Роботска аутоматизација процеса у рачуноводству развила је снажан и доследан раст последњих година. РПА за рачуноводствени софтвер омогућава тимовима да аутоматизују обавезе како би се особље ослободило ручног, понављајућег рада и рада склоног грешкама и осигурало да добављачи буду плаћени на време. Међутим, постоји неколико других великих предности за предузећа, укључујући усклађеност са прописима, скалабилност и моћан увид у рачуноводствени процес.
Овај чланак ће се осврнути на аутоматизацију АП-а и истражити важне елементе као што су величина тржишта, потенцијал раста, предности, изазови, трендови, случајеви коришћења и студије случаја.
Аутоматизација обрачуна обавеза
Величина продавнице
РПА за величину тржишта рачуноводства у 2023. години износи око 3 милијарде долара . Неки пословни аналитичари предвиђају да ће индустрија имати сложену годишњу стопу раста од нешто испод 40%, што сугерише да ће величина тржишта у 2032. износити невјероватних 66 милијарди долара.
Међутим, други аналитичари предлажу далеко конзервативнији ЦАГР од 10% и будућу величину тржишта од око 6,7 милијарди долара до 2032. године. Ово неслагање се може схватити као разлика између продаје софтвера и општих услуга аутоматизације АП-а.
ЕУ и Северна Америка су највећи корисници алата за аутоматизацију обавеза према добављачима, док Азија и Пацифик (АПАЦ) не заостају превише на трећем месту. Заиста, АПАЦ тржиште има тренутни ЦАГР од око 26% , што га чини најбрже растућим регионом аутоматизације рачуноводствених процеса.
Фактори који утичу на РПА за
рачуноводствени раст
Рачуноводствени РПА софтвер је у порасту. Овде су у игри бројни узрочни фактори, укључујући општу потребу за дигитализацијом у целом рачуноводственом сектору. Хајде да погледамо неке од ових покретача аутоматизације рачуноводствених процеса.
#1. Све већа софистицираност РПА софтвера
Један од највећих разлога зашто компаније аутоматизују обавезе је тај што је технологија достигла висок ниво и софистицираности и једноставности за коришћење. Аутоматизовани ботови постоје веома дуго. Међутим, њихово коришћење за аутоматизацију фактура за дугове и сличне сврхе захтевало је стручност кодирања и знатну количину одржавања.
РПА алати, као што је ЗАПТЕСТ , спајају различите технологије заједно, као што су интерфејси за превлачење и испуштање и алати за оптичко препознавање знакова (ОЦР). Ове карактеристике значе да рачуноводствени тимови могу да превазиђу традиционална ограничења РПА, као што су доношење одлука и немогућност коришћења неструктурираних података.
Укратко, један од разлога зашто видимо више аутоматизације процеса дуговања ових дана је тај што је понуда вредности РПА-а веома јака.
#2. Интеграција заснована на облаку
Цлоуд сервери су били још једна велика технолошка промена у последњој деценији. Миграција са локалних сервера на облак значила је да је софтвер био доступан са удаљених локација. Ове промене су представљале златно доба у софтверу за аутоматизацију дуговања, са неколико СааС рачуноводствених алата који помажу предузећима да повежу изворе података, мобилне уређаје, па чак и ЕРП алате како би добили у реалном времену, увек ажуран поглед на пословање.
Како су тимови усвојили софтвер који би могао да аутоматизује многе свакодневне задатке, као што је аутоматизација АП фактура, развили су жеђ да се ослободе послова који се понављају. Флексибилност ових алата, једноставност употребе, скалабилност и отвореност за интеграцију су додатно повећали наплату према РПА.
#3. Успон АИ
Повећање могућности и доступности АИ алата је добра вест за фирме које желе да аутоматизују обавезе и друге рачуноводствене активности. РПА већ омогућава ефикасну и тачну аутоматизацију процеса, али када се допуни когнитивним АИ алатима, као што су интелигентна обрада докумената или генеративна АИ, обим технологије брзо расте.
Претходна ера РПА алата омогућила је тимовима да аутоматизују ручне процесе великог обима, који се понављају. Ова тренутна ера ће омогућити доношење одлука засновано на МЛ-у, софистицирано руковање подацима, интелигентно усмеравање фактура и дубоко интегрисане токове посла и доделу задатака.
#4. Управљање ланцем снабдевања
Од ЦОВИД-19 до нагле инфлације до Суецког канала и енергетске кризе, ланци снабдевања ретко су били ван вести последњих година. Управљање ланцима снабдевања и неговање јаких односа са добављачима је све већа тема.
Аутоматизација обавеза према добављачима значи да предузећа могу да укључе добављаче, обрађују фактуре и шаљу уплате брзо и тачно. Попусти за рано плаћање и успостављање ближих односа значе да РПА може ефикасно да плати саму себе.
Предности АП аутоматизације
Рачуноводствени РПА отвара предузећа и финансијска одељења за огроман спектар погодности. Ево неких од најубедљивијих разлога зашто је РПА ослонац у свету рачуноводства.
#1. Прецизност
АП аутоматизација фактура је позната по високом нивоу тачности. Када се изврши ручно, плаћања фактура могу бити дуплирана, преплаћена или премало плаћена, па чак и заборављена или послата на погрешан налог. Иако ове ситуације нису нужно честе, када се догоде, оне доводе до проблема који могу наштетити односима са добављачима.
#2. Ефикасност
Аутоматизација обраде фактура се односи на продуктивност и ефикасност. Ручна плаћања одузимају много времена и захтевају много уноса података, провере информација и одобрења. Рачуноводствени РПА алати омогућавају тимовима да ове задатке који се понављају предају дигиталној радној снази и ослободе радне сате. Коначни резултат је да људски радници могу радити на стратегијама и градити односе са клијентима или се окренути другим важним задацима.
#3. Брзина
Просечно време обраде фактура је суштинска метрика за било које одељење за рачуне. Према извештају Ардент Партнерс Стате оф еПаиаблес за 2022. , просечно време обраде фактура у САД било је скоро 11 дана. Последице дугог времена обраде могу бити проблеми са протоком новца за добављаче, па чак и ерозија поверења.
Роботичко рачуноводство омогућава тимовима да евидентирају фактуре, издвајају податке и аутоматизују токове рада за одобравање. Јаки односи са добављачима су од суштинског значаја, а брзо плаћање фактура је нешто што свако предузеће цени.
#4. Нижи трошкови
Казне за кашњење у плаћању додају непотребне трошкове вашем буџету који могу ометати вашу профитабилност. Штавише, ручна обрада АП значи трошкове рада. Када аутоматизујете процесе који се плаћају, можете осигурати да плаћате у потпуности и на време уз уштеду новца на особљу. Ако треба да смањите трошкове, то је добро место за почетак.
#5. Усклађеност са прописима
Одржавање ваших рачуна у складу је велики посао. Плаћања добављача подлежу прописима и захтевима за извештавање у вези са порезима и трансакцијама. Водење евиденције о овим процесима је од суштинског значаја за ревизије, извештаје и преглед вашег пословања. РПА алати обезбеђују несметано вођење ваших финансија, а најбоља ствар је да увек имате евиденцију о свакој трансакцији.
#6. Увиди вођени подацима
РПА процес производи податке које можете унети у своје алате за пословну интелигенцију или аналитику. Сакупљање ових информација може да створи видљивост у вашим АП операцијама и истакне обрасце потрошње, податке о добављачима и све неефикасности. Разумевање ових података помаже тимовима да прилагоде стратегије, праве прогнозе и доносе одлуке засноване на подацима. Како су МЛ алати постали демократизовани последњих година, чак и мала и средња предузећа имају приступ моћним увидима који могу да оптимизују њихово пословање.
#7. Прилагодљивост
Сезонске компаније нису једини подухвати који доживљавају успоне и падове пословања. Нове могућности, макроекономски услови и промене у потражњи потрошача могу изазвати повећану или смањену куповину. Ако се оптерећење повећа, више радних сати мора бити уложено у АП процес; ако падну, плаћате за особље АП-а које седи беспослено. РПА доноси скалабилност у АП процес који расте или се смањује са вама и осигурава да у сваком тренутку одговарате на пословне потребе.
#8. Смањите превару
Глобална студија о преварама Удружења сертификованих испитивача превара (АЦФЕ) 2022 сугерише да просечно предузеће губи преко 150.000 долара годишње због преваре са обавезама. Заиста, то је одмах иза присвајања имовине у смислу АП криминала. РПА аутоматизација може смањити ове трошкове имплементацијом контрола и уклањањем људи из једначине.
#9. Повећајте задовољство послом
Према истраживању Института за финансије и менаџмент (ИОФМ) из 2022. године , само 1 од 3 професионалаца са дугорочним обавезама је веома задовољан својим положајем. Штавише, према овој студији, присуство рачуноводственог РПА је главни предиктор задовољства послом међу рачуноводственим професионалцима. Смањење ручних задатака омогућава вашем особљу да преузме задатке који су смислено повезани са циљевима компаније и помажу у побољшању задовољства послом.
#10. Бољи односи са добављачима
У истраживачком раду, Утицај управљања односима на отпорност произвођача у ванредним ситуацијама (Ианг, 2022), аутори примећују да су током ЦОВИД-19 јаки односи између купаца и продаваца резултирали отпорнијим ланцима снабдевања. Као такве, предности јаких односа са добављачима превазилазе срећније добављаче и могу утицати на снагу вашег сопственог пословања.
Случајеви употребе роботског процеса
Аутоматизација у рачуноводству
РПА софтвер има неколико моћних случајева употребе у простору за обавезе према добављачима. Ево неких задатака које можете аутоматизовати да бисте смањили трошкове уз повећање продуктивности.
Обрада фактура
Аутоматизација фактура је један од најатрактивнијих случајева употребе РПА у АП одељењу. Тимови могу да имплементирају аутоматизацију током целог животног циклуса обраде фактура тако што ће издвојити податке из фактура (и папирних и дигиталних), упоређивати их са наруџбинама за куповину, захтевати одобрење и ауторизовати плаћања.
Унос података
АП системи захтевају значајну количину уноса података. Ручни процес је напоран и подложан људској грешци. РПА аутоматизује унос података у ове системе, а захваљујући интелигентној обради докумената (ИДП), ова технологија аутоматизације може да чита неструктуриране фактуре, признанице и разне друге документе.
Управљање добављачима
Добро управљање добављачима доприноси добром функционисању ланаца снабдевања и бољим производима. Међутим, потребно је много ручног рада да би ствари функционисале глатко. РПА може помоћи у аутоматизацији укључивања, комуникације, одржавања и плаћања.
Одбици добављача
Одбици добављача су саставни део ланца снабдевања. Касне испоруке, грешке у фактури, кршење уговора, проблеми са квалитетом производа и СЛА неуспеси само су неке од ситуација које могу довести до одбитака плаћања. РПА алати могу да аутоматизују комуникацију о овим проблемима и обраду одбитака, обезбеђујући да пословни губитак буде минимизиран и видљив.
Управљање трошковима
Извештаји о трошковима запослених помажу у праћењу трошкова путовања, хране и других трошкова у вези са послом. РПА алати могу читати и анализирати признанице, отпремати их у системе компаније, па чак и верификовати и одобрити трошкове у складу са политиком компаније. Штавише, можете користити и РПА да надокнадите запосленима аутоматизацијом трансакција.
Генерисање извештаја
РПА алати су вешти у генерисању извештаја о перформансама АП-а. Уз додатак алата за пословну интелигенцију или МЛ, тимови могу да изврше веома софистицирану анализу на АП-у и побољшају и оптимизују своје процесе.
Сагласност
РПА помаже у интерним контролама и усклађености са прописима тако што управља апликацијама добављача и лиценцира и прати одобрења и плаћања фактура. Ови подаци су од суштинског значаја за опште финансијско извештавање или у случају ревизије.
Откривање преваре
РПА може да прати и анализира АП податке и идентификује недоследности и аномалије које указују на превару. Када су упарени са МЛ, тимови могу стећи дубок увид у продавце и осигурати да је све изван граница. Поред тога, РПА алати могу да шаљу детекцију упозорења у реалном времену како би осигурали брзе истраге и решења.
Провера цене
Док РПА може да аутоматизује фактуре које се плаћају, тимови такође могу да користе технологију за проверу цена у односу на друге добављаче како би били сигурни да добијају вредност. Технологија гребања екрана може да надгледа веб странице у одређеним интервалима и пружи кључне податке који могу уштедети на трошковима.
Онбоардинг
Као што смо горе поменули, РПА помаже у укључивању добављача. Међутим, такође може да подржи укључивање запослених у АП одељење. Овај процес укључује слање документације и материјала за обуку, линкова до садржаја платформе за дигитално усвајање (ДАП) или веза до процеса компаније.
РПА за рачуноводствене студије случаја
РПА пружа многе случајеве употребе, укључујући и аутоматизована потраживања и обавезе. Међутим, да бисмо добили истинску процену о томе како аутоматизација обавеза према добављачима утиче на пословање, морамо да истражимо неке студије случаја. Ево три најбоља.
Случај употребе АП аутоматизације #1
Компанија ФТСЕ 50 БПО са седиштем у Великој Британији и компанија за професионалне услуге са годишњим приходом већим од 2,5 милијарди долара имала је веома неефикасан процес куповине до плаћања. Унос података је ручно извршило око 40 чланова особља широм земље. Грешке су биле честе, а процес је био мукотрпно спор, што је довело до продужених циклуса одобравања и честих упита добављача.
Цена по обрађеној фактури износила је око 8 фунти, а захваљујући ослањању на папирне фактуре, предузеће је стекло нежељену репутацију због кашњења у плаћању. Компанија је имплементирала решење за планирање ресурса предузећа (ЕРП) и настојала да аутоматизује свој процес плаћања.
Компанија је централизовала своје податке за обраду плаћања и имплементирала решење за оптичко препознавање знакова (ОЦР) за читање папирних фактура и претварање информација у податке. Одатле, РПА алати могу сортирати, класификовати и усмеравати фактуре за одобрење.
Утицај је био значајан. Обрада фактура је смањена за 75%, на 2 £ по фактури. Позадинско особље је преполовљено и премештено ван локације, што је уштедело милион фунти сваке године, док је компанији омогућило да обради преко 400.000 фактура сваке године.
Случај употребе АП аутоматизације #2
Позната компанија робе широке потрошње добија око 10 хиљада фактура од 400 глобалних купаца сваке године. Сваки купац је користио сопствени формат фактуре, што је значило да је обрада сваког рачуна дуготрајна и подложна људској грешци. Компанија је желела да поједностави овај процес како би уштедела време и новац и побољшала односе са добављачима.
Изабрали су компанију за аутоматизацију АП-а која обезбеђује мешавину БПМ, РПА и АИ технологија за помоћ у задатку. План је био АП процес од краја до краја који је могао да узме ове различите фактуре и стандардизује податке, омогућавајући брза плаћања, одобрења и надзор добављача.
ОЦР је имплементиран за читање фактура, а РПА је коришћен за проверу података у складу са пословним правилима и прослеђивање у ЕРП систем на валидацију. Штавише, РПА ботови су коришћени за прављење контролних табли богатих подацима за откривање изузетака наруџбине и фактура и обезбеђивање обавештења у реалном времену.
Резултати су били спектакуларни, укључујући 90% смањење напора и времена обртаја процеса, плус уштеду трошкова од 50%.
Случај употребе АП аутоматизације #3
Истакнути мултинационални произвођач обрадио је преко 80.000 фактура добављача сваке године. Са више екрана и система, ручни унос података је био дуготрајан, сложен и подложан грешкама.
Предузеће је тражило компанију за аутоматизацију дугова са РПА функцијама које би могле аутоматизовати процес. Међутим, требало је превазићи неке сложености. За почетак, све фактуре је требало проверити у односу на ЕРП решење предузећа. Валидација фактура је морала да се изврши на три различита система, при чему су физички радници извлачили информације.
Организација је изградила РПА решење за валидацију фактура према јединственим ИД-овима. Обојица су преузели фактуре, потврдили детаље и ажурирали их у односу на веб апликацију засновану на облаку. Време обраде фактура је скраћено за 50%, док је тачност трансакције порасла на савршених 100%.
Изазови плаћања обавеза
Имплементација аутоматизације
Иако би предности аутоматизације АП-а сада требале бити јасне, постоје и неки изазови са којима се тимови морају суочити да би откључали моћ РПА-а у оквиру обавеза. Ево неких области на које треба обратити пажњу.
#1. Трошкови
Имплементација РПА решења за дугове долази са одређеним трошковима. Како предузећа широм света желе да смање оперативне трошкове како би остала конкурентна у тешком финансијском окружењу, буџети су под притиском.
Повраћај улагања (РОИ) је кључни део убеђивања Ц-Суите-а да инвестира у РПА решења која се плаћају. Међутим, као што можете видети из наших студија случаја у овом чланку, имплементација решења са аутоматизацијом обавеза или потраживања може се брзо исплатити.
За предузећа којима недостаје интерна експертиза за имплементацију РПА софтвера и забринути су за трошкове обуке, ЗАПТЕСТ Ентерприсе долази са наменским ЗАП стручњаком који може помоћи у дизајну и имплементацији ваше АП аутоматизације и помоћи рачуноводственом особљу да се убрза.
#2. Интеграција података
Рачуноводствена одељења користе широку комбинацију софтвера. Неки имају најновије ЕРП алате, док други чаме са застарелим софтвером. Системи могу бити веома некомпатибилни због различитих стандарда података, формата и структура. Обезбеђивање да ови алати могу да комуницирају заједно може бити сложено и захтевати висок ниво прилагођавања.
Срећом, РПА алати су више него дорасли задатку због ИДП-а, ОЦР-а, гребања екрана и других технологија.
#3. Сигурност података
Сигурност је још једно важно питање јер се АП обрада бави финансијским информацијама. Превара, кршење података и неовлашћени приступ су најважнији, а сваки систем мора бити дизајниран са заштитним мерама. Поред тога, ГДПР, па чак и КИЦ и АМЛ прописи значе да су чување података о купцима и осигурање да су продавци легални друге ствари које треба имати на уму.
#4. Управљање променама
Прелазак са ручне обраде АП на аутоматизоване системе захтева преокрет и значајно преиспитивање токова посла. Штавише, то такође може укључивати одређене улоге или појединце који постају сувишни у послу.
Успешно управљање променама подразумева транспарентност и јасну комуникацију не само о томе како ће нова технологија функционисати, већ и о томе какве користи ће донети. Поред тога, преквалификација или усавршавање запослених може увелико помоћи у превазилажењу тензија око софтвера.
#5. Отпор добављача
Нису само ваши запослени ти који могу да заглаве на путу. Имплементација аутоматизованог АП система такође може да изазове непријатности продавцима који оклевају да промене свој процес подношења фактура. Најбоље је да овде објасните како ће бржа обрада фактура директно користити добављачу, па чак и понудити подршку или обуку њиховом особљу како би могли да се укључе. Са РПА алатима заснованим на облаку који су сада уобичајени, креирање портала коме продавци могу приступити никада није било лакше.
Трендови у РПА за рачуноводство
РПА алати за аутоматска потраживања и обавезе се побољшавају као одговор на промене захтева и технолошке иновације. Хајде да истражимо неке од највећих трендова за аутоматизацију АП-а од 2024.
1. Више АИ
АИ и МЛ су били велика прича 2023. Ови алати, када се користе за проширење РПА система, могу помоћи у обради фактура, откривању превара, па чак и у обради изузетака. Можда је најинтересантнији део употреба когнитивних АИ алата који могу да уче из података, па чак и доносе оптималне одлуке на основу историјских података.
Напредак у обради изузетака АП-а је посебно импресиван. Док РПА ботови могу да се баве већином задатака када су проширени помоћу вештачке интелигенције, ови процеси се могу прилагодити и прилагодити фактурама са недостајућим или непотпуним подацима, бавити се спорним фактурама или означити плаћања која захтевају ручну интервенцију.
2. Укључивање добављача
Укључивање добављача постало је сложеније последњих година. Делимично, то има везе са смањењем ризика, али други фактори укључују повећану употребу ЕРП система и шири тренд ка дигитализацији. РПА алати помажу при укључивању аутоматизујући процес, чинећи га бржим и лакшим за све стране. Велики тренд у 2023. је уклањање уских грла у ланцу снабдевања, а једноставније укључивање је велики део тога.
3. Прихватање програма раног плаћања
Сви сада покушавају да смање трошкове. Док РПА алати помажу у овом процесу на неколико различитих начина, неке од најбољих уштеда у аутоматизацији АП-а долазе од потпуног искориштавања предности програма раног плаћања. РПА омогућава тимовима АП-а да убрзају валидацију, одобравање и издавање фактура, побољшавајући ток новца добављача уз смањење трошкова за неколико процената. За предузећа са пуно добављача, уштеде могу бити значајне.
4. Сигурност података
Сигурност података ретко је ван вести, а 2023. није била ништа другачија. Чување и преношење осетљивих финансијских података је брига коју свако предузеће треба да схвати озбиљно. Свако цурење може се показати катастрофалним по репутацију и довести до великих казни. РПА алати имају многе предности сајбер безбедности, укључујући обезбеђивање контроле приступа за АП податке и безбедност путем шифровања или АПИ-ја.
5. Управљани РПА
Управљане РПА услуге дизајниране за аутоматизацију плаћања и потраживања брзо се појављују. Овде је у игри неколико фактора, укључујући ограничен интерни приступ РПА вештинама плус предности РПАааС софтвера који планирање, имплементацију и одржавање АП РПА софтвера чине бржим и исплативијим.
Штавише, услуге Манагед РПА за обавезе према рачуну обезбеђују предвидљиву месечну или годишњу накнаду, што одговара многим тимовима.
Будућност АП аутоматизације
Захваљујући РПА са АИ могућностима, АП аутоматизација већ изгледа прилично футуристички. Међутим, технологија се ту неће зауставити. Ево неких увида у аутоматизацију АП-а како деценија напредује.
1. Хипераутоматизација
Софтвер за аутоматизацију у свакој индустрији води ка хипераутоматизацији . Са РПА и АИ алатима довољног квалитета, читави рачуноводствени тимови би могли бити аутоматизовани, што би довело до муњевитих плаћања подржаних предиктивном аналитиком.
2. Прилагођени рачуноводствени софтвер
Генеративна АИ, алати без кодирања и копилоти за кодирање представљају будућност аутоматизације АП софтвера. Иако ће и даље бити места за готов софтвер, рачуноводствени тимови ће моћи да направе прилагођене алате који ће им помоћи да аутоматизују своје дневне задатке.
Апликације ће бити способне да задовоље чак и најмаргиналније случајеве употребе, токове рада и пословне културе, што ће довести до персонализованих алата способних за импресивну продуктивност. РПА алати као што је ЗАПТЕСТ упарују аутоматизацију са софтвером за аутоматизацију тестирања , омогућавајући тимовима да направе висококвалитетне, робусне и безбедне прилагођене алате.
3. Уграђена плаћања
АП софтвер са уграђеним плаћањем биће један од најзанимљивијих софтверских развоја будућности. Уместо да шаљу трансакције процесорима плаћања, рачуноводствени тимови (или ботови) ће покренути тренутно електронско плаћање из апликације, преко граница и финансијских зона.
4. Аналитика следећег нивоа
Како дигитализација процеса аутоматизације АП-а наставља да производи податке, аналитички алати ће пронаћи основне обрасце у овим информацијама и дати дубок увид у токове готовине, обрасце потрошње и добављаче. Овај напредак ће револуционисати АП и довести до мањег ризика и веће оптимизације.
Последње мисли
РПА за рачуноводство постаје од суштинског значаја за тимове који желе да имају користи од одличних односа са добављачима и глатких ланаца снабдевања. Са толико ручних и понављајућих процеса за механизацију, РПА уз помоћ вештачке интелигенције може помоћи у стварању скалабилних, флексибилних и модернизованих решења за рачуноводствена одељења сваке врсте.
Аутоматизација обавеза према добављачима је елегантно решење за тимове који желе да аутоматизују обавезе, уштеде новац, постану ефикаснији и стекну сјајан увид у своје финансијске перформансе. Додајте откривање превара и помоћ у усклађивању са прописима и лако је видети зашто РПА преузима рачуноводствени простор.
