Недавни извештај Ресеарцх Нестера сугерише да ће две трећине задатака управљања бити аутоматизовано до 2024. године. Роботска аутоматизација процеса (РПА) је веома свестрано софтверско решење које ће бити кључно у овој трансформацији пословног света.
Фирме свих група могу да користе РПА да аутоматизују разнолику комбинацију процеса, апликација и операција са опипљивим предностима које укључују уштеду времена и новца и повећање продуктивности и задовољства запослених.
Овај чланак ће истакнути неке од најбољих начина на које тимови могу да користе РПА за повећање ефикасности, смањење трошкова и откључавање нових нивоа продуктивности.
10 ручних пословних процеса, апликација,
и операције које омогућава РПА
Тржиште роботске аутоматизације процеса се шири невероватном брзином. У зависности од извора у који верујете, укупна годишња стопа раста индустрије (ЦАГР) за наредних седам година предвиђа се између 20% до 40% .
Јасно је да пословни лидери виде РПА улагања као кључни део својих стратегија дигиталне трансформације. Док компаније које размишљају унапред прихватају хипераутоматизација , РПА ће постићи скоро универзално усвајање.
Тимови који усвоје овај софтвер добиће предност у односу на конкуренте јер ће РПА моћи да управља операцијама као што су унос података, фактура и обрада плаћања, задаци корисничке службе, укључивање запослених и још много тога.
Ево погледа на неке од задатака које ова технологија може да аутоматизује, омогућавајући предузећима да мудрије користе своје ресурсе.
#1. Унос података
Унос података је витална пословна функција у дигиталном добу. Ипак, то је такође један од најзаморнијих ручних процеса. Такође пати од високе стопе људске грешке. Имплементација аутоматизације има много смисла за компаније које управљају великим бројем података.
РПА ће моћи да управља операцијама као што су:
- Повлачење података из различитих извора, укључујући софтвер треће стране
- Минимизирање људске грешке и осигурање квалитета и интегритета података до нуле
- Убрзавање процеса уноса података
- Екстраховање и чишћење података како би се осигурало да су правилно структурирани за централизоване базе података
У последњем годишњем извештају дигитал.гов из 2022. године , организација је сугерисала да је помогла савезној влади да смањи око 1,5 милиона радних сати коришћењем РПА.
Једна студија случаја која је истакнута у извештају показује како је Команда поморског система снабдевања (НАВСУП) користила РПА да повећа вредност и ефикасност своје мисије за смањење загађења и опасних материјала који су резултат њених поморских операција.
Конкретно, РПА је омогућио организацији да смањи ручни унос података у морнарички алат за планирање ресурса предузећа (ЕРП). Аутоматизовани процеси укључују читање и хватање података из веб-базиране апликације и њихово слање у њихов ЕРП. Технички вођа НАВСУП-а сугерише да је усвајање РПА смањило обуку са дана или недеља на само неколико минута. Све у свему, процес је уштедео преко 6000 сати ручног рада годишње.
Више о пројекту можете прочитати овде.
#2. Обрада поврата
Као што свако ко води посао е-трговине зна, обрада поврата је дуготрајан задатак. Просечне стопе поврата за платформе за е-трговину су 18,1% , док друге процене сугеришу да је тај број ближи невероватним 30%. Обрада поврата је један од оних задатака који не додаје вредност књизи наруџби. Међутим, неуспех да се то уради ефикасно може оштетити репутацију предузећа и резултирати губитком купаца.
Обрада повраћаја садржи неколико ручних корака. РПА ће моћи да управља операцијама као што су:
- Читање и издвајање информација из комуникације купца и њихово додавање у систем за повратне поруџбине.
- Одређивање поврата одговарањем купцима, слањем налепница за отпрему и праћењем враћања
- Координисање враћања или размене ауторизовањем трансакција и ажурирањем налога
- Комуникација са клијентом кроз сваки корак на путу, обезбеђивање ажурирања праћења и временских рокова
Важна је чврста политика поврата. Схиппо, америчка платформа за интеграцију софтвера за отпрему, поделила је резултате из а недавно истраживање које сугерише да више од осам од десет купаца прочита политику враћања неке компаније пре куповине робе, а скоро половина ће изабрати алтернативне продавце ако им политика није по вољи.
Аутоматизација политике враћања је трансформативна за ужурбане операције е-трговине јер ослобађа особље да се фокусира на задатке који стварају приход и лојалност купаца.
#3. Онбоардинг
Вредност солидних искустава у вези са интеграцијом постала је веома очигледна последњих година. Укључивање корисника заузима највећи део фокуса због свог утицаја на крајњи резултат. Међутим, укључивање запослених и добављача треће стране су критични процеси који такође заслужују пажњу. Фирме добијају једну шансу да оставе први утисак, а ако је схвате како треба, то је значајан предиктор јаких и трајних веза.
Међутим, онбоардинг укључује много покретних делова. Неки од ручних процеса укључују:
- Попуњавање формулара
- Прикупљање и обрада података
- Читање и припрема докумената и уговора
- Провере
- Комуникација напред-назад
Настала збрка задатака је административно оптерећење које може успорити операције. Аутоматизација укључења има неколико предности, укључујући:
- Већа транспарентност путем аналитике
- Побољшана међуресорна координација
- Нижи трошкови
- Ублажавање ризика и кашњења
- Повећана усклађеност
Иако постоје елементи онбоардинга који захтевају личнији додир, многи кораци се могу аутоматизовати. Неке студије случаја показују како су одјели за људске ресурсе уштедјели 2000 радних сати годишње и смањили вријеме уласка за више од 80%.
#4. Генерисање извештаја
Генерисање извештаја је кључно за већину фирми. Помаже менаџменту да остане у току са трендовима у пословању и доноси одлуке засноване на подацима. Међутим, прикупљање свих тих података на једном месту може бити дуготрајно.
Један од великих изазова са извештавањем је учесталост. У зависности од организације или сврхе, извештаји могу бити потребни дневно, недељно или месечно. У многим сценаријима, они су потребни на захтев. Прикупљање свих података из различитих извора може захтевати значајну количину координације, често извлачење информација из различитих и неструктурираних извора података.
РПА омогућава пословним професионалцима у људским ресурсима, финансијама, маркетингу или неколико других одељења да брзо прикупе информације из широког спектра извора. Ботови се могу обучити да прикупљају податке из е-поште, табела, база података и низа апликација. Постављање ових задатака за одређене интервале помаже да се у процесу извештавања избегне много труда.
Извештавање је много више од набрајања чињеница и бројки. Иако су статистички подаци који су укључени очигледно од суштинског значаја, њихова стварна вредност лежи у генерисању вредних увида. На много начина, ово их чини класичним случајем употребе РПА-а, јер технологија повећава раднике и помаже им да направе бољи рад.
РПА омогућава ефикасну поделу рада која максимизира ресурсе. Ботови могу брзо сакупити податке из широког спектра извора, док људски радници могу контекстуализовати и разумети податке. Компаније могу да уштеде сате сваке недеље или месеца, што се брзо акумулира. То је савршен спој ефикасности робота и људске креативности.
#5. Усклађеност са КИЦ и АМЛ
Обавезе познајте свог клијента (КИЦ) утичу на многе различите компаније. Банке и финансијске институције, зајмодавци, ФинТецх-ови, кладионичарске куће, брокери и други, дужни су да прикупљају и управљају подацима и документима о клијентима како би помогли у регулисању прописа против прања новца (АМЛ).
Опет, ове обавезе не додају приход у књигу налога. Ипак, непоштовање штети предузећима у виду новчаних казни и штете по репутацију. Једноставно речено, ови задаци су идеални кандидати за аутоматизацију.
РПА ће моћи да управља операцијама као што су:
- Читање и анализа података и докумената о клијентима
- Потврђивање информација о клијентима
- Састављање и скрининг података о клијентима
- Руковање проценама ризика
- Комуникација са купцима
Цити Унион Банк (ЦУБ), водећа јужноиндијска банка, имплементирала је аутоматизацију за управљање КИЦ-ом и отварањем рачуна .
РПА омогућен:
- Смањење порођаја за 66%.
- 7к убрзање отварања рачуна
- Веома смањене стопе грешака
Све у свему, ово су одлични резултати који наглашавају како РПА помаже предузећима да напредују.
#6. Аутоматизација платног списка
Платни списак одузима много времена за предузећа сваке величине. Велика предузећа имају знатан број запослених за плаћање, док мање фирме немају увек буџет за наменско особље на платном списку.
Постоји неколико разлога зашто је обрада платног списка одличан кандидат за РПА. За почетак, укључује велике задатке засноване на правилима. У ствари, велики део посла који је укључен спада у категорију обраде података. Ручна обрада платног списка укључује прикупљање података, извештавање о трошковима, обрачун пореза, бенефиција и друге сложености.
Предности РПА за аутоматизацију платног списка укључују већу брзину, тачност, уштеду трошкова и стриктније поштовање усклађености. А Студија случаја велике Хоспиталити Гроуп показује потенцијал РПА за платни списак: смањили су своје трошкове обраде платног списка за око 90%, штедећи 200 хиљада долара годишње.
#7. Маркетинг
Недавни тешки економски услови приморали су пословне лидере да истраже смањење буџета. Као и увек, маркетиншка одељења су међу првим одељењима која су осетила хладноћу економског успоравања. Тимовима за генерисање прихода речено је да „раде више са мање“, што је изазован задатак у тренутном окружењу.
Трошкови аквизиције купаца (ЦАЦ) измакли су контроли последњих година. Проналажење новог посла постало је толико конкурентно за неке фирме да отежава укупну профитабилност. РПА може помоћи маркетиншким тимовима тако што ће аутоматизовати много понављајућих и временски интензивних задатака који су повезани са повећањем прихода.
У маркетиншком контексту, РПА ће моћи да се бави задацима као што су:
- Аутоматизација кампања путем СМС-а, е-поште и друштвених медија
- Лицитирање ППЦ огласа на Гоогле и Фацебоок огласима
- А/Б тестирање за огласе како би се осигурала максимална ефикасност огласа
- Покретање СЕО извештаја за кључне речи и ефикасност кампање
- Бодовање и квалификационе предности
У ствари, аутоматизација је толико ефикасна за маркетинг да се последњих година појавило много наменског софтвера за обављање посла. Један недостатак је што су неки од ових алата скупи или захтевају смањење буџета за огласе, али без гаранције резултата од ливеног гвожђа. РПА алати омогућавају предузећима да направе сопствене верзије ових машина које одговарају њиховим циљевима и софтверским пакетима.
#8. Кредитни чекови
Кредитне провере су суштински део дужне пажње. Иако би заштита вашег пословања требала бити први приоритет, многи тимови занемарују да се укључе у посао. Као резултат тога, они то плаћају у наставку.
Постоји неколико сценарија у којима предузећа морају да изврше проверу кредитне способности. На пример, када прихватате нове купце, добављаче или запослене. Штавише, кредитне провере су такође део опште усклађености када се преузимају нови добављачи.
Аутоматске кредитне провере имају користи за предузећа на неколико начина. За почетак, они су брзи, што знатно побољшава време доношења пословних одлука. Али предности се ту не заустављају. Уклањање људи из једначине има и друге предности, као што је смањење потенцијалне пристрасности према зајмопримцима и смањење повезаних трошкова рада.
РПА омогућава компанијама да се пријаве у радне системе, прикупе податке, покрену их у бироима за кредитно извештавање, извуку релевантне информације и послужују извештај за неколико минута. Тимови га чак могу уградити у своје радне токове тако да се процес покреће без икакве људске интервенције.
#9. Праћење и поређења цена
Предузећа могу да се такмиче једни са другима на неколико фронтова. Они се могу издвојити у односу на своје ривале на основу квалитета својих роба или услуга или понудом подршке или погодности следећег нивоа. Али не можете побећи од чињенице да је цена огроман фактор за потрошаче.
На препуним тржиштима, цене су конкурентска предност. Конкретно, динамичко одређивање цена је важно средство на тржиштима која се брзо развијају и имају велики обим. Међутим, праћење конкурената да би се видело како прилагођавају своје понуде укључује доста ручног рада. Штавише, то је задатак који захтева значајну пажњу.
Коришћење РПА омогућава тимовима да прате веб странице конкурената и примећују промене цена. Ако је пословни циљ да остану испод или са одређеним распоном понуда ривала, тимови могу аутоматизовати своје цене да расту и падају заједно са конкурентима. Не мора чак ни да се ради о променама у реалном времену; може се односити и на то да се ЦРМ системи стално ажурирају тако да продајни тимови увек имају најбоље информације које ће им помоћи да закључе послове.
Купци такође могу да користе РПА за праћење цена сировина. Постављањем одређених параметара, они могу да пређу на обезбеђивање робе по повољним ценама, штедећи небројене суме.
#10. Планирање и праћење пошиљака
Док су транспорт и логистика били главни усвојиоци општег тренда ка дигитализацији, још увек постоји изненађујућа количина ручног рада у елементима заказивања и праћења ових послова. Са толико различитих добављача, од којих сваки има своје портале, координација испоруке и праћење пријема робе може одузети много времена.
РПА може да обрађује операције као што су:
- Проналажење најбржих или најисплативијих путева за транспорт
- Обрада налога и плаћања
- Комуникација са софтвером за управљање складиштем или залихама
- Праћење испорука и пружање потпуне ревизије
- Комуникација ажурирања преко комуникационих платформи
- Подизање фактура
Аутоматизација, било да се ради о тестирању софтвера , РПА-у или другом, може помоћи продавцима на мало, продавницама е-трговине или независним компанијама за испоруку у имплементацији приступа логистици који је више усредсређен на корисника. Смањење ручних радних сати утрошених на упите о отпреми може значајно смањити оперативне трошкове, истовремено осигуравајући да купци добију нивое услуге које траже.
