A
нещодавній звіт компанії Research Nester
передбачає, що до 2024 року дві третини управлінських завдань будуть автоматизовані. Роботизована автоматизація процесів (RPA) – це універсальне програмне рішення, яке відіграє важливу роль у цій трансформації ділового світу.
Компанії будь-якого профілю можуть використовувати RPA для автоматизації різноманітних процесів, додатків та операцій з відчутними перевагами, які включають економію часу та грошей, підвищення продуктивності та задоволеності працівників.
У цій статті ми висвітлимо деякі з найкращих способів, які команди можуть використовувати
RPA
щоб підвищити ефективність, знизити витрати та вийти на новий рівень продуктивності.
10 ручних бізнес-процесів, додатків,
та операції, що підтримуються RPA
Ринок роботизованої автоматизації процесів розширюється неймовірними темпами. Залежно від того, якому джерелу ви довіряєте, середньорічні темпи зростання галузі (CAGR) на наступні сім років прогнозуються в діапазоні від
20%
до
40%
.
Очевидно, що бізнес-лідери розглядають інвестиції в RPA як ключову частину своїх стратегій цифрової трансформації. Як далекоглядні фірми приймають
гіперавтоматизація
RPA досягне майже повсюдного впровадження.
Команди, які впроваджують це програмне забезпечення, отримають перевагу над конкурентами, оскільки RPA зможе обробляти такі операції, як введення даних, обробка рахунків і платежів, завдання з обслуговування клієнтів, адаптація співробітників тощо.
Ось деякі з завдань, які ця технологія може автоматизувати, дозволяючи компаніям більш раціонально використовувати свої ресурси.
#1. Введення даних
Введення даних є життєво важливою бізнес-функцією в цифрову епоху. Але це також один з найбільш повторюваних і виснажливих ручних процесів. Він також страждає від високого рівня людських помилок. Впровадження автоматизації має сенс для компаній, які керують великими обсягами даних.
RPA зможе обробляти такі операції, як
- Отримання даних з різних джерел, включаючи стороннє програмне забезпечення
- Мінімізація людських помилок та забезпечення бездоганної якості та цілісності даних
- Прискорення процесів введення даних
- Вилучення та очищення даних для забезпечення їх належної структуризації для централізованих баз даних
В останньому
річному звіті digital.gov за 2022 рік
організація припустила, що допомогла федеральному уряду скоротити близько 1,5 мільйона робочих годин завдяки використанню RPA.
В одному з тематичних досліджень, наведених у звіті, показано, як Командування системи постачання ВМС (NAVSUP) використало RPA для підвищення цінності та ефективності своєї місії щодо зниження рівня забруднення і викидів небезпечних матеріалів в результаті морських операцій.
Зокрема, RPA дозволив організації скоротити ручне введення даних в інструмент планування ресурсів підприємства (ERP) ВМС. Автоматизовані процеси включають зчитування та збір даних з веб-додатку та надсилання їх до ERP-системи. Технічний керівник NAVSUP припускає, що впровадження RPA скоротило час підготовки з днів або тижнів до кількох хвилин. Загалом, цей процес заощадив понад 6000 годин ручної роботи на рік.
Більше про проект можна прочитати тут.
#2. Обробка повернень
Кожен, хто займається електронною комерцією, знає, що обробка повернень займає багато часу.
Середній рівень повернення для платформ електронної комерції становить 18,1%.
а за іншими оцінками, цей показник наближається до приголомшливих 30%. Обробка повернень – одне з тих завдань, яке не додає цінності книзі замовлень. Однак нездатність зробити це ефективно може зашкодити репутації бізнесу та призвести до втрати клієнтів.
Обробка повернення складається з декількох ручних кроків. RPA зможе обробляти такі операції, як
- Зчитування та вилучення інформації з повідомлення клієнта та додавання її до системи замовлень на повернення.
- Кураторство повернень, відповідаючи клієнтам, надсилаючи транспортні етикетки та відстежуючи повернення
- Координація повернень або обмінів шляхом авторизації транзакцій та оновлення облікових записів
- Спілкування з клієнтом на кожному етапі подорожі, надання оновлень та графіків відстеження
Надійна політика повернення коштів має значення. Shippo, американська платформа інтеграції програмного забезпечення для судноплавства, поділилася результатами дослідження
нещодавнє опитування
свідчать, що понад вісім з десяти покупців читають політику повернення товарів перед покупкою, і майже половина з них обирають альтернативних постачальників, якщо політика не відповідає їхнім очікуванням.
Автоматизація політики повернення є трансформаційною для напружених операцій електронної комерції, оскільки вона звільняє персонал, щоб зосередитися на завданнях, які генерують дохід і лояльність клієнтів.
#3. Онбордінг
Цінність хорошого досвіду адаптації стала дуже очевидною в останні роки. Основна увага приділяється залученню користувачів, оскільки це впливає на кінцевий результат. Однак, адаптація співробітників та сторонніх постачальників є важливими процесами, які також заслуговують на увагу. Фірми мають лише один шанс справити перше враження, і якщо вони справляють його правильно, це є важливим предиктором міцних і довготривалих стосунків.
Однак, адаптація включає в себе багато рухомих частин. Деякі з ручних процесів включають:
- Заповнення форм
- Збір та обробка даних
- Читання та підготовка документів і договорів
- Попередні перевірки
- Зворотний зв’язок
Внаслідок цього нагромадження завдань виникає адміністративний тягар, який може сповільнити роботу. Автоматизація онбордінгу має кілька переваг, серед яких
- Більша прозорість завдяки аналітиці
- Покращення міжвідомчої координації
- Нижчі витрати
- Зменшення ризиків та затримок
- Підвищення рівня комплаєнсу
Хоча є елементи адаптації, які вимагають більш особистого підходу, багато кроків можна автоматизувати.
Деякі тематичні дослідження
показують, як HR-відділи заощадили 2000 робочих годин на рік і скоротили час адаптації більш ніж на 80%.
#4. Формування звітів
Формування звітів має вирішальне значення для більшості компаній. Це допомагає керівництву залишатися в курсі тенденцій у бізнесі та приймати рішення на основі даних. Однак збір усіх цих даних в одному місці може зайняти багато часу.
Однією з найбільших проблем зі звітуванням є частота. Залежно від організації або мети, звіти можуть знадобитися щоденні, щотижневі або щомісячні. У багатьох сценаріях вони потрібні на вимогу. Збір усіх даних з різних джерел може вимагати значного обсягу координації, часто збору інформації з розрізнених і неструктурованих джерел даних.
RPA дозволяє бізнес-професіоналам з HR, фінансів, маркетингу та інших відділів швидко збирати інформацію з широкого спектру джерел. Ботів можна навчити збирати дані з електронних листів, електронних таблиць, баз даних і цілого ряду додатків. Встановлення цих завдань на певні проміжки часу допомагає скоротити багато кропіткої роботи в процесі звітування.
Звітність – це набагато більше, ніж просто перерахування фактів і цифр. Хоча статистичні дані, безумовно, важливі, їхня справжня цінність полягає в тому, що вони дають цінну інформацію. Багато в чому це робить їх класичним прикладом використання RPA, оскільки технологія доповнює працівників і допомагає їм виконувати роботу краще.
RPA забезпечує ефективний розподіл праці, який максимізує ресурси. Боти можуть швидко збирати дані з широкого кола джерел, тоді як люди можуть контекстуалізувати та розуміти ці дані. Компанії можуть заощаджувати години щотижня або щомісяця, які швидко накопичуються. Це ідеальне поєднання ефективності ботів та людської креативності.
#5. Відповідність вимогам KYC та AML
Зобов’язання “Знай свого клієнта” (KYC) стосуються багатьох різних компаній. Банки та фінансові установи, кредитори, фінтех-компанії, букмекерські контори, брокери тощо зобов’язані збирати та управляти даними та документами клієнтів, щоб допомогти у виконанні вимог законодавства щодо боротьби з відмиванням грошей (AML).
Знову ж таки, ці зобов’язання не додають доходу до книги замовлень. Проте невиконання цих вимог завдає шкоди бізнесу у вигляді штрафів та репутаційних втрат. Простіше кажучи, ці завдання є ідеальними кандидатами для автоматизації.
RPA зможе обробляти такі операції, як
- Читання та аналіз даних і документів клієнта
- Перевірка інформації про клієнта
- Збір та перевірка даних про клієнтів
- Поточна оцінка ризиків
- Спілкування з клієнтами
City Union Bank (CUB),
провідний південноіндійський банк, впровадив автоматизацію для обробки KYC та відкриття рахунків
.
RPA увімкнено:
- Зменшення трудовитрат на 66
- Прискорення відкриття рахунку в 7 разів
- Значно зменшено кількість помилок
Загалом, це чудові результати, які підкреслюють, як RPA допомагає бізнесу процвітати.
#6. Автоматизація розрахунку заробітної плати
Нарахування заробітної плати займає багато часу для компаній будь-якого розміру. Великі підприємства мають значну кількість персоналу, який потрібно оплачувати, в той час як менші фірми не завжди мають бюджет на утримання спеціального персоналу, який би займався розрахунком заробітної плати.
Є кілька причин, чому обробка заробітної плати є чудовим кандидатом для RPA. Для початку, це стосується великих за обсягом завдань, що базуються на правилах. Насправді, більша частина роботи підпадає під категорію обробки даних. Обробка заробітної плати вручну передбачає збір даних, звітність про витрати, податкові розрахунки, пільги та інші складнощі.
Переваги RPA для автоматизації розрахунку заробітної плати включають більшу швидкість, точність, економію коштів і суворіше дотримання нормативних вимог. A
кейс від великої готельної групи
демонструє потенціал RPA для розрахунку заробітної плати: вони скоротили витрати на обробку заробітної плати приблизно на 90%, заощадивши $200 тис. на рік.
#7. Маркетинг
Нещодавні складні економічні умови змусили бізнес-лідерів розглянути можливість скорочення бюджетів. Як завжди, відділи маркетингу є одними з перших, хто відчув на собі холод економічного спаду. Командам, які займаються генеруванням доходів, кажуть “робити більше з меншими витратами”, що є складним завданням у нинішніх умовах.
Витрати на залучення клієнтів (CAC) в останні роки вийшли з-під контролю. Пошук нового бізнесу став настільки конкурентним для деяких фірм, що це заважає загальній прибутковості. RPA може допомогти маркетинговим командам, автоматизуючи багато повторюваних і трудомістких завдань, пов’язаних з підвищенням доходу.
У маркетинговому контексті RPA зможе впоратися з такими завданнями, як
- Автоматизація інформаційних кампаній через SMS, електронну пошту та соціальні мережі
- Ставки на контекстну рекламу в Google та Facebook Ads
- A/B-тестування реклами для забезпечення максимальної ефективності оголошень
- Запуск SEO-звітів за ключовими словами та ефективністю кампаній
- Оцінка та кваліфікація потенційних клієнтів
Насправді, автоматизація настільки ефективна для маркетингу, що за останні роки з’явилося багато спеціалізованого програмного забезпечення для виконання цієї роботи. Одним з недоліків є те, що деякі з цих інструментів є дорогими або вимагають скорочення рекламного бюджету, але без залізної гарантії результату. Інструменти RPA дозволяють компаніям створювати власні версії цих машин, які відповідають їхнім цілям і стекам програмного забезпечення.
#8. Перевірка кредитоспроможності
Кредитна перевірка є невід’ємною частиною комплексної юридичної перевірки. Хоча захист бізнесу має бути першочерговим пріоритетом, багато команд нехтують цим завданням. В результаті вони платять за це в кінці кінців.
Існує кілька сценаріїв, коли бізнесу необхідно проводити кредитні перевірки. Наприклад, при прийнятті нових клієнтів, постачальників або співробітників. Більше того, перевірка кредитоспроможності також є частиною загального процесу дотримання вимог при прийнятті на роботу нових постачальників.
Автоматизовані кредитні перевірки мають кілька переваг для бізнесу. По-перше, вони швидкі, що значно скорочує час прийняття бізнес-рішень. Але на цьому переваги не закінчуються. Виключення людини з рівняння має й інші переваги, такі як зменшення потенційної упередженості щодо позичальників та зниження пов’язаних з цим трудових витрат.
RPA дозволяє компаніям входити в робочі системи, збирати дані, перевіряти їх у бюро кредитних історій, витягувати необхідну інформацію та надавати звіт за лічені хвилини. Команди навіть можуть вбудувати його в свої робочі процеси, щоб процес запускався без втручання людини.
#9. Моніторинг та порівняння цін
Підприємства можуть конкурувати один з одним на кількох фронтах. Вони можуть виділитися на тлі конкурентів завдяки якості своїх товарів чи послуг або ж пропонуючи підтримку чи зручність наступного рівня. Але нікуди не дітися від того, що ціна є величезним фактором для споживачів.
На переповнених ринках ціна є конкурентною перевагою. Зокрема, динамічне ціноутворення є важливим інструментом на швидкозмінних ринках з великими обсягами продажів. Однак моніторинг конкурентів, щоб побачити, як вони коригують свої пропозиції, вимагає багато ручної роботи. Крім того, це завдання вимагає значної уваги.
Використання RPA дозволяє командам відстежувати веб-сайти конкурентів і помічати зміни цін. Якщо бізнес-ціль полягає в тому, щоб залишатися нижче або в межах певного діапазону пропозицій конкурентів, команди можуть автоматизувати свої ціни, щоб вони зростали і знижувалися разом з конкурентами. Мова навіть не обов’язково має йти про зміни в режимі реального часу; мова може йти про забезпечення постійної актуальності CRM-систем, щоб у відділів продажів завжди була найкраща інформація, яка допоможе їм укладати угоди.
Покупці також можуть використовувати RPA для моніторингу цін на сировину. Задавши певні параметри, вони можуть переходити на безпечні товари за вигідними тарифами, заощаджуючи незліченні суми.
#10. Планування та відстеження відправлень
Хоча судноплавство та логістика є основними прихильниками загальної тенденції до цифровізації, все ще існує дивовижна кількість ручної роботи у плануванні та відстеженні елементів цих бізнесів. З такою великою кількістю різних постачальників, кожен з яких має власні портали, координація доставки та контроль за отриманням товарів може забирати багато часу.
RPA може виконувати такі операції, як
- Пошук найшвидших та найефективніших шляхів доставки
- Обробка замовлень та платежів
- Зв’язок зі складським програмним забезпеченням або програмним забезпеченням для управління запасами
- Відстеження поставок та повний аудит
- Інформування про оновлення через комунікаційні платформи
- Виставлення рахунків-фактур
Автоматизація, будь то тестування програмного забезпечення, RPA або інша, може допомогти роздрібним торговцям, магазинам електронної комерції або стороннім компаніям, що здійснюють доставку, у впровадженні більш клієнтоорієнтованого підходу до логістики. Зменшення кількості годин ручної роботи, що витрачається на запити на відвантаження, може значно знизити операційні витрати, гарантуючи клієнтам рівень обслуговування, якого вони вимагають.
