Një
raport i kohëve të fundit nga Research Nester
sugjeron se dy të tretat e detyrave të menaxhimit do të automatizohen deri në vitin 2024. Robotic Process Automation (RPA) është një zgjidhje softuerike shumë e larmishme që do të jetë instrumentale në këtë transformim të botës së biznesit.
Firmat e çdo shiriti mund të përdorin RPA për të automatizuar një përzierje të ndryshme të proceseve, aplikacioneve dhe operacioneve me përfitime të prekshme që përfshijnë kursimin e kohës dhe parave dhe rritjen e produktivitetit dhe kënaqësinë e punonjësve.
Ky artikull do të nxjerrë në pah disa nga mënyrat më të mira se si ekipet mund të përdorin
RPA
për të nxitur efikasitetin, për të ulur kostot dhe për të zhbllokuar nivele të reja të produktivitetit.
10 procese manuale biznesi, aplikime,
dhe operacionet e mundësuara nga RPA
Tregu i Automatizimit të Proceseve Robotike po zgjerohet me një ritëm të pabesueshëm. Në varësi të cilit burim besoni, norma vjetore e rritjes vjetore (CAGR) e industrisë për shtatë vitet e ardhshme parashikohet nga mes 20
% deri në 40%
.
Është e qartë se udhëheqësit e biznesit e shohin investimin RPA si një pjesë kyçe të strategjive të tyre të transformimit dixhital. Ndërsa firmat largpamëse përqafojnë
Hiperautomation
, RPA do të arrijë adoptimin pothuajse universal.
Ekipet që adoptojnë këtë softuer do të fitojnë një avantazh mbi konkurrentët, sepse RPA do të jetë në gjendje të trajtojë operacione të tilla si hyrja e të dhënave, fatura, dhe përpunimi i pagesave, detyrat e shërbimit ndaj klientit, hipnotizimi i punonjësve, dhe më shumë.
Ja një vështrim mbi disa nga detyrat që ky teknologji mund të automatizojë, duke u mundësuar bizneseve të përdorin burimet e tyre më me mençuri.
#1. Hyrja e të dhënave
Data Entry është një funksion jetësor biznesi në epokën dixhitale. Megjithatë, është edhe një nga proceset manuale më të përsëritura dhe më të lodhshme. Ajo vuan gjithashtu nga një normë e lartë gabimi njerëzor. Zbatimi i automatizimit ka shumë kuptim për kompanitë që menaxhojnë shumë të dhëna.
RPA do të jetë në gjendje të trajtojë operacione të tilla si:
- Nxjerrja e të dhënave nga burime të ndryshme, duke përfshirë softuerët e palëve të treta
- Minimizimi i gabimeve njerëzore dhe sigurimi se cilësia dhe integriteti i të dhënave janë deri në zero
- Përshpejtimi i proceseve të hyrjes së të dhënave
- Nxjerrja dhe pastrimi i të dhënave për t’u siguruar se është e strukturuar siç duhet për bazat e të dhënave të centralizuara
Në raportin e fundit
vjetor digital.gov nga viti 2022
, organizata sugjeroi se kishte ndihmuar qeverinë federale të reduktonte rreth 1.5 milionë orë pune duke përdorur RPA.
Një studim rasti i theksuar nga raporti tregon se si Komanda e Sistemit të Furnizimit Detar (NAVSUP) përdori RPA për të rritur vlerën dhe efikasitetin e misionit të saj për të ulur ndotjen dhe materialet e rrezikshme që rezultojnë nga operacionet e saj detare.
Në veçanti, RPA i mundësoi organizatës të reduktojë hyrjen manuale të të dhënave në mjetin e Planifikimit të Burimeve të Ndërmarrjeve (ERP) të Marinës. Proceset e automatizuara përfshijnë leximin dhe kapjen e të dhënave nga një aplikacion i bazuar në web dhe dërgimin e tyre në ERP të tyre. Drejtuesi i teknologjisë NAVSUP sugjeron se miratimi i RPA-së e ka shkurtuar stërvitjen nga ditët ose javët në minuta të thjeshta. Në përgjithësi, procesi ka kursyer mbi 6000 orë punë manuale në vit.
Ju mund të lexoni më shumë rreth projektit këtu.
#2. Përpunimi i kthimit
Siç e di kushdo që drejton një biznes eCommerce, përpunimi i kthimit është një detyrë që kërkon shumë kohë.
Normat mesatare të kthimit për platformat eCommerce ulen në 18.1%
, me vlerësime të tjera që sugjerojnë se numri është më afër një 30%. Përpunimi i kthimeve është një nga ato detyra që nuk i shton vlerë librit të porosive. Megjithatë, dështimi për ta bërë atë në mënyrë efikase mund të dëmtojë reputacionin e një biznesi dhe të rezultojë në klientë të humbur.
Përpunimi i një kthimi përmban disa hapa manualë. RPA do të jetë në gjendje të trajtojë operacione të tilla si:
- Leximi dhe nxjerrja e informacionit nga komunikimi i klientit dhe shtimi i tyre në sistemin e porosisë së kthimit.
- Kurimi i kthimeve duke iu përgjigjur klientëve, duke dërguar etiketat e transportit dhe duke ndjekur kthimin
- Koordinimi i kthimeve ose shkëmbimeve duke autorizuar transaksionet dhe duke përditësuar llogaritë
- Komunikimi me klientin përmes çdo hapi të udhëtimit, duke ofruar përditësime dhe afate kohore të gjurmimit
Një politikë e fortë e kthimit ka rëndësi. Shippo, një platformë amerikane e integrimit të softuerit të anijeve, ndau rezultatet nga një
Sondazhi i fundit
që sugjeron se mbi tetë në dhjetë klientë lexojnë politikën e kthimit të një kompanie përpara se të blejnë mallra dhe pothuajse gjysma do të zgjedhin shitësit alternativë nëse politika nuk u pëlqen.
Automatizimi i politikës së kthimit është transformues për operacionet e ngarkuara eCommerce, sepse çliron stafin për t’u fokusuar në detyrat që gjenerojnë të ardhura dhe besnikërinë e klientëve.
#3. Hipnotizimi
Vlera e përvojave të forta në bord është bërë shumë e dukshme vitet e fundit. Hipnotizimi i përdoruesit merr pjesën më të madhe të fokusit për shkak të efektit të tij në fund të fundit. Megjithatë, punonjësi dhe shitësi i tretë në bord janë procese kritike që meritojnë gjithashtu vëmendje. Firmat kanë një shans për të bërë një përshtypje të parë, dhe nëse e marrin atë siç duhet, kjo është një parashikues i rëndësishëm i marrëdhënieve të forta dhe të qëndrueshme.
Megjithatë, hipja në bord përfshin shumë pjesë lëvizëse. Disa nga proceset manuale përfshijnë:
- Plotësimi i formularëve
- Mbledhja dhe përpunimi i të dhënave
- Leximi dhe përgatitja e dokumenteve dhe kontratave
- Kontrollet e sfondit
- Komunikimi para-mbrapa
Përzierja e detyrave që rezultojnë është një barrë administrative që mund të ngadalësojë operacionet. Automatizimi në bord ka disa përfitime, duke përfshirë:
- Transparencë më e madhe nëpërmjet analitikës
- Përmirësimi i koordinimit ndër-departamentar
- Kosto më të ulta
- Zbutja e rrezikut dhe vonesave
- Rritja e përputhshmërisë
Edhe pse ka elemente të hipjes në bord që kërkojnë një prekje më personale, shumë hapa mund të automatizohen.
Disa studime
rasti tregojnë se si departamentet e HR-së kanë kursyer 2000 orë pune në vit dhe kanë shkurtuar kohën e hipnotizimit me mbi 80%.
#4. Gjenerimi i raportit
Gjenerimi i raportit është vendimtar për shumicën e firmave. Ndihmon menaxhimin të qëndrojë në krye të trendeve brenda biznesit dhe të marrë vendime të nxitura nga të dhënat. Megjithatë, mbledhja e të gjitha këtyre të dhënave në një vend mund të kërkojë shumë kohë.
Një nga sfidat e mëdha me raportimin është frekuenca. Në varësi të organizatës ose qëllimit, raportet mund të jenë të nevojshme çdo ditë, çdo javë ose çdo muaj. Në shumë skenarë, ato kërkohen me kërkesë. Mbledhja e të gjitha të dhënave nga burime të ndryshme mund të kërkojë një sasi të konsiderueshme koordinimi, shpesh duke tërhequr informacion nga burime të ndryshme dhe të pastrukturuara të të dhënave.
RPA u mundëson profesionistëve të biznesit në HR, Finance, Marketing, ose disa departamente të tjera të mbledhin informacion nga një sërë burimesh shpejt. Bots mund të trajnohen për të mbledhur të dhëna nga email-et, fletët e spreadsheets, bazat e të dhënave, dhe një sërë aplikacionesh. Vendosja e këtyre detyrave për intervale specifike ndihmon në shkurtimin e shumë detyrave të punës nga procesi i raportimit.
Raportimi është shumë më tepër sesa renditja e fakteve dhe shifrave. Edhe pse statistikat e përfshira janë qartësisht thelbësore, vlera e tyre reale qëndron në krijimin e mendjehollësive të vlefshme. Në shumë mënyra, kjo i bën ata një rast klasik të përdorimit të RPA-së, sepse teknologjia rrit punëtorët dhe i ndihmon ata të prodhojnë punë më të mirë.
RPA mundëson një ndarje të efektshme të punës që maksimizon burimet. Bots mund të mbledhë shpejt të dhëna nga një gamë e gjerë burimesh, ndërsa punëtorët njerëzorë mund të kontekstualizojnë dhe kuptojnë të dhënat. Kompanitë mund të kursejnë orë çdo javë ose muaj, gjë që grumbullohet shpejt. Është një martesë e përsosur e efikasitetit të bots dhe kreativitetit njerëzor.
#5. Respektimi i KYC dhe AML
Njihuni me detyrimet e Klientit tuaj (KYC) ndikojnë në shumë kompani të ndryshme. Bankat dhe institucionet financiare, huadhënësit, FinTechs, firmat e basteve, ndërmjetësit dhe më shumë, janë të detyruara të mbledhin dhe menaxhojnë të dhënat dhe dokumentet e klientëve për të ndihmuar në rregulloret kundër pastrimit të parave (AML).
Përsëri, këto detyrime nuk shtojnë të ardhura në librin e porosive. Megjithatë, mosrespektimi dëmton bizneset në formën e gjobave dhe dëmtimit të reputacionit. Thënë thjesht, këto detyra janë kandidatë idealë për automatizim.
RPA do të jetë në gjendje të trajtojë operacione të tilla si:
- Leximi dhe analizimi i të dhënave dhe dokumenteve të klientëve
- Validimi i informacionit të klientit
- Përpilimi dhe shqyrtimi i të dhënave të klientëve
- Vlerësimi i rrezikut të vrapimit
- Komunikimi me klientin
City Union Bank (CUB),
një bankë kryesore e Indisë së Jugut, implementoi automatizimin për të trajtuar KYC dhe hapjen e llogarive
.
RPA mundësuar:
- 66% reduktim në punë
- Një përshpejtim 7x i hapjes së llogarisë
- Normat e gabimeve shumë të reduktuara
Në përgjithësi, këto janë rezultate të shkëlqyera që theksojnë se si RPA ndihmon bizneset të lulëzojnë.
#6. Automatizimi i pagave
Pagesa kërkon kohë për bizneset e çdo madhësie. Ndërmarrjet e mëdha kanë një sasi të konsiderueshme personeli për të paguar, ndërsa firmat e vogla nuk kanë kurdoherë buxhetin për personelin e përkushtuar të pagave.
Ka disa arsye pse përpunimi i pagave është një kandidat i madh për RPA. Si fillim, ajo përfshin detyra me volum të lartë dhe të bazuar në rregulla. Në fakt, pjesa më e madhe e punës së përfshirë bie nën kategorinë e përpunimit të të dhënave. Përpunimi manual i pagave përfshin mbledhjen e të dhënave, raportimin e shpenzimeve, llogaritjen e taksave, përfitimet dhe kompleksitetin e tjerë.
Përfitimet e RPA për automatizimin e pagave përfshijnë shpejtësi më të madhe, saktësi, kursim të kostos dhe respektim më të rreptë të përputhjes. A
Studimi i rasteve nga një grup i madh mikpritjeje
tregon potencialin e RPA për bordero: ata shkurtuan kostot e tyre të përpunimit të pagave me rreth 90%, duke kursyer 200k $ në vit.
#7. Marketing
Kushtet e vështira ekonomike të kohëve të fundit i kanë detyruar udhëheqësit e biznesit të eksplorojnë shkurtimet e buxhetit. Si kurrë më parë, departamentet e marketingut janë ndër të parat departamente që ndjejnë ftohjen e ngadalësimit ekonomik. Ekipeve të gjenerimit të të ardhurave u është thënë të “bëjnë më shumë me më pak,” gjë që është një detyrë sfiduese në mjedisin aktual.
Kostot e blerjes së klientëve (CAC) kanë dalë jashtë kontrollit në vitet e fundit. Gjetja e biznesit të ri është bërë kaq konkurruese për disa firma, saqë pengon përfitueshmërinë e përgjithshme. RPA mund të ndihmojë ekipet e marketingut duke automatizuar shumë detyra të përsëritura dhe me kohë intensive të përfshira në të ardhurat e ngasjes.
Në një kontekst marketingu, RPA do të jetë në gjendje të trajtojë detyra të tilla si:
- Automatizimi i fushatave të shtrirjes mbi SMS, email dhe mediat sociale
- Oferta për reklama PPC në Google dhe Facebook Ads
- Testimi A/B për reklamat për të siguruar efektivitetin maksimal të reklamave
- Drejtimin e raporteve SEO për fjalë kyçe dhe efektivitetin e fushatës
- Pikët dhe pistat kualifikuese
Në fakt, automatizimi është kaq efektiv për marketingun, saqë shumë softuerë të dedikuar janë shfaqur vitet e fundit për të trajtuar punën. Një pengesë është se disa nga këto mjete janë të shtrenjta ose kërkojnë një shkurtim të buxhetit të reklamave, por pa një garanci prej hekuri të rezultateve. Mjetet RPA u lejojnë bizneseve të ndërtojnë versionet e tyre të këtyre makinerive që u përshtaten objektivave të tyre dhe stacks software.
#8. Kontrolle krediti
Kontrollet e kreditit janë një pjesë thelbësore e kujdesit të duhur. Ndërsa mbrojtja e biznesit tuaj duhet të jetë një përparësi e parë, shumë ekipe neglizhojnë të vënë në punë. Si rezultat, ata paguajnë për të poshtë vijës.
Ka disa skenarë ku bizneset duhet të bëjnë kontrolle krediti. Për shembull, kur pranon klientë, furnizues ose punonjës të rinj. Për më tepër, kontrollet e kreditit janë gjithashtu pjesë e përputhjes së përgjithshme kur merren me shitësit e rinj.
Kontrollet e automatizuara të kreditit përfitojnë bizneset në disa mënyra. Si fillim, ato janë të shpejta, gjë që përmirëson në masë të madhe kohën e marrjes së vendimeve të biznesit. Por përfitimet nuk ndalen atje. Heqja e njerëzve nga ekuacioni ka edhe avantazhe të tjera, si reduktimi i paragjykimit të mundshëm ndaj huamarrësve dhe reduktimi i kostove të punës që lidhen me to.
RPA u mundëson kompanive të hyjnë në sistemet e punës, të mbledhin të dhëna, t’i drejtojnë ato kundër zyrave të raportimit të kreditit, të nxjerrin informacione përkatëse dhe të shërbejnë një raport në disa minuta. Ekipet madje mund ta ndërtojnë atë në workflow-et e tyre kështu që procesi është shkaktuar pa asnjë ndërhyrje njerëzore.
#9. Monitorimi dhe krahasimi i çmimeve
Bizneset mund të konkurrojnë me njëra-tjetrën në disa fronte. Ata mund të dallohen kundër rivalëve të tyre bazuar në cilësinë e mallrave apo shërbimeve të tyre ose duke ofruar mbështetje ose komoditet të nivelit tjetër. Por nuk mund të largohesh nga fakti se çmimi është një faktor i madh për konsumatorët.
Në tregjet e mbipopulluara, çmimi është një avantazh konkurrues. Në veçanti, çmimi dinamik është një mjet i rëndësishëm në tregjet me lëvizje të shpejtë dhe me volum të lartë. Megjithatë, monitorimi i konkurrentëve për të parë se si po i rregullojnë ofertat e tyre përfshin shumë punë manuale. Për më tepër, është një detyrë që kërkon vëmendje të konsiderueshme.
Përdorimi i RPA-së u mundëson ekipeve të kapin faqet e internetit të konkurrentëve dhe të vërejnë ndryshimin e çmimeve. Nëse objektivi i biznesit është të qëndrojnë poshtë ose me një gamë të caktuar ofertash të rivalëve, ekipet mund të automatizojnë çmimet e tyre për t’u rritur dhe për të rënë me konkurrentët e tyre. Nuk ka pse të bëhet fjalë as për ndryshime në kohë reale; Ajo gjithashtu mund të jetë në lidhje me sigurimin që sistemet CRM janë vazhdimisht të përditësuara në mënyrë që ekipet e shitjes gjithmonë të kenë informacionin më të mirë për t’i ndihmuar ata të mbyllin marrëveshjet.
Blerësit gjithashtu mund të përdorin RPA për të monitoruar çmimin e lëndëve të para. Duke vendosur parametra të veçantë, ata mund të lëvizin për të siguruar mallra me norma të favorshme, duke kursyer shuma të pallogaritshme.
#10. Planifikimi dhe gjurmimi i dërgesave
Ndërsa transporti detar dhe logjistika kanë qenë adoptues të mëdhenj të një prirjeje të përgjithshme drejt dixhitalizimit, ka ende një sasi të habitshme të punës manuale në planifikimin dhe ndjekjen e elementeve të këtyre bizneseve. Me kaq shumë furnizues të ndryshëm, secili me portat e veta, koordinimi i transportit detar dhe monitorimi i marrjes së mallrave mund të marrë shumë kohë.
RPA mund të trajtojë operacionet si:
- Gjetja e korsive më të shpejta ose më të efektshme të transportit
- Përpunimi i porosive dhe pagesave
- Komunikimi me softuerin e menaxhimit të magazinës ose inventarit
- Ndjekja e furnizimeve dhe sigurimi i një auditi të plotë
- Komunikimi i përditësimeve nëpërmjet platformave të komunikimit
- Ngritja e faturave
Automatizimi, qoftë testimi i softuerit, RPA, apo të tjera, mund të ndihmojë shitësit, dyqanet eCommerce, apo kompanitë e treta të dorëzimit në zbatimin e një qasjeje më centrike të klientëve ndaj logjistikës. Reduktimi i orëve të punës manuale të shpenzuara për kërkimet e transportit detar mund të zvogëlojë ndjeshëm kostot e operimit, ndërsa siguron që klientët të kenë nivelet e shërbimit që kërkojnë.
