Effektivitet, kostnadsbesparingar och nöjda medarbetare står högt på agendan för moderna företagsledare. Robotic Process Automation (RPA) erbjuder en övertygande lösning på alla tre problemen tillsammans med flera andra kraftfulla affärsfördelar.
I den här artikeln utforskar vi vad RPA innebär, hur det fungerar och vilka spännande fördelar tekniken ger moderna företag.
Vad är RPA? En översikt
RPA är en förkortning för Robotic Process Automation. Innan vi går in på vad RPA innebär är det värt att ta en översiktlig titt på tekniken genom att bryta ner termen i dess beståndsdelar.
1. Robot:
Programvarubotar som utför affärsprocesser via instruktioner i datorskript.
2. Process:
Den specifika arbetsuppgift som företaget vill automatisera. Till exempel uppladdning av en fil, extrahering av information från ett e-postmeddelande, finansiella transaktioner osv.
3. Automatisering:
Processer som är mekaniserade eller utförs utan manuell eller mänsklig inblandning.
Genom att sätta ihop dessa tre begrepp kan användarna definiera RPA. Det är en teknik som använder programvara robotik att automatisera affärs processer som människor vanligtvis utför.
Denna definition av robotiserad processautomation är en bra början. För att till fullo förstå RPA och dess stora potential krävs dock en djupare analys. Vi återkommer till det nedan.
Vad är robotiserad processautomation (RPA)?
RPA står för Robotic Process Automation. Begreppet är ett samlingsnamn för en framväxande uppsättning tekniker som ersätter traditionella interaktioner mellan människa och dator med automatiserade processer.
För att uttrycka det på ett annat sätt utför människor många repetitiva datorstödda uppgifter i traditionella arbetsmiljöer. Men med hjälp av tydliga instruktioner kan RPA-programvara efterlikna dessa uppgifter. Denna automatiseringsprocess minskar belastningen på mänskliga operatörer.
Robotic Process Automation använder robotar, men inte sådana som man hittar i en Philip K Dick-roman. Istället använder sig tekniken av ”robotar” i mjukvaran. Dessa programvarurobotar kan lära sig att återskapa en rad strukturerade och repetitiva manuella datoruppgifter, som att fylla i formulär, överföra filer och manipulera data.
I artikeln med titeln
Robotic Process Automation
(van der Aalst, 2018) talar författaren om ”inside-out”- och ”outside-in”-metoder för att förbättra informationssystem. I vanliga scenarier (inside-out) kräver effektivisering av system att programvaran skrivs om eller uppgraderas. RPA, däremot, förbättrar system och arbetsflöden utan att förändra programvaran. Det är kostnadseffektivt, enkelt att implementera och kräver inte högteknologiska team för att uppnå utmärkta affärsresultat.
RPA ligger någonstans mellan ett manuellt och ett helt automatiserat system. Genom att använda regelbaserade arbetsflöden kan robotar efterlikna många interaktioner mellan människa och dator. Till skillnad från ett helt automatiserat system ersätter programvaran dock inte helt de mänskliga insatserna. Beroende på vilket företag det gäller kan RPA endast utgöra en liten men viktig del av de övergripande affärsprocesserna.
Med datorseende kan RPA-robotar interagera med grafiska användargränssnitt på samma sätt som människor gör. RPA gör det möjligt för robotar att ”titta på” specifika uppgifter och lära sig att replikera dem. Denna process omfattar även uppgifter mellan olika applikationer, tack vare användningen av API:er (Application Processing Interfaces)
Bots påverkas inte av arbetstider eller trötthet. De är inte heller utsatta för mänskliga fel. De kan därför köras dygnet runt med otrolig noggrannhet till en bråkdel av kostnaden för manuella medarbetare.
Bortsett från fördelarna med effektivitet och produktivitet bidrar RPA till att förändra arbetets karaktär. När mänskliga medarbetare befrias från vardagliga och repetitiva arbetsuppgifter kan de släppa loss sin kreativitet och ägna sig åt mer meningsfulla och värdedrivna arbetsuppgifter.
1. Vad är processautomation?
Processautomatisering, även känt som Business Process Automation (BPA), avser alla situationer där teknik effektiviserar komplexa, avdelningsövergripande affärsfunktioner eller arbetsflöden. I den meningen är BPA ett brett begrepp som omfattar orkestrering av arbetsflöden, intelligent dokumenthantering och användning av AI och ML för att göra affärsprocesser mer effektiva, snabbare och kapabla till högre genomströmning och beslutsfattande.
RPA kan vara en del av en mer omfattande BPA-strategi. Men även om det finns en hel del crossover, beskriver de två termerna olika saker.
1. Automatisering av affärsprocesser:
BPA är inriktat på end-to-end-effektivitet i en verksamhet. Det kräver att företagen investerar i omfattande planering, IT och teknisk support samt komplexa systemintegrationer eller översyner.
2. Automatisering av robotprocesser:
RPA fokuserar däremot på att automatisera diskreta och strukturerade uppgifter. Implementeringen av dessa system är billig och snabb. Programvaran är vanligtvis no-code eller low-code, vilket innebär att icke-tekniska team kan konfigurera tekniken.
2. Vad är robotiserad processautomation (RPA) i enkla termer?
CTO, CIO och teknisk personal kommer intuitivt att förstå RPA. Men när det kommer till styrelserummet måste de kunna svara på frågor som ”Vad står RPA för?” eller ”Vad betyder RPA?” i enkla och lättförståeliga termer.
Att bara berätta för ett rum fullt av icke-tekniska personer att RPA betyder Robotic Process Automation kan resultera i ett hav av förvirrade ansikten. Att lära sig att kommunicera dessa idéer i lekmannatermer bör leda till bättre resultat. Här är en definition av robotiserad processautomation som alla kan förstå.
Enkel definition av robotiserad processautomation
Traditionella kontorsarbetsflöden omfattar en rad backoffice-uppgifter. Exempelvis kan anställda behöva uppdatera kalkylblad manuellt, extrahera data från e-postmeddelanden eller koppla samman information mellan olika programvaror och databaser.
Dessa arbetsflöden kan innebära repetitiva och arbetsintensiva uppgifter. Var och en för sig är dessa uppgifter små. Men under en vecka, månad eller ett år blir det mycket tid och arbete. Den stora frågan som arbetsgivarna måste ställa sig är om dessa uppgifter på bästa sätt utnyttjar medarbetarnas kompetens och kapacitet.
Att outsourca dessa uppgifter är den mest optimala lösningen av flera skäl: kostnad, säkerhet, efterlevnad av lagar och regler och till och med medarbetarnas arbetstillfredsställelse. Programvarurobotar är perfekta för dessa uppgifter. Genom att följa regelbaserade instruktioner kan de utföra många av dessa manuella uppgifter snabbare, effektivare och mer exakt.
I sin enklaste form innebär RPA att man instruerar en maskin att utföra logiska, stegbaserade uppgifter som människor traditionellt utför.
Marknadsutsikter för RPA
Robotic process automation är en snabbt växande marknad. Experter värderar branschen till över 3 miljarder USD idag. Prognoserna tyder dock på att RPA-området kommer att vara värt omkring 11,3% år 2028. Dessa siffror tyder på en häpnadsväckande genomsnittlig årlig tillväxttakt på nästan 30%, vilket kan jämföras med heta branscher som AI.
I takt med att branschen mognar och fler företag rapporterar att RPA sparar dem runt
75% i kostnader
kan vi förvänta oss att användningen av RPA kommer att öka. Under de närmaste åren kommer automatisering att gå från att vara en affärsmässig fördel till en direkt nödvändighet.
Vad RPA innebär för moderna arbetstagare
Automatisering av arbetsflöden är inget nytt koncept. Men under de senaste åren har den digitala omvandlingen även påverkat de mest traditionella ”papper och penna”-branscherna. Med hjälp av programvara kan företag i alla storlekar maximera sin produktion. RPA-verktyg kommer att spela en viktig roll i dessa digitala initiativ.
De senaste rubrikerna om transformativ eller disruptiv automatiseringsteknik som AI och RPA fokuserar starkt på att tekniken ersätter jobb. Även om dessa farhågor är förståeliga så missförstår de RPA:s roll.
Det verkliga värdet av RPA ligger i dess potential att hjälpa och förstärka mänskliga arbetare. Istället för att fastna i enkla uppgifter kan människor ta sin produktivitet till nästa nivå. RPA kompletterar mänskliga medarbetare så att de kan förnya sig och göra mer värdefulla insatser.
Vem hjälper RPA?
RPA är en omvälvande teknik. Störningarna är dock i stort sett positiva för alla aktörer i näringslivet.
1. Arbetsgivare:
Arbetsgivare kan dra nytta av RPA genom att spara kostnader, öka produktiviteten och få ut mesta möjliga av sin befintliga personalstyrka.
2. Anställda:
RPA befriar medarbetarna från vardagliga arbetsuppgifter och ger dem möjlighet att ägna sig åt arbete som kräver allmän intelligens, kreativitet, problemlösning och mycket mer.
3. Kunder:
Kunderna vinner på RPA tack vare snabbare service, större noggrannhet och, i vissa fall, mer konkurrenskraftig prissättning när arbetsgivarna tar ut kostnadsbesparingarna.
Hur fungerar RPA?
Även om det är bra att läsa definitioner av vad RPA innebär, måste du ta en titt under huven för att förstå tekniken fullt ut. RPA använder en blandning av olika tekniker för att mekanisera olika uppgifter. Några av dessa verktyg är t.ex:
1. Datorseende:
En teknik som tolkar grafiska användargränssnitt (GUI) för att agera på olika skärmelement, databaser, kalkylblad, kommunikationsplattformar och applikationer. Dessa verktyg kan också se människor interagera med applikationer så att de kan lära sig uppgifter.
2. API:er:
API (Application Programming Interface) är programvara som gör det möjligt för två eller flera datorprogram att samverka och dela data. RPA-programvaran använder dessa gränssnitt för att utföra uppgifter som innebär datadelning mellan program.
3. Automatisering:
RPA, per definition, använder automatisering för att utföra steg-för-steg-uppgifter. Dessa regelbaserade instruktioner använder if/then/else-kommandon så att robotarna vet hur de ska utföra sina uppgifter.
4. Dra och släpp komponenter:
Många RPA-verktyg använder dra-och-släpp-komponenter som riktar in sig på GUI-element och talar om för robotarna vilka steg som ska användas för varje uppgift. Varje RPA-lösning fungerar på sitt eget sätt. Tekniken fungerar dock i allmänhet genom att förstå front-end-applikationer på ett skrivbord, på samma sätt som en mänsklig arbetare. Två populära metoder är:
4. 1 Processinspelning:
RPA-programvaran övervakar ett mänskligt gränssnitt med datorn och registrerar de steg som krävs för att slutföra en viss uppgift.
4.2 Kontrollerade användargränssnitt:
Människor kan använda RPA-programvara för att bygga om/dan/annat-kartor med hjälp av dra-och-släpp-element eller enkla kommandon. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt för användare att beordra sina RPA-bots att interagera med back-end-applikationer.
Är RPA-programvara ingen kod?
No-code- och low-code-verktyg är bland de mest spännande utvecklingarna inom mjukvaruvärlden de senaste åren. Denna teknik har gjort det möjligt för team utan tekniska kodningskunskaper att utveckla programvara och implementera snabba och enkla arbetsflöden.
Medan många RPA-verktyg på marknaden är lågkodade,
ZAPTESTs
kodfria funktioner gör att alla kan dra nytta av automatiseringen av arbetsflödet, oavsett teknisk kompetens.
Fördelar med RPA
Ingen artikel som besvarar frågan ”Vad är RPA?” skulle vara komplett utan en lista över de fördelar som väntar företag som använder denna flexibla programvara. Här är några av fördelarna med RPA.
1. Produktivitet:
Mjukvarubotar arbetar dygnet runt och utför processer blixtsnabbt jämfört med manuella medarbetare.
2. Tillgänglighet:
RPA-verktyg har låg eller ingen kod. Dessa funktioner gör automatiseringen
tillgängliga för alla.
3. Låga kostnader:
Jämfört med andra automatiseringsalternativ ger RPA otroligt mycket valuta för pengarna.
4. Hög avkastning på investerat kapital:
RPA är billigt att implementera och sparar pengar åt företagen. Som ett resultat av detta har de en hög ROI.
5. Enkel implementering:
RPA-verktyg är icke-invasiva. Genomförandet kräver inga betydande översyner av mjukvaruinfrastrukturen.
6. Överensstämmelse:
Bots kan hantera känsliga eller konfidentiella uppgifter, vilket minskar risken för bedrägerier eller dataläckage.
7. Hög noggrannhet:
Mänskliga fel kostar företagen pengar och skadar deras rykte. RPA utför dataöverföringar och rapporter med maximal precision.
8. Medarbetarnas engagemang:
Att investera i RPA innebär att medarbetarna befrias från repetitivt manuellt arbete, vilket leder till större engagemang och arbetstillfredsställelse.
9. Skalbarhet:
RPA kan anpassa sig till ökad efterfrågan. Företag sparar kostnader genom outsourcing eller tillfällig personal samtidigt som kundnöjdheten ökar.
Vad är robotiserad processautomation bäst lämpad för?
Flexibilitet är en av RPA:s mest tilltalande fördelar. Många branscher, från finans till folkhälsa, använder tekniken. En viktig faktor för att den används i flera olika vertikaler är att teamen kan använda den för de flesta användargränssnittsuppgifter för programvara.
RPA är en utmärkt lösning för ett brett spektrum av affärsprocesser. Att förstå vilka manuella uppgifter den kan hantera är avgörande för team som vill dra nytta av fördelarna med automatisering.
Men bara för att du kan automatisera en uppgift betyder det inte alltid att du bör göra det. Här är en checklista som företag kan använda för att avgöra om en uppgift lämpar sig för robotiserad processautomation.
Checklista för lämplighet för RPA
1. Utlösare
RPA-uppgifter är regelbaserade. Därför behöver de något som får dem att börja agera. RPA använder if/then/else-åtgärder, så att uppfylla ett visst villkor bör vara den utlösande faktorn.
Exempel:
OM en faktura kommer via e-post, SKRAPA DÅ informationen och uppdatera den i din databas.
2. Rensa in- och utgångar
Alla RPA-uppgifter bör ha en tydlig input och output. De kräver en aktiv datakälla och någonstans att skicka information när de har slutfört den önskade åtgärden.
Exempel:
En anställd slutför en onlineutbildning (input), så att dessa data registreras (output) i företagets HR-verktyg.
3. Regelbaserad
Datorskript behöver väldefinierade instruktioner för att kunna utföras. En uppgift som ett företag vill automatisera bör därför innehålla en rad enkla steg.
Exempel:
Ett rekryteringsteam får in många CV:n. RPA skannar dessa PDF-filer efter särskilda kvalifikationer eller nyckelord, vidarebefordrar CV som uppfyller de angivna villkoren och kasserar dem som inte gör det.
4. Hög volym
En av de mest övertygande fördelarna med RPA är noggrannhet och effektivitet. Men det är först med ofta förekommande arbetsuppgifter som du kan börja utnyttja dessa fördelar.
Exempel:
En välbesökt e-handelssajt måste hantera hundratals beställningar per timme. RPA-verktyg kan bearbeta dessa order och vidarebefordra plockningsinformation till lagerarbetare och faktureringsinformation till ekonomiavdelningen.
Om en manuell uppgift uppfyller dessa fyra villkor är den en utmärkt kandidat för RPA. Vilka branscher kan dra nytta av RPA? Alla branscher med backoffice-verksamhet som omfattar repetitiva användargränssnittsuppgifter kan dra stor nytta av RPA. VD:ar och beslutsfattare kanske ställer frågor som ”Vad är RPA?”, men vad de verkligen vill veta är vilket värde det kan tillföra deras företag.
Här är några av de branscher som kan dra nytta av RPA-införandet.
1. Ekonomi
Banker och finansinstitut hanterar en otrolig mängd transaktioner varje dag. De behöver säker, snabb och korrekt bearbetning, vilket är precis vad RPA erbjuder. Några av de uppgifter som RPA kan automatisera inom banksektorn är
- Leverantörsskulder och kundfordringar
- Öppnande och stängning av konton
- Förfrågningar till kundtjänst
- Efterlevnad och revisioner
- Kreditprövning
- Upptäckt av bedrägerier
- Huvudbok
- Hantering av lån
2. Försäkring
Försäkringsbranschen är ett annat exempel på en bransch som är nedtyngd av manuella uppgifter. Med hård konkurrens är det av högsta prioritet att hitta sätt att automatisera processer och minska kostnaderna. Några försäkringsprocesser som RPA löser är:
- Behandling av överklaganden
- Handläggning av ersättningsanspråk
- Överensstämmelse
- Förfrågningar till kundtjänst
- Introduktion av kunder
- Insamling av uppgifter
- Generering av rapporter
- Underwriting
3. Redovisning
Redovisnings- och revisionsbyråer hanterar dagligen enorma mängder data. Även om en del av denna information kräver mänsklig övervakning, är majoriteten en perfekt kandidat för automatisering. Några redovisnings- och revisionsuppgifter som RPA kan utföra är t.ex:
- Insamling av uppgifter
- Rengöring av data
- Projektrevisioner
- Försoning
- Generering av rapporter
- Riskbedömningar
4. Detaljhandel
Detaljhandeln har blivit alltmer digital under de senaste åren. Men snäva marginaler och stigande kostnader innebär att ytterligare effektiviseringar är avgörande för sunda vinstmarginaler. Så här kan RPA hjälpa detaljhandelsföretag:
- Bokföring (fordringar, skulder, avstämning etc.)
- Kundtjänst för orderuppföljning eller förfrågningar
- Prognos för efterfrågan
- Kategorisering av produkter
- Prisjämförelser från konkurrenter
- Inventering och övervakning av försörjningskedjan
- Analys av marknadsföring och reklam
5. Tillverkning
Företag inom tillverkning och produktutveckling kan också dra nytta av RPA. Dessa branscher är i ständig strävan att leverera kvalitetsprodukter till lägre kostnader och med snabba omställningar. RPA kan hjälpa till på följande sätt:
- Kundservice
- Överensstämmelse
- Dataanalys och migrering
- Analys av tillverkning
- Försörjningskedjor och logistikanalys
Naturligtvis är detta bara några av de ledande branscher som drar nytta av RPA. För en mer omfattande lista, se vår Komplett guide till robotiserad processautomation.
Moderna problem som RPA löser
Affärsvärlden efter covid-19 står inför flera unika utmaningar. Inflation, stigande räntor, minskat kapital och förändrade arbetsuppgifter har lett till unika utmaningar. RPA hjälper företag att ta itu med några av dessa problem.
1. Behålla anställda
Att behålla medarbetare är en het fråga. Även om det finns flera faktorer för företag som vill behålla sina bästa talanger, är arbetstillfredsställelse en av de viktigaste. Precis som vid testning av programvara, RPA-verktyg kan ta över repetitiva och vardagliga uppgifter. Denna process gör det möjligt för medarbetarna att engagera sig i mer kreativa, tillfredsställande och värdedrivna arbetsuppgifter.
2. Förvärv av anställda
Att rekrytera och behålla medarbetare är en viktig fråga för moderna företag. Att hitta och konkurrera om topptalanger är en stor huvudvärk för rekryteringsteam.
RPA-verktyg hjälper till att lindra trycket genom att automatisera arbetsflöden och minska beroendet av humankapital. Att använda dessa verktyg kan också göra jobben mer attraktiva.
3. Minskad ekonomisk aktivitet
Krisen för levnadskostnaderna och inflationen har skadat företagssektorn. Räntehöjningar har minskat mängden tillgängligt kapital. Företagen pressas att göra ”mer med mindre”.
RPA-verktyg är en perfekt lösning för tuffa ekonomiska tider. De gör det möjligt för teamen att få ut maximal produktivitet av sin personal och en större avkastning på sina totala investeringar.
4. Skalbarhet
Många förväxlar skala med tillväxt. Dessa termer avser dock olika stadier. Tillväxt innebär att nya affärer tillkommer medan lägga till resurser. Skalning, å andra sidan, innebär att man utökar verksamheten utan att lägga till resurser.
RPA-verktyg kan hjälpa team att skala upp verksamheten genom att få ut mer värde av varje medarbetare. Genom att automatisera vissa arbetsuppgifter kan medarbetarnas produktivitet öka, vilket gör att företagen kan växa och öka lönsamheten.
Framtiden för robotiserad processautomation
Framtiden för RPA är ljus. För närvarande används den bäst för enkla, stegvisa uppgifter, men dess kompatibilitet med verktyg för maskininlärning och artificiell intelligens kommer att öppna nya gränser.
I takt med att de djupa neurala nätverken förbättras kan företagen använda dem tillsammans med RPA-verktyg för att skapa mer komplexa arbetsflöden och automatiseringsprocesser. Dessutom kan teamen koppla ihop RPA-verktyg med flera andra nya tekniker i en process som Gartner kallar hyperautomatisering .
Hur passar RPA in i sammanhanget med hyperautomatisering?
Hyperautomation beskriver en uppsättning processer som syftar till att maximera automatiseringen i hela verksamheten. Det handlar om en blandning av olika tekniker, som artificiell intelligens (AI), maskininlärning (ML), verktyg för hantering av affärsprocesser (BPM), integrationsplattform som tjänst (iPaaS) och, naturligtvis, RPA.
Men även om RPA är en komponent i den övergripande hyperautomatiseringsstrategin är det viktigt att förstå teknikens begränsningar. RPA lämpar sig bäst för enklare uppgifter, medan hyperautomation syftar till att automatisera så många processer som möjligt.
Avslutande tankar: Vad är RPA (Robotic Process Automation)?
RPA är en kraftfull och omvälvande teknik. CIO:er och CTO:er måste dock kunna svara på frågan ”vad är robotiserad processautomation (RPA)?” för att få stöd i styrelserummet.
Som beskrivits ovan gör RPA-programvara det möjligt för företag att automatisera datorprocesser som vanligtvis hanteras av manuell personal. Programvaran använder if/then/else-instruktioner för att utföra dessa vardagliga uppgifter, men med otrolig snabbhet och precision.
Tillämpningarna och fördelarna med denna teknik är enorma. Det kan öka produktiviteten, spara pengar, uppfylla strikta regler och efterlevnadsvillkor och öka medarbetarnas engagemang.
Den kanske mest övertygande fördelen med RPA-verktyg är att de är enkla att använda. Istället för att ersätta äldre programvara eller engagera sig i kostsamma implementerings- eller integrationsprojekt fungerar RPA-programvaran direkt från start. Tack vare att de är kodfria är de också perfekta för icke-tekniska team.
