A
recent rapport van Research Nester
suggereert dat in 2024 tweederde van de beheertaken geautomatiseerd zal zijn. Robotic Process Automation (RPA) is een zeer veelzijdige softwareoplossing die een belangrijke rol zal spelen in deze transformatie van de bedrijfswereld.
Bedrijven van elk slag kunnen RPA gebruiken om een gevarieerde mix van processen, applicaties en activiteiten te automatiseren, met tastbare voordelen zoals tijd- en geldbesparing, verhoging van de productiviteit en tevredenheid van werknemers.
Dit artikel belicht enkele van de beste manieren waarop teams gebruik kunnen maken van
RPA
kunnen gebruiken om de efficiëntie te verhogen, kosten te verlagen en nieuwe productiviteitsniveaus te ontsluiten.
10 handmatige bedrijfsprocessen, applicaties,
en operaties mogelijk gemaakt door RPA
De markt voor Robotic Process Automation groeit razendsnel. Afhankelijk van welke bron je gelooft, wordt de samengestelde jaarlijkse groei (CAGR) van de sector voor de komende zeven jaar voorspeld tussen
20%
naar
40%
.
Het is duidelijk dat bedrijfsleiders RPA-investeringen zien als een belangrijk onderdeel van hun digitale transformatiestrategieën. Vooruitstrevende bedrijven omarmen
hyperautomatisering
zal RPA vrijwel universeel worden ingevoerd.
Teams die deze software gebruiken zullen een voorsprong hebben op hun concurrenten omdat RPA in staat zal zijn om activiteiten af te handelen zoals gegevensinvoer, factuur- en betalingsverwerking, klantenservice, het inwerken van werknemers en nog veel meer.
Hier volgt een overzicht van enkele taken die deze technologie kan automatiseren, zodat bedrijven hun middelen verstandiger kunnen inzetten.
#1. Gegevensinvoer
Data Entry is een essentiële bedrijfsfunctie in het digitale tijdperk. Toch is het ook een van de meest repetitieve en vervelende handmatige processen. Het heeft ook te lijden onder een hoog percentage menselijke fouten. Automatisering is heel zinvol voor bedrijven die veel gegevens beheren.
RPA zal operaties kunnen uitvoeren zoals:
- Gegevens uit verschillende bronnen halen, waaronder software van derden
- Menselijke fouten minimaliseren en ervoor zorgen dat de gegevenskwaliteit en -integriteit op orde zijn
- De gegevensinvoerprocessen versnellen
- Gegevens extraheren en opschonen om ervoor te zorgen dat ze goed gestructureerd zijn voor gecentraliseerde databases
In het laatste
digital.gov jaarverslag van 2022
suggereerde de organisatie dat het de federale overheid had geholpen om ongeveer 1,5 miljoen werkuren te verminderen door RPA te gebruiken.
Eén casestudy uit het rapport laat zien hoe het Naval Supply System Command (NAVSUP) RPA gebruikte om de waarde en efficiëntie van zijn missie te verhogen om vervuiling en gevaarlijke stoffen als gevolg van zijn maritieme operaties te verminderen.
RPA stelde de organisatie met name in staat om de handmatige invoer van gegevens in de Enterprise Resource Planning (ERP)-tool van de marine te verminderen. De geautomatiseerde processen omvatten het lezen en vastleggen van gegevens uit een webapplicatie en het verzenden ervan naar hun ERP. De NAVSUP tech lead suggereert dat het invoeren van RPA de training heeft teruggebracht van dagen of weken naar slechts enkele minuten. In totaal heeft het proces meer dan 6000 uur handmatig werk per jaar bespaard.
Je kunt hier meer lezen over het project.
#2. Verwerking retourzending
Zoals iedereen met een e-commercebedrijf weet, is het verwerken van retourzendingen een tijdrovende klus.
Het gemiddelde retourpercentage voor e-commerce platforms ligt op 18,1%.
terwijl andere schattingen suggereren dat dit cijfer dichter bij 30% ligt. Retouren verwerken is een van die taken die geen waarde toevoegt aan het orderboek. Als dit echter niet efficiënt gebeurt, kan dit de reputatie van een bedrijf schaden en resulteren in klantenverlies.
Het verwerken van een aangifte bevat verschillende handmatige stappen. RPA zal operaties kunnen uitvoeren zoals:
- Lezen en extraheren van informatie uit de communicatie van de klant en deze toevoegen aan het retouropdrachtsysteem.
- Retourzendingen beheren door de klanten te antwoorden, verzendlabels te versturen en de retourzending te traceren
- Retourzendingen of omruilingen coördineren door transacties te autoriseren en accounts bij te werken
- Communiceren met de klant tijdens elke stap van het traject, updates en tijdlijnen geven
Een solide retourbeleid is belangrijk. Shippo, een Amerikaans platform voor de integratie van verzendsoftware, deelde de resultaten van een
recent onderzoek
waaruit blijkt dat meer dan acht op de tien klanten het retourbeleid van een bedrijf lezen voordat ze goederen kopen, en bijna de helft zal voor een andere leverancier kiezen als het beleid hen niet bevalt.
Het automatiseren van het retourbeleid is transformatief voor drukke e-commerce activiteiten, omdat het personeel zich kan richten op taken die inkomsten en klantenbinding genereren.
#3. Onboarding
De waarde van solide onboarding-ervaringen is de afgelopen jaren erg duidelijk geworden. Het inwerken van gebruikers krijgt de meeste aandacht vanwege het effect op de bedrijfsresultaten. Het inwerken van werknemers en externe leveranciers zijn echter cruciale processen die ook aandacht verdienen. Bedrijven krijgen één kans om een eerste indruk te maken en als ze die goed doen, is dat een belangrijke voorspeller van sterke en duurzame relaties.
Bij onboarding komen echter veel bewegende delen kijken. Enkele van de handmatige processen zijn:
- Formulieren invullen
- Verzamelen en verwerken van gegevens
- Documenten en contracten lezen en voorbereiden
- Achtergrondcontroles
- Communicatie heen en weer
De resulterende wirwar van taken is een administratieve last die de activiteiten kan vertragen. Automatisering van onboarding heeft verschillende voordelen, waaronder:
- Meer transparantie via analytics
- Verbeterde coördinatie tussen afdelingen
- Lagere kosten
- Risicobeperking en vertragingen
- Verhoogde naleving
Hoewel er elementen van onboarding zijn die een persoonlijk tintje vereisen, kunnen veel stappen worden geautomatiseerd.
Enkele casestudies
laten zien hoe HR-afdelingen 2000 werkuren per jaar hebben bespaard en de inwerktijd met meer dan 80% hebben verkort.
#4. Rapport genereren
Het genereren van rapporten is cruciaal voor de meeste bedrijven. Het helpt het management om op de hoogte te blijven van trends binnen het bedrijf en om datagestuurde beslissingen te nemen. Het verzamelen van al die gegevens op één plek kan echter erg tijdrovend zijn.
Een van de grote uitdagingen bij rapportage is de frequentie. Afhankelijk van de organisatie of het doel kunnen rapporten dagelijks, wekelijks of maandelijks nodig zijn. In veel scenario’s zijn ze op aanvraag nodig. Het verzamelen van alle gegevens uit verschillende bronnen kan een aanzienlijke hoeveelheid coördinatie vereisen, waarbij vaak informatie uit ongelijksoortige en ongestructureerde gegevensbronnen wordt gehaald.
RPA stelt bedrijfsprofessionals in HR, Finance, Marketing of verschillende andere afdelingen in staat om snel informatie uit een groot aantal bronnen te verzamelen. Bots kunnen worden getraind om gegevens te verzamelen uit e-mails, spreadsheets, databases en allerlei andere toepassingen. Door deze taken in te stellen voor specifieke intervallen kun je veel werk uit het rapportageproces halen.
Verslaggeving gaat over veel meer dan het opsommen van feiten en cijfers. Hoewel de betrokken statistieken duidelijk essentieel zijn, ligt hun echte waarde in het genereren van waardevolle inzichten. In veel opzichten maakt dit hen tot een klassieke RPA use case, omdat de technologie werknemers uitbreidt en hen helpt beter werk te leveren.
RPA maakt een efficiënte werkverdeling mogelijk die resources maximaliseert. Bots kunnen snel gegevens verzamelen uit een groot aantal bronnen, terwijl menselijke medewerkers de gegevens kunnen contextualiseren en begrijpen. Bedrijven kunnen elke week of maand uren besparen, wat snel oploopt. Het is een perfect huwelijk tussen de efficiëntie van bots en menselijke creativiteit.
#5. KYC- en AML-compliance
Know Your Customer (KYC) verplichtingen hebben invloed op veel verschillende bedrijven. Banken en financiële instellingen, kredietverstrekkers, FinTechs, wedkantoren, makelaars en meer zijn verplicht om klantgegevens en -documenten te verzamelen en te beheren om te voldoen aan de anti-witwasregelgeving (AML).
Nogmaals, deze verplichtingen voegen geen inkomsten toe aan de orderportefeuille. Maar niet-naleving schaadt bedrijven in de vorm van boetes en reputatieschade. Eenvoudig gezegd zijn deze taken ideale kandidaten voor automatisering.
RPA zal operaties kunnen uitvoeren zoals:
- Lezen en analyseren van klantgegevens en documenten
- Klantgegevens valideren
- Klantgegevens verzamelen en screenen
- Risicobeoordelingen uitvoeren
- Communicatie met klanten
City Union Bank (CUB),
een toonaangevende Zuid-Indiase bank, automatisering geïmplementeerd voor KYC en het openen van rekeningen.
.
RPA ingeschakeld:
- 66% minder arbeid
- Een 7x snellere rekeningopening
- Sterk gereduceerde foutpercentages
Over het geheel genomen zijn dit uitstekende resultaten die duidelijk maken hoe RPA bedrijven kan helpen zich te ontwikkelen.
#6. Salarisautomatisering
Loonadministratie is tijdrovend voor bedrijven van elke omvang. Grote bedrijven hebben een aanzienlijke hoeveelheid personeel om te betalen, terwijl kleinere bedrijven niet altijd het budget hebben voor specifiek payrollpersoneel.
Er zijn verschillende redenen waarom salarisverwerking een uitstekende kandidaat is voor RPA. Om te beginnen zijn er veel regelgebaseerde taken bij betrokken. In feite valt veel van het werk in de categorie gegevensverwerking. Handmatige salarisverwerking omvat het verzamelen van gegevens, onkostendeclaraties, belastingberekeningen, voordelen en andere complexiteiten.
De voordelen van RPA voor loonautomatisering zijn onder andere hogere snelheid, nauwkeurigheid, kostenbesparing en striktere naleving van de regelgeving. A
casestudy van een grote horecagroep
toont het potentieel van RPA voor payroll: ze verlaagden hun kosten voor payrollverwerking met ongeveer 90%, wat een besparing van $200.000 per jaar oplevert.
#7. Marketing
De recente moeilijke economische omstandigheden hebben bedrijfsleiders gedwongen om bezuinigingen te onderzoeken. Zoals altijd behoren marketingafdelingen tot de eerste afdelingen die de kou van de economische vertraging voelen. Inkomstengeneratieteams krijgen de opdracht om “meer te doen met minder”, wat een uitdagende taak is in de huidige omgeving.
De kosten voor klantenwerving (CAC) zijn de afgelopen jaren uit de hand gelopen. Het vinden van nieuwe klanten is voor sommige bedrijven zo concurrerend geworden dat het de algehele winstgevendheid belemmert. RPA kan marketingteams helpen door veel repetitieve en tijdrovende taken te automatiseren die te maken hebben met het genereren van inkomsten.
In een marketingcontext zal RPA taken kunnen uitvoeren zoals:
- Bereikcampagnes automatiseren via sms, e-mail en sociale media
- PPC-advertenties bieden op Google en Facebook Ads
- A/B-testen voor advertenties om maximale effectiviteit van advertenties te garanderen
- SEO-rapporten uitvoeren voor zoekwoorden en campagne-effectiviteit
- Leads scoren en kwalificeren
Automatisering is zelfs zo effectief voor marketing dat er de afgelopen jaren veel speciale software is ontwikkeld om deze taak uit te voeren. Een nadeel is dat sommige van deze tools duur zijn of een deel van het advertentiebudget vereisen, maar zonder een ijzersterke garantie op resultaten. Met RPA-tools kunnen bedrijven hun eigen versies van deze machines bouwen die passen bij hun doelstellingen en softwarestacks.
#8. Kredietcontroles
Kredietcontroles zijn een essentieel onderdeel van due diligence. Hoewel het beschermen van je bedrijf een eerste prioriteit zou moeten zijn, verzuimen veel teams om hier werk van te maken. Als gevolg daarvan betalen ze er later voor.
Er zijn verschillende scenario’s waarin bedrijven kredietcontroles moeten uitvoeren. Bijvoorbeeld bij het accepteren van nieuwe klanten, leveranciers of werknemers. Bovendien maken kredietcontroles ook deel uit van de algemene compliance bij het aannemen van nieuwe leveranciers.
Geautomatiseerde kredietcontroles hebben op verschillende manieren voordelen voor bedrijven. Om te beginnen zijn ze snel, wat de besluitvormingstijden voor bedrijven enorm verbetert. Maar daar houden de voordelen niet op. Het verwijderen van mensen uit de vergelijking heeft andere voordelen, zoals het verminderen van mogelijke vooroordelen tegen loanees en het verlagen van de bijbehorende arbeidskosten.
RPA stelt bedrijven in staat om in te loggen op werksystemen, gegevens te verzamelen, deze te vergelijken met kredietrapportagebureaus, relevante informatie te verzamelen en binnen enkele minuten een rapport op te stellen. Teams kunnen het zelfs in hun workflows inbouwen, zodat het proces wordt geactiveerd zonder menselijke tussenkomst.
#9. Prijsmonitoring en vergelijkingen
Bedrijven kunnen op verschillende fronten met elkaar concurreren. Ze kunnen zich onderscheiden van hun rivalen op basis van de kwaliteit van hun goederen of diensten of door ondersteuning of gemak op een hoger niveau te bieden. Maar je kunt er niet omheen dat de prijs een enorme factor is voor consumenten.
In overvolle markten is prijs een concurrentievoordeel. In het bijzonder is dynamische prijsstelling een belangrijk hulpmiddel in snelbewegende en volumineuze markten. Het monitoren van concurrenten om te zien hoe zij hun aanbiedingen aanpassen, brengt echter veel handmatig werk met zich mee. Bovendien is het een taak die veel aandacht vereist.
Door gebruik te maken van RPA kunnen teams websites van concurrenten doorzoeken en veranderende prijzen noteren. Als het bedrijfsdoel is om onder of binnen een bepaald bereik van de aanbiedingen van concurrenten te blijven, kunnen teams hun prijzen automatiseren om te stijgen en dalen met hun concurrenten. Het hoeft niet eens te gaan om real-time veranderingen; het kan ook gaan om ervoor te zorgen dat CRM-systemen voortdurend up-to-date zijn, zodat verkoopteams altijd de beste informatie hebben om hen te helpen deals te sluiten.
Inkopers kunnen RPA ook gebruiken om de prijs van grondstoffen te controleren. Door bepaalde parameters in te stellen, kunnen ze goederen beveiligen tegen gunstige tarieven en zo onnoemelijk veel geld besparen.
#10. Planning en tracering van verzendingen
Hoewel expeditie en logistiek een belangrijke rol spelen in de algemene trend naar digitalisering, is er nog verrassend veel handmatig werk in de planning en tracking van deze bedrijven. Met zoveel verschillende leveranciers, elk met hun eigen portals, kan het coördineren van de verzending en het controleren van de ontvangst van goederen veel tijd in beslag nemen.
RPA kan handelingen afhandelen zoals:
- De snelste of voordeligste verzendroutes vinden
- Orders en betalingen verwerken
- Communiceren met software voor magazijn- of voorraadbeheer
- Leveringen traceren en een volledige audit geven
- Updates communiceren via communicatieplatforms
- Facturen aanmaken
Automatisering, of het nu gaat om softwaretests, RPA of andere, kan retailers, e-commerce winkels of externe bezorgbedrijven helpen bij het implementeren van een meer klantgerichte benadering van logistiek. Het verminderen van handmatige werkuren die worden besteed aan verzendingsaanvragen kan de bedrijfskosten aanzienlijk verlagen en er tegelijkertijd voor zorgen dat klanten het serviceniveau krijgen dat ze eisen.
