Jedným z najzaujímavejších aspektov robotickej automatizácie procesov (RPA ) je pravdepodobne vysoká miera univerzálnosti tohto softvéru. Podniky môžu túto technológiu využívať vo väčšine oblastí, v ktorých ľudia komunikujú s počítačmi. S tým, ako odvetvia napredujú smerom k efektívnosti, rastie objem a rozmanitosť prípadovpoužitia RPA.
V tomto článku sa budeme venovať rôznym úlohám, ktoré možno pomocou RPA automatizovať v rôznych podnikoch. Táto zmes aplikácií RPA, prípadov použitia a prípadových štúdií by mala inšpirovať vedúcich pracovníkov podnikov, ktorí chcú ušetriť peniaze a zvýšiť efektivitu a spokojnosť zamestnancov.
Banky a finančné inštitúcie
Financie boli jedným z najlepších odvetví na preskúmanie prípadov použitia robotickej automatizácie procesov. V tomto odvetví sa používa veľa úloh s vysokým objemom, ktoré si vyžadujú rýchlosť a presnosť. Navyše je zaplavená starším softvérom a musí sa vyrovnať s prísnym regulačným dohľadom. RPA je prispôsobená pre každý z týchto scenárov.
Banky a finančné inštitúcie využívajú rôzne aplikácie RPA. Niektoré z týchto prípadov použitia pomohli vyriešiť dlhodobé problémy, zatiaľ čo iné riešili nové problémy, najmä regulačné predpisy a predpisy o dodržiavaní predpisov.
Tu sú dva z najlepších príkladov robotickej automatizácie z oblasti bankových požiadaviek na splnenie štandardov finančného riadenia a tiež pridanie obchodu s rýchlejším spracovaním úverov.
#1. Dodržiavanie právnych predpisov a predpisov „poznaj svojho klienta“ (KYC)
Banky sú pod veľkým tlakom, aby pomáhali riešiť problém KYC prostredníctvom obmedzení v oblasti boja proti praniu špinavých peňazí (AML). Splnenie týchto štandardov viedlo k potrebe zvýšiť počet zamestnancov a technológií, pričom podľa správ dosiahnu výdavky na RegTech do roku 2028 približne 200 miliárd USD.
Spracovanie dokumentov je jedným z najzávažnejších prekážok, ktorým finančné spoločnosti čelia v súvislosti s KYC. Veľkým problémom je, že výdavky neprinášajú príjmy, ale za ich nedodržanie hrozia vysoké pokuty. Táto dilema poukazuje na naliehavú potrebu riešení na spracovanie KYC, ktoré nezruinujú banku.
Prípadová štúdia RPA pre KYC
HDFC je najväčšia banka súkromného sektora v Indii. Čelili nárastu počtu nových zákazníkov, čo im prinieslo značnú administratívnu záťaž. Čítanie a spracovanie dokumentov potrebných na splnenie predpisov KYC zahŕňa množstvo časovo náročných manuálnych úloh.
Na získavanie údajov z účtovných žiadostí vrátane naskenovaných dokumentov použili riešenie RPA. Softvér RPA im umožnil riadiť celý cyklus KYC. Zrýchlením procesu znížili náklady a pracovný čas približne o 50 %, zvýšili celkovú produktivitu o 60 % a znížili počet ľudských chýb.
#2. Spracovanie pôžičiek
Spracovanie úverov je tradične veľmi neefektívny a časovo náročný proces. Zahŕňa značné množstvo kontrol údajov a množstvo papierovania. Finančný sektor je preplnený a konkurencia zo strany rušivých nebankoviek. Očakávania spotrebiteľov sa v posledných rokoch výrazne zvýšili, pričom rýchle rozhodnutia o pôžičke sa často stávajú predmetom konkurenčného boja medzi bankami.
Prípadová štúdia RPA pre spracovanie úverov
UBS je švajčiarska banka s rozsiahlou globálnou pôsobnosťou. Švajčiarska federálna rada počas konferencie COVID-19 schválila pôžičky s nulovým úrokom pre spoločnosti, ktoré bojujú s krízou. Problémom pre UBS bolo, že nemala infraštruktúru na správu prílivu aplikácií.
Nahromadilo sa 10 000 nevybavených žiadostí. V rámci celkového úsilia o digitálnu transformáciu preto UBS usúdila, že RPA by sa mohla použiť na pomoc pri spracovaní týchto úverov. Tím použil RPA na implementáciu procesu automatizácie len za šesť dní. Vďaka tejto technológii sa čas spracovania každej pôžičky skrátil z približne 40 minút na päť, čím sa ušetril čas a ľudský faktor.
Zdravotná starostlivosť
Moderné zdravotnícke organizácie čelia mnohým problémom. Zvyšujúci sa počet pacientov, požiadavky na dodržiavanie predpisov a prevádzkové náklady spolu s často zaslúženou povesťou zbytočnej byrokracie označujú toto odvetvie za vynikajúceho kandidáta na automatizáciu. Rýchlejšia a nákladovo efektívnejšia starostlivosť má zásadný význam pre dôveru verejnosti v tieto služby.
#3. Prístup k údajom pacienta
Prístup k údajom o pacientoch je nevyhnutný na poskytovanie optimálnej starostlivosti. Tieto informácie sú však často roztrúsené v neprepojených databázach v ordináciách lekárov, nemocniciach a iných zdravotníckych úložiskách. Táto situácia vedie k neefektívnym žiadostiam o údaje a veľkému množstvu manuálneho spracovania.
RPA, rovnako ako automatizácia testovania, sa dá použiť na automatizáciu mnohých z týchto procesov, čo znamená, že lekári majú prístup k údajom, ktoré potrebujú na prijímanie kvalifikovanejších a informovanejších rozhodnutí.
Prípadová štúdia RPA pre prístup k záznamom pacienta
Národná zdravotná služba (NHS), verejný systém zdravotnej starostlivosti v Spojenom kráľovstve, je akýmsi zázrakom. Poskytuje bezplatnú zdravotnú starostlivosť 67 miliónom občanov krajiny. Keďže však pozostáva zo spojenia trustov, rád a orgánov, získala si povesť neefektívnej, preplnenej a nadbytočnej inštitúcie.
NHS Dorset potrebovala nájsť spôsob, ako by lekári všeobecných lekárov mohli pristupovať k záznamom Dorset Care Record (DCR), ktoré sú súborom zdravotných záznamov pacientov. Samozrejme, keďže tieto záznamy obsahujú citlivé zdravotné a sociálne informácie, bezpečnosť je veľkým problémom.
Ich riešenie RPA zahŕňalo vytvorenie účtov pre každého z 1 500 všeobecných lekárov v oblasti Dorset, aby sa zabezpečilo bezpečné a efektívne vyhľadávanie pacientov. Tento proces šetrí praktickým lekárom veľa času a umožňuje im prístup k presnej histórii pacienta jediným stlačením tlačidla, čím sa prekonáva veľký problém, ktorému čelí preťažená organizácia.
Ľudské zdroje
Oddelenia ľudských zdrojov (HR) majú širokú škálu povinností. Napriek tomu je riadenie zamestnancov spojené s množstvom formulárov a všednou a opakujúcou sa prácou, aby sa splnili normy súladu. Niektoré z týchto úloh zahŕňajú spracovanie údajov o zamestnancoch, zaznamenávanie vzdelávania a rozvoja, evidenciu dovoleniek a neprítomností a prijímanie zamestnancov.
#4. Nástup zamestnancov
Nábor zamestnancov sa v posledných rokoch stal aktuálnou témou. Mnohé firmy majú problém nájsť špičkové talenty, a aj keď sa im to podarí, majú problém udržať si nových zamestnancov.
Nástup zamestnancov obsahuje niekoľko menších úloh. Patrí sem preverovanie minulosti, zasielanie ponukových listov, aktivácia účtov zamestnancov pre interný softvér a šírenie príslušných dokumentov a príručiek.
Vo väčších organizáciách tieto procesy znamenajú veľa premrhaného času, ktorý by sa namiesto toho mohol venovať ľudskejším prvkom ľudských zdrojov, ako je napríklad zabezpečenie toho, aby sa zamestnanci správne udomácnili a cítili podporu. V ére hybridnej práce a práce na diaľku sa tieto faktory málokedy zdajú byť dôležitejšie.
Prípadová štúdia RPA pre onboarding zamestnancov
Popredná spoločnosť na výrobu ocele v USA zažívala obdobie trvalého rastu. Táto situácia znamenala, že museli prijať množstvo nových zamestnancov. Jedným z veľkých problémov, ktorým čelili, bola skutočnosť, že ich prevádzky sa nachádzali na celom území USA, čo spôsobilo, že nástup do spoločnosti bol náročný na pracovnú silu.
Koordinácia tohto úsilia na rôznych miestach priniesla niekoľko problémov. Vyžadovalo si to aj spoluprácu medzi jednotlivými oddeleniami. Napríklad oddelenie IT a oddelenie ľudských zdrojov museli spolupracovať pri zabezpečovaní prihlasovacích údajov pre systémy a prenosné počítače. Výsledkom bolo chaotické a neorganizované úsilie, ktoré spôsobilo oneskorenie, poškodilo produktivitu a dokonca viedlo k fluktuácii nových zamestnancov.
Podnik si uvedomil potrebu efektívnejšieho systému. Rozhodli sa pre riešenie na automatizáciu procesu nástupu. Tento softvér využíval RPA na čítanie a pochopenie dokumentov zamestnancov a aktualizáciu informácií v databázach spoločnosti. Táto technológia sa využíva aj na spúšťanie ponukových listov a prípadne aj dokumentácie pre nových zamestnancov. Nakoniec sa RPA použila aj na prideľovanie softvérových prihlášok a prístupov pre rôznych zamestnancov na základe ich úloh v rámci organizácie.
Prijatie procesov RPA celkovo ušetrilo čas a peniaze, zvýšilo spokojnosť zamestnancov a uľahčilo dobre riadený a bezchybný proces nástupu.
Účtovníctvo
Účtovné oddelenia veľkých podnikov spracúvajú neuveriteľné množstvo mesačných transakcií. Tradične ide o proces náročný na prácu, ktorý zahŕňa skenovanie dokumentov, získavanie údajov z rôznych systémov a značné množstvo zadávania údajov. Tieto procesy sú pochopiteľne náchylné na ľudské chyby.
Softvérovú automatizáciu a RPA možno použiť na automatizáciu pohľadávok, záväzkov, miezd, dodržiavania daňových predpisov, výkazníctva, prognózovania a ďalších činností.
#5. Audit
Audity sú len jednou z oblastí účtovníctva, ktoré môže RPA zlepšiť. Každý audit pozostáva zo série veľkoobjemových, manuálnych a opakujúcich sa úloh. Tieto úlohy odčerpávajú ľudský kapitál a odvádzajú pracovníkov od práce, ktorá je zameraná na hodnoty.
RPA pre audity zvyšuje presnosť, priepustnosť a odhaľovanie podvodov. Zavedením tejto technológie sa zvyšuje spokojnosť klientov a zamestnancov, ako aj znižujú náklady.
Prípadová štúdia RPA pre audit
Vo výskumnej práci s názvom Prípadové štúdie implementácie robotickej automatizácie procesov (RPA) v účtovníctve: (Zhang, 2022) autori uvádzajú rôzne prípady použitia RPA. Výskum sa zaoberá firmou so sídlom v USA, ktorá sa intenzívne zaoberá auditom súkromných firiem v odvetví nehnuteľností.
Pred zavedením RPA pozostával pracovný postup klienta z nasledujúcich krokov:
- a) Nahrávanie dokumentov do daňového softvéru
- b) Vykonanie niekoľkých výpočtov
- c) Stiahnutie údajov na základe týchto výpočtov
- d) Preformátovanie súboru na účely vykazovania
Výskumníci uvádzajú značný odpor audítorov podnikov voči automatizácii. Keď však manažment ukázal výhody, rýchlo sa to ujalo. Okrem toho implementácia nemala za následok prepúšťanie, čo jednoznačne pomohlo pri zavádzaní.
Zaujímavým momentom implementácie bolo, že účtovnícka firma nemala mandát na používanie RPA vo svojich procesoch. Tímy, ktoré si osvojili RPA, však dokázali skrátiť čas potrebný na generovanie správ.
Ďalší šťavnatý aspekt výskumu sa týka problematiky úzkych miest, ktoré spomalili implementáciu. Ako sa podrobne uvádza v dokumente, „audítori spočiatku nedokázali vývojárom bota ukázať všetky varianty procesu, ktorý sa mal automatizovať.“ Pre tímy, ktoré zavádzajú RPA, z toho vyplýva veľké ponaučenie: na odhalenie výhod akejkoľvek aplikácie RPA je potrebný riadny prieskum podnikových procesov.
Výroba
Globálne dodávateľské reťazce sú stálou súčasťou spravodajského cyklu. COVID-19, prudká inflácia a invázia na Ukrajinu zdôraznili našu závislosť od rýchleho a presného toku informácií v celom dodávateľskom reťazci. Významným aspektom tohto procesu je správa kmeňových údajov (MDM).
#6. Správa hlavných údajov
MDM je základom dobre fungujúcich výrobných organizácií. Táto disciplína si vyžaduje interakciu medzi IT a podnikom, aby sa zabezpečila aktuálnosť, jednotnosť a presnosť údajov. Informácie obsahujú údaje o dodávateľoch, zákazníkoch, účtoch a rôznych výrobných závodoch.
Niektoré z riešení, ktoré RPA môže vyriešiť v oblasti MDM, zahŕňajú rýchlejší čas spracovania, zníženie počtu ľudských chýb, lepšie dodržiavanie predpisov, presnejšie údaje a zníženie prevádzkových nákladov.
Prípadová štúdia RPA pre správu hlavných údajov
V článku Using robotic process automation (RPA) to enhance the Item master data maintenance process (Radke, 2020) autori poukazujú na príklady RPA v rôznych odvetviach.
Prvý príklad sa týka vietnamskej výrobnej spoločnosti ABC Electronics. Spoločnosť ABC sa zaoberá opravami telefónov. Firma však nedokázala vytvoriť súpis materiálu na opravu telefónu pomocou typických systémov plánovania podnikových zdrojov (ERP).
V súčasnosti sa požiadavky na výnimky zadávali do globálneho systému riadenia dodávateľského reťazca (GCSM). Pracovníci potom museli tieto údaje stiahnuť a spracovať do tabuliek programu Excel. Okrem toho museli nákupné tímy pristupovať k interným systémom a kontrolovať správy plánovačov výroby, aby zistili, ktoré materiály potrebujú nakúpiť.
Celkovo išlo o neefektívny systém, ktorý vyžadoval zbytočne veľa ľudských zásahov. Ešte znepokojujúcejšie však je, že tento proces spôsoboval výrazné oneskorenie servisu z dôvodu nedostatku dielov a materiálov na opravu.
Spoločnosť ABC rozdelila príslušné oddelenia opísané vyššie do skupín. Niektorí zaviedli RPA, zatiaľ čo iní zostali pri tradičnom prístupe. Výsledky boli ohromujúce.
Skupina RPA:
- Skrátenie času potrebného na vybavenie žiadostí o 80 %.
- Zvýšená produktivita a spokojnosť s prácou
- Zníženie počtu ľudských chýb
- Zvýšené dodržiavanie predpisov
- Zvýšená presnosť údajov
- Zníženie nákladov vyplývajúcich z nekvalitnej výroby, manuálnej práce a straty dobrého mena v dôsledku nespokojnosti zákazníkov
Starostlivosť o zákazníkov
Nárast komunikačných nástrojov zvýšil rozmanitosť komunikačných kanálov, ktoré zákazníci používajú na interakciu s podnikmi. To viedlo aj k prudkému nárastu očakávaní zákazníkov.
Moderný spotrebiteľ chce mať prístup k podnikom 24 hodín denne a 7 dní v týždni a rôzne možnosti vrátane samoobsluhy. Ak tieto služby nesplnia očakávania, zákazníci sa vzdajú požiadaviek. Niektoré z následkov zahŕňajú prechod ku konkurenčným službám alebo ohováranie spoločnosti na sociálnych sieťach.
Starostlivosť o zákazníkov zahŕňa množstvo manuálnych procesov. Spoločnosti neustále bojujú o to, aby čo najlepšie využili čas svojich servisných zástupcov. Automatizácia niektorých z týchto úloh má zrejmý význam.
#7. Posilnenie zástupcov služieb zákazníkom
Zástupcovia zákazníckeho servisu predstavujú pre podniky významné výdavky. V mnohých priemyselných odvetviach sú títo pracovníci dôležitým aspektom oddelení zameraných na zákazníkov. Získať z týchto pracovníkov čo najviac je pre podnik nevyhnutnosťou.
RPA pomáha niekoľkými rôznymi spôsobmi. Po prvé, zákazníci chcú konzistentnosť vo všetkých kanáloch. Ak zdieľajú informácie so spoločnosťou, chcú, aby boli prítomné vo všetkých interakciách. Rovnako očakávajú, že pracovníci budú vedieť o všetkých sľuboch alebo problémoch z minulosti.
Niektoré z týchto problémov sa dajú vyriešiť pomocou dobrého softvéru na riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM). Tieto riešenia však žijú a umierajú na základe kvality údajov. Manuálna aktualizácia informácií je nákladná, náchylná na ľudské chyby a zaberá drahocenný čas.
Prípadová štúdia RPA na posilnenie zástupcov služieb zákazníkom
Transformačné vlastnosti RPA možno vidieť na prípadovej štúdii spoločnosti Cobmax, globálneho predajného centra. S rastom firmy boli obchodní zástupcovia vystavení veľkému tlaku. Keď manažment získal zákazku pre poprednú brazílsku telekomunikačnú spoločnosť, ich manuálny administratívny systém sa ukázal ako zastaraný.
Jeden z týchto procesov zahŕňal kopírovanie a vkladanie údajov z jedného systému CRM do druhého. Chyby spôsobili, že kvôli týmto nepresnostiam sa správy vyhotovovali dlho.
Využitím RPA na outsourcing týchto úloh spoločnosť Cobmax znížila počet operácií v back-office na polovicu a skrátila čas potrebný na vypracovanie správ až o 66 %.
Maloobchodný predaj
RPA zmenila maloobchodný priemysel rôznymi spôsobmi. Medzi najzaujímavejšie prípady použitia robotickej automatizácie procesov patrí automatizácia faktúr, spracovanie vratiek a dokonca aj také veci, ako je správa zásob.
Maloobchodné prevádzky sa tiež vo veľkej miere spoliehajú na softvér CRM a ERP. Hoci sú tieto systémy neuveriteľným úložiskom centralizovaných údajov, manuálne pridávanie údajov o klientoch predstavuje značné množstvo hodín práce, najmä pre zaneprázdnených predajcov.
#8. Automatizácia faktúr
Spracovanie faktúr je problémom vo väčšine podnikov, nielen v maloobchode. Každá firma s veľkým objemom žiadostí o úhradu záväzkov si uvedomuje, že manuálna práca, ktorá je časovo náročná na zabezpečenie včasnej a úplnej úhrady žiadostí o úhradu faktúr od dodávateľov, je náročná.
Správa spoločnosti Levvel Research poukazuje na niektoré veľké problémy, ktorým čelia oddelenia záväzkov (AP). Niektoré z nich zahŕňajú manuálne zadávanie údajov, stratené alebo duplicitné faktúry, nepresne odsúhlasené údaje a nesúlad údajov AP v celej spoločnosti.
RPA možno použiť na automatizáciu týchto procesov, čo vedie k rýchlejším platbám, ktoré zlepšujú vzťahy s dodávateľmi, väčšej presnosti a jednoduchším auditom a výkazom.
Prípadová štúdia RPA pre automatizáciu faktúr
Veľký severoamerický maloobchodný predajca určený len pre členov mal problém. Denne dostávali obrovské množstvo faktúr. Počas rušných období ich počet dosahoval až 700 denne.
Spracovanie týchto faktúr zahŕňalo otvorenie e-mailov, extrahovanie údajov a ich následné vloženie do centralizovaných dátových systémov vrátane interného účtovného systému, aby sa zabezpečilo, že klient dostane platby. Vyplnenie každej faktúry trvalo do piatich minút, pričom sa kládli dôležité otázky týkajúce sa udržateľnosti procesu a schopnosti podniku rozšíriť sa.
Tento proces vyriešili zavedením optického rozpoznávania znakov, ktoré pomáha čítať a získavať informácie z e-mailov. Odtiaľ ich roboty dokázali spracovať informácie a odoslať ich do príslušných systémov, čím zabezpečili presné údaje a rýchle platby pre dodávateľov.
Po zavedení nového systému RPA sa viac ako 93 % faktúr spracovalo bez manuálnych zásahov, presnosť sa zvýšila na 95 % a približne 20 % zamestnancov oddelenia AP sa mohlo venovať úlohám, ktoré majú väčšiu hodnotu. Viac informácií o tejto prípadovej štúdii nájdete tu.
IT
IT oddelenia patrili medzi najrýchlejšie prijímajúce RPA. Do veľkej miery je to preto, že manažment a zamestnanci sú prístupní novým technológiám a rýchlo si všimnú potenciálne výhody automatizácie.
Takmer všetky vrcholy majú IT oddelenia. Navyše každý z týchto sektorov využíva IT rôznymi spôsobmi, od aplikácií tak jednoduchých, ako je prevádzka a údržba webovej stránky, až po plnohodnotné operácie kybernetickej bezpečnosti, ktoré dokážu zvládnuť náročný prechod na prácu v cloude.
Konkrétne príklady RPA v IT zahŕňajú:
- Správa používateľov: Vytváranie účtov, profilov a e-mailových adries v rôznych systémoch
- Obnovenie hesla: Spoločnosť Forrester Research odhaduje, že každé obnovenie hesla stojí približne 70 USD. RPA tento problém automatizuje, čím sa ušetria nevyčísliteľné sumy z rozpočtov na IT.
- Zálohovanie údajov: Manuálne zálohovanie údajov je časovo náročné. Je to tiež nočná mora pri plánovaní. RPA umožňuje firmám automatizovať synchronizáciu údajov a generovať reporty, aby sa zabezpečila aktuálnosť kľúčových informácií v celej organizácii.
- Odpovede na hárky pomoci: Zamestnanci IT sú drahí. Príliš veľa podnikov však plytvá peniazmi na to, aby ich špecialisti reagovali na menšie incidenty, čo ich odvádza od inej dôležitej práce. Tímy môžu trénovať roboty RPA na vykonávanie jednoduchých diagnostických kontrol a iných predvídateľných úloh krok za krokom.
Hoci sú to všetko skvelé príklady, sú len špičkou ľadovca. RPA zasiahla takmer všetky oblasti IT, čo je dar z nebies v dobe, keď sa technológie vyvíjajú tak rýchlo, že aj čerství absolventi majú problém zabezpečiť, aby ich zručnosti boli relevantné.
#10. Správa používateľov
Elektronické vzdelávanie a rozvoj (L&D) je dôležitou súčasťou zabezpečenia produktivity a spokojnosti zamestnancov. Pre veľké podniky je však náročné spravovať používateľov a zabezpečiť, aby mali prístup k rôznym ponúkaným kurzom a programom.
Zodpovednosť za to nesú často preťažené IT oddelenia, ktoré riešia požiadavky na podporu, upozornenia na kybernetickú bezpečnosť a rôzne iné úlohy.
Prípadová štúdia RPA pre správu používateľov
Spoločnosť Mid Yorkshire Hospital NHS Trust sa výrazne angažuje v oblasti vzdelávania a rozvoja zamestnancov. Táto zodpovednosť sa vzťahuje na nových aj existujúcich zamestnancov. Aby sa zabezpečilo, že každý zamestnanec je schopný poskytovať kvalitnú starostlivosť, majú tím pre digitálne vzdelávanie, ktorý podporuje ich IT oddelenie.
Správa používateľov je však pre tieto oddelenia náročná. Registrácia sa vykonala ručne. Podľa ich prípadovej štúdie trvala každá aplikácia približne päť minút, čo znamená, že trojčlenný tím potreboval na správu 200 používateľov jeden a pol dňa. Trust zamestnáva viac ako 9 000 ľudí, čo dáva zmysel tejto úlohe.
Zefektívnenie tohto manuálneho procesu by ušetrilo čas a chyby a oslobodilo by ich tím od monotónnych a opakujúcich sa úloh.
IT oddelenie použilo riešenie RPA na presun registrácií do databázy a vytvorenie účtov pre každého nového používateľa. Odtiaľ boti zapisovali používateľov do kurzov a odosielali príslušné e-maily. Všetky chyby alebo duplicitné registrácie boli postúpené tímu na manuálny dohľad.
Výsledky sú učebnicovým príkladom toho, ako môže RPA transformovať obchodné operácie. Patria medzi ne:
- Skrátenie času spracovania o viac ako 70 %
- Možnosti 24 hodín denne, 7 dní v týždni
- Zníženie počtu chýb
- Zamestnanci L&D sú odbremenení od práce navyše, čo im umožňuje sústrediť sa na viac osobných úloh.
Správa majetku a nehnuteľností
RPA sa dá použiť na automatizáciu viacerých rôznych úloh v oblasti správy nehnuteľností. Čiastočne je to preto, že toto odvetvie sa vyznačuje veľkým množstvom back-endových obchodných procesov, ktoré sú štandardnou súčasťou každého podniku. Existujú však aj ďalšie príklady automatizácie robotických procesov v oblasti správy nehnuteľností.
Niektoré z prípadov použitia sú veci, ktorých sme sa dotkli už skôr. Napríklad zrýchlenie kontrol KYC a AML a celkového procesu nalodenia. RPA sa však môže použiť aj na podporu záväzkov, komunikácie s rezidentmi a odsúhlasovania účtov.
#11. Automatizácia výpisov veriteľa
Vývoj a správa nehnuteľností zahŕňajú niekoľko manuálnych úloh. Mnohé z nich zahŕňajú kontroly, ktoré majú zabezpečiť aktuálnosť prílevu hotovosti. Hlavné úverové spisy sa musia skontrolovať v bankách, aby sa zabezpečilo, že účty nájomcov alebo vlastníkov sú v dobrom stave.
Vykonávanie týchto kontrol zahŕňa predvídateľné kroky. Získavanie týchto informácií je však časovo náročné a vyžaduje si vysokú úroveň presnosti. Preto je to žiarivý príklad aplikácií RPA, ktoré môžu zlepšiť mnohé podniky.
Prípadová štúdia RPA pre automatizáciu výpisov veriteľov
Chicago, IL. spoločnosť zaoberajúca sa správou a rozvojom nehnuteľností sa snažili získať mesačné výpisy veriteľa a správy o histórii pôžičiek. Veľká časť povinností pripadla na jedného pracovníka.
Táto úloha sa už veľmi opakovala. Ďalšie komplikácie však nastali, pretože výpisy veriteľa sa mohli objaviť kedykoľvek zhruba v poslednom týždni každého mesiaca. Táto situácia znamenala, že operátor musel skontrolovať každú banku pre každý výpis veriteľa, kým neboli všetky podpísané.
Realitná spoločnosť implementovala riešenie RPA, ktoré rozdelilo úlohy na jednotlivé časti. Tieto kroky zahŕňali:
- Bot číta hlavný súbor pôžičiek a zapisuje kópiu pre daný mesiac
- Určí, ktoré banky alebo veriteľov musí kontaktovať.
- Potom bot skontroluje dostupnosť výpisu veriteľa
- Ak je výpis k dispozícii, stiahne ho a zodpovedajúcim spôsobom aktualizuje hlavný súbor úveru.
Tento proces ušetril riaditeľovi 10 hodín pracovného času mesačne.
Telekomunikácie
Telekomunikačný priemysel je významným príjemcom RPA. Do veľkej miery je to preto, že mnohé manuálne procesy v tejto oblasti sú vysokofrekvenčné, opakujúce sa a založené na pravidlách. Alebo inak povedané, presne tie úlohy, ktoré RPA rieši.
Medzi úlohy, s ktorými môže RPA pomôcť, patria napríklad:
- Príprava a distribúcia správ
- Spracovanie predajných objednávok
- Zálohovanie údajov
- Riešenie problémov so službami zákazníkom
- Automatizácia marketingu
Keďže v telekomunikáciách existuje taká široká škála aplikácií RPA, prípady použitia sa môžu rozšíriť naprieč celou organizáciou a pomôcť zlepšiť a zefektívniť množstvo operácií.
#12. Zefektívnenie prevádzky
Mnohé z najvýkonnejších prípadov využitia RPA spočívajú v outsourcingu predvídateľných úloh, ktoré zvyčajne vykonávajú ľudia. Keď sa podniky rozširujú a rastú, manažment prirodzene hľadá spôsoby, ako zefektívniť procesy s cieľom zlepšiť prevádzkovú efektívnosť.
Zefektívnenie prevádzky sa môže v oblasti telekomunikácií uskutočniť rôznymi spôsobmi. Môže to zahŕňať zníženie počtu zamestnancov, maximalizáciu doručovania objednávok a automatizáciu viacerých úloh back-office.
Pozrime sa na prípadovú štúdiu, v ktorej RPA pomohla veľkej telekomunikačnej spoločnosti ušetriť náklady vo výške takmer 5 miliónov dolárov.
Prípadová štúdia RPA na zefektívnenie prevádzky
Významná austrálska telekomunikačná spoločnosť čelila zvýšenému dopytu po prístupe na internet. Tento proces zahŕňal modernizáciu sieťovej infraštruktúry a splnenie vládneho záväzku vytvoriť národnú širokopásmovú sieť (NBN), program, ktorý by zabezpečil širokopásmový prístup pre milióny Austrálčanov.
Takáto rozsiahla národná operácia predstavovala pre spoločnosť niekoľko problémov. Bolo potrebné nájsť spôsob, ako rýchlo zaviesť prístup, pričom bolo potrebné zohľadniť požadovanú vysokú úroveň služieb. Rozšírenie na takúto úroveň je presne ten typ úlohy, na ktorú možno použiť RPA.
Operácia mala štyri piliere. Boli to:
- Skrátenie času servisného cyklu
- Zabezpečenie skvelých zákazníckych skúseností
- Zníženie nákladov na služby a prevádzku
- Optimalizácia výkonu a produktivity pracovnej sily
Firma použila 50 robotov na zvýšenie efektívnosti v dvoch hlavných procesoch. Boli to:
- Zabezpečenie kvality (QA)
- Proces zostavovania objednávky
Medzi výhody tejto aplikácie RPA patrí úspora viac ako 2 hodín pri každej objednávke. Okrem toho sa firme podarilo výrazne znížiť náklady na pracovnú silu a ušetriť približne 5 miliónov dolárov na prevádzkových nákladoch na dodávky.
Logistika
Logistika je ďalšou oblasťou, ktorá prijala RPA skôr ako iné odvetvia. Skladové a distribučné centrá sa spoliehajú na automatizáciu, aby znížili náklady a chyby a splnili náročné požiadavky zákazníkov, ktorí pracujú 24 hodín denne, 7 dní v týždni.
Dodávateľské reťazce obsahujú veľa pohyblivých častí. Údaje sú neoddeliteľnou súčasťou plynulých operácií a včasnosti, pričom distribučné centrá sa spoliehajú na jemnú súhru systémov riadenia skladu (WMS) spolu so softvérom CRM a ERP.
V prípade softvéru ERP, ako je NetSuite, sú tieto systémy centralizované. Implementácia je však vysoko technická, časovo náročná a nákladná, nehovoriac o mesačných licenciách, ktoré sa môžu ľahko vyšplhať na tisíce dolárov.
#13. Sledovanie zásielok a kontrola objednávok
Logistické podniky žijú a umierajú vďaka svojej prevádzkovej výkonnosti. Vzhľadom na rastúcu popularitu výroby a riadenia zásob just-in-time môžu mať meškania vážne následky.
Poskytovanie služieb spoločnostiam tretích strán má svoje vlastné zložitosti. Očakávania zákazníkov sa v priebehu rokov výrazne zvýšili. Spotrebitelia chcú neustále a pravidelné aktualizácie, keď sa dodávky pohybujú v sieťach. Nejasné prognózy sa už netolerujú.
Logistické podniky sú sprostredkovateľmi medzi spotrebiteľmi a predajcami. Sledovanie bolo dlho doménou manuálnych pracovníkov. Výsledkom je množstvo požiadaviek na rôznych komunikačných platformách. Je to časovo náročná práca, pri ktorej dochádza k chybám a nedorozumeniam.
Prípadová štúdia RPA na sledovanie zásielok a kontrolu objednávok
LTX Solutions je spoločnosť so sídlom v Atlante, ktorá sa zaoberá riadením dodávateľského reťazca. Ich špecialitou sú zásielky menšie ako nákladné (LTL). V roku 2019 ich získala spoločnosť Redwood Logistics, dlhoročný poskytovateľ softvéru logistickej platformy ako služby (LPaaS).
Spoločnosť LTX potrebovala RPA na zvládnutie nárastu objemu obchodu. Predtým, ako ich prevzala spoločnosť Redwood, realizovali približne 3 000 dodávok mesačne s 12 zamestnancami.
S nárastom objemu obchodov však spoločnosť čoskoro zistila, že jej manuálne sledovanie a auditovanie nie je možné rozšíriť. Na začiatok odhadli, že zvládnutie tohto množstva otázok by si vyžiadalo prijatie 12 nových zamestnancov. Zvýšenie nákladov na pracovnú silu o 40 % by predstavovalo výzvu v odvetví s notoricky známymi nízkymi maržami.
Spoločnosť LTX zaviedla procesy RPA na riešenie týchto problémov. Ich prvým krokom bola automatizácia procesu sledovania. Podľa viceprezidenta pre obchodné procesy Andrewa Gleesona implementovali toto riešenie približne za jeden deň, čo svedčí o bleskovom transformačnom efekte, ktorý môže RPA priniesť do podniku. Typické implementácie softvéru môžu trvať týždne alebo mesiace a vyžadujú si vysoko odborné tímy a vysoké rozpočty.
Spoločnosť LTX následne využila RPA na zníženie počtu pracovných hodín v back-office. Táto technológia pomohla firme revolučne zmeniť proces auditu dodávok. Tím navyše považuje tento pokrokový prístup za kľúčový faktor, ktorý prispel k ich akvizícii spoločnosťou Redwood Logistics.
Farmaceutické
Prípady využitia RPA vo farmaceutickom priemysle zahŕňajú administratívu, ľudské zdroje, predpovedanie predaja a dokonca aj riadenie dodávateľského reťazca a zásob. Prísne vedenie záznamov a správa údajov však patria medzi najpálčivejšie náklady na back-office v oblasti biologických vied.
RPA je skvelým riešením mnohých z týchto administratívnych záťaží. Farmaceutické spoločnosti môžu túto technológiu využiť na automatizáciu riadenej distribúcie dokumentov a zabezpečenie bezpečného a dostupného úložiska dôležitých údajov. Okrem toho môže RPA pomôcť odstrániť ľudské chyby v rámci správy dokumentov a odstrániť neefektívne a neúčinné politiky riadenia podnikových procesov (BPM).
Mnohých z týchto tém sme sa už v článku dotkli, preto namiesto toho preskúmame, ako môžu spoločnosti z oblasti biologických vied využiť RPA na zníženie nákladov na výskum a vývoj, s osobitným dôrazom na správu dokumentov počas klinických skúšok.
#14. Zníženie nákladov na výskum a vývoj
Farmaceutické firmy a firmy pôsobiace v oblasti biologických vied čelia rôznym tlakom. Starnutie populácie v celom západnom svete znamená, že požiadavky na nové liečebné postupy neustále rastú. Rovnako však aj náklady na výskum a vývoj (R&D).
Ďalším dôležitým faktorom, ktorý treba zvážiť, sú prísne regulačné podmienky pre vývoj liekov. Predtým, ako sa výrobok dostane na trh, potrebuje rozsiahly výskum, dokumentáciu a klinické
skúšky. Tieto nevyhnutné procesy znamenajú, že farmaceutické spoločnosti musia starostlivo spravovať dokumenty a údaje, aby zostali na správnej strane regulačných orgánov.
Prípadová štúdia RPA na zníženie nákladov na výskum a vývoj
V článku s názvom Robotická automatizácia procesov vo farmaceutickom priemysle: tri prípadové štúdie (Anagnoste, 2018) autor načrtáva príliš častý scenár, ktorému čelia firmy vo farmaceutickom priemysle, a to nájsť spôsob, ako dodávať lieky s primeranými nákladmi a zároveň prejsť na obchodný model viac zameraný na pacienta.
Okrem toho dokument poukazuje na záťaž spojenú s dodržiavaním predpisov, ktorá trápi podniky pôsobiace v oblasti biologických vied. Zdôrazňujú, že dve popredné farmaceutické spoločnosti si stanovili ciele na zlepšenie svojich služieb vrátane:
- Rýchlejšie spracovanie
- Lepšie výsledky investícií
- Nižšie výrobné náklady.
Veľká časť týchto farmaceutických prípadových štúdií sa sústredila na dokumentáciu klinických skúšok. Klinické skúšky sú prísne regulované. Podniky musia viesť dokonalé záznamy a dokumentáciu v rámci tzv. hlavného skúšobného spisu.
Bezpečnosť, kontrola zmien, audity a archivácia sú štyri piliere tohto prístupu. Navyše pred spustením klinických testov do prevádzky existuje systém kontrol a vyváženia, ktorý zahŕňa podpisy rôznych zainteresovaných strán. Tieto dokumenty sa nazývajú formuláre Green Light (GLF).
V tradičných nastaveniach sa úlohy GLF spravovali a rozdeľovali manuálne. Tieto procesy sú vďaka viacerým štandardizovaným krokom vhodným kandidátom na automatizáciu.
V prípadových štúdiách dve globálne spoločnosti zaoberajúce sa vedami o živej prírode využili RPA na správu svojej dokumentácie a zlepšenie celkového súladu s predpismi.
Prvá spoločnosť znížila náklady a získala výhody, ako napríklad:
- Zvýšené dodržiavanie predpisov
- Znížená potreba podpory správy dokumentov
- Nový, zjednodušený proces
- Vynikajúce metriky na sledovanie skúšok a dokumentov
V druhej skúške sa podnik zameral na zlepšenie dodržiavania predpisov a procesu vyžiadania dokumentov. RPA opäť pomohla spoločnosti nasledujúcimi spôsobmi:
- Vytvorenie prispôsobivého a agilného prístupu, ktorý by sa mohol prispôsobiť novým požiadavkám na dodržiavanie predpisov a regulácií.
- Zhromažďovanie spoľahlivých diagnostických informácií, ktoré by podnik mohol využiť na zlepšenie procesov
- Zavedenie konzistentných postupov eskalácie požadovaných dokumentov
Zjednodušením týchto obchodných procesov sa obom firmám podarilo ušetriť náklady a zároveň dodržiavať normy v čoraz zložitejšom prostredí.
Právny priemysel
Právny priemysel je obrovským príjemcom automatizácie. V minulosti mali firmy obrovské zariadenia na tlač, spracovanie a ukladanie dokumentov. Práca s papierovými dokumentmi bola spojená s dlhým pracovným časom, rizikom ľudskej chyby, obavami o bezpečnosť a ďalšími problémami. RPA pomohla znížiť veľkú časť manuálnej ťažkej práce, ktorá je v tejto profesii bežná.
Samozrejme, je to len jeden zo spôsobov, ako vám môže technika pomôcť. Ďalšie prípady použitia RPA zahŕňajú vytváranie dokumentov k prípadom, vyhľadávanie v databázach, kontrolu informácií o prípadoch a vypĺňanie správ.
#15. Migrácia údajov
Migrácia údajov je štandardný proces, ktorý vyžadujú spoločnosti v mnohých odvetviach, nielen v právnom. Právna prax si však vyžaduje nielen dokonalé vedenie záznamov, ale aj schopnosť zdieľať a pripomínať údaje v krátkom čase.
Keďže digitálna transformácia sa stala štandardom v celom právnickom svete, mnohé firmy potrebovali riešenia na prevzatie svojich existujúcich databáz a ich umiestnenie v cloude. Tento prístup by im umožnil pracovať na diaľku a pristupovať k dokumentom na cestách. Nie všetky projekty migrácie údajov sú však jednoduché.
Prípadová štúdia RPA pre migráciu údajov
Migrácia na nové štruktúry databáz je dostatočne zložitá. Právnické firmy však často vyžadujú riešenia na mieru. Jedna prípadová štúdia týkajúca sa právnickej praxe špecializujúcej sa na prevody nehnuteľností poukazuje na to, ako možno RPA využiť na riešenie jednorazových problémov, ako aj dlhodobých obchodných procesov.
Daná firma musela presunúť stovky záznamov o pozemkoch z databázy Microsoft Access na cloudovú platformu. Nový softvér však nebol dostatočne prispôsobený na načítanie a overovanie záznamov advokátov.
Vytvorením procesu RPA sa tímu podarilo migrovať údaje so 100 % presnosťou. Tento proces trval pol dňa a ušetril firme približne 350 hodín práce. Táto prípadová štúdia opäť ilustruje možnosti aplikácií RPA, ktoré pomáhajú pri pracovných postupoch a uvoľňujú zamestnancov na vykonávanie úloh, ktoré sú viac zamerané na zákazníka a hodnotu.
