Automatizimi i procesit robotik në kontabilitet ka zhvilluar një rritje të fortë dhe të qëndrueshme vitet e fundit. RPA për softuerin e kontabilitetit i lejon ekipet të automatizojnë pagesat për të lehtësuar stafin nga puna manuale, e përsëritur dhe e prirur ndaj gabimeve dhe për të siguruar që furnizuesit paguhen në kohë. Megjithatë, ka edhe disa përfitime të tjera të mëdha për bizneset, duke përfshirë pajtueshmërinë rregullatore, shkallëzueshmërinë dhe njohuri të fuqishme në procesin e kontabilitetit.
Ky artikull do të shikojë automatizimin e AP dhe do të eksplorojë elementë të rëndësishëm si madhësia e tregut, potenciali i rritjes, përfitimet, sfidat, tendencat, rastet e përdorimit dhe studimet e rasteve.
Automatizimi i Llogarive të Pagueshme
Madhësia e tregut
RPA për madhësinë e tregut të kontabilitetit në vitin 2023 qëndron në rreth 3 miliardë dollarë . Disa analistë të biznesit parashikojnë që industria të ketë një normë të ndërlikuar rritjeje vjetore prej pak më poshtë 40%, që sugjeron se madhësia e tregut në vitin 2032 do të jetë në 66 miliardë dollarë.
Sidoqoftë, analistë të tjerë sugjerojnë një CAGR shumë më konservatore prej 10% dhe një madhësi të ardhshme të tregut prej rreth 6.7 miliardë dollarë deri në vitin 2032. Kjo mospërputhje mund të kuptohet si ndryshimi midis shitjeve të softuerit dhe shërbimeve të përgjithshme të automatizimit AP.
BE-ja dhe Amerika e Veriut janë adoptuesit më të mëdhenj të mjeteve të automatizimit të llogarive të pagueshme, me Azinë e Paqësorit (APAC) jo shumë prapa në vendin e tretë. Në të vërtetë, tregu APAC ka një CAGR aktual prej rreth 26% , gjë që e bën atë rajonin e automatizimit të procesit të kontabilitetit me rritjen më të shpejtë.
Faktorët që ndikojnë në RPA për
rritja e kontabilitetit
Softueri RPA i kontabilitetit është në rritje. Këtu ka shumë faktorë shkakësorë, duke përfshirë një nevojë të përgjithshme për dixhitalizim në të gjithë sektorin e kontabilitetit. Le të hedhim një vështrim në disa nga këta drejtues të automatizimit të procesit të kontabilitetit.
#1. Sofistikimi në rritje i softuerit RPA
Një nga arsyet më të mëdha që firmat automatizojnë pagesat është sepse teknologjia ka arritur një nivel të lartë të sofistikimit dhe lehtësisë ndaj përdorimit. Botet e automatizuara kanë ekzistuar për një kohë shumë të gjatë. Megjithatë, përdorimi i tyre për automatizimin e faturave të pagueshme dhe qëllime të ngjashme përdoret për të kërkuar ekspertizë kodimi dhe një sasi të konsiderueshme mirëmbajtjeje.
Mjetet RPA, si ZAPTEST , bashkojnë teknologji të ndryshme së bashku, të tilla si ndërfaqet tërheqëse dhe lësho dhe mjetet e njohjes optike të karaktereve (OCR). Këto karakteristika nënkuptojnë se ekipet e kontabilitetit mund të kapërcejnë kufizimet tradicionale të RPA, të tilla si vendimmarrja dhe pamundësia për të përdorur të dhëna të pastrukturuara.
Shkurtimisht, një arsye që ne shohim më shumë automatizim të procesit të llogarive të pagueshme këto ditë është se propozimi i vlerës së RPA është shumë i fortë.
#2. Integrimi i bazuar në renë kompjuterike
Serverët Cloud ishin një tjetër ndryshim i madh teknologjik gjatë dekadës së fundit. Migrimi nga serverët e brendshëm në renë kompjuterike nënkuptonte që softueri ishte i disponueshëm nga vende të largëta. Këto ndryshime përfaqësonin një epokë të artë në softuerin e automatizimit të llogarive të pagueshme, me disa mjete të kontabilitetit SaaS që ndihmojnë bizneset të lidhin burimet e të dhënave, celularët dhe madje edhe mjetet ERP për të marrë një pamje në kohë reale, gjithmonë të përditësuar të biznesit.
Ndërsa ekipet miratuan softuer që mund të automatizonte shumë nga detyrat e zakonshme, të tilla si automatizimi i faturave të AP, ata zhvilluan një etje për t’u çliruar nga punët e përsëritura. Fleksibiliteti i këtyre mjeteve, lehtësia e përdorimit, shkallëzueshmëria dhe hapja ndaj integrimit kanë çuar më tej ngarkesën ndaj RPA-së.
#3. Rritja e AI
Rritja e aftësisë dhe disponueshmërisë së mjeteve të AI është një lajm i mirë për firmat që duan të automatizojnë të pagueshmet dhe aktivitetet e tjera të kontabilitetit. RPA lehtëson tashmë automatizimin efikas dhe të saktë të procesit, por kur shtohet me mjete njohëse të AI, të tilla si Përpunimi Inteligjent i Dokumenteve ose AI Gjenerative, fushëveprimi i teknologjisë rritet shpejt.
Epoka e mëparshme e mjeteve RPA i lejoi ekipet të automatizonin proceset manuale me vëllim të lartë, të përsëritur. Kjo epokë aktuale do të lejojë vendimmarrjen e drejtuar nga ML, trajtimin e sofistikuar të të dhënave, drejtimin inteligjent të faturave dhe flukset e punës dhe shpërndarjen e detyrave të integruara thellësisht.
#4. Menaxhimi i zinxhirit të furnizimit
Nga COVID-19 tek inflacioni i shfrenuar e deri te krizat e Kanalit të Suezit dhe Energjisë, zinxhirët e furnizimit rrallë kanë qenë jashtë lajmeve vitet e fundit. Menaxhimi i zinxhirëve të furnizimit dhe nxitja e marrëdhënieve të forta me shitësit është një temë në rritje.
Automatizimi i llogarive të pagueshme do të thotë që bizneset mund të hyjnë në bord furnizuesit, të përpunojnë faturat dhe të dërgojnë pagesa shpejt dhe me saktësi. Zbritjet e hershme të pagesave dhe krijimi i marrëdhënieve më të ngushta nënkuptojnë se RPA mund të paguajë në mënyrë efektive për veten.
Përfitimet e automatizimit të AP
Kontabiliteti RPA i hap bizneset dhe departamentet e financave për një gamë të madhe përfitimesh. Këtu janë disa nga arsyet më bindëse pse RPA është një shtyllë në botën e kontabilitetit.
#1. Saktësia
Automatizimi i faturës AP është i njohur për nivelet e larta të saktësisë. Kur kryhen manualisht, pagesat e faturës mund të dyfishohen, të paguhen më shumë ose më pak, madje të harrohen ose të dërgohen në llogarinë e gabuar. Ndërsa këto situata nuk janë domosdoshmërisht shumë të zakonshme, kur ato ndodhin, ato çojnë në probleme që mund të dëmtojnë marrëdhëniet me shitësit.
#2. Efikasiteti
Automatizimi i përpunimit të faturave ka të bëjë me produktivitetin dhe efikasitetin. Pagesat manuale kërkojnë shumë kohë dhe kërkojnë shumë futje të të dhënave, verifikim informacioni dhe miratime. Mjetet RPA të kontabilitetit lejojnë ekipet t’i transferojnë këto detyra të përsëritura te një fuqi punëtore dixhitale dhe të lirojnë orët e punës. Rezultati neto është që punëtorët njerëzorë mund të punojnë në strategji dhe të ndërtojnë marrëdhënie me klientët ose të drejtohen në detyra të tjera të rëndësishme.
#3. Shpejtësia
Koha mesatare e përpunimit të faturës është një metrikë thelbësore për çdo departament llogarish. Sipas raportit të Ardent Partners State of ePayables 2022 , koha mesatare e përpunimit të faturës në SHBA ishte pothuajse 11 ditë. Pasojat e kohës së gjatë të përpunimit mund të jenë probleme të rrjedhës së parasë për furnitorët dhe madje edhe një gërryerje e besimit.
Kontabiliteti robotik i lejon ekipet të kapin faturat, të nxjerrin të dhëna dhe të automatizojnë rrjedhat e punës së miratimit. Marrëdhëniet e forta me shitësit janë thelbësore dhe pagesat e shpejta të faturave janë diçka që çdo biznes e vlerëson.
#4. Kosto më të ulta
Dënimet e pagesës së vonuar shtojnë kosto të panevojshme në buxhetin tuaj që mund të pengojnë përfitimin tuaj. Për më tepër, përpunimi manual i AP nënkupton kosto pune. Kur automatizoni proceset e pagueshme, mund të siguroheni që paguani plotësisht dhe në kohë duke kursyer para për stafin. Nëse keni nevojë për të ulur kostot, ky është një vend i mirë për të filluar.
#5. Respektimi i rregullave
Mbajtja e llogarive tuaja në përputhje është një punë e madhe. Pagesat e shitësve u nënshtrohen rregulloreve dhe kërkesave të raportimit në lidhje me taksat dhe transaksionet. Mbajtja e një regjistrimi të këtyre proceseve është thelbësore për auditimet, raportet dhe një pasqyrë të biznesit tuaj. Mjetet RPA sigurojnë mbarëvajtjen e financave tuaja dhe gjëja më e mirë është që ju të keni gjithmonë një rekord për çdo transaksion.
#6. Vështrime të drejtuara nga të dhënat
Procesi RPA prodhon të dhëna që mund t’i ushqeni në inteligjencën tuaj të biznesit ose mjetet analitike. Shtypja e këtij informacioni mund të krijojë shikueshmëri në operacionet tuaja të AP dhe të nxjerrë në pah modelet e shpenzimeve, të dhënat e shitësve dhe çdo mosefikasitet. Kuptimi i këtyre të dhënave i ndihmon ekipet të rregullojnë strategjitë, të bëjnë parashikime dhe të marrin vendime të bazuara në të dhëna. Ndërsa mjetet e ML janë demokratizuar vitet e fundit, edhe SME-të kanë akses në njohuri të fuqishme që mund të optimizojnë operacionet e tyre.
#7. Shkallëzimi
Kompanitë sezonale nuk janë sipërmarrjet e vetme që përjetojnë ulje-ngritjet e biznesit. Mundësitë e reja, kushtet makroekonomike dhe ndryshimet në kërkesën e konsumatorëve mund të shkaktojnë rritje ose ulje të blerjeve. Nëse ngarkesat e punës rriten, duhet të investohen më shumë orë pune në procesin e AP; nëse ato zbresin, ju po paguani për stafin e AP që janë ulur pa punë. RPA sjell shkallëzim në procesin e AP që rritet ose zvogëlohet me ju dhe siguron që ju të jeni të përgjegjshëm ndaj nevojave të biznesit në çdo kohë.
#8. Ulja e mashtrimit
Shoqata e Ekzaminuesve të Çertifikuar të Mashtrimit (ACFE) Studimi Global i Mashtrimit 2022 sugjeron që biznesi mesatar humbet mbi 150,000 dollarë në vit për shkak të mashtrimit të llogarive të pagueshme. Në të vërtetë, është vetëm pas keqpërdorimit të aseteve për sa i përket krimit të AP. Automatizimi i RPA mund të ulë këto shpenzime duke zbatuar kontrolle dhe duke hequr njerëzit nga ekuacioni.
#9. Rritja e kënaqësisë në punë
Sipas një sondazhi të vitit 2022 nga Instituti i Financave dhe Menaxhimit (IOFM) , vetëm 1 në 3 profesionistë të llogarive të pagueshme janë shumë të kënaqur me pozicionin e tyre. Për më tepër, sipas këtij studimi, prania e RPA-së kontabël është një parashikues kryesor i kënaqësisë në punë midis profesionistëve të kontabilitetit. Reduktimi i detyrave manuale i lejon stafit tuaj të marrë detyra që lidhen në mënyrë domethënëse me qëllimet e kompanisë dhe ndihmojnë në përmirësimin e kënaqësisë në punë.
#10. Marrëdhënie më të mira me furnizuesit
Në punimin kërkimor, Ndikimi i menaxhimit të marrëdhënieve në elasticitetin e prodhuesit në emergjenca (Yang, 2022), autorët vërejnë se gjatë COVID-19, marrëdhëniet e forta midis blerësve dhe shitësve rezultuan në zinxhirë furnizimi më elastik. Si të tilla, përfitimet e marrëdhënieve të forta me furnizuesit shkojnë përtej shitësve më të lumtur dhe mund të ndikojnë në fuqinë e operacioneve të biznesit tuaj.
Përdorni raste të Procesit Robotik
Automatizimi në Kontabilitet
Softueri RPA ka disa raste të fuqishme përdorimi në hapësirën e llogarive të pagueshme. Këtu janë disa nga detyrat që mund t’i automatizoni për të ulur kostot gjatë rritjes së produktivitetit.
Përpunimi i faturave
Automatizimi i faturave është një nga rastet më tërheqëse të përdorimit të RPA në departamentin e AP. Ekipet mund të zbatojnë automatizimin në të gjithë ciklin jetësor të përpunimit të faturave duke nxjerrë të dhëna nga faturat (si në letër ashtu edhe dixhitale), duke i përshtatur ato me porositë e blerjeve, duke kërkuar miratim dhe duke autorizuar pagesat.
Futja e të dhënave
Sistemet AP kërkojnë një sasi të konsiderueshme të futjes së të dhënave. Një proces manual është i mundimshëm dhe i prirur ndaj gabimeve njerëzore. RPA automatizon futjen e të dhënave në këto sisteme dhe falë Përpunimit Inteligjent të Dokumenteve (IDP), kjo teknologji automatizimi mund të lexojë fatura të pastrukturuara, fatura dhe një sërë dokumentesh të tjera.
Menaxhimi i shitësve
Menaxhimi i mirë i shitësve kontribuon në funksionimin e mirë të zinxhirëve të furnizimit dhe produkteve më të mira. Sidoqoftë, kërkohet shumë punë manuale për t’i mbajtur gjërat të funksionojnë pa probleme. RPA mund të ndihmojë me automatizimin e hyrjes, komunikimit, mirëmbajtjes dhe pagesave.
Zbritjet e shitësve
Zbritjet e shitësve janë pjesë përbërëse e zinxhirit të furnizimit. Dërgesat me vonesë, gabimet në faturë, shkeljet kontraktuale, çështjet e cilësisë së produktit dhe dështimet e SLA janë vetëm disa nga situatat që mund të çojnë në zbritje të pagesave. Mjetet RPA mund të automatizojnë komunikimin e këtyre problemeve dhe përpunimin e zbritjeve, duke siguruar që humbja e biznesit të minimizohet dhe të jetë e dukshme.
Menaxhimi i shpenzimeve
Raportet e shpenzimeve të punonjësve ndihmojnë në mbajtjen e shënimeve të udhëtimit, ushqimit dhe shpenzimeve të tjera të lidhura me punën. Mjetet RPA mund të lexojnë dhe analizojnë faturat, t’i ngarkojnë ato në sistemet e kompanisë dhe madje të verifikojnë dhe miratojnë shpenzimet kundër politikës së kompanisë. Për më tepër, ju gjithashtu mund të përdorni RPA për të rimbursuar anëtarët e stafit duke automatizuar transaksionet.
Gjenerimi i raportit
Mjetet RPA janë të aftë në gjenerimin e raporteve mbi performancën e AP. Me shtimin e inteligjencës së biznesit ose mjeteve ML, ekipet mund të kryejnë analiza shumë të sofistikuara në AP dhe të përmirësojnë dhe optimizojnë proceset e tyre.
Pajtueshmëria
RPA ndihmon me kontrollet e brendshme dhe pajtueshmërinë rregullatore duke menaxhuar aplikacionet e shitësve dhe duke licencuar dhe gjurmuar miratimet dhe pagesat e faturave. Këto të dhëna janë thelbësore për raportimin e përgjithshëm financiar ose në rast të një auditimi.
Zbulimi i mashtrimeve
RPA mund të monitorojë dhe analizojë të dhënat e AP dhe të identifikojë mospërputhjet dhe anomalitë që sugjerojnë mashtrim. Kur çiftëzohen me ML, ekipet mund të fitojnë njohuri të thella për shitësit dhe të sigurojnë që gjithçka të jetë më lart. Për më tepër, mjetet RPA mund të dërgojnë zbulim alarmi në kohë reale për të siguruar hetime dhe zgjidhje të shpejta.
Kontrolli i çmimeve
Ndërsa RPA mund të automatizojë faturat e pagueshme, ekipet mund të përdorin gjithashtu teknologjinë për të kontrolluar çmimet kundrejt shitësve të tjerë për t’u siguruar që ato po marrin vlerë. Teknologjia e gërvishtjes së ekranit mund të monitorojë faqet e internetit në intervale të caktuara dhe të sigurojë të dhëna thelbësore që mund të kursejnë shpenzimet.
Hipnotizimi
Siç e përmendëm më lart, RPA ndihmon me futjen e shitësit. Sidoqoftë, ai gjithashtu mund të mbështesë hyrjen e punonjësve brenda departamentit të AP. Ky proces përfshin dërgimin e dokumentacionit dhe materialeve të trajnimit, lidhjet me përmbajtjen e platformës dixhitale të adoptimit (DAP) ose lidhje me proceset e kompanisë.
RPA për raste studimore të kontabilitetit
RPA ofron shumë raste përdorimi, duke përfshirë llogaritë e automatizuara të arkëtueshme dhe të pagueshme. Sidoqoftë, për të marrë një vlerësim të vërtetë se si automatizimi i llogarive të pagueshme ndikon në një biznes, ne duhet të eksplorojmë disa raste studimore. Këtu janë tre nga më të mirat.
Rasti #1 i përdorimit të automatizimit AP
Një kompani me bazë në Mbretërinë e Bashkuar FTSE 50 BPO dhe shërbime profesionale me të ardhura vjetore mbi 2.5 miliardë dollarë kishte një proces shumë joefikas blerje-për-pagesë. Futja e të dhënave u krye manualisht nga rreth 40 anëtarë të stafit në të gjithë vendin. Gabimet ishin të shpeshta dhe procesi ishte shumë i ngadalshëm, duke çuar në cikle të zgjatura miratimi dhe pyetje të shpeshta nga shitësit.
Kostoja për faturë të përpunuar ishte rreth 8 £, dhe falë mbështetjes në faturat në letër, biznesi fitoi një reputacion të padëshiruar për pagesat e vonuara. Kompania zbatoi një zgjidhje të Planifikimit të Burimeve të Ndërmarrjes (ERP) dhe kërkoi të automatizonte procesin e saj të llogarisë së pagueshme.
Biznesi centralizoi të dhënat e tij të përpunimit të pagesave dhe zbatoi një zgjidhje Optical Character Recognition (OCR) për të lexuar faturat në letër dhe për të kthyer informacionin në të dhëna. Nga atje, mjetet e RPA mund të renditin, klasifikojnë dhe drejtojnë faturat për miratim.
Ndikimi ishte i rëndësishëm. Përpunimi i faturës u ul me 75%, deri në 2 £ për faturë. Stafi i zyrës së pasme u përgjysmua dhe u zhvendos jashtë vendit, duke kursyer 1 milion £ çdo vit, ndërsa i lejoi biznesit të përpunonte mbi 400,000 fatura çdo vit.
Rasti #2 i përdorimit të automatizimit AP
Një kompani e njohur e mallrave të konsumit mori rreth 10 mijë fatura nga 400 klientë globalë çdo vit. Çdo klient përdorte formatin e vet të faturës, që nënkuptonte se përpunimi i çdo faturë kërkonte kohë dhe i nënshtrohej gabimeve njerëzore. Biznesi donte të thjeshtonte këtë proces për të kursyer kohë dhe para dhe për të përmirësuar marrëdhëniet me shitësit.
Ata zgjodhën një kompani automatizimi AP që ofron një përzierje të teknologjive BPM, RPA dhe AI për të ndihmuar me detyrën. Plani ishte një proces AP nga fundi në fund që mund të merrte këto fatura të ndryshme dhe të standardizonte të dhënat, duke lejuar pagesa të shpejta, miratime dhe mbikëqyrje nga shitësi.
OCR u zbatua për të lexuar faturat, me RPA të përdorura për të kontrolluar të dhënat kundrejt rregullave të biznesit dhe për t’i shtyrë ato në sistemin ERP për validim. Për më tepër, robotët RPA u përdorën për të ndërtuar panele të pasura me të dhëna për të zbuluar përjashtimet e PO dhe faturave dhe për të ofruar njoftime në kohë reale.
Rezultatet ishin spektakolare, duke përfshirë një reduktim prej 90% në përpjekjet dhe kohën e kthimit të procesit, plus kursime të kostos prej 50%.
Rasti #3 i përdorimit të automatizimit AP
Një prodhues i shquar shumëkombësh përpunonte mbi 80,000 fatura të shitësve çdo vit. Me ekrane dhe sisteme të shumta, futja manuale e të dhënave kërkonte kohë, komplekse dhe të prirur ndaj gabimeve.
Biznesi kërkoi një kompani automatizimi të llogarive të pagueshme me karakteristika RPA që mund të automatizonin procesin. Megjithatë, kishte disa kompleksitete për të kapërcyer. Si fillim, të gjitha faturat duhej të kontrolloheshin kundrejt zgjidhjes ERP të bizneseve. Vleresimi i faturave duhej të bëhej kundrejt tre sistemeve të ndryshme, me punëtorë krahu që nxirrnin informacionin.
Organizata ndërtoi një zgjidhje RPA për të vërtetuar faturat kundrejt ID-ve unike. Të dy kanë shkarkuar fatura, kanë vërtetuar detaje dhe i kanë përditësuar ato kundrejt një aplikacioni uebi të bazuar në renë kompjuterike. Koha e përpunimit të faturës u shkurtua me 50% ndërsa saktësia e transaksionit arriti në 100%.
Sfidat e Llogarive të Pagueshme
Implementimi i Automatizimit
Ndërsa përfitimet e automatizimit të AP tani duhet të jenë të qarta, ka gjithashtu disa sfida me të cilat ekipet duhet të përballen për të zhbllokuar fuqinë e RPA brenda llogarive të pagueshme. Këtu janë disa fusha për t’u mbajtur në sy.
#1. Kostot
Zbatimi i një zgjidhjeje RPA për llogaritë e pagueshme vjen me disa kosto. Ndërsa bizneset në mbarë botën kërkojnë të ulin kostot operative për të qëndruar konkurrues në një mjedis të vështirë financiar, buxhetet janë nën presion.
Kthimi i investimit (ROI) është një pjesë thelbësore për të bindur C-Suite për të investuar në zgjidhjet e RPA-së për llogari të pagueshme. Sidoqoftë, siç mund ta shihni nga studimet tona të rastit në këtë artikull, zbatimi i një zgjidhjeje me automatizimin e të pagueshmeve ose të arkëtueshmeve mund të paguajë shpejt.
Për bizneset që nuk kanë ekspertizën e brendshme për të zbatuar softuerin RPA dhe janë të shqetësuara për kostot e trajnimit, ZAPTEST Enterprise vjen me një ekspert të dedikuar ZAP i cili mund të ndihmojë në hartimin dhe zbatimin e automatizimit të AP-së tuaj dhe të ndihmojë stafin e kontabilitetit të arrijë shpejtësinë.
#2. Integrimi i të dhënave
Departamentet e kontabilitetit përdorin një përzierje të gjerë softuerësh. Disa kanë mjete të përditësuara ERP, ndërsa të tjerët janë duke u zhdukur me softuerin e vjetër. Sistemet mund të jenë shumë të papajtueshme për shkak të standardeve, formateve dhe strukturave të ndryshme të të dhënave. Sigurimi që këto mjete mund të komunikojnë së bashku mund të jetë kompleks dhe kërkon një nivel të lartë personalizimi.
Fatmirësisht, mjetet RPA janë më shumë se sa në detyrë për shkak të IDP, OCR, gërvishtjes së ekranit dhe teknologjive të tjera.
#3. Siguria e të dhënave
Siguria është një konsideratë tjetër e rëndësishme sepse përpunimi i AP merret me informacionin financiar. Mashtrimi, shkeljet e të dhënave dhe aksesi i paautorizuar janë parësore dhe çdo sistem duhet të projektohet me masa mbrojtëse. Për më tepër, rregulloret GDPR dhe madje edhe KYC dhe AML nënkuptojnë se mbajtja e të dhënave të klientit dhe sigurimi i ligjshëm i shitësve janë gjëra të tjera që duhen mbajtur parasysh.
#4. Menaxhimi i ndryshimit
Kalimi nga përpunimi manual i AP në sistemet e automatizuara kërkon trazira dhe një rishikim të konsiderueshëm të rrjedhave të punës. Për më tepër, mund të përfshijë edhe role specifike ose individë që bëhen të tepërt në biznes.
Menaxhimi i suksesshëm i ndryshimeve përfshin transparencë dhe komunikim të qartë jo vetëm se si do të funksionojë teknologjia e re, por edhe çfarë përfitimesh do të sjellë. Për më tepër, ritrajnimi ose përmirësimi i aftësive të punonjësve mund të shkojë shumë drejt tejkalimit të tensionit rreth softuerit.
#5. Rezistenca e shitësit
Nuk janë vetëm punonjësit tuaj që mund të ngecin në rrugët e tyre. Zbatimi i një sistemi të automatizuar AP mund të shqetësojë gjithashtu shitësit që hezitojnë të ndryshojnë procesin e paraqitjes së faturave të tyre. Gjëja më e mirë për të bërë këtu është të shpjegoni se sa përpunimi më i shpejtë i faturës do të përfitojë drejtpërdrejt nga shitësi dhe madje të ofrojë mbështetje ose trajnim për stafin e tyre në mënyrë që ata të mund të hyjnë në bord. Me mjetet RPA të bazuara në renë kompjuterike tashmë të zakonshme, krijimi i një portali ku mund të aksesojnë shitësit nuk ka qenë kurrë më i lehtë.
Tendencat në RPA për kontabilitet
Mjetet RPA si për llogaritë e automatizuara të arkëtueshme ashtu edhe për ato të pagueshme po përmirësohen në përgjigje të kërkesave në ndryshim dhe inovacioneve teknologjike. Le të eksplorojmë disa nga tendencat më të mëdha për automatizimin AP nga 2024.
1. Më shumë AI
AI dhe ML kanë qenë historia e madhe e vitit 2023. Këto mjete, kur përdoren për të shtuar sistemet RPA, mund të ndihmojnë në përpunimin e faturave, zbulimin e mashtrimit dhe madje edhe trajtimin e përjashtimeve. Ndoshta pjesa më interesante është përdorimi i mjeteve njohëse të AI që mund të mësojnë nga të dhënat dhe madje të marrin vendime optimale bazuar në të dhënat historike.
Përparimet në trajtimin e përjashtimeve të AP janë veçanërisht mbresëlënëse. Ndërsa robotët RPA mund të trajtojnë shumicën e detyrave kur shtohen me AI, këto procese mund të përshtaten dhe përshtaten me faturat me të dhëna të munguara ose jo të plota, të merren me fatura të diskutueshme ose të tregojnë pagesa që kanë nevojë për ndërhyrje manuale.
2. Futja e furnizuesit
Futja e furnizuesit është bërë më komplekse vitet e fundit. Pjesërisht, kjo ka të bëjë me zbutjen e rrezikut, por faktorë të tjerë përfshijnë rritjen e përdorimit të sistemeve ERP dhe një prirje më të gjerë drejt dixhitalizimit. Mjetet RPA ndihmojnë me futjen në bord duke automatizuar procesin, duke e bërë atë më të shpejtë dhe më të lehtë për të gjitha palët. Një prirje e madhe në 2023 ka qenë heqja e pengesave të zinxhirit të furnizimit, dhe futja më e thjeshtë në bord është një pjesë e madhe e kësaj.
3. Përqafimi i programeve të pagesave të hershme
Të gjithë po përpiqen të ulin kostot tani. Ndërsa mjetet RPA ndihmojnë me këtë proces në disa mënyra të ndryshme, disa nga kursimet më të mira të automatizimit të AP vijnë nga përfitimi i plotë i programeve të pagesave të hershme. RPA i lejon ekipet e AP të përshpejtojnë vërtetimin, miratimin dhe lëshimin e faturave, duke përmirësuar fluksin e parave të shitësve, duke hequr disa për qind nga shpenzimet e tyre. Për bizneset me shumë furnitorë, kursimet mund të jenë të konsiderueshme.
4. Siguria e të dhënave
Siguria e të dhënave rrallë del jashtë lajmit dhe viti 2023 nuk ka qenë ndryshe. Ruajtja dhe transmetimi i të dhënave të ndjeshme financiare është një shqetësim që çdo biznes duhet ta marrë seriozisht. Çdo rrjedhje mund të jetë katastrofike për reputacionin dhe të çojë në gjoba të mëdha. Mjetet RPA kanë shumë përfitime të sigurisë kibernetike, duke përfshirë sigurimin e kontrolleve të aksesit për të dhënat e AP dhe sigurinë nëpërmjet kriptimit ose API-ve.
5. RPA e menaxhuar
Shërbimet e menaxhuara të RPA të krijuara për automatizimin e të pagueshmeve dhe të arkëtueshmeve po shfaqen shpejt. Ka disa faktorë në lojë këtu, duke përfshirë aksesin e kufizuar të brendshëm në aftësitë RPA plus përfitimet e softuerit RPAaaS që e bëjnë planifikimin, zbatimin dhe mirëmbajtjen e softuerit AP RPA më të shpejtë dhe më me kosto efektive.
Për më tepër, shërbimet e menaxhuara të RPA për llogaritë e pagueshme ofrojnë një tarifë të parashikueshme mujore ose vjetore, e cila u përshtatet shumë ekipeve.
E ardhmja e automatizimit AP
Falë RPA me aftësi AI, automatizimi AP tashmë duket mjaft futurist. Megjithatë, teknologjia nuk do të ndalet me kaq. Këtu janë disa njohuri për automatizimin e AP ndërsa dekada përparon.
1. Hiperautomation
Softueri i automatizimit në çdo industri po çon drejt hiperautomatizimit . Me mjetet RPA dhe AI me cilësi të mjaftueshme, ekipe të tëra të kontabilitetit mund të automatizohen, duke çuar në pagesa të shpejta, të mbështetura nga analitika parashikuese.
2. Softuer i personalizuar i kontabilitetit
AI gjeneruese, mjetet pa kod dhe bashkë-pilotët e kodimit përfaqësojnë të gjithë të ardhmen e automatizimit të softuerit AP. Ndërsa do të ketë ende vend për softuer të disponueshëm, ekipet e kontabilitetit do të jenë në gjendje të ndërtojnë mjete të personalizuara për të ndihmuar në automatizimin e detyrave të tyre të përditshme.
Aplikacionet do të jenë në gjendje të përmbushin edhe rastet më margjinale të përdorimit, rrjedhat e punës dhe kulturat e biznesit, duke çuar në mjete të personalizuara të afta për produktivitet mbresëlënës. Mjetet RPA si ZAPTEST çiftojnë automatizimin me softuerin e automatizimit të testimit , duke i lejuar ekipet të ndërtojnë mjete të personalizuara me cilësi të lartë, të fuqishme dhe të sigurta.
3. Pagesat e integruara
Softueri AP me pagesa të integruara do të jetë një nga zhvillimet më interesante të softuerit në të ardhmen. Në vend që të dërgojnë transaksione te përpunuesit e pagesave, ekipet e kontabilitetit (ose robotët) do të aktivizojnë pagesën elektronike të menjëhershme nga brenda aplikacionit, përtej kufijve dhe zonave financiare.
4. Analitika e nivelit tjetër
Ndërsa dixhitalizimi i procesit të automatizimit të AP vazhdon të prodhojë të dhëna, mjetet analitike do të gjejnë modele themelore në këtë informacion dhe do të prodhojnë njohuri të thella në rrjedhën e parasë, modelet e shpenzimeve dhe shitësit. Këto përparime do të revolucionarizojnë AP dhe do të çojnë në më pak rrezik dhe më shumë optimizim.
Mendimet e fundit
RPA për kontabilitetin po bëhet thelbësor për ekipet që duan të përfitojnë nga marrëdhëniet e shkëlqyera me shitësit dhe zinxhirët e qetë të furnizimit. Me kaq shumë procese manuale dhe të përsëritura për t’u mekanizuar, RPA e asistuar nga AI mund të ndihmojë në krijimin e zgjidhjeve të shkallëzueshme, fleksibël dhe të efektshme për departamentet e kontabilitetit të çdo lloji.
Automatizimi i llogarive të pagueshme është një zgjidhje elegante për ekipet që duan të automatizojnë të pagueshmet, të kursejnë para, të bëhen më efikas dhe të marrin njohuri të shkëlqyera për performancën e tyre financiare. Shtoni zbulimin e mashtrimit dhe ndihmën me pajtueshmërinë rregullatore dhe është e lehtë të kuptosh pse RPA po merr përsipër hapësirën e kontabilitetit.
