根據
2023 年智慧自動化支出和趨勢報告
，54% 的企業計劃投資
RPA
今年。 42%的受訪者表示他們已經投資了RPA，可以公平地說，世界各地的公司正在意識到自動化的顯著好處。 這種廣泛採用很有意義;哪個組織不想降低成本、提高生產力並擁有更快樂的員工？
然而，雖然RPA的好處可能非常明顯，但自動化之路往往不太為人所知。 RPA 生命週期有許多陷阱，但您可以通過應用謹慎的策略輕鬆避免它們。 成功的
RPA 的實施
從仔細的評估和規劃開始，然後再進行嚴格的測試、部署和維護計劃。
遵循這十個機器人流程自動化步驟，以確保您的實施儘可能順利。 本指南將帶您從構思到釋放您的第一個 RPA 流程。
什麼是 RPA 生命週期？
機器人流程自動化生命週期描述了設計、構建和執行 RPA 流程所需的各個步驟。 關於成功實施需要哪些 RPA 生命周期階段，有很多活躍而健康的爭論。 但是，對此事的最佳思考有幾個共同的階段，例如評估，測試，測量和維護。 因此，RPA 生命週期借鑒了一般軟體開發中採用的許多最佳實踐。
在這裡，我們介紹了十個關鍵的RPA階段，這些階段將為您的專案提供最大的成功機會。
#1. 建立您的目標
任何良好的 RPA 生命週期都始於建立明確的目標。 根據斯坦迪什集團， 只有不到 30% 的 IT 專案成功交付。 這些令人沮喪的數位有很多原因，包括糟糕的日程安排、不斷變化的需求以及團隊成員之間缺乏一致性。 然而，缺乏具體的目標是IT項目失敗的最有害原因之一。
所有商業專案或活動都需要明確的目標。 它們可以説明您保持專注，並允許您設定明確定義和可衡量的目標。 因此，在考慮要自動化的特定 RPA 流程之前，您必須概述為什麼要走這條路。
定義要從流程中實現的目標。 典型的 RPA 目標包括但不限於以下一些目標：
- 降低成本
- 提高生產力
- 提高員工滿意度和保留率
- 變得更有競爭力
- 實現數字化轉型
無論您的動機是什麼，請確保在繼續下面的機器人流程自動化步驟之前明確定義您的目標。
如果您需要説明寫出您的目標，請使用 SMART 首字母縮略詞。 所有目標都應該是：
- S特別
- M容易
- 可實現的
- R提升
- T輸入法繫結
讓我們探討如何將SMART框架應用於 RPA 專案。
示例專案
電子商務網站希望建立一個競爭對手的價格比較工具，以便他們始終提供最低的價格。
特定：
RPA 機器人將每隔 1 小時從特定網站抓取數據，在資料庫中構建資訊，並調整公司網站上的價格，以確保它們與競爭對手一樣具有競爭力。 這種自動化將取代使用四個人工來完成工作的現有業務流程。
可測量的：
當四名工人不再手動檢查和調整網站上的價格時，該專案將被視為成功。
可行的：
可以通過實施 RPA 解決方案來實現自動化，該解決方案可以檢查頁面、提取定價數據並將其匯出到表中。 RPA 解決方案還必須整合到內容管理系統中，並具有更新和發佈新數據的許可權。
相關：
從手動工作流轉向自動化工作流程將節省四名員工成員的時間，從而支援組織減少員工開銷的目標。
有時限：
該專案應在未來三個月內完成。 實施速度很重要，這也是RPA成為這項工作最佳人選的另一個因素。
#2. 確定 RPA 流程候選者
接下來，我們進入最重要的 RPA 階段之一：確定要自動化的流程。 在上一個 RPA 生命週期階段，您概述了您的目標。 這些目標應告知您確定哪些任務是 RPA 的候選項。
假設您的目標是節省工資單處理時間。 在 RPA 開發生命週期的此階段，您將分解運行工資單所涉及的所有流程。 然後，您決定哪些階段仍需要手動干預，哪些階段適合 RPA 流程。
同樣，如果員工滿意度是您的目標，您需要審核現有的工作流程，並確定佔用員工時間的重複性和平凡任務。
在進行這項研究時，您將了解通過 RPA 實施可以節省多少工作時間或其他資源。 請記住，為了使 RPA 值得，您自動化的任務和流程需要具有足夠高的數量。
示例流程
一家航運公司受到員工流動的沉重打擊。 這個問題正在損害生產力和客戶服務水準。 一項內部調查顯示，由於大量重複性工作，例如追逐和更新運輸查詢，員工滿意度較低。
為了提高員工滿意度，航運公司確定需要一個自動化系統來取代對運輸公司更新的手動搜索。 涉及的 RPA 流程包括：
- 機器人搜索運輸供應商網站並向其內部業務系統提供交付更新
- 機器人即時向客戶發送電子郵件或簡訊，從而減少客戶支援票證、電話和查詢。
#3. 運行可行性測試
RPA 可行性測試涉及深入研究您在之前的 RPA 專案生命週期階段中確定的每個 RPA 流程，並真正瞭解其可行性。 您可以將 RPA 可行性評估分為三個不同的階段。
第1階段：過程評估
您的 RPA 流程評估應盡可能詳細。 雖然像這樣的工具 扎普泰斯特 使用電腦視覺技術 （CVT） 捕獲和類比包含任務的人機交互，您仍應記錄每個步驟，直到擊鍵。 現在是時候找出您要自動化的任務是否真正基於規則、步驟驅動的流程了。
第二階段：技術評估：
接下來，您需要考慮更多的技術問題。 例如，如果您想實現投資回報率，則需要高交易量。 同樣，您需要考慮專案的可擴充性、RPA 工具將與之互動的程式的穩定性以及您的組織對新工作流程和 RPA 實施的適應程度。
考慮任務所需的數據輸入和輸出的類型。 如果輸入使用結構化數據，那就太好了。 如果它們是非結構化的，則可能需要其他應用程式或範本來解決問題。
之後，您應該考慮您的軟體堆疊。 如何將 RPA 軟體整合到當前的技術環境中？
第3階段：投資回報率評估：
您的專案可能有預算。 您可能已經四處遊說，以大致瞭解 RPA 工作流實施的成本。 現在，您需要處理數位，看看實施RPA工具是否不僅具有成本效益，而且可以使您的業務賺錢。 麥肯錫數位表示，RPA專案可以帶來 30% 和 200% 第一年內。 這是一個相當廣泛的範圍，所以盡量更緊湊。
示例流程
一家中型銀行已擴展到一個新的地區。 作為其戰略的一部分，它向新消費者提供貸款。 但是，處理這些貸款是手動進行的，給現有員工帶來了相當大的壓力。
管理層進行可行性測試以確認以下內容：
- 流程： 貸款審批基於嚴格的標準;決策不需要人工干預，因為它是基於規則的
- 技術： 申請表包括結構化數據，RPA 機器人可以處理這些數據並返回批准或拒絕
- 投資回報率： 手動處理貸款申請將需要僱用五名新團隊成員，因此實施RPA系統將更具成本效益。 投資回報率得到保證。
#4. 選擇合適的 RPA 解決方案
一旦您努力瞭解了您的目標，概述了您想要自動化的流程，並評估了專案的可行性，就該繼續選擇供應商了。 對供應商及其解決方案進行盡職調查至關重要，但這裡沒有硬性規定。 很大程度上取決於您的項目的規模和範圍、哪些員工將使用 RPA、您的預算以及許多其他因素。
以下是需要考慮的一些主要事項。
專案要求：
探索在您的空間內有業績記錄的供應商。 雖然 RPA 工具很靈活，但尋找具有您所在行業經驗的供應商可以説明您的 RPA 開發生命週期更快地進行。 然而，也許更重要的是，您應該考慮專案的規模和範圍，並根據這些參數尋找供應商。
例如，現在是考慮您的 RPA 專案將在整個企業中的使用範圍的好時機。 如果這是一個需要許多席位的大型項目，許可成本是必不可少的考慮因素。 同樣，如果您的企業正在追求積極的增長，或者成功推出 RPA 的優勢將使您能夠進行擴展，那麼在一個訂閱價格下提供無限許可證的解決方案將是有意義的。
科技：
考慮您的專案以及實現目標所需的特定工具。 這裡需要考慮的一些事項是所需的許可證數量、計算機視覺技術的可用性、可重用代碼、跨平臺腳本、API 集成等等。 嘗試使供應商的 USP 與您的要求保持一致。
同樣，你的很多決定都會受到專案特定範圍的影響。 例如，世界各地的許多企業和政府仍然依賴遺留系統。 組織不從這些過時的應用程式遷移的原因有很多，包括成本、過度的複雜性，甚至認識到雖然這些系統很舊，但它們仍然或多或少地將工作完成到可接受的水準。
RPA 工具是將這些工具融入現代性的絕佳方式。 雖然 API、集成平臺和手動工作人員都是可以從這些系統讀取和寫入數據的方法，但 RPA 工具是一種更具成本效益的方法。 更重要的是，這些 RPA 軟體的模組化特性意味著您可以將舊系統擴展到提供更強大工作流程的解決方案中。
其他可以為您的 RPA 工作流程帶來優勢的技術包括跨應用程式和跨平臺工具。 如果您的業務流程涉及不同設備和應用程式之間的集成或遠端團隊之間的協作，RPA 可以提供您想要的多功能性。
易用性：
RPA 解決方案旨在讓非技術團隊從自動化中獲得最大收益。 具有直觀介面的無代碼或無腳本工具是這裡的最佳選擇。 編碼需要花費大量時間，並且需要熟練的開發人員。 另一方面，無代碼工具僅受員工創造力和解決問題的能力的限制。
當然，易用性不僅僅是擁有直觀的使用者介面 （UI）。 該概念還擴展到有效的入職培訓，確保您的團隊知道如何從自動化投資中獲得最大收益。 我們建議仔細考慮軟體 + 服務許可模型和純軟體許可模型之間的差異。
支援：
客戶支持至關重要，特別是對於首次開始RPA項目的團隊。 更重要的是，當您自動執行關鍵業務工作流時，回應式支援是必須的。
某些工具（如 ZAPTEST）提供專門的專家訪問許可權，以幫助在整個 RPA 生命週期內實施和維護您的解決方案。 經過認證的 ZAP 專家接受過與自動化相關的許多學科的培訓，包括 RPA 實施最佳實踐。 我們的專家可以説明您規劃和開發工作流程。 此外，由於他們在軟體測試自動化方面的經驗，他們可以協助進行功能和性能測試，我們將在本指南的第 7 步中探討。
除了專門的支援外，還要尋找具有充滿活力的用戶社區的 RPA 解決方案;論壇是一個很好的資訊庫。
價格：
價格始終是一個需要考慮的因素。 沒有人以無限的預算運營。 請記住，最昂貴的工具並不總是最好的。 因此，在選擇供應商時要注意價值。
大多數 RPA 解決方案使用月度或年度許可證。 但是，您獲得的訂閱內容因每個供應商而異。 尋找供應商之間的差異點，尤其是無限制許可證之類的東西。 當您擴展 RPA 功能或擴展業務時，無限制許可證可確保您的成本是固定且可預測的。
最重要的是，尋找在您的套件中包含一流支援的供應商。 例如，我們的企業包提供 ZAP 專家，與您的團隊一起工作，以提供獲得結果的實施。 訂閱費用可以抵消技術人員的工資，這轉化為巨大的價值。
聲譽：
供應商的聲譽是可靠性和品質的重要指標。 如今，我們都可以訪問在線評論來找出答案。 此外，不要害怕向供應商詢問相關的案例研究或推薦。
如果您想與 RPA 解決方案合作或提供白標服務，請與您的供應商聯繫並尋求現有顧問和合作夥伴的建議。 這些解決方案也適用於代理商和業務服務提供者。
#5. 設計
設計是RPA生命週期管理的一個重要階段。 這是您所有計劃和研究成型的時刻。 在這裡，您可以從可行性測試階段生成的資訊中提取，併為您的 RPA 流程構建地圖。
此時，您可以開始構建流程設計文檔 （PDD）。 由於通信工具和雲託管的可用性，這些文檔可以非常協作。 在適當的情況下鼓勵利益相關者合作，以確保您有深入的意見。
獲得流程模型后，可以映射出依賴項。 這些可以是特定應用程式、資料庫和電子錶格中的任何內容，用作流程的觸發器、輸入或輸出。
如果沒有進程 B，則進程 A 無法完成，則存在依賴項。 當然，這是最簡單的情況。 具有多個相互依賴的流程的大型專案很快就會變成一團糟的依賴關係，因此構建流程圖是個好主意。
#6. 發展
開發是 RPA 實施中最令人興奮的部分之一。 這是您所有研究變成有形的東西的地方。 根據您選擇的 RPA 供應商，此階段可能非常複雜，需要一些技術技能或非常使用者友好和直觀。
ZAPTEST 提供了兩種不同的方法來開發 RPA 流程。 首先，您可以使用螢幕錄像機觀察人類工作人員執行要轉換為 RPA 工作流程的任務。 我們的技術記錄任務並將其分解為可編輯的步驟。 或者，您可以使用具有拖放功能的工作流映射軟體對所需的步驟進行程式設計。
#7. 測試
下一個機器人過程自動化生命週期階段至關重要。 雖然您的流程自動化可能已經完成，但您必須在上線之前對其進行測試。 一些 RPA 流程非常簡單，而另一些則由於依賴關係、事務量或其他因素而更加複雜。
此時，您可以在過渡環境中測試您的流程，以確保它按預期運行。 軟體測試自動化工具 可以通過創建 RPA 可能面臨的一系列場景來幫助確保從各個角度覆蓋您。 應生成詳細的測試腳本，根據預期結果以及運行方案來衡量輸出。
性能和負載測試對於確保您的 RPA 流程足夠耐用以承受日常使用的壓力也至關重要。 此外，雖然您的測試團隊最適合驗證您的 RPA 實施是否正常運行，但請考慮也詢問使用者和其他利益相關者的想法。
保持細緻的記錄，並記錄任何必須解決的異常情況。
#8. 量
您可以使用大量指標來衡量自動化嘗試的成功和性能。 其中許多指標將直接與您在第 1 步中建立的目標和異議相關聯。 但是，其他因素將與部署速度、ROI 等考慮因素相關。
RPA 是一個持續的過程。 雖然這個想法是設置它並讓它運行，但您應該不斷監控您的流程，以確保它們提供您想要的回報和最佳性能。
以下是一些流行的 RPA 指標清單
- 速度： 流程從端到端完成所需的平均時間
- 準確性： 已處理數據準確性的百分比度量
- 預期業務價值： RPA 流程為業務節省的時間、金錢或其他資源的度量
- 停機時間： RPA 流程不可用的時間（以小時或天為單位）
#9. 備份計劃
雖然 RPA 工作流部署是關於拋棄舊方法，但您應該始終有一個備份計劃。 正如任何 IT 專業人員或業務領導者都知道的那樣，事情隨時都可能出錯，而且他們經常在最糟糕的時候出錯。
如果您使用 RPA 流程來處理關鍵任務，則需要一個業務連續性計劃，以防出現問題。 備份計劃因實施而異，但它們可能包括在停機期間調整體力勞動者以完成重要任務。
#10. 部署和維護
檢查完這些 RPA 實施步驟後，就可以將 RPA 解決方案釋放到生產環境中了。
RPA 流程有很多依賴關係。 雖然您的流程可能保持不變，但集成的應用程式、電子錶格和資料庫可能會發生變化。 或者，同樣可能，安全憑據可以更改。 發生這種情況時，可能會導致 RPA 進程返回異常。 計劃的監控、測試和維護計劃有助於確保最長的正常運行時間。
結語
RPA 流程的實施應該是深思熟慮規劃的結果。 通過遵循這十個步驟，您可以為您的專案提供最大的成功機會。 IT項目的失敗率高得令人無法接受。 不要成為統計數據。 按照以下步驟操作，您將能夠坐下來享受提供價值的 RPA 項目的好處。
