Efficiëntie, kostenbesparingen en medewerkerstevredenheid staan hoog op de agenda van moderne bedrijfsleiders. Robotic Process Automation (RPA) biedt een overtuigende oplossing voor alle drie de problemen, naast diverse andere krachtige zakelijke voordelen.
In dit artikel wordt onderzocht wat RPA betekent, hoe het werkt en welke opwindende voordelen de technologie biedt voor moderne bedrijven.
Wat is RPA? Een overzicht
RPA staat voor Robotic Process Automation. Voordat we ingaan op wat RPA betekent, is het de moeite waard om de technologie op hoog niveau te bekijken door de term op te splitsen in zijn samenstellende delen.
1. Robotisch:
De softwarebots die bedrijfsprocessen uitvoeren via instructies in computerscripts.
2. Proces:
De specifieke bedrijfstaak die bedrijven willen automatiseren. Bijvoorbeeld een bestand uploaden, informatie uit een e-mail halen, financiële transacties, enz.
3. Automatisering:
Processen die gemechaniseerd zijn of zonder handmatige/menselijke tussenkomst worden uitgevoerd.
Het samenvoegen van deze drie concepten kan gebruikers helpen RPA te definiëren. Het is een technologie die software gebruikt robotica naar automatiseren bedrijf processen die mensen gewoonlijk uitvoeren.
Deze definitie van automatisering van robotica is een redelijk begin. Om RPA en het aanzienlijke potentieel ervan volledig te begrijpen, is echter een diepere duik nodig. Die geven we hieronder.
Wat is robotische procesautomatisering (RPA)?
RPA staat voor Robotic Process Automation. Het concept is een overkoepelende term voor een opkomende reeks technologieën die traditionele interacties tussen mens en computer vervangen door geautomatiseerde processen.
Anders gezegd, mensen voeren veel repetitieve computerondersteunde taken uit in traditionele werkomgevingen. Maar gewapend met duidelijk in kaart gebrachte instructies kan RPA software deze taken nabootsen. Dit automatiseringsproces vermindert de druk op menselijke operators.
Robotic Process Automation gebruikt robots, maar niet het soort dat je in een roman van Philip K Dick vindt. In plaats daarvan maakt de technologie gebruik van software “bots”. Deze softwarerobots kunnen leren om een reeks gestructureerde en repetitieve handmatige computertaken na te doen, zoals formulieren invullen, bestanden overbrengen en gegevens manipuleren.
In de paper getiteld
Robotisering van processen
(van der Aalst, 2018) spreekt de auteur over “inside-out” en “outside-in” benaderingen om informatiesystemen te verbeteren. In typische scenario’s (inside-out) vereist het efficiënter maken van systemen het herschrijven of upgraden van software. RPA daarentegen verbetert systemen en workflows zonder de softwarestack te veranderen. Het is kosteneffectief, eenvoudig te implementeren en er zijn geen zeer technische teams nodig om uitstekende bedrijfsresultaten te behalen.
RPA houdt het midden tussen een handmatig en een volledig geautomatiseerd systeem. Door regelgebaseerde workflows te gebruiken, kunnen bots veel interacties tussen mens en computer nabootsen. In tegenstelling tot een volledig geautomatiseerd systeem vervangt de software menselijke input echter niet volledig. Afhankelijk van het bedrijf in kwestie kan RPA slechts een klein maar essentieel onderdeel van de algemene bedrijfsprocessen verzorgen.
Dankzij computervisietechnologie kunnen RPA-bots interageren met software-GUI’s zoals mensen dat doen. Met RPA kunnen robots specifieke taken “bekijken” en leren om ze na te doen. Dit proces breidt zich uit naar taken tussen verschillende applicaties, dankzij het gebruik van toepassingsverwerkingsinterfaces (API’s).
Bots worden niet beperkt door werktijden of vermoeidheid. Ze zijn ook niet onderhevig aan menselijke fouten. Hierdoor kunnen ze 24/7 met ongelooflijke nauwkeurigheid werken tegen een fractie van de kosten van handmatige medewerkers.
Naast voordelen op het gebied van efficiëntie en productiviteit helpt RPA ook de aard van het werk te veranderen. Bevrijd van alledaagse en repetitieve taken kunnen menselijke werknemers hun creativiteit de vrije loop laten en zich bezighouden met zinvoller, waardegedreven werk.
1. Wat is procesautomatisering?
Procesautomatisering, ook bekend als automatisering van bedrijfsprocessen (BPA), verwijst naar elke situatie waarin technologie complexe, afdelingsoverschrijdende bedrijfsfuncties of workflows stroomlijnt. In die zin is BPA een brede term die workfloworkestratie, intelligente documentverwerking en het gebruik van AI en ML omvat om bedrijfsprocessen efficiënter en sneller te maken en een hogere doorvoer en besluitvorming mogelijk te maken.
RPA kan deel uitmaken van een uitgebreidere BPA-strategie. Hoewel er veel kruisbestuiving is, beschrijven de twee termen verschillende dingen.
1. Automatisering van bedrijfsprocessen:
BPA houdt zich bezig met end-to-end efficiëntie in een bedrijf. Bedrijven moeten investeren in uitgebreide planning, IT en technische ondersteuning en complexe systeemintegraties of revisies.
2. Robotisering van processen:
RPA daarentegen richt zich op het automatiseren van discrete en gestructureerde taken. Het implementeren van deze systemen is goedkoop en snel. De software is meestal no-code of low-code, wat betekent dat niet-technische teams de technologie kunnen instellen.
2. Wat is robotische procesautomatisering (RPA) in eenvoudige bewoordingen?
CTO’s, CIO’s en technisch personeel zullen RPA intuïtief begrijpen. Maar als het op de directiekamer aankomt, moeten ze vragen als “Waar staat RPA voor?” of “Wat betekent RPA?” in eenvoudige en gemakkelijk te begrijpen bewoordingen kunnen beantwoorden.
Een kamer vol niet-technische mensen vertellen dat RPA Robotic Process Automation betekent, kan leiden tot een zee van verwarde gezichten. Leren om deze ideeën in lekentaal over te brengen zou tot betere resultaten moeten leiden. Hier is een definitie van automatisering van robotprocessen die iedereen kan begrijpen.
Eenvoudige definitie van automatisering van robotprocessen
Traditionele kantoorworkflows omvatten een reeks back-office taken. Werknemers moeten bijvoorbeeld spreadsheets handmatig bijwerken, gegevens uit e-mails halen of informatie koppelen tussen verschillende softwaretoepassingen en databases.
Deze workflows kunnen repetitieve en arbeidsintensieve taken omvatten. Elk van deze taken is op zich klein. Maar in een week, maand of jaar kost het veel tijd en moeite. De grote vraag die werkgevers zich moeten stellen is of deze taken de vaardigheden en capaciteiten van hun personeel het best benutten.
Het uitbesteden van deze taken is om verschillende redenen de meest optimale handelswijze: kosten, veiligheid, naleving van regelgeving en zelfs werktevredenheid van werknemers. Software robots zijn perfect voor deze taken. Door op regels gebaseerde instructies te volgen, kunnen ze veel van deze handmatige taken sneller, efficiënter en nauwkeuriger uitvoeren.
In zijn eenvoudigste vorm betekent RPA dat een machine de opdracht krijgt om logische, stapsgewijze taken uit te voeren die mensen traditioneel uitvoeren.
RPA marktvooruitzichten
Robotisering van processen is een snelgroeiende markt. Experts schatten de waarde van de industrie vandaag de dag op meer dan 3 miljard dollar. Prognoses suggereren echter dat de RPA-ruimte ongeveer 11,3% in 2028. Deze cijfers wijzen op een duizelingwekkende samengestelde jaarlijkse groei van bijna 30%, wat gunstig afsteekt bij snelgroeiende industrieën zoals AI.
Naarmate de industrie volwassener wordt en meer bedrijven melden dat RPA hen ongeveer
75% aan kosten besparen
kunnen we verwachten dat het gebruik van RPA zal toenemen. In de komende jaren zal automatisering veranderen van een zakelijk voordeel in een regelrechte noodzaak.
Wat RPA betekent voor moderne werknemers
Workflow automatisering is geen nieuw concept. Digitale transformatie heeft de afgelopen jaren echter zelfs de meest traditionele “pen en papier” industrieën geraakt. Met software kunnen bedrijven van alle groottes hun output maximaliseren. RPA-tools zullen een enorme rol spelen in deze digitale initiatieven.
Recente krantenkoppen over transformerende of ontwrichtende automatiseringstechnologie zoals AI en RPA focussen sterk op technologie die banen vervangt. Hoewel deze angsten begrijpelijk zijn, begrijpen ze de rol van RPA verkeerd.
De echte waarde van RPA ligt in zijn potentieel om menselijke werknemers te helpen en te vergroten. In plaats van te verzanden in ondergeschikte taken, kunnen mensen hun productiviteit naar een hoger niveau tillen. RPA vult menselijke werknemers aan, waardoor ze kunnen innoveren en waardevollere bijdragen kunnen leveren.
Wie helpt RPA?
RPA is een ontwrichtende technologie. De verstoringen zijn echter grotendeels positief voor elke speler in de bedrijfswereld.
1. Werkgevers:
Werkgevers kunnen profiteren van RPA door kosten te besparen, de productiviteit te verhogen en het beste uit hun bestaande personeel te halen.
2. Werknemers:
RPA bevrijdt werknemers van alledaagse taken en stelt hen in staat om werk te doen waarvoor algemene intelligentie, creativiteit, probleemoplossing en nog veel meer nodig is.
3. Klanten:
Klanten winnen bij RPA dankzij snellere service, meer nauwkeurigheid en, in sommige gevallen, scherpere prijzen omdat werkgevers kostenbesparingen doorberekenen.
Hoe werkt RPA?
Hoewel het lezen van definities van wat RPA betekent nuttig is, moet je om de technologie volledig te begrijpen een kijkje onder de motorkap nemen. RPA gebruikt een mix van verschillende technologieën om verschillende taken te mechaniseren. Enkele van deze hulpmiddelen zijn:
1. Computervisie:
Een technologie die grafische gebruikersinterfaces (GUI’s) interpreteert om te reageren op verschillende elementen op het scherm, databases, spreadsheets, communicatieplatforms en toepassingen. Deze tools kunnen ook de interactie tussen mensen en applicaties bekijken, zodat ze taken kunnen leren.
2. API’s:
Application Programming Interface (API) is software waarmee twee of meer computerprogramma’s kunnen interfacen en gegevens kunnen delen. RPA software gebruikt deze interfaces om taken uit te voeren waarbij gegevens tussen programma’s worden uitgewisseld.
3. Automatisering:
RPA maakt per definitie gebruik van automatisering om stapsgewijze taken uit te voeren. Deze op regels gebaseerde instructies gebruiken if/then/else-commando’s zodat de bots weten hoe ze hun taken moeten uitvoeren.
4. Componenten slepen en neerzetten:
Veel RPA-tools maken gebruik van drag-and-drop componenten die gericht zijn op GUI-elementen en de robots vertellen welke stappen ze moeten gebruiken voor elke taak. Elke RPA-oplossing werkt op zijn eigen manier. De technologie werkt echter over het algemeen door het begrijpen van front-end applicaties op een desktop, vergelijkbaar met een menselijke werknemer. Twee populaire benaderingen zijn:
4. 1 Procesregistratie:
De RPA software kijkt naar een menselijke interface met de computer en registreert de stappen die nodig zijn om een bepaalde taak uit te voeren.
4.2 Gecontroleerde gebruikersinterfaces:
Mensen kunnen RPA-software gebruiken om if/then/else-kaarten te maken met behulp van drag-and-drop-elementen of eenvoudige opdrachten. Met deze aanpak kunnen gebruikers hun RPA bots de opdracht geven om te communiceren met back-end applicaties.
Is RPA-software geen code?
No-code en low-code tools behoren tot de meest opwindende ontwikkelingen in de softwarewereld van de afgelopen jaren. Deze technologie heeft softwareontwikkeling mogelijk gemaakt voor teams zonder technische codeercapaciteiten, waardoor ze snelle en eenvoudige workflows kunnen implementeren.
Terwijl veel RPA-tools op de markt low-code zijn,
ZAPTEST’s
de mogelijkheden van ZAPTEST, zodat iedereen kan profiteren van workflowautomatisering, ongeacht zijn of haar technische vaardigheden.
Voordelen van RPA
Geen enkel artikel dat de vraag “Wat is RPA?” beantwoordt, zou compleet zijn zonder een lijst met voordelen voor bedrijven die deze flexibele software gebruiken. Hier zijn enkele voordelen van RPA.
1. Productiviteit:
Software bots werken de klok rond en voeren processen razendsnel uit in vergelijking met handarbeiders.
2. Toegankelijkheid:
RPA tools zijn low-code of no-code. Deze functies maken automatisering
toegankelijk voor iedereen.
3. Lage kosten:
Vergeleken met andere automatiseringsopties biedt RPA ongelooflijk veel waar voor je geld.
4. Hoge ROI:
RPA is goedkoop te implementeren en bespaart bedrijven geld. Daardoor hebben ze een hoge ROI.
5. Eenvoudige implementatie:
RPA tools zijn niet-invasief. Implementatie vereist geen significante revisie van de software-infrastructuur.
6. Naleving:
Bots kunnen gevoelige of vertrouwelijke gegevens verwerken, waardoor het risico op fraude of datalekken afneemt.
7. Hoge nauwkeurigheid:
Menselijke fouten kosten bedrijven geld en reputatieschade. RPA voert gegevensoverdrachten en rapporten met maximale precisie uit.
8. Betrokkenheid van werknemers:
Investeren in RPA betekent dat werknemers verlost worden van repetitief handmatig werk, wat leidt tot meer betrokkenheid en werktevredenheid.
9. Schaalbaarheid:
RPA kan zich aanpassen aan een grotere vraag. Bedrijven besparen kosten door outsourcing of tijdelijk personeel en verhogen tegelijkertijd de klanttevredenheid.
Waar wordt automatisering van robotprocessen het best voor gebruikt?
Flexibiliteit is een van de meest aantrekkelijke voordelen van RPA. Veel industrieën, van financiën tot volksgezondheid, maken gebruik van de technologie. Een belangrijke factor voor de toepassing op verschillende vertices is dat teams het kunnen gebruiken voor de meeste taken op het gebied van softwaregebruikersinterfaces.
RPA is een uitstekende oplossing voor een breed scala aan bedrijfsprocessen. Het is essentieel voor teams die de voordelen van automatisering willen benutten om te begrijpen welke handmatige taken ze kunnen uitvoeren.
Het is echter niet omdat je een taak kunt automatiseren dat je dat ook altijd moet doen. Hier is een handige checklist die bedrijven kunnen gebruiken om te bepalen of een taak geschikt is voor robotische procesautomatisering.
Checklist geschiktheid RPA
1. Trekker
RPA-taken zijn gebaseerd op regels. Daarom hebben ze iets nodig om in actie te komen. RPA gebruikt if/then/else-acties, dus het voldoen aan een bepaalde voorwaarde moet de trigger zijn.
Voorbeeld:
ALS er een factuur per e-mail binnenkomt, DAN moet je de gegevens scrapen en bijwerken in je database.
2. Ingangen en uitgangen wissen
Elke RPA-taak moet een duidelijke input en output hebben. Ze hebben een actieve gegevensbron nodig en een plaats om informatie naartoe te sturen zodra ze de gewenste actie hebben uitgevoerd.
Voorbeeld:
Een werknemer voltooit een online training (input), dus deze gegevens worden geregistreerd (output) naar de HR-tool van het bedrijf.
3. Op regels gebaseerd
Computerscripts hebben goed gedefinieerde instructies nodig om te kunnen worden uitgevoerd. Elke taak die een bedrijf wil automatiseren, moet dus bestaan uit een reeks eenvoudige stappen.
Voorbeeld:
Een wervingsteam ontvangt veel cv’s. De RPA scant deze PDF’s op bepaalde kwalificaties of trefwoorden, stuurt cv’s door die aan de opgegeven voorwaarden voldoen en verwijdert degene die dat niet doen.
4. Hoog volume
Een van de meest overtuigende voordelen van RPA is nauwkeurigheid en efficiëntie. Je kunt deze voordelen echter alleen ontgrendelen met regelmatig terugkerende taken.
Voorbeeld:
Een drukke e-commerce site moet honderden bestellingen per uur verwerken. RPA-tools kunnen deze orders verwerken en pickinformatie doorsturen naar magazijnmedewerkers en factuurinformatie naar de financiële afdeling.
Als een handmatige taak aan deze vier voorwaarden voldoet, is het een uitstekende kandidaat voor RPA. Welke bedrijfstakken kunnen profiteren van RPA? Elke branche met back-office activiteiten waarbij repetitieve UI-taken een rol spelen, kan aanzienlijk profiteren van RPA. CEO’s en besluitvormers stellen misschien vragen als “Wat is RPA?”, maar wat ze echt willen weten is welke waarde het kan hebben voor hun bedrijf.
Hier zijn enkele van de sectoren die zullen profiteren van de toepassing van RPA.
1. Financiën
Banken en financiële instellingen verwerken elke dag ongelooflijk veel transacties. Ze hebben veilige, snelle en nauwkeurige verwerking nodig, precies wat RPA biedt. Enkele taken die RPA binnen het bankwezen kan automatiseren zijn:
- Crediteuren en vorderingen
- Account openen en sluiten
- Vragen van de klantenservice
- Naleving en audits
- Kredietacceptatie
- Fraudedetectie
- Grootboek
- Verwerking van leningen
2. Verzekering
Verzekeringen is een ander voorbeeld van een sector die vastloopt met handmatige taken. Met de hevige concurrentie is het vinden van manieren om processen te automatiseren en kosten te verlagen een enorme prioriteit. Enkele verzekeringsprocessen die RPA oplost zijn:
- Verwerking beroepsprocedures
- Schadeafhandeling
- Naleving
- Vragen van de klantenservice
- Inwerken van klanten
- Gegevensverzameling
- Rapport genereren
- Underwriting
3. Boekhouding
Boekhoud- en auditkantoren hebben dagelijks te maken met enorme hoeveelheden gegevens. Hoewel een deel van deze informatie menselijk toezicht vereist, is het merendeel een perfecte kandidaat voor automatisering. Enkele boekhoud- en audittaken die RPA kan uitvoeren zijn:
- Gegevensverzameling
- Gegevens opschonen
- Projectcontroles
- Afstemming
- Rapport genereren
- Risicobeoordelingen
4. Detailhandel
De detailhandel is de afgelopen jaren steeds digitaler geworden. Krappe marges en stijgende kosten betekenen echter dat verdere efficiëntieverbeteringen cruciaal zijn voor gezonde winstmarges. Dit is hoe RPA retailbedrijven zou kunnen helpen:
- Boekhouding (vorderingen, schulden, afstemming, enz.)
- Klantenondersteuning voor het volgen van bestellingen of vragen
- Prognose van de vraag
- Productcategorisatie
- Prijsvergelijkingen van concurrenten
- Inventarisatie en bewaking van de toeleveringsketen
- Marketing- en reclameanalyse
5. Productie
Productie- en productontwikkelingsbedrijven kunnen ook profiteren van RPA. Deze industrieën zijn voortdurend op zoek naar het leveren van kwaliteitsproducten tegen lagere kosten en met een snelle doorlooptijd. RPA kan op de volgende manieren helpen:
- Klantenservice
- Naleving
- Gegevensanalyse en migratie
- Productie-analyse
- Supply chains en logistieke analyse
Natuurlijk zijn dit maar een paar van de toonaangevende industrieën die profiteren van RPA. Raadpleeg voor een uitgebreidere lijst onze Complete gids voor robotische procesautomatisering.
Moderne problemen die RPA oplost
De post-COVID bedrijfswereld staat voor verschillende unieke uitdagingen. Inflatie, stijgende rentetarieven, minder kapitaal en de veranderende aard van werk hebben geleid tot unieke uitdagingen. RPA helpt bedrijven een aantal van deze problemen aan te pakken.
1. Behoud van werknemers
Het behouden van werknemers is een veelbesproken onderwerp. Hoewel er verschillende factoren zijn voor bedrijven die hun beste talent willen behouden, is werktevredenheid een van de belangrijkste. Net als bij het testen van software, RPA-tools kunnen repetitieve en alledaagse taken overnemen. Dit proces stelt werknemers in staat om creatiever, bevredigender en waardegerichter te werken.
2. Overname van werknemers
Werknemers werven en behouden is een cruciaal punt voor moderne bedrijven. Het vinden van en concurreren om toptalent is een behoorlijke kopzorg voor wervingsteams.
Het gebruik van RPA-tools helpt de druk te verlichten door workflows te automatiseren en de afhankelijkheid van menselijk kapitaal te verminderen. Het gebruik van deze tools kan banen ook aantrekkelijker maken.
3. Verminderde economische activiteit
De crisis rond de kosten van levensonderhoud en de inflatie hebben het bedrijfsleven pijn gedaan. Rentestijgingen hebben de hoeveelheid beschikbaar kapitaal verminderd. Bedrijven staan onder druk om “meer te doen met minder”.
RPA tools zijn een perfecte oplossing voor moeilijke economische tijden. Ze stellen teams in staat om een maximale productiviteit uit hun personeel te halen en een grotere ROI op hun totale investeringen te realiseren.
4. Schaalbaarheid
Veel mensen verwarren schaal met groei. Deze termen verwijzen echter naar verschillende stadia. Groei betekent nieuwe activiteiten toevoegen terwijl bronnen toevoegen. Schalen, aan de andere kant, verwijst naar het toevoegen van business, maar zonder resources toe te voegen.
Het gebruik van RPA-tools kan teams helpen om te schalen door meer waarde uit elke medewerker te halen. Door bepaalde taken te automatiseren, kan de productiviteit van werknemers toenemen, waardoor bedrijven kunnen opschalen en hun winstgevendheid verhogen.
De toekomst van automatisering van robotprocessen
De toekomst van RPA is rooskleurig. Hoewel het momenteel het best gebruikt kan worden voor eenvoudige, stapsgewijze taken, zal de compatibiliteit met tools voor machinaal leren en kunstmatige intelligentie nieuwe grenzen openen.
Naarmate diepe neurale netwerken beter worden, kunnen bedrijven ze gebruiken in combinatie met RPA-tools om complexere workflows en automatiseringsprocessen te creëren. Bovendien kunnen teams RPA-tools combineren met verschillende andere opkomende technologieën in een proces dat Gartner omschrijft als hyperautomatisering .
Waar past RPA binnen de context van hyperautomatisering?
Hyperautomatisering beschrijft een reeks processen die de automatisering in het hele bedrijf willen maximaliseren. Het gaat om een mix van verschillende technologieën, zoals Artificial Intelligence (AI), Machine Learning (ML), tools voor business process management (BPM), Integration platform as a service (iPaaS) en natuurlijk RPA.
Maar hoewel RPA een onderdeel is van de algehele hyperautomatiseringsaanpak, is het essentieel om de beperkingen van de technologie te begrijpen. RPA wordt het best gebruikt voor meer eenvoudige taken, terwijl hyperautomatisering zoveel mogelijk processen wil automatiseren.
Laatste gedachten: Wat is RPA (Robotic Process Automation)?
RPA is een krachtige en ontwrichtende technologie. CIO’s en CTO’s moeten echter antwoord kunnen geven op de vraag “wat is robotische procesautomatisering (RPA)?” om buy-in te krijgen op directieniveau.
Zoals hierboven beschreven, stelt RPA-software bedrijven in staat om computerprocessen te automatiseren die gewoonlijk door handarbeiders worden uitgevoerd. De software gebruikt if/then/else instructies om deze alledaagse taken uit te voeren, maar met een ongelofelijke snelheid en nauwkeurigheid.
De toepassingen en voordelen van deze technologie zijn enorm. Het kan de productiviteit verhogen, geld besparen, voldoen aan strenge wet- en regelgeving en de betrokkenheid van werknemers vergroten.
Misschien wel het meest overtuigende voordeel van RPA-tools is hun gemakkelijke adoptie. In plaats van legacy software te vervangen of dure implementatie- of integratieprojecten uit te voeren, werkt RPA-software out of the box. Omdat ze geen code bevatten, zijn ze ook perfect voor niet-technische teams.
