Према Извештају о потрошњи и трендовима интелигентне аутоматизације за 2023. годину , 54% предузећа планира да инвестира у РПА Ове године. Са 42% испитаника који сугеришу да су већ инвестирали у РПА, поштено је рећи да се компаније широм света пробуђују са значајним предностима аутоматизације. Ово широко усвајање има много смисла; која организација не би желела да смањи трошкове, повећа продуктивност и има срећније запослене?
Међутим, иако су предности РПА-е кристално јасне, пут до аутоматизације је често мање схваћен. Животни циклус РПА-а има много замки, али их можете лако избећи применом опрезне стратегије. Успешан Имплементација РПА почиње пажљивом проценом и планирањем пре него што се пређе на ригорозни програм тестирања, примене и одржавања.
Пратите ових десет корака роботске аутоматизације процеса како бисте осигурали да ваша имплементација иде што је могуће глатко. Овај водич ће вас одвести све од идеје до покретања вашег првог РПА процеса.
Шта је животни циклус РПА?
Животни циклус аутоматизације роботског процеса описује различите кораке потребне за пројектовање, изградњу и извршење РПА процеса. Постоји много живахних и здравих дебата о томе које фазе животног циклуса РПА су вам потребне за успешну имплементацију. Међутим, најбоље размишљање о овом питању има неколико заједничких фаза, као што су евалуација, тестирање, мерење и одржавање. Као такав, животни циклус РПА се ослања на многе од најбољих пракси које се користе у општем развоју софтвера.
Овде представљамо десет критичних РПА фаза које ће вашем пројекту дати најбоље шансе за успех.
#1. Одредите своје циљеве
Сваки добар животни циклус РПА почиње успостављањем јасних циљева. Према Стандисх Групи, мање од 30% ИТ пројеката је успешно реализовано. Постоји много разлога за ове тужне бројке, укључујући лоше распореде, промене захтева и недостатак усклађености међу члановима тима. Међутим, недостатак конкретних циљева је један од најпогубнијих узрока неуспеха ИТ пројеката.
Сви пословни пројекти или кампање требају експлицитне циљеве. Они вам помажу да останете фокусирани и омогућавају вам да поставите добро дефинисане и мерљиве циљеве на којима ћете радити. Дакле, пре него што размотрите специфичне РПА процесе које желите да аутоматизујете, морате описати зашто идете овим путем.
Дефинишите шта желите да постигнете од процеса. Типични циљеви РПА укључују, али нису ограничени на, неке од следећих:
- Смањење трошкова
- Повећање продуктивности
- Повећање задовољства и задржавања запослених
- Постати конкурентнији
- Постизање дигиталне трансформације
Шта год да је ваша мотивација, уверите се да јасно дефинишете своје циљеве пре него што пређете на кораке роботске аутоматизације процеса у наставку.
Ако вам је потребна помоћ при писању својих циљева, користите СМАРТ акроним. Сви циљеви треба да буду:
- С специфичан
- М еасурабле
- А цхиевабле
- Р релевантан
- Т име-везан
Хајде да истражимо како можете применити СМАРТ оквир на РПА пројекат.
Пример пројекта
Веб локација за е-трговину жели да направи алат за поређење цена конкурената тако да увек нуди најниже цене.
Специфично:
РПА бот ће скидати податке са одређених веб локација у интервалима од 1 сата, структурирати информације у бази података и прилагођавати цене на веб локацији компаније како би осигурао да су конкурентни као и њихови ривали. Ова аутоматизација ће заменити постојећи пословни процес који користи четири људска радника за обављање посла.
мерљиво:
Пројекат ће се сматрати успешним када четири људска радника више не буду ручно проверавали и прилагођавали цене на веб локацијама.
Остварљиво:
Аутоматизација се може постићи имплементацијом РПА решења које може да проверава странице, издваја податке о ценама и извози их у табелу. РПА решења такође морају да се интегришу у систем управљања садржајем и да имају дозволу за ажурирање и објављивање нових података.
Релевантно:
Прелазак са ручних на аутоматизоване токове посла ће уштедети сате четири члана запослених, чиме се подржавају циљеви организације да се смање режијски трошкови особља.
Временски ограничене:
Овај пројекат би требало да буде реализован у наредна три месеца. Брзина имплементације је важна, што је још један фактор зашто је РПА најбољи кандидат за посао.
#2. Идентификујте кандидате за РПА процес
Затим прелазимо на једну од најважнијих фаза РПА: идентификовање процеса које желите да аутоматизујете. У претходној фази животног циклуса РПА, изнели сте своје циљеве. Ови циљеви би требало да информишу које задатке идентификујете као кандидате за РПА.
Рецимо да је ваш циљ да уштедите време на обради платног списка. Током ове фазе животног циклуса развоја РПА, ви разлажете све процесе укључене у вођење вашег платног списка. Затим одлучујете које фазе још захтевају ручну интервенцију, а које су погодне за РПА процес.
Слично томе, ако је ваш циљ задовољство запослених, потребно је да извршите ревизију постојећих токова посла и идентификујете понављајуће и свакодневне задатке који заузимају време вашег радника.
Док будете обављали ово истраживање, добићете осећај колико радних сати или других ресурса можете да уштедите кроз имплементацију РПА. Запамтите, да би РПА био вредан труда, задаци и процеси које аутоматизујете морају бити довољно великог обима.
Пример процеса
Бродарска компанија је тешко погођена флуктуацијом запослених. Проблем је у смањењу продуктивности и нивоа услуга клијената. Интерна анкета открива да је задовољство запослених ниско због великог обима посла који се понавља, као што је јурење и ажурирање упита за испоруку.
У покушају да повећа задовољство запослених, компанија за отпрему идентификује потребу за аутоматизованим системом који замењује ручне претраге за ажурирања превозника. Укључени РПА процеси укључују:
- Бот претражује веб локације добављача испоруке и обезбеђује ажурирања испоруке за своје интерне пословне системе
- Бот шаље е-пошту или поруке клијентима у реалном времену, смањујући тикете за корисничку подршку, позиве и упите.
#3. Покрените тестове изводљивости
Тестирање изводљивости РПА укључује дубоко удубљење у сваки РПА процес који сте идентификовали у претходним фазама животног циклуса РПА пројекта и истинско разумевање његове одрживости. Своју процену изводљивости РПА можете поделити у три различите фазе.
Фаза 1: Процена процеса
Ваша процена процеса РПА треба да буде што је могуће детаљнија. Док алати попут ЗАПТЕСТ користите технологију компјутерског вида (ЦВТ) да бисте ухватили и опонашали интеракције човека и рачунара које обухватају задатак, и даље би требало да документујете сваки корак све до притиска на тастер. Сада је време да сазнате да ли су задаци које желите да аутоматизујете заиста процеси засновани на правилима и вођени корацима.
Фаза 2: Техничка процена:
Затим морате размотрити више техничких питања. На пример, ако желите да остварите повраћај улагања, потребан вам је велики обим трансакција. Слично томе, морате узети у обзир ствари као што су скалабилност вашег пројекта, стабилност програма са којима ће ваши РПА алати комуницирати и колико је ваша организација подложна новим токовима посла и имплементацији РПА.
Размислите о врсти улаза и излаза података потребних за задатак. Ако улази користе структуриране податке, то је добро. Ако нису структурирани, можда ће вам требати додатне апликације или шаблони да бисте решили проблем.
Након тога, требало би да размислите о свом софтверском пакету. Како можете да интегришете свој РПА софтвер у ваше тренутно технолошко окружење?
Фаза 3: Процена повраћаја улагања:
Ваш пројекат вероватно има буџет. И вероватно сте истраживали да бисте стекли општи осећај о томе колико би имплементација РПА тока посла могла да кошта. Сада морате да процените бројке и видите да ли примена РПА алата није само исплатива, већ и да ли ће вашем пословању донети новац. МцКинсеи Дигитал сугерише да РПА пројекти могу донети РОИ између 30% и 200% у току прве године. То је прилично широк распон, па покушајте да будете чвршћи.
Пример процеса
Банка средње величине проширила се у нови регион. Као део своје стратегије, нуди кредите новим потрошачима. Међутим, обрада ових кредита се обавља ручно, што представља значајан напор за постојеће запослене.
Менаџмент спроводи тест изводљивости како би потврдио следеће:
- Процес: Одобравање кредита се заснива на строгим критеријумима; људска интервенција није потребна за доношење одлука јер је заснована на правилима
- Технички: Обрасци за пријаву укључују структуриране податке које РПА бот може да обради и врати одобрење или одбијање
- РОИ: Ручно решавање захтева за кредит захтеваће запошљавање пет нових чланова тима, тако да ће имплементација РПА система бити далеко исплативија. РОИ је загарантован.
#4. Изаберите право РПА решење
Након што сте се потрудили да разумете своје циљеве, оцртали процесе које желите да аутоматизујете и проценили изводљивост свог пројекта, време је да пређете на избор добављача. Од суштинске је важности да извршите дужну пажњу о добављачу и његовом решењу, али овде нема чврстих правила. Много зависи од величине и обима вашег пројекта, који запослени ће користити РПА, вашег буџета и читавог низа других фактора.
Ево неких од главних ствари које треба узети у обзир.
Захтеви пројекта:
Истражите добављаче са искуством у вашем простору. Иако су РПА алати флексибилни, проналажење добављача са искуством у вашој индустрији може помоћи вашем животном циклусу развоја РПА да се креће брже. Ипак, што је можда још важније, требало би да узмете у обзир величину и обим вашег пројекта и потражите добављаче на основу ових параметара.
На пример, ово је добар тренутак да размислите колико ће се ваши РПА пројекти користити у вашем пословању. Ако се ради о великом пројекту за који је потребно много места, трошкови лиценцирања су од суштинског значаја. Слично томе, ако ваше пословање тежи агресивном расту или ће вам предности успешног увођења РПА омогућити скалирање, онда ће решење које нуди неограничене лиценце по једној цени претплате имати смисла.
технологија:
Размислите о свом пројекту и специфичним алатима који су вам потребни да бисте остварили своје циљеве. Неке ствари које овде треба размотрити су број потребних лиценци, доступност технологије компјутерског вида, код за вишекратну употребу, скриптовање на више платформи, АПИ интеграције и још много тога. Покушајте да ускладите УСП добављача са вашим захтевима.
Опет, на многе ваше одлуке ће утицати специфичан обим вашег пројекта. На пример, многа предузећа и владе широм света још увек се ослањају на старе системе. Постоји много разлога зашто организације не мигрирају са ових застарелих апликација, укључујући трошкове, прекомерне компликације, па чак и признање да иако су ови системи стари, они и даље мање-више обављају посао на прихватљивом нивоу.
РПА алати су одличан начин да се ови алати увуку у модерност. Док су АПИ-ји, платформе за интеграцију и ручни радници све методе које могу читати и писати податке са ових система, РПА алати су много исплативији метод. Штавише, модуларна природа овог РПА софтвера значи да можете проширити старе системе у решења која испоручују робусније токове посла.
Друге технологије које вашем РПА процесу рада могу дати предност укључују алате за више апликација и више платформи. Ако имате пословне процесе који укључују интеграције између различитих уређаја и апликација или сарадњу између удаљених тимова, РПА може понудити свестраност коју желите.
Лакоћа коришћења:
РПА решења су направљена да омогуће нетехничким тимовима да извуку максимум из аутоматизације. Алати без кода или без скриптова са интуитивним интерфејсима су најбоља опција овде. Кодирање одузима доста времена и захтева приступ квалификованим програмерима. Алати без кода, с друге стране, ограничени су само креативношћу вашег радника и вештинама решавања проблема.
Наравно, једноставност коришћења превазилази постојање интуитивног корисничког интерфејса (УИ). Концепт се такође проширује на ефективну онбоардинг која осигурава да ваш тим зна како да извуче максимум из ваше инвестиције у аутоматизацију. Препоручујемо вам да пажљиво размислите о разликама између модела лиценцирања софтвера + услуге и модела лиценцирања само за софтвер.
Подршка:
Корисничка подршка је кључна, посебно за тимове који се по први пут упуштају у РПА пројекте. Штавише, брза подршка је неопходна када аутоматизујете критичне пословне токове.
Неки алати, као што је ЗАПТЕСТ, нуде приступ посвећеном стручњаку који ће вам помоћи у имплементацији и одржавању вашег решења током целог животног циклуса РПА. Сертификовани ЗАП стручњаци су обучени у бројним дисциплинама које се односе на аутоматизацију, укључујући најбоље праксе имплементације РПА. Наши стручњаци могу вам помоћи да планирате и развијете процесе тока посла. Штавише, захваљујући свом искуству са аутоматизацијом тестирања софтвера, они могу помоћи у функционалном тестирању и тестирању перформанси, што ћемо истражити у кораку 7 овог водича.
Осим наменске подршке, потражите РПА решења са живом заједницом корисника; форуми су одлично складиште информација.
Цена:
Цена је увек фактор који треба узети у обзир. Нико не ради са неограниченим буџетом. Имајте на уму да најскупљи алат није увек најбољи. Дакле, пазите на вредност када бирате продавца.
Већина РПА решења користи месечне или годишње лиценце. Међутим, оно што добијате за своју претплату увелико варира од сваког добављача. Потражите тачке разлике између провајдера, посебно ствари као што су неограничене лиценце. Док проширујете своје РПА могућности или повећавате своје пословање, неограничене лиценце осигуравају да су ваши трошкови фиксни и предвидљиви.
Поврх тога, потражите добављаче који укључују првокласну подршку у оквиру вашег пакета. На пример, наш Ентерприсе пакет обезбеђује ЗАП стручњака који ће радити заједно са вашим тимом на реализацији имплементације која даје резултате. Трошкови претплате могу се надокнадити у односу на плату члана техничког особља, што представља озбиљну вредност.
Репутација:
Репутација продавца је суштински показатељ поузданости и квалитета. Ових дана сви можемо да приступимо онлајн рецензијама да сазнамо. Такође, немојте се плашити да тражите од добављача релевантне студије случаја или сведочења.
Ако желите да се удружите са РПА решењем или понудите беле ознаке услуга, разговарајте са својим продавцем и потражите савет од постојећих консултаната и партнера. Ова решења такође добро функционишу за агенције и пружаоце пословних услуга.
#5. Дизајн
Дизајн је суштинска фаза управљања животним циклусом РПА. То је тачка када се све ваше планирање и истраживање обликују. Овде можете да извучете из информација добијених током фазе тестирања изводљивости и да направите мапе за ваш РПА процес.
У овом тренутку можете почети да правите документ о пројектовању процеса (ПДД). Захваљујући доступности комуникационих алата и хостинга у облаку, ови документи могу бити веома колаборативни. Подстакните сарадњу заинтересованих страна где је то потребно како бисте осигурали да имате дубоко мишљење.
Када имате модел процеса, можете мапирати зависности. То може бити било шта од одређених апликација, база података и табела које служе као покретач, улаз или излаз за ваш процес.
Ако процес А не може да се заврши без процеса Б, имате зависност. Наравно, то је најједноставнији случај. Већи пројекти са више међусобно зависних процеса могу брзо да постану збрка зависности, тако да је добра идеја да направите мапу процеса.
#6. Развити
Развој је један од најузбудљивијих делова ваше РПА имплементације. Овде се сва ваша истраживања претварају у нешто опипљиво. У зависности од тога ког РПА добављача сте изабрали, ова фаза може бити веома сложена и захтева неке техничке вештине или веома лака за коришћење и интуитивна.
ЗАПТЕСТ нуди два различита начина за развој РПА процеса. Прво, можете користити снимач на екрану да посматрате човека док обавља задатак који желите да трансформишете у РПА радни ток. Наша технологија бележи задатак и разлаже га на кораке који се могу уређивати. Алтернативно, можете користити софтвер за мапирање тока посла са могућношћу превлачења и испуштања да бисте програмирали потребне кораке.
#7. Тест
Ова следећа фаза животног циклуса аутоматизације роботских процеса је критична. Иако је ваша аутоматизација процеса можда готова, морате је проћи кроз кораке пре него што почнете да радите. Неки РПА процеси су веома једноставни, док су други сложенији због зависности, обима трансакција или других фактора.
У овом тренутку можете да тестирате свој процес у окружењу за провођење да бисте били сигурни да ради како очекујете. Алати за аутоматизацију тестирања софтвера може помоћи да будете покривени из свих углова креирањем низа сценарија са којима би се ваш РПА могао суочити. Требало би да направите детаљне тест скрипте које мере резултате у односу на очекиване резултате заједно са сценаријима који се извршавају.
Тестирање перформанси и оптерећења су такође од виталног значаја за осигуравање да су ваши РПА процеси довољно издржљиви да издрже напоре свакодневне употребе. Поред тога, иако је ваш тим за тестирање у најбољој позицији да провери да ли ваша имплементација РПА функционише исправно, размислите о томе да питате и кориснике и друге заинтересоване стране за њихово мишљење.
Водите прецизну евиденцију и евидентирајте све абнормалности које се морају отклонити.
#8. Мера
Постоји велики број метрика које можете користити за мерење успеха и перформанси ваших покушаја аутоматизације. Многи од ових показатеља ће бити директно индексирани циљевима и примедбама које сте поставили у кораку 1. Међутим, други ће се односити на разматрања као што су брзина примене, повраћај улагања и тако даље.
РПА је сталан процес. Иако је идеја да га подесите и пустите да ради, требало би да стално надгледате своје процесе како бисте били сигурни да испоручују жељене резултате и оптималне перформансе.
Ево листе неких популарних РПА метрика
- Брзина: Просечно време потребно да се процес заврши од краја до краја
- Тачност: Процентуална мера тачности обрађених података
- Очекивана пословна вредност: Мера времена, новца или других ресурса које ваш РПА процес штеди ваше пословање
- Време застоја: време у сатима или данима када је РПА процес недоступан
#9. Резервни план
Иако је имплементација РПА тока рада остављање старих начина, увек би требало да имате резервни план. Као што сваки ИТ професионалац или пословни лидер зна, ствари могу поћи наопако у било ком тренутку, и то често раде у најгорем могућем тренутку.
Ако користите РПА процесе за руковање критичним задацима, потребан вам је план континуитета пословања у случају да нешто крене наопако. Планови резервних копија ће се разликовати у зависности од имплементације, али могу укључивати окретање физичких радника како би обавили виталне задатке током застоја.
#10. Поставите и одржавајте
Када означите ове кораке имплементације РПА-а, време је да ослободите своје РПА решење у производном окружењу.
РПА процеси имају много зависности. Иако ваш процес може остати исти, интегрисане апликације, табеле и базе података могу да се промене. Или, исто тако вероватно, безбедносни акредитиви могу да се промене. Када се то догоди, то може проузроковати да ваш РПА процес врати изузетке. Планирани распореди надгледања, тестирања и одржавања могу помоћи да се обезбеди максимално време рада.
Последње мисли
Имплементација процеса РПА треба да буде резултат промишљеног и промишљеног планирања. Пратећи ових десет корака, свом пројекту дајете најбоље шансе за успех. ИТ пројекти имају неприхватљиво високу стопу неуспеха. Немојте постати статистика. Пратите ове кораке и моћи ћете да седнете и уживате у предностима РПА пројекта који доноси вредност.
