Robotická automatizácia procesov v účtovníctve zaznamenala v posledných rokoch silný a trvalý rast. RPA pre účtovný softvér umožňuje tímom automatizovať záväzky, aby odbremenili zamestnancov od manuálnej, opakujúcej sa a na chyby náchylnej práce a zabezpečili včasné platby dodávateľom. Podniky však majú aj niekoľko ďalších veľkých výhod vrátane dodržiavania predpisov, škálovateľnosti a silného prehľadu o účtovnom procese.
Tento článok sa zaoberá automatizáciou AP a skúma dôležité prvky, ako je veľkosť trhu, potenciál rastu, výhody, výzvy, trendy, prípady použitia a prípadové štúdie.
Automatizácia účtovníctva
Veľkosť trhu
Veľkosť trhu RPA pre účtovníctvo v roku 2023 predstavuje približne 3 miliardy USD. Niektorí obchodní analytici predpokladajú, že toto odvetvie bude mať zloženú ročnú mieru rastu tesne pod 40 %, čo naznačuje, že veľkosť trhu v roku 2032 bude predstavovať ohromujúcich 66 miliárd USD.
Iní analytici však predpokladajú omnoho konzervatívnejší odhad 10 %-nej miery rastu a budúcu veľkosť trhu do roku 2032 vo výške približne 6,7 miliardy USD. Tento rozdiel možno chápať ako rozdiel medzi predajom softvéru a všeobecnými službami automatizácie AP.
EÚ a Severná Amerika sú najväčšími používateľmi nástrojov na automatizáciu záväzkov a Ázia a Tichomorie (APAC) nie sú ďaleko na treťom mieste. Trh APAC má v súčasnosti približne 26 % CAGR, čo z neho robí najrýchlejšie rastúci región automatizácie účtovných procesov.
Faktory ovplyvňujúce RPA pre
rast účtovníctva
Účtovný softvér RPA je na vzostupe. V tomto prípade je v hre viacero príčinných faktorov vrátane všeobecnej potreby digitalizácie v celom účtovnom sektore. Pozrime sa na niektoré z týchto faktorov automatizácie účtovných procesov.
#1. Rastúca sofistikovanosť softvéru RPA
Jedným z najväčších dôvodov, prečo firmy automatizujú záväzky, je skutočnosť, že technológia dosiahla vysokú úroveň sofistikovanosti a používateľskej prívetivosti. Automatizované roboty existujú už veľmi dlho. Ich používanie na automatizáciu faktúr na úhradu záväzkov a podobné účely si však vyžadovalo odborné znalosti kódovania a značnú údržbu.
Nástroje RPA, ako napríklad ZAPTEST, spájajú rôzne technológie, ako napríklad rozhrania typu drag-and-drop a nástroje na optické rozpoznávanie znakov (OCR). Tieto funkcie znamenajú, že účtovné tímy môžu prekonať tradičné obmedzenia RPA, ako je rozhodovanie a neschopnosť používať neštruktúrované údaje.
Stručne povedané, jedným z dôvodov, prečo sa v súčasnosti stretávame s väčšou automatizáciou procesov v oblasti záväzkov, je veľmi silná ponuka hodnoty RPA.
#2. Cloudová integrácia
Cloudové servery boli ďalším veľkým technologickým posunom v poslednom desaťročí. Migrácia z lokálnych serverov do cloudu znamenala, že softvér bol dostupný zo vzdialených lokalít. Tieto zmeny predstavovali zlatý vek v oblasti softvéru na automatizáciu účtovníctva, pričom viaceré účtovné nástroje SaaS pomáhali podnikom prepojiť zdroje údajov, mobilné telefóny a dokonca aj nástroje ERP, aby získali vždy aktuálny prehľad o podniku v reálnom čase.
Keď si tímy osvojili softvér, ktorý dokázal automatizovať mnohé z každodenných úloh, ako napríklad automatizáciu faktúr AP, začali túžiť po tom, aby sa oslobodili od opakujúcich sa úloh. Flexibilita, jednoduchosť používania, škálovateľnosť a otvorenosť integrácie týchto nástrojov ešte viac podporili príklon k RPA.
#3. Vzostup umelej inteligencie
Nárast schopností a dostupnosti nástrojov umelej inteligencie je dobrou správou pre firmy, ktoré chcú automatizovať záväzky a ďalšie účtovné činnosti. RPA už teraz uľahčuje efektívnu a presnú automatizáciu procesov, ale keď sa rozšíri o kognitívne nástroje AI, ako je inteligentné spracovanie dokumentov alebo generatívna AI, rozsah tejto technológie rýchlo narastie.
Predchádzajúca éra nástrojov RPA umožňovala tímom automatizovať veľkoobjemové, opakujúce sa, manuálne procesy. Táto súčasná éra umožní rozhodovanie založené na ML, sofistikované spracovanie údajov, inteligentné smerovanie faktúr a hlboko integrované pracovné postupy a prideľovanie úloh.
#4. Riadenie dodávateľského reťazca
Dodávateľské reťazce sa v posledných rokoch len zriedkavo dostávali mimo spravodajstva, od COVID-19 cez prudkú infláciu až po krízu Suezského prieplavu a energetickú krízu. Riadenie dodávateľských reťazcov a podpora silných vzťahov s dodávateľmi je stále aktuálnejšou témou.
Automatizácia záväzkov znamená, že podniky môžu rýchlo a presne zapájať dodávateľov, spracovávať faktúry a odosielať platby. Vďaka zľavám za včasné platby a nadviazaniu užších vzťahov sa RPA môže efektívne vyplatiť.
Výhody automatizácie AP
Účtovníctvo RPA otvára podnikom a finančným oddeleniam obrovské množstvo výhod. Tu sú niektoré z najpresvedčivejších dôvodov, prečo je RPA oporou vo svete účtovníctva.
#1. Presnosť
Automatizácia faktúr AP je známa svojou vysokou presnosťou. Pri manuálnom vykonávaní sa platby faktúr môžu duplikovať, preplatiť alebo nedoplniť, dokonca sa na ne môže zabudnúť alebo sa môžu poslať na nesprávny účet. Hoci tieto situácie nie sú nevyhnutne veľmi časté, keď sa vyskytnú, vedú k problémom, ktoré môžu poškodiť vzťahy s dodávateľmi.
#2. Účinnosť
Automatizácia spracovania faktúr je o produktivite a efektívnosti. Manuálne platby sú časovo náročné a vyžadujú si veľa zadávania údajov, overovania informácií a schvaľovania. Nástroje RPA pre účtovníctvo umožňujú tímom zveriť tieto opakujúce sa úlohy digitálnej pracovnej sile a uvoľniť pracovné hodiny. Výsledkom je, že pracovníci môžu pracovať na stratégiách a budovať vzťahy s klientmi alebo sa venovať iným dôležitým úlohám.
#3. Rýchlosť
Priemerný čas spracovania faktúry je základným ukazovateľom pre každé účtovné oddelenie. Podľa správy spoločnosti Ardent Partners State of ePayables z roku 2022 bol priemerný čas spracovania faktúr v USA takmer 11 dní. Dôsledkom dlhého času spracovania môžu byť problémy s peňažnými tokmi dodávateľov a dokonca aj strata dôvery.
Robotické účtovníctvo umožňuje tímom zachytávať faktúry, získavať údaje a automatizovať pracovné postupy schvaľovania. Silné vzťahy s dodávateľmi sú nevyhnutné a rýchle platby faktúr ocení každá firma.
#4. Nižšie náklady
Sankcie za oneskorené platby zvyšujú váš rozpočet o zbytočné náklady, ktoré môžu znížiť vašu ziskovosť. Navyše manuálne spracovanie AP znamená náklady na pracovnú silu. Ak automatizujete procesy platieb, môžete zabezpečiť, aby ste platili v plnej výške a načas, a zároveň ušetriť peniaze za zamestnancov. Ak potrebujete znížiť náklady, je to dobrý začiatok.
#5. Dodržiavanie právnych predpisov
Udržiavanie účtovníctva v súlade s predpismi je náročná úloha. Platby od dodávateľov podliehajú predpisom a požiadavkám na podávanie správ týkajúcich sa daní a transakcií. Vedenie záznamov o týchto procesoch je nevyhnutné pre audity, správy a prehľad o vašom podnikaní. Nástroje RPA zabezpečujú hladký chod vašich financií a najlepšie je, že máte vždy záznam o každej transakcii.
#6. Poznatky založené na údajoch
Proces RPA produkuje údaje, ktoré môžete vložiť do nástrojov business intelligence alebo analytických nástrojov. Zhrnutie týchto informácií môže vytvoriť prehľad o operáciách AP a poukázať na vzory výdavkov, údaje o dodávateľoch a prípadnú neefektívnosť. Pochopenie týchto údajov pomáha tímom upravovať stratégie, vytvárať prognózy a prijímať rozhodnutia založené na údajoch. Keďže nástroje ML sa v posledných rokoch zdemokratizovali, aj malé a stredné podniky majú prístup k silným poznatkom, ktoré môžu optimalizovať ich prevádzku.
#7. Škálovateľnosť
Sezónne podniky nie sú jedinými podnikmi, ktoré zažívajú vzostupy a pády v podnikaní. Nové príležitosti, makroekonomické podmienky a zmeny v spotrebiteľskom dopyte môžu spôsobiť zvýšenie alebo zníženie nákupu. Ak sa pracovné zaťaženie zvýši, do procesu AP sa musí investovať viac pracovných hodín; ak sa zníži, platíte za zamestnancov AP, ktorí sú nečinní. RPA prináša do procesu AP škálovateľnosť, ktorá rastie alebo sa zmenšuje spolu s vami, a zabezpečuje, aby ste vždy reagovali na obchodné potreby.
#8. Zníženie podvodov
Globálna štúdia o podvodoch Asociácie certifikovaných vyšetrovateľov podvodov (ACFE) z roku 2022 naznačuje, že priemerný podnik prichádza ročne o viac ako 150 000 USD v dôsledku podvodov so záväzkami. Z hľadiska trestnej činnosti v oblasti AP je hneď za spreneverou majetku. Automatizácia RPA môže znížiť tieto výdavky zavedením kontrolných mechanizmov a odstránením ľudí z rovnice.
#9. Zvýšenie spokojnosti s prácou
Podľa prieskumu Inštitútu financií a manažmentu (IOFM) z roku 2022 je len každý tretí zamestnanec v oblasti účtovníctva veľmi spokojný so svojou pozíciou. Navyše, podľa tejto štúdie je prítomnosť RPA v účtovníctve hlavným prediktorom pracovnej spokojnosti účtovníkov. Zníženie počtu manuálnych úloh umožní vašim zamestnancom vykonávať úlohy, ktoré sú zmysluplne prepojené s cieľmi spoločnosti a pomáhajú zvyšovať spokojnosť s prácou.
#10. Lepšie vzťahy s dodávateľmi
Vo výskumnej práci Vplyv riadenia vzťahov na odolnosť výrobcov v núdzových situáciách (Yang, 2022) autori konštatujú, že počas COVID-19 viedli silné vzťahy medzi nákupcami a predajcami k väčšej odolnosti dodávateľských reťazcov. Výhody silných vzťahov s dodávateľmi preto presahujú rámec spokojnejších dodávateľov a môžu ovplyvniť silu vašich vlastných obchodných operácií.
Prípady použitia robotických procesov
Automatizácia v účtovníctve
Softvér RPA má niekoľko výkonných prípadov použitia v oblasti záväzkov. Tu sú niektoré z úloh, ktoré môžete automatizovať, aby ste znížili náklady a zároveň zvýšili produktivitu.
Spracovanie faktúr
Automatizácia faktúr je jedným z najatraktívnejších prípadov použitia RPA v oddelení AP. Tímy môžu implementovať automatizáciu v celom životnom cykle spracovania faktúr extrahovaním údajov z faktúr (papierových aj digitálnych), ich porovnávaním s objednávkami, žiadosťou o schválenie a autorizáciou platieb.
Zadávanie údajov
Systémy AP si vyžadujú značné množstvo zadávaných údajov. Manuálny proces je prácny a náchylný na ľudské chyby. RPA automatizuje zadávanie údajov do týchto systémov a vďaka inteligentnému spracovaniu dokumentov (IDP) dokáže táto automatizačná technológia čítať neštruktúrované faktúry, účtenky a rôzne iné dokumenty.
Riadenie predajcov
Dobré riadenie dodávateľov prispieva k dobre fungujúcim dodávateľským reťazcom a lepším produktom. Na zabezpečenie hladkého chodu je však potrebné vykonať veľa manuálnej práce. RPA môže pomôcť pri automatizácii nástupu, komunikácie, údržby a platieb.
Odpočty predajcu
Odpočty od dodávateľov sú neoddeliteľnou súčasťou dodávateľského reťazca. Oneskorené dodávky, chyby vo faktúrach, porušenie zmluvy, problémy s kvalitou produktov a nedodržanie SLA sú len niektoré zo situácií, ktoré môžu viesť k zrážkam z platby. Nástroje RPA môžu automatizovať komunikáciu o týchto problémoch a spracovanie odpočtov, čím sa zabezpečí minimalizácia a viditeľnosť obchodných strát.
Správa výdavkov
Výkazy výdavkov zamestnancov pomáhajú sledovať výdavky na cestovanie, stravu a iné výdavky súvisiace s prácou. Nástroje RPA dokážu čítať a analyzovať účtenky, nahrávať ich do firemných systémov a dokonca overovať a schvaľovať výdavky v súlade s firemnými pravidlami. Navyše môžete RPA využiť aj na preplácanie nákladov zamestnancom prostredníctvom automatizácie transakcií.
Vytváranie správ
Nástroje RPA sú schopné generovať správy o výkonnosti AP. Po pridaní nástrojov business intelligence alebo ML môžu tímy vykonávať vysoko sofistikované analýzy AP a zlepšovať a optimalizovať svoje procesy.
Dodržiavanie predpisov
RPA pomáha pri interných kontrolách a dodržiavaní predpisov tým, že spravuje žiadosti dodávateľov a licencie a sleduje schvaľovanie faktúr a platieb. Tieto údaje sú nevyhnutné pre všeobecné finančné výkazníctvo alebo v prípade auditu.
Odhaľovanie podvodov
RPA môže monitorovať a analyzovať údaje AP a identifikovať nezrovnalosti a anomálie, ktoré naznačujú podvod. V spojení s ML môžu tímy získať hlboký prehľad o dodávateľoch a zabezpečiť, aby bolo všetko v poriadku. Okrem toho môžu nástroje RPA odosielať upozornenia v reálnom čase, aby sa zabezpečilo rýchle vyšetrovanie a riešenie.
Kontrola cien
Hoci RPA môže automatizovať splatné faktúry, tímy môžu túto technológiu využiť aj na kontrolu cien v porovnaní s inými dodávateľmi, aby sa uistili, že dostávajú hodnotu. Technológia na škrabanie obrazovky môže monitorovať webové stránky v stanovených intervaloch a poskytovať dôležité údaje, ktoré môžu ušetriť výdavky.
Onboarding
Ako sme už spomenuli vyššie, RPA pomáha pri nástupe dodávateľov. Môže však podporiť aj nástup zamestnancov v rámci oddelenia AP. Tento proces zahŕňa zasielanie dokumentácie a školiacich materiálov, odkazov na obsah platformy digitálneho prijatia (DAP) alebo odkazov na firemné procesy.
Prípadové štúdie RPA pre účtovníctvo
RPA poskytuje mnoho prípadov použitia vrátane automatizovaných pohľadávok aj záväzkov. Aby sme však získali skutočnú predstavu o tom, ako automatizácia záväzkov ovplyvňuje podnik, musíme preskúmať niekoľko prípadových štúdií. Tu sú tri najlepšie.
Prípad použitia automatizácie AP č. 1
Spoločnosť so sídlom v Spojenom kráľovstve, ktorá patrí do rebríčka FTSE 50 a poskytuje odborné služby s ročnými príjmami presahujúcimi 2,5 miliardy dolárov, mala veľmi neefektívny proces od nákupu po platbu. Vkladanie údajov vykonávalo manuálne približne 40 zamestnancov v celej krajine. Často sa vyskytovali chyby a proces bol veľmi pomalý, čo viedlo k predĺženiu schvaľovacích cyklov a častým otázkam zo strany dodávateľov.
Náklady na jednu spracovanú faktúru boli približne 8 GBP a vďaka závislosti na papierových faktúrach si firma získala nežiaducu povesť pre oneskorené platby. Spoločnosť zaviedla riešenie ERP (Enterprise Resource Planning) a snažila sa automatizovať proces účtovania záväzkov.
Podnik centralizoval svoje údaje o spracovaní platieb a zaviedol riešenie optického rozpoznávania znakov (OCR) na čítanie papierových faktúr a prevod informácií na údaje. Odtiaľ by mohli nástroje RPA triediť, klasifikovať a smerovať faktúry na schválenie.
Vplyv bol výrazný. Spracovanie faktúr sa znížilo o 75 % na 2 libry za faktúru. Počet zamestnancov back-office sa znížil o polovicu a presunul sa mimo pracoviska, čím sa ušetril 1 milión libier ročne, pričom podnik mohol ročne spracovať viac ako 400 000 faktúr.
Prípad použitia automatizácie AP č. 2
Známa spoločnosť vyrábajúca spotrebný tovar dostala ročne približne 10 tisíc faktúr od 400 globálnych zákazníkov. Každý zákazník používal vlastný formát faktúry, čo znamenalo, že spracovanie každej faktúry bolo časovo náročné a podliehalo ľudským chybám. Podnik chcel tento proces zefektívniť, aby ušetril čas a peniaze a zlepšil vzťahy s dodávateľmi.
Vybrali si spoločnosť na automatizáciu AP, ktorá poskytuje kombináciu technológií BPM, RPA a AI, aby im pomohla s touto úlohou. Plánom bol komplexný proces AP, ktorý by dokázal prijať tieto rôznorodé faktúry a štandardizovať údaje, čo by umožnilo rýchle platby, schvaľovanie a dohľad nad dodávateľmi.
Na čítanie faktúr bolo implementované OCR a na kontrolu údajov podľa obchodných pravidiel a ich odoslanie do systému ERP na overenie sa použila RPA. RPA boti sa navyše využívali na vytváranie panelov s bohatými údajmi na zisťovanie výnimiek z PO a faktúr a na poskytovanie upozornení v reálnom čase.
Výsledky boli veľkolepé, vrátane 90 % zníženia úsilia a času realizácie procesu a 50 % úspory nákladov.
Prípad použitia automatizácie AP č. 3
Významný nadnárodný výrobca spracoval ročne viac ako 80 000 dodávateľských faktúr. Manuálne zadávanie údajov na viacerých obrazovkách a do viacerých systémov bolo časovo náročné, zložité a náchylné na chyby.
Podnik hľadal spoločnosť na automatizáciu záväzkov s funkciami RPA, ktorá by dokázala automatizovať tento proces. Bolo však potrebné prekonať niektoré zložitosti. Na začiatok bolo potrebné skontrolovať všetky faktúry s podnikovým riešením ERP. Overovanie faktúr sa muselo vykonávať v troch rôznych systémoch, pričom informácie získavali pracovníci manuálne.
Organizácia vytvorila riešenie RPA na overovanie faktúr na základe jedinečných ID. Obaja stiahli faktúry, overili údaje a aktualizovali ich v cloudovej webovej aplikácii. Čas spracovania faktúr sa skrátil o 50 %, zatiaľ čo presnosť transakcií sa zvýšila na perfektných 100 %.
Výzvy v oblasti záväzkov
Implementácia automatizácie
Hoci výhody automatizácie AP by už mali byť jasné, existujú aj určité výzvy, s ktorými sa musia tímy popasovať, aby využili silu RPA v rámci záväzkov. Tu je niekoľko oblastí, ktoré treba sledovať.
#1. Náklady
Implementácia riešenia RPA pre záväzky je spojená s určitými nákladmi. Keďže sa podniky na celom svete snažia znížiť prevádzkové náklady, aby zostali konkurencieschopné v zložitom finančnom prostredí, rozpočty sú pod tlakom.
Návratnosť investícií (ROI) je kľúčovou súčasťou presviedčania riadiacich pracovníkov, aby investovali do riešení RPA pre výplaty účtov. Ako však môžete vidieť z našich prípadových štúdií v tomto článku, zavedenie riešenia s automatizáciou záväzkov alebo pohľadávok sa môže rýchlo vyplatiť.
Pre podniky, ktoré nemajú dostatok interných odborných znalostí na implementáciu softvéru RPA a obávajú sa nákladov na školenie, je ZAPTEST Enterprise dodávaný so špecializovaným expertom ZAP, ktorý vám pomôže s návrhom a implementáciou automatizácie AP a pomôže účtovníkom získať potrebnú rýchlosť.
#2. Integrácia údajov
Účtovné oddelenia používajú širokú kombináciu softvéru. Niektoré z nich majú najmodernejšie nástroje ERP, zatiaľ čo iné sú v úzadí so starším softvérom. Systémy môžu byť značne nekompatibilné kvôli rôznym dátovým štandardom, formátom a štruktúram. Zabezpečenie vzájomnej komunikácie týchto nástrojov môže byť zložité a vyžaduje si vysokú úroveň prispôsobenia.
Našťastie, nástroje RPA sú viac než schopné plniť túto úlohu vďaka IDP, OCR, screen scrapingu a ďalším technológiám.
#3. Zabezpečenie údajov
Ďalším dôležitým faktorom je bezpečnosť, pretože spracovanie AP pracuje s finančnými informáciami. Podvody, narušenia ochrany údajov a neoprávnený prístup sú prvoradé a každý systém musí byť navrhnutý so zavedenými ochrannými opatreniami. Okrem toho GDPR a dokonca aj predpisy KYC a AML znamenajú, že uchovávanie údajov o zákazníkoch a zabezpečenie legálnosti predajcov sú ďalšie veci, na ktoré treba pamätať.
#4. Riadenie zmien
Prechod z manuálneho spracovania AP na automatizované systémy si vyžaduje prevratné zmeny a výrazné prehodnotenie pracovných postupov. Navyše môže ísť aj o to, že sa v podniku stanú nadbytočnými určité funkcie alebo osoby.
Úspešné riadenie zmien zahŕňa transparentnosť a jasnú komunikáciu nielen o tom, ako bude nová technológia fungovať, ale aj o tom, aké výhody prinesie. Okrem toho môže preškolenie alebo zvýšenie kvalifikácie zamestnancov výrazne pomôcť prekonať napätie v súvislosti so softvérom.
#5. Odolnosť predajcu
Nielen vaši zamestnanci sa môžu zaseknúť na svojich zvykoch. Zavedenie automatizovaného systému AP môže tiež spôsobiť nepríjemnosti dodávateľom, ktorí sa zdráhajú zmeniť svoj proces predkladania faktúr. Najlepšie je vysvetliť, aký prínos bude mať rýchlejšie spracovanie faktúr priamo pre dodávateľa, a dokonca ponúknuť podporu alebo školenie pre jeho zamestnancov, aby sa mohli zapojiť. Vďaka bežným cloudovým nástrojom RPA nebolo nikdy jednoduchšie vytvoriť portál, ku ktorému by mali dodávatelia prístup.
Trendy v oblasti RPA pre účtovníctvo
Nástroje RPA pre automatizované pohľadávky aj záväzky sa zlepšujú v reakcii na meniace sa požiadavky a technologické inovácie. Preskúmame niektoré z najväčších trendov v oblasti automatizácie AP od roku 2024.
1. Viac AI
AI a ML boli veľkým príbehom roku 2023. Tieto nástroje, ak sa používajú na rozšírenie systémov RPA, môžu pomôcť pri spracovaní faktúr, odhaľovaní podvodov a dokonca aj pri spracovaní výnimiek. Azda najzaujímavejšou časťou je využívanie kognitívnych nástrojov AI, ktoré sa dokážu učiť z údajov a dokonca prijímať optimálne rozhodnutia na základe historických údajov.
Obzvlášť pôsobivé sú pokroky v oblasti spracovania výnimiek v AP. Hoci RPA boti zvládnu väčšinu úloh rozšírených o umelú inteligenciu, tieto procesy sa dokážu prispôsobiť faktúram s chýbajúcimi alebo neúplnými údajmi, riešiť sporné faktúry alebo označiť platby, ktoré si vyžadujú manuálny zásah.
2. Vstup na palubu dodávateľa
V posledných rokoch sa nástup dodávateľov stal zložitejším. Čiastočne to súvisí so zmierňovaním rizík, ale medzi ďalšie faktory patrí častejšie využívanie systémov ERP a širší trend digitalizácie. Nástroje RPA pomáhajú pri nástupe do zamestnania tým, že tento proces automatizujú, čím ho urýchľujú a zjednodušujú pre všetky strany. Veľkým trendom v roku 2023 je odstraňovanie prekážok v dodávateľskom reťazci a jednoduchší nástup na palubu je toho dôležitou súčasťou.
3. Prijímanie programov predčasných platieb
Každý sa teraz snaží znížiť náklady. Hoci nástroje RPA pomáhajú s týmto procesom viacerými rôznymi spôsobmi, niektoré z najlepších úspor automatizácie AP vyplývajú z plného využitia programov včasných platieb. RPA umožňuje tímom AP urýchliť validáciu, schvaľovanie a vystavovanie faktúr, čím sa zlepší peňažný tok dodávateľov a zároveň sa znížia ich náklady o niekoľko percent. V prípade podnikov s veľkým počtom dodávateľov môžu byť úspory značné.
4. Bezpečnosť údajov
O bezpečnosti údajov sa v správach hovorí len zriedka a v roku 2023 to nebolo inak. Ukladanie a prenos citlivých finančných údajov je problém, ktorý musí každá firma brať vážne. Akýkoľvek únik informácií môže mať katastrofálne následky na povesť a viesť k vysokým pokutám. Nástroje RPA majú mnoho výhod v oblasti kybernetickej bezpečnosti vrátane zabezpečenia kontroly prístupu k údajom AP a bezpečnosti prostredníctvom šifrovania alebo rozhraní API.
5. Riadená RPA
Rýchlo sa objavujú riadené služby RPA určené na automatizáciu záväzkov a pohľadávok. Do hry tu vstupuje niekoľko faktorov vrátane obmedzeného interného prístupu k zručnostiam v oblasti RPA a výhod softvéru RPAaaS, ktorý umožňuje rýchlejšie a nákladovo efektívnejšie plánovanie, implementáciu a údržbu softvéru AP RPA.
Navyše služby RPA pre účtovné záväzky poskytujú predvídateľný mesačný alebo ročný poplatok, čo vyhovuje mnohým tímom.
Budúcnosť automatizácie AP
Vďaka RPA so schopnosťami umelej inteligencie sa automatizácia AP už zdá byť celkom futuristická. Tým sa však technológia nezastaví. Tu je niekoľko postrehov o automatizácii AP v tomto desaťročí.
1. Hyperautomatizácia
Automatizačný softvér v každom odvetví smeruje k hyperautomatizácii. S dostatočne kvalitnými nástrojmi RPA a AI by sa mohli automatizovať celé účtovné tímy, čo by viedlo k bleskovým platbám s podporou prediktívnej analýzy.
2. Vlastný účtovný softvér
Generatívna umelá inteligencia, nástroje bez kódovania a kódovací kopiloti predstavujú budúcnosť automatizácie softvéru AP. Aj keď bude stále existovať priestor pre hotový softvér, účtovné tímy si budú môcť vytvoriť vlastné nástroje, ktoré im pomôžu automatizovať každodenné úlohy.
Aplikácie budú schopné vyhovieť aj tým najokrajovejším prípadom použitia, pracovným postupom a obchodným kultúram, čo povedie k personalizovaným nástrojom schopným dosiahnuť pôsobivú produktivitu. Nástroje RPA, ako je ZAPTEST, spájajú automatizáciu so softvérom na automatizáciu testovania a umožňujú tímom vytvárať vysokokvalitné, robustné a bezpečné vlastné nástroje.
3. Vložené platby
Softvér AP s integrovanými platbami bude jedným z najzaujímavejších softvérových riešení budúcnosti. Namiesto odosielania transakcií spracovateľom platieb budú účtovné tímy (alebo boti) spúšťať okamžité elektronické platby z aplikácie, a to bez ohľadu na hranice a finančné zóny.
4. Analýza na ďalšej úrovni
Keďže digitalizácia procesu automatizácie AP pokračuje v získavaní údajov, analytické nástroje nájdu v týchto informáciách základné vzory a poskytnú hlboký prehľad o peňažných tokoch, výdavkoch a dodávateľoch. Tieto pokroky prinesú revolúciu v oblasti AP a povedú k menšiemu riziku a väčšej optimalizácii.
Záverečné myšlienky
RPA pre účtovníctvo sa stáva nevyhnutným pre tímy, ktoré chcú využívať výhody skvelých vzťahov s dodávateľmi a hladkých dodávateľských reťazcov. Pri takom množstve manuálnych a opakujúcich sa procesov, ktoré je potrebné mechanizovať, môže RPA s podporou umelej inteligencie pomôcť vytvoriť škálovateľné, flexibilné a zefektívnené riešenia pre účtovné oddelenia každého druhu.
Automatizácia záväzkov je elegantné riešenie pre tímy, ktoré chcú automatizovať záväzky, ušetriť peniaze, zvýšiť efektivitu a získať skvelý prehľad o svojej finančnej výkonnosti. Ak k tomu pripočítame odhaľovanie podvodov a pomoc pri dodržiavaní právnych predpisov, je jasné, prečo RPA preberá úlohu v oblasti účtovníctva.
