人力資源中的機器人流程自動化簡化了運營，提高了效率，並降低了人力資源運營的成本。 此外，隨著組織擁抱數位化工作力，人力資源自動化為遠端工作帶來的一系列問題提供了解決方案，例如橋接遺留系統、改善數據傳輸和提高網路安全。
人力資源中的 RPA 有助於自動執行各種重複性任務，並允許 HR 專業人員提供以價值為導向、以人為本的工作，從而影響工作滿意度，從而影響雇主聲譽和員工保留率。
本文將探討 RPA 人力資源用例、案例研究、優勢、挑戰以及將塑造 HR 自動化未來的趨勢。
面向 HR 的 RPA 市場規模
很難找到人力資源領域機器人流程自動化的確切數位。 2023年全球人力資源技術市場規模約為 400億美元，預計年增長率為9.2%。
RPA 實施與 AI/ML 工具一起被視為 HR 技術領域的巨大驅動力。 麥肯錫表示， 未來五年約25%的資本支出將用於自動化工具，這大致表明， 在不久的將來，RPA技術和 服務的支出上限可能達到100億美元。
RPA 在 HR 中的優勢
在人力資源部門採用RPA技術有幾個令人信服的理由。 以下是 HR 團隊應該採用 RPA 的一些關鍵原因。
#1. 提高生產力
在人力資源領域，從招聘到退休是指整個員工生命週期，從招聘到入職，再到績效管理，直到退休。 換句話說，人力資源專業人員將與單個員工進行的所有互動。
麥肯錫表示， 這些任務中超過50% 適合RPA自動化。 但是，一旦添加 認知 AI 技術，可以自動執行的任務數量就會顯著增加。
正如任何人力資源專業人士都會告訴您的那樣，他們的日常任務涉及許多重複的、基於規則的流程，例如背景調查、工資調整、假期授權、績效管理、簡歷篩選、入職等。 RPA 可以處理這些任務，解放 HR 團隊，讓他們將人力重新投入人力資源。
#2. 更高效的人才招聘
人才招聘 （TA） 在過去幾年中一直是一個主要話題。 COVID-19造成了重大破壞，即使一切恢復正常，勞動參與率也較低。 當您加上由於數位化程度的提高、嬰兒潮一代的逐漸退休以及始終存在的 STEM 技能短缺而導致的工作需求發生變化時，您就會遇到僱主難以填補工作崗位的情況。
RPA 可以通過多種不同的方式説明招聘團隊。 這些工具可以自動發佈招聘廣告、篩選簡歷、安排面試以及與候選人溝通。 通過簡化招聘流程，人力資源專業人員有更多時間專注於面試，從而實現更高效的管道。
另一件需要考慮的事情是， RPA工具 還可以填補人才招聘困難造成的許多空白。 這些工具可以減輕一些壓力，並使團隊能夠在可用人才庫不斷減少的情況下保持運營。
#3. 提高準確性
與過去幾年中的大多數其他部門和部門一樣，人力資源已經實現了數位化。 通信、記錄和員工數據以數位方式存儲，通常存儲在不同的應用程式、電子表格、資料庫和員工門戶中。
由於有如此多的數據來回傳輸，人為錯誤的風險也隨之增加。 這些錯誤的後果可能是從輕微的不便到更嚴重的問題，如工作許可延遲、付款不準確或錯過新員工。 企業 RPA 工具 通過消除自動化流程中的人為錯誤來幫助解決這些問題。
#4. 減少員工流失
僱用員工既困難又昂貴，因此您需要確保他們堅持足夠長的時間，以達到最高生產力並回報您的投資。 不幸的是，對於許多公司來說，留住員工是一場艱巨的鬥爭，專業人員的整體短缺扭曲了市場並導致員工流失增加。
另一件需要考慮的事情是，在 COVID 之後，人們對工作的看法發生了變化。 員工希望更好地平衡工作與生活，提供遠端或混合選項，以及讓他們的生活更輕鬆的技術。 RPA 工具可以在所有這些領域提供説明，並提高員工的工作滿意度。 留住你的人力資源團隊意味著你可以更好地留住和獲取員工。
#5. 降低成本
投資 RPA 最令人信服的理由之一是節省成本。 預算削減和不確定的經濟前景迫使最高管理層考慮如何事半功倍。 RPA 可以通過多種方式提供説明。 例如，它可以通過自動化 HR 任務來幫助您減少員工人數。
其次，RPA 可以通過增加現有員工來説明公司擴大規模，並在不增加新員工的情況下幫助他們提高生產力。
第三，RPA擅長彌合遺留軟體和新工具之間的差距，使團隊能夠在擁有完美但過時的軟體來完成工作時降低投資新工具的成本。
#6. 可擴展性
使用 RPA 進行 HR 解鎖的另一個主要好處是擴展能力。 對於人力資源團隊來說，業務的突然好轉可能是一個巨大的頭疼問題，因為他們很難管理新員工。 但是， 企業軟體測試自動化工具 和 RPA 解決方案 可以與您一起成長，這意味著新業務並不意味著您的 HR 團隊承受更大的壓力。
HR 用例中的 RPA
人力資源中的 RPA 用例有助於招聘、培訓、入職、考勤管理、績效管理等。
為了重點介紹 RPA 在 HR 中的一些最佳用例，讓我們看一下從招聘到退休的員工生命週期流程，看看 RPA 如何在每個階段提供説明。
#1. 招聘自動化
人力資源和人才招聘 （TA） 團隊面臨著大量採購、評分和與潛在員工溝通的工作。 RPA可以在招聘過程的各個領域進行。
發佈廣告：
一旦招聘經理確定了對新員工的需求併發送了工作詳細資訊和要求，他們就可以使用 RPA 工具在各種網站上自動發佈職位。 有這麼多不同的網站可用，這是一項經典的、耗時的、循序漸進的任務，可以為人力資源團隊節省大量時間。
篩選候選人：
自動化已經以申請人跟蹤系統（ATS）的形式在整個行業中使用，該系統根據預定義關鍵字的存在來篩選簡歷。
面試選擇：
篩選簡歷后，人力資源人員可以查看最佳候選人並選擇他們進行面試。 RPA 工具可以自動發送錄用通知併發送候選人面試名額。 此外，您還可以向不成功的候選人發送自動拒絕信。
傳送錄取通知書：
發送合適的候選人和錄取通知書涉及很多管理工作。 這些信件必須是個人化的，並符合公司和法律法規。 RPA 機器人是綜合這些法規並確保您的錄取通知書符合標準的絕佳選擇。
此外，該技術還可以用於跟蹤申請人的回復並通過電子郵件向招聘經理發送更新。
#2. 入職自動化
一旦你找到了新員工，你的工作才剛剛開始。 成功的入職體驗是留住員工的最大預測因素之一，因此您需要正確處理。
隨著越來越多的團隊接受遠端和混合工作，新員工很容易陷入困境。 如果您希望新員工立即投入工作，自動化入職流程的元素是解決方案。 以下是 RPA 可以説明 HR 團隊的幾個領域。
背景調查：
通過向 RPA 機器人展示如何從適當的門戶發送和收集資訊，可以自動進行背景調查。 RPA 機器人可以幫助檢查工作經歷、資格和犯罪背景調查。
員工詳細資訊：
必須將新員工添加到 HR 系統中。 RPA系統可以通過從文件中提取相關信息並將其傳輸到適當的系統來取代數據輸入。
檔案要求：
RPA 工具可以自動請求和上傳各種員工檔，例如身份證明、稅務文件、學位、推薦信等。
帳戶憑據：
新員工需要登錄公司軟體、計算機和任何相關門戶。 RPA 工具既可以準備這些帳戶，也可以傳達這些帳戶。
學習與發展：
應將學習和發展材料以及公司手冊等資訊發送給您的員工，以幫助他們快速上手。 RPA 工具可以説明交付和跟蹤與這些材料的交互，確保您的員工準備好提高工作效率。
#3. 員工數據管理
一旦您的新員工入職，就需要完成一系列任務。 RPA 可以幫助簡化其中的許多工作。
差旅和費用報告：
差旅和費用報告是另一項手動任務，通常介於人力資源和財務之間。 跟蹤這些成本很重要，這樣公司就可以擁有最新的帳戶，這樣員工就可以獲得任何支出的報銷。
光學字元識別 （OCR） 軟體可以與 RPA 工具一起使用，以讀取和處理收據，根據公司差旅和費用規則進行檢查，並授權或上報資訊，從而實現更順暢、更快速的處理。
休假管理：
RPA 工具可以輕鬆處理通過電子郵件請求假期和休假。 使用 OCR 軟體，他們可以將非結構化數據轉換為請求，並處理批准或拒絕電子郵件。
績效管理：
績效管理是任何健康組織的一部分。 人力資源團隊需要編譯大量數據以提供準確的評估，而 RPA 工具非常適合從各種資料庫、電子錶格和其他資訊源收集數據並將其集中起來進行績效管理審查。
工資：
雖然工資單由會計團隊處理，但它是與人力資源部門合作的。 涉及大量數據輸入和手動信息處理，例如管理假期工資、扣除、加班、合同等。
RPA 可以自動化 HR 和工資單之間的溝通，並確保關鍵細節和文檔得以保留，從而及時準確地發放工資單並讓員工滿意。
合規：
法規處於不斷變化的狀態，使人力資源團隊難以跟上。 當勞動法發生變化時，可以實施 RPA 機器人來快速準確地更新公司文檔、員工數據和報告。
#4. 退出管理
離職管理本質上是入職的另一面，人力資源團隊管理員工因退休、解僱或進入新牧場而順利離職。 這個過程涉及很多管理工作，包括發送信件、刪除IT憑據，甚至組織離職面談或調查。
RPA 工具可以自動化的其他領域包括請求和記錄公司資產回報、使公司訪問卡失效、通知直線經理以及生成離職檔。
如您所見，RPA 可以説明 HR 團隊在整個員工生命週期中自動執行任務。
RPA 人力資源部門案例研究
案例研究 #1。 人力資源和薪資的機器人流程自動化
我們的第一個 RPA 在 HR 案例研究中展示了自動化 HR 團隊薪資流程的好處。 該客戶是一家總部位於英國的招聘服務公司，該公司正在努力管理員工休假和其他缺勤。
工作人員使用入口網站申請休假並報告病假。 然而，人力資源團隊仍在使用離線人力資源軟體系統來執行工資計算，這些計算需要根據缺勤情況進行調整。 這個過程是每月一次的，耗時的，並且容易出現人為錯誤。
該企業對其現有的IT系統和薪資軟體進行了審計，並確定了集成這些系統的方法。 該解決方案將為員工和人力資源團隊準備和自動化溝通，以確認因缺勤而進行的修改。
接下來，在月底之前運行試用工資單，並需要人力資源專家的批准。 在等待批准之前，機器人會提出一份檔，其中包含根據保險繳款、獎金等天數調整的工資，並將其發送到電子銀行系統。
結果是，每月花在這些任務上的時間減少了920%，工資單錯誤減少了，專案的投資回報率超過10%。
案例研究 #2：用於 HR 運營的機器人流程自動化
在 HR 運營中使用 RPA 是提高效率的可靠方法。 在一個案例研究中，一家僱用了超過 200,000 名員工的大型離岸外包公司受到了員工流動率高以及隨之而來的所有問題的打擊。 員工數據保存在不同的系統中，開始或離開的過程效率非常低下。
該組織面臨的最大問題之一是不同的部門擁有或負責不同的任務。 入職和離職員工的各種職責在人力資源、設施和IT之間分配。
每個團隊都獨立工作。 因此，交接需要協調，往往會給員工帶來長時間的延誤和挫敗感。 其中一個持續的阻礙涉及團隊以非結構化數據的形式共享資訊，這需要手動重新輸入到不同的系統中，這既耗時又容易出錯。
該公司通過創建一個能夠協調每個部門的端到端解決方案來解決這些低效率問題。 他們創建了一個入口網站，允許團隊將數據提交到一個集中式系統，通過允許同時或按順序輸入來減少部門之間的等待時間。
從那裡開始，業務流程是逐步處理的，每個團隊都會通過電子郵件提示需要什麼。 結果是更快的離職，提供了更好的公司安全性並挽救了公司資產的損失。
該企業將處理時間縮短了90%，提高了安全性，並提高了員工滿意度。
案例研究 #3：用於 HR 運營的機器人流程自動化
一家在 50 個國家 /地區為 1000 多家客戶提供業務諮詢、IT 和外包服務的跨國公司面臨著巨大的挑戰。 該組織的規模和範圍如此之大，以至於其人力資源外包 （HRO） 服務負責許多不同的流程。 其中一些任務包括人才招聘、員工管理、學習和發展、員工福利、工作滿意度等。
主要問題是，這些領域中的每一個都需要廣泛的管理，並且不乏手工任務和複雜的協調。 更糟糕的是，他們的許多客戶都在迅速增長，這意味著公司需要與他們一起擴大規模。 如果不這樣做，將導致瓶頸，從而降低員工滿意度。
對 RPA 供應商的審計揭示了幾個非常適合自動化的流程，包括在各種應用程式和業務 ERP 系統之間同步數據、從電子郵件中提取數據以及數據標準化。
該業務自動化了多個流程，包括輪班津貼計算、為新員工生成錄取通知書、背景調查、培訓計劃時程表和各種離職流程。
結果包括手動任務減少了 70%，處理時間縮短了 55%，淨節省了近 700,000 美元。
應對 HR 挑戰的機器人流程自動化
雖然在 HR 流程中採用 RPA 可以節省時間、金錢和精力，但企業必須克服一些複雜性才能成功採用。 以下是影響員工隊伍中 RPA 和 HR 實施的一些主要問題。
#1. 技術技能
從傳統的工作場所設置遷移到具有 RPA 的數位環境需要一些考慮。 RPA 的實施速度比許多新的軟體工具快得多。 然而，這並不是說沒有成長的煩惱。
事實上，必須仔細規劃轉型，包括需求和流程發現的基本步驟。 在最好的情況下，人力資源團隊將有信心根據其個人化工作流程構建自己的流程自動化。
扎普泰斯特 作為年度訂閱的一部分，企業使用者可以獲得 ZAP 專家的優勢。 這些訓練有素且合格的 ZAP 專家在工藝發現期間和產品的整個生命週期內提供專門的支援。 專家支援可以幫助團隊從部署中獲得最大收益，這要歸功於他們的知識和經驗。 他們還可以提供有關如何構建流程自動化的培訓和演示，並提供維護，以確保最長的正常運行時間。
#2. 部門溝通
人力資源是組織的核心，涉及與廣泛的部門和團隊的溝通。 因此，任何 RPA 實施都需要從財務、法律、IT 等不同部門獲取資訊。
任何部署都需要互連軟體應用程式和系統，以充分利用數據共用。 它還需要部門之間的協調和利益相關者的支援。
#3. 抗拒改變
自動化技術，尤其是人工智慧，有可能在整個勞動力隊伍中造成廣泛的破壞。 人力資源部門也不能倖免於這些變化，這可能會導致一些員工的抵制。
應對調整需要透明度、教育和試錯相結合。 RPA 工具可能會逐步淘汰某些角色;但是，其他機會將會出現。 對人力資源人員進行再培訓將幫助他們在數位工作場所時代保持相關性。
總體而言，在人力資源領域使用自動化將使人力資源專業人員能夠花更少的時間在死記硬背的任務上，而將更多的時間花在以人為本的活動上。 這可以有多種形式，例如支援新員工安頓下來，通過定期簽到提高工作滿意度，甚至幫助學習和發展。
RPA 在 HR 趨勢中的應用
RPA 是一個令人興奮的領域，可以靈活地發展和滿足企業需求。 以下是塑造人力資源領域 RPA 技術的一些趨勢。
#1. 員工滿意度
RPA 以其提高員工滿意度的能力而聞名。 圍繞這個問題的大部分報導都涉及自動化日常任務，並允許操作員專注於更具吸引力和有趣的工作。
然而， 正如德勤所指出的那樣， 自動化工資單、入職和績效評估也可以帶來更高的滿意度。 他們預計公司將繼續投資於RPA工具，以改善員工溝通，並允許人力資源人員為員工幸福感和保留率制定和提供更好的策略。
#2. RPA 可以填補 HR 生產力的差距
正如 The Hackett Group 的研究指出的那樣，今年人力資源工作量增加了 10%，而員工預算保持不變。 結果是生產力差距為 10%，效率差距為 10%。
事半功倍是 RPA 最引人注目的優勢之一。 該技術可以自動執行許多重複性任務並彌補生產力和效率方面的差距，而智慧自動化的增強功能使人力資源團隊能夠自動執行更複雜的任務。
#3. 數位化員工敬業度
近年來，數位工作力（一種與位置無關、始終連接的設備、應用程式和數據生態系統）已成為現實。 COVID-19 加速了數位化轉型，導致混合和遠端優先團隊的增加。 然而，最近一段時間，公司一直在將員工召回辦公室，這讓他們感到非常恐懼。
蓋洛普民意調查顯示，每10名工人中就有9名更喜歡遠端或混合工作。 然而，Microsoft的研究表明，在家工作會導致協作和聯繫減少。 RPA 工具與勞動力編排解決方案一起，可以充當讓員工保持聯繫和協作的粘合劑，減少對辦公室工作的需求。
人力資源中的 RPA：未來會怎樣？
未來的 RPA 和 HR 應用取決於 RPA 工具與 AI 的增強。 以下是一些更令人興奮的未來可能性。
1. 自動招聘
招聘領域的自動化不僅僅是節省時間。 將來，它還將用於決定僱用合適的人。 有了足夠的數據，機器學習工具可以綜合工作經驗、資格、心理資訊和面試問題，以選擇完美的候選人。
更重要的是，這些工具還可以使決策和建議不受人為偏見的影響。 人工智慧還沒有完全到這個地步，仍然有根深蒂固的偏見，必須消除。 但是，通過正確的培訓或保障措施， 認知 RPA 可以帶來更公平的工作場所。
2. 工業4.0
工業4.0是指第四次工業革命的概念。 它是分析、自動化、人機交互和先進位造的結合。
在研究論文《 在人力資源中實施機器人流程自動化的結構化方法 》（Balasundaram，2020 年）中，作者觀察到“確保人員流程的一致性和通過人才推動價值是人力資源部門無法做到的。
本文認為，這種技術顛覆將為人力資源團隊創造新的機會，以節省成本、提高效率併為客戶提供更高水準的服務。 作者認為，“通過人才創造價值”可以通過一系列自動化技術來實現，包括 RPA、AI/ML、智慧流程自動化等。
3. 由公民開發者定製的人力資源軟體
現在正在興起但未來將變得更加普遍的一個趨勢是使用由人力資源專業人員構建的高度定製的軟體。 由於低代碼和無代碼工具的興起，公民開發人員可以製作滿足其獨特需求的人力資源軟體。 HR 團隊可以根據自己的需求、工作流程和公司文化構建 RPA 工具，而不是寄希望於現成的軟體滿足他們的要求。
隨著這些自定義工具的功能通過 AI 和 ML 進行擴展， 軟體測試自動化 將在確保這些 HR 工具的可靠性和功能性方面發揮關鍵作用。
結語
機器人流程自動化在人力資源中的應用是無窮無盡的。 該行業充斥著重複的、基於規則的任務，這些任務是自動化的絕佳候選者。 隨著智慧自動化工具的加入，RPA在人力資源中的應用範圍只會增加。
RPA-人力資源軟體將幫助團隊從員工那裡獲得最大收益，擁抱數位化工作力，並將人力資本轉化為戰略優勢，從而塑造企業的未來。
