A
en nyligen publicerad rapport från Research Nester
att två tredjedelar av ledningsuppgifterna kommer att vara automatiserade år 2024. Robotic Process Automation (RPA) är en mycket mångsidig mjukvarulösning som kommer att spela en avgörande roll i denna omvandling av näringslivet.
Företag av alla slag kan använda RPA för att automatisera en mängd olika processer, applikationer och verksamheter med konkreta fördelar som att spara tid och pengar och öka produktiviteten och medarbetarnas tillfredsställelse.
Den här artikeln kommer att belysa några av de bästa sätten för team att använda
RPA
för att öka effektiviteten, minska kostnaderna och frigöra nya produktivitetsnivåer.
10 manuella affärsprocesser, tillämpningar,
och verksamhet som möjliggörs av RPA
Marknaden för Robotic Process Automation växer i en otrolig takt. Beroende på vilken källa du tror på beräknas branschens genomsnittliga årliga tillväxttakt (CAGR) för de kommande sju åren ligga mellan
20%
till
40%
.
Det är tydligt att företagsledare ser RPA-investeringar som en viktig del av sina strategier för digital omvandling. När framsynta företag tar till sig
hyperautomation
kommer RPA att få ett nästan universellt genomslag.
Team som använder denna programvara kommer att få ett försprång gentemot konkurrenterna eftersom RPA kommer att kunna hantera funktioner som datainmatning, faktura- och betalningshantering, kundtjänstuppgifter, onboarding av anställda med mera.
Här är några av de uppgifter som tekniken kan automatisera, så att företagen kan använda sina resurser på ett klokare sätt.
#1. Datainmatning
Datainmatning är en viktig affärsfunktion i den digitala tidsåldern. Men det är också en av de mest repetitiva och tråkiga manuella processerna. Den lider också av en hög mänsklig felfrekvens. Att implementera automatisering är mycket meningsfullt för företag som hanterar mycket data.
RPA kommer att kunna hantera operationer som t.ex:
- Hämta data från olika källor, inklusive programvara från tredje part
- Minimera mänskliga fel och se till att datakvalitet och integritet håller måttet
- Snabbare processer för datainmatning
- Extrahera och rensa data för att säkerställa att de är korrekt strukturerade för centraliserade databaser
I den sista
digital.gov årsrapport från 2022
föreslog organisationen att den hade hjälpt den federala regeringen att minska cirka 1,5 miljoner arbetstimmar genom att använda RPA.
En fallstudie som lyfts fram i rapporten visar hur Naval Supply System Command (NAVSUP) använde RPA för att öka värdet och effektiviteten i sitt uppdrag att minska föroreningar och farliga material som härrör från dess maritima verksamhet.
RPA gjorde det framför allt möjligt för organisationen att minska den manuella inmatningen av data i marinens ERP-verktyg (Enterprise Resource Planning). De automatiserade processerna omfattar läsning och insamling av data från en webbaserad applikation och överföring till ERP-systemet. NAVSUP:s tekniska ledare menar att införandet av RPA har förkortat utbildningen från dagar eller veckor till bara minuter. Sammantaget har processen sparat över 6000 timmar manuellt arbete per år.
Du kan läsa mer om projektet här.
#2. Behandling av returer
Alla som driver ett e-handelsföretag vet att returhantering är en tidskrävande uppgift.
Den genomsnittliga returfrekvensen för e-handelsplattformar ligger på 18,1%.
medan andra uppskattningar tyder på att siffran ligger närmare svindlande 30%. Returhantering är en av de uppgifter som inte tillför något värde till orderboken. Men om det inte görs på ett effektivt sätt kan det skada företagets rykte och leda till förlorade kunder.
Hanteringen av en retur innehåller flera manuella steg. RPA kommer att kunna hantera operationer som t.ex:
- Läsa och extrahera information från kundens kommunikation och lägga till den i returordersystemet.
- Hantera returer genom att svara kunderna, skicka ut fraktsedlar och spåra returen
- Samordna returer eller byten genom att godkänna transaktioner och uppdatera konton
- Kommunicera med kunden genom varje steg av resan och tillhandahålla spårningsuppdateringar och tidslinjer
En solid returpolicy är viktig. Shippo, en amerikansk integrationsplattform för programvara för frakt, delade med sig av resultaten från en
nyligen genomförd undersökning
som visar att över åtta av tio kunder läser ett företags returpolicy innan de köper varor, och nästan hälften väljer alternativa leverantörer om policyn inte faller dem i smaken.
Att automatisera returpolicyn är en stor förändring för e-handelsföretag med många anställda eftersom det frigör personal som kan fokusera på uppgifter som genererar intäkter och kundlojalitet.
#3. Inskolning
Värdet av gedigna onboardingupplevelser har blivit mycket tydligt under de senaste åren. Onboarding av användare får mest fokus på grund av dess effekt på slutresultatet. Onboarding av anställda och tredjepartsleverantörer är dock viktiga processer som också förtjänar uppmärksamhet. Företag får en enda chans att göra ett första intryck, och om de gör det på rätt sätt är det en viktig faktor för starka och varaktiga relationer.
Men onboarding innebär många rörliga delar. Några av de manuella processerna inkluderar:
- Fylla i formulär
- Insamling och bearbetning av uppgifter
- Läsa och förbereda dokument och avtal
- Bakgrundskontroller
- Kommunikation fram och tillbaka
Det resulterar i ett virrvarr av uppgifter som är en administrativ börda som kan göra verksamheten långsammare. Automatiserad onboarding har flera fördelar, bland annat
- Ökad transparens genom analys
- Förbättrad samordning mellan avdelningarna
- Lägre kostnader
- Minskning av risker och förseningar
- Ökad efterlevnad
Även om det finns delar av onboarding som kräver en mer personlig touch, kan många steg automatiseras.
Vissa fallstudier
visar hur HR-avdelningar har sparat 2000 arbetstimmar per år och minskat tiden för onboarding med över 80%.
#4. Generering av rapporter
Generering av rapporter är avgörande för de flesta företag. Det hjälper ledningen att hålla koll på trenderna inom verksamheten och fatta datadrivna beslut. Att samla alla dessa data på ett ställe kan dock vara mycket tidskrävande.
En av de stora utmaningarna med rapportering är frekvensen. Beroende på organisation eller syfte kan rapporter behövas dagligen, veckovis eller månadsvis. I många scenarier krävs de på begäran. Att samla in alla data från olika källor kan kräva en hel del samordning, eftersom informationen ofta hämtas från olika och ostrukturerade datakällor.
Med RPA kan medarbetare inom HR, finans, marknadsföring och flera andra avdelningar snabbt sammanställa information från en mängd olika källor. Bots kan tränas att samla in data från e-post, kalkylblad, databaser och en rad andra applikationer. Att ställa in dessa uppgifter för specifika intervall hjälper till att minska en hel del av arbetet med rapporteringsprocessen.
Rapportering handlar om mycket mer än att lista fakta och siffror. Statistiken är visserligen viktig, men det verkliga värdet ligger i att den genererar värdefulla insikter. På många sätt gör detta dem till ett klassiskt RPA-användningsfall eftersom tekniken förstärker medarbetarna och hjälper dem att producera bättre arbete.
RPA möjliggör en effektiv arbetsfördelning som maximerar resurserna. Bots kan snabbt samla in data från ett brett spektrum av källor, medan mänskliga medarbetare kan kontextualisera och förstå data. Företag kan spara timmar varje vecka eller månad, vilket snabbt ackumuleras. Det är en perfekt kombination av robotars effektivitet och mänsklig kreativitet.
#5. KYC och AML efterlevnad
Kraven på kundkännedom (KYC) påverkar många olika företag. Banker och finansinstitut, långivare, FinTechs, vadslagningsföretag, mäklare med flera är skyldiga att samla in och hantera kunddata och dokument för att uppfylla bestämmelserna om bekämpning av penningtvätt (AML).
Återigen, dessa åtaganden tillför inte intäkter till orderboken. Men att inte följa reglerna drabbar företagen i form av böter och försämrat anseende. Enkelt uttryckt är dessa uppgifter idealiska kandidater för automatisering.
RPA kommer att kunna hantera operationer som t.ex:
- Läsa och analysera kunddata och kunddokument
- Validering av kundinformation
- Sammanställning och granskning av kunddata
- Utföra riskbedömningar
- Kundkommunikation
City Union Bank (CUB),
en ledande bank i södra Indien, införde automatisering för att hantera KYC och kontoöppning
.
RPA aktiverat:
- 66% lägre arbetsbelastning
- En 7x snabbare öppning av konton
- Kraftigt reducerad felfrekvens
Sammantaget är detta utmärkta resultat som visar hur RPA hjälper företag att blomstra.
#6. Automatisering av löneutbetalningar
Löneutbetalningar är tidskrävande för företag i alla storlekar. Stora företag har en ansenlig mängd personal att betala, medan mindre företag inte alltid har budget för dedikerad lönepersonal.
Det finns flera anledningar till varför lönebearbetning är en utmärkt kandidat för RPA. Till att börja med handlar det om regelbaserade uppgifter med hög volym. Faktum är att mycket av det arbete som utförs faller under kategorin databehandling. Manuell lönehantering innebär datainsamling, kostnadsrapportering, skatteberäkningar, förmåner och andra komplexa uppgifter.
Fördelarna med RPA för löneautomatisering är högre hastighet, noggrannhet, kostnadsbesparingar och striktare efterlevnad av lagar och regler. A
fallstudie från en stor hotellgrupp
visar potentialen med RPA för löner: de minskade sina kostnader för lönehantering med cirka 90 % och sparade 200 000 dollar per år.
#7. Marknadsföring
Den senaste tidens tuffa ekonomiska villkor har tvingat företagsledare att överväga budgetnedskärningar. Som alltid är marknadsavdelningarna bland de första att känna av den ekonomiska avmattningen. Intäktsgenereringsteam uppmanas att ”göra mer med mindre”, vilket är en utmanande uppgift i den nuvarande miljön.
Kundanskaffningskostnaderna (CAC) har ökat lavinartat under de senaste åren. Att hitta nya affärer har blivit så konkurrensutsatt för vissa företag att det hämmar den övergripande lönsamheten. RPA kan hjälpa marknadsföringsteam genom att automatisera många repetitiva och tidsintensiva uppgifter som är involverade i att öka intäkterna.
I marknadsföringssammanhang kommer RPA att kunna hantera uppgifter som t.ex:
- Automatisera utåtriktade kampanjer via SMS, e-post och sociala medier
- PPC-budgivning på Google- och Facebook-annonser
- A/B-testning av annonser för att säkerställa maximal effektivitet
- Löpande SEO-rapporter för sökord och kampanjers effektivitet
- Poängsättning och kvalificering av leads
Faktum är att automatisering är så effektivt för marknadsföring att det under de senaste åren har utvecklats en hel del dedikerad programvara för att hantera jobbet. En nackdel är att vissa av dessa verktyg är dyra eller kräver en nedskärning av annonsbudgeten men utan en vattentät garanti för resultat. Med RPA-verktyg kan företag bygga sina egna versioner av dessa maskiner som passar deras mål och programvarustackar.
#8. Kreditprövning
Kreditprövningar är en viktig del av due diligence. Att skydda ditt företag bör vara högsta prioritet, men många team struntar i att göra jobbet. Resultatet blir att de får betala för det i efterhand.
Det finns flera scenarier där företag behöver göra kreditupplysningar. Till exempel när man accepterar nya kunder, leverantörer eller anställda. Dessutom är kreditprövningar också en del av den övergripande efterlevnaden när man tar in nya leverantörer.
Automatiserade kreditprövningar gynnar företag på flera sätt. Till att börja med är de snabba, vilket avsevärt förbättrar företagens beslutsfattande. Men fördelarna stannar inte där. Att ta bort människor från ekvationen har andra fördelar, såsom att minska potentiell partiskhet mot loanees och minska tillhörande arbetskraftskostnader.
Med RPA kan företag logga in på arbetssystem, samla in data, köra dem mot kreditupplysningsföretag, extrahera relevant information och skicka en rapport på bara några minuter. Teamen kan även bygga in det i sina arbetsflöden så att processen utlöses utan någon mänsklig inblandning.
#9. Prisövervakning och prisjämförelser
Företag kan konkurrera med varandra på flera fronter. De kan särskilja sig från sina konkurrenter genom kvaliteten på sina varor eller tjänster eller genom att erbjuda support eller bekvämlighet på nästa nivå. Men det går inte att komma ifrån att priset är en viktig faktor för konsumenterna.
På trånga marknader är prissättningen en konkurrensfördel. Framför allt är dynamisk prissättning ett viktigt verktyg på snabbrörliga marknadsplatser med stora volymer. Att övervaka konkurrenterna för att se hur de anpassar sina erbjudanden innebär dock en hel del manuellt arbete. Dessutom är det en uppgift som kräver stor uppmärksamhet.
Med hjälp av RPA kan teamen söka igenom konkurrenternas webbplatser och notera prisförändringar. Om affärsmålet är att hålla sig under eller inom ett visst intervall av konkurrenternas erbjudanden kan teamen automatisera sina priser så att de stiger och sjunker i takt med konkurrenterna. Det behöver inte ens handla om realtidsförändringar – det kan också handla om att se till att CRM-systemen är ständigt uppdaterade så att säljteamen alltid har den bästa informationen för att hjälpa dem att avsluta affärer.
Inköpare kan också använda RPA för att övervaka priset på råmaterial. Genom att ställa in särskilda parametrar kan de flytta till säkra varor till förmånliga priser och spara otaliga summor.
#10. Schemaläggning och spårning av sändningar
Även om shipping och logistik har varit stora anhängare av en övergripande trend mot digitalisering, finns det fortfarande en överraskande mängd manuellt arbete i schemaläggnings- och spårningsdelarna av dessa verksamheter. Med så många olika leverantörer, som alla har sina egna portaler, kan det ta mycket tid att samordna frakt och övervaka mottagandet av varor.
RPA kan hantera operationer som:
- Hitta de snabbaste eller mest kostnadseffektiva transportvägarna
- Hantering av order och betalningar
- Kommunikation med programvara för lager- eller inventariehantering
- Spåra leveranser och tillhandahålla en fullständig revision
- Kommunicera uppdateringar via kommunikationsplattformar
- Utfärdande av fakturor
Automatisering, oavsett om det handlar om programvarutestning, RPA eller annat, kan hjälpa återförsäljare, e-handelsbutiker eller tredjepartsleverantörer att implementera en mer kundcentrerad strategi för logistiken. Genom att minska den manuella arbetstid som läggs på leveransförfrågningar kan driftskostnaderna sänkas avsevärt samtidigt som kunderna får den servicenivå de kräver.
