I følge 2023 Intelligent Automation Spend & Trends Report planlegger 54 % av virksomhetene å investere i RPA i år. Med 42 % av respondentene som antyder at de allerede har investert i RPA, er det rimelig å si at selskaper over hele verden våkner opp til de betydelige fordelene med automatisering. Denne utbredte adopsjonen gir mye mening; hvilken organisasjon vil ikke redusere kostnader, øke produktiviteten og ha mer fornøyde ansatte?
Men selv om fordelene med RPA kan være krystallklare, er veien til automatisering ofte mindre godt forstått. RPA-livssyklusen har mange fallgruver, men du kan enkelt unngå dem ved å bruke en fornuftig strategi. Vellykket RPA-implementering starter med nøye vurdering og planlegging før du går videre til et strengt program for testing, distribusjon og vedlikehold.
Følg disse ti robotprosessautomatiseringstrinnene for å sikre at implementeringen din går så smidig som mulig. Denne guiden tar deg hele veien fra ideen til å slippe løs din første RPA-prosess.
Hva er RPA-livssyklusen?
Livssyklusen for robotprosessautomatisering beskriver de ulike trinnene som kreves for å designe, bygge og utføre en RPA-prosess. Det er nok av livlig og sunn debatt om hvilke RPA-livssyklusfaser du trenger for en vellykket implementering. Den beste tenkningen på saken har imidlertid noen få stadier til felles, for eksempel evaluering, testing, måling og vedlikehold. Som sådan trekker RPA-livssyklusen på mange av de beste praksisene som brukes i generell programvareutvikling.
Her presenterer vi ti kritiske RPA-stadier som vil gi prosjektet ditt den beste sjansen for å lykkes.
#1. Etabler dine mål
Enhver god RPA-livssyklus begynner med å etablere klare mål. I følge Standish-gruppen, mindre enn 30 % av IT-prosjektene blir levert vellykket. Det er mange årsaker til disse dystre tallene, inkludert dårlig planlegging, endrede krav og mangel på samordning blant teammedlemmer. Mangel på konkrete mål er imidlertid en av de mest skadelige årsakene til feil for IT-prosjekter.
Alle forretningsprosjekter eller kampanjer trenger eksplisitte mål. De hjelper deg å holde fokus og lar deg sette veldefinerte og målbare mål å jobbe mot. Så før du vurderer de spesifikke RPA-prosessene du ønsker å automatisere, må du skissere hvorfor du går denne veien.
Definer hva du ønsker å oppnå med prosessen. Typiske RPA-mål inkluderer, men er ikke begrenset til, noen av følgende:
- Å redusere kostnadene
- Øker produktiviteten
- Øke ansattes tilfredshet og oppbevaring
- Blir mer konkurransedyktig
- Oppnå digital transformasjon
Uansett hva motivasjonen din er, sørg for at du tydelig definerer målene dine før du går videre til trinnene for robotprosessautomatisering nedenfor.
Hvis du trenger hjelp til å skrive ut målene dine, bruk SMART-akronymet. Alle mål skal være:
- S spesifikk
- M ålbar
- En overkommelig
- R elevant
- T iebundet
La oss utforske hvordan du kan bruke SMART-rammeverket på et RPA-prosjekt.
Eksempelprosjekt
Et e-handelsnettsted ønsker å bygge et prissammenligningsverktøy for konkurrenter, slik at de alltid tilbyr de laveste prisene.
Spesifikk:
En RPA-bot vil skrape data fra bestemte nettsteder med 1-times intervaller, strukturere informasjonen i en database og justere prisene på selskapets nettsted for å sikre at de er like konkurransedyktige som sine rivaler. Denne automatiseringen vil erstatte en eksisterende forretningsprosess som bruker fire menneskelige arbeidere til å gjøre jobben.
Målbar:
Prosjektet vil bli ansett som vellykket når de fire menneskelige arbeiderne ikke lenger manuelt sjekker og justerer prisene på nettsidene.
Oppnåelig:
Automatiseringen kan oppnås ved å implementere en RPA-løsning som kan inspisere sider, trekke ut prisdata og eksportere den til en tabell. RPA-løsningene må også integreres i Content Management System og ha tillatelse til å oppdatere og publisere de nye dataene.
Aktuell:
Å gå fra manuelle til automatiserte arbeidsflyter vil spare timene til fire ansattes medlemmer, og dermed støtte organisasjonens mål om å redusere personalkostnader.
Tidsbestemt:
Dette prosjektet bør oppnås innen de neste tre månedene. Hastighet på implementering er viktig, noe som er en annen faktor for hvorfor RPA er den beste kandidaten for jobben.
#2. Identifiser RPA-prosesskandidatene
Deretter går vi videre til en av de viktigste RPA-stadiene: å identifisere prosessene du ønsker å automatisere. I forrige RPA-livssyklusstadium skisserte du målene dine. Disse målene bør informere om hvilke oppgaver du identifiserer som kandidater for RPA.
La oss si at målet ditt er å spare tid på lønnsbehandling. I løpet av denne fasen av RPA-utviklingslivssyklusen bryter du ned alle prosessene som er involvert i å kjøre lønnen din. Deretter bestemmer du hvilke stadier som fortsatt krever manuell intervensjon og hvilke som er egnet for en RPA-prosess.
På samme måte, hvis medarbeidertilfredshet er målet ditt, må du revidere dine eksisterende arbeidsflyter og identifisere repeterende og dagligdagse oppgaver som opptar arbeidstakerens tid.
Når du utfører denne forskningen, vil du få en følelse av hvor mange arbeidstimer eller andre ressurser du kan spare gjennom RPA-implementering. Husk at for at RPA skal lønne seg, må oppgavene og prosessene du automatiserer ha et høyt nok volum.
Eksempel prosess
Et rederi rammes hardt av omsetning av ansatte. Problemet er å skade produktiviteten og kundeservicenivået. En intern undersøkelse avslører at medarbeidertilfredsheten er lav på grunn av høye mengder repeterende arbeid, for eksempel jakt og oppdatering av forespørsler.
I et forsøk på å øke medarbeidertilfredsheten identifiserer rederiet behovet for et automatisert system som erstatter manuelle søk etter oppdateringer fra fraktselskaper. RPA-prosessene som er involvert inkluderer:
- En bot søker på nettsteder for fraktleverandører og gir leveringsoppdateringer til sine interne forretningssystemer
- En bot sender e-post eller tekstmeldinger til kunder i sanntid, noe som reduserer kundestøttebilletter, anrop og forespørsler.
#3. Kjør gjennomførbarhetstester
RPA-gjennomførbarhetstesting innebærer å dykke dypt inn i hver RPA-prosess du har identifisert i de forrige RPA-prosjektets livssyklusstadier og virkelig forstå dens levedyktighet. Du kan dele RPA-gjennomførbarhetsvurderingen inn i tre forskjellige faser.
Fase 1: Prosessvurdering
Din RPA-prosessvurdering bør være så detaljert som mulig. Mens verktøy som ZAPTEST bruke Computer Vision Technology (CVT) for å fange opp og etterligne menneske-datamaskin-interaksjonene som omfatter en oppgave, bør du fortsatt dokumentere hvert trinn ned til tastetrykket. Nå er tiden inne for å finne ut om oppgavene du ønsker å automatisere er virkelig regelbaserte, trinndrevne prosesser.
Fase 2: Teknisk vurdering:
Deretter må du vurdere flere tekniske problemer. Hvis du for eksempel ønsker å realisere avkastning, trenger du høye transaksjonsvolumer. På samme måte må du vurdere ting som skalerbarheten til prosjektet ditt, stabiliteten til programmene dine RPA-verktøy vil samhandle med, og hvor mottakelig organisasjonen din er for nye arbeidsflyter og RPA-implementering.
Tenk på hvilken type datainndata og -utganger som kreves for oppgaven. Hvis inngangene bruker strukturerte data, er det bra. Hvis de er ustrukturerte, kan det hende du trenger flere applikasjoner eller maler for å løse problemet.
Etter det bør du tenke på programvarestabelen din. Hvordan kan du integrere RPA-programvaren i ditt nåværende teknologiske miljø?
Fase 3: ROI-vurdering:
Prosjektet ditt har sannsynligvis et budsjett. Og du har sikkert søkt rundt for å få en generell følelse av hvor mye implementering av RPA-arbeidsflyt kan koste. Nå må du knuse tallene og se om implementering av RPA-verktøy ikke bare er kostnadseffektivt, men at det vil tjene penger på bedriften din. McKinsey Digital foreslår at RPA-prosjekter kan gi en ROI på mellom 30 % og 200 % innen det første året. Det er et ganske bredt spekter, så prøv å få en strammere ballpark.
Eksempel prosess
En mellomstor bank har utvidet seg til en ny region. Som en del av strategien tilbyr den lån til nye forbrukere. Behandlingen av disse lånene utføres imidlertid manuelt, noe som legger betydelig belastning på nåværende ansatte.
Ledelsen utfører en gjennomførbarhetstest for å bekrefte følgende:
- Prosess: Lånegodkjenning er basert på strenge kriterier; menneskelig inngripen er ikke nødvendig for beslutningstaking fordi den er regelbasert
- Teknisk: Søknadsskjemaer inkluderer strukturerte data, som RPA-boten kan behandle og returnere en godkjenning eller avslag
- ROI: Håndtering av lånesøknader manuelt vil kreve ansettelse av fem nye teammedlemmer, så implementering av et RPA-system vil være langt mer kostnadseffektivt. ROI er sikret.
#4. Velg riktig RPA-løsning
Når du har anstrengt deg for å forstå målene dine, skissert prosessene du ønsker å automatisere, og vurdert gjennomførbarheten av prosjektet ditt, er det på tide å gå videre til leverandørvalg. Det er viktig å gjøre din due diligence på en leverandør og deres løsning, men det er ingen harde og raske regler her. Mye avhenger av størrelsen og omfanget av prosjektet ditt, hvilke ansatte som vil bruke RPA, budsjettet ditt og en hel rekke andre faktorer.
Her er noen av de viktigste tingene du bør vurdere.
Prosjektkrav:
Utforsk leverandører med en merittliste i området ditt. Selv om RPA-verktøy er fleksible, kan det å finne leverandører med erfaring i din bransje hjelpe RPA-utviklingslivssyklusen til å bevege seg raskere. Likevel, kanskje enda viktigere, bør du vurdere størrelsen og omfanget av prosjektet ditt og se etter leverandører basert på disse parameterne.
For eksempel er dette et godt tidspunkt å vurdere hvor mye RPA-prosjektene dine vil bli brukt på tvers av virksomheten din. Hvis det er et stort prosjekt som krever mange seter, er lisenskostnader en viktig vurdering. Tilsvarende, hvis virksomheten din etterstreber aggressiv vekst eller fordelene ved en vellykket RPA-utrulling vil gjøre deg i stand til å skalere, vil en løsning som tilbyr ubegrensede lisenser under én abonnementspris være fornuftig.
Teknologi:
Tenk på prosjektet ditt og de spesifikke verktøyene du trenger for å realisere målene dine. Noen ting du bør vurdere her er antall lisenser som trengs, tilgjengeligheten av datasynsteknologi, gjenbrukbar kode, skripting på tvers av plattformer, API-integrasjoner og mye mer. Prøv å tilpasse leverandørens USP med dine krav.
Igjen, mange av beslutningene dine vil bli påvirket av det spesifikke omfanget av prosjektet ditt. For eksempel er mange virksomheter og myndigheter rundt om i verden fortsatt avhengige av eldre systemer. Det er mange grunner til at organisasjoner ikke migrerer fra disse utdaterte applikasjonene, inkludert kostnader, overdreven komplikasjoner og til og med erkjennelsen av at selv om disse systemene er gamle, gjør de fortsatt jobben mer eller mindre til et akseptabelt nivå.
RPA-verktøy er en utmerket måte å trekke disse verktøyene inn i moderniteten. Mens APIer, integrasjonsplattformer og manuelle arbeidere alle er metoder som kan lese og skrive data fra disse systemene, er RPA-verktøy en mye mer kostnadseffektiv metode. Dessuten betyr den modulære naturen til denne RPA-programvaren at du kan utvide eldre systemer til løsninger som leverer mer robuste arbeidsflyter.
Andre teknologier som kan gi RPA-arbeidsflytprosessen en fordel inkluderer verktøy på tvers av applikasjoner og plattformer. Hvis du har forretningsprosesser som involverer integrasjoner mellom ulike enheter og applikasjoner eller samarbeid mellom eksterne team, kan RPA tilby allsidigheten du ønsker.
Brukervennlighet:
RPA-løsninger er bygget for å la ikke-tekniske team få mest mulig ut av automatisering. Ingen kode eller skriptløse verktøy med intuitive grensesnitt er det beste alternativet her. Koding tar mye tid og krever tilgang til dyktige utviklere. No-code verktøy, derimot, er bare begrenset av arbeiderens kreativitet og problemløsningsevner.
Selvfølgelig går brukervennlighet utover å ha et intuitivt brukergrensesnitt (UI). Konseptet strekker seg også til effektiv onboarding som sikrer at teamet ditt vet hvordan de skal få mest mulig ut av automatiseringsinvesteringen din. Vi anbefaler at du tenker nøye gjennom forskjellene mellom en Software + Services-lisensieringsmodell og en programvare-lisensmodell.
Brukerstøtte:
Kundestøtte er avgjørende, spesielt for team som går i gang med RPA-prosjekter for første gang. Dessuten er responsiv støtte et must når du skal automatisere forretningskritiske arbeidsflyter.
Noen verktøy, som ZAPTEST, tilbyr tilgang til en dedikert ekspert som hjelper deg med å implementere og vedlikeholde løsningen din gjennom hele RPA-livssyklusen. Sertifiserte ZAP-eksperter er opplært i en rekke disipliner knyttet til automatisering, inkludert beste praksis for RPA-implementering. Ekspertene våre kan hjelpe deg med å planlegge og utvikle arbeidsflytprosesser. Takket være deres erfaring med automatisering av programvaretesting kan de dessuten hjelpe til med funksjons- og ytelsestesting, som vi vil utforske i trinn 7 i denne veiledningen.
Bortsett fra dedikert støtte, se etter RPA-løsninger med et levende brukerfellesskap; fora er et utmerket oppbevaringssted for informasjon.
Pris:
Pris er alltid en faktor å vurdere. Ingen opererer med et ubegrenset budsjett. Husk at det dyreste verktøyet ikke alltid er det beste. Så se etter verdi når du velger en leverandør.
De fleste RPA-løsninger bruker månedlige eller årlige lisenser. Men hva du får for abonnementet ditt varierer mye med hver leverandør. Se etter forskjeller mellom leverandører, spesielt ting som ubegrensede lisenser. Når du utvider RPA-funksjonene eller skalerer virksomheten din, sikrer ubegrensede lisenser at kostnadene dine er faste og forutsigbare.
På toppen av det, se etter leverandører som inkluderer førsteklasses støtte i pakken din. Enterprise-pakken vår gir for eksempel en ZAP-ekspert som kan jobbe sammen med teamet ditt for å levere en implementering som gir resultater. Kostnadene ved et abonnement kan motregnes i lønnen til en teknisk medarbeider, noe som gir en seriøs verdi.
Rykte:
En leverandørs omdømme er en viktig indikator på pålitelighet og kvalitet. I disse dager har vi alle tilgang til anmeldelser på nett for å finne ut av det. Ikke vær redd for å spørre leverandører om relevante casestudier eller attester.
Hvis du ønsker å samarbeide med en RPA-løsning eller tilby white-label-tjenester, snakk med leverandøren din og søk råd fra eksisterende konsulenter og partnere. Disse løsningene fungerer også godt for byråer og tjenesteleverandører.
#5. Design
Design er et viktig stadium i RPA-livssyklusstyring. Det er punktet når all planlegging og forskning tar form. Her kan du trekke fra informasjonen som ble produsert under gjennomførbarhetstestfasen og bygge kart for RPA-prosessen din.
På dette tidspunktet kan du begynne å bygge et prosessdesigndokument (PDD). Takket være tilgjengeligheten av kommunikasjonsverktøy og skyhosting kan disse dokumentene være svært samarbeidende. Oppmuntre interessentsamarbeid der det er hensiktsmessig for å sikre at du har en dyp mening.
Når du har en modell av prosessen, kan du kartlegge avhengigheter. Disse kan være alt fra spesifikke applikasjoner, databaser og regneark som fungerer som trigger, input eller output for prosessen din.
Hvis prosess A ikke kan fullføres uten prosess B, har du en avhengighet. Selvfølgelig er det det enkleste tilfellet. Større prosjekter med flere gjensidig avhengige prosesser kan fort bli et rot av avhengigheter, så det er en god idé å bygge et prosesskart.
#6. Utvikle
Utvikling er en av de mest spennende delene av RPA-implementeringen din. Det er her all forskningen din blir til noe håndgripelig. Avhengig av hvilken RPA-leverandør du har valgt, kan dette stadiet være svært komplekst og kreve noen tekniske ferdigheter eller svært brukervennlig og intuitivt.
ZAPTEST tilbyr to forskjellige måter å utvikle RPA-prosesser på. For det første kan du bruke en skjermopptaker til å observere en menneskelig arbeider mens de utfører oppgaven du vil transformere til en RPA-arbeidsflyt. Vår teknologi registrerer oppgaven og deler den ned i redigerbare trinn. Alternativt kan du bruke programvare for kartlegging av arbeidsflyt med dra-og-slipp-funksjoner for å programmere de nødvendige trinnene.
#7. Test
Dette neste livssyklusstadiet for robotprosessautomatisering er kritisk. Selv om prosessautomatiseringen din kan være fullført, må du sette den gjennom trinnene før du går live. Noen RPA-prosesser er veldig enkle, mens andre er mer komplekse på grunn av avhengigheter, transaksjonsvolumer eller andre faktorer.
På dette tidspunktet kan du teste ut prosessen i et oppsamlingsmiljø for å sikre at den kjører som du forventer. Programvaretesting av automatiseringsverktøy kan bidra til å sikre at du er dekket fra alle vinkler ved å lage en rekke scenarier som din RPA kan møte. Du bør bygge detaljerte testskript som måler utdata mot forventede resultater sammen med kjørende scenarier.
Ytelses- og belastningstesting er også avgjørende for å sikre at RPA-prosessene dine er holdbare nok til å tåle belastningen ved daglig bruk. Mens testteamet ditt er best plassert for å verifisere om RPA-implementeringen din fungerer som den skal, bør du også vurdere å spørre brukere og andre interessenter om deres tanker.
Før grundige journaler og noter eventuelle unormaliteter som må rettes.
#8. Måle
Det er et stort antall beregninger du kan bruke for å måle suksessen og ytelsen til automatiseringsforsøkene dine. Mange av disse beregningene vil bli direkte indeksert til målene og innvendingene du har etablert i trinn 1. Andre vil imidlertid være relatert til hensyn som distribusjonshastighet, ROI og så videre.
RPA er en konstant prosess. Mens ideen er å sette den og la den kjøre, bør du hele tiden overvåke prosessene dine for å sikre at de gir ønsket avkastning og optimal ytelse.
Her er en liste over noen populære RPA-målinger
- Hastighet: Den gjennomsnittlige tiden det tar for prosessen å fullføre fra ende til annen
- Nøyaktighet: Et prosentmål for nøyaktigheten til behandlede data
- Forventet forretningsverdi: Et mål på tid, penger eller andre ressurser som RPA-prosessen sparer virksomheten din
- Nedetid: Tid i timer eller dager der RPA-prosessen er utilgjengelig
#9. Sikkerhetskopieringsplan
Mens distribusjon av RPA-arbeidsflyt handler om å forlate de gamle måtene, bør du alltid ha en backup-plan. Som enhver IT-profesjonell eller bedriftsleder vet, kan ting gå galt når som helst, og det gjør de ofte på verst mulig tidspunkt.
Hvis du bruker RPA-prosesser til å håndtere kritiske oppgaver, trenger du en forretningskontinuitetsplan i tilfelle noe går galt. Sikkerhetskopieringsplaner vil variere avhengig av implementeringen, men de kan inkludere pivotering av manuelle arbeidere for å fullføre viktige oppgaver under nedetid.
#10. Distribuer og vedlikehold
Når du har krysset av for disse RPA-implementeringstrinnene, er det på tide å slippe RPA-løsningen løs i et produksjonsmiljø.
RPA-prosesser har mange avhengigheter. Selv om prosessen kan forbli den samme, kan integrerte applikasjoner, regneark og databaser endres. Eller, like sannsynlig, kan sikkerhetslegitimasjonen endres. Når dette skjer, kan det føre til at RPA-prosessen returnerer unntak. Planlagte overvåkings-, test- og vedlikeholdsplaner kan bidra til å sikre maksimal oppetid.
Siste tanker
RPA-prosessimplementering bør være et resultat av gjennomtenkt og bevisst planlegging. Ved å følge disse ti trinnene gir du prosjektet ditt den beste sjansen for å lykkes. IT-prosjekter har en uakseptabel høy feilprosent. Ikke bli en statistikk. Følg disse trinnene, og du vil kunne lene deg tilbake og nyte fordelene med et RPA-prosjekt som gir verdi.
