Muhasebe alanında Robotik Süreç Otomasyonu son yıllarda güçlü ve istikrarlı bir büyüme göstermiştir. Muhasebe yazılımı için RPA, ekiplerin personeli manuel, tekrarlayan ve hataya eğilimli işlerden kurtarmak ve tedarikçilere zamanında ödeme yapılmasını sağlamak için borçları otomatikleştirmesine olanak tanır. Bununla birlikte, işletmeler için mevzuata uygunluk, ölçeklenebilirlik ve muhasebe sürecine ilişkin güçlü içgörüler de dahil olmak üzere başka büyük faydalar da vardır.
Bu makalede AP otomasyonu ele alınacak ve pazar büyüklüğü, büyüme potansiyeli, faydalar, zorluklar, trendler, kullanım örnekleri ve vaka çalışmaları gibi önemli unsurlar incelenecektir.
Ödenecek Hesaplar Otomasyonu
Pazar büyüklüğü
2023’te muhasebe için RPA pazar büyüklüğü yaklaşık 3 milyar dolardır. Bazı iş analistleri, sektörün yıllık bileşik büyüme oranının %40’ın biraz altında olacağını tahmin ediyor ve bu da 2032 yılında pazar büyüklüğünün 66 milyar dolar gibi şaşırtıcı bir seviyede olacağını gösteriyor.
Bununla birlikte, diğer analistler %10 ‘luk çok daha muhafazakar bir YBBO ve 2032 yılına kadar yaklaşık 6,7 milyar dolarlık bir gelecek pazar büyüklüğü önermektedir. Bu tutarsızlık, yazılım satışları ile genel AP otomasyon hizmetleri arasındaki fark olarak anlaşılabilir.
AB ve Kuzey Amerika, borç hesapları otomasyon araçlarını en çok benimseyen ülkelerdir; Asya Pasifik (APAC) ise üçüncü sırada yer almaktadır. Gerçekten de, APAC pazarı yaklaşık %26’lık mevcut bir YBBO’ya sahiptir ve bu da onu en hızlı büyüyen muhasebe süreci otomasyon bölgesi yapmaktadır.
Aşağıdakiler için RPA’yı etkileyen faktörler
muhasebe büyümesi
Muhasebe RPA yazılımı yükselişte. Burada, muhasebe sektörü genelinde dijitalleşmeye duyulan genel ihtiyaç da dahil olmak üzere çok sayıda nedensel faktör söz konusudur. Muhasebe süreci otomasyonunun bu itici güçlerinden bazılarına bir göz atalım.
#1. RPA yazılımlarının artan gelişmişliği
Firmaların borçlarını otomatikleştirmesinin en büyük nedenlerinden biri, teknolojinin hem gelişmişlik hem de kullanım kolaylığı açısından yüksek bir seviyeye ulaşmış olmasıdır. Otomatik botlar çok uzun zamandır var. Bununla birlikte, bunları ödenecek hesap faturası otomasyonu ve benzer amaçlar için kullanmak, kodlama uzmanlığı ve önemli miktarda bakım gerektiriyordu.
ZAPTEST gibi RPA araçları, sürükle-bırak arayüzleri ve Optik Karakter Tanıma (OCR) araçları gibi farklı teknolojileri bir araya getirir. Bu özellikler, muhasebe ekiplerinin karar verme ve yapılandırılmamış verileri kullanamama gibi geleneksel RPA sınırlamalarının üstesinden gelebileceği anlamına geliyor.
Kısacası, bugünlerde daha fazla hesap ödeme süreci otomasyonu görmemizin bir nedeni, RPA’nın değer teklifinin çok güçlü olmasıdır.
#2. Bulut tabanlı entegrasyon
Bulut sunucular, son on yıldaki bir diğer büyük teknolojik değişimdi. Şirket içi sunuculardan buluta geçiş, yazılımın uzak konumlardan erişilebilir olması anlamına geliyordu. Bu değişiklikler, işletmenin gerçek zamanlı ve her zaman güncel bir görünümünü elde etmek için işletmelerin veri kaynaklarını, cep telefonlarını ve hatta ERP araçlarını birbirine bağlamasına yardımcı olan çeşitli SaaS muhasebe araçlarıyla, ödenecek hesaplar otomasyon yazılımında altın bir çağı temsil etti.
Ekipler, AP fatura otomasyonu gibi sıradan görevlerin çoğunu otomatikleştirebilen yazılımları benimsedikçe, kendilerini tekrarlayan işlerden kurtarmak için bir susuzluk geliştirdiler. Bu araçların esnekliği, kullanım kolaylığı, ölçeklenebilirliği ve entegrasyona açıklığı, RPA’ya olan yönelimi daha da artırdı.
#3. Yapay zekanın yükselişi
Yapay zeka araçlarının kapasitesindeki ve kullanılabilirliğindeki artış, borçları ve diğer muhasebe faaliyetlerini otomatikleştirmek isteyen firmalar için iyi bir haber. RPA zaten verimli ve doğru süreç otomasyonunu kolaylaştırıyor, ancak Akıllı Belge İşleme veya Üretken Yapay Zeka gibi Bilişsel Yapay Zeka araçlarıyla desteklendiğinde teknolojinin kapsamı hızla büyüyor.
RPA araçlarının önceki dönemi, ekiplerin yüksek hacimli, tekrarlayan, manuel süreçleri otomatikleştirmesine olanak tanıyordu. İçinde bulunduğumuz çağ, makine öğrenimi odaklı karar verme, sofistike veri işleme, akıllı fatura yönlendirme ve derinlemesine entegre iş akışları ve görev tahsisine olanak tanıyacaktır.
#4. Tedarik zinciri yönetimi
COVID-19’dan yükselen enflasyona, Süveyş Kanalı ve Enerji krizlerine kadar tedarik zincirleri son yıllarda nadiren haberlerin dışında kaldı. Tedarik zincirlerini yönetmek ve güçlü tedarikçi ilişkileri geliştirmek giderek büyüyen bir temadır.
Ödenecek hesapların otomasyonu, işletmelerin tedarikçileri işe alabileceği, faturaları işleyebileceği ve ödemeleri hızlı ve doğru bir şekilde gönderebileceği anlamına gelir. Erken ödeme indirimleri ve daha yakın ilişkiler kurmak, RPA’nın kendi kendini etkili bir şekilde ödeyebileceği anlamına gelir.
AP otomasyonunun faydaları
Muhasebe RPA’sı, işletmeleri ve finans departmanlarını çok çeşitli avantajlara açar. İşte RPA’nın muhasebe dünyasında bir dayanak noktası olmasının en zorlayıcı nedenlerinden bazıları.
#1. Doğruluk
AP fatura otomasyonu, yüksek doğruluk seviyeleriyle bilinir. Manuel olarak gerçekleştirildiğinde, fatura ödemeleri yinelenebilir, fazla veya eksik ödenebilir ve hatta unutulabilir veya yanlış hesaba gönderilebilir. Bu durumlar çok yaygın olmamakla birlikte, ortaya çıktıklarında satıcı ilişkilerine zarar verebilecek sorunlara yol açarlar.
#2. Verimlilik
Fatura işleme otomasyonu üretkenlik ve verimlilikle ilgilidir. Manuel ödemeler zaman alıcıdır ve çok sayıda veri girişi, bilgi doğrulama ve onay gerektirir. Muhasebe RPA araçları, ekiplerin bu tekrarlayan görevleri dijital bir işgücüne yaptırmasına ve çalışma saatlerini serbest bırakmasına olanak tanır. Net sonuç, insan çalışanların stratejiler üzerinde çalışabilmesi ve müşteri ilişkileri kurabilmesi veya diğer önemli görevlere geçebilmesidir.
#3. Hız
Ortalama fatura işleme süresi, her muhasebe departmanı için önemli bir metriktir. 2022 Ardent Partners State of ePayables raporuna göre, ABD’de ortalama fatura işleme süresi neredeyse 11 gündü. Uzun işlem süresinin sonuçları, tedarikçiler için nakit akışı sorunları ve hatta güven erozyonu olabilir.
Robotik muhasebe, ekiplerin faturaları yakalamasına, verileri çıkarmasına ve onay iş akışlarını otomatikleştirmesine olanak tanır. Güçlü satıcı ilişkileri çok önemlidir ve hızlı fatura ödemeleri her işletmenin takdir ettiği bir şeydir.
#4. Daha düşük maliyetler
Geç ödeme cezaları bütçenize gereksiz maliyetler ekleyerek karlılığınızı engelleyebilir. Dahası, manuel AP işleme işçilik maliyetleri anlamına gelir. Ödeme süreçlerini otomatikleştirdiğinizde, personelden tasarruf ederken tam ve zamanında ödeme yapmanızı sağlayabilirsiniz. Maliyetleri azaltmanız gerekiyorsa, bu başlamak için iyi bir yerdir.
#5. Mevzuata uygunluk
Hesaplarınızı uyumlu tutmak büyük bir iştir. Satıcı ödemeleri, vergi ve işlemlerle ilgili düzenlemelere ve raporlama gerekliliklerine tabidir. Bu süreçlerin kaydının tutulması denetimler, raporlar ve işinize genel bir bakış için gereklidir. RPA araçları mali işlerinizin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlar ve en iyisi de her işlemin kaydına her zaman sahip olmanızdır.
#6. Veri odaklı içgörüler
RPA süreci, iş zekası veya analitik araçlarınıza aktarabileceğiniz veriler üretir. Bu bilgilerin derlenmesi AP operasyonlarınıza görünürlük kazandırabilir ve harcama modellerini, satıcı verilerini ve her türlü verimsizliği vurgulayabilir. Bu verilerin anlaşılması ekiplerin stratejilerini ayarlamalarına, tahminler yapmalarına ve veriye dayalı kararlar almalarına yardımcı olur. Makine öğrenimi araçları son yıllarda demokratikleştikçe, KOBİ’ler bile operasyonlarını optimize edebilecek güçlü içgörülere erişebiliyor.
#7. Ölçeklenebilirlik
İş hayatında iniş çıkışlar yaşayan tek girişimler mevsimlik şirketler değildir. Yeni fırsatlar, makroekonomik koşullar ve tüketici talebindeki değişimler satın alma işlemlerinin artmasına veya azalmasına neden olabilir. İş yükü artarsa, AP sürecine daha fazla çalışma saati yatırılması gerekir; azalırsa, boşta oturan AP personeli için ödeme yaparsınız. RPA, AP sürecine sizinle birlikte büyüyen veya küçülen ölçeklenebilirlik getirir ve iş ihtiyaçlarına her zaman yanıt vermenizi sağlar.
#8. Dolandırıcılığı azaltın
Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) 2022 Küresel Dolandırıcılık Çalışması, ortalama bir işletmenin borç hesapları dolandırıcılığı nedeniyle yılda 150.000 dolardan fazla para kaybettiğini göstermektedir. Gerçekten de, AP suçları açısından malvarlığı suiistimalinin hemen arkasındadır. RPA otomasyonu, kontroller uygulayarak ve insanları denklemden çıkararak bu masrafları azaltabilir.
#9. İş memnuniyetini artırın
Finans ve Yönetim Enstitüsü (IOFM) tarafından 2022‘de yapılan bir ankete göre, her 3 hesap ödeme uzmanından sadece 1’i pozisyonundan çok memnun. Dahası, bu çalışmaya göre, muhasebe RPA’sının varlığı, muhasebe profesyonelleri arasında iş memnuniyetinin önemli bir belirleyicisidir. Manuel görevlerin azaltılması, personelinizin şirket hedefleriyle anlamlı bir şekilde bağlantılı görevler üstlenmesini sağlar ve iş memnuniyetini artırmaya yardımcı olur.
#10. Daha iyi tedarikçi ilişkileri
The impact of relationship management on manufacturer resilience in emergencies (Yang, 2022) başlıklı araştırma makalesinde yazarlar, COVID-19 sırasında alıcılar ve satıcılar arasındaki güçlü ilişkilerin daha dayanıklı tedarik zincirleriyle sonuçlandığını belirtmektedir. Bu nedenle, güçlü tedarikçi ilişkilerinin faydaları daha mutlu satıcıların ötesine geçer ve kendi iş operasyonlarınızın gücünü etkileyebilir.
Robotik Süreç Kullanım Örnekleri
Muhasebede Otomasyon
RPA yazılımı, ödenecek hesaplar alanında birçok güçlü kullanım alanına sahiptir. İşte verimliliği artırırken maliyetleri düşürmek için otomatikleştirebileceğiniz görevlerden bazıları.
Fatura işleme
Fatura otomasyonu, AP departmanında RPA’nın en cazip kullanım alanlarından biridir. Ekipler, faturalardan (hem kağıt hem de dijital) veri çekerek, bunları satın alma siparişleriyle eşleştirerek, onay talep ederek ve ödemeleri yetkilendirerek tüm fatura işleme yaşam döngüsü boyunca otomasyon uygulayabilir.
Veri girişi
AP sistemleri önemli miktarda veri girişi gerektirir. Manuel bir süreç zahmetlidir ve insan hatasına açıktır. RPA bu sistemlere veri girişini otomatikleştirir ve Akıllı Belge İşleme (IDP) sayesinde bu otomasyon teknolojisi yapılandırılmamış faturaları, makbuzları ve diğer çeşitli belgeleri okuyabilir.
Satıcı yönetimi
İyi bir tedarikçi yönetimi, iyi işleyen tedarik zincirlerine ve daha iyi ürünlere katkıda bulunur. Bununla birlikte, işlerin sorunsuz yürümesini sağlamak için çok fazla manuel çalışma gerekir. RPA, işe alım, iletişim, bakım ve ödemelerin otomatikleştirilmesine yardımcı olabilir.
Satıcı kesintileri
Satıcı kesintileri tedarik zincirinin ayrılmaz bir parçasıdır. Geç teslimatlar, fatura hataları, sözleşme ihlalleri, ürün kalitesi sorunları ve SLA başarısızlıkları, ödeme kesintilerine yol açabilecek durumlardan sadece birkaçıdır. RPA araçları, bu sorunların iletişimini ve kesintilerin işlenmesini otomatikleştirerek iş kaybının en aza indirilmesini ve görünür olmasını sağlayabilir.
Gider yönetimi
Çalışan gider raporları seyahat, yemek ve işle ilgili diğer harcamaların takip edilmesine yardımcı olur. RPA araçları makbuzları okuyup analiz edebilir, bunları şirket sistemlerine yükleyebilir ve hatta şirket politikasına göre harcamaları doğrulayıp onaylayabilir. Dahası, RPA’yı işlemleri otomatikleştirerek personele geri ödeme yapmak için de kullanabilirsiniz.
Rapor oluşturma
RPA araçları, AP performansı hakkında raporlar oluşturmada ustadır. İş zekası veya makine öğrenimi araçlarının eklenmesiyle, ekipler AP üzerinde son derece karmaşık analizler gerçekleştirebilir ve süreçlerini iyileştirip optimize edebilir.
Uyumluluk
RPA, satıcı başvurularını ve lisanslarını yöneterek ve fatura onaylarını ve ödemelerini takip ederek iç kontrollere ve mevzuata uygunluğa yardımcı olur. Bu veriler genel finansal raporlama için veya bir denetim durumunda gereklidir.
Dolandırıcılık tespiti
RPA, AP verilerini izleyip analiz edebilir ve dolandırıcılığa işaret eden tutarsızlıkları ve anormallikleri belirleyebilir. Makine öğrenimi ile eşleştirildiğinde, ekipler satıcılar hakkında derinlemesine bilgi edinebilir ve her şeyin kurallara uygun olduğundan emin olabilir. Ayrıca RPA araçları, hızlı inceleme ve çözüm sağlamak için gerçek zamanlı uyarı algılaması gönderebilir.
Fiyat kontrolü
RPA ödenebilir faturaları otomatikleştirebilirken, ekipler de değer elde ettiklerinden emin olmak için fiyatları diğer satıcılara karşı kontrol etmek için teknolojiyi kullanabilirler. Ekran kazıma teknolojisi, web sitelerini belirli aralıklarla izleyebilir ve masraflardan tasarruf edebilecek önemli veriler sağlayabilir.
İşe Alım
Yukarıda da bahsettiğimiz gibi, RPA tedarikçi işe alımına yardımcı olur. Bununla birlikte, AP departmanı içinde çalışanların işe alımını da destekleyebilir. Bu süreç, dokümantasyon ve eğitim materyallerinin, dijital benimseme platformu (DAP) içeriğine bağlantıların veya şirket süreçlerine bağlantıların gönderilmesini içerir.
Muhasebe vaka çalışmaları için RPA
RPA, hem otomatik alacak hesapları hem de borçlar dahil olmak üzere birçok kullanım durumu sağlar. Ancak, ödenecek hesaplar otomasyonunun bir işletmeyi nasıl etkilediğine dair gerçek bir takdir elde etmek için bazı vaka çalışmalarını incelememiz gerekir. İşte en iyi üç tanesi.
AP otomasyonu kullanım örneği #1
Yıllık geliri 2,5 milyar doları aşan İngiltere merkezli bir FTSE 50 BPO ve profesyonel hizmetler şirketinin satın almadan ödemeye kadar olan süreci son derece verimsizdi. Veri girişi, ülke çapında yaklaşık 40 personel tarafından manuel olarak gerçekleştirilmiştir. Hatalar sıktı ve süreç son derece yavaştı, bu da onay döngülerinin uzamasına ve satıcıların sık sık sorgulanmasına neden oluyordu.
İşlenen fatura başına maliyet yaklaşık 8 £ idi ve kağıt faturalara olan bağımlılık sayesinde işletme geç ödemeler konusunda istenmeyen bir ün kazandı. Şirket, bir Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) çözümü uygulamaya koymuş ve hesap ödeme sürecini otomatikleştirmeye çalışmıştır.
İşletme, ödeme işleme verilerini merkezileştirdi ve kağıt faturaları okumak ve bilgileri veriye dönüştürmek için bir Optik Karakter Tanıma (OCR) çözümü uyguladı. Buradan, RPA araçları faturaları onay için sıralayabilir, sınıflandırabilir ve yönlendirebilir.
Etki önemliydi. Fatura işlemleri %75 oranında azaltılarak fatura başına 2 sterline düşürüldü. Arka ofis personeli yarıya indirildi ve tesis dışına taşındı, böylece her yıl 1 milyon £ tasarruf edilirken işletmenin her yıl 400.000’den fazla faturayı işlemesine olanak sağlandı.
AP otomasyonu kullanım örneği #2
Tanınmış bir tüketim malları şirketi, her yıl 400 küresel müşteriden yaklaşık 10 bin fatura alıyordu. Her müşteri kendi fatura formatını kullanıyordu, bu da her faturanın işlenmesinin zaman aldığı ve insan hatasına maruz kaldığı anlamına geliyordu. İşletme, zamandan ve paradan tasarruf etmek ve tedarikçi ilişkilerini geliştirmek için bu süreci kolaylaştırmak istiyordu.
Bu göreve yardımcı olması için BPM, RPA ve yapay zeka teknolojilerinin bir karışımını sunan bir AP otomasyon şirketini seçtiler. Plan, bu farklı faturaları alıp verileri standartlaştırarak hızlı ödemelere, onaylara ve satıcı gözetimine olanak tanıyan uçtan uca bir AP süreciydi.
Faturaları okumak için OCR uygulandı, RPA ise verileri iş kurallarına göre kontrol etmek ve doğrulama için ERP sistemine göndermek için kullanıldı. Dahası, RPA botları PO ve fatura istisnalarını tespit etmek ve gerçek zamanlı bildirimler sağlamak için veri açısından zengin gösterge tabloları oluşturmak için kullanıldı.
Sonuçlar, çaba ve süreç geri dönüş süresinde %90’lık bir azalma ve %50’lik bir maliyet tasarrufu da dahil olmak üzere muhteşemdi.
AP otomasyonu kullanım örneği #3
Önde gelen çok uluslu bir üretici, her yıl 80.000’in üzerinde satıcı faturası işliyordu. Birden fazla ekran ve sistemle, manuel veri girişi zaman alıcı, karmaşık ve hataya açıktı.
İşletme, süreci otomatikleştirebilecek RPA özelliklerine sahip bir borç hesapları otomasyon şirketi aradı. Ancak, üstesinden gelinmesi gereken bazı karmaşıklıklar vardı. Yeni başlayanlar için, tüm faturaların işletmelerin ERP çözümüyle kontrol edilmesi gerekiyordu. Faturaların doğrulanması üç farklı sisteme göre yapılmak zorundaydı ve manuel çalışanlar bilgileri ayıklıyordu.
Kuruluş, faturaları benzersiz kimliklere göre doğrulamak için bir RPA çözümü oluşturdu. Her ikisi de faturaları indirdi, ayrıntıları doğruladı ve bunları bulut tabanlı bir web uygulamasında güncelledi. Fatura işleme süresi %50 kısalırken işlem doğruluğu %100’e yükseldi.
Borç Hesaplarının Zorlukları
Otomasyon Uygulaması
AP otomasyonunun faydaları artık açık olsa da, ekiplerin ödenecek hesaplarda RPA’nın gücünü ortaya çıkarmak için mücadele etmesi gereken bazı zorluklar da var. İşte göz atmanız gereken bazı alanlar.
#1. Maliyetler
Ödenecek hesaplar için bir RPA çözümü uygulamak bazı maliyetleri de beraberinde getirir. Dünyanın dört bir yanındaki işletmeler zorlu bir mali ortamda rekabetçi kalabilmek için işletme maliyetlerini azaltmaya çalışırken, bütçeler baskı altında kalıyor.
Yatırım getirisi (ROI), C-Suite’i hesap ödeme RPA çözümlerine yatırım yapmaya ikna etmenin çok önemli bir parçasıdır. Ancak, bu makaledeki örnek olay incelemelerimizden de görebileceğiniz gibi, borç veya alacak otomasyonuna sahip bir çözüm uygulamak kendini hızla amorti edebilir.
RPA yazılımını uygulamak için dahili uzmanlığa sahip olmayan ve eğitim maliyetlerinden endişe duyan işletmeler için ZAPTEST Enterprise, AP otomasyonunuzun tasarımı ve uygulanmasına yardımcı olabilecek ve muhasebe personelinin hızlanmasına yardımcı olabilecek özel bir ZAP Uzmanı ile birlikte gelir.
#2. Veri entegrasyonu
Muhasebe departmanları geniş bir yazılım karışımı kullanmaktadır. Bazıları en güncel ERP araçlarına sahipken, diğerleri eski yazılımlarla boğuşuyor. Sistemler, farklı veri standartları, formatları ve yapıları nedeniyle son derece uyumsuz olabilir. Bu araçların birlikte iletişim kurabilmesini sağlamak karmaşık olabilir ve yüksek düzeyde özelleştirme gerektirebilir.
Neyse ki RPA araçları IDP, OCR, ekran kazıma ve diğer teknolojiler sayesinde bu görevi fazlasıyla yerine getiriyor.
#3. Veri güvenliği
AP işlemleri finansal bilgilerle ilgilendiği için güvenlik bir diğer önemli husustur. Dolandırıcılık, veri ihlalleri ve yetkisiz erişim son derece önemlidir ve her türlü sistem koruma önlemleri alınarak tasarlanmalıdır. Ek olarak, GDPR ve hatta KYC ve AML düzenlemeleri, müşteri verilerini tutmanın ve satıcıların yasal olmasını sağlamanın akılda tutulması gereken diğer hususlar olduğu anlamına gelir.
#4. Değişim yönetimi
Manuel AP işlemlerinden otomatik sistemlere geçiş, iş akışlarının alt üst edilmesini ve önemli ölçüde yeniden düşünülmesini gerektirir. Dahası, işletmedeki belirli rollerin veya bireylerin gereksiz hale gelmesini de içerebilir.
Başarılı bir değişim yönetimi, sadece yeni teknolojinin nasıl çalışacağının değil, aynı zamanda ne gibi faydalar sağlayacağının da şeffaf ve açık bir şekilde iletilmesini gerektirir. Ayrıca, çalışanların yeniden eğitilmesi veya becerilerinin artırılması, yazılımla ilgili gerginliğin üstesinden gelme konusunda uzun bir yol kat edebilir.
#5. Satıcı direnci
Kendi yollarına saplanıp kalanlar sadece çalışanlarınız değildir. Otomatik bir AP sistemi uygulamak, fatura gönderim süreçlerini değiştirmekte tereddüt eden satıcıları da rahatsız edebilir. Burada yapılacak en iyi şey, daha hızlı fatura işlemenin satıcıya doğrudan nasıl fayda sağlayacağını açıklamak ve hatta personeline destek veya eğitim sunmaktır. Bulut tabanlı RPA araçlarının yaygınlaşmasıyla birlikte, tedarikçilerin erişebileceği bir portal oluşturmak hiç bu kadar kolay olmamıştı.
Muhasebe için RPA’da trendler
Hem otomatik alacak hem de borç hesapları için RPA araçları, değişen gereksinimlere ve teknolojik yeniliklere yanıt olarak gelişmektedir. 2024’ten itibaren AP otomasyonu için en büyük trendlerden bazılarını inceleyelim.
1. Daha fazla yapay zeka
Yapay zeka ve makine öğrenimi 2023’ün en büyük hikayesi oldu. Bu araçlar, RPA sistemlerini güçlendirmek için kullanıldığında fatura işleme, sahtekarlık tespiti ve hatta istisnaların ele alınmasına yardımcı olabilir. Belki de en ilginç kısım, verilerden öğrenebilen ve hatta geçmiş verilere dayanarak en uygun kararları verebilen Bilişsel Yapay Zeka araçlarının kullanılmasıdır.
AP istisna işleme alanındaki gelişmeler özellikle etkileyicidir. RPA botları yapay zeka ile desteklendiğinde çoğu görevi yerine getirebilirken, bu süreçler eksik veya tamamlanmamış verilere sahip faturalara uyum sağlayabilir, ihtilaflı faturalarla ilgilenebilir veya manuel müdahale gerektiren ödemeleri işaretleyebilir.
2. Tedarikçi işe alımı
Tedarikçi işe alım süreci son yıllarda daha karmaşık hale gelmiştir. Bu kısmen riskin azaltılmasıyla ilgilidir, ancak diğer faktörler arasında ERP sistemlerinin artan kullanımı ve dijitalleşmeye yönelik daha geniş bir eğilim yer almaktadır. RPA araçları, süreci otomatikleştirerek tüm taraflar için daha hızlı ve kolay hale getirerek işe alım sürecine yardımcı olur. 2023’teki en büyük trendlerden biri tedarik zincirindeki darboğazları ortadan kaldırmak ve daha basit işe alım süreci de bunun büyük bir parçası.
3. Erken ödeme programlarının benimsenmesi
Şu anda herkes maliyetleri düşürmeye çalışıyor. RPA araçları bu sürece birkaç farklı şekilde yardımcı olsa da, en iyi AP otomasyon tasarruflarından bazıları erken ödeme programlarından tam olarak yararlanmaktan gelir. RPA, AP ekiplerinin faturaların doğrulanmasını, onaylanmasını ve düzenlenmesini hızlandırmasına olanak tanıyarak satıcı nakit akışını iyileştirirken masraflarını da yüzde birkaç azaltıyor. Çok sayıda tedarikçisi olan işletmeler için tasarruf önemli olabilir.
4. Veri güvenliği
Veri güvenliği nadiren haberlerin dışında kalıyor ve 2023 de farklı olmadı. Hassas finansal verilerin saklanması ve iletilmesi, her işletmenin ciddiye alması gereken bir konudur. Herhangi bir sızıntı, itibar için felaket olabilir ve büyük para cezalarına yol açabilir. RPA araçları, AP verileri için erişim kontrolleri ve şifreleme veya API’ler aracılığıyla güvenlik sağlama dahil olmak üzere birçok siber güvenlik avantajına sahiptir.
5. Yönetilen RPA
Borç ve alacak otomasyonu için tasarlanmış yönetilen RPA hizmetleri hızla ortaya çıkmaktadır. Burada, RPA becerilerine sınırlı kurum içi erişimin yanı sıra AP RPA yazılımının planlanmasını, uygulanmasını ve bakımını daha hızlı ve daha uygun maliyetli hale getiren RPAaaS yazılımının faydaları da dahil olmak üzere çeşitli faktörler söz konusudur.
Dahası, hesap borçları için Yönetilen RPA hizmetleri, birçok ekibe uygun olan öngörülebilir bir aylık veya yıllık ücretlendirme sağlar.
AP otomasyonunun geleceği
Yapay zeka özelliklerine sahip RPA sayesinde AP otomasyonu şimdiden oldukça fütüristik görünüyor. Ancak, teknoloji burada durmayacak. İşte on yıl ilerledikçe AP otomasyonuna ilişkin bazı görüşler.
1. Hiperotomasyon
Her sektördeki otomasyon yazılımı hiperotomasyona doğru ilerliyor. Yeterli kalitede RPA ve yapay zeka araçlarıyla, tüm muhasebe ekipleri otomatikleştirilebilir ve bu da tahmine dayalı analitiklerle desteklenen yıldırım hızında ödemelere yol açabilir.
2. Özel muhasebe yazılımı
Üretken yapay zeka, kodsuz araçlar ve kodlama yardımcı pilotları, AP yazılım otomasyonunun geleceğini temsil ediyor. Kullanıma hazır yazılımlar için hala yer olsa da, muhasebe ekipleri günlük görevlerini otomatikleştirmeye yardımcı olacak özelleştirilmiş araçlar oluşturabilecekler.
Uygulamalar, en marjinal kullanım durumlarını, iş akışlarını ve iş kültürlerini bile karşılayabilecek ve etkileyici üretkenliğe sahip kişiselleştirilmiş araçlara yol açacaktır. ZAPTEST gibi RPA araçları, otomasyonu test otomasyon yazılımı ile eşleştirerek ekiplerin yüksek kaliteli, sağlam ve güvenli özel araçlar oluşturmasına olanak tanır.
3. Gömülü ödemeler
Yerleşik ödemeli AP yazılımı geleceğin en ilginç yazılım gelişmelerinden biri olacaktır. İşlemleri ödeme işlemcilerine göndermek yerine, muhasebe ekipleri (veya botlar) uygulama içinden, sınırlar ve finansal bölgeler arasında anında elektronik ödemeyi tetikleyecektir.
4. Bir sonraki seviye analitik
AP otomasyon sürecinin dijitalleşmesi veri üretmeye devam ettikçe, analitik araçlar bu bilgilerin altında yatan kalıpları bulacak ve nakit akışı, harcama kalıpları ve tedarikçiler hakkında derin içgörüler üretecektir. Bu gelişmeler AP’de devrim yaratacak ve daha az risk ve daha fazla optimizasyona yol açacaktır.
Son düşünceler
Muhasebe için RPA, mükemmel satıcı ilişkilerinden ve sorunsuz tedarik zincirlerinden yararlanmak isteyen ekipler için vazgeçilmez hale geliyor. Mekanize edilmesi gereken çok sayıda manuel ve tekrarlayan süreç varken, yapay zeka destekli RPA, her türden muhasebe departmanı için ölçeklenebilir, esnek ve modern çözümler oluşturmaya yardımcı olabilir.
Borç hesapları otomasyonu, borçları otomatikleştirmek, tasarruf etmek, daha verimli hale gelmek ve finansal performansları hakkında harika bilgiler edinmek isteyen ekipler için zarif bir çözümdür. Dolandırıcılık tespiti ve mevzuata uygunluk konusunda yardım da eklendiğinde, RPA’nın muhasebe alanını neden ele geçirdiğini görmek kolaydır.
