A
relatório recente da Research Nester
sugere que dois terços das tarefas de gestão serão automatizadas até 2024. A automatização robótica de processos (RPA) é uma solução de software altamente versátil que será fundamental para esta transformação do mundo empresarial.
As empresas de todos os tipos podem utilizar a RPA para automatizar uma mistura diversificada de processos, aplicações e operações com benefícios tangíveis que incluem a poupança de tempo e dinheiro e o aumento da produtividade e da satisfação dos colaboradores.
Este artigo destaca algumas das melhores formas de as equipas utilizarem a
RPA
para aumentar a eficiência, reduzir custos e desbloquear novos níveis de produtividade.
10 processos empresariais manuais, aplicações,
e operações possibilitadas pela RPA
O mercado da automatização de processos robóticos está a expandir-se a um ritmo incrível. Dependendo da fonte em que se acredita, a taxa de crescimento anual composta (CAGR) do sector para os próximos sete anos está prevista entre
20%
a
40%
.
É evidente que os líderes empresariais encaram o investimento em RPA como uma parte fundamental das suas estratégias de transformação digital. À medida que as empresas com visão de futuro adoptam
hiper-automatização
a RPA será adoptada de forma quase universal.
As equipas que adoptarem este software ganharão uma vantagem sobre a concorrência porque a RPA será capaz de lidar com operações como a introdução de dados, processamento de facturas e pagamentos, tarefas de serviço ao cliente, integração de funcionários e muito mais.
Eis algumas das tarefas que esta tecnologia pode automatizar, permitindo às empresas utilizar os seus recursos de forma mais sensata.
#1. Entrada de dados
A introdução de dados é uma função comercial vital na era digital. No entanto, é também um dos processos manuais mais repetitivos e aborrecidos. Além disso, apresenta uma elevada taxa de erro humano. A implementação da automatização faz muito sentido para as empresas que gerem uma grande quantidade de dados.
A RPA será capaz de lidar com operações como:
- Obtenção de dados de várias fontes, incluindo software de terceiros
- Minimizar o erro humano e garantir que a qualidade e a integridade dos dados estão à altura
- Acelerar os processos de introdução de dados
- Extrair e limpar dados para garantir que estão corretamente estruturados para bases de dados centralizadas
No último
relatório anual do digital.gov de 2022
a organização sugeriu que tinha ajudado o governo federal a reduzir cerca de 1,5 milhões de horas de trabalho através da utilização da RPA.
Um estudo de caso destacado no relatório mostra como o Naval Supply System Command (NAVSUP) utilizou a RPA para aumentar o valor e a eficiência da sua missão de reduzir a poluição e os materiais perigosos resultantes das suas operações marítimas.
Em particular, a RPA permitiu à organização reduzir a introdução manual de dados na ferramenta Enterprise Resource Planning (ERP) da Marinha. Os processos automatizados incluem a leitura e a captura de dados de uma aplicação baseada na Web e o seu envio para o ERP. O responsável técnico da NAVSUP sugere que a adoção da RPA reduziu a formação de dias ou semanas para meros minutos. Globalmente, o processo permitiu poupar mais de 6000 horas de trabalho manual por ano.
Pode ler mais sobre o projeto aqui.
#2. Processamento de devoluções
Como qualquer pessoa que gere um negócio de comércio eletrónico sabe, o processamento de devoluções é uma tarefa morosa.
As taxas médias de devolução para plataformas de comércio eletrónico situam-se em 18,1%
com outras estimativas a sugerir que o número se aproxima de uns impressionantes 30%. O processamento de devoluções é uma das tarefas que não acrescenta valor à carteira de encomendas. No entanto, o facto de não o fazer de forma eficiente pode prejudicar a reputação de uma empresa e resultar na perda de clientes.
O processamento de uma devolução contém várias etapas manuais. A RPA será capaz de lidar com operações como:
- Ler e extrair as informações da comunicação do cliente e introduzi-las no sistema de encomendas de devolução.
- Fazer a curadoria das devoluções, respondendo aos clientes, enviando etiquetas de envio e acompanhando a devolução
- Coordenação de devoluções ou trocas, autorizando transacções e actualizando contas
- Comunicar com o cliente em cada etapa do percurso, fornecendo actualizações e calendários de acompanhamento
Uma política de devoluções sólida é importante. A Shippo, uma plataforma americana de integração de software de transporte marítimo, partilhou os resultados de uma
inquérito recente
que sugerem que mais de oito em cada dez clientes lêem a política de devoluções de uma empresa antes de comprarem bens, e quase metade escolherá fornecedores alternativos se a política não for do seu agrado.
A automatização da política de devoluções é transformadora para as operações de comércio eletrónico atarefadas, porque liberta o pessoal para se concentrar em tarefas que geram receitas e fidelização dos clientes.
#3. Onboarding
O valor de experiências de integração sólidas tornou-se muito evidente nos últimos anos. A integração dos utilizadores é a principal preocupação devido ao seu efeito nos resultados. No entanto, a integração de funcionários e de fornecedores terceiros são processos críticos que também merecem atenção. As empresas têm uma oportunidade para causar uma primeira impressão e, se a fizerem corretamente, é um indicador significativo de relações fortes e duradouras.
No entanto, a integração envolve muitas partes móveis. Alguns dos processos manuais incluem:
- Preenchimento de formulários
- Recolha e tratamento de dados
- Leitura e preparação de documentos e contratos
- Controlo de antecedentes
- Comunicação entre as partes
A confusão de tarefas daí resultante é um fardo administrativo que pode atrasar as operações. A automatização do onboarding tem várias vantagens, incluindo:
- Maior transparência através da análise
- Melhoria da coordenação inter-serviços
- Custos mais baixos
- Atenuação dos riscos e dos atrasos
- Maior conformidade
Embora existam elementos de integração que requerem um toque mais pessoal, muitos passos podem ser automatizados.
Alguns estudos de caso
mostram como os departamentos de RH pouparam 2000 horas de trabalho por ano e reduziram o tempo de integração em mais de 80%.
#4. Geração de relatórios
A criação de relatórios é crucial para a maioria das empresas. Ajuda a gestão a manter-se a par das tendências da empresa e a tomar decisões baseadas em dados. No entanto, a recolha de todos esses dados num único local pode ser muito morosa.
Um dos grandes desafios da elaboração de relatórios é a frequência. Dependendo da organização ou do objetivo, os relatórios podem ser necessários diariamente, semanalmente ou mensalmente. Em muitos cenários, são necessários a pedido. A recolha de todos os dados de diferentes fontes pode exigir uma quantidade considerável de coordenação, muitas vezes extraindo informações de fontes de dados díspares e não estruturadas.
A RPA permite que os profissionais de RH, Finanças, Marketing ou vários outros departamentos reúnam rapidamente informações de uma vasta gama de fontes. Os bots podem ser treinados para recolher dados de e-mails, folhas de cálculo, bases de dados e uma série de aplicações. Definir estas tarefas para intervalos específicos ajuda a eliminar muito do trabalho braçal do processo de elaboração de relatórios.
A reportagem é muito mais do que a enumeração de factos e números. Embora as estatísticas envolvidas sejam claramente essenciais, o seu verdadeiro valor reside na geração de conhecimentos valiosos. Em muitos aspectos, isto torna-os num caso de utilização clássico da RPA, porque a tecnologia aumenta os trabalhadores e ajuda-os a produzir um trabalho melhor.
A RPA permite uma divisão eficiente do trabalho que maximiza os recursos. Os bots podem reunir rapidamente dados de uma vasta gama de fontes, enquanto os trabalhadores humanos podem contextualizar e compreender os dados. As empresas podem poupar horas por semana ou por mês, que se acumulam rapidamente. É um casamento perfeito entre a eficiência dos bots e a criatividade humana.
#5. Conformidade KYC e AML
As obrigações de conhecer o seu cliente (KYC) afectam muitas empresas diferentes. Bancos e instituições financeiras, credores, FinTechs, empresas de apostas, corretores e muito mais, são obrigados a recolher e gerir dados e documentos de clientes para ajudar a cumprir os regulamentos de combate ao branqueamento de capitais (AML).
Mais uma vez, estas obrigações não acrescentam receitas à carteira de encomendas. No entanto, o incumprimento prejudica as empresas sob a forma de coimas e danos para a sua reputação. Por outras palavras, estas tarefas são candidatas ideais para a automatização.
A RPA será capaz de lidar com operações como:
- Ler e analisar dados e documentos de clientes
- Validação das informações dos clientes
- Compilação e seleção de dados de clientes
- Efetuar avaliações de risco
- Comunicação com o cliente
O City Union Bank (CUB),
um dos principais bancos do sul da Índia, implementou a automatização para gerir o KYC e a abertura de contas
.
RPA activada:
- Uma redução de 66% na mão de obra
- Uma aceleração de 7x na abertura de contas
- Redução significativa das taxas de erro
De um modo geral, estes são excelentes resultados que realçam a forma como a RPA ajuda as empresas a prosperar.
#6. Automatização das folhas de pagamento
O processamento de salários é um processo moroso para empresas de todas as dimensões. As grandes empresas têm um volume considerável de pessoal a pagar, enquanto as empresas mais pequenas nem sempre dispõem de orçamento para pessoal dedicado à folha de pagamentos.
Existem várias razões pelas quais o processamento dos salários é um ótimo candidato para a RPA. Para começar, envolve tarefas de grande volume e baseadas em regras. De facto, grande parte do trabalho envolvido cai na categoria de processamento de dados. O processamento manual dos salários envolve a recolha de dados, relatórios de despesas, cálculos de impostos, benefícios e outras complexidades.
As vantagens da RPA para a automatização dos salários incluem maior velocidade, precisão, poupança de custos e uma adesão mais rigorosa à conformidade. A
O estudo de caso de um grande grupo hoteleiro
mostra o potencial da RPA para o processamento de salários: reduziram os seus custos de processamento de salários em cerca de 90%, poupando 200 mil dólares por ano.
#7. Marketing
As recentes condições económicas difíceis obrigaram os líderes empresariais a explorar cortes orçamentais. Como sempre, os departamentos de marketing são dos primeiros a sentir o frio do abrandamento económico. As equipas de geração de receitas estão a ser instruídas para “fazer mais com menos”, o que é uma tarefa difícil no ambiente atual.
Nos últimos anos, os custos de aquisição de clientes (CAC) ficaram fora de controlo. A procura de novos negócios tornou-se tão competitiva para algumas empresas que prejudica a rentabilidade global. A RPA pode ajudar as equipas de marketing através da automatização de muitas tarefas repetitivas e morosas relacionadas com a geração de receitas.
Num contexto de marketing, a RPA será capaz de realizar tarefas como:
- Automatização de campanhas de sensibilização por SMS, correio eletrónico e redes sociais
- Licitação de anúncios PPC no Google e no Facebook Ads
- Testes A/B de anúncios para garantir a máxima eficácia dos anúncios
- Elaboração de relatórios de SEO sobre palavras-chave e eficácia das campanhas
- Pontuação e qualificação dos contactos
De facto, a automatização é tão eficaz para o marketing que, nos últimos anos, surgiram muitos softwares dedicados a esta tarefa. Um inconveniente é o facto de algumas destas ferramentas serem caras ou exigirem um corte no orçamento de publicidade, mas sem uma garantia de resultados. As ferramentas de RPA permitem que as empresas criem as suas próprias versões destas máquinas, de acordo com os seus objectivos e pilhas de software.
#8. Controlos de crédito
Os controlos de crédito são uma parte essencial da diligência devida. Embora a proteção da sua empresa deva ser a primeira prioridade, muitas equipas negligenciam o trabalho. Consequentemente, pagam-no a prazo.
Há vários cenários em que as empresas precisam de efetuar controlos de crédito. Por exemplo, ao aceitar novos clientes, fornecedores ou empregados. Além disso, as verificações de crédito também fazem parte da conformidade geral ao contratar novos fornecedores.
Os controlos de crédito automatizados beneficiam as empresas de várias formas. Para começar, são rápidos, o que melhora consideravelmente os tempos de decisão das empresas. Mas os benefícios não se ficam por aqui. A eliminação dos seres humanos da equação tem outras vantagens, tais como a redução de potenciais preconceitos contra os vendedores ambulantes e a redução dos custos laborais associados.
A RPA permite que as empresas entrem nos sistemas de trabalho, recolham dados, os comparem com as agências de informação de crédito, extraiam informações pertinentes e apresentem um relatório em minutos. As equipas podem mesmo integrá-lo nos seus fluxos de trabalho para que o processo seja acionado sem qualquer intervenção humana.
#9. Controlo e comparação de preços
As empresas podem competir entre si em várias frentes. Podem destacar-se dos seus rivais com base na qualidade dos seus produtos ou serviços ou oferecendo apoio ou comodidade de nível superior. Mas não se pode ignorar o facto de o preço ser um fator importante para os consumidores.
Em mercados concorridos, o preço é uma vantagem competitiva. Em particular, a fixação dinâmica de preços é uma ferramenta importante em mercados de grande movimento e de grande volume. No entanto, monitorizar os concorrentes para ver como estão a ajustar as suas ofertas envolve muito trabalho manual. Além disso, é uma tarefa que exige muita atenção.
A utilização da RPA permite que as equipas pesquisem os sítios Web dos concorrentes e registem as alterações de preços. Se o objetivo da empresa é manter-se abaixo ou dentro de um determinado intervalo de ofertas dos rivais, as equipas podem automatizar os seus preços para que subam e desçam com os seus concorrentes. Nem sequer tem de se tratar de alterações em tempo real; pode também tratar-se de garantir que os sistemas de CRM estão constantemente actualizados para que as equipas de vendas tenham sempre as melhores informações para as ajudar a fechar negócios.
Os compradores podem também utilizar a RPA para monitorizar o preço das matérias-primas. Ao definir parâmetros específicos, podem passar a garantir bens a preços favoráveis, poupando somas incalculáveis.
#10. Programação e acompanhamento das expedições
Embora o transporte marítimo e a logística tenham sido os principais adoptantes de uma tendência geral para a digitalização, ainda existe uma quantidade surpreendente de trabalho manual nos elementos de programação e acompanhamento destas empresas. Com tantos fornecedores diferentes, cada um com os seus próprios portais, coordenar a expedição e controlar a receção das mercadorias pode ocupar muito tempo.
A RPA pode tratar de operações como:
- Encontrar as rotas de transporte mais rápidas ou mais económicas
- Processamento de encomendas e pagamentos
- Comunicação com software de gestão de armazém ou de inventário
- Acompanhamento das entregas e realização de uma auditoria completa
- Comunicar actualizações através de plataformas de comunicação
- Emissão de facturas
A automatização, quer se trate de testes de software, RPA ou outros, pode ajudar os retalhistas, lojas de comércio eletrónico ou empresas de entregas externas a implementar uma abordagem à logística mais centrada no cliente. A redução das horas de trabalho manual gastas em pedidos de informação sobre envios pode reduzir significativamente os custos operacionais, assegurando simultaneamente que os clientes obtêm os níveis de serviço que exigem.
