近年來，會計領域的機器人流程自動化發展強勁而持續。 會計軟體的 RPA 使團隊能夠自動處理應付賬款，將員工從手動、重複和容易出錯的工作中解放出來，並確保供應商按時獲得付款。 然而，對企業來說還有其他幾大好處，包括監管合規性、可擴展性和對會計流程的強大洞察力。
本文將著眼於AP自動化並探討市場規模、增長潛力、優勢、挑戰、趨勢、用例和案例研究等重要要素。
應付賬款自動化
市場規模
2023 年會計市場規模的 RPA 約為 30 億美元。 一些商業分析師預測該行業的複合年增長率將略低於40%，這表明2032年的市場規模將達到驚人的660億美元。
然而，其他分析師認為，到 2032 年，複合年增長率將達到 10%，未來市場規模約為 67 億美元。 這種差異可以理解為軟體銷售和一般AP自動化服務之間的區別。
歐盟和北美是應付賬款自動化工具的最大採用者，亞太地區（APAC）緊隨其後，位居第三。 事實上， 亞太地區市場目前的複合年增長率約為 26%，這使其成為增長最快的會計流程自動化地區。
影響 RPA 的因素
會計增長
會計 RPA軟體 正在興起。 這裡有許多因果因素在起作用，包括整個會計部門對數位化的普遍需求。 讓我們來看看會計流程自動化的一些驅動因素。
#1. RPA 軟體的日益成熟
公司自動化應付賬款的最大原因之一是因為該技術已經達到了高度的複雜性和使用者友好性。 自動化機器人已經存在了很長時間。 但是，將它們用於應付賬款發票自動化和類似目的過去需要編碼專業知識和大量維護。
RPA 工具（如 ZAPTEST）將不同的技術融合在一起，例如拖放介面和光學字元識別 （OCR） 工具。 這些功能意味著會計團隊可以克服傳統的 RPA 限制，例如決策和無法使用非結構化數據。
簡而言之，如今我們看到更多應付賬款流程自動化的一個原因是 RPA 的價值主張非常強大。
#2. 基於雲的集成
雲伺服器是過去十年的又一次重大技術轉變。 從本地伺服器遷移到雲意味著可以從遠端位置使用軟體。 這些變化代表了應付賬款自動化軟體的黃金時代，一些SaaS會計工具幫助企業連接數據源、行動裝置甚至ERP工具，以獲得即時的、始終最新的業務視圖。
隨著團隊採用可以自動執行許多日常任務的軟體，例如應付賬款發票自動化，他們渴望將自己從重複性工作中解放出來。 這些工具的靈活性、易用性、可擴展性和集成開放性進一步推動了 RPA 的發展。
#3. 人工智慧的興起
人工智慧工具的功能和可用性的提高對於希望自動化應付賬款和其他會計活動的公司來說是個好消息。 RPA 已經促進了高效和準確的流程自動化，但當使用認知 AI 工具（如智慧文檔處理或生成式 AI）進行增強時，該技術的範圍會迅速擴大。
RPA 工具的上一個時代允許團隊自動執行大量、重複的手動流程。 當前時代將允許機器學習驅動的決策、複雜的數據處理、智慧發票路由以及深度集成的工作流程和任務分配。
#4. 供應鏈管理
從 COVID-19 到猖獗的通貨膨脹，再到蘇伊士運河和能源危機，近年來供應鏈很少出現在新聞中。 管理供應鏈和建立牢固的供應商關係是一個不斷發展的主題。
應付賬款的自動化意味著企業可以快速準確地加入供應商、處理發票和發送付款。 提前付款折扣和建立更緊密的關係意味著 RPA 可以有效地收回成本。
AP 自動化的優勢
會計 RPA 為企業和財務部門帶來了巨大的好處。 以下是 RPA 成為會計界中流砥柱的一些最令人信服的原因。
#1. 準確性
AP 發票自動化以其高度的準確性而聞名。 手動執行時，發票付款可能會重複、多付或少付，甚至被遺忘或發送到錯誤的帳戶。 雖然這些情況不一定很常見，但當它們確實發生時，它們會導致可能損害供應商關係的問題。
#2. 效率
發票處理自動化關乎生產力和效率。 人工支付非常耗時，需要大量的數據輸入、信息驗證和批准。 會計 RPA 工具允許團隊將這些重複性任務外包給數位工作力並騰出工作時間。 最終結果是，人類工作者可以制定戰略並建立客戶關係或轉向其他重要任務。
#3. 速度
平均發票處理時間是任何會計部門的基本指標。 根據 2022 年 Ardent Partners 電子應付賬款狀況報告，美國的平均發票處理時間接近 11 天。 處理時間過長的後果可能是供應商的現金流問題，甚至信任度的侵蝕。
機器人會計允許團隊捕獲發票、提取數據並自動執行審批工作流程。 牢固的供應商關係是必不可少的，快速發票付款是任何企業都欣賞的。
#4. 降低成本
逾期付款罰款會給您的預算增加不必要的成本，從而阻礙您的盈利能力。 更重要的是，人工AP處理意味著人工成本。 當您自動化應付流程時，您可以確保按時足額付款，同時節省員工費用。 如果您需要削減成本，這是一個很好的起點。
#5. 法規遵從性
保持您的帳戶合規是一項艱巨的工作。 供應商付款受與稅收和交易相關的法規和報告要求的約束。 記錄這些流程對於審計、報告和業務概覽至關重要。 RPA 工具可確保您的財務順利運行，最好的事情是您始終擁有每筆交易的記錄。
#6. 數據驅動的見解
RPA 流程生成的數據可以輸入到商業智慧或分析工具中。 處理這些資訊可以創建對 AP 運營的可見性，並突出顯示支出模式、供應商數據和任何低效率問題。 瞭解這些數據有助於團隊調整策略、做出預測並做出數據驅動的決策。 近年來，隨著機器學習工具的普及，即使是中小企業也可以獲得強大的洞察力，從而優化其運營。
#7. 可擴展性
季節性公司並不是唯一經歷業務起伏的企業。 新的機會、宏觀經濟狀況和消費者需求的變化可能導致購買增加或減少。 如果工作量增加，則必須在AP流程中投入更多的工作時間;如果他們倒閉了，你就是在為閑置的 AP 員工買單。 RPA 為 AP 流程帶來了可擴充性，該流程可隨您一起增長或縮小，並確保您始終響應業務需求。
#8. 減少欺詐
註冊舞弊審查師協會 （ACFE） 2022 年全球欺詐研究表明，由於應付賬款欺詐，企業平均每年損失超過 150,000 美元。 事實上，就AP犯罪而言，它只是資產挪用的背後。 RPA 自動化可以通過實施控制並將人員從等式中移除來削減這些費用。
#9. 提高工作滿意度
根據 金融與管理協會 （IOFM） 2022 年的一項調查，只有三分之一的應付賬款專業人士對自己的職位非常滿意。 更重要的是，根據這項研究，會計 RPA 的存在是會計專業人士工作滿意度的主要預測指標。 減少手動任務可以讓您的員工承擔與公司目標有意義相關的任務，並有助於提高工作滿意度。
#10. 更好的供應商關係
在研究論文 《關係管理對緊急情況下製造商彈性的影響 》（Yang，2022 年）中，作者指出，在 COVID-19 期間，買家和供應商之間的牢固關係導致了更具彈性的供應鏈。 因此，牢固的供應商關係的好處不僅僅是讓供應商更滿意，還會影響您自己的業務運營實力。
機器人流程的用例
會計自動化
RPA 軟體在應付賬款領域有幾個強大的用例。 以下是您可以自動執行的一些任務，以降低成本，同時提高生產力。
發票處理
發票自動化是AP部門最具吸引力的 RPA 用例之一。 團隊可以通過從發票（紙質和數位）中提取數據、將其與採購訂單匹配、請求批准和授權付款，在整個發票處理生命週期中實現自動化。
數據錄入
AP 系統需要大量數據輸入。 手動過程費力且容易出現人為錯誤。 RPA 自動將數據輸入到這些系統，並且由於智慧文檔處理 （IDP），這種自動化技術可以讀取非結構化發票、收據和各種其他文檔。
供應商管理
良好的供應商管理有助於供應鏈的良好運作和更好的產品。 但是，要保持平穩運行，需要大量的手動工作。 RPA 可以幫助實現入職、溝通、維護和支付的自動化。
供應商扣除額
供應商扣除是供應鏈的重要組成部分。 延遲交貨、發票錯誤、違反合同、產品質量問題和 SLA 失敗只是可能導致付款扣除的一些情況。 RPA工具可以自動處理這些問題和扣款，確保業務損失最小化和可見。
費用管理
員工費用報告有助於跟蹤差旅、食品和其他與工作相關的費用。 RPA 工具可以讀取和分析收據，將其上傳到公司系統，甚至可以根據公司政策驗證和批准費用。 此外，您還可以使用 RPA 通過自動化交易來報銷員工。
報告生成
RPA 工具擅長生成有關 AP 性能的報告。 通過添加商業智慧或 ML 工具，團隊可以對 AP 執行高度複雜的分析，並改進和優化其流程。
合規
RPA 通過管理供應商申請、許可和跟蹤發票審批和付款來幫助實現內部控制和監管合規性。 這些數據對於一般財務報告或審計至關重要。
欺詐檢測
RPA 可以監控和分析 AP 數據，並識別表明存在欺詐的不一致和異常情況。 當與 ML 配對時，團隊可以深入了解供應商，並確保一切都是光明正大的。 此外，RPA 工具可以發送即時警報檢測，以確保快速調查和解決。
價格查詢
雖然 RPA 可以自動處理應付發票，但團隊也可以使用該技術與其他供應商核對價格，以確保他們獲得價值。 螢幕抓取技術可以按設定的時間間隔監控網站，並提供可以節省費用的關鍵數據。
入職培訓
正如我們上面提到的，RPA 有助於供應商入職。 但是，它也可以支援AP部門內的員工入職。 此過程包括發送文件和培訓材料、指向數位採用平臺 （DAP） 內容的連結或指向公司流程的連結。
RPA 會計案例研究
RPA 提供了許多用例，包括自動應收賬款和應付賬款。 然而，要真正瞭解應付賬款自動化如何影響企業，我們需要探索一些案例研究。 這裡有三個最好的。
AP 自動化用例 #1
一家總部位於英國的富時 50 指數 BPO 和專業服務公司，年收入超過 25 億美元，其採購到付款流程效率非常低下。 輸入數據由全國約40名工作人員手動執行。 錯誤頻繁發生，流程非常緩慢，導致審批週期延長，供應商頻繁查詢。
每張發票處理的成本約為 8 英鎊，並且由於依賴紙質發票，該企業因逾期付款而贏得了不必要的聲譽。 該公司實施了企業資源規劃 （ERP） 解決方案，並尋求實現應付賬款流程的自動化。
該企業集中了其支付處理數據，並實施了光學字元識別 （OCR） 解決方案來讀取紙質發票並將資訊轉換為數據。 從那裡，RPA 工具可以對發票進行分類、分類和路由以供審批。
影響是巨大的。 發票處理費用削減了 75%，降至每張發票 2 英鎊。 後台員工減半並轉移到異地，每年節省100萬英鎊，同時允許企業每年處理超過400,000張發票。
AP 自動化用例 #2
一家知名消費品公司每年收到來自 400 家全球客戶的約 10k 發票。 每個客戶都使用自己的發票格式，這意味著處理每張帳單都很耗時，並且容易出現人為錯誤。 該企業希望簡化此流程，以節省時間和金錢並改善供應商關係。
他們選擇了一家 AP 自動化公司，該公司提供 BPM、RPA 和 AI 技術的組合來説明完成任務。 該計劃是一個端到端的應付賬款流程，可以處理這些不同的發票並標準化數據，從而實現快速付款、審批和供應商監督。
實施 OCR 來讀取發票，使用 RPA 根據業務規則檢查數據並將其推送到 ERP 系統進行驗證。 此外，RPA 機器人還用於構建數據豐富的儀錶板，以檢測採購訂單和發票異常並提供即時通知。
結果令人矚目，包括工作量和流程周轉時間減少 90%，成本節省 50%。
AP 自動化用例 #3
一家著名的跨國製造商每年處理超過80,000張供應商發票。 由於有多個螢幕和系統，手動輸入數據非常耗時、複雜且容易出錯。
該企業尋找一家具有 RPA 功能的應付賬款自動化公司，可以自動化流程。 但是，有一些複雜性需要克服。 首先，所有發票都需要與企業的ERP解決方案進行核對。 驗證發票必須針對三個不同的系統進行，由人工人員提取資訊。
該組織構建了一個 RPA 解決方案，用於根據唯一 ID 驗證發票。 他們都下載了發票，驗證了詳細資訊，並針對基於雲的 Web 應用程式進行了更新。 發票處理時間縮短了50%，而交易準確率飆升至完美的100%。
應付賬款的挑戰
自動化實施
雖然AP自動化的好處現在應該很明顯，但團隊也必須應對一些挑戰，才能在應付賬款中釋放 RPA 的力量。 以下是一些需要關注的領域。
#1. 成本
為應付賬款實施 RPA 解決方案會產生一些成本。 隨著世界各地的企業都希望降低運營成本以在困難的財務環境中保持競爭力，預算面臨壓力。
投資回報率 （ROI） 是說服最高管理層投資應付賬款 RPA 解決方案的關鍵部分。 但是，正如您在本文中的案例研究中看到的那樣，實施具有應付賬款或應收賬款自動化的解決方案可以快速收回成本。
對於缺乏實施 RPA 軟體的內部專業知識並擔心培訓成本的企業，ZAPTEST Enterprise 配備了專門的 ZAP 專家，他可以協助設計和實施您的 AP 自動化，並説明會計人員跟上進度。
#2. 數據集成
會計部門使用廣泛的軟體組合。 有些公司擁有最新的ERP工具，而另一些公司則在遺留軟體中苦苦掙扎。 由於不同的數據標準、格式和結構，系統可能高度不相容。 確保這些工具可以一起通信可能很複雜，並且需要高度的定製。
值得慶幸的是，由於IDP、OCR、螢幕抓取和其他技術，RPA 工具可以勝任這項任務。
#3. 數據安全
安全性是另一個重要的考慮因素，因為AP處理處理的是財務資訊。 欺詐、數據洩露和未經授權的訪問至關重要，任何系統都必須在設計時採取適當的保護措施。 此外，GDPR 甚至 KYC 和 AML 法規意味著保留客戶數據並確保供應商合法是需要牢記的其他事項。
#4. 變更管理
從手動 AP 處理轉向自動化系統需要劇變和對工作流程的重大重新思考。 更重要的是，它還可能涉及特定角色或個人在業務中變得多餘。
成功的變革管理不僅涉及透明度和清晰的溝通，還涉及新技術將如何工作，以及它將帶來什麼好處。 此外，對員工進行再培訓或提高技能可以大大有助於克服對軟體的緊張情緒。
#5. 供應商抵制
不僅僅是您的員工會陷入困境。 實施自動化AP系統也會給不願更改發票提交流程的供應商帶來不便。 這裡最好的辦法是解釋更快的發票處理將如何直接使供應商受益，甚至為他們的員工提供支援或培訓，以便他們能夠上手。 隨著基於雲的 RPA 工具現在司空見慣，創建供應商可以訪問的門戶從未如此簡單。
RPA會計趨勢
用於自動化應收賬款和應付賬款的 RPA 工具正在改進，以應對不斷變化的需求和技術創新。 讓我們探討一下 2024 年以來 AP 自動化的一些最大趨勢。
1. 更多人工智慧
AI 和 ML 一直是 2023 年的重頭戲。 這些工具用於增強 RPA 系統時，可以幫助處理發票、檢測欺詐，甚至異常處理。 也許最有趣的部分是使用認知 AI 工具，這些工具可以從數據中學習，甚至可以根據歷史數據做出最佳決策。
AP 異常處理方面的進步尤其令人印象深刻。 雖然 RPA 機器人在增強 AI 時可以處理大多數任務，但這些流程可以調整和適應數據缺失或不完整的發票、處理有爭議的發票或標記需要人工干預的付款。
2. 供應商入職
近年來，供應商入職變得更加複雜。 在某種程度上，這與降低風險有關，但其他因素包括ERP系統的使用增加和更廣泛的數字化趨勢。 RPA 工具通過自動化流程來幫助入職，使各方都更快、更容易。 2023 年的一大趨勢是消除供應鏈瓶頸，而更簡單的入職是其中的重要組成部分。
3. 擁抱提前付款計劃
現在每個人都在努力削減成本。 雖然 RPA 工具以多種不同的方式説明完成這一過程，但一些最好的 AP 自動化節省來自充分利用提前付款計劃。 RPA 使 AP 團隊能夠加快發票的驗證、批准和開具速度，改善供應商現金流，同時減少幾個百分點的費用。 對於擁有大量供應商的企業來說，節省的成本可能非常可觀。
4. 數據安全
數據安全很少成為新聞，2023 年也不例外。 存儲和傳輸敏感的財務數據是每個企業都需要認真對待的問題。 任何洩漏都可能對聲譽造成災難性影響，並導致巨額罰款。 RPA 工具具有許多網路安全優勢，包括通過加密或 API 為 AP 數據提供存取控制和安全性。
5. 託管 RPA
專為應付賬款和應收賬款自動化而設計的託管 RPA 服務正在迅速興起。 這裡有幾個因素在起作用，包括內部對 RPA 技能的訪問有限，以及 RPAaaS 軟體的優勢，這些優勢使 AP RPA 軟體的規劃、實施和維護更快、更具成本效益。
更重要的是，應付賬款的託管 RPA 服務提供可預測的月度或年度費用，適合許多團隊。
AP 自動化的未來
多虧了具有 AI 功能的 RPA，AP 自動化似乎已經非常具有未來感。 然而，技術不會就此止步。 以下是隨著十年的發展，以下是對AP自動化的一些見解。
1. 超自動化
各行各業的自動化軟體都在引領 著超自動化的發展。 借助足夠高品質的 RPA 和 AI 工具，整個會計團隊可以實現自動化，從而在預測分析的支援下實現閃電般的快速支付。
2.自定義會計軟體
生成式 AI、無程式碼工具和編碼副駕駛都代表了 AP 軟體自動化的未來。 雖然現成的軟體仍有空間，但會計團隊將能夠構建定製工具來説明自動化他們的日常任務。
應用程式將能夠滿足最邊緣的用例、工作流程和商業文化，從而產生能夠提高生產力的個人化工具。 ZAPTEST 等 RPA 工具將自動化與 測試自動化軟體相結合，使團隊能夠構建高品質、強大且安全的自定義工具。
3. 嵌入式支付
具有嵌入式支付功能的AP軟體將是未來最有趣的軟體開發之一。 會計團隊（或機器人）不會將交易發送到支付處理器，而是從應用程式內觸發即時電子支付，跨越國界和金融區。
4. 下一級分析
隨著AP自動化流程的數位化不斷產生數據，分析工具將發現這些資訊中的潛在模式，並對現金流、支出模式和供應商產生深入的見解。 這些進步將徹底改變AP，並帶來更低的風險和更多的優化。
結語
對於希望從良好的供應商關係和順暢的供應鏈中受益的團隊來說，用於會計的 RPA 正變得至關重要。 由於需要機械化如此多的手動和重複流程，AI 輔助的 RPA 可以幫助為各種會計部門創建可擴展、靈活和簡化的解決方案。
應付賬款自動化對於希望實現應付賬款自動化、節省資金、提高效率並深入瞭解其財務業績的團隊來說是一種優雅的解決方案。 再加上欺詐檢測和監管合規協助，就很容易理解為什麼 RPA 正在接管會計領域。
