A eficiência, a redução de custos e a satisfação dos colaboradores são prioridades para os líderes empresariais modernos. A automatização robótica de processos (RPA) oferece uma solução convincente para estes três problemas, para além de vários outros benefícios comerciais poderosos.
Este artigo explora o significado da RPA, como funciona e os benefícios interessantes que a tecnologia proporciona às empresas modernas.
O que é a RPA? Uma visão geral
RPA é a abreviatura de Robotic Process Automation. Antes de nos debruçarmos sobre o significado da RPA, vale a pena ter uma visão de alto nível da tecnologia, decompondo o termo nas suas partes constituintes.
1. Robótica:
Os bots de software que executam processos comerciais através de instruções de guião informático.
2. Processo:
A tarefa comercial específica que as empresas pretendem automatizar. Por exemplo, carregar um ficheiro, extrair informações de um e-mail, transacções financeiras, etc.
3. Automatização:
Processos que são mecanizados ou efectuados sem intervenção manual/humana.
A junção destes três conceitos pode ajudar os utilizadores a definir a RPA. É uma tecnologia que utiliza software robótica para automatizar processos processos que os humanos normalmente executam.
Esta definição de automatização de processos robóticos é um começo razoável. No entanto, para compreender plenamente a RPA e o seu potencial considerável é necessário um mergulho mais profundo. Apresentamo-lo a seguir.
O que é a automatização de processos robóticos (RPA)?
RPA significa Robotic Process Automation (automatização de processos robóticos). O conceito é um termo genérico para um conjunto emergente de tecnologias que substituem as tradicionais interacções homem-computador por processos automatizados.
Por outras palavras, os seres humanos executam muitas tarefas repetitivas assistidas por computador em ambientes de trabalho tradicionais. Mas, quando munido de instruções claramente mapeadas, o software RPA pode imitar essas tarefas. Este processo de automatização reduz a carga sobre os operadores humanos.
A automatização de processos robóticos utiliza robôs, mas não do tipo que se encontra num romance de Philip K Dick. Em vez disso, a tecnologia utiliza “bots” de software. Estes robôs de software podem aprender a reproduzir uma série de tarefas informáticas manuais estruturadas e repetitivas, como o preenchimento de formulários, a transferência de ficheiros e a manipulação de dados.
No documento intitulado
Automatização Robótica de Processos
(van der Aalst, 2018), o autor fala de abordagens “de dentro para fora” e “de fora para dentro” para melhorar os sistemas de informação. Em cenários típicos (de dentro para fora), tornar os sistemas mais eficientes exige a reescrita ou a atualização do software. A RPA, pelo contrário, melhora os sistemas e os fluxos de trabalho sem alterar a pilha de software. É rentável, fácil de implementar e não requer equipas altamente técnicas para alcançar excelentes resultados comerciais.
A RPA situa-se algures entre um sistema manual e um sistema totalmente automatizado. Ao utilizar fluxos de trabalho baseados em regras, os bots podem imitar muitas interacções entre humanos e computadores. No entanto, ao contrário de um sistema totalmente automatizado, o software não substitui totalmente as entradas humanas. Dependendo da empresa em questão, a RPA pode fornecer apenas uma parte pequena, mas vital, dos processos empresariais globais.
A tecnologia de visão por computador permite que os bots RPA interajam com GUIs de software da mesma forma que os humanos o fazem. A RPA permite que os robots “observem” tarefas específicas e aprendam a replicá-las. Este processo estende-se a tarefas entre diferentes aplicações, graças à utilização de interfaces de processamento de aplicações (API)
Os bots não são limitados por horas de trabalho ou fadiga. Também não estão sujeitos a erros humanos. Como tal, podem funcionar 24 horas por dia, 7 dias por semana, com uma precisão incrível e por uma fração do custo dos empregados manuais.
Para além dos benefícios em termos de eficiência e produtividade, a RPA ajuda a mudar a natureza do trabalho. Libertos das tarefas mundanas e repetitivas, os empregados humanos podem libertar a sua criatividade e envolver-se num trabalho mais significativo e orientado para os valores.
1. O que é a automatização de processos?
A automatização de processos, também conhecida como automatização de processos empresariais (BPA), refere-se a qualquer situação em que a tecnologia simplifica funções ou fluxos de trabalho empresariais complexos e interdepartamentais. Neste sentido, a ABP é um termo abrangente que engloba a orquestração do fluxo de trabalho, o processamento inteligente de documentos e a utilização da IA e do ML para tornar os processos empresariais mais eficientes, mais rápidos e capazes de um maior rendimento e tomada de decisões.
A RPA pode fazer parte de uma estratégia BPA mais abrangente. No entanto, embora haja muitos cruzamentos, os dois termos descrevem coisas distintas.
1. Automatização de processos empresariais:
A ABP preocupa-se com a eficiência de ponta a ponta numa empresa. Exige que as empresas invistam em planeamento extensivo, suporte técnico e de TI e integrações ou revisões complexas de sistemas.
2. Automatização de processos robóticos:
Em contrapartida, a RPA centra-se na automatização de tarefas discretas e estruturadas. A implementação destes sistemas é económica e rápida. O software é normalmente sem código ou com pouco código, o que significa que as equipas não técnicas podem configurar a tecnologia.
2. O que é a automatização robótica de processos (RPA) em termos simples?
Os CTO, os CIO e o pessoal técnico compreenderão intuitivamente a RPA. No entanto, quando se trata da sala de reuniões, têm de ser capazes de responder a perguntas como “O que significa RPA?” ou “O que significa RPA?” em termos simples e fáceis de compreender.
Dizer simplesmente a uma sala cheia de pessoas não técnicas que RPA significa Robotic Process Automation pode resultar num mar de caras confusas. Aprender a comunicar estas ideias em termos leigos deverá conduzir a melhores resultados. Eis uma definição de automatização de processos robóticos que qualquer pessoa pode compreender.
Definição simples de automatização de processos robóticos
Os fluxos de trabalho tradicionais dos escritórios envolvem uma série de tarefas de back-office. Por exemplo, os trabalhadores podem ter de atualizar folhas de cálculo manualmente, extrair dados de e-mails ou ligar informações entre várias aplicações de software e bases de dados.
Estes fluxos de trabalho podem envolver tarefas repetitivas e de trabalho intensivo. Consideradas individualmente, cada uma destas tarefas é pequena. Mas ao longo de uma semana, um mês ou um ano, estas somam muito tempo e esforço. A grande questão que os empregadores têm de colocar é se estas tarefas utilizam da melhor forma as competências e capacidades da sua mão de obra.
A subcontratação destas tarefas é a melhor forma de agir por várias razões: custo, segurança, conformidade regulamentar e até satisfação profissional dos funcionários. Os robôs de software são perfeitos para estas tarefas. Seguindo instruções baseadas em regras, podem efetuar muitas destas tarefas manuais com maior rapidez, eficiência e precisão.
Na sua forma mais simples, a RPA significa dar instruções a uma máquina para executar tarefas lógicas, baseadas em passos, que os humanos tradicionalmente executam.
Perspectivas do mercado de RPA
A automatização de processos robóticos é um mercado em rápido crescimento. Atualmente, os especialistas avaliam o sector em mais de 3 mil milhões de dólares. No entanto, as previsões sugerem que o espaço da RPA valerá cerca de 11,3% até 2028. Estes números sugerem uma taxa de crescimento anual composta impressionante de quase 30%, o que se compara favoravelmente com sectores em plena expansão como a IA.
À medida que o sector amadurece e mais empresas comunicam que a RPA lhes permite poupar cerca de
75% em custos
é de esperar que a adoção da RPA aumente. Nos próximos anos, a automatização deixará de ser uma vantagem comercial para passar a ser uma necessidade absoluta.
O que significa a RPA para os trabalhadores modernos
A automatização do fluxo de trabalho não é um conceito novo. No entanto, nos últimos anos, a transformação digital afectou até mesmo os sectores mais tradicionais de “papel e caneta”. O software permite que empresas de todas as dimensões maximizem a sua produção. As ferramentas RPA terão um papel importante nestas iniciativas digitais.
As manchetes recentes sobre tecnologias de automatização transformadoras ou disruptivas, como a IA e a RPA, centram-se sobretudo na substituição de postos de trabalho pela tecnologia. Embora estes receios sejam compreensíveis, não compreendem o papel da RPA.
O verdadeiro valor da RPA reside no seu potencial para ajudar e aumentar os trabalhadores humanos. Em vez de ficarem atolados em tarefas insignificantes, os seres humanos podem levar a sua produtividade para o nível seguinte. A RPA complementa os trabalhadores humanos, permitindo-lhes inovar e dar contributos mais valiosos.
Quem é que a RPA ajuda?
A RPA é uma tecnologia disruptiva. No entanto, as perturbações são, em grande medida, positivas para todos os actores do mundo empresarial.
1. Empregadores:
Os empregadores podem beneficiar da RPA poupando custos, aumentando a produtividade e tirando o máximo partido da sua força de trabalho atual.
2. Empregados:
A RPA liberta os funcionários das tarefas mundanas e permite-lhes realizar trabalhos que exigem inteligência geral, criatividade, resolução de problemas e muito mais.
3. Clientes:
Os clientes ganham com a RPA graças a um serviço mais rápido, maior precisão e, nalguns casos, preços mais competitivos, uma vez que os empregadores repercutem as poupanças de custos.
Como é que a RPA funciona?
Embora a leitura das definições do significado de RPA seja útil, para compreender totalmente a tecnologia, é necessário dar uma espreitadela nos bastidores. A RPA utiliza uma mistura de diferentes tecnologias para mecanizar várias tarefas. Algumas destas ferramentas incluem:
1. Visão por computador:
Uma tecnologia que interpreta interfaces gráficas de utilizador (GUI) para atuar sobre vários elementos no ecrã, bases de dados, folhas de cálculo, plataformas de comunicação e aplicações. Estas ferramentas também podem observar os seres humanos a interagir com as aplicações para que possam aprender as tarefas.
2. APIs:
A interface de programação de aplicações (API) é um software que permite que dois ou mais programas de computador estabeleçam uma interface e partilhem dados. O software RPA utiliza estas interfaces para executar tarefas que envolvem a partilha de dados entre programas.
3. Automatização:
A RPA, por definição, utiliza a automatização para executar tarefas passo-a-passo. Estas instruções baseadas em regras utilizam comandos if/then/else para que os bots saibam como desempenhar as suas funções.
4. Arrastar e largar componentes:
Muitas ferramentas RPA utilizam componentes de arrastar e largar que visam elementos da GUI e indicam aos robôs os passos a utilizar para cada tarefa. Cada solução RPA funciona à sua maneira. No entanto, a tecnologia funciona geralmente através da compreensão de aplicações front-end num ambiente de trabalho, semelhante a um trabalhador humano. Duas abordagens populares envolvem:
4. 1 Registo de processos:
O software RPA observa uma interface humana com o computador e regista os passos necessários para concluir uma determinada tarefa.
4.2 Interfaces de utilizador controladas:
Os seres humanos podem utilizar o software RPA para criar mapas “se/então/sei” utilizando elementos de arrastar e largar ou comandos simples. Esta abordagem permite aos utilizadores comandar os seus bots RPA para interagirem com aplicações de back-end.
O software RPA não é um código?
As ferramentas no-code e low-code estão entre os desenvolvimentos mais interessantes no mundo do software nos últimos anos. Esta tecnologia abriu o desenvolvimento de software a equipas sem capacidades técnicas de codificação, permitindo-lhes implementar fluxos de trabalho rápidos e fáceis.
Embora muitas ferramentas RPA no mercado sejam de código reduzido,
ZAPTEST’s
permitem que todos beneficiem da automatização do fluxo de trabalho, independentemente das suas competências técnicas.
Benefícios da RPA
Nenhum artigo que responda à pergunta “O que é a RPA?” estaria completo sem uma lista das vantagens que aguardam as empresas que adoptam este software flexível. Eis algumas das vantagens da RPA.
1. Produtividade:
Os bots de software trabalham 24 horas por dia e executam processos à velocidade da luz, em comparação com os trabalhadores manuais.
2. Acessibilidade:
As ferramentas RPA são de baixo código ou sem código. Estas características tornam a automatização
acessível a toda a gente.
3. Custos reduzidos:
Em comparação com outras opções de automatização, a RPA representa uma excelente relação qualidade/preço.
4. ROI elevado:
A RPA é pouco dispendiosa de implementar e permite às empresas poupar dinheiro. Como resultado, têm um ROI elevado.
5. Fácil implementação:
As ferramentas RPA não são invasivas. A implementação não requer revisões significativas da infraestrutura de software.
6. Conformidade:
Os bots podem tratar dados sensíveis ou confidenciais, reduzindo o risco de fraude ou fugas de dados.
7. Elevada precisão:
Os erros humanos custam às empresas dinheiro e prejuízos para a sua reputação. A RPA executa transferências de dados e relatórios com a máxima precisão.
8. Envolvimento dos trabalhadores:
Investir na RPA significa que os funcionários são libertados do trabalho manual repetitivo, o que leva a um maior envolvimento e satisfação no trabalho.
9. Escalabilidade:
A RPA pode ajustar-se ao aumento da procura. As empresas poupam custos com a subcontratação ou com o pessoal temporário, aumentando simultaneamente a satisfação dos clientes.
Qual é a melhor utilização para a automatização de processos robóticos?
A flexibilidade é uma das vantagens mais apelativas da RPA. Muitos sectores, desde o financeiro ao da saúde pública, utilizam a tecnologia. Um fator significativo para a sua adoção em vários vértices é o facto de as equipas poderem utilizá-lo para a maioria das tarefas de interface do utilizador de software.
A RPA é uma excelente solução para uma vasta gama de processos empresariais. Compreender quais as tarefas manuais que pode realizar é essencial para as equipas que pretendem tirar partido das vantagens da automatização.
No entanto, o facto de se poder automatizar uma tarefa nem sempre significa que se deva fazê-lo. Eis uma lista de verificação útil que as empresas podem utilizar para determinar se uma tarefa é adequada para a automatização de processos robóticos.
Lista de verificação da adequação da RPA
1. Acionamento
As tarefas RPA são baseadas em regras. Como tal, precisam de algo que os ponha em ação. A RPA utiliza acções do tipo “se/então/seu”, pelo que o cumprimento de uma determinada condição deve ser o acionador.
Exemplo:
SE uma fatura chegar por correio eletrónico, ENTÃO recolha os dados e actualize-os na sua base de dados.
2. Limpar entradas e saídas
Qualquer tarefa RPA deve ter uma entrada e uma saída claras. Necessitam de uma fonte de dados ativa e de um local para enviar informações depois de concluída a ação desejada.
Exemplo:
Um empregado conclui um curso de formação em linha (input), pelo que estes dados são registados (output) na ferramenta de RH da empresa.
3. Baseado em regras
Os guiões informáticos necessitam de instruções bem definidas para serem executados. Assim, qualquer tarefa que uma empresa pretenda automatizar deve conter uma série de passos simples.
Exemplo:
Uma equipa de recrutamento recebe muitos currículos. A RPA analisa estes PDFs em busca de qualificações ou palavras-chave específicas, reencaminhando os currículos que satisfazem as condições especificadas e rejeitando os que não satisfazem.
4. Volume elevado
Uma das vantagens mais convincentes da RPA é a precisão e a eficiência. No entanto, só é possível começar a desbloquear estes benefícios com tarefas que ocorrem frequentemente.
Exemplo:
Um sítio de comércio eletrónico com grande atividade tem de processar centenas de encomendas por hora. As ferramentas RPA podem processar estas encomendas e enviar as informações de recolha para os operadores de armazém e as informações de faturação para o departamento financeiro.
Se uma tarefa manual satisfizer estas quatro condições, é uma óptima candidata à RPA. Que sectores podem beneficiar da RPA? Qualquer indústria com operações de back-office que envolvam tarefas repetitivas de IU pode beneficiar significativamente da RPA. Embora os CEOs e os decisores possam fazer perguntas como “O que é a RPA?”, o que realmente querem saber é o valor que pode trazer para a sua empresa.
Eis alguns dos sectores que poderão beneficiar da adoção da RPA.
1. Finanças
Os bancos e as instituições financeiras processam uma quantidade incrível de transacções todos os dias. Precisam de um processamento seguro, rápido e exato, precisamente o que a RPA proporciona. Algumas das tarefas que a RPA pode automatizar no sector bancário incluem
- Contas a pagar e a receber
- Abertura e encerramento de contas
- Perguntas sobre o serviço de apoio ao cliente
- Conformidade e auditorias
- Subscrição de créditos
- Deteção de fraudes
- Razão geral
- Processamento de empréstimos
2. Seguros
Os seguros são outro exemplo de um sector atolado em tarefas manuais. Com a concorrência feroz, encontrar formas de automatizar processos e reduzir custos é uma grande prioridade. Alguns processos de seguros que a RPA resolve são:
- Processamento de recursos
- Processamento de pedidos de indemnização
- Conformidade
- Perguntas sobre o serviço de apoio ao cliente
- Integração do cliente
- Recolha de dados
- Geração de relatórios
- Subscrição
3. Contabilidade
As empresas de contabilidade e de auditoria lidam diariamente com enormes quantidades de dados. Embora algumas destas informações exijam controlo humano, a maioria é um candidato perfeito para a automatização. Algumas tarefas de contabilidade e auditoria que a RPA pode realizar incluem:
- Recolha de dados
- Limpeza de dados
- Auditorias de projectos
- Reconciliação
- Geração de relatórios
- Avaliações de risco
4. Retalho
O sector retalhista tornou-se cada vez mais digital nos últimos anos. No entanto, as margens apertadas e os custos crescentes significam que é crucial aumentar a eficiência para obter margens de lucro saudáveis. Eis como a RPA pode ajudar as empresas de retalho:
- Contabilidade (contas a receber, contas a pagar, reconciliação, etc.)
- Apoio ao cliente para acompanhamento de encomendas ou inquéritos
- Projeção da procura
- Categorização de produtos
- Comparações de preços dos concorrentes
- Monitorização do inventário e da cadeia de abastecimento
- Análise de marketing e publicidade
5. Fabrico
As empresas de fabrico e desenvolvimento de produtos também podem beneficiar da RPA. Estas indústrias estão numa busca constante para fornecer produtos de qualidade a custos mais baixos e com prazos de entrega rápidos. A RPA pode ajudar das seguintes formas:
- Serviço ao cliente
- Conformidade
- Análise e migração de dados
- Análise da produção
- Cadeias de abastecimento e análise logística
Naturalmente, estes são apenas alguns dos principais sectores que beneficiam da RPA. Para uma lista mais completa, consulte a nossa Guia completo para a automatização de processos robóticos.
Problemas modernos que a RPA resolve
O mundo empresarial pós-COVID enfrenta vários desafios únicos. A inflação, o aumento das taxas de juro, a redução do capital e a mudança da natureza do trabalho conduziram a desafios únicos. A RPA ajuda as empresas a enfrentar alguns destes problemas.
1. Retenção dos trabalhadores
A retenção de empregados é um tema muito discutido. Embora existam vários factores para as empresas que querem manter os seus melhores talentos, a satisfação no trabalho é um dos mais importantes. Tal como nos testes de software, As ferramentas RPA podem assumir tarefas repetitivas e mundanas. Este processo permite que os funcionários se envolvam num trabalho mais criativo, gratificante e orientado para os valores.
2. Aquisição de trabalhadores
A aquisição de trabalhadores, a par da sua retenção, é uma preocupação fundamental para as empresas modernas. Encontrar e competir pelos melhores talentos é uma grande dor de cabeça para as equipas de recrutamento.
A adoção de ferramentas RPA ajuda a aliviar a pressão, automatizando os fluxos de trabalho e reduzindo a dependência do capital humano. A adoção destas ferramentas pode também tornar os empregos mais atractivos.
3. Redução da atividade económica
A crise do custo de vida e a inflação prejudicaram o sector empresarial. A subida das taxas de juro reduziu o montante de capital disponível. As empresas estão sob pressão para fazer “mais com menos”.
As ferramentas RPA são uma solução perfeita para tempos económicos difíceis. Permitem que as equipas obtenham a máxima produtividade do seu pessoal e um maior retorno do investimento global.
4. Escalabilidade
Muitas pessoas confundem escala com crescimento. No entanto, estes termos referem-se a fases distintas. Crescimento significa acrescentar novos negócios enquanto adicionar recursos. Por outro lado, o escalonamento refere-se ao aumento da atividade, mas sem aumentar os recursos.
A adoção de ferramentas de RPA pode ajudar as equipas a aumentar a escala, obtendo mais valor de cada funcionário. Ao automatizar tarefas específicas, a produtividade dos funcionários pode aumentar, permitindo que as empresas cresçam e aumentem a sua rentabilidade.
O futuro da automatização de processos robóticos
O futuro da RPA é brilhante. Embora atualmente seja melhor utilizado para tarefas simples e passo a passo, a sua compatibilidade com ferramentas de aprendizagem automática e de inteligência artificial abrirá novas fronteiras.
À medida que as redes neurais profundas melhoram, as empresas podem utilizá-las em conjunto com as ferramentas de RPA para criar fluxos de trabalho e processos de automatização mais complexos. Além disso, as equipas podem combinar ferramentas RPA com várias outras tecnologias emergentes num processo que a Gartner designa por hiperautomação .
Qual é a posição da RPA no contexto da hiperautomatização?
Hiperautomação descreve um conjunto de processos que procura maximizar a automatização em toda a empresa. Envolve uma mistura de diferentes tecnologias, como a inteligência artificial (IA), a aprendizagem automática (ML), as ferramentas de gestão de processos empresariais (BPM), a plataforma de integração como serviço (iPaaS) e, claro, a RPA.
No entanto, embora a RPA seja um componente da abordagem global da hiper-automatização, é essencial compreender as limitações da tecnologia. A RPA é melhor utilizada para tarefas mais simples, enquanto a hiperautomatização procura automatizar o maior número possível de processos.
Considerações finais: O que é a RPA (Robotic Process Automation)?
A RPA é uma tecnologia poderosa e revolucionária. No entanto, os CIOs e os CTOs devem ser capazes de responder à pergunta “o que é a automação de processos robóticos (RPA)?” para obter a adesão da direção.
Tal como referido anteriormente, o software RPA permite às empresas automatizar processos informáticos normalmente efectuados por trabalhadores manuais. O software utiliza instruções if/then/else para realizar estas tarefas quotidianas, mas com uma velocidade e precisão incríveis.
As aplicações e os benefícios desta tecnologia são imensos. Pode aumentar a produtividade, poupar dinheiro, cumprir as rigorosas condições regulamentares e de conformidade e aumentar o empenho dos empregados.
Talvez a vantagem mais convincente das ferramentas RPA seja a sua facilidade de adoção. Em vez de substituir o software antigo ou envolver-se em projectos dispendiosos de implementação ou integração, o software RPA funciona de imediato. Graças à sua natureza sem código, são também perfeitos para equipas não técnicas.
