priemones. Be to, dėl BDAR ir net KYC bei AML taisyklių reikia nepamiršti saugoti klientų duomenis ir užtikrinti, kad pardavėjai būtų teisėti.
#4. Pokyčių valdymas
Perėjimas nuo rankinio AP apdorojimo prie automatizuotų sistemų reikalauja sukrėtimų ir esminio darbo eigos permąstymo. Be to, tai gali būti susiję su tam tikrų pareigų ar asmenų atleidimu iš darbo.
Sėkmingam pokyčių valdymui būtinas skaidrumas ir aiškus informavimas ne tik apie tai, kaip nauja technologija veiks, bet ir apie jos teikiamą naudą. Be to, darbuotojų perkvalifikavimas ar kvalifikacijos kėlimas gali padėti įveikti įtampą dėl programinės įrangos.
#5. Pardavėjo atsparumas
Ne tik jūsų darbuotojai gali užsisklęsti. Automatinės AP sistemos diegimas taip pat gali sukelti nepatogumų tiekėjams, kurie nesiryžta keisti savo sąskaitų faktūrų pateikimo proceso. Šiuo atveju geriausia paaiškinti, kokią tiesioginę naudą pardavėjui suteiks greitesnis sąskaitų faktūrų tvarkymas, ir netgi pasiūlyti pagalbą ar mokymus jo darbuotojams, kad jie galėtų įsidarbinti. Dabar, kai RPA įrankiai, pagrįsti debesijos technologija, yra įprasti, sukurti portalą, kuriuo galėtų naudotis pardavėjai, dar niekada nebuvo taip paprasta.
RPA tendencijos apskaitos srityje
RPA įrankiai, skirti automatizuotoms gautinoms ir mokėtinoms sumoms, tobulinami atsižvelgiant į kintančius reikalavimus ir technologines naujoves. Panagrinėkime kai kurias svarbiausias 2024 m. AP automatizavimo tendencijas.
1. Daugiau dirbtinio intelekto
2023 m. dirbtinis intelektas ir ML buvo pagrindinė 2023 m. istorija. Šios priemonės, naudojamos RPA sistemoms papildyti, gali padėti apdoroti sąskaitas faktūras, nustatyti sukčiavimo atvejus ir net tvarkyti išimtis. Bene įdomiausia dalis – kognityvinio dirbtinio intelekto įrankiai, kurie gali mokytis iš duomenų ir net priimti optimalius sprendimus, pagrįstus istoriniais duomenimis.
Ypač įspūdinga pažanga AP išimčių tvarkymo srityje. Nors RPA robotai, papildyti dirbtiniu intelektu, gali atlikti daugumą užduočių, šie procesai gali prisitaikyti ir prisitaikyti prie sąskaitų faktūrų, kuriose trūksta duomenų arba jie neišsamūs, spręsti ginčytinų sąskaitų faktūrų klausimus arba pažymėti mokėjimus, kuriuos reikia atlikti rankiniu būdu.
2. Tiekėjų įtraukimas į rinką
Pastaraisiais metais tiekėjų įsidarbinimas tapo sudėtingesnis. Iš dalies tai susiję su rizikos mažinimu, tačiau kiti veiksniai – dažnesnis ERP sistemų naudojimas ir platesnė skaitmeninimo tendencija. RPA įrankiai padeda įdarbinti darbuotojus, nes automatizuoja procesą, todėl jis tampa greitesnis ir paprastesnis visoms šalims. Didelė 2023 m. tendencija – šalinti tiekimo grandinės kliūtis, o paprastesnis įdarbinimas yra svarbi to dalis.
3. Ankstyvo mokėjimo programų taikymas
Šiuo metu visi stengiasi mažinti išlaidas. Nors RPA įrankiai padeda šį procesą atlikti keliais skirtingais būdais, vieni geriausių AP automatizavimo sutaupymų gaunami visapusiškai pasinaudojus išankstinių mokėjimų programomis. RPA leidžia AP komandoms pagreitinti sąskaitų faktūrų patvirtinimą, tvirtinimą ir išrašymą, taip pagerinant pardavėjų pinigų srautus ir sumažinant jų išlaidas keliais procentais. Daug tiekėjų turinčios įmonės gali sutaupyti daug lėšų.
4. Duomenų saugumas
Duomenų saugumas retai būna ne naujiena, o 2023 m. buvo ne kitaip. Neskelbtinų finansinių duomenų saugojimas ir perdavimas – tai problema, į kurią kiekviena įmonė turi žiūrėti rimtai. Bet koks informacijos nutekėjimas gali būti pražūtingas reputacijai ir užtraukti dideles baudas. RPA įrankiai turi daug kibernetinio saugumo privalumų, įskaitant prieigos prie AP duomenų kontrolę ir saugumą naudojant šifravimą arba API.
5. Valdoma RPA
Sparčiai atsiranda valdomų RPA paslaugų, skirtų mokėtinoms ir gautinoms sumoms automatizuoti. Tai susiję su keliais veiksniais, įskaitant ribotas galimybes patiems darbuotojams įgyti RPA įgūdžių, taip pat RPAaaS programinės įrangos privalumus, dėl kurių AP RPA programinės įrangos planavimas, diegimas ir priežiūra yra greitesni ir ekonomiškesni.
Be to, administruojamų RPA paslaugų, susijusių su mokėtinomis sumomis, mėnesinis ar metinis mokestis yra nuspėjamas, o tai tinka daugeliui komandų.
AP automatizavimo ateitis
Dėl RPA su dirbtinio intelekto galimybėmis AP automatizavimas jau atrodo gana futuristinis. Tačiau technologijos tuo nesibaigs. Pateikiame keletą įžvalgų apie AP automatizavimą dešimtmečio eigoje.
1. Hiperautomatizacija
Automatizavimo programinė įranga kiekvienoje pramonės šakoje pereina prie hiperautomatizavimo. Naudojant pakankamai kokybiškus RPA ir dirbtinio intelekto įrankius, būtų galima automatizuoti ištisas apskaitos komandas, o tai leistų atlikti žaibiškus mokėjimus, paremtus prognozuojama analitika.
2. Individualizuota apskaitos programinė įranga
Generatyvinis dirbtinis intelektas, įrankiai be kodo ir kodavimo kopilotai – visa tai yra AP programinės įrangos automatizavimo ateitis. Nors vis dar bus galima naudoti nestandartinę programinę įrangą, apskaitos komandos galės susikurti pritaikytas priemones, kurios padės automatizuoti kasdienes užduotis.
Programos galės atitikti net pačius minimaliausius naudojimo atvejus, darbo eigą ir verslo kultūrą, todėl bus sukurtos individualizuotos priemonės, galinčios užtikrinti įspūdingą produktyvumą. RPA įrankiai, tokie kaip ZAPTEST, sujungia automatizavimą su testavimo automatizavimo programine įranga, todėl komandos gali kurti aukštos kokybės, patikimus ir saugius pasirinktinius įrankius.
3. Įterptieji mokėjimai
AP programinė įranga su integruotais mokėjimais bus vienas iš įdomiausių ateities programinės įrangos pokyčių. Užuot siuntę operacijas mokėjimo procesoriams, apskaitos komandos (arba robotai) iš programėlės inicijuos momentinius elektroninius mokėjimus, kurie bus atliekami tarpvalstybiniu mastu ir finansinėse zonose.
4. Naujo lygio analitika
Skaitmeninant AP automatizavimo procesą ir toliau kaupiami duomenys, todėl analitikos įrankiai padės rasti pagrindinius šablonus šioje informacijoje ir gauti gilių įžvalgų apie pinigų srautus, išlaidų modelius ir pardavėjus. Ši pažanga iš esmės pakeis AP ir padės sumažinti riziką bei padidinti optimizavimą.
Galutinės mintys
Apskaitai skirta RPA tampa būtina komandoms, kurios nori pasinaudoti puikiais santykiais su tiekėjais ir sklandžiomis tiekimo grandinėmis. Kadangi reikia mechanizuoti daugybę rankinių ir pasikartojančių procesų, dirbtinio intelekto palaikoma RPA gali padėti sukurti keičiamo dydžio, lanksčius ir supaprastintus sprendimus bet kokio pobūdžio apskaitos skyriams.
Sąskaitų mokėtinų sumų automatizavimas yra elegantiškas sprendimas komandoms, kurios nori automatizuoti mokėtinas sumas, sutaupyti pinigų, tapti efektyvesnės ir gauti puikių įžvalgų apie savo finansinius rezultatus. Pridėkite sukčiavimo aptikimą ir pagalbą užtikrinant atitiktį teisės aktų reikalavimams, ir nesunku suprasti, kodėl RPA perima buhalterinės apskaitos sritį.
